Pytania uczestników kursu Tabele przestawne Excel

Oto pytania kursantów, które stały się lekcją 14.:

• 14.1. Jak pokazać wszystkie okresy na osi czasu?
• 14.2. Dlaczego nie ma lat po zgrupowaniu dat?
• 14.3. Jak ukryć elementy usunięte ze źródła danych?
• 14.4. Jak zamiast pustej komórki pokazać 0?
• 14.5. Jak posortować elementy w tabeli lub na fragmentatorze?
• 14.6. Jak ustawić szablon tabeli przestawnej i włączyć układ klasyczny?
• 14.7. Czy można usunąć dane źródłowe z pamięci tabeli przestawnej?
• 14.8. Jak uniknąć znikania formatowania wykresów przestawnych?
• 14.9. Do czego służy przycisk „Opóźnij aktualizację układu”?
• 14.10. Czy tabela przestawna może być kompaktowo-tabelaryczna?
• 14.11. Jak odpiąć wykres przestawny?
• 14.12. Jak zablokować zmianę kolorów w legendzie?
• 14.13. Jak osadzić tabelę przestawną i wykres przestawny w PowerPoint?

Filmy wideo znajdziesz bezpłatnie na YouTube lub na platformie Akademia SkuteczneRaporty.pl – linki na stronie kursu o tabelach przestawnych.

Masz inne pytania nt. tabel przestawnych?

Ślij je śmiało na kontakt@skuteczneraporty.pl. Być może staną się kolejnymi lekcjami.

Wszystkie nowe wykresy (Histogram, Pareto, Skrzynka-wąsy, Mapa drzewa, Kaskadowy, Lejkowy) nie mogą być wstawione w tabeli przestawnej. A co jeśli nasze dane są w tabeli przestawnej? W poniższym artykule wykorzystamy kilka trików, które umożliwią wykorzystanie tych wykresów. Podobne sztuczki były już wykorzystywane w artykułach na temat wykresu punktowego w tabeli przestawnej oraz fragmentatorów.

Przykład będzie bazował na wykresie typu Mapa drzewa (ang. treemap). Jest to wykres służący do przedstawiania dużych zbiorów danych, które zostały uporządkowane hierarchicznie lub zostały skategoryzowane. Więcej o mapie drzewa, zasadach jej tworzenia i wykorzystywania można znaleźć w artykule Mapa drzewa. Mapę drzewa możemy znaleźć na liście wykresów dostępnych w Excelu 2016.

Przygotowanie danych w programie Excel

Wykres przestawny w formie mapy drzewa zostanie przygotowany na podstawie poniższych danych źródłowych: szczegółowe dane dotyczące zakupu poszczególnych produktów.

Utwórzmy z danych tabelę przestawną: jako Wartości pokażmy sumę ze Sprzedaży, jako Wiersze – Podkategorie produkt i Nazwy produktu.

Budowa dynamicznych nazw zdefiniowanych jako źródło wykresu

Spróbujemy teraz na podstawie danych z tabeli przestawnej stworzyć wykres w postaci mapy drzewa – wykres niestety nie jest dostępny.

W tym ćwiczeniu wykorzystam podejście z dynamicznymi nazwami zdefiniowanymi. Stwórzmy na podstawie tabeli przestawnej nazwy zdefiniowane (Ctrl+F3).

Pierwsza z nazw odnosi się do wartości Sprzedaży. Zastosowanie w odwołaniu formuły Przesunięcie umożliwi aktualizowanie przeszłego wykresu wraz ze zmianą zakresu tabeli przestawnej.

Kolejna nazwa zdefiniowana odwołuje się do Kategorii i także stosujemy formułę Przesunięcie.

W Menedżerze nazw możemy podejrzeć utworzone zakresy.

Budowa mapy drzewa na tabeli przestawnej Excel

Kolejnym krokiem będzie wstawienie Mapy drzewa (na razie bez wskazania żadnych serii danych).

Dopiero teraz wskażmy źródło danych.

Dodajmy serie dane w sposób jak poniżej – jako wartość serii wskażmy zdefiniowaną wcześniej nazwę „dane” (plik Excel nowi nazwę raport, stąd taka nazwa wartości serii).

Natomiast etykiety będą się odwoływać do nazwy zdefiniowanej „Kategorie”.

Wskazane źródła danych wyglądają jak poniżej:

Mapa drzewa na podstawie powyższych serii wygląda jak poniżej.

Dodajmy jeszcze etykiety.

Ostatnim krokiem będzie wstawienie filtrów: osi czasu oraz fragmentatorów. Opcje te są dostępne w wersji Excel 2016 w zakładce Wstawianie. Możemy sprawdzić, że Mapa drzewa reaguje na zamiany na osi oraz we fragmentatorach – jak widać poniżej działa świetnie! Powyższe czynności pomogły stworzyć Mapę drzewa, która jest interaktywna.

Szablon wykresu Excel do pobrania

Wszystkie szczegóły dotyczące Mapy drzewa oraz powyższych kroków są dostępne w załączonym szablonie Excel z mapą drzewa na wykresie przestawnym.

