CALCULATE i tabela Kalendarz

Wtajemniczeni użytkownicy Power Pivota i modelu danych Power BI wiedzą, że modele, w których występuje tabela dat (kalendarz), można wzbogacić o wiele miar, które dają możliwość analizy danych z perspektywy czasu w różnych ujęciach. Wykorzystajmy więc taki właśnie model, żeby przekonać się, jak działa CALCULATE w połączeniu z analizą czasową.

Oprócz kalendarza, w modelu danych mamy tabelę z raportem sprzedaży. Stwórzmy więc tabelę przestawną, która pokaże nam sumę sprzedaży po miesiącach z roku 2010. W tym celu dodajmy do obszaru filtrów kolumnę „Rok” z tabeli „Kalendarz”, do obszaru wierszy kolumnę „miesiąc_rok” z tej samej tabeli, a do obszaru wartości kolumnę „Sprzedaż” z tabeli „Sprzedaż”. Ostatnia operacja stworzy niejawne pole obliczeniowe sumujące wartość sprzedaży. Oto wynik:

Obliczanie sprzedaży od początku roku z użyciem CALCULATE i DATESYTD

Aby obejrzeć te same dane w ujęciu kumulatywnym, będziemy posiłkować się funkcją DATESYTD, która zastąpi kontekst filtra tabeli przestawnej i użyje danych z wierszy do zbudowania nowego kontekstu – YTD (Year To Date, czyli od początku roku do dnia dzisiejszego). Dla stycznia będą to dane styczniowe, ale dla lutego – suma danych stycznia i lutego, dla marca – suma pierwszego kwartału i tak dalej.

Miara będzie więc zbudowana w następujący sposób – na miarę „Suma Sprzedaż” nałożymy funkcję CALCULATE, a jako filtra użyjemy funkcji DATESYTD:

=CALCULATE([Suma Sprzedaż]; DATESYTD(Kalendarz[Data]))

Efekt tej operacji będzie taki:

Widzimy, że pomimo iż wiersze wskazują na konkretny miesiąc, nasza miara w każdym wierszu pokazuje dane od początku roku.

Aby uatrakcyjnić tabelę, można dodać do niej proste formatowanie warunkowe, które zwizualizuje rosnącą wartość sprzedaży. Zaznaczmy wartości w kolumnie „Sprzedaż YTD” i przejdźmy do menu „Formatowanie warunkowe” na wstążce „Narzędzia główne”. Z dostępnych opcji wybierzmy Paski danych o pełnym wypełnieniu w dowolnym kolorze:

Obliczanie trzymiesięcznej średniej ruchomej z pomocą DATESINPERIOD i LASTDATE

Funkcji CALCULATE możemy również użyć do wyliczenia trzymiesięcznej średniej ruchomej ze sprzedaży. Jak to zrobić? W tym celu najpierw napiszemy formułę, która wyliczy trzymiesięczną sumę ruchomą, a następnie kolejną formułę, która podzieli tę sumę na trzy, czyli policzy trzymiesięczną średnią.

Początek naszej miary będzie identyczny – pierwszym argumentem dla CALCULATE będzie „Suma Sprzedaż”. Dalej będzie nieco trudniej, ale do opanowania. Użyjemy bowiem funkcji DATESINPERIOD. Funkcja ta robi dokładnie to, co wskazuje jej nazwa – mianowicie wybiera daty z zadanego ruchomego okresu. Ponieważ operacja, którą wykonuje, jest odrobinę piętrowa, funkcja ta potrzebuje aż czterech argumentów. Musimy wskazać, gdzie znajdują się daty, która data jest datą startową, ile interwałów ma być wziętych pod uwagę i co będzie tym interwałem (dni, tygodnie, miesiące czy lata). W naszym przypadku posłużymy się małym fortelem, ponieważ zamiast daty startu podamy końcową datę z naszego kalendarza, a ilość interwałów napiszemy z minusem – tym sposobem funkcja będzie liczyć do tyłu. Aby wskazać końcową datę kalendarza, również użyjemy funkcji, a będzie to LASTDATE.

Na podstawie powyższego akapitu można już domyślić się, że nasza miara będzie miała taką oto postać:

=CALCULATE([Suma Sprzedaż]; DATESINPERIOD(Kalendarz[Data]; LASTDATE(Kalendarz[Data]); -3; month))

Po zapisaniu jej w modelu, tabela przestawna zyskała kolejną kolumnę:

Ponieważ jednak poszukujemy trzymiesięcznej średniej, a nie sumy, czym prędzej usuwamy tę miarę z tabeli i dodajemy nową miarę:

= [trzymiesięczna suma ruchoma] / 3

Widzimy teraz właściwe dane:

Obliczanie dynamiki sprzedaży rok do roku z formułą DAX SAMEPERIODLASTYEAR

Trzecim przykładem zastosowania funkcji CALCULATE w połączeniu z funkcjami analizy czasowej niech będzie miara pokazująca wzrost względem tego samego okresu roku ubiegłego.

Aby policzyć taki wzrost wystarczy podzielić wartość sprzedaży przez wartość sprzedaży sprzed roku, a dla jasności przekazu odjąć od całości 1 i pokazać w ujęciu procentowym.

Argumentem filtra dla funkcji CALCULATE będzie w tym przypadku kolejna funkcja analizy czasowej, a mianowicie SAMEPERIODLASTYEAR, której wystarczy wskazać daty z tabeli „Kalendarz”. Funkcja CALCULATE w tej mierza wyglądać więc będzie następująco:

=CALCULATE([Suma Sprzedaż]; SAMEPERIODLASTYEAR(Kalendarz[Data]))

A miara w całości przyjmie taką postać:

=[Suma Sprzedaż]/CALCULATE([Suma Sprzedaż]; SAMEPERIODLASTYEAR(Kalendarz[Data]))-1

Po dodaniu odpowiedniego formatowania (procentowe), tabela przestawna będzie wyglądać tak:

Jak widać na powyższych przykładach, za pomocą funkcji CALCULATE i funkcji analizy czasowej można w prosty sposób wprowadzić do swoich raportów ciekawe obliczenia i tym samym pozwolić na obserwację danych w wielu ujęciach.

Przygotowanie danych

Dane jakie wykorzystam do budowania tabeli przestawnej dotyczą ofert (zapytań) wysyłanych na stronę Allegro dotyczących różnych rodzajów butów. Tabelę przestawną konstruuję w wierszach umieszczając markę obuwia, zaś w obszarze wartości umieszczam sumę z pozostałej liczby par (jaką w danej ofercie posiada jeszcze sprzedawca).

Wstawianie elementu obliczeniowego do tabeli przestawnej

Pierwszą rzeczą o której należy pamiętać przy wstawaniu elementu obliczeniowego to ustawienie w odpowiednim miejscu (raportu tabeli przestawnej) kursora myszki, bowiem od tego będą zależały aktywne opcje – możliwość wstawienia pola lub elementu obliczeniowego. Poniżej schemat obrazujący możliwości działania w zależności od położenia kursora w obszarze tabeli przestawnej.

