Poznaj wszystkie nowości Excela 365

To już kolejne aktualizacja Excela w ostatnim czasie. Więcej na ten temat możesz przeczytać w bardzo szerokim artykule: Nowości w programie Excel 365

Dynamiczne tworzenie obrazów w Power BI

Funkcjonalność dynamicznego generowania obrazów w Excelu wymagała dotychczas makr lub innych zewnętrznych dodatków. Od dawna jest w Power BI, gdzie kolumnę o kategorii danych Adres obrazu URL można wrzucać do wizualizacji, a nawet filtrów.

Jak działa funkcja OBRAZ w Excelu 365?

Działanie nowej funkcji jest proste. W pierwszym argumencie podajemy w cudzysłowie link do obrazu umieszczonego w Internecie. Link musi prowadzić do ogólnodostępnej strony, a rozszerzenie obrazu musi mieć postać: BMP, JPG/JPEG, GIF, TIFF, PNG, ICO lub WEBP. Po zaakceptowaniu formuły obraz zostanie pobrany do komórki i dopasowany do jej rozmiaru. Powiększając komórkę, uzyskamy większy obraz.

Do czego służą pozostałe argumenty funkcji OBRAZ w Excelu 365?

Pozostałe argumenty są opcjonalne i oznaczają:

• Tekst alternatywny – tekst odczytywany przez urządzenia w trybie ułatwienia dostępu (np. dla osób niepełnosprawnych)
• Wymiary – wpisujemy tu parametr numeryczny:
  • 0: Dopasuj obraz do komórki i zachowaj jego proporcje.
  • 1: Wypełnij komórkę obrazem i zignoruj jego proporcje.
  • 2: Zachowaj oryginalny rozmiar obrazu, który może przekraczać granicę komórki.
  • 3: Dostosuj rozmiar obrazu, używając wysokości i szerokości
• Wysokość – wymaga podania 3 w poprzednim argumencie i pozwala na ustawienie konkretnej wysokości w pikselach
• Szerokość – jw., ale dotyczy szerokości w pikselach

Oto przykłady dla:

1. Argumentu Wymiar = 1, czyli ignoruj proporcje
2. Wymiar = 2, czyli przekraczaj granice
3. Wymiar = 3, Wysokość = 40, Szerokość = 160

Przykład wykorzystania funkcji OBRAZ na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi

Wróćmy teraz do początku artykułu – analizujemy sprzedaż produktów.

Krok 1: Zbuduj listę adresów URL

W tabeli tworzymy nową kolumnę URL obrazu. Obrazy w tym artykule pochodzą ze strony Rossmann.com.

Krok 2: Zbuduj tabelę przestawną

Wstawiamy tabelę przestawną i tworzymy zestawienie TOP 5 Produktów wg Sprzedaży. Jest to zwykła tabela przestawna w układzie tabelarycznym.

Krok 3: Wstaw funkcję OBRAZ

Za tabelą przestawną wstawiamy funkcję OBRAZ i podpinamy się do komórek z URL obrazu. Na koniec kolumnę URL można ukryć.

W ten sposób na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi możemy dodawać obraz łatwiej niż kiedykolwiek.

Wklej obraz komórki jako obraz połączony

Jeśli nie wystarczy Ci obraz pobrany z Internetu do komórki, możesz zawsze użyć opcji Wklej specjalnie jako obraz połączony (kiedyś nazywanej Aparat). W ten sposób masz pełną władzę nad obrazem Twojej komórki. Co więcej, funkcję można wykorzystywać w nazwach zdefiniowanych!

Tabela przestawna vs Tabela przestawna z Power Pivot vs Tabela przestawna na modelu danych Power BI

Na koniec warto przypomnieć, że przytoczony przykład fragmentu dashboardu bazuje na zwykłych tabelach przestawnych. Jeśli dodać do tego możliwość pracy na Power Pivot (np. budowa modelu danych, gdzie kolumn URL obrazu produktu będzie częścią tabeli słownikowej Produkty), gdzie możemy dokonać konwersji tabeli przestawnej na zwykłą formułę, otrzymujemy ogromne możliwości raportowe. Podobnie możemy zbudować tabelę przestawną, której źródłem będzie usługa Power BI i analogicznie wykorzystać kolumnę z linkami do obrazów.

Ograniczenia funkcji OBRAZ w Excelu 365

• Jeśli adres URL używanego pliku obrazu wskazuje witrynę wymagającą uwierzytelnienia, obraz nie zostanie pobrany.
• Powiększanie i pomniejszanie obrazów w komórkach może powodować zniekształcenie obrazów.
• W momencie publikacji artykułu funkcja nie działała w Excelu 365 przez przeglądarkę (czyli w trybie online).

