Kurs „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów” – co tydzień nowe wideo

Przed Tobą piąta lekcja z serii „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów”. W kursie ukazały się dotychczas:

• Lekcja 1. Wczytaj przyjazny plik tekstowy
• Lekcja 2. Napraw „popsuty” plik tekstowy
• Lekcja 3. Połącz dane z wielu plików i uniknij Ctrl+C i Ctrl+V
• Lekcja 4. Najgorszy plik tekstowy, jaki mi się trafił

Kurs bazuje na codziennych wyzwaniach z działów finansów, kontrolingu i księgowości 💲. Co tydzień pojawi się krótki film, w którym pokażę, jak każdy użytkownik Excela 🟩 może usprawnić swoją pracę.

Jeśli temat wykorzystania Power Query, Power Pivot, Power BI i dashboardów w pracy z danymi Cię interesuje, zapisz się na kurs POWER i rozpędź swoją karierę.

Pobieranie danych z pliku z wyciągiem bankowym o rozszerzeniu .MT940

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Pobierz plik i ucz się razem ze mną

Tu możesz pobrać pliki .MT940 i powtórzyć lekcję samodzielnie.

Kurs „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów” – co tydzień nowe wideo

Przed Tobą czwarta lekcja z serii „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów”. W kursie ukazały się dotychczas:

• Lekcja 1. Wczytaj przyjazny plik tekstowy
• Lekcja 2. Napraw „popsuty” plik tekstowy
• Lekcja 3. Połącz dane z wielu plików i uniknij Ctrl+C i Ctrl+V

Kurs bazuje na codziennych wyzwaniach z działów finansów, kontrolingu i księgowości 💲. Co tydzień pojawi się krótki film, w którym pokażę, jak każdy użytkownik Excela 🟩 może usprawnić swoją pracę.

Jeśli temat wykorzystania Power Query, Power Pivot, Power BI i dashboardów w pracy z danymi Cię interesuje, zapisz się na kurs POWER i rozpędź swoją karierę.

Najgorszy plik tekstowy, jaki mi się trafił

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Pobierz plik i ucz się razem ze mną

Tu możesz pobrać plik tekstowy i powtórzyć lekcję samodzielnie.

Kurs „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów” – co tydzień nowe wideo

Przed Tobą trzecia lekcja z serii „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów”. W pierwszej lekcji wczytaliśmy przyjazny plik tekstowy. W odcinku drugim naprawiliśmy „popsuty” plik tekstowy.

Kurs bazuje na codziennych wyzwaniach z działów finansów, kontrolingu i księgowości 💲. Co tydzień pojawi się krótki film, w którym pokażę, jak każdy użytkownik Excela 🟩 może usprawnić swoją pracę.

Jeśli temat wykorzystania Power Query, Power Pivot, Power BI i dashboardów w pracy z danymi Cię interesuje, zapisz się na kurs POWER i rozpędź swoją karierę.

Jak pobrać w Excelu wiele plików z folderu?

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Pobierz dane do tej lekcji

Tu możesz pobrać dane i przećwiczyć razem ze mną.

Kurs „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów” – co tydzień nowe wideo

Przed Tobą druga lekcja z serii „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów”. W pierwszej lekcji wczytaliśmy przyjazny plik tekstowy.

Kurs bazuje na codziennych wyzwaniach z działów finansów, kontrolingu i księgowości 💲. Co tydzień pojawi się krótki film, w którym pokażę, jak każdy użytkownik Excela 🟩 może usprawnić swoją pracę.

Jeśli temat wykorzystania Power Query, Power Pivot, Power BI i dashboardów w pracy z danymi Cię interesuje, zapisz się na kurs POWER i rozpędź swoją karierę.

Jak naprawić „popsuty” plik tekstowy?

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Pobierz dane do tej lekcji

Tu możesz pobrać plik tekstowy i przećwiczyć razem ze mną.

Do kogo jest skierowany kurs „Pobieranie danych w Excelu dla finansistów”?

Kurs jest tworzony z myślą o osobach, które na co dzień najwięcej pracują z danymi – użytkownikach Excela z działu finansów, kontrolingu czy księgowości. Choć pod te osoby przygotowuję przykłady, wiedza ma uniwersalne zastosowanie w każdym dziale (sprzedaży, produkcji, logistyce, analizach, raportowaniu itd.) i przyda się każdemu użytkownikowi Excela. Co więcej, bardzo często porównuję stary sposób pracy z nowym. Dzięki temu łatwo zrozumiesz, dlaczego warto pobierać dane do arkusza kalkulacyjnego w nowoczesny sposób. Oczekiwana jest podstawowa znajomość programu Excel. Jeśli jeszcze go nie znasz, koniecznie zapisz się na darmowy kurs Excel.