Z powyższego schematu wynika, że będę mieć możliwość wstawienia elementu obliczeniowego jeżeli znajdę się w obszarze elementów etykiet wierszy.

Wstawiam pierwszy element obliczeniowy > ustawiam kursor w obszarze tabeli przestanej > Analiza > Obliczenia > Pola, elementy, zastawy > Element obliczeniowy.

Pojawia się okno Wstaw element obliczeniowy. W polu nazwa wpisuję nazwę z jaką element obliczeniowy pojawi się w tabeli przestawnej: „ Element kalkulowany1”. W polu formuła wpisuję działanie jakie ma być wykonane na  elementach z pola „marka”.

Element obliczeniowy z odwołaniem pozycyjnym bezwzględnym

Wpisuję zatem formułę, która odejmie od pierwszego elementu w tabeli (czyli marka 4F) wartość dla marki numer 2 w obecnej tabeli przestawnej (adidas). Aby pole „marka” pojawiło się w polu wpisywanej formuły należy je dwukrotnie kliknąć , a w nawiasie kwadratowym wpisać numer indeksu czyli  numer porządkowy danego elementu, na którym ma być wykonane działanie.

Wybieram Dodaj > OK i w tabeli przestawnej pojawia się „Element kalkulowany1”.

Widać dokładnie, że wartość wstawionego elementu to różnica 932-1380 (jak na załączonym powyżej rysunku). Element możemy przesuwać w tabeli przestawnej, zawsze będzie odwoływał się do pierwszego i drugiego elementu.

Ograniczenia

Jednak przy stworzeniu takiego elementu (pozycyjnego), danych nie możemy sortować w tabeli przestawnej według wartości. Pojawia się następujący komunikat:

Sortowanie według etykiet wierszy jest wciąż możliwe. Jeżeli zmienią się w wyniku sortowania wartości dla pierwszego i drugiego elementu w tabeli przestawnej wówczas wartość elementu obliczeniowego zostanie zaktualizowana.

Zastosowanie

Element  obliczeniowy z odwołaniem pozycyjnym bezwzględnym może być  zastosowany przy datach , kiedy wiemy że np. w tabeli mamy określoną ilość elementów (12 miesięcy , ilość dni w miesiącu itp.) i zawsze przy pomocy elementu obliczeniowego odwołujemy się do konkretnych elementów (np. stycznia i grudnia).

Element obliczeniowy z odwołaniem pozycyjnym względnym

Od poprzedniego rozwiązania rożni się tym, że w zależności o umieszczenia utworzonego elementu w tabeli przestawnej, będzie się on odwoływał do elementów względem własnego położenia. Na przykładzie będzie to dużo prostsze.

Powtarzam kroki  dotyczące wstawienia elementu obliczeniowego.  Tym razem odwołanie będzie względne, więc w formule kalkulującej wartość nowego elementu („Element kalkulowany2”), poprzez znaki „+” i „-” będę odwoływać się do wierszy w tabeli przestawnej, odsunięte od mojego elementu obliczeniowego o dwa i jeden wiersz (znaki minus „-” oznaczają że cofam się z numerem wiersza = idę w górę tabeli przestawnej, znaki plus „+” oznaczają, że zwiększam numer wiersza = idę w dół tabeli).

Poniżej efekt dodania nowego elementu. Od wiersza (-2) odejmuję wiersz (-1) czyli 0-735 = -735.

Przesuwając element obliczeniowy w tabeli przestawnej , jego wartość będzie się zmieniała, dla odpowiednich wartości z wierszy -1 i -2.

Ograniczenia

Podobnie jak w przypadku odwołania bezwzględnego danych nie możemy sortować w tabeli przestawnej według wartości. Sortowanie według etykiet wierszy jest wciąż możliwe.

Zastosowanie

Rozwiązanie z względnym odwołaniem elementu obliczeniowego jest bardziej elastyczne, daje możliwość analizowania większej ilości danych, różnych danych.

Plik do pobrania

Pobierz plik kalkulowany-element-obliczeniowy-w-tabeli-przestawnej i wstaw swoje dane.

1. Wykorzystanie pola obliczeniowego do obliczenia różnicy między Sprzedażą a Zyskiem

Poniższa tabela przestawna prezentuje wartość sprzedaży oraz zysk ze sprzedaży dla poszczególnych segmentów rynku oraz kategorii produktu.  Dodatkowo będziemy chcieli pokazać wszelkie koszty (koszty wytworzenia/zakupu, koszty ogólne zarządu, koszty sprzedaży), które stanowią różnicę między wartością sprzedaży a właśnie zyskiem. Moglibyśmy oczywiście dodać koszty w danych źródłowych. Jest to jakieś rozwiązanie. Co jednak, gdy zmianę chcemy wprowadzić szybko bez bezpośredniej ingerencji w dane źródłowe? Do obliczeń wykorzystamy pole obliczeniowe.

Pole obliczeniowe wstawia się wybierając: kartę Analiza > Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe.

Pojawi się okno, w którym mamy możliwość wpisania nazwy nowego pola oraz wpisania formuły, według której wartości w polu będą się wyliczać. Formuła może się składać ze wszystkich kolumn dostępnych w źródle.

Pole obliczeniowe będzie nosiło nazwę Koszty i będzie obliczać się jako różnica pomiędzy Sprzedażą a Zyskiem.

Dodane pole obliczeniowe prezentuje się jak poniżej.

2. Pole obliczeniowe na zgrupowanych danych

Poniższa tabela przestawna zawiera Zysk w podziale na lata oraz wielkość poszczególnych zamówień.

Taka szczegółowość wierszy zaburza obraz, dlatego wielkość zamówień zostanie pogrupowana do ‘paczek’ po 30.

Grupy zostaną następnie odpowiednio ponazywane: 1-30, 31-60, 61-90, 91-120, 121-150 oraz >150.

Pogrupowane dane prezentują się jak poniżej.

Do tabeli przestawnej zostanie dodane jeszcze pole ze Sprzedażą.

Kolejnym krokiem będzie dodanie pola obliczeniowego.

Nazwa pola to Zysk ze sprzedaży [%] a formuła to stosunek Zysku do Sprzedaży.

Po zmianie formatu nowych danych na procentowy gotowa tabela przestawna będzie prezentować się jak poniżej.

3. Jednostkowy koszt dostawy

Poniższa tabela zawiera Koszt dostawy oraz Wielkość zamówienia w podziale na lata, Rodzaj transportu oraz Priorytet zamówienia.

Pole obliczeniowe zostanie wykorzystane do obliczenia jednostkowego kosztu dostawy.

Jednostkowy koszt dostawy zostanie obliczony jako stosunek Kosztu dostawcy do Wielkości zamówienia.

Obliczony Jednostkowy koszt dostawy prezentuje się jak poniżej.

