Czym właściwie jest OneDrive?

Wcześniej nazywany był SkyDrive, ale po przegranym procesie Microsoft zmienił jego nazwę na OneDrive. Powstał w 2007 roku, w Polsce zaś pojawił się w 2008. Jest to wirtualny dysk, który pozwala na przechowywanie plików, obrazów, zdjęć poza własnym komputerem czyli w chmurze. Jest to jeden z największych graczy na rynku rozwiązań dysków chmurowych.

Dlaczego właśnie OneDrive?

Naturalnie jeżeli korzystamy z innych narzędzi Microsoft, np. z pakietu Office, wówczas najłatwiej jest się przenieść na rozwiązania chmurowe tego samego producenta. Takie rozwiązanie zwykle daje efekt symbiozy.

1. Zdalny dostęp

Dane dostępne są wszędzie, gdzie istnieje Internet. Umieszczane są w chmurze, więc gdy nawet jesteśmy poza miejscem pracy, mamy problem ze zdalnym dostępem do sieci pracodawcy. Dane na OneDrive są wciąż dostępne i gotowe do użycia.

2. Edycja przez wiele osób w tym samym czasie

Na bieżąco w tym samym dokumencie kilkoro współpracowników może wprowadzać zmiany. Dla każdego użytkownika przypisany jest kolor, którym jego zmiany są oznaczone. OneDrive pozwala w tym miejscu na określenie ostatecznej wersji pliku. Nie ma problemu z ustaleniami, która wersja jest właściwa. Tym samym powstaje mniejsza ilość plików, mniejsze zużycie pamięci, co w efekcie wpływa na lepsze zarządzanie całym zbiorem danych.

3. Udostępnianie plików i linków

Dużo łatwiej zarządzać uprawnieniami do plików. Tak jak w samym Excelu można pliki zahasłować, ale dodatkowym atutem jest to, że można to zrobić ze względu na użytkownika.

W łatwy sposób można też przekazywać linki do pliku, wewnątrz organizacji czy poza nią. Osoba odczytując link zawsze ma dostęp do aktualnego źródła (pod warunkiem, że jest aktualizowane), z tego samego miejsca (czyli linku).

4. Tracące ważność linki

Każdy z nas wie jak ważna jest aktualnie ochrona w cyberprzestrzeni. OneDrive daje jej kolejny poziom. W usłudze można dodatkowo określić po jakim czasie link do takiego zasobu wygaśnie i nie będzie już aktywny.

5. Synchronizacja oraz praca offline

Wszystko świetnie działa gdy mamy Internet. Co w sytuacji gdy go zabraknie? Wówczas tworzona jest lokalna kopia plików czy folderów . W ten sposób dokumenty istnieją również offline. Po powrocie do sieci, zmiany w plikach lokalnych są przenoszone na chmurę, zaś lokalne pliki również zostają zaktualizowane o modyfikacje dodane przez innych użytkowników.

6. Możliwość pobrania plików lokalnie

Jeżeli zaistnieje potrzeba, zawsze dany plik zamieszczony w chmurze można pobrać i pracować na nim lokalnie. Przyda się to dla najważniejszych plików, których aktualna kopia ma być zawsze na naszym komputerze, nawet bez połączenia z Internetem.

7. Odzyskiwanie plików

Microsoft daje gwarancję na możliwość odzyskania plików czy folderów nawet sprzed 30 dni. Daje to duży komfort pracy. Być może w organizacji, pracując w sieci, zastosowane są reguły archiwizowania danych. Ale już w folderach lokalnych te reguły mogą nie obowiązywać. Stąd rozwiązanie OneDrive wydaje się być dużo bezpieczniejsze.

8. Połączenie z Power BI

Skoroszyty programu Excel przechowywane w usłudze OndeDrive mogą być świetnym źródłem dla raportów i wizualizacji w usłudze Power BI. Jednocześnie dane jak i wizualizacja mogą współistnieć w chmurze i być ze sobą połączone. Następuje automatyczna aktualizacja zmian wprowadzonych w skoroszytach, w usłudze Power BI. Automatyczne połączenie, a tym samym dane, odświeżane są co około godzinę, o czym bardziej szczegółowo pisałem w artykule o połączeniu środowiska Excel z Power BI.

Ważną informacją jest to, że usługa Power BI obsługuje pliki xlsx oraz xlsm . Maksymalny rozmiaru plików to 1GB.

9. Wielkość przestrzeni w chmurze oraz korzystne pakiety

W zależności od potrzeb i zamożności kieszeni można zdecydować się na różnego typu pakiety. Przy zakupie usługi Office365 dla firm otrzymujemy 1TB przestrzeni w każdym pakiecie.

10. Dostęp z różnych urządzeń

Ułatwieniem pracy jest również dostęp do OneDrive na urządzeniach mobilnych, z których plikami można zarządzać, tworzyć czy edytować.

11. Zapisywanie załączników maili na OneDrive

Wygodną funkcjonalnością OneDrive dla Biznesu jest możliwość zapisywania załączników maili z Outlook Web App od razu do wskazanego folderu.

12. Łatwy dostęp z poziomu dysku

Po konfiguracji dysk OneDrive jest widoczny jak każdy inny dysk

Znasz inne zalety lub wady trzymania plików Excel na OneDrive?

Podziel się w komentarzu.

Więcej o licznikach możesz przeczytać w innych artykułach na ten temat:

1. Jak utworzyć licznik w Excelu?
2. Cztery wykresy, których należy unikać – w tym kołowy i radarowy
3. Nie wymyślaj koła na nowo – o naszym uwielbieniu wszystkiego, co okrągłe

Przygotowanie danych

W przypadku tego wykresu danych nie potrzeba wiele. Pierwsza liczba to wskaźnik realizacji planu (wahający się w przypadku naszego przykładu od 0 do 199 – dla uproszczenia nie posługuję się wartościami procentowymi). Powiązane z nią jest pole Tytuł.

Pole Parametr to część, jaką będzie stanowić małe koło w stosunku do dużego.

Tworzenie serii danych na wykresie radarowym

Wartościami osi x będą kolejne stopnie na okręgu, dlatego będę wyliczać wartości y dla 360 punktów na osi x (czyli okręgu). Wartości osi Y będą mieściły się w zakresie od 0 do 1, osią y będzie promień dużego, czyli zewnętrznego okręgu.

Wstawię trzy serie danych: dla zewnętrznego okręgu, dla wycinka danych oraz dla linii, która uzupełni duży okrąg (w dalszej części artykułu wyjaśni się cel jej użycia).

Pierwsza seria

Będzie to granica zewnętrzna okręgu. Promień tego okręgu stopniowo będzie się zmniejszać z kolejnymi stopniami od wartości 1 do 0,8 – czyli jednego z parametrów ustalonego na początku  (część jaką będzie stanowił mały okrąg w stosunku do dużego okręgu).

Następującą formułę wprowadzam do komórki A1.

=1-(WIERSZ()-1)*(1-0,8)/360

– zaczynam od pierwszego wiersza we wprowadzeniu formuły , ponieważ mamy zagnieżdżoną wewnątrz formułę WIERSZ()

– wynikiem formuły jest promień okręgu na danym stopniu od 1 do 360 (czyli numeru wiersza)

– od 1 odejmujemy dla każdego stopnia (WIERSZ()-1) odpowiednią część różnicy pomiędzy dużym a małym okręgiem ((1-0,08)/360)

– podsumowując w każdym wierszu, czyli z każdym stopniem okręgu zbliżamy się do wartości 0,8

Druga seria

Stworzona jest tylko po to by w wierszu pierwszym oraz ostatnim (360) dawała wartość 1 dla uzupełnienia graficznego, serii danych dużego koła.

Do komórki C1 wpisuję formułę:

=(WIERSZ()=1)+(WIERSZ()=360)

Funkcja przyjmie wartość 1 w wierszu (i na stopniu) 1 oraz 360.