Pobierz plik Excel z funkcją OBRAZ

Tu możesz pobrać plik Excel i przetestować działanie funkcji OBRAZ

Masz pomysł na wykorzystanie funkcji OBRAZ w swoich raportach?

Podziel się pomysłem w komentarzu.

Sposoby na pracę z fragmentatorem w Excelu

Dotychczas na blogu i w kursie o tabelach przestawnych pojawiło się wiele materiałów nt. pracy ze slicerami i efektywnego projektowania strony, m.in.:

• Cała lekcja o fragmentatorach i trikach filtrowania w kursie Tabele przestawne Excel
• Fragmentator jednokrotnego wyboru z listy

Grupuj kolumny (lub wiersze) + Właściwości kształtu = Chowany panel filtrów

Krok 1: Umieść fragmentatory w pierwszej kolumnie (lub w pierwszym wierszu arkusza)

Krok 2: Zgrupuj kolumnę (lub wiersz)

Opcję grupowania znajdziesz na karcie Dane > Grupuj > Grupuj.

Krok 3: Ustaw chowanie fragmentatora wraz z komórkami

Zaznacz wszystkie fragmentatory (np. poprzez polecenie Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Zaznacz obiekty lub lewym przyciskiem myszy z wciśniętym klawiszem Ctrl) > prawy przycisk myszy > Rozmiar i właściwości.

Następnie sekcja Właściwości > Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

W ten sposób rozwijamy plusem panel boczny filtrów.

Technika ta dotyczy nie tylko fragmentatorów, ale także czystej tabeli przestawnej z polami na półce filtry, które są podpięte do schowanych fragmentatorów.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów i spróbować zbudować panel samodzielnie.

Krok 1: Wstaw tabelę przestawną z główną miarą

W moim przypadku będzie to suma sprzedaży.

Krok 2: Wstaw drugą tabelę przestawną i umieść tylko miesiące

Technikę tę omawiałem przy okazji artykułu o fragmentatorze jednokrotnego wyboru. Tutaj ponownie posłużymy się tabelą przestawną z miesiącami na filtrze oraz fragmentatorem, który podłączam do tabeli przestawnej.

Krok 3: Wstaw trzecią tabelę przestawną

W ostatniej tabeli umieścimy Sprzedaż po miesiącach, ale odłączoną od fragmentatora. Miesiące sortuję malejąco.

Krok 4: Zbuduj kartę KPI

U mnie wizualizacja powstała jako formuła odpowiednio sformatowana i zaokrąglona, niezależna dzięki temu od tabeli przestawnej. Wokół dodałem zwykły kształt. Na dole zostawiłem miejsce na wykres typu sparkline.

Krok 5: Utwórz nazwę zdefiniowaną

Czas na najtrudniejszy krok. Wybór na fragmentatorze ogranicza dane w raporcie, ale nie wpływa na wykres ze wszystkich miesięcy. Dlatego musimy sami znaleźć wybrany miesiąc. Zrobimy to formułą:

=PRZESUNIĘCIE(dashboard!$R$1;PODAJ.POZYCJĘ(dashboard!$C$2;dashboard!$Q:$Q;0)-1;0;12;1)

Nazwę zdefiniowaną tworzymy na karcie Formuły i nazywamy ją sparklines.

Co robi formuła?

PODAJ.POZYCJĘ znajduje wybrany miesiąc i liczy, w którym wierszu tabeli z Kroku 3 się znajduje. Aby uwzględnić aktualny miesiąc, odejmuję 1.

PRZESUNIĘCIE rusza z komórki R1 i zaznacza 12 miesięcy w dół, zaczynając od znalezionego miesiąca.

Krok 6: Wstaw liniowy wykres przebiegu w czasie

Wykresy typu sparklines znajdziesz na karcie Wstawianie. Zakresem wejściowym danych jest zwykle zakres komórek, ale u nas nazwa zdefiniowana: nazwa pliku z rozszerzeniem ! nazwa zdefiniowana.

Krok 7: Sformatuj sparkline

W naszym scenariuszu oś x musi zostać obrócona (alternatywą jest łapanie zakresu wykresu od dołu). Dodatkowo warto włączyć punkt najniższej i najwyższej wartości oraz pierwszy punkt (który u nas będzie ostatnim).

