Jako dzieci uwielbialiśmy nauczycieli, którzy potrafili przekazywać wiedzę w formie ciekawych opowieści. Na studiach słuchaliśmy z zapartym tchem prezentacji okraszonych interesującymi anegdotami i przykładami. Jak wykorzystać w pracy i w życiu codziennym fakt, że jesteśmy bardziej interesujący dla słuchacza, kiedy nasza opowieść wzbudza emocje, wpływa na percepcję, pomaga dokonywać wyborów? Idealnym narzędziem będzie storytelling. Gdy dodamy do tego dane, które będziemy prezentować wizualnie, oddziałując zarówno na zmysł wzroku, jak i słuchu naszego odbiorcy, możemy być pewni, że zostaniemy zapamiętani. Tylko jak to osiągnąć?

Storytelling, czyli zarządzanie uwagą w trakcie prezentacji

Storytelling to nowoczesna konwersacyjna technika prezentacyjna, sztuka używania opowieści do wzbudzania emocji, przekonywania do swoich pomysłów, nakreślania przyszłości oraz przybliżania strategii. Opowieści angażują słuchacza, zmuszają do pobudzenia wyobraźni, zapadają też w pamięć. Warto angażować słuchacza w dialog, w historię, dzięki temu adresat naszej opowieści czuje, że przyczynia się do wspólnej misji i jest częścią pewnej całości. Jeszcze przed wynalezieniem pisma ludzie przekazywali sobie informacje poprzez opowieści, opowieści od zawsze są ważną częścią naszego życia. W starożytności dokonania wielkich uczonych były przekazywane ustnie. Historie z życia Jezusa, zanim zostały spisane, były przekazywane przez jego uczniów w formie opowieści. To mama opowiadając nam bajki, uczyła nas, co jest dobre, a co złe. Dorastając, uczyliśmy się wielu rzeczy dzięki opowieściom – na przykład opowieść o żółwiu i zającu nauczyła nas, że w życiu ważna jest wytrwałość i konsekwencja. Opowieści odegrały kluczową rolę w nauce tego, jak się zachowywać i czego oczekiwać. Współcześnie wiele się nie zmieniło. Nadal to opowieści pozwalają nam przekazać sobie wiedzę. Dzięki opowieściom uruchamiamy wyobraźnię.  Jako dorośli możemy wykorzystać opowieści, aby nawigować widownię podczas podróży przez nasze wystąpienie i uzyskać satysfakcjonujący nas rezultat. Każdy prezentujący ma do przekazania pewną historię. Nieważne, czy jest związana z przekonywaniem widowni do swojego pomysłu czy wspólnym przeanalizowaniem jakiegoś problemu, a może z wyjaśnieniem danych na temat sprzedaży, prezenter chce przekazać informacje. Chce to zrobić w sposób najbardziej efektywny. Twórca prezentacji chciałby pozostać niezapomniany, chciałby zaangażować swoją widownię w to, co ma do przekazania. Aby tego dokonać, wykorzystamy moc storytellingu.

Prezentacja ≠ nuda

Prezentacja kojarzy się większości osób ze slajdami stworzonymi w Power Point lub innym podobnym programie służącym do wizualizowania i przekazywania odbiorcom informacji, pomysłów, danych liczbowych, strategii. Tak naprawdę stworzenie slajdów jest rzeczywiście pierwszym elementem naszej prezentacji. Dlatego też przygotowujemy slajdy wklejając do nich dane i wykresy, które przygotowaliśmy w Excelu. Wypisujemy najważniejsze informacje, które mamy do przekazania. Dbamy o profesjonalny wygląd naszych slajdów – dane staramy się przedstawić w sposób przejrzysty, informacje do przekazania formujemy w zwięzłe punkty, używamy niemęczących wzroku kolorów. Takie jest wyobrażenie i praktyka prezentowania. Slajdy jednak nie są rdzeniem naszej prezentacji.  Są tylko pewnym rodzajem szkicu, planu, który ułatwi nam chronologiczne przedstawienie wszystkich niezbędnych faktów. Slajdy pomogą także zapamiętać wszystkie szczegóły, które mamy do przekazania, a w sytuacji stresującej, jaką jest bez wątpienia publiczne wystąpienie, nie jest to wcale łatwe. Prezentacja pomoże odbiorcom zorientować się, które informacje z prezentacji są kluczowe. Ale to nie slajdy są najważniejszym elementem naszej prezentacji. Najważniejsza jest umiejętność przekazania danych w odpowiedni sposób.

