formatowanie warunkowe paski danych – SkuteczneRaporty.pl

Prognoza demograficzna przy pomocy pasków danych

Bartosz Czapiewski — Fri, 04 Nov 2016 10:40:22 +0000

Przed nami ostatni odcinek serii artykułów o prognozie demograficznej – pisałem już o prognozie demograficznej z użyciem dwóch kolorów oraz prognozie z zaznaczeniem przewag. Teraz czas na ten sam efekt uzyskany za pomocą opcji formatowanie warunkowe > paski danych. Jest to niedoceniana opcja wizualizacji w Excelu, która pozwala świetnie łączyć się nie tylko ze zwykłymi tabelami, ale też z tabelami przestawnymi.

Przygotowanie danych w programie Excel

Tak jak poprzednio, wykorzystam dane dot. liczby kobiet i mężczyzn w 2013 w poszczególnych grupach wiekowych oraz prognozy ich liczby w 2043 roku. Grupy wiekowe, które będę wyróżniał to 40 latkowie w 2013 roku oraz 70 latkowie w 2043.

Dane pochodzą z GUS. W poszczególnych przedziałach wiekowych mam podaną liczbę kobiet i mężczyzn. W tym momencie dane są uszeregowane według rosnących przedziałów wiekowych. By dane zaprezentować w sposób analogiczny jak w poprzednim artykule muszę odwrócić kolejność prezentowanych przedziałów (paski będę budować dokładnie na przekonwertowanych danych).

W tym celu wykorzystam połącznie funkcji ADRES oraz ADRES.POŚR. Funkcja ADRES stworzy adres komórki do której będę się odwoływać (na podstawie podanego numeru wiersza oraz kolumny) zaś funkcja ADRES.POŚR pozwoli na odczytanie zawartości wskazanej komórki.

Poniżej funkcja, w komórce J3, którą posłużę się do uzyskania poszczególnych przedziałów wiekowych oraz widok na układ danych. Funkcją uzupełniam komórki od J3 do J22.

W komórkach obok wpisuję analogiczną formułę – wprowadzając dane dla kobiet i mężczyzn.

Formuła dla mężczyzn (dane po lewej od przedziałów wiekowych) w komórce I3:

Formuła dla kobiet (dane po prawej od przedziałów wiekowych) w komórce K3:

Poniżej , po lewej dane pierwotne, po prawej skonwertowane w sposób by stulatkowie byli na szczycie piramidy.

Formatowanie warunkowe w postaci pasków danych

Zaznaczam komórki K2:K22 – dane dotyczące kobiet > Narzędzia główne >Style > Formatowanie warunkowe > Paski danych > Więcej reguł.

W oknie Nowa reguła formatowania, zaznaczam opcję pokaż tylko pasek (w komórkach będą tylko paski bez wartości liczbowych) > OK.

Poszerzam nieco kolumnę aby paski były lepiej widoczne. Zaznaczam całą kolumnę K, wybieram Narzędzia główne >Schowek > Malarz formatów > zaznaczam kolumnę I by sformatować ją w identyczny sposób, aby kolumny miały taką samą szerokość).

Poniżej otrzymany efekt.

Paski po lewej musimy zwrócić ku wartościom przedziałów. Wybieram Narzędzia główne > Style > Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami > Pokaż reguły formatowania dla Ten arkusz.

Wybieram zakres który dotyczy kolumny I > Edytuj regułę.

Otrzymany efekt:

Aby zarówno z prawej jak i lewej strony mieć proporcjonalne paski danych, skalę dla pasków wartości ustalę na min 0 max 2000000. Narzędzia główne > Zarządzaj regułami > Ten Arkusz. Wybieram pierwszą z reguł, zaznaczam ją > Edytuj regułę. W oknie edytowanie reguły formatowania wybieram w polu typ dla minimum i maximum liczbę, jako wartość odpowiednio 0 oraz 2 000 000. Powtarzam czynność dla drugiej z reguł formatowania warunkowego.

Dzięki czemu piramida nieco się zwęziła.

Pozostaje jedynie zaznaczenie wybranego przedziału (40 latków) kolorem. W tym celu zarówno dla wartości liczby kobiet jak i mężczyzn dla przedziały 40 latków usuwam formatowanie warunkowe > zaznaczam paski danych> Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Wyczyść reguły > Wyczyść z zaznaczonych komórek.

Następnie oddzielnie dla wartości kobiet , oddzielnie dla mężczyzn zakładam nowe formatowanie warunkowe. O analogicznych ustawieniach jak we wcześniejszych pasach danych, jednak ze zmienioną kolorystyką.