Krok 8: Schowaj lub przenieś niepotrzebne tabele przestawne i fragmentator

W skrócie posprzątaj – użytkownik raportu nie musi wiedzieć, jak to zbudowałeś.

Krok 9: Wytłumacz, co pokazuje miniaturowy wykres

Bez wytłumaczenia, że chodzi o 12 ostatnich miesięcy, użytkownik raportu może błędnie wykorzystać zbudowany wykres. I raczej nie rób tego taką dużą niebieską strzałką ;).

Pobierz plik Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z szablonem KPI ze sparklines.

Krok 1. Wpisz wykresy w tabelę

Utwórz wykres, który nie będzie miał osi, jego obszar kreślenia będzie równy obszarowi wykresu, a pojedyncze elementy (np. słupki) wypadną dokładnie w obszarze odpowiednich wierszy.

Możesz też skorzystać z wykresów wewnątrzkomórkowych, jak paski danych.

Krok 2. Utwórz tabelę zdefiniowaną

Poprzez polecenie Formatuj jako tabelę lub skrót Ctrl+T utworzysz obiekt, który będziesz mógł filtrować za pomocą fragmentatora (począwszy od Excela 2013).

Krok 3. Stwórz kolumnę do filtrowania

Aby końcowy użytkownik miał intuicyjny przycisk, stwórz kolumnę z prostą nazwą, np. „Czy krytyczny?” lub z intuicyjnymi wyborami (KRYT./OK). Kolumna może być niewidoczna.

Krok 4. Wstaw fragmentator

Stań kursorem w tabeli, a następnie na karcie Wstawianie wybierz Fragmentator na kolumnie do filtrowania.

Krok 5. Umieść fragmentator w widocznym miejscu

Umieść filtr w odpowiednim miejscu (np. w nagłówku lub w sekcji nad tabelą) i pozwól odbiorcy końcowemu filtrować tabelę. Możesz stworzyć więcej niż 1 filtr. Ważne, aby uświadomić użytkowników, jak z przyciskiem Ctrl przywracać wszystkie przyciski na fragmentatorze.

Pobierz plik Excel i wstaw swoje dane

Tu możesz pobrać plik Excel Fragmentator na tabeli z wykresami Excel.xlsx i wstawić swoje dane do dashboardu.

Przygotowanie danych do wykresu Excel

Wykres pociskowy zostanie przygotowany na podstawie poniższej tabeli, która przedstawia cel oraz wynik sprzedaży dla poszczególnych regionów.

Tabela zostanie zmodyfikowana poprzez dodanie trzech dodatkowych kolumn odpowiadających miernikom „Źle”, „Przeciętnie” oraz „Dobrze”.

Miernik Źle odpowiada 1/3 wyznaczonego celu.

Miernik Przeciętnie odpowiada 2/3 wyznaczonego celu.

Natomiast miernik Dobrze to różnica między 1 a sumą poprzednich mierników.

Przeliczona tabela prezentuje się jak poniżej.

Budowa wykresu pociskowego w programie Excel

Na podstawie tak przeliczonych danych wstawiamy wykres kolumnowy zgrupowany.

Następnie usuwamy etykiety osi X.

Pozbywamy się także tytułu wykresu.

Kolejnym krokiem będzie zmiana typów wykresów.

Seria danych odpowiadająca Wynikowi zostanie przedstawiona na osi pomocniczej. Seria Cel zostanie przedstawiony jako wykres liniowy ze znacznikami. Pozostałe serie to wykres skumulowany kolumnowy

Kolejnym krokiem będzie ustawienie szerokości przerwy Wyniku na maksymalny.

W wykresie liniowym usuniemy linię, a znaczniki zostaną pokazane jak wbudowane – zmienimy ich kształt, kolor oraz rozmiar.

Pozostałe serie będą w odcieniach szarości. Po wszystkich powyższych modyfikacjach gotowy wykres pociskowy prezentuje się jak poniżej.

Wykres pociskowy idealnie komponuje się z tabelą na dashboardzie. Aby zmienić jego orientację, możemy skopiować komórki pod wykresem (a nie sam wykres) i wkleić obok jako obraz połączony.

Tak przygotowany obraz będzie połączony cały czas z wykresem źródłowym, dając przy tym możliwość obrócenia w prawo do układu poziomego.

Umieszczenie wykresu pociskowego na dashboardzie

Finalnie wykres pociskowy wkomponowany w tabelę będzie prezentował się następująco:

Plik do pobrania

Szczegóły dotyczące tworzenia wykresu pociskowego znajdziesz w pliku Wykres pociskowy.xlsx.

