O jakie zmiany chodzi?

Wklejając tabelę z Excela do PowerPointa, nie zobaczymy zmian rozszerzających tabelę, czyli nowych kolumn oraz wierszy, które będą dodawane w Excelu. Odwołanie do tabeli w PowerPoint pozostanie odwołaniem do konkretnych komórek. Na szczęście PowerPoint rozpoznaje zakresy z Menedżera Nazw, które w tym miejscu wykorzystamy.

Zdefiniowanie zakresu po stronie Arkusza Excel

W pierwszym kroku nadaję nazwę zakresowi, który następnie chcę umieścić w prezentacji. Zaznaczam dane > Formuły > Menedżer nazw > Nowy > wprowadzam nazwę zakresu > OK.

Zaznaczony zakres kopiuję, by następnie umieścić go w PowerPointcie.

Narzędzia główne > Wklej > Wklej specjalnie > Wklej łącze > Obiekt Arkusza programu Microsoft Excel > OK.

W tym momencie zapisuję plik PowerPoint i zamykam go (by zmiany wprowadzane w Excel nie były jednocześnie odwzorowywane w pliku prezentacji).

Uwaga! Przed zapisaniem pliku PPTX / PPT nie będą widoczne użyte w nim linki.

Przypisanie tabeli do nazwanego zakresu Excel

Następnie przenoszę się znów do Excela i wcześniej nazwany zakres zmieniam  na tabelę , poprzez zaznaczenie Wstawianie > Tabele > Tabela.

Uwaga! W tym miejscu ważne jest, by odznaczyć opcję Moja tabela ma nagłówki.

Nazwa utworzonej tabeli będzie widoczna po lewej stronie. Oczywiście można ją zmienić na bardziej praktyczną.

Następnie w Menadżerze Nazw do wcześniej utworzonej tabeli przypisuję nazwę tabeli i zapisuję, zamykam plik.

Możesz też podłączyć nazwę zdefiniowaną do nazwy tabeli z dopiskiem [#Wszystko] (np. Tabela2[#Wszystko]). Wówczas rozwiążesz problem nagłówków.

Otwieram plik prezentacji, ale bez aktualizacji łącza. Poprzez Plik dostaję się do właściwości, gdzie na samym końcu mogę znaleźć Edytuj linki do plików. Właśnie tu mogę podejrzeć całą listę połączeń.

Jak widać na poniższym screenie, istniejące połączenie jest do wcześniej zdefiniowanego zakresu.

W programie PowerPoint klikam prawym przyciskiem myszy na zlinkowanym obrazie Aktualizuj łącze.

Dzięki niewybraniu opcji Moja tabela ma nagłówki, aktualnie w prezentacji nagłówki mogę zobaczyć.

Wynika to z tego, że w Excel zakres tabeli zaczyna się od drugiego wiersza, co jest opcją nieedytowalną.

Doskonale widać, że dodane rekordy są również widoczne w pliku pptx.

Na koniec  przeprowadzę test i w Excelu dodam kilka rekordów, a następnie odświeżę łącze w prezentacji. Jak widać nowe wiersze (x,y) widoczne są zarówno w Excel jak i w Power Point.

Składnia funkcji Excel SUMY.CZĘŚCIOWE

Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE to funkcja dość dobrze znana analitykom i entuzjastom Excela. Jest pomocna przy konieczności dokonania szybkich obliczeń na przefiltrowanych danych. SUMY.CZĘŚCIOWE pojawiły się w Excelu jeszcze przed tabelami przestawnymi i są ich prekursorem. Najłtawiej jest je wstawić z karty Dane > Sumy częściowe. Jedną z podformuł Sumy.częściowej jest SUMA. Podformuła ta różni się od zwykłej sumy tym, że sumuje tylko wyświetlane komórki, a ignoruje ukryte/przefiltrowane wartości. Natomiast zwykła suma sumuje wszystkie wartości (również ukryte).

Poniżej opis z Excela powyższej funkcji:

SUMY.CZĘŚCIOWE posiadają 11 różnych kombinacji z możliwością uwzględniania oraz pomijania wartości ukrytych. Poniżej lista dostępnych kombinacji.

Składnia funkcji Excel AGREGUJ

Kolejną pomocną formułą przy obliczeniach na tabelach źródłowych jest funkcja AGREGUJ. Funkcja ta przedstawia wartość zagregowaną z listy lub bazy danych. Funkcja AGREGUJ umożliwia stosowanie różnych funkcji agregujących. Jest dostępnych 19 podfunkcji – ich szczegółowa lista poniżej:

Ponadto funkcja AGREGUJ pozwala agregować dane w różny sposób, np. jest możliwość ignorowania różnych wartości.

