Jak poradzić sobie z dwupoziomowymi i brakującymi nagłówkami (np. z plików SAP)?

Bartosz Czapiewski — Tue, 03 Dec 2019 10:45:05 +0000

Pliki eksportowane z różnych systemów mogą tworzyć wiele wyzwań. Niepotrzebne początkowe wiersze i podsumowania omawiałem już na przykładzie pliku SAP. Czasem zdarza się, że nagłówki są w 2 wierszach, części nagłówków nie ma, a kolumn jest sporo. Jak poradzić sobie z takim zagadnieniem w Power Query?

Krok 1: Usuń niepotrzebne wiersze

Możesz to uczynić operacją Usuń pierwsze wiersze i Usuń końcowe wiersze lub zwykłym filtrowaniem np. wartości null. Zachowaj przy tym wszystkie wiersze, które składają się na nagłówki.

Krok 2: Zbuduj 2 odwołania

Jedno odwołanie będzie procesować nagłówki, drugie – dane właściwe.

Krok 3: Usuń symetrycznie wiersze

W naszym przypadku w zapytaniu Nagłówki zostawiam 2 pierwsze wiersze, a w zapytaniu Dane usuwam je.

Krok 4: Transponuj nagłówki

Czas na zabawę z transpozycją, dzięki której nagłówki będzie można potraktować jak kolumnę tekstową.

Krok 5: Złącz teksty

Czasem nagłówki nadają się wprost do złączenia, a czasem nie do końca i wtedy trzeba użyć jeszcze kolumny warunkowej czy zamiany wartości.

Krok 6: Wypełnij w dół

Wypełnianie jest jedną z najciekawszych opcji w Power Query i zastępuje stary trik: znajdź puste i = komórka wyżej z Ctrl + Enter. Trzeba tylko pamiętać, że potrzebna jest wartość null, a jeśli jej nie ma, zastępujemy tekst (1–>2 na karcie Przekształć) na null pisany małymi literami.

Krok 7: Usuń niepotrzebne kolumny i transponuj z powrotem

Krok 8: Do nagłówków dołącz dane jako nowe zapytanie

Nazwy nagłówków obu tabel nadal powinny zaczynać się od słowa Column.

Jeśli dobrze zrealizujemy cały proces, diagram zależności zapytań będzie wyglądał tak:

Krok 9: Nadaj nowe nagłówki

Teraz jest wreszcie moment na polecenie Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków z karty Przekształć.

Sprawdź zapytanie Power Query w pliku Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z zapytaniem Power Query naprawiającym nagłówki.

Masz inny problem z plikami tekstowymi lub Excelami?

Podziel się w komentarz.

3 kroki, jak wstępnie przygotować w Power Query plik eksportu z SAP-a

Bartosz Czapiewski — Wed, 29 Aug 2018 19:29:22 +0000

Duża część naszych klientów pracuje w systemie SAP bez możliwości pobierania danych bezpośrednio z jego bazy. To ogranicza możliwość pracy z danymi do plików eksportowanych z tego systemu o rozszerzeniach typu .txt, .csv, .xls lub .xlsx. Zwykle ich wstępne przygotowanie do formy tabelarycznej przysparza w Excelu sporo problemów, jednak po poznaniu Power Query, nigdy nie jest to już wyzwaniem. Oto 3 kroki do wstępnego przygotowania takiego pliku.

Jak wygląda typowy plik eksportu z systemu SAP (i nie tylko)?

Zwykle w tego typu plikach mamy do czynienia z kilkoma wyzwaniami:

Jest wiele niepotrzebnych linijek
Część wierszy jest pusta,
Funkcjonują podsumowania.
Właściwe dane zaczynają się w jednej z dalszych kolumn.

Jak sobie z nimi poradzić?

Krok 1: Usuń puste wiersze

Po załadowaniu danych do Power Query, właściwym oddzieleniu kolumn (zależnie od pliku i separatora) otrzymujemy w Power Query obraz danych, który początkowo może przerazić.

Jednak jeśli szybko zidentyfikujemy kolumnę, która jest wypełniona tylko i wyłącznie istotnymi danymi, a nie zawiera niepotrzebnych elementów, możemy w jej autofiltrze odfiltrować puste wiersze. Działanie to niejednokrotnie przynosi cudowny efekt.

Jeśli nie usunie to wierszy podsumowań, znajdź kolumnę, w której sumy łatwo odfiltrować w analogiczny sposób.

Krok 2: Usuń niepotrzebne kolumny

Zaznacz zbędne kolumny i je usuń.

Krok 3: Nadaj nagłówki

Skorzystaj z polecenia Narzędzia główne > Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków, aby nadać danym właściwy układ, a następnie nadaj typy danych.

Zwykle jest to istotny początek do pracy z plikami importu w Power Query, który uświadamia użytkownikom, że mają do czynienia z magicznym narzędziem.

Znasz inne problemy z plikami eksportu?

Podziel się w komentarzu.

SAP – SkuteczneRaporty.pl