Przygotowanie danych źródłowych

Poniższa tabela będzie wykorzystana do stworzenia wszystkich elementów dashboardu, których jest pięć. Dane dotczą sprzedaży produktów meblowych, urządzeń oraz artykułów papierniczych (przychód, zysk, ilość sprzedanych produktów, data wysyłki, rodzaj transportu, itd.).

Zaznaczmy wszystkie, a następnie poprzez wybranie na klawiaturze skrótu Ctrl+T utworzymy tabelę, która będzie wykorzystana kilkukrotnie w dashboardzie. Podejście to ma taką zaletę, że po dodaniu nowych wierszy lub kolumn (!) Tabela automatycznie się rozszerzy, dzięki czemu nie będzie trzeba zmieniać w Excelu zakresu źródła danych.

Po tym zabiegu zakres danych ma już nazwę – Tabela 1.

Stojąc kursorem gdziekolwiek w tabeli, wybieramy polecenie Tabela przestawna.

Tabela będzie zawierała kategorie oraz podkategorie produktów jako wiersze, kolumny będą stanowiły segmenty rynku, a wartości będą zawierały sumy sprzedaży oraz zysku.

W gotowej tabeli przestawnej dane zostały posortowane oraz zmienione zostały nagłówki danych (aby zmienić nagłówek wystarczy w jego miejscu napisać nową nazwę, jednak nie może być to ta sama nazwa jak nazwy kolumny. Jeżeli chcemy, aby nazwa była ta sama wystarczy wpisać przed nazwą spację).

Budowa wizualizacji z użyciem formatowania warunkowego

Kolejnym krokiem będzie sformatowanie danych w tabeli. Wartości sprzedaży oraz zysku zostaną przedstawione jako paski danych. Aby dodać takie formatowanie wystarczy zaznaczyć dane dotyczące kategorii, a następnie wybrać z Narzędzi głównych Formatowanie warunkowe, a następnie Paski danych.

Po wyborze Pasków, klikamy na Więcej reguł.

Pojawia się okno, w którym możemy szczegółowo zdefiniować zakres formatowania. Zaznaczmy, żeby reguła była stosowana do wszystkich komórek pokazujących wartości Sprzedaż dla Podkategorii produktu oraz Segmentu rynku. Zaznaczmy również polecenie Pokaż tylko pasek. Kolor wypełnienia wybierzmy szary, bez obramowania.

Po wybraniu takiego formatowania tabela przestawna wygląda jak poniżej.

Następnie sformatujmy wartości dla Zysku/Straty. Zaznaczmy dane jak poniżej praz wybierzmy ponownie Paski danych.

Tym razem wybierzmy kolor niebieski, pozostałe polecenia zostają bez zmian z wyjątkiem wskazania jeszcze koloru dla wartości ujemnych (przy Zysku/Stracie są takie wartości).

Dla wartości ujemnych wybierzmy kolor czerwony.

Po formatowaniu tabela prezentuje się jak poniżej.

Ponieważ nie zależy nam tu na sumach i podsumach, usuwamy te opcje za pomocą polecenia z karty Projektowanie: Sumy częściowe > Nie pokazuj, Sumy końcowe > Wyłącz dla wierszy i kolumn. Dodatkowo sortujemy oddzielnie kategorie i podkategorie, aby nadać danym odpowiednia strukturę.

Tak przygotowane zestawienie pozwala na skupienie się na różnicach w wartościach i głównych zależnościach. W razie potrzeby można stanąć na komórce, aby podejrzeć dokładne wartości.Teraz czas na dobudowanie kolejnych elementów dashboardu.

Jak działa raport końcowy?

Przygotowanie danych w programie Mapa Polski Excel

Wstęp jest analogiczny do odcinka 22, zatem przygotowujemy tabelę z przepływami, wstawiając kolejno punkt początkowy (Miejscowość, Długość, Szerokość) oraz analogicznie końcowy (punkt 1). Jeżeli mamy do czynienia z transportem łączonym (tzw. wahadłem systemowym – transport do magazynu 2 przez magazyn 1), oddzielamy je pustą linijką, powtarzając jednak wpisy dla kategorii, takich jak Grupa czy Dzień (punkt 2).