W poniższym artykule zostaną wykorzystane funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ na zdefiniowanej tabeli źródłowej z filtrami.

Tworzymy SUMY.CZĘŚCIOWE

Na początku zostanie utworzona zdefiniowana tabela. Dane dotyczą sprzedaży poszczególnych produktów w poszczególnych regionach i segmentach.

Aby utworzyć tabelę należy zaznaczyć dane i nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+T.

Następnym krokiem będzie wstawienie fragmentatorów na tabeli, analogicznie jak opisywałem przy przepływach na mapie. Fragmentatory będą dotyczyć Segmentu rynku, Regionu oraz Kategorii produktów. Zostaną umieszczone po prawej stronie danych. Dodatkowo każdemu z nich został przyporządkowany inne kolor, aby różniły się od siebie. Fragmentatory są połączone z tabelą i dane zostały przefiltrowane przy pomocy dwóch kliknięć.

Pod przefiltrowanymi danymi zostaną wstawione SUMY.CZĘŚCIOWE. W częściej spotykanej technice umieszcza się te formuły nad tabelą. Pierwsza z nich będzie dotyczyła Sumy (nr 9).

Formuła zostanie przygotowana dla kolumn Sprzedaż oraz Zysk. Składnia formuły wymusza wskazanie działania, jakie ma być wykonane na danych, następnie należy wskazać zakres danych. W związku z tym, że dane są zdefiniowaną tabelą wystarczy wskazać jej nazwę oraz nazwę kolumy.

Kolejną funkcją jest Średnia (nr 1) również dla kolumn Sprzedaż oraz Zysk.

Najważniejsze: obie formuły zliczają przefiltrowane wartości.

Tworzymy AGREGUJ

Te same obliczenia zostaną wykonane przy pomocy funkcji AGREGUJ.

Pierwszą z nich będzie kolejny raz SUMA. Ponadto zostanie wybrana kombinacja, która ignoruje ukryte wiersze, wartości błędne oraz zagnieżdżone funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE oraz Agreguj.

Funkcja jest przygotowana dla wartości z kolumn Sprzedaż oraz Zysk.

Jak widać poniżej, obie funkcje zwracają te same wyniki, ale w inny sposób. Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE jest bardziej popularna i częściej wykorzystywana. Natomiast funkcja AGREGUJ umożliwia pominięcie większej ilości rodzajów danych przy obliczeniach (także jeśli po drodze napotka SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ).

Podsumowanie

Funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ sprawdzają się przy dokonywaniu obliczeń na tabeli z danymi w momencie, gdy użytkownik chce widzieć tabelę źródłową i ją filtrować, wpływając filtrami na wyliczenia. Ten sposób pracy jest bardziej intuicyjny dla części użytkowników niż praca z tabelą przestawną. Obie formuły mają podobne zastosowanie, przy czym funkcja AGREGUJ umożliwia bardziej szczegółowe wykluczenia. Zwykle kalkulacje umieszcza się nad tabelą (czasem pod) i wstawia filtry w postaci fragmentatorów (choć zwykłe filtrowanie będzie działać podobnie).

Pobierz plik z formułami SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ

Tu możesz pobrać plik i podejrzeć szczegóły dla formuł SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ.

O zastosowaniu wykresów punktowych i ich różnych kombinacjach powstało już kilka artykułów, m.in.:

• Jak pokazać upływ czasu na wykresie punktowym w Excelu?
• Wykres punktowy (ang. dot plot) – alternatywa dla wykresu kolumnowego
• Jak utworzyć porównawczy wykres punktowy w Excelu z etykietami na osi Y?
• Średnia, Min i Max na wykresie punktowym ze słupkami błędów w Excelu
• Jak wstawić wykres punktowy w tabeli przestawnej Excel?
• Rozedrgany wykres punktowy – Poznaj technikę wibrowania (ang. jittering)

W poniższym artykule wykorzystamy wykres punktowy do obserwowania zmian pomiędzy dwoma datami. Wykorzystamy też kilka przydatnych trików.

Jak stworzyć wykres punktowy Excel ze strzałkami?

Wykres zostanie przygotowany na podstawie poniższych danych: dzietność oraz długość życia w 1965 i 2015 roku w czterech krajach (Niemcy, Polska, USA, Wietnam).

Na podstawie powyższych danych wstawiamy wykres punktowy – dane zostaną wstawione jako dwie serie.

