Histogram jest graficznym przedstawieniem danych w podziale na określone klasy. Wykorzystuje się go do określenia kształtu danych i porównywania rozkładu z oczekiwaniami. Histogram może bazować na liczebności  lub częstości, a jego przedziały powinny być równe. Czym jest histogram pisaliśmy na naszym blogu w artykule 7 tradycyjnych narzędzi jakości w Excelu. Dziś przedstawimy, jak krok po kroku utworzyć histogram w Excelu i to na dwa sposoby.

Jak utworzyć histogram przy pomocy dodatku Analysis Toolpak?

Chcemy na naszym histogramie przedstawić rozkład czasu realizacji poszczególnych zamówień:   Klikamy Dane > Analiza Danych > Histogram (jeśli tej opcji nie ma, należy zainstalować dodatek Analysis Toolpak w opcjach Excela poprzez Plik >Opcje > Dodatki). Następnie na karcie dane wybieramy polecenie Analiza danych. Spośród dostępnych narzędzi analiz wybieramy Histogram. W otwartym oknie dialogowym wybieramy:

• Zakres komórek – B1:B30 – wyniki czasu realizacji poszczególnych zamówień. Z tego zbioru łatwo przy pomocy funkcji MIN i MAX znaleźć jest najmniejszą i największą wartość, co jest pomocne do przygotowania grup, do których przyporządkowujemy dane,
• Zakres zbioru – D1:D9 – grupy do których zostaną przyporządkowane czasy poszczególnych zamówień (czas realizacji np. pomiędzy więcej niż 5 dni a 8 dni zostanie przyporządkowany do grupy 8,itp.
• Zaznaczmy tytuły (znajdują się w pierwszym wierszu), tytuł zakresu zbioru będzie użyty w wygenerowanym zestawieniu,
• Zakres wejściowy – F1 – wybieramy jedną komórkę, od której w prawo i w dół zostanie wygenerowane zestawienie,
• Zaznaczamy wykres wejściowy, dzięki czemu zostanie automatycznie wygenerowany histogram.

Po zatwierdzeniu w wybranym zakresie pojawia się Częstość wystąpień w poszczególnych grupach realizacji zamówienia, oraz wstawiony zostaje histogram częstości wystąpień dla poszczególnych grup. Następnie zmieniamy nazwy 4 na do 4; 8 na od 5 do 8, itd. –  nie jest to krok konieczny – tak aby przedziały czasu realizacji były bardziej czytelne na histogramie. Ponieważ w histogramie nie chcemy mieć przerw między kolumnami musimy jeszcze odpowiednio sformatować nasz wykres. Klikamy w którąkolwiek kolumnę na wykresie – zaznaczą się wszystkie – prawy przycisk myszy – Formatuj serię danych… W nowo otwartym oknie dialogowym > Opcje serii > Szerokość przerwy przesuwamy maksymalnie suwak w lewo (Brak przerwy). Po zamknięciu kolumny przylegają do siebie. I mamy histogram. Dodatkowo, żeby lepiej się prezentował usuwamy linie siatki i formatujemy oś Y tak, aby wartości na niej były tylko do 9, oraz usuwamy wyświetlanie legendy.  

Jak utworzyć histogram w Excelu bez użycia dodatku Analysis Toolpak?

Po ustaleniu grup potrzebujemy wyliczyć poszczególne częstości wystąpień dla kolejnych przedziałów procentowych: Najszybciej można to przeliczyć używając tablicowo funkcji CZĘSTOŚĆ. Zaznaczamy komórki E2:E9 i wprowadzamy formułę, gdzie: Tablica_dane – B1:B30 – wyniki długości realizacji poszczególnych zamówień Tablica_przedziały – D1:D9 – grupy do których zostaną przyporządkowane długości realizacji poszczególnych zamówień. Ponieważ chcemy formułę zamknąć tablicowa, nie klikamy OK, tylko wciskamy kombinację klawiszy CTRL+SHIFT+ENTER. Formuła zamknięta tablicowo jest zawsze ujęta w nawiasy {} –  każda komórka z zakresu E2:E9 posiada formułę {=CZĘSTOŚĆ(B2:B31;D2:D9)} Na podstawie danych wstawiamy wykres kolumnowy: Dalsze kroki – począwszy od wstawianie wykresu kolumnowego – są identyczne jak w opisanej powyżej instrukcji tworzenia histogramu przy użyciu Analysis Toolpak. Histogram nie musi być kolumnowy, możemy go przedstawić jako wykres liniowy W narzędziach wykresów wybieramy Zmień Typ wykresu i wybieramy Liniowy. W ten sposób przedstawiony histogram jest liniowy.