Trzecia seria

Będzie obrazowała wycinek z przeszacowaniem, formuła powinna dać zatem wynik tylko dla części z przeszacowaniem czyli dla naszego przykładu będzie to 10 % ((110-100)/100=10%), czyli 36 stopni (360 *10%) tylko dla zakresu 1-36 stopni kolorujemy wycinek (tylko w tych wierszach powinny być wartości oraz wiersza 360).

Do komórki B1 wpisuję formułę:

=(WIERSZ()<=3,6*(110-100))*(0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360))+(WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360)

– (WIERSZ()<=3,6*(110-100)) – pierwsza część gwarantuje, że wartości pojawią się w pierwszych 36 wierszach – czyli do 36 stopnia

– (0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360)) – podobnie jak w przypadku pierwszej serii ta część formuły pokazuje jak w zależności od wiersza, w której się znajduje okrąg dot. małego wycinka będzie proporcjonalnie przesuwał się w stosunku do dużego okręgu

– (WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360) – ta część formuły przewidziana jest dla ostatniego wiersza (360)  tak by miał on taką samą wartość (y) jak w wierszu pierwszym – by wycinek był kompletny i ładnie wypełniony kolorem

Utworzenie wykresu

Pokazane formuły powinny znaleźć się  w zakresie od A1 do C360. (kolumna A – pierwsza seria danych, kolumna B – druga seria danych, kolumna C – trzecia seria danych).

Zaznaczam dane, poprzez Wstawianie > Wykresy > Wyświetl wszystkie wykresy > Wszystkie wykresy

Radarowy > Wypełniony radarowy > OK

Przy powiększeniu wstawionego wykresu dokładnie widać serię numer 2– zaznaczona jest domyślnie na pomarańczowo.

Poniżej widok co dzieje się gdy serię numer 2 usunę. Widać niewielką lukę pomiędzy danymi (360 a 1). Dlatego też potrzebna jest seria nr 2. Przywrócę ją teraz oraz nadam jej kolor (niebieski) taki sam jak dla serii numer 1.

Wartości wokół koła to wartości osi x, natomiast pionowa oś o zakresie od 0 do 1 to oś y. Aby nie zaburzały widoku usuwam etykiety kategorii osi x oraz y. Zaznaczam wykres > Formatowanie serii danych > Opcje serii > Etykiety kategorii > Odznaczam.  Dzięki tej operacji usuwam kategorie osi x.

Aby usunąć kategorie osi y, zaznaczam je na wykresie > prawy przycisk myszy > Formatuj oś

Formatowanie osi > Etykiety > Położenie etykiety > Brak

Do usunięcia pozostaną jeszcze wciąż widoczne linie siatki. Zaznaczam wykres > Formatowanie > Oś radarowa (wartości) – główne linie siatki > Linia > Brak Linii

Na takim etapie można by zakończyć omówienie tematu, ale obiecałem jeszcze trik.

Efekt magiczny – ukrycie serii pod nazwami zdefiniowanymi

Gdybyśmy taki wykres budowali zwykłym sposobem, nasz arkusz z danymi wyglądałby tak:

Ja jednak zakresy (czyli serie danych) ukryję w Menedżerze nazw, pod nazwami zdefiniowanymi, jednocześnie unifikując formuły. Dzięki temu będą zależne tylko od wspomnianych na początku dwóch parametrów:

• stosunek małego koła do dużego – „Parametr” – wartość w komórce B2 – 0,
• stopnia wykonania planu – „Realizacja” – wartość w komórce B3 – 125

Parametry te wprowadzam od razu do Menedżera nazw. Formuły > Nazwy zdefiniowane > Menedżer nazw >

Nowy >

wprowadzam nazwę „Parametr” oraz odwołanie do komórki > OK. Takie same kroki wykonam dla drugiego parametru.

W wyniku działań w menedżerze posiadam dwa zdefiniowane zakresy jak poniżej:

Kolejnym krokiem będzie zmodyfikowanie wcześniej stworzonych formuł, w taki sposób by odwoływały się do utworzonych nazw zdefiniowanych oraz działały wewnątrz menedżera a nie na zakresie komórek.

Seria 1

1-(WIERSZ()-1)*(1-0,8)/360

– WIERSZ() zamieniam na WIERSZ($1:$360) – dlaczego?  W nazwach zdefiniowanych do obliczenia wartości w seriach danych użyję formuł tablicowych, które pozwolą na uniknięcie zamieszczania formuł w kolejnych komórkach i w miejsce WIERSZ($1:$360) pojawi się tablica wartości <1;360>

– 0,9 zmieniam na zdefiniowaną nazwę czyli „Parametr”

Formuła po naniesionych zmianach będzie miała formę

=1-(WIERSZ($1:$360) -1)*(1-Parametr)/360

Wprowadzam ją do menedżera pod nazwą okrąg, pamiętając by po zakończeniu wpisywania formuły wybrać na klawiaturze Ctrl+Shift+Enter , co uruchomi formuły tablicowe. Uruchomienie formuł tablicowych będzie też widoczne w menedżerze (w kolumnie wartość nawias klamrowy).

Podobnie działam z serią 2 i 3.

Seria druga przed

=(WIERSZ()=1)+(WIERSZ()=360)

Oraz po

=( WIERSZ($1:$360)= 1)+( WIERSZ($1:$360)=360)

Będzie to nazwa zdefiniowana „linia”.

Seria trzecia przed

=(WIERSZ()<=3,6*(110-100))*(0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360))+(WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360)

oraz po

=( WIERSZ($1:$360)<=3,6*(Przeszacowanie-100))*(Parametr- WIERSZ($1:$360)*((1-Parametr)/360))+( WIERSZ($1:$360)=360)*(Parametr-(1-Parametr)/360)

nazwa zdefiniowana dla tej serii do „wycinek”.

Kiedy wszystkie serie-nazwy są już zdefiniowane, przechodzę do umieszczenia ich na wykresie. Aby wstawić wykres zaznaczam dane dot. zmiennych parametrów (w innym wypadku nie przejdę do okna wstawiania i wyboru wykresu). Wybieram jak wcześniej ten sam typ wykresu (radarowy wypełniony).

Zaznaczam wstawiony wykres > prawy przycisk myszy > Zaznacz dane > zaznaczam istniejącą serię i ją usuwam.

Następnie wybieram > Dodaj i umieszczam nowe własne zdefiniowane serie. Poniżej pierwszy przykład zdefiniowanej nazwy wykorzystanej jako seria danych.

UWAGA!!!

Należy pamiętać o konstrukcji odwołania do nazwy – wskazuję arkusz w którym zdefiniowana jest zmienna.

Te same kroki powtarzam dla kolejnych serii.

I voila! Wykres taki sam jak przy pierwszym sposobie. Należy go jedynie sformatować, ale tu już kroki i możliwości zostały wcześniej omówione. Wykres jest jednak po upgrade ponieważ, jest teraz uzależniony od wartości w komórkach B2 oraz B3. Można łatwo sprawdzić jak się zmieni w zależności od wartości tych parametrów.

Stosując tę technikę finalnie utworzyłem dodatkową serię, która odpowiada za wartość, gdy plan nie został zrealizowany i nazwałem ją wycinek2.

Przykład wykorzystania na dashboardzie menedżerskim

Dodając do tak przygotowanego wykresu radarowego autokształt koło z wartością KPI jako etykietą (w połączeniu z komórką Tytuł), otrzymujemy licznik. Pamiętajmy, że działa on dla wartości z zakresu 0-199 – przy podwójnym „przekręceniu zegara” trzeba by wprowadzić dodatkowe modyfikacje.

Pobierz szablon licznika Excel

Tu możesz pobrać gotowy szablon licznika Excel i wykorzystać go do budowy dasbhoardu menedżerskiego.

Przygotowanie danych do wykresu w programie Excel

Będę pracować na danych dotyczących średnich miesięcznych kursów walutowych w 2016 roku pochodzących ze strony http://www.nbp.pl/. Przygotuję wykres kolumnowy zawierający trzy serie danych, czwartą dodam do niego wspomnianym rozwiązaniem – przy pomocy wklej specjalnie.