Domyślny wykres będzie wyglądał jak poniżej:

Do wykresu dodajmy tytuły osi, legendę, etykiety na podstawie nazw krajów oraz sformatujmy znaczniki.

Dwie serie dotyczą tych samych danych tylko w różnych latach – aby podkreślić zależność, wstawmy (ręcznie) strzałki z Kształtów łączące te same kraje.

I właściwie wykres byłby gotowy, gdyby nie fakt, że przy zmianie rozmiaru wykresu strzałki całkowicie zmieniają pozycje.

Ta sama sytuacja ma miejsce wtedy, gdy zmienimy granice osi.

Sposób 1: Osobne serie

Pierwszym krokiem będzie przygotowanie danych źródłowych. Zróbmy z dwóch tabeli jedną większą.

Do danych dodajmy kolumnę techniczną z liczbą porządkową każdego rekordu w poszczególnych podtabelach (jak poniżej).

Posortujmy teraz dane według liczby porządkowej.

Do wcześniej przygotowanego wykresu (bez strzałek) dodajmy kolejną serię na podstawie powyższej tabeli. Nowa seria będzie prezentowana jako wykres punktowy z prostymi liniami.

Możemy też dodać każdą grupę danej liczby porządkowej jako osobną serię danych.

Następnie wystarczy zmienić typ zakończenia czterech nowych serii na strzałki.

Sposób 2: Posortowane źródło

Przygotujmy dane źródłowe w poniższy sposób – dane składają się z trzech mini tabeli (dane dla 1965 roku, dla 2015 roku oraz pusta tabela).

Posortujmy dane według liczb porządkowych.

Wstawmy teraz wykres punktowy na podstawie powyższej tabeli.

Dane możemy przygotować także w inny sposób: każda z poniższych tabeli pod każdym rekordem będzie posiadać dwa puste rekordy

Następnym krokiem będzie przygotowanie tabeli zbiorczej (po prawej poniżej). Skopiujmy dane z pierwszej tabeli i wklejmy je do tabeli zbiorczej.

Dane z drugiej tabeli skopiujmy i wklejmy do tabeli zbiorczej poniżej pierwszego wklejonego wcześniej wiersza.

Dane wklejmy poprzez polecenie Wklej specjalnie.

Zaznaczmy checkbox Pomijaj puste.

Dane wkleją się jak poniżej:

Na podstawie poniższych tabel przygotujmy raz jeszcze wykres punktowy.

Na podstawie danych z pierwszej tabeli zbudujemy wykres punktowy, natomiast dane z drugiej tabeli wkleimy specjalnie jako nową serię.

Do wykresu z dwoma seriami dodajmy kolejną na podstawie poniższych danych.

Trzecią serię również wkleimy specjalnie jako nową serię.

Wykres będzie zawierał poniższe dane:

Trzecia seria będzie prezentowana jako wykres punktowy z prostymi liniami.

Zmieńmy teraz typ zakończenia strzałki oraz jej rozmiar tak, aby trzecia seria łączyła dane z roku 1965 z danymi z roku 2015.

Prawie gotowy wykres prezentuje się jak poniżej:

Po zmianie rozmiaru wykresu strzałki nadal łączą odpowiednie punkty danych.

Po zmianie granic osi strzałki również prezentują się poprawnie.

Ostatnim krokiem będzie usunięcie linii siatki, dodanie tytułów (wykresu i osi), legendy oraz etykiet. Gotowy wykres wygląda jak poniżej.

Pobierz plik Excel i wstaw swoje dane

Tu możesz pobrać szablon Excel z wykresem punktowym ze strzałkami i wstawić Twoje dane.

Przygotowanie wykresu punktowego Excel

Przygotujemy wykres punktowy na podstawie poniższej prostej tabeli.

Zaznaczmy dane i wstawmy wykres punktowy.

Domyślny wykres będzie wyglądał jak poniżej:

Ręczne wyróżnienie danych na wykresie („PowerPoint style”)

Zaznaczmy najbardziej interesujące nas punkty, tj 5 i 4,5 na osi Y. Punkty zostaną zaznaczone autokształtem w kolorze czerwonym (tak właśnie wygląda sposób ręczny).

Co się stanie, gdy dodamy kolejne dane do tabeli źródłowej?

Nowe dane zostaną także zaprezentowane na wykresie – widzimy, że punkty się przesunęły względem czerwonych ramek, gdyż osie dopasowują się automatycznie.

Automatyczne wyróżnienie danych na wykresie („Excel Pro style”)

Następnym krokiem będzie dodanie dwóch kolumn technicznych, w której zostaną wskazane wyróżnione punkty – aby wyróżnić punkty większe od 4 skorzystamy z formuły JEŻELI, która będzie wskazywała te dane, w których wartości kolumny Y są większe/równe 4.