Po ustawieniu przedziałów, skopiowaniu wykresu i zmiany go na wykres punktowy z liniami otrzymamy następujący obraz przepływów:

Budowa interaktywnego raportu z użyciem fragmentatorów

Do budowy filtrów wykorzystamy fragmentator. Do Excela 2010 był on wykorzystywany tylko w tabeli przestawnej, jednak w wersji 2013 możemy go wstawić także na zwykłej tabeli, pod warunkiem stworzenia Tabeli nazwanej. W tym celu przechodzimy do tabeli znajdującej się w arkuszu Miasta i klikamy Ctrl+T. Upewniamy się, że Excel automatycznie złapał zasięg tabeli wraz z nagłówkami i klikamy OK:

W ten sposób otrzymujemy tabelę:

Na pierwszy rzut oka nic poza formatowaniem się nie zmieniło, jednak utworzenie tabeli otwiera przed nami możliwość zastosowania fragmentatora. Na karcie Projektowanie klikamy Wstaw fragmentator:

Excel zapyta, na których kolumnach ma on bazować – zaznaczamy więc kolumny Grupa i Dzień, a następnie klikamy OK:

Otrzymane w ten sposób fragmentatory wycinamy z arkusza Miasta i wklejamy do arkusza Mapa.

Analiza przepływów na Mapie Polski Excel

Teraz czas na wykorzystanie fragmentatorów do analizy przepływów w podziale na kategorie, dni tygodnia czy inne parametry umieszczone przy punktach. Fragmentator działa oczywiście także dla „zwykłego” wykresu bąbelkowego.

Tutorial wideo

[youtube]https://youtu.be/HM01rzACiHU[/youtube]

Historia sygnalizacji

Od lat 1830. wykorzystywano w Anglii semafory, składające się z dwóch ramion, które mogły się poruszać w horyzontalnej pozycji, żeby informować pociąg, że musi się zatrzymać. Stawiano je w miejscach niebezpiecznych – np. na skrzyżowaniach torów. Gdy ramię przyjmowało kąt 90 stopni, oznaczało to „stop”. Ramię semafora było pomalowane na czerwono-biało co zapewniało odpowiedni kontrast na każdym tle. Niestety semafor był niewidoczny nocą, dlatego inżynierowie kolejnictwa użyli prostych świateł do oznaczenia konieczności zatrzymania się oraz zwrócenia uwagi. Kolor czerwony został wykorzystany do sygnału „stop”, natomiast do zwrócenia uwagi został użyty kolor… zielony. W sygnalizacji kolejowej zostały wykorzystane także białe światła, które informowały maszynistę o tym, że może jechać. A zatem pierwsza sygnalizacja zastosowana w Anglii miała kolejność: czerwony, zielony, biały.

Kolor czerwony wybrano do sygnalizowania „stop”, gdyż na całym świecie był postrzegany identycznie – kojarzył się z niebezpieczeństwem, ogniem, krwią. Jest także bardzo dobrze widoczny w nocy.

Kolor zielony jest również widoczny w nocy i nie myli się z otaczającymi świecącymi obiektami – żadne z nich nie świecą na zielono i nie wprowadzają w błąd kierujących i pieszych.

A kolor biały? Niestety wykorzystanie białego światła doprowadziło do wielu katastrof kolejowych, ponieważ maszyniści mylili światła uliczne oraz światła gwiazd ze światłem sygnalizującym wolne tory. Dlatego później zamieniono biały na żółty (nocą najbardziej odróżniał się od czerwonego i zielonego) oraz zmieniono kolejność.

W jaki sposób sygnalizacja trafiła na drogi? W 1865 r. w Londynie ruch konny doszedł do granicy bezpieczeństwa dla przechodniów. Niejaki John Peake Knight, inżynier kolejnictwa, podpowiedział policji, aby zastosować system podobny do semaforów. W ciągu dnia policjant wykorzystywał ramiona, aby nadać sygnał ostrzeżenia lub zatrzymania, za to w nocy wykorzystano kolor zielony i czerwony. Pierwsza taka sygnalizacja stanęła na skrzyżowaniu Great George i Bridge Street w pobliżu Parlamentu. Działała przez miesiąc do momentu, gdy wyciek gazu doprowadził do wybuchu i poparzenia policjanta. Prace nad sygnalizacją zostały wstrzymane, a kolejne kroki wykonane pod drugiej stronie Atlantyku – gdzie w 1920 r. w Detroit policjant William Potts wprowadził do użycia sygnalizację znaną dziś.