Wykres buduję przy pomocy kreatora. Zaznaczam dane (komórki A2:D14 – dla Walut USD, EUR, CHF) i poprzez Wstawianie > Wykresy > Wykres liniowy wstawiam wykres.

Jak dodać nową serię danych do wykresu Excel?

Pozostaje do umieszczenia na wykresie jeszcze jedna waluta GBP. Aby dodać ją do wykresu zaznaczam dane łącznie z nazwą kolumny (czyli komórką E2 która będzie nazwą dla serii danych). Kopiuję zaznaczone dane, zaznaczam wykres i wybieram  Narzędzie główne > Schowek > Wklej > Wklej Specjalnie.

Pojawia się poniższe okno:

Zaznaczone są na nim opcje dokładnie takie jakich oczekuję.

• wklejenie nowej serii danych na wykresie (Nowe serie)
• wartości dla osi Y znajdują się w kolumnie (Kolumny)
• nazwa serii znajduje się w pierwszym wierszu (komórka E2 – GBP)

Gdyby dane (które chcę wkleić na wykres) znajdowały się w wierszu wówczas wybór opcji powinien wyglądać jak poniżej:

Przy wyborze opcji Nowe punkty dane zostaną umieszczone na wykresie jako kolejne wartości dla pierwszej serii danych (w przypadku mojego przykładu , serii USD).

Plik Excel do pobrania

Pobierz Dodanie serii do wykresu przy pomocy wklej specjalnie i wstaw swoje dane.

Przygotowanie danych

W arkuszu znajdują się dane w postaci liczb w kolejnych kolumnach. Są to punkty, w skali od 1 do 5, które ankietowani dali w odpowiedzi na kolejne pytania (kolumny to kolejne zadawane pytania). Pierwszy wykres, który zbuduję, będzie zawierał oznaczenie, jaka największa i najniższa ocena została podana w odpowiedzi na pytanie. Wyznaczę również średnią dla każdego pytania. Na wykresie umieszczę również średnią „globalną” – czyli średnią z odpowiedzi na wszystkie pytania.

W pierwszym kroku wyliczę średnią globalną w wierszu 16 (poniżej odpowiedzi) wpiszę formułę w zakresie D16:J16 (posłuży później do wykreślenia pionowej linii na wykresie ze średnią).

Następnie w wierszu 16 wyliczę średnią dla każdej kolumny – czyli średnią ocen dla każdego z pytań.

A w kolejnych wierszach odpowiednio, dla kolejnych kolumn minimum i maksimum. W wierszu 19 umieszczam jedynki (posłużą do stworzenia serii danych dla których przypiszę jako etykiety nazwy  pytań). W  ostatnim wierszu czyli 20 wpisuje wartości osi y. Kolejne wartości jakie pojawią się na osi (od 1 do 7).

Budowa wykresu punktowego typu dot plot w Excelu

Na wykresie chciałbym pokazać oś pionową prezentującą globalną średnią, dla każdej z odpowiedzi, minimum, średnią oraz maksimum dla każdego z pytań.

Zacznę od umieszczenia średniej globalnej jako pierwszej serii na wykresie. Zaznaczam wiersz ze średnią.

Przechodzę do Wstawianie > Wykresy > Wyświetl wszystkie wykresy > Wszystkie wykresy > Punktowy.

Następnie modyfikuję wstawiony wykres, wartości osi y pokazuję w odwrotnej kolejności > Formatowanie Osi > Opcje Osi > Opcje Osi > Wartości w kolejności odwrotnej.

Do widocznych na wykresie punktów, dołączę słupki błędów czyli odchylenie średniej od maksymalnych i minimalnych wartości punktów przydzielonych w danym pytaniu. Na początek obliczę różnicę : max – średnia oraz średnia – min. W wierszu 22 oraz 23.

Aby wstawić słupki błędów aktywuję obszar wykresu > wybieram znak „+” obok > zaznaczam słupki błędów > Więcej opcji (by uruchomić widoczne po prawej stronie menu formatowania słupków).

Wokół punktów na wykresie widać pionowe i poziome linie, są to zarówno pionowe i poziome słupki błędów. Pionowych (słupki błędów osi Y)  pozbędę się zaznaczając jeden z nich > prawy przycisk myszy > usuń.

Poziome będę formatować. Zaznaczam słupki błędów osi  X > Formatowanie słupka błędów > Opcje słupka błędu > Wielkość błędu niestandardowa > zaznaczam > Określ wartość. W tym miejscu wybiorę wcześniej obliczone różnice między średnią a minimum i maksimum.

Dla wartości dodatnich wybieram wartości z wiersza 22 czyli różnica maksimum i średniej. W ujemnej wartości dane z wiersza numer 23.

Tak na wykresie prezentują się słupki błędów.

Na wykresie chciałbym umieścić jeszcze serię z tajemniczymi jedynkami zaznaczam obszar wykresu > prawy przycisk myszy > Zaznacz dane > Dodaj > jako wartości osi Y wybieram te z wiersza numer 20 a wartości osi X to jedynki z wiersza 19. Na wykresie pojawią się dodatkowe punkty, ale mają mi one posłużyć jedynie jako miejsce przypisania do każdego z „wierszy” wykresu Pytań jakiego dotyczy.

W tym celu :

– początek osi X ustawiam by rozpoczynał się nie w „0” a w „1”

– punkty nowo umieszczonej serii ustawiam na niewidoczne – brak wypełnienia oraz brak linii

– następnie do już bezbarwnych znaczników przypiszę etykiety w postaci pytań > „+” > Etykiety danych > Więcej opcji > formatowanie etykiet danych > opcje etykiety > Etykieta zawiera wartość z komórek > wybieram zakres komórek (pytania w komórkach A27:A33). W opcjach etykiet odznaczam „Wartość Y”.

Następnie formatuję umieszczone etykiety :

– Położenie po lewej

– Odznaczam „Zawijaj tekst w kształcie”

– Zmieniam wielkość wykresu (poszerzam cały wykres, obszar kreślenia zmniejszam)
– dla osi Y wyłączam etykiety wartości.

– Dla osi X maksimum ustawiam na „5”

Na wykresie umieszczę jeszcze średnią globalną w postaci linii prostej. W tym celu w obszarze kreślenia wybieram prawy przycisk myszy > Zaznacz dane > Dodaj > jako wartości osi X średnią z wiersza numer 15 (D15:J15), jako wartości osi Y wartości z wiersza 20 (D20:J20) > OK. Domyślnie na wykresie seria zostanie pokazana w postaci punktów. Chciałbym widzieć ją w postaci linii, więc wybieram Narzędzia wykresów > Projektowanie > Typ > Zmień typ wykresu > Wszystkie wykresy > Kombi > Dla nowej serii wybieram typ Punktowy z prostymi liniami.

Wykres prezentuje się następująco:

Uzupełnienie o drugi wykres kolumnowy

Zgodnie z zapowiedzią do powyższego wykresu dodam kolejny, który będzie uzupełnieniem informacji dla pierwszego. Na drugim wykresie (słupkowym) pokażę jaką część wszystkich odpowiedzi na pytania stanowią najwyższe oceny (>=4).

W komórkach M1:S14 wprowadzę formułę JEŻELI sprawdzającą czy ocena jest większa lub równa od 4. Gdy warunek będzie spełniony funkcja da wartość „1”, w przeciwnym wypadku „0”

W komórkach M15:S15 obliczam średnia dla każdej z kolumn, którą później zaprezentuję na wykresie słupkowym. Zmieniam ich format na procentowy. Poprzez Wstawianie > Wykresy wybieram wykres słupkowy grupowany. Wartości osi Y ustawiam w wartości odwrotnej, dla osi X maksimum ustawiam „1”. Dostosowuję szerokość drugiego wykresu by dopasować go do pierwszego. Pozbywam się linii siatki, obramowań a także wybranych osi. Dodaję tytuły wykresów oraz kolory do słupków danych.

