BAZA WIEDZY

Nowości w programie Excel 365

Program Microsoft Excel 365 kładzie olbrzymi nacisk na automatyzację i współpracę online. Cały czas otrzymujemy wiele nowych funkcji, ciekawe wykresy i parę fajerwerków. Chcesz się dowiedzieć, jakie?

Pobierz infografikę, która podsumowuje wszystkie wychwycone przeze mnie zmiany i zapoznaj się z ich opisem. Nie wszystkie elementy pojawiły się dopiero w Excelu 365 (część np. w roku 2016), ale uznałem, że warto je wyróżnić.

Pobierz infografikę

Więcej szczegółów odnośnie każdej ze zmian znajdziesz poniżej.

Power Raporty

Power Query — automatyzacja raportów pod przyciskiem „Pobierz dane”

Power Query przeszło długą drogę w interfejsie programu Excel. Początkowo, w wersjach z 2010 i 2013 roku, dodatek ten funkcjonował jako oddzielna karta na wstążce i trzeba go było doinstalować.

W Excelu 2016 wylądował na karcie Dane pod nazwą Nowe zapytanie, ale nadal funkcjonowały niepotrzebne polecenia z grupy poleceń Dane zewnętrzne. Mogło to być mocno mylące dla użytkowników.

Finalnie przycisk ten trafił na pierwsze miejsce karty Dane, wypierając Dane zewnętrzne ze wstążki, i zmienił nazwę na Pobierz dane. Identyczny przycisk znajduje się także w Power BI.

Instalując stacjonarną wersję programu Excel, warto wybrać tę 64-bitową, dzięki czemu Power Query i Power Pivot będą lepiej wykorzystywały moc obliczeniową naszego komputera.

Jeśli jeszcze nie wiesz, do czego można ten rewolucyjny dodatek wykorzystać, obejrzyj film o Power Query.

Co jeszcze zmieniło się w Power Query?

Power Query opisuję od lat na moim blogu w kategorii „Power Query”. Jeśli jesteś już użytkownikiem Power Query, warto wiedzieć, co zmieniło się w tym dodatku w Excelu 365 (i zmienia się nadal). Oto niektóre zmiany, które udało mi się odnotować.

Nowy connector do SharePoint/OneDrive i SAP HANA

Co prawda dużo więcej łączników do danych znajdziemy w Power BI, ale i tak lista w Excelu powoli się wydłuża. W Excelu 365 doszły SharePoint, dzięki któremu pobierzemy też dane z dysku OneDrive oraz SAP HANA.Więcej przeczytasz o tym również tutaj.

Szybka weryfikacja jakości danych pod kątem błędów czy nulli oraz analiza rozkładu danych została przeze mnie poruszona w oddzielnym artykule o wizualnym zarządzaniu danymi w Power Query.

Różne operatory języka M w Power Query są teraz łatwo widoczne, dzięki dodaniu kolorów.

Podczas moich szkoleń otwartych z Power Query i w kursie online „POWER PRO” tłumaczę, że języka M nie trzeba znać na wylot, gdyż 99% operacji można wyklikać.

Ale jeśli szukasz idealnego kodu i funkcje dostępne na wstążce nie wystarczają, potrzebujesz po ten język sięgnąć. Na szczęście pasek formuły i Edytor zaawansowany zaczęły generować podpowiedzi, co we wszystkich narzędziach Microsoft nazywa Intellisense.

Kolumna z przykładów z każdą aktualizacją otrzymuje coraz więcej mocy, pozwalając odwrócić role: to Power Query ma odgadnąć, jaką formułą uzyskać wynik końcowy. Pierwowzorem jest Excelowe polecenie Wypełnianie błyskawiczne, które szczegółowo opisałem tutaj. A z kolei nowe moce Kolumny z przykładów opisałem w tym wpisie.

Klucz łączący dwie tabele, między którymi chcesz przeprowadzić wyszukiwanie, jest nieprecyzyjny? Jest na to lek: scalanie rozmyte. Dzięki niemu określisz stopień podobieństwa między tekstami i znajdziesz cokolwiek, co w wielu scenariuszach pozwoli Ci dopasować dane szybciej, niż gdyby robić to ręcznie. Scalanie rozmyte w Power Query opisałem w tym artykule.

W porównaniu z poprzednimi wersjami, Excel 365 pozwala szybciej utworzyć tabelę przestawną bezpośrednio na zapytaniu. Dzięki temu dane będziesz przechowywać w pliku tylko 1 raz – w pamięci podręcznej tabeli przestawnej. Jest też mniej przydatna opcja wykresu przestawnego.