Ustawienia dla części dotyczącej kobiet.

Ustawienia dla części dotyczącej mężczyzn.

Finalnie sformatowana piramida dla roku 2013 oraz 2043, kolorem zaznaczyłem liczbę kobiet i mężczyzn w wieku 40 a następnie 70 lat.

Plik Excel do pobrania

Pobierz plik Prognoza demograficzna przy pomocy pasków danych.xlsx i wstaw swoje dane.

Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej

Bartosz Czapiewski — Thu, 18 Feb 2016 08:41:28 +0000

Najogólniej mówiąc, dashboard jest raportem, który mieści się na jednym ekranie. Budowanie raportów w postaci pojedynczej strony stało się już standardem na rynku analityki biznesowej (BI) – np. w Tableau. O ile dashboard menedżerski może być statyczną kombinacją tabel z wykresami i nie wymaga wielu interakcji, dashboard analityczny służy do dynamicznego przeglądania danych w formie graficznej. Jak zbudować taki dynamiczny raport w Excelu? Najszybciej za pomocą tabeli przestawnej. Oto 5-częściowa seria na temat wizualnych i interaktywnych możliwości tabeli przestawnej.

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

Przygotowanie danych źródłowych

Poniższa tabela będzie wykorzystana do stworzenia wszystkich elementów dashboardu, których jest pięć. Dane dotczą sprzedaży produktów meblowych, urządzeń oraz artykułów papierniczych (przychód, zysk, ilość sprzedanych produktów, data wysyłki, rodzaj transportu, itd.).

Zaznaczmy wszystkie, a następnie poprzez wybranie na klawiaturze skrótu Ctrl+T utworzymy tabelę, która będzie wykorzystana kilkukrotnie w dashboardzie. Podejście to ma taką zaletę, że po dodaniu nowych wierszy lub kolumn (!) Tabela automatycznie się rozszerzy, dzięki czemu nie będzie trzeba zmieniać w Excelu zakresu źródła danych.

Po tym zabiegu zakres danych ma już nazwę – Tabela 1.

Stojąc kursorem gdziekolwiek w tabeli, wybieramy polecenie Tabela przestawna.

Tabela będzie zawierała kategorie oraz podkategorie produktów jako wiersze, kolumny będą stanowiły segmenty rynku, a wartości będą zawierały sumy sprzedaży oraz zysku.

W gotowej tabeli przestawnej dane zostały posortowane oraz zmienione zostały nagłówki danych (aby zmienić nagłówek wystarczy w jego miejscu napisać nową nazwę, jednak nie może być to ta sama nazwa jak nazwy kolumny. Jeżeli chcemy, aby nazwa była ta sama wystarczy wpisać przed nazwą spację).

Budowa wizualizacji z użyciem formatowania warunkowego

Kolejnym krokiem będzie sformatowanie danych w tabeli. Wartości sprzedaży oraz zysku zostaną przedstawione jako paski danych. Aby dodać takie formatowanie wystarczy zaznaczyć dane dotyczące kategorii, a następnie wybrać z Narzędzi głównych Formatowanie warunkowe, a następnie Paski danych.

Po wyborze Pasków, klikamy na Więcej reguł.

Pojawia się okno, w którym możemy szczegółowo zdefiniować zakres formatowania. Zaznaczmy, żeby reguła była stosowana do wszystkich komórek pokazujących wartości Sprzedaż dla Podkategorii produktu oraz Segmentu rynku. Zaznaczmy również polecenie Pokaż tylko pasek. Kolor wypełnienia wybierzmy szary, bez obramowania.

Po wybraniu takiego formatowania tabela przestawna wygląda jak poniżej.

Następnie sformatujmy wartości dla Zysku/Straty. Zaznaczmy dane jak poniżej praz wybierzmy ponownie Paski danych.

Tym razem wybierzmy kolor niebieski, pozostałe polecenia zostają bez zmian z wyjątkiem wskazania jeszcze koloru dla wartości ujemnych (przy Zysku/Stracie są takie wartości).

Dla wartości ujemnych wybierzmy kolor czerwony.

Po formatowaniu tabela prezentuje się jak poniżej.

Ponieważ nie zależy nam tu na sumach i podsumach, usuwamy te opcje za pomocą polecenia z karty Projektowanie: Sumy częściowe > Nie pokazuj, Sumy końcowe > Wyłącz dla wierszy i kolumn. Dodatkowo sortujemy oddzielnie kategorie i podkategorie, aby nadać danym odpowiednia strukturę.

Tak przygotowane zestawienie pozwala na skupienie się na różnicach w wartościach i głównych zależnościach. W razie potrzeby można stanąć na komórce, aby podejrzeć dokładne wartości.Teraz czas na dobudowanie kolejnych elementów dashboardu.