Szablon Excel do pobrania

Pobierz plik z dwoma wykresami do zaprezentowania wyników ankiety i wstaw swoje dane.

WEŹDANETABELI

Jest to funkcja, która pozwala przechwycić dane z raportu tabeli przestawnej o ile są one w nim widoczne. Tzn. aby pobrać daną z tabeli przestawnej przy pomocy funkcji WEŹDANETABELI dane te powinny być w tej tabeli widoczne.

Funkcja jest generowana automatycznie (tu znajdziesz informację jak ją włączyć i wyłączyć) , gdy w formule chcę użyć jedną z wartości znajdujących się w raporcie tabeli przestawnej.

– pole_danych – argument wymagany, wskazuje pole danych z którego mają być wyodrębnione dane

– tabela_przestawna – argument wymagany – wskazuje na komórkę w której rozpoczyna się raport tabeli przestawnej

– pole1 – nazwa pola do którego następuje odwołanie

– element1 – jest to jeden z elementów pola1 do którego się odwołuję

Odwołując się do konkretnej wartości w tabeli przestawnej tworzę odwołanie, które jednoznacznie identyfikuje w jakim miejscu w tabeli przestawnej znajduje się dany element – formuła pokazuje na przecięciu jakich pól, dla jakich wartości elementów tych pól, znajduje się  wybrana przeze mnie komórka.

Zastosowanie

Formuła tak jak większość prezentowanych w tym artykule oczywiście do zastosowania w budowie wszelkiego rodzaju raportów oraz analiz. W szczególności kiedy tabela przestawna stworzona w pliku służy do różnego rodzaju zestawień, zawiera wiele danych a do naszych celów potrzebne są tylko niektóre z nich. Warto zastosować tę funkcję by nie budować kolejnej tabeli przestawnej, która na pewno obciąży i powiększy plik.

Zatem budując tabelę przestawną, która będzie służyła celom raportowym, analitycznym wielu zestawień, należy przemyśleć jej budowę, tak by sprostała wszelkim wymogom informacyjnym.

Przykład

Powyżej tabela przestawna, zbudowana na danych z arkusza Dane. W komórce B18 znajduje się automatycznie wygenerowana formuła WEŹDANETABELI po kliknięciu w komórkę E12 raportu tabeli przestawnej. Widać, że wartość z komórki E12 znajduje się na przecięciu Pola Dealer o wartości PL088, Pola Miasto elementu o wartości Wrocław oraz pola Lata o wartości 2004.

W pliku znajdziecie rozwiązanie jak łatwo można przekształcić tę formułę by pokazywała dane dla poszczególnych Dealerów w zależności od wybranego roku.

SUMA.WARUNKÓW

Funkcja często używana przez analityków ponieważ pozwala na sumowanie wartości na podstawie kilku kryteriów (a dokładnie 127 kryteriów z odpowiadającymi im zakresami). Jako kryterium wyszukiwania mogę podać naprawdę wiele różnych kombinacji np. stosując znaki specjalne, mogę sumować wartości, które będą się zaczynały od danej litery, czy też będą większe/mniejsze/różne od pewnej podanej przeze mnie wartości.

– Suma_zakres – argument wymagany, jest to zakres komórek które po spełnieniu kryteriów będą zsumowane

– Kryteria_zakres1 i kolejne – zakres1 jest argumentem wymaganym , kolejne są opcjonalne, jest to zakres który jest przeszukiwany pod kątem kryterium1 i kolejnych. Każde Kryteria_zakres(nr) oraz Kryteria(nr) tworzą parę. Więc dane kryterium jest poszukiwane w zakresie ze swojej pary.

– Kryteria1i kolejne – Kryteria1 jest argumentem wymaganym, kolejne są opcjonalne jest to wartość która poszukiwana jest w kryterium_zakres. Może być zapisane przy pomocy symboli wieloznacznych, znaków większości i mniejszości

Zastosowanie

Do wszelkiego rodzaju zestawień, oczywiście do podsumowań 🙂

UWAGA!!!

Należy pamiętać aby zarówno Suma_zakres jak i  Kryteria_zakres miały taki sam zakres wierszy (zaczynały i kończyły na tym samym numerze wiersza).

Przykład

Podsumowanie wartości sprzedaży dla poszczególnych dealarów.

Suma wartości sprzedaży aut typu Limuzyna, których wartość zakupu była większa niż 90000. Należy zwrócić uwagę na sposób zapisu warunku > 90000 (umieszczam go w cudzysłowie).

JEŻELI.BŁĄD

Ta funkcja jest o tyle magiczna, że ładnie pozwala na ukrycie wszystkich pojawiających się „krzaczków” czyli #N/D!, #ADR!, NAZWA itp. Pozwala na zachowanie porządku i estetyki we wszelkich raportach oraz zestawieniach. Jak widać poniżej funkcja posiada dwa argumenty :

Wartość – czyli ta część formuły, której wynik może być błędny

Wartość jeżeli błąd – co powinno się pojawić zamiast komunikatu błędu, innymi słowy co chcę wyświetlić w momencie gdy pojawi się błąd np. 0, „” (czyli nic), bądź komunikat słowny – tu wszystko zależy od twórcy formuły.

UWAGA!!!

Ponieważ funkcja pozwala na ukrycie błędu, warto na początku przetestować formułę, którą chcemy zagnieździć w JEŻELI.BŁĄD. Istnieje ryzyko, że sama konstrukcja formuły może być błędna. Zagnieżdżając ją od razu w JEŻELI.BŁĄD możemy nie dostrzec pomyłki. Także funkcję zagnieżdżamy w JEŻELI.BŁĄD dopiero po sprawdzeniu właściwej (zagnieżdżanej) formuły.

Ciekawostka

W Excelu istnieją tzw. funkcje zmienne – są obliczane przy każdym obliczaniu arkusza, nawet gdy wspomniane formuły zmienne nie są zaangażowane w to liczenie. Do funkcji tych zaliczyć można:

– LOS

– KOMÓRKA (zwraca informację o formatowaniu, lokalizacji lub zawartości pierwszej komórki w odwołaniu zgodnie z kolejnością odczytu arkusza)

– ADR.POŚR

– INFO (zwraca informacje na temat środowiska w jakim działa program, poniżej informacje, jakie dzięki tej funkcji możemy uzyskać)

– TERAZ

– PRZESUNIĘCIE

– DZIŚ

Użycie tych funkcji powoduje pojawienie się monitu o zapisaniu arkusza , przy każdorazowym jego zamknięciu, nawet w momencie gdy nie był on zmieniany po otwarciu.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik Funkcje Excel nie tylko dla analityka cz2  i umieść własne dane.

INDEKS & PODAJ.POZYCJĘ czyli jak zastąpić WYSZUKAJ.PIONOWO

Odwiecznym utrudnieniem napotykanym przy stosowaniu funkcji Wyszukaj.pionowo jest kolejność kolumn w danych nad którymi pracuję. Wartość, „po której wyszukuję” musi się znajdować w pierwszej kolumnie danych, więc wartość która jest zwracana przez formułę musi pochodzić z kolumn po prawej stronie.

Dzięki połączeniu funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ mogę szukać wartości po wierszach na lewo i prawo od kolumny „po której” wyszukuję.

PODAJ.POZYCJĘ

Funkcja zwraca względne położenie szukanej wartości w przeszukiwanej tablicy danych, zwraca pozycję szukanej wartości a nie jej wartość.