Jeśli planujesz na jednym zapytaniu zbudować więcej tabel przestawnych (np. powiązanych finalnie wspólnym fragmentatorem), możesz skopiować pierwszą tabelę przestawną lub skorzystać ze ścieżki: Wstawianie > Tabela przestawna > Użyj zewnętrznego źródła danych > Wybierz połączenie > wskaż Twoje zapytanie.

Operacja Podziel kolumny na karcie Przekształć, której działanie przypomina Tekst jako kolumny z Excela, otrzymała nowe możliwości, takie jak: według pozycji, według przejścia z małej litery na wielką i odwrotnie oraz z cyfry na znak i w drugą stronę. Przykłady wykorzystania nowych przekształceń opisałem w kilku artykułach, które znajdziesz tutaj.

Gubisz się w gąszczu zapytań? Zobacz powiązania na Diagramie zależności zapytań na karcie Widok.

Dotychczas opcja pobierania danych z PDF-ów (pojedynczych plików lub folderu plików) była dostępna w Power BI, o czym pisałem w tym artykule. Teraz opcja ta wchodzi także do Power Query dla Excela 365.

Power Pivot – tabele przestawne na modelu danych z DAX

Raporty w programie Excel z dodatkiem Power Pivot są dostępne od 2010 r. Jednak sam dodatek nie był oddany do szerokiego grona użytkownikom, bo limitowano go do wersji Pro. Microsoft poszedł wreszcie po rozum do głowy i udostępnił go niedawno w każdym Excelu 365, niezależnie od planu. Do czego może przydać się Power Pivot?

  • Umożliwia załadowanie do Excela milionów rekordów (mój rekord to 100 000 000 wierszy).
  • Pozwala zbudować model danych z relacjami między wieloma tabelami, dzięki czemu możemy przygotować przekrojowe raporty.
  • Daje możliwość posługiwania się językiem DAX w celu tworzenia miar prezentowanych finalnie w tabelach przestawnych i na wykresach przestawnych.

Ikona Power Pivot wylądowała na karcie Dane, dzięki czemu dodatek możemy włączyć i aktywować dodatkową kartę na wstążce.

Dodatek Power Pivot także opisuję od lat na moim blogu, także zapraszam do lektury.

Co jeszcze zmieniło się w Power Query?

W samym Power Pivocie zmieniło się niewiele. Oprócz poprawy stabilności możemy znaleźć nowy przycisk do generowania domyślnego kalendarza wykorzystywanego do formuł Time Intelligence.

Power Map 3D — interaktywna mapa

Ten dodatek mapowy funkcjonuje od 2013 r. W Excelu 365 otrzymał finalnie nazwę Mapa 3D (pierwotnie Power Map) i wylądował na środku karty Wstawianie.

Więcej o Mapie 3D piszę na moim blogu. Natomiast jeśli szukasz gotowego produktu, to na mojej stronie jest możliwość zakupu gotowych map Polski Excel 3D z podziałem na: powiaty, gminy i kody pocztowe, także zapraszam!

Forms & Power Automate & Power Apps

Nie są to może integralne części Excela 365, ale uzupełniają idealnie dostępne środowisko.

Forms

Ikonę Forms znajdziemy w Excelu Online lub od razu jako oddzielne narzędzie. Zbieranie danych z różnego rodzaju ankiet to idealne zadanie dla tego narzędzia. Przykłady użycia Forms opisałem w oddzielnym artykule.

Aplikacja Power Automate, jeszcze do niedawna nazywana Flow, jest to zestaw narzędzi służący do tworzenia przepływów pracy (workflows), które mają tysiące zastosowań. Mogą przydawać się np. przy odświeżaniu raportów, wysyłce maili, tworzeniu przypomnień czy w procesach akceptacji. Jest to dość nowe środowisko, które zapewnia platformę programistyczną z teoretycznie niską barierą wejścia („low code” – potrzeba niewiele kodu, bo dużo rzeczy można wyklikać) dla projektowania przepływów pracy i automatyzacji procesów.

Kategorie przepływów:

  • Przepływ zautomatyzowany – wykonuje jedno lub więcej zadań automatycznie po uruchomieniu go przez zdarzenie. Przykład: po wygenerowaniu alertu przez Power BI, wysyłane są dodatkowe powiadomienia.
  • Przepływ uruchamiany przyciskiem (ręcznie) – pozwala wykonać powtarzalne zadania z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, za pomocą urządzenia mobilnego po jego manualnym starcie. Przykład: Poproś menedżera o zatwierdzenie danego pliku Excel.
  • Przepływ zaplanowany – wykonuje jedno lub więcej zadań zgodnie z harmonogramem. Przykład: co tydzień pobierz dane z serwera i zapisz je na OneDrive.
  • Przepływ w ramach szerszego procesu biznesowego – dzięki niemu zaplanujesz cały zestaw powiązanych działań, aby osiągnąć pożądany rezultat, podzielony na etapy, kroki, akceptacje.
  • Przepływ nagrany w aplikacji, która nie ma API – nagrywanie ręcznych kroków dla interfejsów (np. innego oprogramowania), a następnie jego powtarzanie. Przykład: ręczne wpisywanie danych na stronach internetowych.