4. Element obliczeniowy – zmiana vs poprzedni rok

Nie tylko pole obliczeniowe może być wykorzystane do obliczeń w tabeli przestawnej. W poniższym przykładzie zostanie wykorzystany element obliczeniowy. Element obliczeniowy działa na podobnej zasadzie do pola, jednakże obliczenia można dokonać na bardziej szczegółowych danych.

Element obliczeniowy zostanie wykorzystany do obliczenia różnicy na wybranych wartościach pomiędzy 2014 a 2013 rokiem. Stojąc na Roku wybieramy na karcie Analiza > Element obliczeniowy.

Następnie pojawia się podobne okno do tego, które dotyczyło Pola obliczeniowego. Jest jednak bardziej szczegółowe i można zauważyć, że do każdego z dostępnych pól są przyporządkowane elementy – lista pojedynczych wartości z każdej kolumny z danych źródłowych.

Nazwą elementu będzie 2014 vs 2013 [%]. A formuła to stosunek wartości dla 2014 roku do roku poprzedniego, pomniejszone o 1.

Tabela przestawna powiększyła się o trzy dodatkowe kolumny, które zwracają procentową zmianę między dwoma latami. Obliczenia dotyczą wybranych wierszy.

Format nowych danych zmieniamy na procentowy.

5. Udział danych rocznych w sumie

Tabela przestawna zawiera wartość sprzedaży dla wszystkich lat dla poniższych regionów i województw.

Element obliczeniowy przeliczy udział wartości sprzedaży w roku 2014 do wartości sprzedaży w czterech dostępnych latach.

Nazwa elementu to Udział 2014 w Totalu,  formuła to stosunek 2014 roku do sumy wszystkich lat.

Po dodaniu elementu tabela przestawna prezentuje się jak poniżej.

Ograniczenia pola obliczeniowego

• Pole obliczeniowe umożliwia zastosowanie podstawowych działań, takich jak: dodawanie, odejmowanie, dzielenie, mnożenie oraz funkcji JEŻELI
• Pola sumy częściowe i końcowe są liczone wg tej samej formuły, co pojedyncza komórka tabeli przestawnej (a nie jako suma komórek podrzędnych), co może nie pokrywać się z naszymi oczekiwaniami. W takich przypadkach należy je ukryć.
• W kalkulacjach nie można odnosić się do sum częściowych i końcowych (to zapewnia opcja Pokaż wartości jako…), ani do komórek spoza tabeli przestawnej
• Pola kalkulowane nie są dostępne w tabelach przestawnych opartych o kostki OLAP
• Element obliczeniowy nie sprawdza się w przypadku chęci obliczenia różnicy w punktach procentowych między prezentowanymi wartościami procentowymi – pojawiają się błędy obliczeń.

Co, jeśli pole obliczeniowe nie daje właściwych rezultatów?

Rozważ skorzystanie z języka DAX w modelu danych Power Pivot.

Do czego służy KPI?

KPI mają duży wpływ na organizację: stanowią informację zwrotną na temat jakości oraz kosztów pracy. Są także narzędziem kontroli menedżerskiej – pozwalają szybko wykryć problem i na niego zareagować, nadawać priorytety działaniom. Co ciekawe, stwierdzenie „wskaźnik KPI” jest błędne, ponieważ już w samym skrócie jest zakodowane słowo indicator – czyli wskaźnik. Mimo to Excel wpadł w pułapkę popełnianą przez wielu i tutaj także znajdziemy „wskaźnik KPI”. W PowerView istnieje możliwość wbudowania takiego wskaźnika w tabelę – będzie on przy pomocy np. symboli sygnalizacji świetlnej informował nas o dobrym (zielone światło), średnim (żółte) bądź złym (czerwone) stanie danej wartości. Działa on na bardzo podobnej zasadzie co formatowanie warunkowe w skoroszycie Excela.

Tworzenie KPI w PowerPivot

Jak tworzymy taki wskaźnik? Najpierw tworzymy miarę jawną (inna nazwa – pole obliczeniowe jawne) w obszarze obliczeń w PowerPivot, w oparciu o którą stworzymy nasze KPI. Następnie, mając ją zaznaczoną, wybieramy Narzędzia główne -> Utwórz wskaźnik KPI:

Po wybraniu tej opcji otworzy nam się okno Kluczowy wskaźnik efektywnosci (KPI), w którym wybieramy wartości, dla których mają być wyświetlane poszczególne ikony (zdefiniowane przez pole obliczeniowe bądź też wartość bezwzględną) oraz zaznaczamy interesujący nas zestaw symboli. Na suwaku widzimy przedziały, dla jakich będą wyświetlane poszczególne światła.Nasz cel znajduje się na pozycji 100%. Drugi próg znajduje się na 80%, a pierwszy – na 40%. Progi te możemy oczywiście zmieniać według własnego uznania, po prostu chwytając i przeciągając interesujący nas element. Po kliknięciu OK pojawi się oznaczenie KPI obok obliczonej miary:

Podobny symbol ujrzymy także w widoku diagramu w PowerPivot:

A także, naturalnie, na liście pól programu PowerView oraz tabeli przestawnej:

Na listach KPI składa się zawsze w trzech tych samych elementów: wartości, celu oraz stanu. Wartość jest to obliczony wynik naszej miary – może oczywiście się różnić w zależności od tego, jaką tabelę skonstruujemy. Cel jest określony przez wpisaną przez nas liczbę bezwzględną lub też wskazaną miarę. Stan natomiast jest kolumną zawierającą ikony, jakie zdefiniowaliśmy w ustawieniach naszego wskaźnika.

Edycja KPI

Raz utworzony wskaźnik możemy edytować wyłącznie w widoku danych PowerPivot – w tym celu należy kliknąć na niego prawym klawiszem myszy i wybrać opcję Edytuj opcje wskaźnika KPI. Otworzy się okno Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI), w którym możemy dokonać dowolnych zmian.

Nadawanie opisów

Teoretycznie istnieje opcja umożliwiająca wyświetlanie zdefiniowanego przez nas opisu po najechaniu kursorem na nazwę wskaźnika w spisie pól programu PowerView:

Opisy możemy nadać nie tylko całemu wskaźnikowi, ale także poszczególnym jego elementom: wartości, celowi oraz stanowi. Można to zrobić we wspominanym wcześniej oknie Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI) – wystarczy kliknąć napis Opisy znajdujący się w dolnej części tego okna, aby przejść do części w której możemy zdefiniować wyświetlany tekst:

Opis ten nie będzie jednak widoczny ani w PowerView ani w tabeli przestawnej. Służy jedynie dla osób, które tworzą formuły i przeliczenia pod KPI-e, aby były w stanie przeczytać komentarz objaśniający, jak wskaźnik ma być liczony.