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 2) – Formatowanie warunkowe jako pasek danych

Bartosz Czapiewski — Wed, 29 Oct 2014 14:29:15 +0000

W pierwszej części cyklu „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu” pokazaliśmy, jak w prosty sposób wykorzystać najnowsze funkcjonalności programu Excel – formatowanie warunkowe (ikony) oraz wykresy przebiegu w czasie. Utworzyliśmy też „metodą chałupniczą” wykres pociskowy, który służy do śledzenia celu. Teraz czas na kolejną odsłonę nowych funkcjonalności Excela – formatowanie warunkowe w postaci pasków danych.

O cyklu „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?”

Seria „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?” składa się z 4 odcinków, których efektem jest jednoekranowy raport dla menedżera wysyłający sygnały. Plik Excel, zawierający wszystkie wykorzystane dane i wykresy, został umieszczony na końcu czwartego odcinka, można go też pobrać tu: dashboard menedżerski Excel.

Miniwykresy, czyli wykres przebiegu w czasie

Zacznijmy od rozbicia sprzedaży na poszczególnych producentów. W naszych danych przygotowujemy więc nazwy kategorii i dane dla ostatnich 13 miesięcy:

Następnie przenosimy nasze kategorie na dashboard i rysujemy linię trendu, analogicznie jak dla KPI-ów.

Formatowanie warunkowe – pasek danych

W kolejnym kroku odwołujemy się do wyniku z ostatniego miesiąca oraz obliczamy zmianę procentową miesiąc do miesiąca:

Teraz przyszedł czas na wizualizację tych oby wyników z pomocą formatowania warunkowego – pasków danych. Kopiujemy wartości z kolumny K do kolumny L > zaznaczamy zakres komórek z wartościami > Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Paski danych > Wypełnienie pełne.

Następnie klikamy Zarządzaj regułami > Edytuj regułę > zaznaczamy opcję Pokaż tylko pasek oraz zmieniamy kolor na szary:

Uzyskamy wewnątrz komórkowy wykres kolumnowy:

Formatowanie warunkowe – pasek danych sygnalizujący wzrost lub spadek

Teraz czas na zmianę procentową. Ponownie kopiujemy wynik z kolumny M do N oraz wstawiamy formatowanie warunkowe w postaci pasków danych. Co ciekawe, Excel sam rozdziela wartości dodatnie i ujemne osią

Finalnie druga sekcja wygląda następująco – linia trendu, aktualny wynik (liczbowo i graficznie) oraz miesięczna zmiana.

Wszystkie odcinki „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?”

Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 1) – Miniwykresy, sygnalizacja uliczna i wykresy pociskowe

Bartosz Czapiewski — Wed, 29 Oct 2014 13:57:23 +0000

Po tym jak poznaliśmy definicję dashboardu oraz jego wzorcowy przykład raportu, przyszedł czas na budowę tego typu raportu w Excelu. Dla przypomnienia ma to być raport, który niczym deska rozdzielcza w samochodzie, wysyła menedżerowi sygnały, czy jest dobrze czy źle i gdzie ewentualnie znajdują się problemy. W tym celu wykorzystamy szereg funkcjonalności, których próżno szukać w Excelu 2003, a nawet 2007, gdyż Excelowa przygoda z wizualizacją zaczyna się na dobre w kolejnych wersjach.

O cyklu „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?”

O procesie budowy dashboardu

W artykule przedstawimy tylko techniczno-wizualną stronę tego przedsięwzięcia. Każdy, kto budował jakikolwiek raport, wie, że proces ten zaczyna się znacznie wcześniej od wewnętrznych uzgodnień, które zwykle dotyczą następujących kwestii:

Co chcemy mierzyć?
Skąd wziąć dane?
Kto będzie to przygotowywał?
Jakie są nasze cele (miesięczne, roczne)?
Kiedy wyniki są niskie, kiedy akceptowalne, a kiedy wysokie?
Jakie wymiary i kategorie mają dla nas znaczenie?

Miniwykresy i sygnalizacja uliczna dla kluczowych miar dashboardu (KPIs)

Zaczynamy od czystego arkusza Excel, w którym wstawiamy nasze kluczowe miary, takie jak Sprzedaż, Zysk czy Udział w rynku. Następnie wstawiamy miniwykresy, które będą sygnalizować trend, zajmując niewielką powierzchnię raportu: Wstawianie > Wykresy przebiegu w czasie > Liniowy.

