Jakie błędy w danych mogą się pojawić?

W lekcji poruszam kilka typowych błędów, które pojawiają się w pracy z danymi:

• Data błędnie wpisana – nie z tego roku
• Liczba spoza zakresu dopuszczalnych wartości
• Pole nieuzupełnione
• Pole inne niż do wyboru z listy
• Kwoty się nie zgadzają
• WYSZUKAJ.PIONOWO zwraca #N/D

Lista problemów z danymi zależy od Twojego źródła danych i będzie wynikać z Twoich doświadczeń. Power Query nie naprawi wszystkich danych, ale pozwoli Ci szybko wyłapać błędy.

Kurs „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów” – co tydzień nowe wideo

Przed Tobą 22. lekcja z serii „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów”. W kursie ukazały się dotychczas:

• Lekcja 1. Wczytaj przyjazny plik tekstowy
• Lekcja 2. Napraw „popsuty” plik tekstowy
• Lekcja 3. Połącz dane z wielu plików i uniknij Ctrl+C i Ctrl+V
• Lekcja 4. Najgorszy plik tekstowy, jaki mi się trafił
• Lekcja 5. Pobierz dane z pliku bankowego .MT940
• Lekcja 6. Dołącz w pionie wiele arkuszy z 1 pliku
• Lekcja 7. Wstaw tabelę przestawną na zapytaniu Power Query
• Lekcja 8. Porównaj 2 pliki Excel ze środkami trwałymi
• Lekcja 9. Zbuduj w Excelu saldo kont na bazie tabeli księgowań
• Lekcja 10. Napraw scalone komórki i spivotowane dane
• Lekcja 11. Pobierz plik z dysku OneDrive lub SharePointa
• Lekcja 12 i 13. Pobierz folder plików z dysku OneDrive lub SharePoint
• Lekcja 14. Pobierz dane z plików otrzymywanych regularnie na e-mail
• Lekcja 15. Pobierz dane do Excela z pliku PDF
• Lekcja 16. Pobierz dane z wielu plików PDF na raz
• Lekcja 17. Pobierz dane z pliku plik XML z deklaracją JPK_VAT
• Lekcja 18. Automatycznie pobieraj do Excela kursy walut z NBP
• Lekcja 19. Sprawdź kontrahenta na białej liście podatników przez API
• Lekcja 20. Pobierz hurtowo dane o wielu kontrahentach z KRS API?
• Lekcja 21. Sprawdź jakość danych w Power Query

Kurs bazuje na codziennych wyzwaniach z działów finansów, kontrolingu i księgowości 💲. Co tydzień pojawi się krótki film, w którym pokażę, jak każdy użytkownik Excela 💚 i Power BI 💛 może usprawnić swoją pracę.

Jeśli temat wykorzystania Power Query, Power Pivot, Power BI i dashboardów w pracy z danymi Cię interesuje, zapisz się na kurs POWER, zorganizuj szkolenie zamknięte lub weź udział w szkoleniu otwartym i rozpędź swoją karierę.

Jak zbudować zapytania monitorujące jakość danych w Power Query?

Pobierz plik Excel i ucz się razem ze mną

Tu możesz pobrać plik Excel i powtórzyć lekcję samodzielnie.

Przypomnienie: Pobieranie danych z folderu poprzez Power Query

Zbudowanie zapytania do folderu wygląda tak:

• Utworzyć folder na dysku lokalnym, dysku sieciowym lub online
• Zbudować zapytanie do folderu i połączyć wszystkie dane (odpowiednik ręcznej operacji Dołączanie)
• Dodawać kolejne pliki do folderu i aktualizować dane poprzez kliknięcie Odśwież

Oto przykład działającego zapytania:

Co się stanie, jeśli nie wychwycimy błędów?

Standardowy proces pobierania danych bazuje na przykładowym pliku. Jeśli w nowym pliku dojdzie nowa kolumna lub stara ulegnie zmianie, raport będzie niekompletny.

W naszym scenariuszu:

• zmianie ulega kolumna Numer zamówienia na Numer faktury
• dochodzi nam nowa kolumna Marża.

Po dodaniu nowego pliku do folderu i odświeżeniu zapytania, otrzymamy puste numery zamówienia i zgubimy nową kolumnę.

Pamiętaj: Power Query to też narzędzie do sprawdzania jakości danych

Power Query jest nie tylko programem do przygotowania procesu pobierania i transformacji danych, ale też świetnym miejscem na wychwycenie błędów. Błędy można zbierać w dodatkowych arkuszach lub raportach błędów i weryfikować prze udostępnieniem raportu.

Sprawdzanie błędów może odbywać się na wiele różnych sposobów, ale zwykle jako dodatkowe zapytania zatytułowane: Błędy. Dodatkowe zapytania tworzymy poprzez Scalanie, Duplikuj lub Odwołanie.

Krok 1: Zbuduj zapytanie z listą kolumn dla pierwszego pliku

Tworzymy odwołanie do zapytania Przekształć przykładowy plik.

Teraz czas na opuszczenie nagłówków do pierwszego wiersza.

Na koniec zostawiamy tylko 1 wiersz i transponujemy.

Krok 2: Zbuduj zapytanie z listą kolumn ostatniego pliku

Zapytanie rozpocznij od zduplikowania zapytania głównego.

Następnie usuń z niego niepotrzebne kroki, zostawiając tylko dwa pierwsze (1) > Posortuj pliki (2) tak, aby ostatni plik był na końcu (tu przydaje się odpowiednie nazewnictwo plików) > Zachowaj ostatni 1 wiersz (3).

Dodaj kolumnę niestandardową z poleceniem Excel.Workbook (1), a w kolejnym kroku wejdź do środka arkusza, klikając Table (2) x 2.

Następnie zachowaj 1 wiersz.

Na koniec Transponuj.

Krok 3: Scal zapytania jako Pełne zewnętrzne

Zapytania scalamy, wybierając jako rodzaj sprzężenia Pełne zewnętrzne.

Dzięki temu po rozpakowaniu dostaniemy wszystkie kolumny z obu plików.

Pamiętajmy, że kolejność kolumny przy pobieraniu plików z folderu nie ma znaczenia – liczy się nazwa kolumny.

Na koniec możemy dodać np. kolumnę warunkową.

Krok 4: Przygotuj raport w Excelu lub w Power BI

Do Excela (lub modelu danych Power BI) ładujemy tylko ostatnie zapytanie sprawdzające, a następnie tworzymy dowolny raport. Może być on pełną listą kolumn lub tylko raportem błędów.

Krok 5: Testujemy błędny plik

Co się wydarzy, gdy dodamy do folderu plik o innych kolumnach? Dodając dodatkowo Indeks kolumny możemy szybko zobaczyć, które kolumny się zmieniły.

Pobierz plik z zapytaniem i zerknij do środka Power Query

Tu możesz pobrać plik Excel z gotowym raportem.