Ćwiczenie praktyczne

W ramach zaobserwowania działania KPI w PowerView lub w tabeli przestawnej warto wykonać jeden taki wskaźnik. Można do tego wykorzystać własną bazę danych bądź użyć przygotowanego przez nas pliku z przykładowymi danymi ukazującymi sprzedaż produktów (odnośnik do pliku znajduje się pod tekstem). Poniżej opiszemy konstruowanie KPI na tych właśnie przykładowych danych. Załóżmy, iż dla naszego przedsiębiorstwa najważniejszy jest przychód – dlatego też na podstawie tej wartości stworzymy nasz wskaźnik. Aby go obliczyć, użyjemy funkcji SUMX obliczającej sumę wyrażenia obliczonego dla każdego wiersza w tabeli.       1. Tworzenie miary W oknie PowerPivot (w celu jego włączenia klikamy zakładkę POWERPIVOT > Zarządzaj) w widoku danych otwieramy obszar obliczeń (jeżeli jeszcze nie mamy go aktywnego): Następnie klikamy na dowolnej komórce tego obszaru i wpisujemy poniższą funkcję:

Przychód:=SUMX(’Tabela_Sprzedaż’;[Liczba]*[Cena sprzedaży])

Przed dwukropkiem znajduje się nazwa naszego pola obliczeniowego. Funkcja SUMX wymaga podania tabeli, w której odbywa się sumowanie – w naszym przykładowym przypadku jest to Tabela_Sprzedaż. Program PowerPivot wymaga pisania nazw tabel w apostrofach, jeżeli – tak jak w naszym przypadku – znajdują się w niej polskie litery, np. „ż” Następnie obliczamy cały przychód – mnożymy cenę sprzedanego produktu razy jego ilość (w jednym wierszu, który odpowiada jednej transakcji), a potem sumujemy te wartości ze wszystkich wierszy.

2. Tworzenie KPI

Konstrukcję wskaźnika przeprowadzamy w sposób opisany w pierwszej części artykułu – mając zaznaczoną miarę klikamy Wskaźnik KPI. Otworzy się okno Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI). Załóżmy, iż naszym celem będzie osiągnięcie przychodu na poziomie 600 000 zł na kwartał. Najprościej możemy utworzyć taki wskaźnik poprzez zaznaczenie w oknie opcji Wartość bezwzględna i wpisanie pożądanej liczby. Następnie przechodzimy do PowerView i tworzymy tabelę przy pomocy obiektów kwartał oraz ( ze wskaźnika KPI) wartość i stan:

Po powyższej tabeli możemy stwierdzić, w których kwartałach nasza sprzedaż była niezadowalająca, a w których zrealizowaliśmy bądź byliśmy wystarczająco blisko wyznaczonego przez nas celu.

Analogiczną tabelę można wykonać w tabeli przestawnej:

Dodatkową zaletą tabeli przestawnej jest możliwość zmiany nagłówków:

Dzięki temu możemy zmienić niezbyt eleganckie napisy typu Przychód Stan.

Czy macie jakieś pytania dotyczące kluczowych wskaźników efektywności? Jeżeli tak, koniecznie napiszcie komentarz!

Plik z przykładowymi danymi: KPI

Jeżeli jednak nie jesteśmy zainteresowani tą zakładką, zawadza nam podczas wykonywania naszej pracy, bądź też boimy się, że osoba która będzie korzystać z przygotowanego przez nas modelu popsuje coś przy pomocy znajdujących się tam funkcji, możemy przejść do trybu normalnego. W tym celu klikamy na ikonę menu znajdującą się na lewo od zakładki Narzędzia główne, a następnie wybieramy opcję Przełącz do trybu normalnego:

W ten sam sposób możemy też przełączyć się z powrotem do trybu zaawansowanego.

W interesującej nas zakładce znajdziemy przyciski dotyczące perspektywy: Utwórz i zarządzaj oraz Wybierz, przyciski Pokaż niejawne pola obliczeniowe, Sumuj według, oraz dwa przyciski bezpośrednio wpływające na PowerView oraz tabele przestawne: Domyślny zestaw pól i Zachowanie tabeli.

W tym artykule omówione zostaną poszczególne grupy funkcji.

1. Perspektywa.

Jest to narzędzie przydatne w przypadkach, gdy z jednego modelu danych korzysta wielu użytkowników o zróżnicowanych oczekiwaniach co do jego zawartości.

Narzędzie te pozwala na wyświetlanie określonego zestawu tabel oraz kolumn jaki jest potrzeby danemu użytkownikowi w danym momencie, oraz na szybką zmianę tego zestawu na inny.

Przykładowo: W jednym modelu danych mogą znajdować się informacje na temat sprzedawców, ich skuteczności, najchętniej kupowanych produktów oraz ich ceny. Dział zajmujący się zasobami ludzkimi – HR – interesuje tylko skuteczność poszczególnych sprzedawców, więc perspektywa dla nich przygotowana będzie zawierała jedynie dane dotyczące poszczególnych sprzedawców i ich skuteczności. Dział zaopatrzeniowy będzie natomiast zainteresowany informacją które produkty najlepiej się sprzedają, i te dane będzie zawierała ich perspektywa.

Po stworzeniu relacyjnego modelu danych perspektywa, którą widzimy, zwie się domyślną – widoczne są po prostu wszystkie tabele oraz kolumny modelu danych.

Widok taki sprawdza się w przypadku, gdy mamy stosunkowo nieskomplikowany model, niewymagający ograniczenia ilości wyświetlanych tabel.

W celu utworzenia własnej perspektywy klikamy przycisk Utwórz i zarządzaj. Otworzy się okno Perspektywy. W nim to, po kliknięciu przycisku Nowa perspektywa możemy nadać jej nazwę, a następnie w prosty sposób sporządzić interesujący nas widok – wystarczy zaznaczyć odpowiednie pola obok interesujących nas tabel oraz poszczególnych kolumn. Obok nazw tabel są symbole plusów, po których kliknięciu rozwija się lista kolumn należących do tej tabeli.

Po najechaniu kursorem na kolumnę oznaczającą daną perspektywę nad jej nazwą pojawiają się 3 przyciski, które umożliwiają kolejno: usunięcie danej perspektywy, zmianę jej nazwy oraz skopiowanie jej w celu stworzenia nowej perspektywy na podstawie już istniejącej.

Jeżeli w utworzonej perspektywie będą znajdować się tabele połączone relacją, to relacja ta będzie dalej widoczna w widoku diagramu w PowerPivot.

Uwaga: Pomiędzy widokiem diagramu a widokiem danych w PowerPivot przełącza się przy pomocy przycisków znajdujących się w obszarze Widok zakładki Narzędzia główne:

Ograniczenie ilości tabel oraz kolumn skutkują znacznym zwiększeniem przejrzystości naszych danych:

2. Przycisk „Pokaż niejawne pole obliczeniowe”

Z definicją niejawnego oraz jawnego pola obliczeniowego (zwanego też zamiennie miarą) oraz konkretnymi przykładami można zapoznać się w tym artykule.

