Modny wygląd raportu to nie wszystko. Liczy się jego skuteczność mierzona użytecznością i zgodnością z zasadami komunikacji wizualnej. Jeżeli na choć jedno poniższe pytanie odpowiesz przecząco, czas zastanowić się nad ponownym zaprojektowaniem Twojego raportu. Wskazówką mogą być umieszczone poniżej przykłady zawierające błędy.

1. Czy raport mieści się na jednym ekranu (jednej kartce)?
2. Czy dane mają adekwatny kontekst?
3. Czy widzisz odpowiednią ilość szczegółów?
4. Czy przedstawione w raporcie miary stanowią o Twoim sukcesie?
5. Czy wybrano najwłaściwsze środki prezentacji?
6. Czy podobne informacje przedstawiono analogicznie?
7. Czy środki prezentacji są zaprojektowane prawidłowo?
8. Czy dane liczbowe są przedstawiane poprawnie?
9. Czy dane są dobrze rozmieszczone?
10. Czy dane są efektywnie uwydatnione?
11. Czy raport zawiera tylko niezbędną dekorację?
12. Czy kolor jest użyty selektywnie?
13. Czy raport wygląda atrakcyjnie?

1. Czy raport mieści się na jednym ekranu (jednej kartce)?

Raport powinien zmieścić się na jednym ekranie, bez potrzeby jego przewijania lub przechodzenia do nowych okien (kartkowania). Wynika to z faktu, że proces percepcji wizualnej działa najsprawniej, gdy wszystko znajduje się w zasięgu wzroku, gdyż ludzki mózg zapamiętuje tylko kilka kawałków informacji w tzw. pamięci krótkotrwałej. Zapamiętanie informacji, której już nie widać, może być niewykonalne. Dashboard umożliwia porównania w innych warunkach niedostępne, które mogą doprowadzić do dostrzeżenia zjawisk wcześniej niewidocznych. Przekroczenie granic jednego ekranu, które może się odbyć poprzez podział danych na oddzielne ekrany  (np. w PowerPoincie) lub wymaganie przewijania strony, eliminuje tę korzyść, a wielu odbiorców nie pofatyguje się, aby spojrzeć na to, co leży poza ekranem.

2. Czy dane mają adekwatny kontekst?

Miary dotyczące aktualnego obrazu sytuacji w biznesie rzadko mówią coś samodzielnie. Zwykle potrzebują dobrego wsparcia i pełnego obrazu. Przykładowo, informacja, że sprzedaż od początku roku (ang. Year-to-Date, skr. Y2D) wyniosła 156 tys. zł nie mówi zbyt wiele. Nie wiemy, z czym to porównać, czy to dobrze czy źle i czy nasz cel jest realizowany zgodnie z planem. To tak jakby stworzyć wykres tylko z 1 punktem danych.

3. Czy widzisz odpowiednią ilość szczegółów?

Zbyt wiele szczegółów wyrażonych zbyt precyzyjnie. Zysk 3 235 457,12 zł zamiast 3,2 mln zł, czas przedstawiony z dokładnością do sekund czy wiele miejsce po przecinku dla średniej spowalniają odbiór informacji bez dodatkowych korzyści, są zatem dla odbiorcy stratą czasu.

4. Czy przedstawione w raporcie miary stanowią o Twoim sukcesie?

Miara jest nieskuteczna, jeśli nie przedstawia informacji w najprostszy i najefektywniejszy sposób z możliwych. Może być właściwa, lecz nie przekazywać komunikatu najlepiej. Dla kogoś, kto potrzebuje znać odchylenie sprzedaży planowanej od rzeczywistej, informacja, że wynosi ona kolejno 56 322 zł i 48 987 zł niewiele mówi. Prezentując tej osobie odchylenie jako 13%, lepiej odpowiemy na jej potrzeby.

5. Czy wybrano najwłaściwsze środki prezentacji?

Wybór nieodpowiednich środków prezentacji jest jednym z najczęściej popełnianych błędów, nie tylko przy projektowaniu raportów, ale przy projektowaniu wszystkich form prezentacji danych liczbowych. Przykładowo częstym błędem jest stosowanie wykresu w sytuacji, gdy tabela jest właściwsza lub na odwrót. Innym popularnym błędem jest stosowanie wykresów kołowych, radarowych czy powierzchniowych.