Jakiego Excela potrzebuję do kursu?

Celem kursu jest pokazanie ciekawych przykładów zastosowania narzędzia Pobierz dane z Excelowej karty Dane, czyli tzw. Power Query. Zadania możesz zrealizować na następujących programach:

• Excel 365 w wersji desktop – w ramach Microsoft 365 (Power Query nie ma w Excelu 365 online)
• Excel 2016 – zamiast Pobierz dane szukaj polecenia Nowe zapytanie
• Excel 2013 / 2010 – pobierz i doinstaluj Power Query, a w Excelu otrzymasz nową kartę
• Power BI Desktop – Power Query jest też częścią aplikacji Power BI, którą możesz pobrać w 100% bezpłatnie poprzez Microsoft Store (polecany sposób) lub przez link instalacyjny. Zatem jeśli w Twoim Excelu nie będzie Power Query (lub niektórych jego funkcjonalności), zawsze może przejść przez lekcję w aplikacji Power BI Desktop.

Co to jest Excel Power Query?

Jeśli nie wiesz w ogóle, do czego służy Power Query, obejrzyj moją 2-minutową animację.

Czy warto się uczyć pobierania danych w Excelu?

AI (czyli sztuczna inteligencja), Automatyzacja, Robotyzacja, Digitalizacja, Cyfryzacja… To bardzo modne kierunki rozwojowe. Oznaczają, że w przyszłości praca biurowa będzie łatwiejsza. Moja obserwacja jest taka, że wiele osób i firm jeszcze się z tymi narzędziami nie zetknęło i bardzo często nie wiedzą nawet, gdzie zacząć. A odpowiedź jest prosta: zacznij od narzędzia, które znasz – Excela. Zrób w nim pierwszy krok, a potem rozwiń skrzydła dalej. Bariera wejścia jest niewielka, a korzyści (w tym oszczędności czasowe) ogromne. Jeśli nie robisz tego z potrzeby nauki czy usprawnienia swojej pracy, pomyśl o podziwie szefa, awansie i podwyżce :-).

Prześlij Twój problem z pobieraniem danych do Excela

Kurs jest otwarty na Twoje problemy, które możesz podsyłać do mnie na kontakt@skuteczneraporty.pl. Upewnij się, że dane mogę pokazać w lekcji wideo dla wszystkich > Załącz plik > Opisz problem > Wyślij maila. Jeśli na co dzień pracujesz z danymi i szukasz najbardziej efektywnego sposobu na pobranie ich do Excela (a później być może przygotowanie danych), Twoje wyzwanie może stać się częścią kursu.

Wstęp do kursu: Pliki, bazy danych i Power Query

Oto krótkie wprowadzenie do kursu. Do tego materiału nie ma żadnych ćwiczeń.

Z wideo dowiesz się:

• Gdzie znaleźć Power Query
• Jakie źródła danych obsługuje ten dodatek
• Jak w ogóle uniknąć pobierania danych do plików pośrednich

Lekcja 1. Jak pobrać do Excela dane z pliku CSV lub tekstowego?

W tej lekcji nauczysz się:

• Jak nie popełniać starego błędu przy otwieraniu pliku tekstowego
• Jak prawidłowo wczytać plik tekstowy
• Jak zakończyć zapytanie Power Query i odświeżyć plik (np. w kolejnym miesiącu)

>>> Pobierz materiały do tej lekcji <<<

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Dziękuję za udział i za pytania

Webinar zgromadził ponad 300 osób, którym serdecznie dziękuję za przybycie i zadane pytania. Na większość z nich znalazłem odpowiedź od razu, co możesz obejrzeć w końcowej części wideo i przeczytać poniżej w podsumowaniu sesji Q&A. Jeśli masz inne pytania, zostaw komentarz lub napisz do mnie na kontakt@skuteczneraporty.pl.

Do 15.10 kup pakiet kursów Akademia (w tym kurs Power Query) taniej o dodatkowe 10%

Webinar był też punktem startowym promocji BACK2SCHOOL, w której Pakiet kursów Akademia 4w1 możesz nabyć dodatkowo o 10% taniej – bezterminowy dostęp do 22 h wideo otrzymasz w cenie 1099 zł brutto (893 zł netto). Czasowo to ekwiwalent 10-dniowego szkolenia na sali szkoleniowej, które może wypełnić Twoje jesienne wieczory (niektórzy uczestnicy piszą, że kursy w Akademii są lepsze niż Netflix…).

