Sposób 1: Chowany panel z fragmentatorami

Jeśli masz dużo fragmentatorów na dashboardzie bazującym na tabelach przestawnych lub modelu danych zaprojektowanym z użyciem Power Pivot, możesz sprawić, żeby użytkownik łatwo je ukrywał. Po prostu zgrupuj wiersze (lub kolumny).

Otrzymasz wówczas ikonki 1 i 2 do ukrywania lub chowania fragmentatorów.

Następnie zaznacz wszystkie fragmentatory (np. z przyciskiem Ctrl), a następnie zmień ich właściwości na Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

Jeśli dodatkowo przed procesem grupowania wyłączysz domyślną opcję Wiersze podsumowań poniżej, konspekt utworzy się z przyciskiem w pierwszym wierszu.

Sposób 2: Włącz pełny ekran

Jeśli chcesz udostępnić raport w Excelu, odbiorca zużyje 1/3 ekranu na interfejs programu. Czy da się inaczej?

Opcja 1: Użyj skrótu Ctrl+Shift+F1, aby przejść do trybu pełnego ekranu i lepiej wykorzystać przestrzeń analityczną.

Opcja 2: Wbuduj w raport makra, które automatycznie włączą pełny ekran po otwarciu.

Oto zestaw 2 kodów na wejście i wyjście z pliku:

Private Sub Workbook_Open()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
ActiveWindow.DisplayHeadings = False
End Sub

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
ActiveWindow.DisplayHeadings = True
End Sub

Dwa pozostałe makra pozwalają użytkownikowi włączyć i wyłączać tryb full screen – podłączyłem je do ikonek (patrz pliki do pobrania na końcu).

Sub FullScreenOn()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
End Sub

Sub FullScreenOff()
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
End Sub

Ryzyko: Ustawienia zostają na stałe w interfejsie, dlatego ważne jest przywrócenie wstążki do standardowej postaci przy opuszczaniu pliku stąd jedno z makr działa tuż przed zamknięciem pliku.

Sposób 3: Ukryj wiersze i kolumny

Możesz ukryć wiersze i kolumny, które nie są wykorzystywane aktualnie w raporcie. Zaznacz wszystkie puste wiersze (zaznacz pierwszy wiersz do ukrycia > Ctrl + Shift + Strzałka w dół > prawy przycisk myszy > Ukryj). Analogicznie postąp z kolumnami (Ctrl + Shift + Strzałka w prawo)

Pliki Excel do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów oraz plik Excel z makrami wywołującymi full screen.

Znasz inne sposoby?

Podziel się w komentarzu.

Jak taki fragmentator wygląda w Power BI?

Fragmentator w Power BI ma od niedawna ustawienie Wybór jednokrotny i od dawna można go zmienić w prawym górnym rogu z listy na menu rozwijane. Ważną cechą takiego fragmentatora jest to, że zajmuje mało miejsca.

Tylko jak to odwzorować w Excelu?

Krok 1:  Zbuduj oczekiwany dashboard

Przykładowy dashboard składa się w moim przypadku z 4 tabel przestawnych, które pokazują Sprzedaż, Zysk, Liczbę zamówień oraz Sprzedaż wg Kategorii produktu.

Jak go zbudować, pokazuję w bezpłatnym, 6-godzinnym kursie Tabele przestawne Excel.

Krok 2: Wstaw tabelę przestawną i umieść pole na półce filtr

W moim przypadku polem będzie Wybierz miesiąc.

Krok 3: Wyłącz autodopasowanie kolumn

Żeby ułatwić sobie pracę w przyszłości, można dla pól o różnej szerokości wyłączyć autodopasowanie kolumn w opcjach tabeli przestawnej.

Krok 4: Ukryj kolumnę i zbuduj nagłówek

Kolumnę z nazwą pola ukryj, a następnie zbuduj i sformatuj własny nagłówek w nowym wierszu.

Krok 5: Wstaw fragmentator i podłącz do dashboardu

Teraz czas na krok często opisywany przeze mnie na blogu w tematyce fragmentatora. Aby filtr z tabeli działał na pozostałe tabele, trzeba zbudować pomost w postaci fragmentatora. Najważniejszym jego ustawieniem jest Połączenia raportu.

Na koniec fragmentator ukrywamy.

Jest z tym trochę zabawy i nie da się w tej technice zablokować checkboxa Zaznacz wiele elementów, ale i tak efekt jest bardzo ciekawy.