Po pierwsze: użyjmy do swojej prezentacji opowieści

Podczas prezentowania poczujmy się jak narratorzy, którzy pragną zapoznać odbiorców ze swoim światem. Tym światem są dane i informacje, które chcemy zaprezentować. Możemy użyć w tym przypadku pewnej metafory: chcemy przybliżyć widowni przepiękny widok ze szczytu górskiego na malowniczą dolinę. Mamy dwa wyjścia. Pierwszym z nich jest opowiedzenie o tej pięknej panoramie, o owcach pasących się w dolinie, o zapachu górskiego powietrza, o kolorze różnych gatunków drzew, które porastają zbocza. Drugim i lepszym wyjściem będzie wspólna wspinaczka na szczyt, żeby nasi odbiorcy sami zobaczyli ten zapierający dech w piersiach widok. I tak jest ze skuteczną prezentacją. Chcemy wprowadzić  w ten świat naszą publiczność. Pragniemy, aby przybliżane przez nas informacje stały się autentyczne i ważne, a przy tym ciekawe. Taki rezultat osiągniemy za pomocą odpowiedniej historii. Aby zbudować opowieść na początku musimy odpowiedzieć na poniższe pytania:

• „Co” jest tematem naszej opowieści?
• „Kto” jest jej bohaterem?
• „Jak” kończy się  ta historia?
• „Dlaczego” tak się zakończyła?
• „Co z tego” wynika?

Powyższe elementy opowieści powinny być związane z naszymi danymi oraz powinny urzeczywistniać informacje, które mamy do przekazania. Należy użyć opowieści, ponieważ nadaje sens i porządek naszej prezentacji. Odpowiednio dobrana historia scala poszczególne części. Przybliża, jak może wyglądać przyszłość. Sprawia, że odbiorcy angażują się w prezentacje, mogą odnieść się do danej sytuacji. Ponadto opowieść ułatwia naszą pracę, ponieważ „ożywia” nasze dane i pomaga zapamiętać kluczowe zagadnienia. Dobry mówca powinien także nawigować zebranych w taki sposób, aby ich tok myślenia był zbieżny z tym, który jest pożądany przez autora. Pomyślmy więc o rozbudowanym przykładzie dla tego, co chcemy przekazać w trakcie prezentacji. Na storyboardzie  narysujmy sceny. Dzięki przygotowaniu i wyobrażeniu sobie scen sprawimy, że opowieść będzie nam bliższa. Dzięki rozrysowaniu scen pobudzimy własną wyobraźnię. Jaka jest siła opowieści? Ogromna. W starożytności Homer został oślepiony po to, aby lepiej pamiętał i opowiadał długie epopeje. Arystoteles za to uważał, że „opowiadacz” powinien przeżywać swoją historię,  aby słuchacze zostali wciągnięci w jego opowieść.

Po drugie: autentyczność to jest to!

Prezentując dane bądźmy autentyczni, prawdziwy. Widownia to wyczuje, dzięki czemu uzna naszą prezentacje za wiarygodną. Będzie chciała się w nią zaangażować. Poczuje się z nami, a właściwie z naszą historią, związana. Najlepiej jest opowiadać jak do jednej osoby. Kiedy opowiadamy jesteśmy przystępni, ekspresywni i naturalni, a odbiorcy zasłuchani. Bądźmy świadomi tego, że zebrani na pewno słyszeli już mnóstwo długich i nudnych prezentacji. Stosując data storytelling sprawimy, że nie zapomną naszego wystąpienia i zapewne nas samych przez długi czas. Najlepszym sposobem na wzbudzenie zainteresowania jest użycie opowieści, która będzie związana z informacjami, które chcemy przekazać. Spersonalizowanie naszej opowieści dodatkowo wzbudzi emocje w adresatach naszej prezentacji. Postarajmy się dostosować historię do oczekiwań naszej widowni. Jeżeli prezentujemy dla znanych nam osób i wiemy, że interesują się muzyką, opowiedzmy anegdotę lub metaforę związaną z muzyką i jednocześnie odnoszącą się do danych. Opowieść nie musi wiązać się z sednem sprawy, wystarczy luźny związek.