Daltonizm

Światła uliczne zmieniły się na przestrzeni lat, szczególnie w kontekście dostosowania ich do osób z zaburzeniami widzenia kolorów. Mowa o daltonistach, którzy stanowią ok. 1% kobiet i 10% mężczyzn, mających problem z rozróżnianiem koloru. Sygnalizacja została zmodyfikowana następująco: do koloru czerwonego dodaje się trochę koloru pomarańczowego, co sprawia, że taka mieszanka jest lepiej zauważalna, a kolor zielony jest wzbogacany niewielką dawką koloru niebieskiego. Trwają badania nad sygnalizacją wykorzystującą jednocześnie kolor i kształt:

Kolory sygnalizacji świetlnej w raportach

Kolory używane w sygnalizacji są często wykorzystywane (nadużywane) w raportach i na dashboardach. Weszły tam z samochodowej deski rozdzielczej – protoplasty dashboardu menedżerskiego. Czerwony jest wykorzystywany przy wyświetlaniu wyników, które nie spełniają określonych parametrów i powodują konieczność zwrócenia na nie uwagi. Kolor pomarańczowy sygnalizuje wyniki, które należy poprawić, ale nie są aż tak krytyczne jak te, które są zaznaczone na czerwono. Na zielono wyświetlają się wyniki spełniające wszystkie kryteria i takie, które są zadowalające.

Wykorzystanie powyższej palety barw może być problematyczne w przypadku, gdy raport będzie czytany przez osoby nierozróżniające koloru czerwonego i zielonego (a rzadko wiadomo publicznie o ich wadzie). Najlepszym rozwiązaniem jest zmiana palety barw na czerwono-niebieską. Jest również możliwość stosowania dodatkowych symboli, co możemy znaleźć w opcjach formatowania warunkowego w Excelu.

Możemy spotkać także podejście, gdzie rezygnuje się z koloru zielonego (który najczęściej nie wymaga naszego działania) i skupić się wyłącznie na czerwonym, ewentualnie na czerwonym i… różowym, który będzie w 100% bezpieczny dla daltonistów. Więcej na ten temat możemy przeczytać w artykule o dziewięciu zasadach skutecznego użycia koloru.

Istnieje jednak pewna granica, której nie należy przekraczać, stosując sygnalizację świetlną. Czy chcesz, aby Twój raport wyglądał tak jak na rysunku 1 czy 2?

Źródło: http://robslink.com/SAS/democd26/kpidash.htm

Źródło: http://www.perceptualedge.com/blog/?p=154

Przygotowanie danych w programie Excel

Zacznijmy od pojedynczego wykresu. Jego uzupełnienie o dane ze stycznia kolejnego roku wymaga wstawienia danych w nowej kolumnie oraz przesunięcia zakresu danych (ewentualnie można nadpisać dane, wklejając dane o jedną kolumnę w lewo).

A co gdyby aktualizacja wymagała tylko wstawienia nowych danych…

Przygotowanie nazw zdefiniowanych w programie Excel

Kluczem do sukcesu jest oparcie źródła danych do wykresu nie o zakres komórek, a o nazwę zdefiniowaną. Nazwa zdefiniowana to nic innego jak obszar komórek nazwany globalnie dla całego arkusza lub skoroszytu. Najczęściej wykorzystuje się nazwy zdefiniowane do nazywania komórek z kursami walut, np. euro, co pozwala później tworzyć formuły z użyciem nazwy zdefiniowanej. Dla przykładu w komórce D1 posłużyłem się formułą =100*euro. Wszystkie formuły znaleźć można w Menedżerze nazw na karcie FORMUŁY (Ctrl+F3).

Przepis na automatyczny zakres jest dość skomplikowany i składa się kombinacji 3 formuł:

• ILE.NIEPUSTYCH – funkcja odpowiada za policzenie, ile komórek w naszym zakresie ma dane (czyli są niepuste). Wynikiem tej formuły jest liczba komórek, w naszym przypadku dla wiersza 2 jest to 13 (tekst też się liczy).
• INDEKS – funkcja ta zwraca adres komórki, który jest interpretowany przez inne formuły
• PRZESUNIĘCIE – funkcja przesuwa zakres danych o liczbę wierszy i pól, przy okazji rozszerzając go o zadaną szerokość i wysokość.

