Przygotowanie danych

Dane jakie wykorzystam do budowania tabeli przestawnej dotyczą ofert (zapytań) wysyłanych na stronę Allegro dotyczących różnych rodzajów butów. Tabelę przestawną konstruuję w wierszach umieszczając markę obuwia, zaś w obszarze wartości umieszczam sumę z pozostałej liczby par (jaką w danej ofercie posiada jeszcze sprzedawca).

Wstawianie elementu obliczeniowego do tabeli przestawnej

Pierwszą rzeczą o której należy pamiętać przy wstawaniu elementu obliczeniowego to ustawienie w odpowiednim miejscu (raportu tabeli przestawnej) kursora myszki, bowiem od tego będą zależały aktywne opcje – możliwość wstawienia pola lub elementu obliczeniowego. Poniżej schemat obrazujący możliwości działania w zależności od położenia kursora w obszarze tabeli przestawnej.

Z powyższego schematu wynika, że będę mieć możliwość wstawienia elementu obliczeniowego jeżeli znajdę się w obszarze elementów etykiet wierszy.

Wstawiam pierwszy element obliczeniowy > ustawiam kursor w obszarze tabeli przestanej > Analiza > Obliczenia > Pola, elementy, zastawy > Element obliczeniowy.

Pojawia się okno Wstaw element obliczeniowy. W polu nazwa wpisuję nazwę z jaką element obliczeniowy pojawi się w tabeli przestawnej: „ Element kalkulowany1”. W polu formuła wpisuję działanie jakie ma być wykonane na  elementach z pola „marka”.

Element obliczeniowy z odwołaniem pozycyjnym bezwzględnym

Wpisuję zatem formułę, która odejmie od pierwszego elementu w tabeli (czyli marka 4F) wartość dla marki numer 2 w obecnej tabeli przestawnej (adidas). Aby pole „marka” pojawiło się w polu wpisywanej formuły należy je dwukrotnie kliknąć , a w nawiasie kwadratowym wpisać numer indeksu czyli  numer porządkowy danego elementu, na którym ma być wykonane działanie.

Wybieram Dodaj > OK i w tabeli przestawnej pojawia się „Element kalkulowany1”.

Widać dokładnie, że wartość wstawionego elementu to różnica 932-1380 (jak na załączonym powyżej rysunku). Element możemy przesuwać w tabeli przestawnej, zawsze będzie odwoływał się do pierwszego i drugiego elementu.

Ograniczenia

Jednak przy stworzeniu takiego elementu (pozycyjnego), danych nie możemy sortować w tabeli przestawnej według wartości. Pojawia się następujący komunikat:

Sortowanie według etykiet wierszy jest wciąż możliwe. Jeżeli zmienią się w wyniku sortowania wartości dla pierwszego i drugiego elementu w tabeli przestawnej wówczas wartość elementu obliczeniowego zostanie zaktualizowana.

Zastosowanie

Element  obliczeniowy z odwołaniem pozycyjnym bezwzględnym może być  zastosowany przy datach , kiedy wiemy że np. w tabeli mamy określoną ilość elementów (12 miesięcy , ilość dni w miesiącu itp.) i zawsze przy pomocy elementu obliczeniowego odwołujemy się do konkretnych elementów (np. stycznia i grudnia).

Element obliczeniowy z odwołaniem pozycyjnym względnym

Od poprzedniego rozwiązania rożni się tym, że w zależności o umieszczenia utworzonego elementu w tabeli przestawnej, będzie się on odwoływał do elementów względem własnego położenia. Na przykładzie będzie to dużo prostsze.

Powtarzam kroki  dotyczące wstawienia elementu obliczeniowego.  Tym razem odwołanie będzie względne, więc w formule kalkulującej wartość nowego elementu („Element kalkulowany2”), poprzez znaki „+” i „-” będę odwoływać się do wierszy w tabeli przestawnej, odsunięte od mojego elementu obliczeniowego o dwa i jeden wiersz (znaki minus „-” oznaczają że cofam się z numerem wiersza = idę w górę tabeli przestawnej, znaki plus „+” oznaczają, że zwiększam numer wiersza = idę w dół tabeli).

Poniżej efekt dodania nowego elementu. Od wiersza (-2) odejmuję wiersz (-1) czyli 0-735 = -735.

Przesuwając element obliczeniowy w tabeli przestawnej , jego wartość będzie się zmieniała, dla odpowiednich wartości z wierszy -1 i -2.

Ograniczenia

Podobnie jak w przypadku odwołania bezwzględnego danych nie możemy sortować w tabeli przestawnej według wartości. Sortowanie według etykiet wierszy jest wciąż możliwe.