– szukana_wartość – argument wymagany, który będzie dopasowany do jednej z wartości w zakresie przeszukiwana_tab; szukana_wartość może być liczbą, tekstem, wartością logiczną lub odwołaniem do jednej z tych wartości

– przeszukiwana_tab – argument wymagany, zakres komórek przeszukiwany by znaleźć w nim szukaną_wartość

– typ_porównania – argument opcjonalny, może przyjąć wartość -1, 0 lub 1 (wartość 1 jest domyślna), argument ten określa w jaki sposób porównywana jest szukana_wartość do elementów w przeszukiwanej_tab

– 0 – fukcja znajduje pierwszą wartość, równą dokładnie szukanej_wartości (najczęśniej stosowane rozwiązanie)

INDEKS

Funkcja ta jest używana na dwa sposoby:

– może zwracać wartość określonej komórki lub tablicy (forma tablicowa)

– może zwracać odwołanie do określonych komórek (forma odwołaniowa)

W połączeniu z funkcją PODAJ.POZYCJĘ wykorzystywać będę formę tablicową, dlatego też omówię to zastosowanie.

W formie tablicowej funkcja zwraca wartość znajdującą się w podanej tablicy na przecięciu danego wiersza oraz kolumny.

– tablica – argument wymagany, jest to tablica lub stała tablicowa która będzie przeszukiwana

– nr_wiersza – argument wymagany , wskazuje wiersz w tablicy z którego zostanie pobrana wartość, jeżeli zostanie pominięty wówczas wymagany będzie argument nr_kolumny

– nr_kolumny – argument opcjonalny, podaje numer kolumny z tablicy, z której zostanie zwrócona wartość. Analogicznie, jeżeli argument nr_kolumny zostanie pominięty będzie wymagany nr_wiersza.

Efekt otrzymywany dzięki połączeniu funkcji INDEKS oraz PODAJ.POZYCJĘ

Połączenie polega na wykorzystaniu wersji tablicowej funkcji INDEKS i zagnieżdżenie w jednym z argumentów, bądź w obu funkcji PODAJ.POZYCJĘ, dzięki czemu można budować elastyczne, uniwersalne formuły, które pozwalają na dynamiczne wyszukanie właściwego (dopasowanego) wiersza jak i kolumny.

Zastosowanie

Oczywiście dzięki wspomnianej uniwersalności, opanowanie tych funkcji a dokładniej ich połączenia stanie się na tyle wygodne, że zapomnisz o funkcji wyszukaj pionowo, ponieważ bez problemu dane można wyszukać niezależnie od ich położenia w tablicy. Formuły są jak najbardziej do zastosowania podczas budowy raportów, czy wszelkiego typu analiz.

Przykład

Dane, które wykorzystuję znajdują się w arkuszu Dane. Numer seryjny jest drugą kolumną w tablicy danych.

Pierwsza część funkcji (czyli pierwsze PODAJ.POZYCJĘ – wskazanie wiersza)

Przeszukuję kolumnę B (numer seryjny) arkusza Dane w poszukiwaniu numeru seryjnego podanego w komórce B5 czyli PL/PRS444, z dokładnym typem porównania. Ta część funkcji daje wartość 8, co oznacza że w wierszu numer 8 zakresu B1:B209 znajduje się szukany numer seryjny.

Przeszukuję pierwszy wiersz danych (czyli nagłówki)  w arkuszu Dane w poszukiwaniu konkretnej nazwy nagłówka (w tym przypadku z komórki c4 czyli Dealer), z dokładnym typem dopasowania. Ta część formuły daje wynik 1, co oznacza że w arkuszu Dane kolumna o nazwie Dealer jest pierwszą kolumną.

Powyższe dwie funkcje dają, więc miejsce przecięcia w tablicy: wiersz 8 w kolumnie 1, co daje wynik „PL018”.

Oczywiście nie zawsze w przypadku połączenia funkcji INDEKS oraz PODAJ.POZYCJĘ muszę stosować tę ostatnią dwukrotnie. Gdy wiem, w którym wierszu poszukuję wartości lub w której kolumnie zawsze mogę podać ją na sztywno. Poniżej przykład wyszukuję ceny zakupu – dla jakiego numeru seryjnego wystąpiła, więc wiem z której kolumny w arkuszu Dane pobiorę informację o numerze seryjnym (kolumna numer 2).

ADRES & ADR.POŚR

Funkcje czy łącznie czy pojedynczo są rzadko używane i mało znane. Funkcja ADRES pozwala na podstawie podanego numeru wiersza i kolumny, zwrócić adres bezwzględny komórki.

ADRES

– nr_wiersza – jest to argument wymagany w funkcji, numer wiersza komórki, który ma być użyty w odwołaniu do komórki, może być podany np. poprzez funkcję WIERSZ

– nr_kolumny – jest to argument wymagany w funkcji, numer kolumny, który ma być użyty w odwołaniu do komórki, może być podany np. poprzez funkcję NR.KOLUMNY

– [typ_adresu] – jest to argument opcjonalny (nie muszę go podawać), podaję tu wartość liczbową na podstawie, której powstanie odwołanie określonego typu. Gdy typ_adresu przyjmie wartość:

– 1 lub zostanie pominięty – daje odwołanie bezwzględne

– 2 – bezwzględne wiersze, względne dla kolumny

– 3 – względne wiersza, bezwzględne dla kolumny

– 4 – względne

– [a1] – jest to argument opcjonalny, w zależności od podanej tu wartości PRAWDA/FAŁSZ, tworzone odwołalnie ma postać A1 lub W1K1, pierwsze (A1) ma formę kolumny alfabetyczną, zaś nazwa wiersza jest już wartością gdzie wiersz i kolumna podawane są numerycznie , jeżeli argument [a1] zostanie pominięty lub przyjmie wartość PRAWDA wówczas funkcja poda adres w stylu A1, jeżeli przyjmie wartość FAŁSZ odwołanie będzie miało postać W1K1

– [tekst_arkusz] – argument opcjonalny, gdzie mogę podać nazwę arkusza komórki, do której chcę stworzyć odwołanie. Jeżeli zostanie pominięty wówczas odwołanie zostanie stworzone do Arkusza w którym budowana jest funkcja

ADR.POŚR

W skrócie  funkcja ADR.POŚR zwraca odwołanie wskazane przez wartość tekstową.

– adres_tekst – to argument wymagany w funkcji. Może być to odwołanie do komórki jako ciągu tekstowego, nazwa zdefiniowana jako adres lub adres komórki zawierającej adres w trybie adresowania A1 lub W1K1.

– [a1] – jest to argument opcjonalny, podaje jakiego typu odwołanie daje argument adres_tekst, jeżeli jest to typ W1K1 wówczas typ [a1] powinien przyjąć wartość FAŁSZ, zaś gdy jest to typ A1 wówczas argument [a1] powinien przyjąć wartość PRAWDA lub może być pominięty.

Efekt otrzymywany w wyniku połączenia obu funkcji ADRES i ADR.POŚR

Efekt magiczny otrzymuje się poprzez zagnieżdżenie funkcji ADRES wewnątrz ADR.POŚR. Funkcja ADRES tworzy odwołanie do komórki w postaci tekstu (typu A1 lub W1K1) następnie funkcja ADR.POŚR. odczytuje „zawartość” podanego (przez funkcje ADRES) odwołania.

Zastosowanie

Zastosować obie funkcje możemy oczywiście budując rożnego typu raporty np. wiedząc lub też nie z jakich kolumn czy wierszy powinny być pobrane dane, w sytuacji gdy co miesiąc aktualizujemy dane np. pobieramy je dla kolejnego miesiąca. Tak naprawdę połączenie obu funkcji daje nieograniczone możliwości. W załączonym pliku kilka opcji zastosowania obu funkcji.

Przykład

Poniżej zastosowanie funkcji ADRES, bezwzględne odwołanie do komórki E2 w arkuszu Dane.

Kolejny przykład, gdzie funkcja ADR.POŚR uzyskuje wartość z komórki na podstawie odwołania stworzonego w innej komórce (C18).

Ostatni przykład czyli efekt połączenia obu funkcji. Odwołanie stworzone przez funkcję ADRES. Wartość (XYZ)  uzyskana przez funkcję ADR. POŚR, widoczna w komórce C11.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik  Funkcje Excel nie tylko dla analityka cz1 i umieść własne dane.

