Ważnym elementem każdego dashboardu są ikony. Jako znak graficzny wyróżniający się z ciągu liczb i znaków, są one widziane przez mózg podświadomie jeszcze zanim przyciągną naszą bezpośrednią uwagę, dzięki czemu ich komunikat dociera do nas szybciej niż zwykły tekst.

[grwebform url="https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=N3vX&webforms_id=9648602" css="on" center="off" center_margin="0"/]

Najważniejszymi ikonami stosowanymi na dashboardach są sygnalizacja uliczna, ikony trendu oraz ikony alarmu. Dążąc do dashboardu, który aktualizuje się samoistnie po wstawieniu nowych danych, warto skorzystać z jednego z trzech sposobów wstawiania dynamicznych ikon w Excelu.

Formatowanie warunkowe (Excel 2007, 2010, 2013)

Dla użytkowników Excela 2007 i wyższych, którzy udostępniają swoje dzieło odbiorcom w tej samej wersji programu, sprawa jest bardzo prosta. Programiści z Microsoftu wbudowali ikony w formatowanie warunkowe. Projektując dashboard, umieszczamy kursor w komórce docelowej, klikamy Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Zestawy ikon i wybieramy z dostępnych grup ikon. Następnie klikamy ponownie Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami > Edytuj regułę i ustawiamy wartości naszej komórki, przy których powinny pojawiać się poszczególne ikony. Jednym kliknięciem możemy odwrócić kolejność ikon lub sprawić, aby w naszej komórce widoczna była tylko ikona (wartość komórki zostaje ukryta).

Godne polecenia są ikony, które w najprostszy sposób komunikują jakiś stan i są najbardziej intuicyjne, a więc: 3 światła sygnalizacji ulicznej (niezaokrąglone), 3 strzałki (kolorowe), 3 symbole (niezakreślone). Stosując formatowanie warunkowe w Excelu 2007 należy pamiętać, że po wygenerowaniu strony internetowej formatowanie znika.

Czcionka symboliczna i formatowanie warunkowe (Excel 2003)

Osoby, które używają Excela 2003 lub które w Excelu 2007 nie znajdują pożądanego zestawu ikon, mogą zastosować inny sposób, który różni się w zależności od ikony, którą chcemy umieścić na dashboardzie.
Chcąc wstawić światła sygnalizacji ulicznej, umieszczamy w komórce obok naszej wartości symbol koła (Wstaw (Excel 2003) lub Wstawianie (Excel 2007) > Symbol > Czcionka Wingdings 2 > Kod znaku 152 > Wstaw). Następnie, stosując formatowanie warunkowe, w Excelu 2003 (Format -> Formatowanie warunkowe ->Formuła jest) tworzymy 3 warunki, a w Excelu 2007 (Narzędzia główne > Nowa reguła > Użyj formuły…) tworzymy 3 reguły:

Chcąc wstawić symbol trendu, stosujemy inny symbol, funkcję Jeżeli i Formatowanie warunkowe. Przykład ilustruje poniższy rysunek z Excela 2007:

W komórce B1 wstawiamy funkcję, a w komórkach C1, D1 i E1 umieszczamy ikony trendu (Wstawianie -> Symbol -> z: Unciode (szesnastkowy) -> Kod znaku 25B2 (dla C1), 25BA (dla D1), 25BC (dla E1). Następnie wstawiamy formatowanie warunkowe dla komórki B1.
W ten sposób możemy umieścić w arkuszu o wiele więcej symboli niż przy użyciu Zestawu ikon formatowania warunkowego.

Aparat fotograficzny (Excel 2003)

Aparat fotograficzny jest zaszytą funkcjonalnością Excela. A szkoda, bo jego działanie jest bardzo ciekawe – pokazuje on zawartość komórki, którą skopiujemy. Aparat wydobywamy poprzez dostosowanie Paska narzędzi, klikając na pasku prawym przyciskiem myszy i postępując zgodnie z poniższymi rysunkami.
W Excelu 2003:

W Excelu 2007 i wyższych:

Aby skorzystać z aparatu, zaznaczamy komórkę, przykładowo A1, klikamy na Aparat fotograficzny i rysujemy komórkę obok. Powstaje w ten sposób wierna kopia komórki A1 i, co najważniejsze, zmieniająca się wraz z nią. Przykład ten ilustruje poniższy rysunek:

Stworzenie ikon nie jest już tak proste, gdyż wymaga użycia kilku nazw zdefiniowanych. W pierwszej kolejności w kilku komórkach rysujemy nasze ikony przy wykorzystaniu kształtów (Wstawianie > Kształty), a następnie nazywamy te komórki (skrótem Ctrl+F3>Nowy lub w Polu nazwy). W poniższym przykładzie komórki w kolumnie A nazwano zgodnie z wpisami w kolumnie B:

W dalszej kolejności tworzymy nazwę zdefiniowaną, która przyjmie wartość w zależności od uzyskanego przez miarę poziomu przy pomocy funkcji Jeżeli (Ctrl+F3 lub Wstawianie > Menedżer nazw > Nowy). Nazwa zdefiniowana przyjmuje określoną przez nas nazwę. Następnie robimy naszym aparatem zdjęcie dowolnej komórki arkusza, klikamy na nie lewym przyciskiem myszy i w polu formuły wpisujemy = nazwa (w przykładzie =swiatlo). Zmieniamy też formatowanie zdjęcia, usuwając tło i obramowanie. Gotowe! Teraz w zależności od wartości komórki docelowej (w przykładzie D6) zmienia się światło na naszym zdjęciu (w przykładzie w zakresie brak światła-światło różowe-światło czerwone).

Ciekawostka

Interesujący efekt powstaje, gdy na komórkę nałożymy zrobione jej zdjęcie, sformatowane i lekko zmniejszone. Uzyskujemy wówczas efekt wielokrotnego odbicia, podobny do tego, który uzyskujemy przy pomocy dwóch lusterek: