Przygotowanie tabeli przestawnej

Na danych źródłowych wstawiam tabelę przestawną, w której utworzę 2 miary: Suma Sprzedaży i Suma Zysku w podziale na Podkategorie Produktu. Szukam Podkategorii, które przynoszą straty (Zysk < 0), mimo że ich Sprzedaż jest na wysokim poziomie (Sprzedaż > 1 mln).

Budowa filtru wartości tabeli przestawnej

Następnie tworzę filtr dla wartości Zysku mniejszych niż 0.

Nieudana próba budowy drugiego filtru wartości tabeli przestawnej

Kolejnym krokiem jest dodane kolejnego warunku filtrowania tabeli przestawnej po wartości Sprzedaży. Niestety, zgodnie z obawami czytelnika, tabela przestawna nie pozwala na założenie obu filtrów jednocześnie.

Gdyby to był Power BI…

Jeśli raport jest budowany w Power BI Desktop, w panelu bocznym filtry możemy dodawać kilka filtrów jednocześnie. To pokazuje, że się da.

Tajny sposób na budowę drugiego filtru wartości tabeli przestawnej

A teraz czas na rozwiązanie zagadki.

Krok 1: Stań komórkę nad tabelą przestawną

W moim przypadku jest to komórka A2. Możesz też stanąć poniżej tabeli przestawnej.

Krok 2: Stwórz autofiltr

Skrót do tworzenia autofiltru, który wiele razy pojawia się w bezpłatnym kursie Excel, to Ctrl + Shift + L. Nad kolumnami pojawią się ikonki filtrowania!

Krok 3: Załóż oczekiwane filtry

Filtry zakładamy tak jak przy zwykłym filtrowaniu kolumn. Tak założony filtr działa! Nie jest to jednak standardowy filtr tabeli przestawnej, a filtr arkusza, co widać po niebieskim kolorze numerów wierszy.

Podobny filtr da się założyć, jeśli jakieś pole wrzucimy na półkę Kategoria (np. Sprzedaż regionu wschodniego > 300 000).

Pobierz plik Excel z podwójnym filtrem wartości tabeli przestawnej

Tu możesz pobrać plik Excel i przetestować działanie tajnego filtra.

Sposoby na pracę z fragmentatorem w Excelu

Dotychczas na blogu i w kursie o tabelach przestawnych pojawiło się wiele materiałów nt. pracy ze slicerami i efektywnego projektowania strony, m.in.:

• Cała lekcja o fragmentatorach i trikach filtrowania w kursie Tabele przestawne Excel
• Fragmentator jednokrotnego wyboru z listy

Grupuj kolumny (lub wiersze) + Właściwości kształtu = Chowany panel filtrów

Krok 1: Umieść fragmentatory w pierwszej kolumnie (lub w pierwszym wierszu arkusza)

Krok 2: Zgrupuj kolumnę (lub wiersz)

Opcję grupowania znajdziesz na karcie Dane > Grupuj > Grupuj.

Krok 3: Ustaw chowanie fragmentatora wraz z komórkami

Zaznacz wszystkie fragmentatory (np. poprzez polecenie Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Zaznacz obiekty lub lewym przyciskiem myszy z wciśniętym klawiszem Ctrl) > prawy przycisk myszy > Rozmiar i właściwości.

Następnie sekcja Właściwości > Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

W ten sposób rozwijamy plusem panel boczny filtrów.

Technika ta dotyczy nie tylko fragmentatorów, ale także czystej tabeli przestawnej z polami na półce filtry, które są podpięte do schowanych fragmentatorów.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów i spróbować zbudować panel samodzielnie.

Jak taki fragmentator wygląda w Power BI?

Fragmentator w Power BI ma od niedawna ustawienie Wybór jednokrotny i od dawna można go zmienić w prawym górnym rogu z listy na menu rozwijane. Ważną cechą takiego fragmentatora jest to, że zajmuje mało miejsca.

Tylko jak to odwzorować w Excelu?

Krok 1:  Zbuduj oczekiwany dashboard

Przykładowy dashboard składa się w moim przypadku z 4 tabel przestawnych, które pokazują Sprzedaż, Zysk, Liczbę zamówień oraz Sprzedaż wg Kategorii produktu.

Jak go zbudować, pokazuję w bezpłatnym, 6-godzinnym kursie Tabele przestawne Excel.

Krok 2: Wstaw tabelę przestawną i umieść pole na półce filtr

W moim przypadku polem będzie Wybierz miesiąc.

Krok 3: Wyłącz autodopasowanie kolumn

Żeby ułatwić sobie pracę w przyszłości, można dla pól o różnej szerokości wyłączyć autodopasowanie kolumn w opcjach tabeli przestawnej.

Krok 4: Ukryj kolumnę i zbuduj nagłówek

Kolumnę z nazwą pola ukryj, a następnie zbuduj i sformatuj własny nagłówek w nowym wierszu.

Krok 5: Wstaw fragmentator i podłącz do dashboardu

Teraz czas na krok często opisywany przeze mnie na blogu w tematyce fragmentatora. Aby filtr z tabeli działał na pozostałe tabele, trzeba zbudować pomost w postaci fragmentatora. Najważniejszym jego ustawieniem jest Połączenia raportu.

Na koniec fragmentator ukrywamy.

Jest z tym trochę zabawy i nie da się w tej technice zablokować checkboxa Zaznacz wiele elementów, ale i tak efekt jest bardzo ciekawy.

Pobierz plik Excel i przetestuj

Tutaj możesz pobrać plik Excel z fragmentatorem jednokrotnego wyboru i sprawdzić jego działanie.

Jakie zalety ma filtr hierarchiczny?

1. Wyszukiwanie za pomocą drzewa rozwijanego ułatwia przeglądanie danych.

2. Możemy dokonywać niezależnych wyborów na różnych poziomach hierarchii, np. „dolnośląskie” i „Żyrardów”

3. Możemy użyć wyszukiwarki, aby dodawać kolejne wyszukiwane elementy na każdym poziomie (np. znajdź „Warszawa” > utwórz filtr > znajdź „Kraków” > Dodaj bieżące zaznaczenie do filtru.

Zwykła tabela przestawna vs Tabela przestawna na modelu danych z Power Pivot

W przykładzie dodamy hierarchię na półkę filtr tabeli przestawnej. Nie da się tego osiągnąć w zwykłej tabeli przestawnej, gdyż pola, które trafiają na półkę Filtry, działają w standardowy sposób.

Odpowiedzią będzie dodanie danych przez model danych edytowany w Power Pivot. Jak pisałem w artykule o nowościach w Excelu 2019, Microsoft zdecydował, że Power Pivot znajdzie się w każdej wersji Office 365 (tj. stacjonarnej wersji Excela, ale kupowanej w modelu subskrypcyjnym – ja sam mam taką wersję), więc Power Pivot będzie miała rosnąca liczba użytkowników. Ci, którzy mają Excela instalowanego tradycyjnie (tzw. stand-alone) znajdą Power Pivot pod warunkiem posiadania wersji Professional.

Krok 1: Dodaj dane do modelu danych

Istnieje kilka sposobów na dodanie danych do modelu danych. Najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie zapytania w Power Query i wybranie opcji Utwórz tylko połączenie i zaznaczenie checkboxa Dodaj te dane do modelu danych (więcej o tych opcjach w artykule o wstawianiu tabeli przestawnej na zapytaniach Power Query).

Krok 2: Zbuduj hierarchię w Power Pivot

Nawet bez budowy modelu danych (rozumianego jako kombinacja tabel, relacji ich łączących i miar), możemy skorzystać z opcji budowy hierarchii. Ikonę znajdziesz w oknie Power Pivot > widok diagramu > w prawym górnym rogu tabeli.

Krok 3: Umieść hierarchię na półce filtry w tabeli przestawnej

Krok 4: Wstaw fragmentator na wszystkich polach hierarchii

Wszystkie pola, które są w hierarchii, muszą mieć swój odpowiednik na fragmentatorze. Excel umożliwia wstawienie takiego fragmentatora jednym kliknięciem.

Krok 5: Podłącz fragmentator do wszystkich tabel i wykresów przestawnych na dashboardzie

Najważniejszym ustawieniem fragmentatora jest polecenie Połączenia raportu. Dzięki niemu można fragmentator podłączyć do innych tabel opartych o to samo źródło (w naszym przypadku o model danych).

Krok 6: Ukryj fragmentatory

Jeśli fragmentatory nie są potrzebne, możesz je spokojnie ukryć: Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Okienko zaznaczenia. Ich ukrycie nie zmienia ich działania.

Krok 7: Przetestuj działanie hierarchicznego fragmentatora

Wybór na filtrze tabeli przestawnej powoduje automatyczne zaznaczenie tego wyboru na fragmentatorach, co wpływa na połączone z nimi tabele i wykresy. To zachowanie omawiałem już w artykule o fragmentatorze działającym jak filtr tekstowy.

Przetestuj fragmentator hierarchiczny Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z gotowym filtrem hierarchicznym i sprawdzić jego działanie.

Znasz inne ciekawe triki na tabelach przestawnych?

Podziel się w komentarzu.

Przygotowanie dashboardu w Excelu

W poniższym przykładzie na dashboardzie użyjemy zwykłych fragmentatorów oraz jednego, który będzie działał i wyglądał trochę inaczej. Fragmentator będzie rodzajem łącznika z prostą tabelą przestawną, przez którą będziemy wskazywać filtrowane dane.

Będą nam potrzebne poniższe dane: jest to tabela ze szczegółowymi danymi dotyczącymi sprzedaży i zamówień.

Na podstawie tych danych wstawimy kilka tabel przestawnych i wykresów przestawnych.

Stańmy teraz kursorem na wykresie i wstawmy Fragmentator. Pojawi się okno wyboru ze wszystkimi danymi z tabeli przestawnej.

Wybierzmy na razie Kategorie produktu, Podkategorie produktu, Segment rynku oraz Miesiące. Wszystkie te Fragmentatory wstawmy obok wykresów.

Budowa fragmentatora tekstowego w tabeli przestawnej

Teraz kolej na technikę pozwalającą wstawić fragmentator tekstowy po nazwie produktu. Wstawiamy najpierw zwykły fragmentator po Nazwie produktu. Zawartość fragmentatora zmniejszym zaledwie do nagłówka.

Nazw produktów mamy ponad 1000 i trudno byłoby wyszukiwać wszystkie teksty do kliknięcia.

Wstawmy teraz kolejną prostą tabelę przestawną. Tym razem w tabeli będą tylko Nazwy produktów.

Dostosujemy teraz fragmentatory do danych w pliku: kliknijmy na każdy prawym przyciskiem myszy i wybierzmy Połączenia raportu > podłączmy każdy fragmentator do każdego wykresu i tabeli przestawnej.

Jak działa fragmentator tekstowy?

Sprawdźmy działanie fragmentatora tekstowego. W filtrze tabeli przestawnej wpisuję nazwę wyszukiwanego produktu: Ibico.

Widzimy, że wszystkie dane uległy zmianie, dzięki temu, że filtrowanie tabeli przestawnej wpływa na fragmentator, który z kolei odfiltrowuje pozostałe tabele i wykresy. Powstał interaktywny dashboard, na którym możemy śledzić jak zmieniają się dane po każdej interakcji, a potrzebne teksty możemy wyszukiwać w konkretnych tabelach przestawnych.

Pobierz szablon Excel

Możesz pobrać plik Excel i samodzielnie przetestować działanie fragmentatora tekstowego.

Znasz inne ciekawe sposoby pracy z fragmentatorem? Podziel się w komentarzu.

Sposób 1: Zaznacz na filtrze tylko elementy do usunięcia

Rozwiązanie to wydaje się nieintuicyjne, jednak jest najprostszym sposobem na wykonanie tej operacji w programie Excel. Zamiast zaznaczyć w tabeli wszystkie wiersze oprócz tych, które mają wartość „niskie”, zaznaczam tylko opcję do usunięcia.

Następnie kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Strzałka w prawo + Strzałka w dół zaznaczam wiersze > prawy przycisk myszy > Usuń wiersz.

Po odfiltrowaniu tabela będzie pozbawiona danych.

Sposób 2: Power Query

Mechanizm usuwania odfiltrowanych wierszy w Power Query jest prostszy. Odfiltrowanie = usunięcie. To rozwiązanie może potrwać chwilę dłużej (biorąc pod uwagę załadowanie danych), ale przy zmianie założeń zawsze będzie można je wycofać. Tu tkwi ogromna siła w Power Query!

Krok 1. Wpisz wykresy w tabelę

Utwórz wykres, który nie będzie miał osi, jego obszar kreślenia będzie równy obszarowi wykresu, a pojedyncze elementy (np. słupki) wypadną dokładnie w obszarze odpowiednich wierszy.

Możesz też skorzystać z wykresów wewnątrzkomórkowych, jak paski danych.

Krok 2. Utwórz tabelę zdefiniowaną

Poprzez polecenie Formatuj jako tabelę lub skrót Ctrl+T utworzysz obiekt, który będziesz mógł filtrować za pomocą fragmentatora (począwszy od Excela 2013).

Krok 3. Stwórz kolumnę do filtrowania

Aby końcowy użytkownik miał intuicyjny przycisk, stwórz kolumnę z prostą nazwą, np. „Czy krytyczny?” lub z intuicyjnymi wyborami (KRYT./OK). Kolumna może być niewidoczna.

Krok 4. Wstaw fragmentator

Stań kursorem w tabeli, a następnie na karcie Wstawianie wybierz Fragmentator na kolumnie do filtrowania.

Krok 5. Umieść fragmentator w widocznym miejscu

Umieść filtr w odpowiednim miejscu (np. w nagłówku lub w sekcji nad tabelą) i pozwól odbiorcy końcowemu filtrować tabelę. Możesz stworzyć więcej niż 1 filtr. Ważne, aby uświadomić użytkowników, jak z przyciskiem Ctrl przywracać wszystkie przyciski na fragmentatorze.

Pobierz plik Excel i wstaw swoje dane

Tu możesz pobrać plik Excel Fragmentator na tabeli z wykresami Excel.xlsx i wstawić swoje dane do dashboardu.

O wykresie lejkowym w Excelu pisałem już wcześniej, pokazując niestandardowy sposób na jego wykonanie. Wykres służy do przedstawienia pewnego procesu (najczęściej sprzedaży) i związanego z nim przepływu pomiędzy etapami. Angielskie słowo funnel oznacza właśnie lejek lub komin. W języku angielskim spotyka się często jeszcze jedno słowo w tym kontekście – pipeline i sformułowanie to be in the pipeline (być w dystrybucji, w procesie np. sprzedaży, w przygotowaniu).

Przygotowanie danych w programie Excel do budowy wykresu lejkowego

Zaczynamy od przygotowania danych, które opisują proces sprzedaży – od rozmowy wstępnej do zawarcia umowy.

Wstawianie wykresu lejkowego w programie Excel

Wykres lejkowy pojawia się już w rekomendowanych wykresach. Znajdziemy go też na liście wykresów programu Excel.

Dlaczego nowy wykres lejkowy jest inny?

Wykres cechuje inne zachowanie niż standardowe wykresy. Może idzie nowe? Nie wiem, ale zachowanie wykresu jest nieprawidłowe lub dziwne:

• domyślne etykiety są czarne i przez to ich nie widać
• można zaznaczać z wyróżnieniem pojedyncze serie (żaden inny zwykły wykres Excel tego nie potrafi)
• brakuje ikony filtru przy wykresie

• nie można dodawać dodatkowych serii (wykres robi się pusty)
• brakuje nowych opcji dodawania etykiet jako Wartości z komórek – akurat w przypadku tego wykresu aż się prosi, aby dodawać wskaźniki procentowe, ale opcji tej nie ma

• wykresu nie da się wstawić na tabeli przestawnej (do tego Excel nas już przyzwyczaił – pisałem o tym już przy okazji omawiania wykresu punktowego na tabeli przestawnej)

A Ty co uważasz o nowym wykresie? Podziel się z Czytelnikami komentarzem.

Plik do pobrania

Pobierz plik z wykresem lejkowym w programie Excel 2016.

Przygotowanie danych do Mapy Polski Excel

Rozpoczynamy od czystej mapy. Wchodzimy do arkusza Dane i jako wielkość bąbelka wpisujemy wartość 1.

Wizualizacja danych na Mapie Polski Excel

Następnie przechodzimy do arkusza Mapa i w Okienku zaznaczenia odkrywamy wykres bąbelkowy. Zmniejszamy suwakiem wielkość bąbelka do 0.

Na mapie zostaną tylko nazwy powiatów.

Następnie zmieniamy pozycję etykiety na Środek i zmniejszamy czcionkę.

Finalnie etykiety będą wyglądać jak na rysunku:

Pozycję każdej etykiety można dopasować ręcznie poprzez kliknięcie pojedynczego tekstu i przesunięcie z lewym przyciskiem myszy.

Instrukcja wideo

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=XrcGRaJf4yE[/youtube]

O programie Mapa Polski Excel

Mapa Polski Excel jest wygodnym i elastycznym programem umożliwiającym powiązanie danych z lokalizacją w odniesieniu do województwa, powiatu lub gminy. Skutecznie wspiera analizy handlowe, marketingowe, rynkowe, klientów, demograficzne, statystyczne. Uniwersalny charakter, osadzenie w środowisku MS Excel i możliwość połączenia z innymi plikami sprawiają, że może być on wykorzystywany w firmach i organizacjach o dowolnej specjalizacji. Główne funkcjonalności programu to kartogram i wykres bąbelkowy. Z programu korzysta wiele firm międzynarodowych (Mars, Reckitt Benckiser, Baumit, Uniqa, Scania) i polskich (Atlas, Paradyż, PZU, Media Expert, mBank). Dołącz do grona naszych Klientów i twórz raporty na Mapie Polski Excel.

Sprawdź nasze szkolenia z wizualizacji danych

Skuteczna komunikacja liczb – teoria i praktyka wizualizacji danych (1 dzień)

Microsoft Excel 2013 PowerView i PowerPivot – tworzenie interaktywnych raportów (dashboardów) (2 dni)

Obsługa programu Mapa Polski Excel (1 dzień)

Przygotowanie danych do Mapy Polski Excel

Punktem startowym jest ta sama tabela w arkuszu Miasta, do której dodaliśmy wartości jako wielkość bąbelka, a kolor nadal oznacza segment:

Na cały arkuszu włączamy filtr (Ctrl + Shift + L). Nasze dane są gotowe do filtrowania:

Teraz dodamy widok tego samego arkusza w programie Excel i podzielimy okno ekranu na pół.

Jest to bardzo ciekawa właściwość programu Excel: można otworzyć ten sam plik w dwóch oknach na raz i modyfikując coś w jednym oknie obserwować, jak to wpływa na powiązane dane w drugim oknie. W przypadku systemu Windows 7 podzielimy ekran na pół za pomocą skrótów: Windows + strzałka w lewo oraz Windows + strzałka w prawo. Po podziale nasz ekran powinien mieć arkusz Mapa i arkusz Miasta:

Analiza wizualna Mapy Polski Excel

Klikamy w arkusz Miasta kolumnę Segment i filtrujemy dane dla segmentu Niski. Rezultat od razu dostrzeżemy na mapie:

Analogicznie można filtrować dane po pozostałych kolumnach: miastach, nazwie klienta, długość i szerokości geograficznej czy wartości. Oto przykład filtru po wartościach większych niż 300:

Do liczb w szczególności mogą przydać się filtry Pierwsze 10…, Powyżej/Poniżej średniej.

Instrukcja wideo

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=NGk6fJPbkxk[/youtube]

O programie Mapa Polski Excel

Mapa Polski Excel jest wygodnym i elastycznym programem umożliwiającym powiązanie danych z lokalizacją w odniesieniu do województwa, powiatu lub gminy. Skutecznie wspiera analizy handlowe, marketingowe, rynkowe, klientów, demograficzne, statystyczne. Uniwersalny charakter, osadzenie w środowisku MS Excel i możliwość połączenia z innymi plikami sprawiają, że może być on wykorzystywany w firmach i organizacjach o dowolnej specjalizacji. Główne funkcjonalności programu to kartogram i wykres bąbelkowy. Z programu korzysta wiele firm międzynarodowych (Mars, Reckitt Benckiser, Baumit, Uniqa, Scania) i polskich (Atlas, Paradyż, PZU, Media Expert, mBank). Dołącz do grona naszych Klientów i twórz raporty na Mapie Polski Excel.

Sprawdź nasze szkolenia z wizualizacji danych

Skuteczna komunikacja liczb – teoria i praktyka wizualizacji danych (1 dzień)

Microsoft Excel 2013 PowerView i PowerPivot – tworzenie interaktywnych raportów (dashboardów) (2 dni)

Obsługa programu Mapa Polski Excel (1 dzień)