Zacznijmy od utworzenia wartości dla osi czasu – tworzymy nową nazwę zdefiniowaną, a następnie wklejamy tam formułę:

=PRZESUNIĘCIE(INDEKS(Dane!$1:$1;;ILE.NIEPUSTYCH(Dane!$1:$1)-11;1);0;0;1;12)

Formuła ta zaznacza 12 ostatnich elementów pierwszego wiersza, co można przetestować, klikając F5 (Przejdź do) i wpisują nazwę „czas”:

Następnie tworzymy taką samą nazwę zdefiniowaną, tylko dla 2 wiersza. Nazwijmy ją „wynik”:

=PRZESUNIĘCIE(INDEKS(Dane!$1:$1;;ILE.NIEPUSTYCH(Dane!$2:$2)-11;1);0;0;1;12)

Podłączenie wykresu do nazwy zdefiniowanej

Teraz pozostaje nam jedynie odnieść serię danych wykresu (Zaznacz dane > Edytuj) do naszej nazwy zdefiniowanej poprzez wprowadzenie jako Wartość serii:

=nazwa_pliku.xlsx!nazwa_zdefiniowana

Inaczej niż przy innych elementach arkusza posługujemy się nazwą pliku z rozszerzeniem i wykrzyknikiem na końcu, a nie nazwą arkusza.

W ten sposób dodawanie kolejnych kolumn z danymi będzie proste:

Jak automatyzować w ten sposób cały raport?

Wystarczy utworzyć prostą strukturę danych, złożoną z czasu w pierwszym wierszu i wyników dla różnych wskaźników w kolejnych wierszach. Następnie utworzyć wiele nazw zdefiniowanych (1 wiersz = 1 nazwa) i wiele wykresów. Aktualizacja raportu dla kolejnego miesiąca będzie sprowadzać się do ręcznego uzupełnienia jednej kolumny danych lub wklejenia jej z kwerendy. Tabela źródłowa może mieć układ wierszy lub kolumn (co wymaga zmiany formuły). Wykresy mogą być w oddzielnym arkuszu, bo nazwy zdefiniowane mają zasięg na wszystkie arkusze. Warto pamiętać, aby w arkuszu z danymi nie było niepotrzebnych wpisów w komórkach (co spowoduje błędne działanie funkcji ILE.NIEPUSTYCH).

Plik do pobrania

Tu pobierzesz plik z wykresem Excel, który sam się aktualizuje.

Mapa cieplna w dodatku Sparklines for Excel – 1 zmienna

Podczas gdy mapę cieplną możemy utworzyć w Excelu z pomocą formatowania warunkowego, za pomocą SfE tworzymy ją, wybierając odpowiedni przycisk ze wstążki Sparklines:

Wykres nie pojawi się automatycznie w komórce, w której stoimy – w pierwszym polu okna dialogowego (DestinationRange) wpisujemy odniesienie do tej komórki, w której zaplanowaliśmy lewy górny róg wykresu. SfE sam dopasuje rozmiar naszej mapy. Będzie miała ona taki sam rozmiar, jak zakres danych, który z kolei wskazujemy w polu ColorData. Te dane zostaną przetłumaczone na kolor. Niestety, nie ma tutaj domyślnej skali kolorów. Musimy ją sami stworzyć. Nie jest to najwygodniejsze rozwiązanie, bo wydłuża czas pracy nad wykresem, ale po pierwsze, możemy skorzystać z gotowych zestawów z tablicy kolorów, a po drugie, możemy zaprojektować kolory dokładnie tak, jak chcemy – tylko od nas zależy, jak będzie wyglądał gotowy wykres. Adres komórek, w których znajduje się skala kolorystyczna dla naszego wykresu, wpisujemy do trzeciego (i ostatniego z obowiązkowych) pola okna dialogowego, które nazywa się ColorScale.

Spróbujmy zatem narysować przykładową mapę cieplną za pomocą SfE. Przypuśćmy, że w naszej firmie pracuje dziesięciu przedstawicieli handlowych. W tabeli zostały zestawione dane dotyczące zamówień zebranych przez poszczególne osoby, w podziale na cztery kwartały:

Tworzymy następnie skalę kolorystyczną, w oparciu o kody z tabeli kolorów. W tym celu, w prostej tabeli zestawiamy interwały wskazujące nam, kiedy kolor ma się zmienić na kolejny odcień, i kody kolorów:

Pozostaje nam określenie adresu lewego górnego rogu mapy i mamy już trzy obowiązkowe parametry do stworzenia wykresu. Wpisujemy zatem odpowiednie wartości do okna dialogowego:

A oto efekt naszych starań:

Mapa jest dokładnie w rozmiarze tabeli, pod którą się znajduje. Aby była bardziej czytelna, warto powtórzyć nagłówki wierszy i kolumn:

Mapę cieplną możemy też nałożyć na oryginalną tabelę. W tym celu ustawiamy w polu DestinationRange adres komórki, w której zaczynają się dane, czyli w naszym przypadku E3. Aby kolory nie przykrywały nam liczb, możemy ustawić odpowiednią przezroczystość. W tym celu w pole Transparency wpisujemy wartość pomiędzy 0 a 1 (gdzie 1 to pełna przezroczystość), np. 0,5. Oto efekt takich działań:

Użytkownicy znający Excela zauważą od razu, że podobną mapę bardzo prosto można stworzyć za pomocą wbudowanego narzędzia, jakim jest formatowanie warunkowe. Jedną z opcji takiego formatowania są skale kolorów, z kilkoma schematami kolorystycznymi do wyboru. Dlaczego więc mielibyśmy w celu stworzenia mapy cieplnej korzystać z dodatku SfE?