Pobierz plik Excel i przetestuj

Tutaj możesz pobrać plik Excel z fragmentatorem jednokrotnego wyboru i sprawdzić jego działanie.

Przeczytaj wszystkie artykuły w serii „Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku”

• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/dt_call_to_action][vc_empty_space height=”70″][vc_column_text]

Więcej o fragmentatorach możemy przeczytać w artykule Budowa dynamicznego dashboardu w Excelu z użyciem fragmentatorów oraz Raport na Mapie Polski Excel z użyciem fragmentatorów.

[/vc_column_text][vc_empty_space height=”36px”][dt_fancy_separator][vc_empty_space height=”36px”][vc_column_text]

Interaktywny dashboard Excel – efekt końcowy

Utworzenie pojedynczych wizualizacji i dodanie do nich interakcji pozwala nam osiągnąć następujący efekt (kliknij, aby powiększyć):[/vc_column_text][vc_empty_space height=”24px”][vc_single_image image=”7539″ img_size=”full” alignment=”center” onclick=”link_image”][vc_empty_space height=”48px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Połączenie tabel i wykresów w dashboard

Do utworzenia finalnego widoku dashboardu użyjemy wszystkich utworzonych wykresów przestawnych oraz tabeli przestawnej z formatowaniem warunkowym. Ułóżmy elementy w arkuszu z tabelą przestawną jak poniżej.

Dodanie interakcji do dashboardu

Stajemy w tabeli przestawnej a następnie wybieramy kartę Wstawianie > Oś czasu (dostępna dla wersji Excel 2013+).

Oś czasu możemy utworzyć dla Daty zamówienia lub Daty wysyłki, wybierzmy to drugie.

Oś umieśćmy po prawej stronie na górze.

Następnie wstawmy Fragmentator.

Wybierzmy Region.

Wstawiony fragmentator umieśćmy pod osią czasu.

Kolejne dwa fragmentatory wstawmy dla Kategorii oraz Podkategorii produktu.

Wszystkie nowo dodane elementy umieśćmy z prawej strony pod wcześniej dodanymi elementami.

Ostatnim zabiegiem będzie wstawienie połączeń dla osi oraz fragmentatorów. Aby wstawić połączenie kliknijmy prawym przyciskiem na interesujący nas element i wybierzmy Połączenie raportu.

Oś czasu będzie połączona ze wszystkimi elementami dashboardu, tak aby działania na niej oddziaływały na połączone z nią elementy.

Fragmentatory połączymy z trzema elementami (nie łączmy ich z tabelą z formatowaniem warunkowym).

Aby sprawdzić działanie połączeń wybierzmy Region południowo-zachodni. Poniżej widzimy jakie zmiany dokonały się na wykresach po wybraniu tego Regionu.

Plik Excel do pobrania

Dane źródłowe oraz dashboard znajdziesz w pliku: Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku.xlsx.

Uwaga: Arkusz z dashboardem działa w Excelu 2013+, użytkownicy wcześniejszych wersji nie mogą sprawdzić działania fragmentatorów z uwagi na niezgodność wersji.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

1. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
2. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
3. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
4. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
5. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text] Więcej na temat wykresu cykliczności możemy przeczytać w artykule Wykres cykliczności w Excelu.

Przgotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych. Przed utworzeniem tabeli przestawnej tworzymy dodatkową kolumnę Miesiąc w tabeli źródłowej, która na podstawie pola Data wysyłki za pomocą formuły MIESIĄC wskaże kolejny numer miesiąca. Dzięki temu, że wszystkie tabele przestawne na naszym raporcie są oparte o zakres Tabela1, nie musimy zmieniać ich źródła.Przygotowanie danych źródłowych

Następnie tworzymy tabelę przestawną.

Na razie umieśćmy w wierszach tylko datę wysyłki.

Zgrupujmy dane.

Data wysyłki zostanie zgrupowana do miesięcy oraz lat.

Jako kolumny w tabeli przestawnej zaprezentujmy Miesiąc wysyłki (dlatego tworzyliśmy tę kolumnę na początku, gdyż polem miesiąc z grupowania dat możemy w tabeli przestawnej posłużyć się tylko raz).

Następnie jako wartości zostanie pokazana suma sprzedaży.

Na podstawie poniższej tabeli wstawmy wykres liniowy ze znacznikami.