Power Automate pozwala pracować na wielu narzędziach i technologiach jednocześnie, a pliki Excel są jednym z jej elementów. Oto przykład szablonów i operacji, które już teraz można powiązać z pracą w programie Excel.

Power Automate jest bezpłatnie dodawany do Office 365, ale przy większej liczbie przepływów pracy może być potrzebne wykupienie dodatkowych usług.

Power Apps jest jeszcze jednym środowiskiem, które mamy do dyspozycji w ograniczonej wersji jako użytkownicy Office 365. Służy do tworzenia aplikacji z wykorzystaniem danych, także tych zbieranych z programu Excel. Podobnie jak Power Automate pozwala pewne elementy aplikacji wyklikać użytkownikom („low-code”).

Współpraca online

Współtworzenie — wiele osób w 1 pliku OneDrive

To podstawowa zaleta pracy na OneDrive. Wiele osób może pracować na raz na jednym pliku, a ich ikony pojawiają się w prawym górnym rogu współdzielonego pliku.

Taka współpraca powiązana jest z Autozapisem (opisanym niżej) i oznacza, że w przypadku jednoczesnej edycji tej samej komórki, ostatni zapisujący „wygrywa”.

Autozapis i historia wersji dla OneDrive

Autozapis pozwala na tworzenie kopii zapasowej na bieżąco i zastąpił stary mechanizm autobackupu w Excelu.

Aby autozapis działał, plik musi być zapisany na dysku OneDrive lub w zasobach Sharepoint. A co jeśli zmiana niepotrzebnie nadpisze Twój prawidłowy plik (co dzieje się automatycznie)? Na szczęście masz dostęp do poprzednich plików dzięki wersjonowaniu plików.

Dyskusja w komentarzach i wzmianki osób (@)

Przed komentarzami użytkownicy mieli do dyspozycji tylko Notatki. Dzięki Excel 365 możesz nie tylko prowadzić dyskusję w komentarzach, ale także tagować konkretne osoby (użyj symbolu @) oraz przeglądać i akceptować wszystkie komentarze (podobnie jak w programie Word) – opcję tę znajdziesz na karcie Recenzja > Pokaż komentarze.

Wstawianie linków do OneDrive

Nie ma sensu wysyłać za każdym razem plików jako załącznik, gdy odbiorca ma do nich dostęp na OneDrive. Wystarczy wstawić link poprzez kartę Wstawianie. Przycisk znajduje się także w pozostałych aplikacjach pakietu Office.

Skanowanie tabel w aplikacji mobilnej

Po co instalować Excel na smartfonie? Aby mieć opcję skanowania tabeli (np. z gazety lub z wydruku)! To jeden z tych gadżetów, który prędzej czy później na pewno się przyda.

Można też tabelę wgrać ze zdjęcia od razu w Excelu, dzięki poleceniu Pobierz z obrazu. Więcej o tym pisałem tutaj.

Nowe formuły Excel

X.WYSZUKAJ i X.DOPASUJ

Wolne działanie, brak możliwości wyszukiwania w lewo, błąd przy braku znalezienia wyniku. To tylko niektóre wady formuły WYSZUKAJ.PIONOWO, na której stoi wiele raportowych światów.

Problemy te próbuje naprawić formuła X.WYSZUKAJ. Przykłady wykorzystania X.WYSZUKAJ opisałem już w oddzielnym artykule. Ćwiczenia praktyczne nagrałem też jako lekcję wideo w ramach mojego kursu online „JUNIOR”, do którego serdecznie zapraszam!

POŁĄCZ.TEKSTY i ZŁĄCZ.TEKST

Szybkie łączenie tekstów z wielu komórek lub wstawianie separatora tylko, gdy komórka zawierała treść to dwa scenariusze, które spędzały użytkownikom Excela sen z powiek. Dlatego Microsoft zdecydował o dodaniu 2 nowych formuł do arsenału funkcji tekstowych: POŁĄCZ.TEKSTY i ZŁĄCZ.TEKST. Przykłady użycia nowych formuł tekstowych opisałem już na blogu. Są także dostępne jako lekcje wideo w ramach mojego kursu online „JUNIOR”.