Stworzone niejawne miary domyślnie nie są widoczne w PowerPivot. Dopiero włączenie tej opcji (wciśnięty przycisk Pokaż niejawne pola obliczeniowe) powoduje, iż w obszarze obliczeń w widoku danych oraz w widoku diagramu pojawiają się niejawne pola obliczeniowe, które są oznaczone charakterystycznymi niebieskimi strzałkami:

Ważną kwestią jest to, iż można zobaczyć przy pomocy jakich funkcji zostały obliczone miary niejawne. Wystarczy kliknąć na takie pole w obszarze obliczeń w widoku danych PowerPivot i zerknąć na pasek formuły:

Nie można zmienić składni niejawnego pola obliczeniowego, o czym świadczy szary kolor czcionki.

Funkcja ta istotne jest to szczególnie dla początkujących użytkowników, którzy wzorując się na składni pól niejawnych mogą zacząć tworzyć własne miary jawne.

3. Przycisk „Sumuj według”

Kolejna funkcja również powiązania z tworzeniem niejawnych pól obliczeniowych.

Niejawne miary możemy tworzyć w oparciu o podstawowe funkcje języka DAX: Sumowanie, Liczność (wszystkich wierszy lub unikatowych wartości w tych wierszach), średnia, minimum oraz maksimum. Gdy nie chcemy tworzyć miary, wybieramy opcję „nie sumuj”, a PowerView lub też tabela przestawna będzie traktowała tą kolumnę jako zestaw indywidualnych wierszy, a nie liczby na których mają zostać wykonane jakieś działania.

Podczas tworzenia miary niejawnej (w tabeli przestawnej: poprzez przesuwanie kolumny do obszaru Wartości, w raporcie PowerView – poprzez przesuwanie kolumny oznaczonej symbolem „Σ” do obszaru POLA) domyślnie jest używana funkcja sumowania. Można oczywiście ręcznie zmieniać za każdym razem sposób obliczania miary.

Jednakże, jeżeli jakaś miara niejawna, nie będąca sumowaniem, będzie często używana, możemy sobie znacznie ułatwić pracę zmieniając domyślny typ danej kolumny na dowolny inny sposób agregacji miary niejawnej poprzez przycisk „Sumuj według”

Dokonuje się tego w bardzo prosty sposób. W widoku danych w oknie PowerPivot klikamy na dowolną komórkę w interesującej nas kolumnie, której domyślny sposób chcemy zmienić. Następnie wybieramy przycisk „Sumuj według” i wybieramy interesującą nas funkcję – na przykład średnią:

W podobny sposób działa to w widoku diagramu PowerPivot – wystarczy zaznaczyć nazwę odpowiedniej kolumny i kliknąć Sumuj według:

Od tej pory agregacja zarówno w tabeli przestawnej, jak i w PowerView w pierwszej kolejności będzie zachodziła agregacja według średniej:

4. Przycisk „domyślny zestaw pól”

Przy pomocy przycisku „Domyślny zestaw pól” możemy zdefiniować listę kolumn, która będzie dodawana do tabeli w raporcie PowerView już po kliknięciu nazwy tabeli – bez potrzeby wykonywania dodatkowych operacji. Pozawala to zaoszczędzić czas przy intensywnym wykorzystaniu określonego zestawu kolumn w danej tabeli.

W pierwszym kroku należy wybrać interesującą nas tabelę w PowerPivot – w widoku diagramu wystarczy kliknąć na odpowiednią ramkę, w widoku danych należy wybrać właściwą zakładkę. Następnie klikamy przycisk Domyślny zestaw pól, gdzie wybieramy (w kolejności) interesujące nas, często używane kolumny:

Kolumny przemieszczamy pomiędzy obydwoma obszarami przy pomocy przycisków Dodaj -> oraz <- Usuń. Kolejnością sterujemy przy pomocy przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół.

Po ustaleniu pól domyślnych oraz ich kolejności możemy przejść do raportu PowerView. Wystarczy kliknąć na nazwę tabeli w której zdefiniowaliśmy domyślny zestaw kolumn, aby pojawiła się tabela składająca się z tego właśnie zestawu.

Jeżeli zaznaczymy istniejącą już tabelę w raporcie i klikniemy na nazwę tabeli ze zdefiniowanym zestawem domyślnym pól, kolumny te dołączą się do zaznaczonej tabeli.

W przypadku kliknięcia na nazwę tabeli, która nie ma zdefiniowanego domyślnego zestawu pól, program nie wykona żadnej operacji.

5. Zachowanie tabeli

Po kliknięciu w przycisk Zachowanie tabeli otworzy nam się okno, w którym możemy określić identyfikator wiersza, zachować unikatowe wiersze, domyślną etykietę oraz obraz:

Co oznaczają poszczególne opcje?

Identyfikator wiersza określa kolumnę, w której znajdują się unikatowe wartości oraz nie zawiera pustych komórek. Dzięki temu każdy wiersz jest jednoznacznie identyfikowalny poprzez określoną wartość znajdującą się w kolumnie będącej identyfikatorem.

Istnienie oraz ustalenie takiej kolumny pozwala na skorzystanie z pozostałych opcji okna zachowanie tabeli.

Nazwa opcji zachowaj unikatowe wiersze jest nieco mylna – przy jej pomocy nie pozbywamy się powtórzeń określonych wartości w kolumnie, jakby można tego się spodziewać.

Funkcja ta odnosi się do przypadku, w którym, pomimo iż w danej kolumnie występują dwie identyczne wartości, nie należy ich zliczać razem. Sytuacja taka może wystąpić np. w przypadku bazy danych zawierających dane klientów – dwóch z nich może nazywać się tak samo. Inne dane, pozwalające ich rozróżnić – np. data urodzenia – mogą nie być wykorzystywane do tworzeia raportu. W takim przypadku program pokaże w raporcie tylko jednego takiego klienta, a wszystkie inne wykorzystywane w raporcie wartości będą sumą z obu tych wierszy.

Dzięki zastosowaniu opcji zachowaj unikatowe wiersze te dwa wiersze, w których będą występowali klienci o takich samych nazwiskach, nie zostaną zsumowane, lecz zostaną ukazane w raporcie oddzielnie, jako dwóch klientów o tych samych nazwiskach – tak jak jest to w rzeczywistości.

Przykład: W bazie danych istnieje dwóch klientów o nazwisku Dawid Nowak, nie jest to jednak jedna i ta sama osoba:

W domyślnym przypadku zostaną oni przedstawieni w raporcie jako jedna i ta sama osoba:

Wybranie kolumny Nazwa klienta w oknie Zachowaj unikalne kolumny  spowoduje, iż tabela wyświetlana jest poprawnie – wyświetlają się dwa nazwiska Dawid Nowak, dotyczące dwóch różnych osób.

Pole Etykieta domyślna określa kolumnę, której zawartość będzie wyświetlana w tabeli typu karta jako główny napis, bądź też na jej podstawie powstanie oś wykresu lub podział wg kafelków.

Przykład:

W przypadku niezdefiniowania domyślnej etykiety, o kolejności wyświetlania napisów w karcie decyduje kolejność umieszczenia kolumn w obszarze POLA.  Ponieważ jednak kolumna Nazwa Klienta została zdefiniowana jako taka właśnie etykieta, zajmuje ona najważniejsze – pierwsze – miejsce w tej tabeli. Ponadto tekst etykiety jest napisany większą czcionką w porównaniu do pozostałych danych zamieszczonych w karcie.