Domyślny wykres prezentuje się jak poniżej.

Usuńmy legendę, ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie.

Następnie zmieńmy kolor serii na szary (robimy to raz, a następnie przechodzimy strzałką w dół do kolejnych serii i klikamy F4 = powtórz formatowanie).

Na koniec dodajemy tytuł i wykres cykliczności jest gotowy.

Jeśli zastanawiasz się, do czego zmierzają te 4 odcinki, koniecznie przeczytaj dalej o dodaniu interakcji.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

1. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
2. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
3. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
4. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
5. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Przygotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych. Tworzymy nową tabelę przestawną, która wygląda jak poniżej – w wierszach widzimy wielkość zamówienia, a wartościach liczbę zamówień oraz sumę zysku.

Wielkość zamówienia zostanie zgrupowana – stajemy na wartości, klikamy prawym przyciskiem i wybieramy polecenie Grupuj.

Wielkość zamówienia będzie zgrupowana w grupy zawierające kolejne 3 szt. kupionych produktów, przy czym ostatnią grupą będzie >100.

Zgrupowane dane wyglądają jak poniżej:

Budowa histogramu z tabelą przestawną Excel

Na podstawie tak przygotowanej tabeli zostanie utworzony wykres kolumnowy.

Żeby dane na wykresie były czytelne, jedna seria danych zostanie zmieniona w inny typ wykresu.

Liczba zamówień zostanie przedstawiona jako wykres liniowy, Zysk pozostanie za to wykresem kolumnowym, zachowując spójność z wykresami w części 1 i 2 serii.

Legendę przenieśmy na górę wykresu.

Ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie.

Wypełnienie kolumn dotyczących Zysku zostanie sformatowane na kolor niebieski (dla wartości ujemnych kolor wina).

Wykres linowy będzie zielony i linia będzie miała szerokość 1,5 pkt.

Wstawmy jeszcze poniższy tytuł i gotowy wykres prezentuje się następująco:

Pewnym utrudnieniem będzie fakt nakładania się na siebie serii, ale niewiele da się z tym w Excelu zrobić, gdyż sterowanie osiami na wykresie przestawnym do najłatwiejszych nie należy. Mamy już 3 elementy gotowe do dashboardu – pozostaje nam jeszcze jeden: wykres cykliczności.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przygotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych.

Przed utworzeniem wykresu przygotujemy jednak najpierw tabelę przestawną.

Jako wiersze będzie przedstawiona Data wysyłki, jako wartości Suma sprzedaży oraz Suma zysku.

Data wysyłki zostanie zgrupowana. Wystarczy stanąć na polu, które ma zostać zgrupowane, kliknąć na nie prawym przyciskiem i wybrać polecenie Grupuj.

Pojawi się okno, w którym możemy wybrać jak dane dotyczące daty zostaną zgrupowane – wybierzmy Miesiące oraz Lata.

Budowa wykresu przestawnego kolumnowo-liniowego

Następnie, stojąc na tabeli przestawnej, wybierzmy polecenie stworzenia wykresu przestawnego. Zaznaczmy wykres kolumnowy.

Domyślny wykres prezentuje się następująco:

Niestety powyższe dane nie są czytelne, kolumny nakładają się na siebie. Dlatego też zmienimy typ jednego zakresu danych – stajemy na obszarze wykresu, klikamy prawym przyciskiem i wybieramy polecenie Zmień typ wykresu.

Dla Zysku wykres pozostanie kolumnowy, natomiast dla Sprzedaży zostanie zmieniony na liniowy.

Tak zmieniony wykres prezentuje się dużo lepiej.

Kolejnym krokiem będzie formatowanie serii danych. Zacznijmy od Zysku.

Szerokość przerwy między kolumnami zmieńmy na 100%.

Wypełnienie zmieńmy na niebieskie, a dla wartości ujemnych na kolor wina (analogicznie jak w pierwszej części serii z formatowaniem warunkowym).

Następnie sformatujemy serię danych dotyczącą Sprzedaży. Kolor zostanie zmieniony na szary, a szerokość na 1,5 pkt.

Legendę pokażmy na górze.

Ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie – klikamy na przycisk prawym i wybieramy poniższe polecenie.

Dodajmy tytuł i gotowy wykres prezentuje się jak poniżej:

W ten sposób utworzyliśmy drugi element naszego dashboardu. Teraz czas na kolejny – histogram.

