Całe firmy przenoszą się już do rozwiązań chmurowych, a razem z tą transformacją podążają również nasze pliki. Naturalnym wyborem dla użytkownika programu Excel jest dysk OneDrive od Microsoftu, który dostajemy w pakiecie Office 365. Jakie daje korzyści względem praca na swoim dysku twardym?

Czym właściwie jest OneDrive?

Wcześniej nazywany był SkyDrive, ale po przegranym procesie Microsoft zmienił jego nazwę na OneDrive. Powstał w 2007 roku, w Polsce zaś pojawił się w 2008. Jest to wirtualny dysk, który pozwala na przechowywanie plików, obrazów, zdjęć poza własnym komputerem czyli w chmurze. Jest to jeden z największych graczy na rynku rozwiązań dysków chmurowych.

Dlaczego właśnie OneDrive?

Naturalnie jeżeli korzystamy z innych narzędzi Microsoft, np. z pakietu Office, wówczas najłatwiej jest się przenieść na rozwiązania chmurowe tego samego producenta. Takie rozwiązanie zwykle daje efekt symbiozy.

1. Zdalny dostęp

Dane dostępne są wszędzie, gdzie istnieje Internet. Umieszczane są w chmurze, więc gdy nawet jesteśmy poza miejscem pracy, mamy problem ze zdalnym dostępem do sieci pracodawcy. Dane na OneDrive są wciąż dostępne i gotowe do użycia.

2. Edycja przez wiele osób w tym samym czasie

Na bieżąco w tym samym dokumencie kilkoro współpracowników może wprowadzać zmiany. Dla każdego użytkownika przypisany jest kolor, którym jego zmiany są oznaczone. OneDrive pozwala w tym miejscu na określenie ostatecznej wersji pliku. Nie ma problemu z ustaleniami, która wersja jest właściwa. Tym samym powstaje mniejsza ilość plików, mniejsze zużycie pamięci, co w efekcie wpływa na lepsze zarządzanie całym zbiorem danych.

3. Udostępnianie plików i linków

Dużo łatwiej zarządzać uprawnieniami do plików. Tak jak w samym Excelu można pliki zahasłować, ale dodatkowym atutem jest to, że można to zrobić ze względu na użytkownika.

W łatwy sposób można też przekazywać linki do pliku, wewnątrz organizacji czy poza nią. Osoba odczytując link zawsze ma dostęp do aktualnego źródła (pod warunkiem, że jest aktualizowane), z tego samego miejsca (czyli linku).

4. Tracące ważność linki

Każdy z nas wie jak ważna jest aktualnie ochrona w cyberprzestrzeni. OneDrive daje jej kolejny poziom. W usłudze można dodatkowo określić po jakim czasie link do takiego zasobu wygaśnie i nie będzie już aktywny.

5. Synchronizacja oraz praca offline

Wszystko świetnie działa gdy mamy Internet. Co w sytuacji gdy go zabraknie? Wówczas tworzona jest lokalna kopia plików czy folderów . W ten sposób dokumenty istnieją również offline. Po powrocie do sieci, zmiany w plikach lokalnych są przenoszone na chmurę, zaś lokalne pliki również zostają zaktualizowane o modyfikacje dodane przez innych użytkowników.

6. Możliwość pobrania plików lokalnie

Jeżeli zaistnieje potrzeba, zawsze dany plik zamieszczony w chmurze można pobrać i pracować na nim lokalnie. Przyda się to dla najważniejszych plików, których aktualna kopia ma być zawsze na naszym komputerze, nawet bez połączenia z Internetem.

7. Odzyskiwanie plików

Microsoft daje gwarancję na możliwość odzyskania plików czy folderów nawet sprzed 30 dni. Daje to duży komfort pracy. Być może w organizacji, pracując w sieci, zastosowane są reguły archiwizowania danych. Ale już w folderach lokalnych te reguły mogą nie obowiązywać. Stąd rozwiązanie OneDrive wydaje się być dużo bezpieczniejsze.

8. Połączenie z Power BI

Skoroszyty programu Excel przechowywane w usłudze OndeDrive mogą być świetnym źródłem dla raportów i wizualizacji w usłudze Power BI. Jednocześnie dane jak i wizualizacja mogą współistnieć w chmurze i być ze sobą połączone. Następuje automatyczna aktualizacja zmian wprowadzonych w skoroszytach, w usłudze Power BI. Automatyczne połączenie, a tym samym dane, odświeżane są co około godzinę, o czym bardziej szczegółowo pisałem w artykule o połączeniu środowiska Excel z Power BI.

Ważną informacją jest to, że usługa Power BI obsługuje pliki xlsx oraz xlsm . Maksymalny rozmiaru plików to 1GB.

9. Wielkość przestrzeni w chmurze oraz korzystne pakiety

W zależności od potrzeb i zamożności kieszeni można zdecydować się na różnego typu pakiety. Przy zakupie usługi Office365 dla firm otrzymujemy 1TB przestrzeni w każdym pakiecie.