Wstawianie wykresów do prezentacji PowerPoint – checklista 14 zasad

Oto 14 przykazań tworzenia skutecznych raportów w formie prezentacji PowerPoint, które umożliwią sprawdzenie, czy użyte przez Ciebie wykresy tworzą z prezentacją jedną całość. Na szczególną uwagę zasługuje zasada nr 13: Pamiętaj, że wydrukowana prezentacja nie jest raportem.

1. Stosuj najprostszy możliwy styl
2. Spraw, aby każda kropla użytego atramentu i każdy piksel był potrzebny – używaj jak najmniej obramowania, siatek, tła.
3. Pozwól danym opowiedzieć historię.
4. Stosuj subtelnie kolor i stosuj kolory subtelne.
5. Wybierz i sprawdź takie kolory, które będą wyglądać świetnie po wydrukowaniu i skserowaniu jako czarno-białe.
6. Korzystaj z kolorów i czcionek spójnie.
7. Uwzględnij potrzeby daltonistów, którzy nie rozróżniają zielonego od czerwonego.
8. Stosuj tytuły, stopki i etykiety, aby wyjaśnić i zdefiniować kontekst.
9. Unikaj skrótów i żargonu.
10. Unikaj pogrubionych, ciężkich czcionek.
11. Zdecyduj, czy sam wykres wystarczy w raporcie.
12. Wydrukuj swoją pracę przed dystrybucją i sprawdź, czy o to Ci chodziło i czy spełnia ona pierwotny cel.
13. Pamiętaj, że wydrukowana prezentacja nie jest raportem.
14. Umieść dane umożliwiające weryfikację raportu (źródło danych, zakres terytorialny i czasowy, autor, data), tak aby tabela lub wykres mogły być zrekonstruowane

„Warto wspomnieć o ważnym elemencie, który powinien wejść nam w nawyk – tworzeniu wykresów, tabel i raportów kompletnych w samych sobie. Po 6 miesiącach od ich powstania powinno być możliwe uzyskanie z nich pełnej informacji na temat tego, co było problemem, kto zbierał dane, kto je przetwarzał, kto tworzył wykres, jakie ważne czynniki wzięto pod uwagę, kiedy raport powstał. Tylko w ten sposób zapewnimy informacjom wiarygodność na dłużej.” prof. I.W. Burr