Dodajmy nowe serie techniczne na wykres – będą to pomarańczowe punkty. Jeszcze raz zaznaczmy interesujące nas dane – teraz zróbmy to trochę inaczej: zaznaczmy autokształt (ramkę bez wypełnienia), skopiujmy go (CTRL+C), zaznaczmy serię techniczną i wklejmy autokształty (CTRL+V).

Aby nowa seria była identyczna z poprzednią wystarczy skopiować niebieskie punkty i wkleić je w miejsce pomarańczowych (Ctr+V) lub po prostu zmienić wypełnienie oraz obramowanie znacznika.

Rozbudujmy kolejny raz źródło danych i dołączmy dane do wykresu.

Widzimy, że skala pozostała bez zmian i obserwowane punkty są cały czas w ramkach. Ponadto nowe dane większe od 4 na osi Y również pokazują się w ramkach.

Pobierz szablon Excel i wstaw swoje dane

Pobierz przygotowany przeze mnie szablon z wyróżnionymi punktami Excel i spróbuj na Twoich danych.

Sposób 1: Zaznacz na filtrze tylko elementy do usunięcia

Rozwiązanie to wydaje się nieintuicyjne, jednak jest najprostszym sposobem na wykonanie tej operacji w programie Excel. Zamiast zaznaczyć w tabeli wszystkie wiersze oprócz tych, które mają wartość „niskie”, zaznaczam tylko opcję do usunięcia.

Następnie kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Strzałka w prawo + Strzałka w dół zaznaczam wiersze > prawy przycisk myszy > Usuń wiersz.

Po odfiltrowaniu tabela będzie pozbawiona danych.

Sposób 2: Power Query

Mechanizm usuwania odfiltrowanych wierszy w Power Query jest prostszy. Odfiltrowanie = usunięcie. To rozwiązanie może potrwać chwilę dłużej (biorąc pod uwagę załadowanie danych), ale przy zmianie założeń zawsze będzie można je wycofać. Tu tkwi ogromna siła w Power Query!

Krok 1. Wpisz wykresy w tabelę

Utwórz wykres, który nie będzie miał osi, jego obszar kreślenia będzie równy obszarowi wykresu, a pojedyncze elementy (np. słupki) wypadną dokładnie w obszarze odpowiednich wierszy.

Możesz też skorzystać z wykresów wewnątrzkomórkowych, jak paski danych.

Krok 2. Utwórz tabelę zdefiniowaną

Poprzez polecenie Formatuj jako tabelę lub skrót Ctrl+T utworzysz obiekt, który będziesz mógł filtrować za pomocą fragmentatora (począwszy od Excela 2013).

Krok 3. Stwórz kolumnę do filtrowania

Aby końcowy użytkownik miał intuicyjny przycisk, stwórz kolumnę z prostą nazwą, np. „Czy krytyczny?” lub z intuicyjnymi wyborami (KRYT./OK). Kolumna może być niewidoczna.

Krok 4. Wstaw fragmentator

Stań kursorem w tabeli, a następnie na karcie Wstawianie wybierz Fragmentator na kolumnie do filtrowania.

Krok 5. Umieść fragmentator w widocznym miejscu

Umieść filtr w odpowiednim miejscu (np. w nagłówku lub w sekcji nad tabelą) i pozwól odbiorcy końcowemu filtrować tabelę. Możesz stworzyć więcej niż 1 filtr. Ważne, aby uświadomić użytkowników, jak z przyciskiem Ctrl przywracać wszystkie przyciski na fragmentatorze.

Pobierz plik Excel i wstaw swoje dane

Tu możesz pobrać plik Excel Fragmentator na tabeli z wykresami Excel.xlsx i wstawić swoje dane do dashboardu.

Przygotowanie danych w programie Excel

Dla otrzymania przy każdym z prezentowanych rozwiązań takiego samego efektu wykorzystam dokładnie te same dane ze strony https://data.cityofchicago.org/Public-Safety/Crimes-2001-to-present/ijzp-q8t2. Dane dotyczą przestępczości w Chicago.

Power Query

W pliku znajdują się dwa arkusze z danymi o takim samym układzie kolumnowym, a różnej ilości wierszy.

Zaczynam od umieszczenia danych w modelu, by w kolejnym kroku je połączyć. By dołączyć dane do modelu umieszczam myszkę w jednej z komórek gdzie znajdują się dane. Wybieram Power Query > Dane programu Excel > Z tabeli > (Excel automatycznie znajduje zakres wypełniony danymi).