Mapa cieplna w dodatku Sparklines for Excel – 2 zmienne!

SfE oferuje nam możliwość dodania do zwykłej mapy cieplnej dodatkowego wymiaru. Jeśli chcemy, żeby wykres pokazywał nam więcej, niż jedną serię danych, możemy użyć pól SizeData i SizeScale. Wykres będzie wtedy posługiwał się jeszcze dodatkowo rozmiarem kolorowych pól. Aby tak się stało, w pole SizeData wpisujemy zakres obejmujący drugą serię danych (niech będzie to ilość przejechanych przez poszczególnych przedstawicieli kilometrów), a w pole SizeScale adres przygotowanej wcześniej legendy, która określi interwał zmiany rozmiaru. Legenda powinna składać się z wspomnianych już interwałów oraz wskazanej w procentach wielkości, jaką dany interwał powinien osiągać. Wygląda to tak:

A oto, jak wygląda wykres z dodatkowym wymiarem:

Zwróćmy uwagę, że prostokąty automatycznie wyrównują się do lewej, należy więc zmienić wyrównanie danych w komórce:

Czytając taką mapę, możemy łatwo wyłapać nieefektywnych przedstawicieli. Zaniepokojenie powinny budzić te kwadraty, które są duże i niebieskie. Zadowoleni możemy być z tych pracowników, u których pokazują się małe kwadraty w odcieniach ciemnego różu, bo oznacza to dużą liczbę zamówień przy małej liczbie przejechanych kilometrów.

Fanom krągłości spodoba się pole Circles, które służy do zmiany domyślnych prostokątnych kształtów na okręgi. Aby tak się stało, w pole Circles wpisujemy „1”. Oto efekt:

Tutaj okręgi sytuowane są automatycznie po środku, co ładnie komponuje się z zawartością komórek wyrównaną do prawej. Jednak, co jeśli dwie serie danych to za mało?

Mapa cieplna w dodatku Sparklines for Excel – 3 zmienne!!

Możemy posłużyć się ostatnią opcją, jaką daje nam w przypadku tego wykresu dodatek SfE®. Każdy okrąg możemy zamienić na mały wykres kołowy, zamieniając tym samym mapę cieplną na mini-dashboard. Wystarczy w pole PieData wpisać kolejną serię danych, wyrażoną w procentach. Należy jednak uważać, aby wykres nie stracił przy takim zabiegu na czytelności. Choć wykres kołowy nie jest najlepszym typem wykresu, dla jednej wartości dla każdego ciastka można zrobić wyjątek – wówczas związek część całości (ang. part-to-whole) rzeczywiście jest uwidoczniony.

Aby uczynić mapę cieplną atrakcyjniejszą dla odbiorcy, możemy skorzystać z ostatnich trzech pól okna dialogowego. Są to LabelRange, TooltipRange i HyperlinkRange. Znamy je już z innych wykresów SfE®, przypomnijmy jednak dla porządku, do czego służą. LabelRange, dla wykresów, których nie nakładamy na oryginalne dane, służy do dodania etykiet. TooltipRange pozwala na wyświetlanie komentarza po najechaniu myszą na poszczególne pole wykresu, a HyperlinkRange daje nam możliwość uczynienia z wykresu interaktywnej mapy za pomocą dodania hiperłączy. W każde z tych pól wpisujemy adres komórek, w których znajdują się dane do wyświetlenia (lub adresy hiperłączy). Należy pamiętać, aby zakresy te odpowiadały wielkością pierwotnej tabeli z danymi.

To już wszystkie opcje, które możemy wykorzystać tworząc mapę cieplną. Jednocześnie jest to ostatni wykres, który omówiliśmy w ramach serii o dodatku Sparklines for Excel. Zachęcam do dyskusji w komentarzach oraz do samodzielnego odkrywania możliwości, jakie daje ten dodatek przy tworzeniu miniwykresów.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik z mapą cieplną  dodatku Sparklines for Excel.