Wyjaśnienie pojęć statystycznych

Sztuką jest przekazać wiedzę niełatwą w przystępny sposób, czyli np. statystykę. Spróbuję a ocenisz sam/a…

• Średnia – od niej należy zacząć, najczęściej rozumiana jako średnia arytmetyczna, czyli suma wartości zmiennych danego zbioru podzielona przez liczbę tych zmiennych, jest miarą tendencji centralnej czyli miejsca największej koncentracji wyników.
• Odchylenie standardowe – zaraz po średniej najczęściej stosowane pojęcie statystyczne. Odchylenie mówi jak daleko od średniej rozrzucone są wartości w danym zbiorze – im odchylenie jest mniejsze tym wartości są bardziej skupione wokół średniej. Odchylenie jest pierwiastkiem z wariancji.
• Wariancja – mówi o rozproszeniu wyników – czy są skoncentrowane wokół średniej, czy może od niej oddalone. Gdy wynosi zero, oznacza to, że wyniki nie są w ogóle zróżnicowane. Częściej stosowane od niej jest odchylenie standardowe.

Obliczenia w tabeli przestawnej

Warto pamiętać, że nie muszę w tabeli przestawnej tworzyć pola obliczeniowego by obliczyć odchylenie standardowe, ponieważ jest to możliwe wśród wbudowanych narzędzi tabeli przestawnej.

Aby dostać się do ustawień pola wartości tabeli przestawnej wybieram jedną z możliwości:

• w polach tabeli przestawnej, w obszarze wartości wybieram jedno z pól > wciskam strzałkę po prawej stronie (włączam menu podręczne) > ustawienia pola wartości

• klikając prawym przyciskiem myszy w obszarze raportu tabeli przestawnej > ustawienia pola wartości

Poniżej okno ustawień pola wartości , oprócz popularnie używanych: sumy czy licznika, znajdują się tu również Odchylenie standardowe, Odchstdc, Wariancja oraz Wariancja populacji.

Nazwy bardzo podobne, jednak znaczenie miar nieco inne.

• Odchylenie standardowe, Wariancja – używam gdy dane na których pracuję są tylko wycinkiem całości, czyli podzbiorem populacji.
• OdchStdc, Wariancja populacji – gdy badany element jest całą populacją (nie jest wycinkiem).

Wśród rzadziej używanych kalkulacji w tabeli przestawnej oprócz miar statystycznych znajdują się:

• Iloczyn – (ang. Product) jak sama nazwa mówi to iloczyn wartości, jeżeli dane pole nie zawiera liczb a np. tekst wówczas iloczyn wynosi zero. Do czego można wykorzystać iloczyn? Np. do obliczenia średniej geometrycznej.
• Licznik num. – zliczenie wartości, które są liczbami , zlicza wystąpienia liczb, czyli jeżeli w danej kolumnie oprócz liczb znajdzie się tekst, wówczas nie zostanie on zliczony. Tę funkcję można wykorzystać do szybkiego sprawdzenia formatu w danych – porównując wartość Licznik num. z ilością wierszy w źródłowej tabeli.

Zastosowanie miar statystycznych w tabeli przestawnej

Posiadając wiedzę na temat poszczególnych miar statystycznych, mogę wykorzystać je do analizy danych w tabeli.

Poniżej tabela z danymi dot. sprzedaży w podziale na segmenty rynku (korporacje, małe firmy, osoba fizyczna, biuro w domu). Zamieściłem w niej sumę ze sprzedaży, średnią oraz po dwa typy odchylenia standardowego oraz wariancji.

Na pierwszy rzut oka, średnie dla poszczególnych segmentów nie odbiegają zbytnio od siebie. Dzięki odchyleniu standardowemu mogę powiedzieć więcej o danych. Największe odchylenie występuje w segmencie korporacyjnym – co oznacza że występują w nim największe odchylenia od średniej, dane są najbardziej rozproszone (mamy jednocześnie bardzo niskie wartości sprzedaży jak i bardzo wysokie).

W segmencie gdzie odchylenie standardowe jest wysokie a średnia w porównaniu do innych segmentów jest porównywalna, można podejrzewać, że średnia jest błędną miarą wartości centralnej i być może należy wybrać inną np. medianę, dominantę, która lepiej zobrazuje zmienność wartości w segmencie.

Dzięki regule 3sigm (99,7% obserwacji znajduje się w odległości +/- 3 odchyleń standardowych od średniej) , odchylnie standardowe pozwala na odrzucenie ze zbioru danych wartości odstających, które mogą zniekształcać pomiary.

Dodatkowe korzyści daje również zamieszczenie odchylenia w tabeli przestawnej, ponieważ dane z łatwością można drążyć, poprzez dodanie kolejnych pól w obszarze wierszy. Poniżej pogłębienie analizy o regiony, dla segmentu korporacji. Widać, że to głównie region południowy generuje największą zmienność.

Bazę którą tu analizuję, traktuję jako całą populację, nie jako jej podzbiór, więc adekwatnymi miarami będą OdchStdc oraz Wariancja populacji – stosowane dla całych populacji.

Średnia a odchylenie standardowe na wykresie

Spróbuję pokazać regułę 3sigm na wykresie, również z oznaczeniem średniej. Dane pochodzą ze strony NBP i są to dzienne kursy euro w 2016 roku. Ponieważ kursy są podane z dokładnością do 4 miejsc po przecinku, zaokrąglam je do dwóch miejsc by później móc je zagregować (przy czterech miejscach, praktycznie żaden z kursów się nie powtarza).

Następnie w kolumnie G przeklejam jako wartości zaokrąglone kursy i usuwam z nich duplikaty. W kolumnie H zliczam ilość wystąpień każdego z kursów na przestrzeni całego roku. Ilość wystąpień oraz nieduplikujące się  kursy posłużą mi do budowy wykresu.

Zaznaczam zakres G1:H29 > Wstawianie > Wykresy > Wykres punktowy.

W komórkach L2 oraz L3 znajduje się odpowiednio średnia oraz odchylenie standardowe.

Wartości te wykorzystam do zaprezentowania reguły 3sigm czyli zakresu 3 odchyleń standardowych +/- od średniej. Średnią również zamieszczę na wykresie. Zatem zaczynam od przygotowania danych dla poszczególnych serii.

Dane dla średniej będą wyglądały jak poniżej:

Do wykresu dodam nową serię danych – Średnią. Prawym przyciskiem myszy klikam w obszarze kreślenia i z menu podręcznego wybieram > Zaznacz Dane.

Wybieram Dodaj

Uzupełniam okno Edytowanie serii odwołaniami do odpowiednich komórek > OK > OK.

Na wykresie pojawiły się dwa punkty – zmienię je na linię prezentowaną na pomocniczej osi Y. Wybieram kartę Projektowanie > Typ > Zmień typ wykresu.

W oknie Zmienianie typu wykresu wybieram > Wszystkie wykresy > Kombi.

Dla serii danych „Średnia” wybieram oś pomocniczą i wykres punktowy z wygładzonymi liniami a dla ilości wystąpień – wykres punktowy> OK.

Odrywam poziomą linię pomocniczą wybierając plus przy wykresie.

Zaznaczam poziomą oś pomocniczą > Formatowanie Osi > Opcje osi > Opcje osi > oś daty – dzięki temu pomarańczowa linia będzie pionowa.

Również klikając podwójnie na pionową oś pomocniczą wybieram Formatowanie Osi > Opcje osi > Opcje osi . Jako Maksimum wpisuję 1> Enter.

Dzięki czemu Seria danych „Średnia” na wykresie prezentuje się jak poniżej.

Tworzę jeszcze dwie serie – dla dolnej i górnej granicy przedziału (+/- 3 odchylenia standardowe od średniej). Będę je prezentować na osiach głównych więc wartości osi Y podaję od 0 do 20. Analogicznie jak wcześniej dodaję obie serie danych do wykresu i zmieniam dla nich typ na  punktowy z wygładzonymi liniami. Po dodaniu obu serii automatycznie zmieni się wartość maksymalna na osi Y , wówczas należy w Formatowaniu osi i jej Opcjach zmienić maksimum na 20 (wskazówka poniżej).