W oknie „Z tabeli” zaznaczam opcję > Moja tabela zawiera nagłówki > OK.

W oknie Power Query zmieniam nazwę utworzonej tabeli na Crimes2 (tak jak nazwa arkusza).

Następnie wybieram > Narzędzia główne > Zamknij > Zamknij i załaduj do. W oknie „Ładowanie do” wybieram opcje Utwórz tylko połączenie oraz Dodaj dane do modelu danych > Załaduj. Analogicznie postępuję z drugim arkuszem.

Gdy obie tabele są w modelu danych, widać dokładnie ile posiadają wierszy, zatem łatwo policzyć ile powinno ich być po ich połączeniu.

By połączyć dane i zobaczyć je przy pomocy jednej tabeli przestawnej wybieram > Power Query > Połącz > Dołącz. Pojawia się okno Dołączenie, bez znaczenia jest w tym przypadku,  w jakiej kolejności wybierzemy tabele do dołączenia > wybieram utworzone tabele > OK.

W oknie Power Query zmieniam nazwę utworzonej tabeli. Na dole w oknie widać natomiast ile wierszy jest w złączonej tabeli. Wybieram > Narzędzia główne > Zamknij > Zamknij i załaduj do >Utwórz tylko połączenie oraz Dodaj dane do modelu danych > Załaduj

Następnie wstawiam tabelę przestawną Wstawianie > Tabela Przestawna > Użyj zewnętrznego źródła danych > Wybierz połączenie >

Wśród istniejących połączeń wybieram utworzone przeze mnie > Zapytanie Złączone > Otwórz > wybieram miejsce dla tabeli przestawnej > OK.

W polach tabeli, widać połączenie z utworzoną tabelą w Power Query. Po jej rozwinięciu dostępne są wszystkie kolumny z tabel źródłowych. Porównując to rozwiązanie z korzystaniem z kreatora tabeli przestawnej, nie mamy informacji w powstałej tabeli, z którego arkusza pochodzą dane, ale jednak wygodniej się korzysta z pól raportu tabeli przestawnej (są dostępne bez modyfikacji i ukrywania pod pośrednimi nazwami). Dużo naturalniej można działać na takim modelu przy wybieraniu pól do raportu tabeli przestawnej.

Pobierz plik

Pobierz plik laczenie-tabel-do-tabeli-przestawnej-w-power-query.xlsx i wstaw swoje dane.

Przygotowanie danych w programie Excel

Dane które wykorzystam w tym artykule pochodzą ze strony https://data.cityofchicago.org/Public-Safety/Crimes-2001-to-present/ijzp-q8t2  City of Chicago, która popularyzuje dostęp do danych rządowych dotyczących miasta. Wykorzystam dane dotyczące przestępczości.

Wykorzystam dwa pliki – układ kolumnowy plików będzie identyczny, różnić się będą jedynie liczbą wierszy.

Tworzenie tabeli przestawnej przy pomocy kreatora

Jedna z możliwości połączenia danych prowadzi przez kreatora tabel przestawnych. Jest to narzędzie standardowo niedostępne na wstążce, więc zaczynam od dodania go. Plik > Opcje > Dostosowywanie wstążki > Polecenia których nie ma na wstążce > (szukam alfabetycznie) > Kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego > Dodaj.

W tym momencie otrzymam komunikat jak poniżej, co oznacza, że po prawej stronie okna „Karty główne”, nie mam dodanej nowej grupy w której kreator się znajdzie.

Aby dodać grupę wybieram miejsce na wstążce gdzie chcę zobaczyć kreator, sugeruję by było to w pobliżu polecenia tworzącego tabelę przestawną. Wybieram Tabele > Nowa grupa > Zmień nazwę > wpisuję Kreator > OK . Przy zaznaczonej nowej grupie (Kreator niestandardowa) , po lewej stronie wybieram Kreator tabeli przestawnej > Dodaj > OK.

Efekt na wstążce po dodaniu:

Zanim zacznę konsolidować dane, ważne by otworzyć pliki, z których dane będę łączyć.Uruchamiam kreator tabeli przestawnej. Wybieram Wiele zakresów konsolidacji > Tabela Przestawna > Dalej.

Pola strony utworzy użytkownik > Dalej

Wybieram zakresy, które będę łączyć , po każdym wyborze wybieram > Dodaj.