Kopiowanie formatowania wykresu

W poniższym artykule wykorzystamy ciekawą sztuczkę dotyczącą kopiowania formatu (kolorów, czcionek, osi, itd.) z jednego wykresu do innego bez konieczności ręcznej zmiany każdego z elementów. Na potrzeby formatowania stworzymy wykres panelowy złożony z czterech małych wykresów kolumnowych. Wykres zostanie stworzony na podstawie poniższej tabeli z danymi dotyczącymi wielkości zamówień, sprzedaży, zysku oraz marży w poszczególnych latach.

Na podstawie każdej z kolumn wstawmy wykres kolumnowy.

Stworzone wykresy ustawmy w poniższy sposób oraz zmieńmy rozmiar na jednakowy.

Sformatujmy pierwszy z wykresów: kolor czcionek oraz serii danych będzie szary, usuńmy linie siatki.

Zaznaczmy pierwszy wykres i go skopiujmy (Ctrl+C). Następnie zaznaczmy kolejny wykres, a w opcjach wklejania wybierzmy na karcie Narzędzia główne > Wklej specjalnie.

Po wyborze Wklejania specjalnego pojawi się poniższe okno.

Wybierzmy teraz Formaty.

Wygląd drugiego wykresu jest teraz spójne z pierwszym.

Powyższy zabieg powtórzmy jeszcze dwa razy, stając na kolejnych wykresach i naciskają F4 (czyli powtórz ostatnią operację):

Jakie korzyści płyną z korzystania z pamięci podręcznej tabeli przestawnej?

Przede wszystkim optymalizacja funkcjonowania tabeli przestawnej. Nawet w przypadku tysięcy wierszy z danymi, tabela przestawna nie będzie miała żadnego problemu z ich szybkim przeliczeniem. Można do woli  przeciągać dane do wierszy/kolumn/wartości/filtrów, a pivot będzie natychmiast pokazywał efekty tych przeliczeń. Właśnie takie bezpośrednie połączenie pamięci z pivotem umożliwia szybką i efektywną modyfikację danych.  Kiedy tworzymy drugą tabelę przestawną w tym samym pliku to również ona łączy się z pamięcią podręczną, a nie danymi źródłowymi. Użycie pivot cache umożliwia także minimalizację pliku, co jest bardzo ważne w przypadku bardzo rozbudowanych danych.

Pivot cache tworzy się już w momencie wybrania polecenia utworzenia tabeli przestawnej.

Powyższa tabela przestawna pokazuje sumę sprzedaży w poszczególnych kategoriach i podkategoriach. Żeby sprawdzić działanie pivot cache zmieńmy jedną z wartości sprzedaży jak poniżej:

Tabela przestawna nie zaktualizuje się natychmiast po wprowadzeniu nowej wartości, dlatego że zaktualizowaliśmy dane źródłowe, a pivot korzysta z pivot cache. Aby zaktualizować pivot cache wystarczy odświeżyć pivoty. Możemy to zrobić poprzez kartę Analiza Tabeli Przestawnej,…

…przez polecenie Odśwież wszystko w Danych lub klikając prawym przyciskiem na pivota i wybierając polecenie Odśwież.

Teraz dane w tabeli zaktualizowały się o zmienioną wartość.

Pivot cache niesie ze sobą następujące zachowania:

1. Kiedy odświeżamy jednego pivota odświeżają się wszystkie pozostałe tabele połączone do pamięci podręcznej pivota.
2. Kiedy będziemy grupować dane w jednej tabeli przestawnej, grupowanie to będzie użyte we wszystkich tabelach.
3. W przypadku wstawienia pola kalkulacyjnego do jednego pivota, pojawi się ono również w pozostałych tabelach.

Powyższe zachowania dotyczą oczywiście tabel, które korzystają z tym samych danych. Kiedy każdy z pivotów będzie korzystał z innych danych, a co za tym idzie innych pivot cache, takie sytuacje nie będą miały miejsca.

Jak zbudować tabelę przestawną Excel na tych samych danych, ale w nowym cache’u?

Zdarzają się sytuacje, kiedy chcemy uniknąć dzielenia jednej pamięci podręcznej pivota przez wszystkie stworzone tabele przestawne (chcemy uniknąć powyższych zachowań). Aby stworzyć tabele przestawne korzystające z różnych pivot cache, potrzebujemy dodać przycisk kreatora tabel przestawnych: Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp > Polecenia, których nie ma na Wstążce > Kreator tabeli przestawnej > Dodaj.

Następnie wstawiamy tabelę przestawną za pomocą kreatora tabel przestawnych.

Po przejściu przyciskiem Dalej otrzymamy możliwość wyboru, czy do tworzonej tabeli przestawnej chcemy korzystać ze stworzonej już pamięci podręcznej czy chcemy stworzyć nową – wybieramy tę drugą opcję (klikając Nie).

Aby sprawdzić działanie niedzielonej pamięci – zmieńmy jakąś wartość (która pojawia się w obu tabelach przestawnych) w danych źródłowych, odświeżmy jedną z tabel przestawnych, dane powinny ulec zmianie, natomiast druga tabela powinna mieć poprzednie wartości.