Po zmianach kolorystycznych wykres prezentuje się następująco:

Widać że wszystkie pomiary (punkty) mieszczą się w przedziale 3 odchyleń standardowych od średniej.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik Rzadziej używane kalkulacje w tabeli przestawnej i umieść własne dane.

Nowe typy wykresów

Temat ten wyczerpująco omówiłem w artykule 4 nowe wykresy Excel 2016, które Ci się przydadzą, do lektury którego serdecznie zapraszam.

Zintegrowanie dodatków

Jeszcze w Excel 2013 zarówno Power Query jak i Power Map funkcjonowały jako zupełnie oddzielne dodatki, które należało samodzielnie zainstalować. Obecnie instalując Excel 2016 są już wbudowane. Power Map należy szukać pod nazwą Mapy 3-W Wstawianie > Przewodnik > Mapa 3-W

Power Query należy szukać na karcie Dane > Pobieranie i Przekształcanie.

Funkcja Powiedz mi

Osobiście jest dla mnie rewelacyjną nowością. Podejrzewam, że tak samo jak mi, tak i Wam nieraz zdarzyło się, że szukaliście jakiejś funkcjonalności i nie mogliście jej znaleźć na żadnej z kart, błąkaliście się w poszukiwaniach i zwyczajnie traciliście na to czas. Właśnie w takim momencie „powiedz mi” przychodzi z pomocą. Wystarczy że w wyszukiwarce wpiszę frazę z nazwą funkcjonalności jakiej szukamy a natychmiast wyświetli mi się lista dostępnych możliwości z hasłem, które wprowadziłem w wyszukiwarce.

Poniżej przykłady wyszukanych przeze mnie haseł (tabela, filtr) i wyświetlone do nich podpowiedzi:

Nowe motywy wyświetlania

Dla fanów efektów kolorystycznych w Excel, również coś się znalazło wśród aktualizacji. W wersji 2013 do wyboru miałem trzy typy motywów: biały, jasnoszary, ciemnoszary zaś w wersji 2016 są to : kolorowy, ciemnoszary oraz biały.

Aby je odnaleźć wybieram : Plik > Opcje > Ogólne > Motyw pakietu Office

Motyw biały:

Motyw ciemnoszary:

Motyw kolorowy:

Odręczne pisanie równań

Pewnie pamiętacie jeszcze z czasów szkolnych bądź studenckich, moment gdy należało umieścić jakieś równanie, które polegało na dzieleniu przez kreskę ułamkową. Wpisywanie symboli. W Excel 2016 zafundowano nam wszystkim możliwość odręcznego wprowadzania równań – idealnie dla osób korzystających  z urządzeń dotykowych (możliwość napisania równania rysikiem lub palcem). Excel wówczas konwertuje taki zapis na tekstowy. Dla osób korzystających ze standardowych rozwiązań pozostaje wykorzystanie do tych celów myszki.

Opcja dostępna jest na karcie Wstawianie > Symbole > Równanie > Równanie odręczne

Muszę przyznać, że taki zapis przy pomocy myszki nie jest łatwy. Zauważyłem też, że Excel trafniej zamienia na tekst fragmenty zapisane przy pomocy jednego pociągnięcia myszki.

A tak wygląda już wstawiony tekst do Excel, wchodząc w jego edycję uruchamia się karta projektowania, gdzie nadal mogę wybrać inne symbole i modyfikować dokonany zapis.

Szybkie formatowanie kształtów

Po wstawieniu kształtu mam dostępną nową, bogatą gamę gotowych ustawień wstępnych kształtów , która pojawia się na karcie Formatowanie > Style kształtów > Więcej > Style motywu / Ustawienia wstępne. Dotychczas dostępne w tym miejscu były jedynie Style motywu (w takiej samej ilości w Excel 2013 i 2016).

Excel 2016

Excel 2013

Szablony

Przy otwarciu programu w nowej wersji mam do wyboru (w porównaniu do 2013) ogromną liczbę szablonów, poniżej widok tylko na część z dostępnych:

Z niewidocznych a dostępnych mogę podać: dziennik biegów!, kalkulator porównania pożyczek, dzienny plan lekcji, lista kontaktów, śledzenie postępów w odchudzaniu!. Szablony jak najbardziej podążające z duchem czasu.

Do wartościowych szablonów z pewnością można zaliczyć : Analizę przepływów gotówkowych, Porównanie symboli akcji czy Szczegółowe informacje kalendarza. Zbudowane są one w oparciu o makra jak też działanie dodatków PowerPivot czy PowerView. Są świetnym materiałem by zobaczyć i nauczyć się jak wykorzystuje się te narzędzie do pracy, podejrzeć kod i mechanizm działania.

Poniżej linki do stron ze szczegółami dla poszczególnych szablonów:

– Szczegółowe informacje kalendarza:

https://support.office.com/pl-pl/article/Zarz%C4%85dzanie-sw%C3%B3j-kalendarz-za-pomoc%C4%85-szablonu-kalendarza-wniosk%C3%B3w-dla-programu-Excel-2016-7edbeb88-99ca-403f-a394-7e957d3d3f40?ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL

– Analiza przepływów gotówkowych:

https://support.office.com/pl-pl/article/Dowiedz-si%C4%99-jak-u%C5%BCy%C4%87-szablonu-Moje-przep%C5%82yw%C3%B3w-pieni%C4%99%C5%BCnych-z-programu-Excel-2016-215e9e2e-5813-41ad-a9ef-a0c0874841bb?ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL

– Porównanie symboli akcji:

https://support.office.com/pl-pl/article/Dowiedz-si%C4%99-jak-korzysta%C4%87-z-szablonu-analiza-gie%C5%82dowy-z-programem-Excel-2016-f65e62ac-7af6-4cc6-98f3-f68b147ed65d

Sposób 1: Oś czasu

Przygotowanie danych dla Osi czasu – tabela przestawna

Od czasu wejścia do użytku wersji programu Excel 2013 dostępna jest możliwość wykorzystywania specyficznego fragmentatora, jakim jest Oś czasu. Opcja ta była już opisywana na blogu dla przykładu w artykule Oś czasu – nowy sposób na filtrowanie dat na dashboardzie w programie Excel 2013. Dane użyte do stworzenia dynamicznego wykresu zostały pobrane z rozpatrywanej już wcześniej bazy sprzedaż.xls, którą w tym przypadku delikatnie przebudowano.
Niezbędne w przypadku chęci wykorzystania opisywanego narzędzia filtrującego jest utworzenie tabeli przestawnej. Wykorzystamy do tego danego dotyczące daty zamówienia podzielonej na miesiąc oraz rok, jak również uzyskany z niego zysk.

Zwinięta tabela przestawna powinna wyglądać w ten sposób

Wybór, utworzenie i modyfikacje wykresu

Kolejnym krokiem jest utworzenie wykresu. Celem estetycznego i wygodnego ukazania danych stworzony zostanie wykres liniowy.

Dla zasugerowanych danych powinien on wyglądać mniej więcej tak

Jak widać, posiada on kilka przycisków oraz tytuł, które z powodzeniem można w tym przypadku usunąć. Pozwoli to uzyskać znacznie lepszą przejrzystość. Ukrycie przycisków dokonywane jest poprzez zaznaczenie wykresu, a następnie zastosowanie się do następującej ścieżki ANALIZA>Pokazywanie/ukrywanie>Przyciski pól>Ukryj wszystko.

Wykres przyjmuje w tym momencie następującą formę

Wprowadzenie Osi czasu

Przyszła kolej na wstawienie osi czasu. Odnaleźć ją można korzystając z następującej ścieżki: WSTAWIANIE>Filtry>Oś czasu

Po kliknięciu na ikonkę skorelowaną z tą funkcją pojawi się okno dialogowe Wstawianie osi czasu.