W następnym kroku wybieram ilość stron, które chcę dodać dla odróżnienia danych. Są to dodatkowe pola pojawiające się w raporcie nowopowstałej skonsolidowanej tabeli przestawnej, które pozwalają na rozróżnienie łączonych plików/tabel/zakresów/arkuszy. Przy łączeniu dwóch źródeł wystarczy jedna strona, jeżeli łącze dane z kilku wówczas przyda się kilka pól stron.

Wybieram pole strony 1. Zaznaczam pierwszy z zakresów na liście i w polu „pole pierwsze” wpisuję nazwę pod jaką chciałbym wybrać ten zakres na filtrze tabeli przestawnej którą, buduję. Nazywam go Żródło1, to samo powtarzam dla drugiego zakresu (gdy wybieram drugi zakres nazwa pierwszego znika z pola „Pole pierwsze”.

Przechodzę Dalej > Wybieram Nowy Arkusz dla tabeli przestawnej > Zakończ.

Finalna tabela przestawna jako filtr raportu otrzymała zaznaczone przeze mnie w kreatorze pole pierwsze jako : Strona1. Kolejne pola tabeli przestawnej zawierają:

– wiersz – to wartości z pierwszej kolumny danych źródłowych (czyi typy przestępstw)

– kolumna – to nagłówki kolumn, z tabel źródłowych

– wartości – to przecięcia nagłówków kolumn oraz  poszczególnych wierszy

– strona1 – to filtr utworzony w kreatorze tabeli przestawnej.

Utworzona tabela przestawna na pierwszy rzut oka wygląda bezsensownie, aby dawała dodatkowe informacje, należy nad nią popracować i nieco ją zmodyfikować.

Pola dostępne pod filtrem Strona1 – utworzone w kreatorze.

Aby zmodyfikować tabelę przestawną można wykorzystać filtry na poszczególnych polach, zaś pole wartość można wykorzystać wielokrotnie. W poniższym przykładzie w polu kolumna wybrana jest z danych źródłowych ta o nazwie Year, następnie w polach wierszy pole „Wartość” pozwala na wyświetlenie roku.

Plik do pobrania

Pobierz plik Łączenie tabel do tabeli przestawnej i wstaw swoje dane.

1. Ręczny tryb aktualizacji

Jeśli pracujesz na tabeli zlinkowanej, rozważ przełączenie na ręczny tryb aktualizacji danych – w ten sposób zaoszczędzisz czas potrzebny na aktualizowanie danych przez Power Pivot, który domyślnie robi to automatycznie za każdym razem, kiedy wchodzisz do danego modelu i kiedy z niego wychodzisz, a także za każdym razem, kiedy dodajesz element do swojej tabeli przestawnej (lub wykresu przestawnego). Jest to szczególnie przydatne, kiedy model, na którym pracujemy, jest spory.

2. Plik csv zamiast tabeli linkowanej

Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz przenieść dużej ilości danych z Excela do bazy danych, a musisz je uwzględnić w modelu Power Pivot, możesz zapisać je w formacie csv i taki plik zaimportować do modelu. Takie rozwiązanie pozwoli obejść ograniczenia tabeli linkowanej, która może mieć problem z udźwignięciem większych zbiorów rekordów.

3. Uwaga: Power Pivot nie zamyka nawiasów!

Uwaga, jeśli przyzwyczaiłeś się do niekończenia formuł w Excelu nawiasem, to musisz porzucić to przyzwyczajenie. Excel zamyka za nas nawiasy na końcu funkcji, ale niestety Power Pivot tego za nas nie zrobi. Musisz pamiętać o czystej składni, inaczej formuły nie będą działały.

4. Okno dialogowe miary możesz nieco spersonalizować

Aby ułatwić sobie pracę nad miarami, pole do tworzenia formuł możesz powiększyć, przeciągając je za prawy dolny róg. Dodatkowo, stawiając kursor w polu edytowania i poruszając rolką myszy, możesz powiększyć czcionkę. Do skomplikowanych i długich formuł, szczególnie wtedy, jeśli używasz zagnieżdżonych funkcji, możesz zastosować jeszcze jeden trick – język DAX nie wymaga dyscypliny, jeśli chodzi o ilość spacji pomiędzy poszczególnymi elementami formuły, możesz więc odsunąć od siebie wpisywane wyrażenia, a nawet przenieść je do następnego wiersza, używając kombinacji klawiszy Shift+Enter bądź Alt+Enter.