WARUNKI i PODSTAW

Każdy, kto zagnieżdżał w Excelu formułę JEŻELI, szybko doceni dwie nowe formuły: WARUNKI i PODSTAW.

Tworzenie IF-a nigdy nie było prostsze. Zobacz przykłady wykorzystania formuły WARUNKI — opisałem je na moim blogu w tym artykule. Są także dostępne jako lekcje wideo w ramach mojego kursu online „JUNIOR”.

Zmiana działania formuł tablicowych (@ i #)

Każda formuła może działać jako tablicowa i nie potrzebujesz Ctrl+Shift+Enter, aby włączyć takie działanie. Formuły potrafią się rozlewać, generować błąd rozlania (#ROZLANIE), a do formuł rozlanych możemy się podłączać, korzystając z operatora #. Możesz decydować, czy dana formuła ma być tablicowa czy nie, korzystając z kolejnego symbolu: @. Więcej o tych formułach mówię w moim kursie online „JUNIOR”.

FILTRUJ, SORTUJ, SORTUJ.WEDŁUG, UNIKATOWE i inne

Dla zwykłego użytkownika to będzie kosmos. Formuły, które potrafią wykonać operację filtrowania, sortowania czy usuwania duplikatów oraz… ich kombinację! Hulaj dusza.

Przykłady pokazałem w moim kursie online „JUNIOR”. Możesz też przeczytać artykuł o nowych formułach tablicowych.

Oprócz tego możesz nie kojarzyć funkcji:

  • WEBSERVICE – do pobierania danych z serwisów internetowych i API (czytaj więcej tutaj).
  • FILTERXML – do wyszukiwania danych w strukturze XML (czytaj więcej tutaj).
  • MIN.WARUNKÓW i MAKS.WARUNKÓW – pochodzą z rodziny LICZ.JEŻELI, SUMA.JEŻELI, LICZ.WARUNKI, SUMA.WARUNKÓW itd.
  • LOSOWA.TABLICA – funkcja LOS, która może wygenerować dane od razu jako tablicę; formuła tablicowa.
  • SEKWENCJA – funkcja do generowania uporządkowanych ciągów liczbowych (np. od 1 do 100); formuła tablicowa.
  • LET – funkcja do definiowana zmiennych w złożonych kalkulacjach (czytaj więcej tutaj).
  • LAMBDA – funkcja do tworzenia własnych funkcji użytkownika (czytaj więcej tutaj).
  • TEKST.PRZED, TEKST.PO i PODZIEL.TEKST – kolejne funkcje tekstowe (czytaj więcej tutaj).
  • 11 nowych funkcji tablicowych do pracy na wierszach, kolumnach i tabelach, o których pisałem tutaj.

Nowe wykresy w Excelu

Nie wszystkie wykresy z tej sekcji pojawiły się dopiero w Excelu 365, ale warto je wyróżnić.

Histogram i Pareto

O rozkładzie danych w formie histogramu więcej przeczytasz tutaj.

O zasadzie 20/80 piszę w tym artykule.

Kaskadowy i Lejkowy

O przepływie finansowym (np. rachunek zysków i strat) w formie wykresu kaskadowego więcej przeczytasz tutaj.

O danych procesowych (np. lejek sprzedażowy) w formie wykresu więcej przeczytasz tutaj.

Skrzynka i wąsy

Za pomocą wykresu pudełkowego porównasz rozkłady w grupach na bazie minimum, 1. kwartylu, mediany, 3. kwartylu, maksimum oraz wyróżnisz obserwacje odstające i średnią. 
Więcej o tym piszę tutaj.

Mapa drzewa i Pierścieniowy

O strukturze i jej wpływie na całość więcej przeczytasz w tym artykule.

Kartogram

Zbuduj mapę kształtów, wykorzystując kolor i granice administracyjne: kraje, województwa, powiaty, kody pocztowe. Mapa jest na bieżąco pobierana z serwisu Bing Maps. Więcej o tym piszę tutaj.

Jeśli chcesz zachować większą kontrolę nad kolorami, polecam w tym zakresie bezpłatnie udostępnione przeze mnie 2 mapy:

  • Mapa Polski Województwa Excel – raporty na poziomie województw.
  • Twoja mapa kształtów Excel – z tym programem możesz zbudować dowolną mapę

Pozostałe mapy i podziały (np. powiaty, gminy, kody pocztowe) do programu Excel i Power BI znajdziesz na mojej stronie, gdzie jest możliwość zakupu gotowych map Polski.