Po trzecie: siła wizualizacji

Sprawmy, aby oprócz ciekawej opowieści nasza prezentacja była pewna obrazów, wykresów, grafów. Oczywiście związanych z tematem i użytych w odpowiednim momencie. Wizualizacja jest jednym z narzędzi efektywnej komunikacji. Ponadto ludzie są zazwyczaj wzrokowcami i użycie grafiki spowoduje łatwiejsze przyswajanie przez nich faktów. Prawidłowe użycie elementów grafiki umożliwi zwrócenie uwagi na główne informacje, zobrazuje dysproporcje pomiędzy prezentowanymi danymi. Użycie obrazów może być pomocne w przypadku chęci przekazania negatywnych dla odbiorców danych. Chcemy pokazać zagrożenie ze strony konkurencji – możemy jako tła dla danych użyć na przykład rekina ludojada.  Taki element na pewno przykuje uwagę i podkreśli negatywny charakter informacji.  

Źródło: http://dunceacademy.com/

Po czwarte: Nie utrudniajmy

Przypomnijmy sobie prezentacje, podczas których autor nie przedstawiał żadnych konkretnych pomysłów. Prezentowane dane były zagmatwane, a wnioski niejasne. Często takie prezentacje ciągnęły się niemiłosiernie, a slajdy wyglądały jak tekst przepisany z „Pana Tadeusza”. Czy chcemy to powtórzyć i sprawić, żeby nasza widownia czuła się tak samo podczas tych prezentacji, czyli znudzona i senna? Oczywiście, że nie! Dlatego też nasze wystąpienie powinno być konkretne, zwięzłe i dogłębnie analizujące wybrane zagadnienia. Wnioski powinny być jasne i jednoznaczne, aby nie zostawiać miejsca do polemizowania. Czytelne komunikaty pozwalają na przewidzenie zachowania zebranych. Mimo oczywistej pokusy opowiedzenia jak największej ilości anegdot i metafor, powinniśmy zastosować się do powszechnej zasady: mniej znaczy więcej. Dlatego też wybieramy opowieść, która najbardziej pasuje do naszej prezentacji. Metafora powinna być spójna z naszym tematem. Slajdy powinny być czytelne i zawierać tylko kluczowe zagadnienia, które podczas prezentacji będą rozwijane i potwierdzane przykładami. Zapamiętajmy, że mózg naszego odbiorcy jest w stanie przyswoić około 3-5 głównych założeń. Skoncentrowanie się wokół jednej opowieści będzie prostsze i spowoduje szybsze sformułowanie wniosków.

Po piąte: angażujmy widownię i prowadźmy ją do wspólnych wniosków

Autor prezentacji, który skupia się wyłącznie na sobie i swoim wystąpienia  nie odniesie sukcesu, jeżeli nie zaprosi odbiorców do swojego świata. Tylko w taki sposób prezentacja stanie się tematem wspólnym, a poruszane zagadnienia będą ważna dla wszystkich członków naszego wystąpienia. Dobrze jest czuć się częścią pewnej strategii, koncepcji i mieć świadomość, że ma się na coś wpływ. To uczucie warto wykorzystać, aby nasza prezentacja stała się emocjonująca. Niezbędne staję się prowadzenie wspólnej dyskusji poprzez zadawanie pytań, zachęcanie do dzielenia się pomysłami na forum oraz przez skupianie się na potrzebach widowni. Nie jest to łatwe i wymaga niezwykłej odwagi i przygotowania merytorycznego, ponieważ członkowie naszej dyskusji mogą zadań najróżniejsze pytania bądź sugerować różne rozwiązania danego problemu. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie podczas wystąpienia krótkich warsztatów, które zaangażują wszystkich, a nie tylko tych aktywnych. Mini warsztaty mogą mieć postać pracy w grupach nad zadanym tematem, a następnie prezentowanie wyników pracy przez wszystkich członków grupy. Ta metoda wykorzystywana jest często podczas nauki w szkole wyższej , ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wykorzystać ją także w pracy (o ile charakter spotkania na to pozwoli). Możemy także zachęcić do dalszej dyskusji na wspólnym forum internetowym, blogu, grupie dyskusyjnej. Dajmy naszym słuchaczom niezbędne narzędzia, aby mogli wyrazić swój punkt widzenia.

Cztery najczęściej stosowane rodzaje opowieści w storytellingu

1. Kim jestem? – opowieści o człowieku. Są nakierowane na śledzenie rozwoju i przemiany.  Historie tego typu opowiadają również o drobnych błędach, porażkach i wnioskach, które zostały wyciągnięte.
2. Dlaczego jestem tutaj? – pokazują idee, pomysł, związki przyczynowo-skutkowe, działania i rozwiązania. Budują zaufanie u odbiorców.
3. Wizja – stymulują kreatywność, inspirują do działania i wcielania w życie nowych pomysłów. Niosą duży ładunek emocjonalny.
4. Uczące – przybliżają zagadnienia, gromadzą przykłady, które pozwalają lepiej zrozumieć i zapamiętać.