Przygotowanie danych źródłowych

Poniższa tabela będzie wykorzystana do stworzenia wszystkich elementów dashboardu, których jest pięć. Dane dotczą sprzedaży produktów meblowych, urządzeń oraz artykułów papierniczych (przychód, zysk, ilość sprzedanych produktów, data wysyłki, rodzaj transportu, itd.).

Zaznaczmy wszystkie, a następnie poprzez wybranie na klawiaturze skrótu Ctrl+T utworzymy tabelę, która będzie wykorzystana kilkukrotnie w dashboardzie. Podejście to ma taką zaletę, że po dodaniu nowych wierszy lub kolumn (!) Tabela automatycznie się rozszerzy, dzięki czemu nie będzie trzeba zmieniać w Excelu zakresu źródła danych.

Po tym zabiegu zakres danych ma już nazwę – Tabela 1.

Stojąc kursorem gdziekolwiek w tabeli, wybieramy polecenie Tabela przestawna.

Tabela będzie zawierała kategorie oraz podkategorie produktów jako wiersze, kolumny będą stanowiły segmenty rynku, a wartości będą zawierały sumy sprzedaży oraz zysku.

W gotowej tabeli przestawnej dane zostały posortowane oraz zmienione zostały nagłówki danych (aby zmienić nagłówek wystarczy w jego miejscu napisać nową nazwę, jednak nie może być to ta sama nazwa jak nazwy kolumny. Jeżeli chcemy, aby nazwa była ta sama wystarczy wpisać przed nazwą spację).

Budowa wizualizacji z użyciem formatowania warunkowego

Kolejnym krokiem będzie sformatowanie danych w tabeli. Wartości sprzedaży oraz zysku zostaną przedstawione jako paski danych. Aby dodać takie formatowanie wystarczy zaznaczyć dane dotyczące kategorii, a następnie wybrać z Narzędzi głównych Formatowanie warunkowe, a następnie Paski danych.

Po wyborze Pasków, klikamy na Więcej reguł.

Pojawia się okno, w którym możemy szczegółowo zdefiniować zakres formatowania. Zaznaczmy, żeby reguła była stosowana do wszystkich komórek pokazujących wartości Sprzedaż dla Podkategorii produktu oraz Segmentu rynku. Zaznaczmy również polecenie Pokaż tylko pasek. Kolor wypełnienia wybierzmy szary, bez obramowania.

Po wybraniu takiego formatowania tabela przestawna wygląda jak poniżej.

Następnie sformatujmy wartości dla Zysku/Straty. Zaznaczmy dane jak poniżej praz wybierzmy ponownie Paski danych.

Tym razem wybierzmy kolor niebieski, pozostałe polecenia zostają bez zmian z wyjątkiem wskazania jeszcze koloru dla wartości ujemnych (przy Zysku/Stracie są takie wartości).

Dla wartości ujemnych wybierzmy kolor czerwony.

Po formatowaniu tabela prezentuje się jak poniżej.

Ponieważ nie zależy nam tu na sumach i podsumach, usuwamy te opcje za pomocą polecenia z karty Projektowanie: Sumy częściowe > Nie pokazuj, Sumy końcowe > Wyłącz dla wierszy i kolumn. Dodatkowo sortujemy oddzielnie kategorie i podkategorie, aby nadać danym odpowiednia strukturę.

Tak przygotowane zestawienie pozwala na skupienie się na różnicach w wartościach i głównych zależnościach. W razie potrzeby można stanąć na komórce, aby podejrzeć dokładne wartości.Teraz czas na dobudowanie kolejnych elementów dashboardu.

Historia sygnalizacji

Od lat 1830. wykorzystywano w Anglii semafory, składające się z dwóch ramion, które mogły się poruszać w horyzontalnej pozycji, żeby informować pociąg, że musi się zatrzymać. Stawiano je w miejscach niebezpiecznych – np. na skrzyżowaniach torów. Gdy ramię przyjmowało kąt 90 stopni, oznaczało to „stop”. Ramię semafora było pomalowane na czerwono-biało co zapewniało odpowiedni kontrast na każdym tle. Niestety semafor był niewidoczny nocą, dlatego inżynierowie kolejnictwa użyli prostych świateł do oznaczenia konieczności zatrzymania się oraz zwrócenia uwagi. Kolor czerwony został wykorzystany do sygnału „stop”, natomiast do zwrócenia uwagi został użyty kolor… zielony. W sygnalizacji kolejowej zostały wykorzystane także białe światła, które informowały maszynistę o tym, że może jechać. A zatem pierwsza sygnalizacja zastosowana w Anglii miała kolejność: czerwony, zielony, biały.