5. Sortowanie według kolumn

Aby zestawy wyrażeń, których nie można uporządkować alfabetycznie, gdyż prezentują porządek logiczny, w tabeli przestawnej ustawiały się w odpowiedniej kolejności, można zastosować sortowanie według kolumny. Rzecz dotyczy na przykład dni tygodnia lub nazw miesięcy. W gotowej tabeli przestawnej chętniej widzielibyśmy przecież nazwy, niż numery – ułatwia to odczytanie raportu czy dashboardu i sprawia, że będzie on bardziej przyjazny użytkownikowi. Jak zatem sprawić, żeby nazwy dni tygodnia lub nazwy miesięcy od razu ustawiały się w odpowiedniej kolejności? Wystarczy zaznaczyć kolumnę z nazwami, kliknąć przycisk „Sortuj wg kolumny”:

Następnie należy wskazać kolumnę, w której znajdują się numery poszczególnych dni tygodnia/miesięcy:

W gotowej tabeli przestawnej nie musimy już nic sortować:

6. Przełączanie między oknami

Jeśli podczas tworzenia miary zapomniałeś, jak nazywa się potrzebna właśnie tabela czy kolumna i funkcja autouzupełniania nie ratuje Cię z opresji, możesz nie wychodząc z tego okna użyć starego, windowsowego skrótu „Alt+Tab”, aby przełączyć się na chwilę do okna z modelem danych. Pole miary nie zamknie się, po sprawdzeniu nazwy będziesz mógł do niego wrócić i skończyć edycję.

7. Przeglądanie relacji

Jeśli wolisz przeglądać listę relacji, zamiast śledzić je w Widoku Diagramu, wybierz przycisk „Zarządzaj relacjami”, który znajduje się na wstążce „Projekt”. Okno dialogowe, które się pokaże po jego kliknięciu, pozwoli Ci na edytowanie istniejących relacji, usuwanie ich, a także tworzenie nowych.

8. Szukanie kolumn w szerokiej tabeli

Jeśli mamy w swoim modelu rozbudowaną, szeroką tabelę, w której chcemy znaleźć konkretną kolumnę, pomocne będzie okno wyboru kolumny dostępne w górnej części ekranu, po lewej stronie:

Po kliknięciu na to pole, pojawi nam się rozwijana lista z nazwami wszystkich dostępnych w tabeli kolumn. Wybranie jednej z nich spowoduje przeskoczenie do miejsca, w którym znajduje się ta kolumna.

9. Proste filtrowanie

Jeśli chcemy nałożyć filtr w tabeli w modelu danych, możemy użyć prostego sposobu. Kliknięcie na dowolnej komórce tabeli prawym przyciskiem myszy pozwala na przefiltrowanie kolumny na podstawie wartości tej komórki:

10. Ukrywanie zbędnych kolumn

Jeśli nie chcesz, aby wszystkie kolumny były widoczne w tabeli przestawnej, możesz je ukryć, wchodząc do modelu danych i korzystając z menu dostępnego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy:

Polecenie, które to umożliwia, nazywa się „Ukryj przed narzędziami klienta”. Pod dość  enigmatycznym określeniem „Narzędzia klienta” Power Pivot rozumie w tym przypadku tabele i wykresy przestawne. Ukryte kolumny będą w tabeli widoczne jako wyszarzone, a z pola wyboru w tabeli przestawnej znikną zupełnie.

11. Praca z fragmentatorami

Fragmentatory to bardzo przydatne narzędzie do tworzenia dynamicznych, przyjaznych odbiorcy raportów. Odbiorca sam może zdecydować, jakie dane chce wyświetlić, używając schludnie wyglądających przycisków. Niestety, fragmentatory są pożeraczami mocy obliczeniowej – im więcej mamy ich w swoim raporcie, tym dłużej czasu zajmie kalkulacja po kliknięciu na jakiś fragmentator. Skąd bierze się ten nieprzyjemny efekt uboczny? Być może zauważyłeś, że niektóre przyciski fragmentatora stają się czasem nieaktywne – dzieje się tak wtedy, kiedy w bieżącym kontekście nie da się wyfiltrować jakichś danych. Jeśli zmieniamy wybór na fragmentatorze, Excel dokonuje operacji, której wynikiem jest właśnie zdecydowanie, które przyciski powinny zostać wyszarzone. Operacja ta przeprowadzana jest po kolei na każdym z fragmentatorów użytych w raporcie, dlatego wydłuża się proporcjonalnie do ilości zastosowanych fragmentatorów. Można jednak za pomocą ustawień fragmentatora zrezygnować z tej dodatkowej operacji – wystarczy poprosić Excela, aby nie wyszarzał nieaktywnych przycisków – wizualnie nie będzie wtedy różnicy pomiędzy przyciskiem aktywnym a nieaktywnym. Aby skrócić czas potrzebny na kalkulację w raporcie z dużą ilością fragmentatorów, należy w ustawieniach każdego z nich odznaczyć pole „Wskazuj wizualnie elementy bez danych”. Jest ono dostępne w oknie dialogowym „Ustawienia fragmentatora”, dostępnym w menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy:

Dlaczego tablice informacyjne wyglądają w taki sposób?

