Ponieważ na blogu skupiam się na wizualizacji danych i dashboardach, funkcje Excel opisuję bardzo rzadko. Nie oznacza to jednak, że z nich nie korzystam – jak każdy użytkownik programu Excel szukam stale najprostszego sposobu na osiągnięcie zamierzonego efektu. Śledząc nowości w programie Excel 2016, natknąłem się na 3 nowe funkcje, które wielokrotnie uprościły już moje formuły i oszczędziły mi czas: są to WARUNKI (w angielskiej wersji IFS), PRZEŁĄCZ (SWITCH) oraz POŁĄCZ.TEKSTY (TEXTJOIN).

Funkcja Excel WARUNKI lub PRZEŁĄCZ zamiast JEŻELI(JEŻELI(JEŻELI)))

Pisząc formuły, często zdarzało mi się zagnieżdżać wielokrotnie funkcję JEŻELI, ponieważ różnych warunków było bardzo wiele. Powodowało to trudności z zamknięciem formuły, ponieważ przez wiele zagnieżdżeń tracimy orientację: JEŻELI(JEŻELI(JEŻELI…))). Na szczęście doszły nowe funkcje, które pozwolą nam zastąpić stary zapis.

Oto ich składnia:

=WARUNKI(test_logiczny1;Wartość_jeśli_prawda1;Test_logiczny2;Wartość_jeśli_prawda2;…)

=PRZEŁĄCZ(wyrażenie;wartość1;wynik1;wartość2;wynik2;…;domyślne)

A teraz przykłady wykorzystania:

Funkcja JEŻELI

To „stary” sposób – zagnieżdżanie funkcji JEŻELI. Excel pozwala aż na 64 takie wewnętrzne funkcje, ale konia z rzędem temu, kto się w tym połapie. Przy dużej liczbie JEŻELI warto rozważyć WYSZUKAJ.PIONOWO.

Funkcja WARUNKI

Funkcja znana programistom jako IF…ELSE IF…ELSE. Pozwala uprościć zapis funkcji JEŻELI. Co prawda nie ma ostatniego argumentu oznaczającego, co jeśli wszystkie wcześniejsze były nieprawdziwe, ale wystarczy dodać równanie 1=1, aby osiągnąć podobny efekt – warunki są bowiem sprawdzane w podanej przez nas kolejności).

Funkcja WARUNKI – brak spełnienia

Jeżeli żaden z podanych przez nas warunków nie zostanie spełniony, funkcja zwróci błąd.

Funkcja PRZEŁĄCZ

Funkcja SWITCH występuje również innych językach oraz m.in. w języku DAX Power Pivot. Pozwala zastąpić funkcję JEŻELI, gdy odwołujemy się cały czas do tego samego wyrażenia (dla porównania przy funkcji WARUNKI za każdym razem możemy podać inny warunek). Kolejne opcje oddzielamy argumentami, dodając na końcu warunki, co jeśli wszystkie wcześniejsze były nieprawdziwe.

Funkcja PRZEŁĄCZ bez ostatniego argumentu

Ostatni argument tej funkcji możemy ominąć, jednak gdy formuła nie zostanie spełniona, dostaniemy błąd.

POŁĄCZ.TEKSTY zamiast ZŁĄCZ.TEKSTY lub &

Jak szybko uzyskać połączenie tekstowe za wszystkich komórek oddzielonych spacją i przecinkiem? Od dziś za pomocą funkcji POŁĄCZ.TEKSTY, która ma następującą składnię:

=POŁĄCZ.TEKSTY(ogranicznik;ignoruj_puste;tekst1;tekst2;…)

ZŁĄCZ.TEKST lub &

Stary sposób to działanie za pomocą funkcji łączenia tekstu:

POŁĄCZ.TEKSTY z argumentem 1 lub jego pominięciem

Nowa formuła pozwala nam określić jednorazowo ogranicznik (w przykładzie przecinek i spacja) oraz jednorazowo zaznaczyć wszystkie teksty do łączenia zakresem komórek. Ważny jest drugi argument – jeżeli go pominiemy lub ustawiamy wartość jako PRAWDA, puste komórki zostaną pominięte (tego działania nie da się osiągnąć w standardowy sposób!).

POŁĄCZ.TEKSTY z argumentem 0

Jeśli drugi argument ustalimy na FAŁSZ, pusty tekst będzie się pojawiał w naszym rezultacie.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik Excel z nowymi formułami Excel 2016 i sprawdź ich działanie.