Ilość opcji wyboru zależy w tym momencie od ilości danych o formacie daty.

Po wybraniu odpowiedniego zakresu danych (w tym przykładzie – data zamówienia) pojawi się gotowa do użytkowanie oś czasu. Posiada ona kilka możliwości definiowania ukazywanego zakresu czasu. Filtry dostępne są w prawym górnym rogu.

Sposób 2: Zastosowanie suwaka zintegrowanego z wykresem

Drugim ze sposobów na udynamicznienie wykresu jest wprowadzenie formantu, którym jest pasek przewijania dostępny w zakładce Deweloper. Jednak to jak go umieścić zostanie wyjaśnione za moment.

Przygotowanie danych

Ponownie jak powyżej tak i w tym przypadku pierwszym etapem jest określenie wykorzystywanego zakresu danych. Nie chcąc wprowadzać zbytniego zamieszania, użyte zostaną te same dane co w przykładzie z osią czasu. Tym razem jednak nie ma potrzeby tworzenia tabeli przestawnej.

Kolejnym etapem jest utworzenie wykresu. Tym razem będzie to wykres kolumnowy. Przy zaznaczeniu pełnego zakresu danych powinien w tym przypadku wyglądać mniej więcej tak

Jego czytelność pozostawia wiele do życzenia. Należy również pamiętać, iż w przypadku większej ilości danych przejrzystość będzie coraz bardziej zaburzana. By tego uniknąć wprowadzony zostanie wspomniany już pasek przewijania.

Zmniejszenie wyświetlanego zakresu danych

Pierwszym etapem jest ustanowienie zakresu danych jakie jednocześnie będą wyświetlane na wykresie. Przyjmijmy, iż będzie to 6 kolumn, czyli sześć miesięcy. Zakresy te będą się systematycznie przesuwać, a pomoże nam w tym wykorzystanie funkcji PRZESUNIĘCIE. Nazwijmy pierwszy z zakresów Data i wybierzmy 6 spośród zawartych w wykazie dat.

Jako odwołanie należy wpisać:

=PRZESUNIĘCIE(Suwak!$A$2;PRZESUNIĘCIE;0;6;1)

Drugim zakresem będzie zysk. Utworzyć trzeba go analogicznie do poprzedniego. W tym jednak przypadku jako odwołanie wpisujemy:

=PRZESUNIĘCIE(Suwak!$B$2;PRZESUNIĘCIE;0;6;1)

Komórką sterującą, niezbędną w przypadku stosowania paska przewijania, będzie komórka D2, którą również nazwiemy jako osobny zakres. Przyjmijmy, iż będzie to zakres PRZESUNIĘCIE. Zakres ten, co łatwo zauważyć, używany jest we wcześniejszych odwołaniach. Bez problemu można także wywnioskować znaczenie pojawiającej się w formułach cyfry 6. Jest to oczywiście wielkość przesuwalnego zakresu, która oznacza ile dat będzie jednocześnie wyświetlanych na wykresie.

Definiowanie ustawień zakresu

Następnym etapem jest zmiana wartości serii ukazywanej na wykresie. Wykorzystany zostanie do tego utworzony przed momentem zakres „Zysk”.

Ustawienie te podłącza nazwę zdefiniowaną Zysk do serii wykresu.

Analogicznie postępujemy z serią Data, którą podłączamy do etykiet:

Na sam koniec pozostaje wprowadzenia wspominanego już paska przewijania. Odnaleźć go można na karcie DEWELOPER>Formanty>Wstaw>Kontrolki formularza>Pasek przewijania

Jako łącze komórki należy wstawić zakres nazwany wcześniej PRZESUNIĘCIE. Ostatecznie po umieszczeniu paska przewijania w dowolnym miejscu, dana konstrukcja wygląda następująco:

Plik do pobrania

Pobierz Dynamiczna zmiana ilości wyświetlanych danych w Excelu i wstaw swoje dane.

Przygotowanie danych w programie Excel

Zacznijmy od pojedynczego wykresu. Jego uzupełnienie o dane ze stycznia kolejnego roku wymaga wstawienia danych w nowej kolumnie oraz przesunięcia zakresu danych (ewentualnie można nadpisać dane, wklejając dane o jedną kolumnę w lewo).

A co gdyby aktualizacja wymagała tylko wstawienia nowych danych…

Przygotowanie nazw zdefiniowanych w programie Excel

Kluczem do sukcesu jest oparcie źródła danych do wykresu nie o zakres komórek, a o nazwę zdefiniowaną. Nazwa zdefiniowana to nic innego jak obszar komórek nazwany globalnie dla całego arkusza lub skoroszytu. Najczęściej wykorzystuje się nazwy zdefiniowane do nazywania komórek z kursami walut, np. euro, co pozwala później tworzyć formuły z użyciem nazwy zdefiniowanej. Dla przykładu w komórce D1 posłużyłem się formułą =100*euro. Wszystkie formuły znaleźć można w Menedżerze nazw na karcie FORMUŁY (Ctrl+F3).

Przepis na automatyczny zakres jest dość skomplikowany i składa się kombinacji 3 formuł:

• ILE.NIEPUSTYCH – funkcja odpowiada za policzenie, ile komórek w naszym zakresie ma dane (czyli są niepuste). Wynikiem tej formuły jest liczba komórek, w naszym przypadku dla wiersza 2 jest to 13 (tekst też się liczy).
• INDEKS – funkcja ta zwraca adres komórki, który jest interpretowany przez inne formuły
• PRZESUNIĘCIE – funkcja przesuwa zakres danych o liczbę wierszy i pól, przy okazji rozszerzając go o zadaną szerokość i wysokość.

Zacznijmy od utworzenia wartości dla osi czasu – tworzymy nową nazwę zdefiniowaną, a następnie wklejamy tam formułę:

=PRZESUNIĘCIE(INDEKS(Dane!$1:$1;;ILE.NIEPUSTYCH(Dane!$1:$1)-11;1);0;0;1;12)

Formuła ta zaznacza 12 ostatnich elementów pierwszego wiersza, co można przetestować, klikając F5 (Przejdź do) i wpisują nazwę „czas”:

Następnie tworzymy taką samą nazwę zdefiniowaną, tylko dla 2 wiersza. Nazwijmy ją „wynik”:

=PRZESUNIĘCIE(INDEKS(Dane!$1:$1;;ILE.NIEPUSTYCH(Dane!$2:$2)-11;1);0;0;1;12)

Podłączenie wykresu do nazwy zdefiniowanej

Teraz pozostaje nam jedynie odnieść serię danych wykresu (Zaznacz dane > Edytuj) do naszej nazwy zdefiniowanej poprzez wprowadzenie jako Wartość serii:

=nazwa_pliku.xlsx!nazwa_zdefiniowana

Inaczej niż przy innych elementach arkusza posługujemy się nazwą pliku z rozszerzeniem i wykrzyknikiem na końcu, a nie nazwą arkusza.

W ten sposób dodawanie kolejnych kolumn z danymi będzie proste:

Jak automatyzować w ten sposób cały raport?

Wystarczy utworzyć prostą strukturę danych, złożoną z czasu w pierwszym wierszu i wyników dla różnych wskaźników w kolejnych wierszach. Następnie utworzyć wiele nazw zdefiniowanych (1 wiersz = 1 nazwa) i wiele wykresów. Aktualizacja raportu dla kolejnego miesiąca będzie sprowadzać się do ręcznego uzupełnienia jednej kolumny danych lub wklejenia jej z kwerendy. Tabela źródłowa może mieć układ wierszy lub kolumn (co wymaga zmiany formuły). Wykresy mogą być w oddzielnym arkuszu, bo nazwy zdefiniowane mają zasięg na wszystkie arkusze. Warto pamiętać, aby w arkuszu z danymi nie było niepotrzebnych wpisów w komórkach (co spowoduje błędne działanie funkcji ILE.NIEPUSTYCH).

Plik do pobrania

Tu pobierzesz plik z wykresem Excel, który sam się aktualizuje.