Jak skorzystać z promocji BACK2SCHOOL?

Promocja trwa do 15.10 do końca dnia (23:59).

1. Zamówienia z płatnością natychmiastową możesz dokonać na stronie kursu, podając kod BACK2SCHOOL. Na e-mail otrzymasz fakturę.

>>> Zamów pakiet kursów Akademia z dodatkową zniżką 10% <<<

2. Przy zamówieniu na fakturę z odroczonym terminem płatności (np. na firmę lub organizację), kod podaj w treści wiadomości razem z danymi do faktury, imieniem i e-mailem uczestnika. Termin płatności: 14 dni (lub dłuższy wg potrzeb). Maila wyślij na kontakt@skuteczneraporty.pl.

>>> Złóż zamówienie mailowo z dodatkową zniżką 10% <<<

Co zawiera pakiet kursów Akademia 4w1?

Pakiet składa się z 4 niezależnych kursów, dzięki którym zautomatyzujesz pracę nad raportami i zbudujesz interaktywne dashboardy. Po każdym z nich uczestnik może uzyskać oddzielny certyfikat. Zawartość pakietu:

• Power Query (5 h)
• Power Pivot, model danych i DAX (5 h)
• Wizualizacja i dashboardy Excel (7 h)
• Power BI (5 h)

Dodatkowo w ramach zakupu pakietu dostajesz ZA DARMO:

• Bezterminowy dostęp do filmów (500 zł / rok)
• Możliwość zadawania pytań (100 zł) i nowości w newsletterze (100 zł)
• 2 h konsultacji projektowych (600 zł)
• 4 certyfikaty (ale po wykonaniu zadania), bonusy i niespodzianki (100 zł)

Łącznie: Tylko do 15.10.2020 r. z kodem BACK2SCHOOL pakiet kosztuje 1099 zł brutto zamiast 4996 zł

Historie uczestników potwierdzają, że kursy Power mają siłę zmienić raporty i kariery.

Pliki z ćwiczeniami do pobrania po webinarze

Kliknij link, aby pobrać pliki z danymi i powtórzyć wszystkie scenariusze samodzielnie.

Relacja wideo z webinaru „Jak pobierać do Excela pliki z folderu z Power Query?”

Pytania z sesji Q&A

• Łączymy dane w Excel z różnych miesięcy. Dane w kolejnych miesiącach mogą się powtarzać.  Czy jest sposób, aby wychwycić te powtórzenia / zmiany pomiędzy kolejnymi Excelami?

Tylko za pomocą Sortowania (np. aby przenieść dane z najnowszego pliku na górę) i Usuwania duplikatów w Power Query.

• Jeżeli łączymy pliki, które posiadają różne struktury, np. jeden z plików ma dodatkowe kolumny, to czy wtedy łączenie zadziała? Co się stanie z tą dodatkową kolumną?

W skrócie: złączenie zadziała, ale ta dodatkowa kolumna nie przejdzie, chyba że zmodyfikujemy zapytanie lub wgramy inny Przykładowy plik.

• Czy jest możliwość pobierania plików z bieżącej ścieżki bez jej wskazywania? – analogia do ThisWorkbook.Path w VBA

Tak. Polecam ten artykuł o pobieraniu pliku z aktualnej ścieżki. Opisuję tam przykład formuły KOMÓRKA (nie mogłem sobie przypomnieć nazwy podczas webinaru).

• A gdybym w kodzie zmienił 2 na 3?

Jeśli zmienimy liczbę kolumn pliku CSV z 2 na 3 to i tak nie połączą się prawidłowo nazwy kolumn. Ewentualnie można pozostawić domyślne nazwy kolumn (Column1, Column2…) bez nagłówków i dodać dodatkowe kolumny – wtedy miałoby to sens.

• Jak zaprogramować załadowanie 2 różnych plików z jednego folderu, które trafiają do 2 różnych sheetek Excela (różne kolumny)? Czy załadowanie z folderu należy zastąpić załadowaniem plików z osobna?

Jeśli załadowanie plików osobno działa, to będzie to operacja szybsza i nie ma sensu kombinować z czytaniem plików z folderu.

• Dlaczego nie mam dostępnej opcji DANE/z folderu SHAREPOINT?

