Dane finansowe w tabeli Excel

1. Wynik najważniejszy

Twój aktualny wynik, nazywany standardowo ACT = Actual, powinien odgrywać główną rolę. Dlatego jego kolor ma być dominujący, wg mnie prawie czarny.

2. Pokaż zeszły rok w tle

Wynik porównawczy z zeszłego roku (PY = Previous Year) umieść w tle. Możesz to zrobić na 2 sposoby jednocześnie: lżejszy kolor i nakładanie kolumn. W przykładzie poniżej zastosowałem w Excelu pustą kolumnę D, która sprawia, że LY jest przesunięte względem ACT.

3. Cel (budżet /plan / target) jako linia

Ten punkt nie jest tak oczywisty, gdyż jest wiele sposobów na pokazanie budżetu (BDT = Budget). Jednak zbudowanie jednego standardu w postaci linii poziomej (dla wykresów kolumnowych) i pionowej (dla słupkowych) pozwoli na szybszą ocenę sytuacji w każdym kolejnym raporcie.

4. Pokaż prognozę linią przerywaną

To pozwoli w prosty sposób odróżnić dane rzeczywiste (ACT) od kalkulowanych (FCT = Forecast). Co więcej, możesz okresy rozdzielić na osi.

5. Pokaż odchylenie z wykorzystaniem czerwonego i zielonego

Choć w zasadzie nr 23 z infografiki nt. wizualizacji danych napisałem, aby tych kolorów nie łączyć, nie ma to zastosowania w przypadku tego wykresu, gdyż czerwony i zielony są przedstawione z innym znakiem. Do porównania wybierz najważniejszy wskaźnik, np. ∆BUD% lub ∆BUD.

6. Pokaż dane na wykresie panelowym

Wykres panelowy pozwala połączyć perspektywę ∆BUD% z ACT poprzez posłużenie się wspólnymi osiami. Delikatne linie siatki mogą pomóc w powiązaniu tych widoków i umożliwić ukrycie etykiet osi x dla jednego z wykresów.

7. Oddziel podsumowania

Jeśli przedstawiasz dane po miesiącach i dla całego roku, oddziel je graficznie, aby dokonać rozdziału wskaźników i umożliwić właściwe porównania. Przykładowo dane od początku roku (YTD = Year-To-Date) i prognozę aktualnego roku umieść z lekkim odstępem i wyróżnij je np. wypełnieniem (w przykładzie wykorzystałem zwykły kształt).

Jak zbudować taki wykres w programie Excel?

W przedstawionym przykładzie w programie Excel użyłem jeszcze kilku ciekawych opcji programu Excel:

• Ukrywanie osi transparentną czcionką,
• Ręczne synchronizowanie osi y (Uwaga! każdy wykres ma 2 osie pionowe, z czego jedną ukrytą i trzeba je ręcznie synchronizować w zależności od danych),
• Symbole w tytule jako legenda,
• Dwupoziomowa oś pozioma,
• Formatowanie komórek wpływające na wygląd etykiet kolumn,
• Wklejanie kształtów znaczników,
• Nakładanie na siebie wykresów.

Taki sposób przedstawiania danych finansowych dotyczy oczywiście nie tylko Excela, ale też innych narzędzi. Jednak tylko w Excelu będziemy mieli tak dużą swobodę w odpowiednim sformatowaniu wykresów. Niemniej warto szukać w innych narzędziach (np. Power BI) wykresów niestandardowych, które będą spełniały część z tych założeń.

Pobierz szablon wykresu finansowego dla programu Excel

Tu możesz pobrać plik 7 zasad wizualizacji danych finansowych i wstawić Twoje dane.

Przygotowanie danych do budowy wykresu kaskadowego

Wykres kaskadowy jest często wykorzystywany do prezentowania przepływów. Punktem wyjścia w naszym przykładzie będzie tabela przedstawiająca rachunek zysków i strat, analogicznie jak w pierwszym artykule o wykresie kaskadowym. Zmodyfikowałem kilka pozycji, aby poddać wykres próbie na poprawność działania w przypadku wartości ujemnych.

Wstawianie wykresu kaskadowego

Zaznaczamy dane do wykresu, a następnie na karcie Wstawianie wybieramy wykres kaskadowy (dostępny jest dopiero od wersji Excela 2016).

Pierwsza, domyślna wersja naszego wykresu nie jest jednak tą ostateczną, ponieważ Excel nie wie, które wiersza mają podsumowania. Jest to o tyle ważne, że zbudowany domyślnie wykres kaskadowy będzie zawierał jedną kaskadę (góra-dół od początku do końcowe), my natomiast posiadamy kilka podsumowań.

Tworzenie sum pośrednich na wykresie kaskadowym

Aby prawidłowo zaznaczyć kolumny podsumowań, potrzebujemy kliknąć każdą z tych kolumn prawym przyciskiem i wybrać polecenie Ustaw jako sumę.

Prawidłowy wykres prezentuje się następująco:

Jak zmienić kolory wykresu kaskadowego?

Kolejnym wyzwaniem jest zmiana domyślnych kolorów wykresu na zielony (na plus) i czerwony (na minus). Ponieważ nasz wykres kaskadowy zawiera w Excelu tylko 1 serię danych, zmiana formatowania tej serii jest zmianą na wszystkich elementach na raz.

Nową cechę tego wykresu jest zmiana kolorów bezpośrednio na legendzie. W praktyce klikamy legendę dwa razy na elemencie Zwiększenie i wybieramy kolor dla tylko tego elementu. Niestety nie mamy możliwości rozbicia koloru podsumowania na ujemne lub dodatnie – co dla danych z naszego przykładu nie eksponuje straty netto. Możemy ją zaakcentować ręcznie, zmieniając kolor pojedynczej kolumny, ale najczęściej szukamy rozwiązań uniwersalnych, które nie będą wymagały ręcznego formatowania. Nie udało mi się też znaleźć sposobu na zmianę domyślnych nazw w legendzie (Zwiększenie, Zmniejszenie, Suma).

Wykres końcowy będzie miał prawdopodobnie problem z etykietami na osi x, a standardowych opcji formatowania tekst w nim brak…

Jak wstawić wykres kaskadowy poziomo (słupki zamiast kolumn)?

Nie ma takiej opcji domyślnie, a szkoda, ponieważ etykiety osi x na tym wykresie są pozbawione części formatowania i nie prezentują się dobrze. Jesteśmy zatem zmuszeni posłużyć się trikiem, poznanym w artykule nt. budowy wykresu pociskowego w Excelu do dashboardu menedżerskiego. A zatem usuwamy etykiety osi x (np. klawiszem Delete), legendę, obramowanie wykresu i etykiety danych, a następnie wklejamy komórki spod wykresu jako obraz połączony.

Niestety nie da się obrócić etykiet osi y o 270 stopni. Tak przygotowany wykres obracamy o 90 stopni i próbujemy wpisać w tabelę.

Pobierz szablon wykresu kaskadowego Excel 2016

Pobierz przygotowany przeze mnie szablon i wklej swoje dane: Wykres kaskadowy (waterfall chart) w Excelu 2016.