Co to jest data storytelling? – czyli opowiadanie historii ukrytej w danych

Data storytelling to odmiana storytellingu, która bazuje na opowiadaniu historii ukrytej w danych za pomocą wizualizacji. Data storytelling odpowiada na pytanie:  jaką historię chcą przekazać dane? Użycie odpowiedniej wizualizacji danych pomoże opowiedzieć wyczerpującą historię za pomocą jednego wykresu, grafiki. Przykłady najlepszych wizualizacji zostaną przybliżone w kolejnym artykule. Zadaniem analityka danych i zarazem prezentera jest przygotowanie danych oraz wymodelowanie ich w odpowiedni sposób. Kolejnym krokiem jest zrozumienie i wykorzystanie odpowiednich narzędzi IT. Ostatnim elementem data storytellingu jest posiadanie umiejętności niezbędnych to opowiedzenia historii  za pomocą danych. Same dane nie znaczą wiele, jeżeli nie potrafimy przekształcić ich w informacje.

Data storytelling – dobre i złe praktyki

• Wprowadzanie w błąd – kontekst ma wpływ na to, jak ludzie interpretują dane przez nas dostarczane. Upewnijmy się, że ani kolor ani styl, którego używamy, nie wprowadza żadnej iluzji optycznej. W przypadku używania wykresu kolumnowego upewnijmy się, że oś zaczyna się od zera. Postarajmy się, aby nic co prezentujemy nie wprowadzało naszych odbiorców w błąd.
• Nadmiar wizualizacji – to że program, z którego korzystamy, zawiera mnóstwo funkcjonalności,  nie oznacza że musimy ich wszystkich użyć podczas tworzenia naszej prezentacji. Starajmy się korzystać tylko z funkcjonalności, które są nam rzeczywiście potrzebne. Wszelkie pogrubienia, cieniowania również są zbędne.
• Wyróżnienie odpowiednich danych – jeżeli chcemy podkreślić najważniejsze informacje, na które chcemy zwrócić uwagę naszych słuchaczy, warto je zaznaczyć używając koloru lub zmieniając rozmiar tekstu.
• Prostota – skomplikowana wizualizacja może sprawić kłopot w odczytywaniu z niej danych. Unikajmy wszystkiego , co nie ma informacyjnej wartości. Możemy także wyeliminować potrzebne, lecz mniej ważne informacje poprzez pomniejszenie ich, zmianę ich koloru na szary lub zmianę ich pozycji na wizualizacji na mniej rzucającą się w oczy.
• Strategiczne użycie koloru – kolor pomaga zrozumieć odbiorcom, w którym momencie powinni się skupić i na jakich danych, dlatego też używajmy koloru roztropnie. Weźmy pod uwagę , że około 10% ludzi nie rozróżnia koloru i może być uciążliwe rozróżnienie odcieni koloru czerwonego i zielonego.
• Odpowiedni format wizualizacji – wykres liniowy sprawdza się przy prezentowaniu trendu w czasie. Natomiast wykres kolumnowy jest idealny do porównywania danych skategoryzowanych.  Wykres kołowy jest uznawany za trudny do interpretowania, a wykres 3D może być zbyt chaotyczny i jest prawie niemożliwe, aby przekrzywione serie danych odczytywać poprawnie. Możemy również użyć kartogramów, infografik itd.
• Dostosujmy prezentację do słuchaczy – wszystko, co robimy jest dla naszych słuchaczy. Dlatego też wszystko w całym procesie: od ustalenia co chcemy przekazać do zdecydowania jakie dane chcemy pokazać, w jaki sposób je pokazać, kiedy wzbudzić zainteresowanie i jaką historię mamy do przekazania – wszystko to powinno być zgodne z potrzebami naszych odbiorców.
• Innowacyjne rozwiązania – nowością jest użycie interaktywnych wykresów, które wraz z rozwojem naszej opowieści, zmieniają się – możemy tym oczywiście sterować. Mistrzem w wykorzystaniu wykresów interaktywnych jest Hans Rosling – szczegóły w kolejnym artykule na temat najlepszych przykładów data storytellingu.

Najlepsze przykłady data storytellingu

Specjalnie dla Was zebraliśmy najlepsze przykłady opowieści z użyciem danych. Koniecznie przeczytajcie więc kolejny artykuł i podzielcie się swoimi doświadczeniami.