Jeszcze parę lat temu tablice informacyjne z trasą autobusu były w formie ręcznie wkładanych płyt z naklejką po obu stronach – od strony ulicy tablica pokazywała numer autobusu i główne ulice trasy, pasażerom w środku autobusu pomagała wysiąść na odpowiednim przystanku. Jednak czasy się zmieniły, technologia poszła naprzód i tablice stały się elektroniczne. Dzięki temu udało się dodać do nich nowe, przydatne dla pasażerów informacje:

• Następny przystanek i możliwe przesiadki (widzimy też kierunek jazdy, co w przypadku statycznych tablic nie było tak oczywiste)
• Data i godzina
• Przystanki odwiedzone
• Czas do kolejnych przystanków

Informacji przybyło, miejsca zużywamy tyle samo, design także pozostał bez większych zmian. Co więcej, nie jest to już wymuszone dwustronnością tablicy, gdyż ekran w miejscu tablicy informacyjnej z trasą autobusu jest już tylko od wnętrza autobusu. Jeśli nie wierzycie sprawdźcie przy najbliższej podróży warszawskim autobusem.

Tablica informacja redesigned

5 sposobów na poprawę każdej wizualizacji, wykresu i raportu

Zastosowanie kilku poniższych technik pozwala na usunięcie podstawowych mankamentów każdej wizualizacji:

1. Pisz w poziomie i zmieść cały tekst

W przypadku omawianej tablicy informacyjnej, tekst zajmuje największą ilość miejsca i jest kluczowy dla Odbiorcy. Wszystkie badania pokazują, że najszybciej poradzimy sobie z tekstem pisanym w poziomie, dlatego warto pomyśleć o reorientacji wszystkiego, co w poziomie nie jest. Tam, gdzie na tablicy tekst jest poziomo, nie ma miejsca na niektóre etykiety, np. nazwy dzielnic.

2. Wyeksponuj najważniejszą informację

Z punktu widzenia pasażera najważniejsze jest… Pewnie ilu pasażerów, tyle opinii. Niemniej z własnego doświadczenia wiem, że najgorzej jest wysiąść nie na tym przystanku, co trzeba. Więc najważniejsza informacja to z pewnością nazwa najbliższego przystanku i to ona powinna otwierać naszą tablicę. Druga ważna informacja to ta, za ile czasu będę na miejscu. Dlatego te dane też powinny stać na ważniejszym miejscu.

3. Stosuj kolor selektywnie i wspieraj nim przekaz

Mnie osobiście aktualne tablice się nie podobają, a wykorzystane kolory przypominają mi Excela 2003. Dwa, a co najwyżej trzy kolory wystarczą, żeby przekazać efektywnie każdą informację. Warto stosować ten sam kolor w różnych odcieniach, w szczególności szary. Kolor ten można wykorzystać nie tylko do oddzielenia przeszłości od przyszłości, ale także do zwiększenia czytelności trasy, która, jakby nie patrzeć, jest formą tabelaryczną.

4. Wysyłaj sygnał, gdy jest to niezbędne

Bardzo często raporty i wykresy wysyłają wiele sygnałów, które nie mają żadnego znaczenia (np. nadużywanie sygnału zielonego dla informacji pozytywnej). W przypadku tablicy informacyjnej jest tak w przypadku przystanków na żądanie. Ponieważ takich przystanków jest mniej, powinny być one wyeksponowane wizualnie.

5. Daj Odbiorcy więcej informacji

Czy nie chcielibyście poczytać trochę więcej o miejscu, obok którego przejeżdżacie, jego historii, osobach, które żyły tu przed Wami? A może jesteście „łowcami promocji” i wolicie dowiedzieć się czegoś o ciekawych ofertach w okolicy? A może chcielibyście mieć podgląd na szczegółową mapę miasta, żeby móc zweryfikować swoją trasę? Cyfrowa informacja, także ta w autobusach, przestanie mieć niedługo granice, zwłaszcza, że ceny ekranów spadają, a dostępność Internetu i danych rośnie. Może warto wykonać w tę stronę pierwszy krok?

Podziel się lub skomentuj

Podoba Ci się taka tablica informacyjna czy wolisz starą? Podziel się Twoją opinią w komentarzu.