Kolor czerwony wybrano do sygnalizowania „stop”, gdyż na całym świecie był postrzegany identycznie – kojarzył się z niebezpieczeństwem, ogniem, krwią. Jest także bardzo dobrze widoczny w nocy.

Kolor zielony jest również widoczny w nocy i nie myli się z otaczającymi świecącymi obiektami – żadne z nich nie świecą na zielono i nie wprowadzają w błąd kierujących i pieszych.

A kolor biały? Niestety wykorzystanie białego światła doprowadziło do wielu katastrof kolejowych, ponieważ maszyniści mylili światła uliczne oraz światła gwiazd ze światłem sygnalizującym wolne tory. Dlatego później zamieniono biały na żółty (nocą najbardziej odróżniał się od czerwonego i zielonego) oraz zmieniono kolejność.

W jaki sposób sygnalizacja trafiła na drogi? W 1865 r. w Londynie ruch konny doszedł do granicy bezpieczeństwa dla przechodniów. Niejaki John Peake Knight, inżynier kolejnictwa, podpowiedział policji, aby zastosować system podobny do semaforów. W ciągu dnia policjant wykorzystywał ramiona, aby nadać sygnał ostrzeżenia lub zatrzymania, za to w nocy wykorzystano kolor zielony i czerwony. Pierwsza taka sygnalizacja stanęła na skrzyżowaniu Great George i Bridge Street w pobliżu Parlamentu. Działała przez miesiąc do momentu, gdy wyciek gazu doprowadził do wybuchu i poparzenia policjanta. Prace nad sygnalizacją zostały wstrzymane, a kolejne kroki wykonane pod drugiej stronie Atlantyku – gdzie w 1920 r. w Detroit policjant William Potts wprowadził do użycia sygnalizację znaną dziś.

Daltonizm

Światła uliczne zmieniły się na przestrzeni lat, szczególnie w kontekście dostosowania ich do osób z zaburzeniami widzenia kolorów. Mowa o daltonistach, którzy stanowią ok. 1% kobiet i 10% mężczyzn, mających problem z rozróżnianiem koloru. Sygnalizacja została zmodyfikowana następująco: do koloru czerwonego dodaje się trochę koloru pomarańczowego, co sprawia, że taka mieszanka jest lepiej zauważalna, a kolor zielony jest wzbogacany niewielką dawką koloru niebieskiego. Trwają badania nad sygnalizacją wykorzystującą jednocześnie kolor i kształt:

Kolory sygnalizacji świetlnej w raportach

Kolory używane w sygnalizacji są często wykorzystywane (nadużywane) w raportach i na dashboardach. Weszły tam z samochodowej deski rozdzielczej – protoplasty dashboardu menedżerskiego. Czerwony jest wykorzystywany przy wyświetlaniu wyników, które nie spełniają określonych parametrów i powodują konieczność zwrócenia na nie uwagi. Kolor pomarańczowy sygnalizuje wyniki, które należy poprawić, ale nie są aż tak krytyczne jak te, które są zaznaczone na czerwono. Na zielono wyświetlają się wyniki spełniające wszystkie kryteria i takie, które są zadowalające.

Wykorzystanie powyższej palety barw może być problematyczne w przypadku, gdy raport będzie czytany przez osoby nierozróżniające koloru czerwonego i zielonego (a rzadko wiadomo publicznie o ich wadzie). Najlepszym rozwiązaniem jest zmiana palety barw na czerwono-niebieską. Jest również możliwość stosowania dodatkowych symboli, co możemy znaleźć w opcjach formatowania warunkowego w Excelu.

Możemy spotkać także podejście, gdzie rezygnuje się z koloru zielonego (który najczęściej nie wymaga naszego działania) i skupić się wyłącznie na czerwonym, ewentualnie na czerwonym i… różowym, który będzie w 100% bezpieczny dla daltonistów. Więcej na ten temat możemy przeczytać w artykule o dziewięciu zasadach skutecznego użycia koloru.

Istnieje jednak pewna granica, której nie należy przekraczać, stosując sygnalizację świetlną. Czy chcesz, aby Twój raport wyglądał tak jak na rysunku 1 czy 2?