Uwaga: Powyższa zależność odnosi się tylko do tabeli typu karta. W pozostałych przypadkach o kolejności wyświetlania decyduje kolejność w obszarze POLA.

Dodatkowo zdefiniowana etykieta domyślna będzie się wyświetlać pod obrazkami określonymi jako kafelki:

Efekt ten jest widoczny tylko wtedy, gdy Typ kafelka jest określony jako pasek kart:

Jeżeli zmienimy typ na Przepływ kafelków etykiety nie będą widoczne pod obrazkami:

Pole Obraz domyślny działa w podobny sposób, co etykieta domyślna; dotyczy jednak obrazów. Obrazy można wyświetlać m.in. poprzez wskazanie odpowiedniego adresu URL.

Pole te określa obraz domyślnie wyświetlany w kafelkach oraz, podobnie jak w przypadku etykiety domyślnej, definiuje miejsce obrazu w tabeli typu karta. W przypadku znalezienia się w jednej karcie razem z etykietą domyślną, obraz ląduje pod tą właśnie etykietą.

Jak łatwo zauważyć, definiowanie zachowania tabeli nie jest koniecznością. Problem z występowaniem tych samych nazwisk można rozwiązać też w inny sposób – wybierając w tworzącym się niejawnym polu obliczeniowym opcję „nie sumuj”, dzięki czemu dwa wiersze – nawet jeżeli będą miały identyczną wartość w polu identyfikującym – będą wyświetlane oddzielnie. Zamiast stosować etykietę i obraz domyślny, można po prostu je dodawać w odpowiedniej kolejności w obszarze POLA. Zdefiniowanie zachowania tabeli przydatne jest szczególnie w przypadkach dużych baz danych, na podstawie których wiele różnych osób, o różnym stopniu świadomości sposobu działania programu, będzie tworzyło raporty. Wtedy to już zawczasu można zadbać o to, aby nie było mowy o błędach w raportach wynikających ze zbieżności nazwisk, czy też nielogicznego rozmieszczenia etykiet oraz obrazów.

Jeżeli macie inną opinię – podzielcie się nią w komentarzach!

Dodatek Power Pivot umożliwia tworzenie formuł w kolumnach obliczeniowych i obszarach obliczeń.

1.   Kolumna obliczeniowa

W PowerPivot kolumnę do tabeli dodajemy poprzez wpisanie odpowiedniej formuły przy użyciu języka DAX do komórki kolumny obliczeniowej (patrz obrazek wyżej). Tak zdefiniowanych wartości możemy używać w tabeli przestawnej bądź też w raporcie PowerView jak zwykłej kolumny. Wartość wpisanej przez nas funkcji jest obliczana dla każdego wiersza zaraz po utworzeniu formuły. Ponowna kalkulacja zachodzi tylko w przypadku odświeżenia danych źródłowych lub – przy używaniu  trybu obliczania ręcznego – ponownego obliczenia.

            Uwaga: Tryb obliczania (automatyczny bądź też ręczny) możemy zmienić w oknie PowerPivot w zakładce Projekt > Opcje obliczeń:

Jeżeli mamy włączony tryb obliczania automatycznego, wszystkie formuły obliczają się natychmiast po jej wpisaniu do kolumny/pola obliczeniowego. Jeżeli włączymy tryb obliczania ręcznego, formuły będą się obliczały tylko po naciśnięciu przycisku Oblicz teraz.

Kolumny obliczeniowe można również tworzyć na podstawie miar tworzonych w obszarach obliczeń i innych kolumn obliczeniowych. Nie ma możliwości powtórzenia nazwy kolumny lub pola obliczeniowego –w przypadku takich prób program wyświetli następującą wiadomość.

Nie ma znaczenia wielkość liter – wyrazy Cena Sprzedaży i CENA SPRZEDAŻY reprezentują tą samą kolumnę.  

2.   Pola obliczeniowe

W obszarach obliczeniowych poprzez język DAX definiuje się miary jawne.

Uwaga: W programie Excel sformułowanie „miara” i „pole obliczeniowe” oznacza to samo i można stosować je wymiennie. Pole obliczeniowe jest stosowane w aktualnej wersji PowerPivot. Sformułowanie „miara” jest używane w poprzednich wersjach tego dodatku oraz w niektórych usługach Analysis Services.

Aby poprawnie zdefiniować miarę jawną, należy najpierw zająć się pojęciem miary w ogólności. Miara to formuła utworzona specjalnie do obsługi danych liczbowych, które mają być analizowane w tabeli przestawnej, na wykresie przestawnym lub w raporcie Power View. Miary mogą być oparte na standardowych funkcjach agregujących, takich jak COUNT lub SUM, ale można też zdefiniować własną formułę, używając języka DAX.

Miara niejawna jest tworzona w programie Excel podczas przeciągania kolumny do obszaru Wartości w oknie Pola tabeli przestawnej bądź też w Liście pól programu PowerView. Są one automatycznie generowane przez program Excel. Przykładowo: załóżmy, że mamy kolumnę Cena sprzedaży z wartością zbytych produktów. Przesunięcie jej do obszaru Wartości w Polach tabeli przestawnej spowoduje stworzenie miary niejawnej – pojawi się napis Suma Cena sprzedaży, co oznacza że wszystkie wartości występujące w tabeli zostały zsumowane.

W miarach niejawnych tabel przestawnych można używać tylko standardowych funkcji i sposobu wyświetlania danych. Zarówno funkcję, jak i sposób wyświetlania zmieniamy klikając na oznaczenie miary w obszarze WARTOŚCI i wybranie opcji Ustawienia. W tym miejscu możemy tez zmienić jej nazwę.

W raportach PowerView nie ma podziału na filtry, kolumny, wiesze i wartości jak w przypadku tabel przestawnych. Na początku przeciągamy obiekty do jedynego dostępnego obszaru POLA. W przypadku gdy jest to kolumna z samymi wartościami liczbowymi, to automatycznie utworzy nam się miara. Wyraz „suma” jest w niej zastąpiony symbolem „∑”

Wszystkie miary oznaczone są symbolem „∑” Oczywiście możemy zmienić miarę i wykonać inne działanie niż sumowanie wszystkich wierszy w kolumnie. Aby tego dokonać musimy kliknąć w nasz obiekt w obszarze POLA i wybrać interesującą nas opcję:

Opcja Liczność (niepuste) zlicza wszystkie wiersze w kolumnie oprócz pustych. Liczność (unikatowe) zwraca ilość unikalnych (nie powtarzających się) wartości występujących w danej kolumnie. Opcja Nie sumuj powoduje, że dany obiekt przestaje być miarą. Nie wszystkie kolumny z wartościami liczbowymi powinny ją stanowić – przykładowo, jeżeli w kolumnie znajdują się numery identyfikacyjne sprzedanych produktów bądź sprzedawców, to czystym nonsensem jest wykonywanie na nich jakichkolwiek operacji arytmetycznych. W takich przypadkach jest to dana jakościowa, a nie ilościowa. Jeżeli w kolumnie znajdują się dane w typie innym niż liczbowy (np. Imiona i nazwiska sprzedawców), to także da się utworzyć z niej miarę – w takich przypadkach mamy do wyboru ograniczoną liczbę opcji.

