Zasada Pareto mówi o tym, że 20% działań daje 80% efektów pracy. Oczywiście w praktyce podana proporcja nie rozkłada się tak idealnie, ale warto zwrócić uwagę na kluczowe obszary, które mogą generować dla nas największe korzyści. Wykres Pareto pozwala zatem z szerokiego zbioru danych wybrać te, które generują najwięcej skutków. Taka analiza jest przydatna w wielu aspektach działalności przedsiębiorstwa. Korzystając z zasady Pareto możemy zidentyfikować regiony sprzedaży lub kategorie produktów, które generują najwięcej przychodów, a co za tym idzie są warte dalszej ekspansji i stałego ulepszania.

Vilfredo Pareto (1848-1923) był włoskim ekonomistą i socjologiem. Zasłynął głównie ze swoich badań dotyczących równowagi ekonomicznej i  podziału dobrobytu. Odkrył on, że 80% bogactwa leży w rękach 20% państw (stąd zasada 20/80). Ciekawym zagadnieniem jest też efektywność w sensie Pareto, odnosząca się do sytuacji, w której nie można poprawić stanu dobrobytu jednego podmiotu, nie zmniejszając ilości dóbr dla pozostałych.

Ponieważ wykres sprawdza się w praktyce, pisałem o nim już wielokrotnie przy okazji omawiania 7 tradycyjnych jakości w Excelu, dodatku Sparklines for Excel oraz 4 nowych wykresach Excel 2016.

Krok 1: Przygotowanie danych w tabeli przestawnej

W podanym przykładzie zajmiemy się analizą wielkości sprzedaży w zależności od kategorii produktowej.

Zaczynamy od stworzenia tabeli przestawnej. Następnie sortujemy sumę końcową, od wartości największych do najmniejszych (opcja od Z do A).

Na obliczenie skumulowanego udziału sprzedaży wg kategorii produktu pozwoli nam opcja Pokaż wartości jako % sumy bieżącej (o wszystkich widocznych opcjach można przeczytać w artykule X). Wstawiamy ponownie pole Sprzedaż, a następnie po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na jedną z wartości w interesującej nas kolumnie pokazuje się menu.

Można też skorzystać z ustawień pola wartości w tabeli przestawnej.

Efekt końcowy będzie wyglądał następująco:

Krok 2: Tworzenie wykresu Pareto

Stojąc w tabeli przestawnej wstawiamy wykres słupkowy, a następnie dla skumulowanej sumy zmieniamy typ wykresu na linowy z osią pomocniczą (w Excelu 2013 i 2016 najszybciej będzie wybrać wykres Kombi, we wcześniejszych wersjach zaznacz serię danych > prawy przycisk myszy > Zmień typ wykresu seryjnego > Liniowy > a następnie ponownie prawy przycisk myszy > Formatuj serię danych > Kreśl serię na… > Oś pomocnicza).

 

Poprawiamy oś pomocniczą, ustawiając jako maksymalną wartość 1, czyli 100%.

Wykres końcowy wygląda następująco:

Krok 3: Odłączenie tabeli przestawnej

Przy wszystkich zaletach tabel przestawnych, ich wadą pozostaje nadal nieelastyczność. Nie można łatwy sposób dodać np. linii referencyjnej, która na wykresie Pareto sprawdza się idealnie. Jak sobie z tym poradzić? Najszybszy sposób to skopiowanie wykresu do nowego pliku Excel – wówczas wykres staje się standardowym wykresem bez pól wyboru charakterystycznych dla tabeli i wykresu przestawnego oraz z danymi osadzonymi w wykresie statycznie.

Żeby dane były przejrzyste i łatwe w interpretacji, dodajemy nową serię danych poprzez polecenie Zaznacz dane. Dla wykresu Pareto linia może wskazywać wartość 80% (czasami zależnie od sytuacji 60%, 70% czy 90%).

Wnioski: Połowa kategorii generuje 80% sprzedaży.

Jak wstawić wykres Pareto jeszcze szybciej?

Excel 2016 daje możliwość wstawienia wykresu Parto bez tworzenia tabeli przestawnej. Wystarczy zaznaczyć interesujące nas kolumny w zborze danych,  następnie z menu Wstawianie wybrać Polecane wykresy.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik z wykresem Pareto na tabeli przestawnej w Excelu.