Źródło: http://robslink.com/SAS/democd26/kpidash.htm

Źródło: http://www.perceptualedge.com/blog/?p=154

Przygotowanie danych w programie Excel

Zacznijmy od pojedynczego wykresu. Jego uzupełnienie o dane ze stycznia kolejnego roku wymaga wstawienia danych w nowej kolumnie oraz przesunięcia zakresu danych (ewentualnie można nadpisać dane, wklejając dane o jedną kolumnę w lewo).

A co gdyby aktualizacja wymagała tylko wstawienia nowych danych…

Przygotowanie nazw zdefiniowanych w programie Excel

Kluczem do sukcesu jest oparcie źródła danych do wykresu nie o zakres komórek, a o nazwę zdefiniowaną. Nazwa zdefiniowana to nic innego jak obszar komórek nazwany globalnie dla całego arkusza lub skoroszytu. Najczęściej wykorzystuje się nazwy zdefiniowane do nazywania komórek z kursami walut, np. euro, co pozwala później tworzyć formuły z użyciem nazwy zdefiniowanej. Dla przykładu w komórce D1 posłużyłem się formułą =100*euro. Wszystkie formuły znaleźć można w Menedżerze nazw na karcie FORMUŁY (Ctrl+F3).

Przepis na automatyczny zakres jest dość skomplikowany i składa się kombinacji 3 formuł:

• ILE.NIEPUSTYCH – funkcja odpowiada za policzenie, ile komórek w naszym zakresie ma dane (czyli są niepuste). Wynikiem tej formuły jest liczba komórek, w naszym przypadku dla wiersza 2 jest to 13 (tekst też się liczy).
• INDEKS – funkcja ta zwraca adres komórki, który jest interpretowany przez inne formuły
• PRZESUNIĘCIE – funkcja przesuwa zakres danych o liczbę wierszy i pól, przy okazji rozszerzając go o zadaną szerokość i wysokość.

Zacznijmy od utworzenia wartości dla osi czasu – tworzymy nową nazwę zdefiniowaną, a następnie wklejamy tam formułę:

=PRZESUNIĘCIE(INDEKS(Dane!$1:$1;;ILE.NIEPUSTYCH(Dane!$1:$1)-11;1);0;0;1;12)

Formuła ta zaznacza 12 ostatnich elementów pierwszego wiersza, co można przetestować, klikając F5 (Przejdź do) i wpisują nazwę „czas”:

Następnie tworzymy taką samą nazwę zdefiniowaną, tylko dla 2 wiersza. Nazwijmy ją „wynik”:

=PRZESUNIĘCIE(INDEKS(Dane!$1:$1;;ILE.NIEPUSTYCH(Dane!$2:$2)-11;1);0;0;1;12)

Podłączenie wykresu do nazwy zdefiniowanej

Teraz pozostaje nam jedynie odnieść serię danych wykresu (Zaznacz dane > Edytuj) do naszej nazwy zdefiniowanej poprzez wprowadzenie jako Wartość serii:

=nazwa_pliku.xlsx!nazwa_zdefiniowana

Inaczej niż przy innych elementach arkusza posługujemy się nazwą pliku z rozszerzeniem i wykrzyknikiem na końcu, a nie nazwą arkusza.

W ten sposób dodawanie kolejnych kolumn z danymi będzie proste:

Jak automatyzować w ten sposób cały raport?

Wystarczy utworzyć prostą strukturę danych, złożoną z czasu w pierwszym wierszu i wyników dla różnych wskaźników w kolejnych wierszach. Następnie utworzyć wiele nazw zdefiniowanych (1 wiersz = 1 nazwa) i wiele wykresów. Aktualizacja raportu dla kolejnego miesiąca będzie sprowadzać się do ręcznego uzupełnienia jednej kolumny danych lub wklejenia jej z kwerendy. Tabela źródłowa może mieć układ wierszy lub kolumn (co wymaga zmiany formuły). Wykresy mogą być w oddzielnym arkuszu, bo nazwy zdefiniowane mają zasięg na wszystkie arkusze. Warto pamiętać, aby w arkuszu z danymi nie było niepotrzebnych wpisów w komórkach (co spowoduje błędne działanie funkcji ILE.NIEPUSTYCH).

Plik do pobrania

Tu pobierzesz plik z wykresem Excel, który sam się aktualizuje.