Ponieważ chcemy, żeby nasz dashboard wysyłał dużo sygnałów, oznaczmy dodatkowy obecny wynik na ciemnoszaro, a historyczny najniższy i najwyższy wynik na czerwono i zielono. Zmieńmy też kolor linii na szary. Wszystkie opcje formatowania tego wykresu znajdziemy w dodatkowej karcie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie.

Widzimy od razu, że jeżeli ostatni wynik jest najniższy, sygnał czerwony będzie na wierzchu.

Uzyskany wykres liniowy przeciągamy w dół (kopiujemy komórkę w dół), co utworzy kilka analogicznych wykresów, szukając naszych danych w kolejnych wierszach pod danymi pierwszego wykresu.

Teraz czas na sygnalizację uliczną, czyli światła czerwone, żółte i zielone. Znając te poziomy dla poszczególnych miar, możemy skorzystać z formatowania warunkowego. Stajemy na komórce B3 i przypisujemy jej aktualną wartość wyświetlaną, łącząc ją z danymi.

Następnie wstawiamy formatowanie warunkowe: Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Zestawy ikon > 3 światła sygnalizacji ulicznej.

Teraz czas na zdefiniowanie warunków dla naszego światła. Wchodzimy ponownie w Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami > Edytuj regułę. Teraz wykonujemy kilka ważnych operacji: 1. Zmieniamy typ na liczbę (bo odnosimy się do liczb bezwzględnych, a nie do procentowego zakresu wartości), 2. Wpisujemy adresy komórek, które opisują nasze warunki (zielone światło dla wartości >=36, żółte dla wartości >=30) 3. Zaznaczamy Pokaż tylko ikonę. I oczywiście klikamy OK.

Po wyrównaniu tekstu komórki do środka nasze światło wygląda tak:

Czynność tę powtarzamy dla wszystkich KPI-ów oddzielnie. Dlaczego? Wartości dla warunków można podawać tylko jako wartości bezwzględne ($), dlatego w tym przypadku nie można formatowania warunkowego po prostu skopiować. Po wykonaniu tej operacji nasze główne miary wyglądają następująco:

Wykresy pociskowe dla KPI-ów

Na wzorcowym dashboardzie śledzenie celu (w polskojęzycznych materiałach i firmach działających na polskim rynku nazywanym potocznie z j. ang. targetem) odbywa się za pomocą wykresu pociskowego (o tym, dlaczego wykres pociskowy, a nie liczniki samochodowe, dowiesz się więcej z artykułu nt. jego konstrukcji). Skorzystajmy więc z wykresu pociskowego zaprojektowanego w Excelu i wstawmy go do naszego arkusza. Wykres pociskowy, który tam udostępniliśmy, był wyśrubowany pod względem wizualnym, a my go trochę zliberalizujemy. Zaczynamy od przeklejenia go na dashboard i umieszczenia, z uwagi na oś, przy ostatnim KPI-u.

W arkuszu z danymi będziemy potrzebować następujące wartości dla każdego wskaźnika: do jakiego poziomu jest sygnał czerwony, do jakiego poziomu jest sygnał żółty, jaki jest zakładany cel oraz jaki jest aktualny wynik. Wszystkie te dane muszą być wyrażone w formie procentowej. Przechodzimy zatem do arkusza Dane i tworzymy dodatkowe kolumny.

Ustawimy też maksimum osi poziomej na 150% oraz zmienimy kolory na czerwony-żółty-zielony o niskiej intensywności. Zacznijmy od dopasowania osi – przechodzimy do arkusza Dashboard > Narzędzia główne > Okienko zaznaczenia > ukrywamy 2 górne niepotrzebne wykresy (symbol oka), otwierając sobie drogę do osi wykresu, dla której ustawiamy Maksimum na 1,5.

Następnie podłączamy ten wykres do naszych danych – kolejne serie odnoszą się do obliczonych wcześniej komórek, np. czerwony – U6:

Teraz odkrywamy symbolem oka kolejny wykres, z którego składa się ten Excelowy szablon pocisku, i ponownie podłączamy do danych, tym razem do komórki S6 – wynik:

Ostatni wykres to znacznik targetu, który również odnosimy do arkusza Dane – T6:

Pierwszy wykres pociskowy jest gotowy.

Czynności powtarzamy dla pozostałych wierszy, czekając na lepsze czasy i gotowy szablon wykresu pociskowego w Excelu (może w Office 2015?). Efekt końcowy powinien wyglądać następująco:

Ostatnim krokiem tworzenia najważniejszej części tego dashboardu jest dodanie nagłówków i wyniku aktualnego. Pierwsza sekcja wygląda finalnie tak:

Wszystkie odcinki „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?”