Niestety w PowerView nie ma opcji zmiany nazwy miary niejawnej oraz zmiany sposobu jej wyświetlania.

Miara jawna jest tworzona przez użytkownika podczas wpisywania lub wybierania formuły w komórce w obszarze obliczeń (rysunek na początku artykułu) lub po kliknięciu przycisku Nowe pole obliczeniowe… na Wstążce programu PowerPivot:

Pojawia się okno, w którym oprócz sformułowania pola możemy od razu ustawić właściwe formatowanie.

Po jej zdefiniowaniu pojawia się na liście Pól Tabeli Przestawnej oraz Pól programu PowerView (tutaj można rozpoznać ją po symbolu kalkulatora obok nazwy):

Przy tworzeniu miar jawnych nie musimy ograniczać się do podstawowych funkcji – możemy formułować złożone wyrażenia oraz wykorzystywać funkcje języka DAX. Jawne pola obliczeniowe wnoszą szczególnie dużo jeżeli chodzi o zastosowanie miar w raportach PowerView. W przeciwieństwie od miar niejawnych ich nazwa i format liczby zależy tylko od użytkownika.

Na ich podstawie można także tworzyć wskaźniki KPI.

Tworzenie kolumny oraz pola obliczeniowego

a) kolumna

Otwórzmy tabelę w której znajdują interesujące nas dane w widoku danych w PowerPivot. Przykładowe dane możecie znaleźć w pliku do którego odnośnik znajduje się pod tekstem. Można oczywiście użyć własnych danych. W naszym przykładzie jest to tabela Województwa zawierająca informację na temat województw, w tym PKB na 1 mieszkańca w 2009 roku w poszczególnych województwach.

Na jej podstawie obliczymy dodatkową kolumnę, zawierającą obliczoną dwukrotność PKB na jednego mieszkańca. W tym celu klikamy lewym klawiszem myszy na nagłówku wolnej kolumny z napisem „dodaj kolumnę”:

Po tym wpisujemy znak równości „=”, a następnie klikamy na nagłówek „PKB na 1 mieszkańca” i dopisujemy *2. Formuła pojawi się na pasku funkcji:

Po zatwierdzeniu jej klawiszem Enter w całej kolumnie pojawi się obliczona dwukrotność PKB na osobę w danym województwie. Warto zwrócić uwagę, iż nie zawsze kolumna zawierająca liczby ma typ danych skonfigurowany jako liczbowy. Wystarczy spacja pomiędzy tysiącami a setkami, aby program przyporządkował do danych wartości typ tekstowy (tak jest w naszych przykładowych danych). Mimo to, podczas wykonywania działań spacje zostają zlikwidowane, dane tekstowe – których nie da się mnożyć – zostają automatycznie przekonwertowane na typ liczbowy. Dzięki temu użytkownik nie musi za każdym razem martwić się określaniem typu danych w kolumnie.

Na koniec zmieńmy nazwę naszej kolumny, w której nagłówku widnieje na razie napis CalculatedColumn1. W tym celu klikamy na nią prawym klawiszem myszy, wybieramy opcję Zmień nazwę kolumny i wybieramy odpowiednią nazwę np. Dwukrotność.

Można też dodać kolumnę w oparciu o funkcję DAX. W tym celu otwórzmy w PowerPivot interesującą nas tabelę (w przypadku przykładowego pliku będzie to tabela Klienci). Naszym celem będzie stworzyć kolumnę, która będzie zawierała sam kod pocztowy, a nie, tak jak kolumna Kod, kod pocztowy, znak „_” oraz nazwę miejscowości.

W tym celu wykorzystamy funkcję LEFT. Jest ona analogiczna do funkcji w programie Microsoft Excel o nazwie LEWY (w wypadku polskiej wersji językowej – w wersji angielskiej funkcja ta również nazywa się LEFT). Obcina ona ciąg tekstowy do określonej liczby znaków zaczynając od początku tego ciągu (inaczej mówiąc – zwraca określoną liczbę znaków z lewej strony ciągu tekstowego). Tworzymy nową kolumnę poprzez kliknięcie nagłówka wolnej kolumny z napisem Dodaj kolumnę:  

W ten sposób zaznaczymy całą nową kolumnę. Teraz tworzymy formułę DAX – podobnie jak w skoroszytach Excela, możemy zrobić to na dwa sposoby. Pierwszym jest kliknięcie Projekt -> Wstaw funkcję:
Pojawi się okno zatytułowane Wstawianie funkcji, w którym wybieramy interesującą nas funkcję LEFT.

W pasku funkcji pokaże się wyrażenie „=LEFT ( ”:

Klikamy na nagłówek kolumny „Kod”, po czym stawiamy średnik, wpisujemy liczbę 6 i zamykamy nawias – nasza funkcja powinna wyglądać w następujący sposób:

=LEFT([Kod];6)

Drugim, nieco szybszym sposobem na stworzenie kolumny jest kliknięcie na napis „Dodaj kolumnę” i po prostu wpisanie powyższej formuły. W ten sposób w tabeli „Klienci” stworzyliśmy kolumnę z samymi kodami pocztowymi. Zmieńmy jej nazwę z „CalculatedColumn1” na „Kody pocztowe”.

b) Pole obliczeniowe
Otwórzmy tabelę „województwa” w widoku danych w PowerPivot. Jeżeli nie widzimy obszaru obliczeń, powinnyśmy je włączyć poprzez kliknięcie Narzędzia główne -> widok -> obszar obliczeń:  

Obszarem obliczeń nazywamy przestrzeń oddzielnego okna, które pojawia się w widoku danych w PowerPivot:

Stwórzmy miarę która będzie pokazywała średni poziom urbanizacji. Możemy to zrobić na kilka sposobów.

1. Zaznaczamy komórkę w obszarze obliczeń znajdującą się pod kolumną Poziom urbanizacji. Klikamy Narzędzia główne > Autosumowanie > Średnia.