To była największa zagadka w czasie webinaru, że pomimo wersji Excela 365 tej opcji nie widać. Może kwestia aktualizacji Excel 365? Swoją drogą jestem ciekaw, czy zadziała w poprzednich wersjach Excela funkcja języka M: SharePoint.Contents.

• Jak pobrać dane z zakresu będącego w innym arkuszu w tym samym segregatorze tak, aby wybrany zakres nie był zamieniany na tabelę. Nawa pliku zmieniana jest codziennie. Odwołanie się do danych poprzez wskazanie adresu pliku Excela powoduje każdorazowo konieczność aktualizacji nazwy pliku w zastosowanym kroku źródła ścieżce pliku.

Tu dokładnie nie zrozumiałem. Można posługiwać się nazwa zdefiniowaną lub nazwą zdefiniowaną za pomocą formuły dynamicznej. Ale potrzebuję więcej informacji, żeby podpowiedzieć.

• Jeżeli Twój scenariusz „Różne nazwy arkuszy” zawierałby rzeczywiście bardzo różne nazwy – bez żadnej części wspólnej, tak jak było u Ciebie – wybierałeś wyraz „Koszty” jako początek nazwy wszystkich arkuszy, a co, gdyby takiej części wspólnej nie było?

Wykonać dołączenie wszystkiego i martwić się później 😉

• Kolejne pliki w folderze zawierają poprzednie dane plus najświeższe dane (np. inkrementacja codzienna) i w ten sposób są coraz dłuższe. Czy da się wybrać do importu tylko ten najdłuższy plik  (aby nie wybierać po dacie modyfikacji czy utworzenia)?
• Temat: najnowszy plik: czy można posortować po liczbie rekordów i wtedy pobierać tylko po największym?

Tak. Zduplikuj kolumnę z obiektami Table > Agreguj i przelicz wiersze > Posortuj.

• Pytanie czy da się rozdzielić imiona i nazwiska w osobnej kolumnie.

Dodaj kolumnę > Kolumna z przykładów lub Przekształć > Podziel kolumny.

• Jeżeli mam „bogatą” strukturę folderów, Rok/Miesiąc/Dzień z plikami o różnej nazwie, ale chciałbym wskazać folder jako Rok i następnie wyfiltrować z podfolderu Dzień tylko pliki o określonej nazwie. Istnieje taka możliwość?

Wydaje mi się, że tak. Polecam artykuł o parametrach pobieranych z komórek Excel:

• Sterowanie parametrami Power Query z komórek Excel
• Parametry w Power Query dla Excel i Power BI (cz. 1)
• Parametry w Power Query dla Excel i Power BI (cz. 2)

• Czy w przykładowym pliku można wprowadzić 2 – 3 dodatkowe „Dummy columns”, przewidując, że w przyszłości rozszerzymy dane o te właśnie kolumny.

Tak! Można zbudować listę kolumn w Excelu i wczytywać kolumny z tej listy (a nie z plików) lub wygenerować taką listę w Power Query na bazie wszystkich plików (ale z tym by było już trochę zabawy).

Masz inne pytania lub Twoje pytanie zaginęło w akcji?

Podziel się w komentarzu.

Przykład „trudnego” pliku tekstowego

Spróbujemy przetestować działanie nowej funkcji. Tradycyjnie włączyć ją należy w opcjach preview w Power BI, przynajmniej w momencie publikacji artykułu.

Następnie wczytujemy plik testowy i w oknie Nawigatora wybieramy nową opcję: Wyodrębnij tabelę przy użyciu przykładów.

Jak widzimy, plik zawiera strukturę niczym sensownym nierozdzieloną (no może oprócz licznych spacji), dodatkowo posiada niepotrzebne wiersze na górze i rozdzielające stronę.

Wyodrębnij tekst przy użyciu przykładu

W kolejnym kroku, podobnie jak przy Kolumnie z przykładów, wpisujemy przykładowe wartości na bazie naszego pliku. Dane cały czas widzimy w tabeli a Power Query podpowiada całe ciągi tekstowe.

Po podaniu dwóch wierszy przykładów transformacja wydaje się działać.

Korekta w Power Query

Niestety podgląd może zostać ograniczony, tak jak stało się u mnie na łamaniu stron. Nie ma się jednak co zrażać, dlatego że Power Query nagrywa wiele oddzielnych kroków, a nie jedną funkcję (czyli czarną skrzynkę, której zawartości nie będziemy mogli łatwo edytować).

