Sposoby na pracę z fragmentatorem w Excelu

Dotychczas na blogu i w kursie o tabelach przestawnych pojawiło się wiele materiałów nt. pracy ze slicerami i efektywnego projektowania strony, m.in.:

• Cała lekcja o fragmentatorach i trikach filtrowania w kursie Tabele przestawne Excel
• Fragmentator jednokrotnego wyboru z listy

Grupuj kolumny (lub wiersze) + Właściwości kształtu = Chowany panel filtrów

Krok 1: Umieść fragmentatory w pierwszej kolumnie (lub w pierwszym wierszu arkusza)

Krok 2: Zgrupuj kolumnę (lub wiersz)

Opcję grupowania znajdziesz na karcie Dane > Grupuj > Grupuj.

Krok 3: Ustaw chowanie fragmentatora wraz z komórkami

Zaznacz wszystkie fragmentatory (np. poprzez polecenie Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Zaznacz obiekty lub lewym przyciskiem myszy z wciśniętym klawiszem Ctrl) > prawy przycisk myszy > Rozmiar i właściwości.

Następnie sekcja Właściwości > Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

W ten sposób rozwijamy plusem panel boczny filtrów.

Technika ta dotyczy nie tylko fragmentatorów, ale także czystej tabeli przestawnej z polami na półce filtry, które są podpięte do schowanych fragmentatorów.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów i spróbować zbudować panel samodzielnie.

Krok 1: Wstaw tabelę przestawną z główną miarą

W moim przypadku będzie to suma sprzedaży.

Krok 2: Wstaw drugą tabelę przestawną i umieść tylko miesiące

Technikę tę omawiałem przy okazji artykułu o fragmentatorze jednokrotnego wyboru. Tutaj ponownie posłużymy się tabelą przestawną z miesiącami na filtrze oraz fragmentatorem, który podłączam do tabeli przestawnej.

Krok 3: Wstaw trzecią tabelę przestawną

W ostatniej tabeli umieścimy Sprzedaż po miesiącach, ale odłączoną od fragmentatora. Miesiące sortuję malejąco.

Krok 4: Zbuduj kartę KPI

U mnie wizualizacja powstała jako formuła odpowiednio sformatowana i zaokrąglona, niezależna dzięki temu od tabeli przestawnej. Wokół dodałem zwykły kształt. Na dole zostawiłem miejsce na wykres typu sparkline.

Krok 5: Utwórz nazwę zdefiniowaną

Czas na najtrudniejszy krok. Wybór na fragmentatorze ogranicza dane w raporcie, ale nie wpływa na wykres ze wszystkich miesięcy. Dlatego musimy sami znaleźć wybrany miesiąc. Zrobimy to formułą:

=PRZESUNIĘCIE(dashboard!$R$1;PODAJ.POZYCJĘ(dashboard!$C$2;dashboard!$Q:$Q;0)-1;0;12;1)

Nazwę zdefiniowaną tworzymy na karcie Formuły i nazywamy ją sparklines.

Co robi formuła?

PODAJ.POZYCJĘ znajduje wybrany miesiąc i liczy, w którym wierszu tabeli z Kroku 3 się znajduje. Aby uwzględnić aktualny miesiąc, odejmuję 1.

PRZESUNIĘCIE rusza z komórki R1 i zaznacza 12 miesięcy w dół, zaczynając od znalezionego miesiąca.

Krok 6: Wstaw liniowy wykres przebiegu w czasie

Wykresy typu sparklines znajdziesz na karcie Wstawianie. Zakresem wejściowym danych jest zwykle zakres komórek, ale u nas nazwa zdefiniowana: nazwa pliku z rozszerzeniem ! nazwa zdefiniowana.

Krok 7: Sformatuj sparkline

W naszym scenariuszu oś x musi zostać obrócona (alternatywą jest łapanie zakresu wykresu od dołu). Dodatkowo warto włączyć punkt najniższej i najwyższej wartości oraz pierwszy punkt (który u nas będzie ostatnim).

Krok 8: Schowaj lub przenieś niepotrzebne tabele przestawne i fragmentator

W skrócie posprzątaj – użytkownik raportu nie musi wiedzieć, jak to zbudowałeś.

Krok 9: Wytłumacz, co pokazuje miniaturowy wykres

Bez wytłumaczenia, że chodzi o 12 ostatnich miesięcy, użytkownik raportu może błędnie wykorzystać zbudowany wykres. I raczej nie rób tego taką dużą niebieską strzałką ;).

Pobierz plik Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z szablonem KPI ze sparklines.

Sposób 1: Chowany panel z fragmentatorami

Jeśli masz dużo fragmentatorów na dashboardzie bazującym na tabelach przestawnych lub modelu danych zaprojektowanym z użyciem Power Pivot, możesz sprawić, żeby użytkownik łatwo je ukrywał. Po prostu zgrupuj wiersze (lub kolumny).

Otrzymasz wówczas ikonki 1 i 2 do ukrywania lub chowania fragmentatorów.

Następnie zaznacz wszystkie fragmentatory (np. z przyciskiem Ctrl), a następnie zmień ich właściwości na Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

Jeśli dodatkowo przed procesem grupowania wyłączysz domyślną opcję Wiersze podsumowań poniżej, konspekt utworzy się z przyciskiem w pierwszym wierszu.

Sposób 2: Włącz pełny ekran

Jeśli chcesz udostępnić raport w Excelu, odbiorca zużyje 1/3 ekranu na interfejs programu. Czy da się inaczej?

Opcja 1: Użyj skrótu Ctrl+Shift+F1, aby przejść do trybu pełnego ekranu i lepiej wykorzystać przestrzeń analityczną.

Opcja 2: Wbuduj w raport makra, które automatycznie włączą pełny ekran po otwarciu.

Oto zestaw 2 kodów na wejście i wyjście z pliku:

Private Sub Workbook_Open()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
ActiveWindow.DisplayHeadings = False
End Sub

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
ActiveWindow.DisplayHeadings = True
End Sub

Dwa pozostałe makra pozwalają użytkownikowi włączyć i wyłączać tryb full screen – podłączyłem je do ikonek (patrz pliki do pobrania na końcu).

Sub FullScreenOn()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
End Sub

Sub FullScreenOff()
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
End Sub

Ryzyko: Ustawienia zostają na stałe w interfejsie, dlatego ważne jest przywrócenie wstążki do standardowej postaci przy opuszczaniu pliku stąd jedno z makr działa tuż przed zamknięciem pliku.

Sposób 3: Ukryj wiersze i kolumny

Możesz ukryć wiersze i kolumny, które nie są wykorzystywane aktualnie w raporcie. Zaznacz wszystkie puste wiersze (zaznacz pierwszy wiersz do ukrycia > Ctrl + Shift + Strzałka w dół > prawy przycisk myszy > Ukryj). Analogicznie postąp z kolumnami (Ctrl + Shift + Strzałka w prawo)

Pliki Excel do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów oraz plik Excel z makrami wywołującymi full screen.

Znasz inne sposoby?

Podziel się w komentarzu.