Bajery i wodotryski w Excelu

Nie wszystkie wykresy z tej sekcji pojawiły się dopiero w Excelu 365, ale warto je wyróżnić.

Powiedz mi – wyszukiwarka opcji Excela

Zamiast znajdować polecenie można je wyszukać, wpisując swoje potrzeby w oknie wyszukiwarki. Niestety w polskim Excelu nie działa skrót Alt+Q, ale działa Alt+M (M jak… Microsoft Search).

Pomysły – automatyczna analiza danych

Polecenie Pomysły przenosi znaną z Power BI funkcję analizy zbioru danych (o tym więcej tutaj) w celu poszukiwania wniosków (insights) na płaszczyznę Excela.

Działa jak magiczna różdżka: zaznaczasz dane > Klikasz Pomysły > sprawdzasz, czy Excel znalazł coś ciekawego. W mojej wersji Excela opcja to znika, to się pojawia, ale jest zawsze w wersji anglojęzycznej. Więcej o samych pomysłach pisałem tutaj. 

Ikony i Modele 3D

Ikony przydały mi się już wielokrotnie (o czym pisałem tutaj), a baza obrazów cały czas jest powiększana. Wczytują się jako grafiki wektorowe, więc łatwo zmienić ich rozmiar i formatowanie.

Obracane obrazy, nazywane Modele 3D, wydają się bardziej przydatne dla marketingowców pracujących w PowerPoint, ale może ktoś z Was wstawia ja też w Excelu?

Co jeszcze znajdziemy pod przyciskiem Ikony?

Ikony

Tłumacz i Inteligentne wyszukiwanie

Nie rozumiesz jakiegoś terminu w komórce? Jednym kliknięciem go przetłumaczysz oraz znajdziesz w Internecie jego definicję.

Arkusz prognozy

Potrzebujesz na szybko prognozę? Wykorzystaj automatyczny model prognostyczny dostępny w programie Excel na karcie Dane > Arkusz prognozy. Przykład użycia Arkusza prognozy opisywałem już na blogu.

Wszystko, co nie zmieściło się w pozostałych sekcjach

Zmian jest dużo więcej, ale trudno wszystkie wychwycić i zaklasyfikować. Jakie dodatkowe zmiany zaobserwowałem jeszcze w Excelu?

Domyślne ustawienia tabeli przestawnej

Jeśli lubisz pracować z widokiem tabelarycznym, koniecznie zmień te ustawienia poprzez Plik > Opcje > Dane > Edytuj układ domyślny. Szczegółowo opisałem to w moim kursie online „JUNIOR”.

Są to automatycznie aktualizowane dane geograficzne i giełdowe, które omówiłem w tym artykule. Lista ma wkrótce urosnąć o nowe typy danych.

To już nie opcja Chroń arkusz czy Chroń skoroszyt, a możliwość pełnego zaszyfrowania pliku Excel metodą 256 AES. Ta opcja nie jest co prawda nowa, ale w 2016 r. zmieniła się metoda szyfrowania.

Będzie przydatne, gdy masz ekran dotykowy lub lubisz rysować na kartce w kratkę.

Klikając Plik > Nowy, masz olbrzymi wybór szablonów do pracy.

Przez długi czas zapisywanie do pliku tekstowego z wykorzystaniem najpopularniejszego systemu kodowania Unicode było trudne. Teraz mamy gotową opcję.

Dotychczas kolory w pakiecie Office definiowało się za pomocą trzech liczb R – red, G – green, B – blue; łącznie RGB. Większość nowoczesnych narzędzi i stron internetowych posługuje się jednak zapisem szesnastkowym – jedną liczbą poprzedzoną kratką, np. (37, 160, 218) to #25A0DA. We wszystkich okienkach związanych z kolorem mamy teraz możliwość posłużenia się tym zapisem.

Dzięki aktualizacji budowa prostych przycisków, które odpowiadają na pytanie Tak lub Nie (a w języku formuł Excela PRAWDA lub FAŁSZ), jest prosta i szybka, szczególnie jeśli budujemy całą listę. Oto przykład, w którym do stanowiska chcemy przypisać benefity pracownicze. Zaznaczmy komórki > idziemy na kartę Wstawianie > Pole wyboru. Szczegółowo o tej funkcji pisałem w tym artykule.

Jak skupić wzrok rozmówcy na konkretnej komórce Excela 365? Wypróbuj Fokus na komórce na karcie Widok!

Coś ominąłem?

Znasz inne przydatne nowości w Excelu 365 lub Office 365 w powiązaniu z programem Excel? Pisz do mnie lub skorzystaj z formularza kontaktowego.

Facebook Instagram Twitter Youtube Tiktok