Możemy teraz przejrzeć kroki i usunąć niepotrzebne lub błędne. Przykładowo w moim pliku Power Query próbowało łączyć nagłówki w jeden wiersz z danymi, ale usunięcie lub modyfikacja kilku kroków przywróciła wszystkie wiersze i po chwili tabela była gotowa do raportu.

Podsumowanie

Jeśli chcesz oszczędzić czas, a Twój plik nie jest „superhipermegaskomplikowany”, możesz spokojnie spróbować zbudować zapytanie na bazie przykładów. Jeśli się nie uda, masz możliwość edycji kroków lub otrzymasz komunikat, że Power Query nie dało rady. A co, jeśli chcesz to uzyskać w Power Query, ale w Excelu? Na razie wykonaj przekształcenia w Power Query po stronie Power BI i wklej zapytanie do Excelowego Power Query.

Udało Ci się skorzystać z funkcji importowanie tekstu z przykładu?

Podziel się w komentarzu.

Krok 1: Usuń niepotrzebne wiersze

Możesz to uczynić operacją Usuń pierwsze wiersze i Usuń końcowe wiersze lub zwykłym filtrowaniem np. wartości null. Zachowaj przy tym wszystkie wiersze, które składają się na nagłówki.

Krok 2: Zbuduj 2 odwołania

Jedno odwołanie będzie procesować nagłówki, drugie – dane właściwe.

Krok 3: Usuń symetrycznie wiersze

W naszym przypadku w zapytaniu Nagłówki zostawiam 2 pierwsze wiersze, a w zapytaniu Dane usuwam je.

Krok 4: Transponuj nagłówki

Czas na zabawę z transpozycją, dzięki której nagłówki będzie można potraktować jak kolumnę tekstową.

Krok 5: Złącz teksty

Czasem nagłówki nadają się wprost do złączenia, a czasem nie do końca i wtedy trzeba użyć jeszcze kolumny warunkowej czy zamiany wartości.

Krok 6: Wypełnij w dół

Wypełnianie jest jedną z najciekawszych opcji w Power Query i zastępuje stary trik: znajdź puste i = komórka wyżej z Ctrl + Enter. Trzeba tylko pamiętać, że potrzebna jest wartość null, a jeśli jej nie ma, zastępujemy tekst (1–>2 na karcie Przekształć) na null pisany małymi literami.

Krok 7: Usuń niepotrzebne kolumny i transponuj z powrotem

Krok 8: Do nagłówków dołącz dane jako nowe zapytanie

Nazwy nagłówków obu tabel nadal powinny zaczynać się od słowa Column.

Jeśli dobrze zrealizujemy cały proces, diagram zależności zapytań będzie wyglądał tak:

Krok 9: Nadaj nowe nagłówki

Teraz jest wreszcie moment na polecenie Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków z karty Przekształć.

Sprawdź zapytanie Power Query w pliku Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z zapytaniem Power Query naprawiającym nagłówki.

Masz inny problem z plikami tekstowymi lub Excelami?

Podziel się w komentarz.

Jak wygląda typowy plik eksportu z systemu SAP (i nie tylko)?

Zwykle w tego typu plikach mamy do czynienia z kilkoma wyzwaniami:

1. Jest wiele niepotrzebnych linijek
2. Część wierszy jest pusta,
3. Funkcjonują podsumowania.
4. Właściwe dane zaczynają się w jednej z dalszych kolumn.

Jak sobie z nimi poradzić?

Krok 1: Usuń puste wiersze

Po załadowaniu danych do Power Query, właściwym oddzieleniu kolumn (zależnie od pliku i separatora) otrzymujemy w Power Query obraz danych, który początkowo może przerazić.

Jednak jeśli szybko zidentyfikujemy kolumnę, która jest wypełniona tylko i wyłącznie istotnymi danymi, a nie zawiera niepotrzebnych elementów, możemy w jej autofiltrze odfiltrować puste wiersze. Działanie to niejednokrotnie przynosi cudowny efekt.

Jeśli nie usunie to wierszy podsumowań, znajdź kolumnę, w której sumy łatwo odfiltrować w analogiczny sposób.

Krok 2: Usuń niepotrzebne kolumny

Zaznacz zbędne kolumny i je usuń.

Krok 3: Nadaj nagłówki

Skorzystaj z polecenia Narzędzia główne > Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków, aby nadać danym właściwy układ, a następnie nadaj typy danych.

Zwykle jest to istotny początek do pracy z plikami importu w Power Query, który uświadamia użytkownikom, że mają do czynienia z magicznym narzędziem.

Znasz inne problemy z plikami eksportu?

Podziel się w komentarzu.