W komórce pojawi się miara o nazwie Średnia z poziom urbanizacji obliczona przy pomocy funkcji AVERAGE:

Średnia z poziom urbanizacji:=AVERAGE([poziom urbanizacji])

2. Stworzenie miary poprzez zaznaczenie dowolnej komórki w obszarze obliczeniowym i wpisanie powyższej funkcji ręcznie.

Nazwa miary jest definiowana przez ciąg tekstowy przed znakiem „:=” – od tego znaku wszystko program interpretuje jako funkcję. W przeciwieństwie do tego, do czego przyzwyczaił nas Excel, język DAX jest bezwzględny i nie toleruje żadnych, nawet najmniejszych błędów. Nie ma automatycznego stawiania zamykającego nawiasu, jak to ma miejsce w funkcjach skoroszytów, ani tego typu pokrewnych rzeczy. Formuła w PowerPivot musi być bezbłędna, ponieważ program nie uzupełni bądź poprawi jej za nas. 3. Wykorzystanie stworzonych kolumn oraz pól obliczeniowych w raportach PowerView oraz tabelach przestawnych Teraz przyszła kolej na zobaczenie efektów swojej pracy i sprawdzenie, czy faktycznie stworzone przez nas kolumny i pola obliczeniowych możemy wykorzystać. W tym celu tworzymy najpierw tabelę przestawną która będzie czerpać dane z modelu znajdującego się w PowerPivot. W tym celu klikamy WSTAWIANIE > Tabela przestawna. Pojawi się okno „Tworzenie tabeli przestawnej” w której wybieramy utworzenie tabeli w nowym arkuszu i używanie zewnętrznego źródła danych. Klikamy „Wybierz połączenie”, a następnie zakładkę Tabele > Tabele w modelu danych skoroszytu:

Na liście pól tabeli przestawnych znajdą się także miary oraz kolumny stworzone przez nas:

Możemy wykorzystać je do tworzenia naszych raportów. Więcej na temat tworzenia raportów w tabelach przestawnych można znaleźć tutaj. Sytuacja w raportach PowerView przedstawia się podobnie. W pierwszej kolejności tworzymy raport klikając WSTAWIANIE > Wstaw raport PowerView:

Po prawej stronie ekranu zauważymy listę pól programu PowerView, w których będą znajdowały się utworzone przez nas kolumny oraz miary oznaczone symbolem kalkulatora:

W ten sposób zapoznaliśmy się z dwoma podstawowymi funkcjami dodatku PowerPivot – tworzeniem kolumny oraz jawnego pola obliczeniowego, przećwiczyliśmy je w praktyce oraz zauważyliśmy, iż faktycznie mogą mieć wpływ na raportowanie w tabeli przestawnej oraz PowerView. Jeżeli macie jakieś pytania bądź sugestie, koniecznie podzielcie się nimi w komentarzu!

Plik z przykładowymi danymi: Tworzenie kolumny oraz pola obliczeniowego w PowerPivot

Jak wstawić w tabeli przestawnej kolumnę wynikową dla pierwotnych danych zawartych w różnych kolumnach?

Utworzyliśmy tabelę przestawną pokazującą wartość sprzedaży w latach 2012 i 2013 poszczególnych produktów w danych segmentach:

Potrzebujemy, obok danych prezentujących sprzedaż w latach 2012 i 2013 umieścić wskaźnik procentowy zmiany sprzedaży (rok do roku). Wchodzimy w Narzędzia tabel przestawnych > Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe > Wstawianie Pola obliczeniowego.

W polu „Nazwa:” wprowadzamy ustaloną przez nas nazwę, np. Sprzedaż 2013/2012.
W polu „Formuła:” wprowadzamy wzór procentowej zmiany sprzedaży dla naszego pola obliczeniowego. Zaznaczamy Sprzedaż 2013->dopisujemy ręcznie znak dzielenia „/”->Wstaw pole-> Sprzedaż 2012 ->Wstaw pole-> i dopisujemy ręcznie -1

Po wciśnięciu OK, pole obliczeniowe pojawiło się zarówno w tabeli przestawnej, jak i w liście pól tabeli przestawnej.

Aby zmienić nazwę opisu kolumny, zmieniamy treść w komórce tak jak w każdej zwykłej komórce  np. „Wzrost/spadek 2012/2013”.

Należy jeszcze odpowiednio sformatować dane (jako procent) poprzez Narzędzia główne > Procentowe.

Jak uzyskać informację o wstawionym polu obliczeniowym?

Wystarczy wejść w Opcje > Pola, elementy i zestawy > Lista formuł > w nowo otwartym arkuszu wyświetli się  lista utworzonych pól wraz  z ich formułami.

Jak trwale usunąć pole obliczeniowe?

Opcję tę znajdziemy, przeszukując opcję Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe… > Wybieramy w polu ”Nazwa” pole do usunięcia > Usuń.

Jak ustawić kolejność rozwiązywania pól obliczeniowych, w sytuacji gdy kolejność wyliczeń wpływa na wynik?

Aby ustawić kolejność rozwiązywania pól obliczeniowych, wchodzimy w Narzędzia Tabel Przestawnych > Opcje > Pola, elementy i zestawy > Kolejność rozwiązywania.

Jak wstawić element obliczeniowy?

Analizując dane w tabeli przestawnej wyświetlającej wartość sprzedaży danych produktów w poszczególnych miesiącach  doszliśmy do wniosku, że potrzebujemy aby dane wyświetlane dla miesięcy kwiecień, maj, czerwiec wyświetlały nam się jako jedna pozycja o nazwie II kwartał.

1. Stajemy w części tabeli przestawnej Etykiet wierszy (w zakresie danych gdzie ma być wstawiony element obliczeniowy) > Narzędzia tabel przestawnych  > Opcje  > Pola, elementy i zestawy  > Element obliczeniowy.

2. W nowo otwartym oknie wprowadzamy Nazwę  – „II kwartał”).
3. W pozycji pole wybieramy „Miesiąc”.
4. W pozycji elementy wybieramy „kwiecień” >w pozycji formuła wprowadzamy”+” > pozycji elementy wybieramy „maj” >w pozycji formuła wprowadzamy”+” > pozycji elementy wybieramy „czerwiec” > Wstaw element.

Element obliczeniowy „II kwartał” został wstawiony do tabeli przestawnej:

Koniecznie podkreślić należy, że pojawienie się wstawionego elementu obliczeniowego nie spowodowało że zniknęły dane dla poszczególnych miesięcy kwiecień, maj, czerwiec. Efektem tego jest błędny wynik w sumie końcowej (dane miesięcy 2 kwartału zostały policzone podwójnie).

W tej sytuacji musimy odfiltrować interesujące nas miesiące z tabeli przestawnej: Ikona filtru dla „Miesiąc”  > odznaczamy „kwiecień”, „maj”, „czerwiec”.

Wynik końcowy jest już prawidłowy.

Jak usunąć trwale element obliczeniowy?

Aby trwale usunąć element obliczeniowy, wchodzimy w Pola, elementy i zestawy  > Element obliczeniowy…  > Wybieramy w polu ”Nazwa” pole do usunięcia („II kwartał”)  > Usuń.

Do zmodyfikowania pola obliczeniowego służy polecenie „Modyfikuj”

Jak uzyskać informację o wstawionym elemencie obliczeniowym?

Informacje o elemencie obliczeniowym uzyskamy, wchodząc w Opcje >Pola, elementy i zestawy > Lista formuł. W nowo otwartym arkuszu wyświetli się  lista wszystkich utworzonych pół obliczeniowych, oraz  elementów obliczeniowych, wraz z ich formułami.