6. Czy podobne informacje przedstawiono analogicznie?

Często spotyka się wprowadzenie różnych sposobów prezentacji danych (np. różnych typów wykresów), aby odbiorcy nie znudzić. Zawsze powinno się wybrać taki sposób prezentacji, który najlepiej pasuje do danej sytuacji, nawet jeśli efektem końcowym będzie wiele podobnych wykresów na raporcie.

7. Czy środki prezentacji są zaprojektowane prawidłowo?

Nie wystarczy wybór odpowiedniego medium do przekazania wiadomości. Trzeba także tak zaprojektować jego komponenty, aby komunikować jasno i skutecznie, bez niepotrzebnego rozpraszania odbiorcy. Najczęściej problemy występują przy użyciu 3D, koloru, etykiet i legend.

8. Czy dane liczbowe są przedstawiane poprawnie?

Czasami graficzna reprezentacja danych jest zaprojektowana w taki sposób, że zakłamuje rzeczywistość, np. gdy skala na wykresie kolumnowym nie zaczyna się od zera lub linie na wykresie liniowym łączą punkty niepowiązane.

9. Czy dane są dobrze rozmieszczone?

Istotą dashboardu jest prezentacja dużej ilości informacji na ograniczonej przestrzeni. Jeśli informacje nie są zorganizowane poprawnie, umiejscowienie nie jest powiązane z kolejnością oglądania lub pogrupowanie stanowi swoisty labirynt, wynikiem jest jeden wielki bałagan. Większość raportów, szczególnie dostępnych w Internecie, składa się z niewielkiej ilości informacji, a nacisk położono na ładny wygląd. Jednak to nie „modny design”, a prezentacja danych zgodna ze sposobem ich użycia stanowi cel raportu. Najważniejsze dane powinny być uwydatnione, a te które wymagają uwagi powinny rzucać się w oczy.

10. Czy dane są efektywnie uwydatnione?

Patrząc na raport, oko powinno zostać przyciągnięte przez te informacje, które są najważniejsze, nawet jeśli nie są umieszczone na najcenniejszych miejscach. Można to osiągnąć poprzez ich wyróżnienie. Na większości raportów najbardziej wyróżniają się logo firmy i tytuł, zaś w treści wyeksponowane jest wszystko jednakowo, gdyż wszystkie dane są tak samo wytłuszczone i  kolorowe, powodując, że odbiorca nie wie, na czym się skupić.

11. Czy raport zawiera tylko niezbędną dekorację?

Ekspert wizualizacji danych prof. Edward Tufte powiedział: „Nieumiejętna grafika rozwija się, ponieważ wielu artystów wierzy, że statystyka jest nudna i monotonna. Dążą zatem do dekorowania i ożywiania, przesadzając, co można dostrzec w danych. Jeśli statystyka jest nudna, to znaczy, że masz złe liczby”.

12. Czy kolor jest użyty selektywnie?

Decyzje związane z kolorem powinny być podejmowane z rozwagą oraz przy pełnym zrozumieniu zasad ich postrzegania. Niektóre kolory wysyłają bowiem sygnały i przyciągają uwagę, podczas gdy inne są mniej widoczne. Kiedy kolor pojawia się w ostrym kontraście do otoczenia, oko i mózg próbują nadać mu znaczenie, zaś kiedy w dwóch sekcjach raportu kolor powtarza się, uznajemy je za powiązane ze sobą. Często stosowane są kolory sygnalizacji ulicznej: czerwony, żółty i zielony, ale zapominamy przy tym, że 10% mężczyzn i 1% kobiet jest daltonistami.

13. Czy raport wygląda atrakcyjnie?

Niektóre raporty są tak brzydkie, że natychmiast odwracamy od nich wzrok. Nie chodzi jednak o dodanie dekoracji, ale o przedstawienie danych w atrakcyjny sposób, bez dodawania elementów rozpraszających. Nie trzeba być artystą, aby zaprojektować atrakcyjny dashboard. Podstawą jest jednak znajomość podstaw percepcji wizualnej.