Zastosowanie

Rozwiązanie z względnym odwołaniem elementu obliczeniowego jest bardziej elastyczne, daje możliwość analizowania większej ilości danych, różnych danych.

Plik do pobrania

Pobierz plik kalkulowany-element-obliczeniowy-w-tabeli-przestawnej i wstaw swoje dane.

1. Wykorzystanie pola obliczeniowego do obliczenia różnicy między Sprzedażą a Zyskiem

Poniższa tabela przestawna prezentuje wartość sprzedaży oraz zysk ze sprzedaży dla poszczególnych segmentów rynku oraz kategorii produktu.  Dodatkowo będziemy chcieli pokazać wszelkie koszty (koszty wytworzenia/zakupu, koszty ogólne zarządu, koszty sprzedaży), które stanowią różnicę między wartością sprzedaży a właśnie zyskiem. Moglibyśmy oczywiście dodać koszty w danych źródłowych. Jest to jakieś rozwiązanie. Co jednak, gdy zmianę chcemy wprowadzić szybko bez bezpośredniej ingerencji w dane źródłowe? Do obliczeń wykorzystamy pole obliczeniowe.

Pole obliczeniowe wstawia się wybierając: kartę Analiza > Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe.

Pojawi się okno, w którym mamy możliwość wpisania nazwy nowego pola oraz wpisania formuły, według której wartości w polu będą się wyliczać. Formuła może się składać ze wszystkich kolumn dostępnych w źródle.

Pole obliczeniowe będzie nosiło nazwę Koszty i będzie obliczać się jako różnica pomiędzy Sprzedażą a Zyskiem.

Dodane pole obliczeniowe prezentuje się jak poniżej.

2. Pole obliczeniowe na zgrupowanych danych

Poniższa tabela przestawna zawiera Zysk w podziale na lata oraz wielkość poszczególnych zamówień.

Taka szczegółowość wierszy zaburza obraz, dlatego wielkość zamówień zostanie pogrupowana do ‘paczek’ po 30.

Grupy zostaną następnie odpowiednio ponazywane: 1-30, 31-60, 61-90, 91-120, 121-150 oraz >150.

Pogrupowane dane prezentują się jak poniżej.

Do tabeli przestawnej zostanie dodane jeszcze pole ze Sprzedażą.

Kolejnym krokiem będzie dodanie pola obliczeniowego.

Nazwa pola to Zysk ze sprzedaży [%] a formuła to stosunek Zysku do Sprzedaży.

Po zmianie formatu nowych danych na procentowy gotowa tabela przestawna będzie prezentować się jak poniżej.

3. Jednostkowy koszt dostawy

Poniższa tabela zawiera Koszt dostawy oraz Wielkość zamówienia w podziale na lata, Rodzaj transportu oraz Priorytet zamówienia.

Pole obliczeniowe zostanie wykorzystane do obliczenia jednostkowego kosztu dostawy.

Jednostkowy koszt dostawy zostanie obliczony jako stosunek Kosztu dostawcy do Wielkości zamówienia.

Obliczony Jednostkowy koszt dostawy prezentuje się jak poniżej.

4. Element obliczeniowy – zmiana vs poprzedni rok

Nie tylko pole obliczeniowe może być wykorzystane do obliczeń w tabeli przestawnej. W poniższym przykładzie zostanie wykorzystany element obliczeniowy. Element obliczeniowy działa na podobnej zasadzie do pola, jednakże obliczenia można dokonać na bardziej szczegółowych danych.

Element obliczeniowy zostanie wykorzystany do obliczenia różnicy na wybranych wartościach pomiędzy 2014 a 2013 rokiem. Stojąc na Roku wybieramy na karcie Analiza > Element obliczeniowy.

Następnie pojawia się podobne okno do tego, które dotyczyło Pola obliczeniowego. Jest jednak bardziej szczegółowe i można zauważyć, że do każdego z dostępnych pól są przyporządkowane elementy – lista pojedynczych wartości z każdej kolumny z danych źródłowych.

Nazwą elementu będzie 2014 vs 2013 [%]. A formuła to stosunek wartości dla 2014 roku do roku poprzedniego, pomniejszone o 1.

Tabela przestawna powiększyła się o trzy dodatkowe kolumny, które zwracają procentową zmianę między dwoma latami. Obliczenia dotyczą wybranych wierszy.

Format nowych danych zmieniamy na procentowy.

5. Udział danych rocznych w sumie

Tabela przestawna zawiera wartość sprzedaży dla wszystkich lat dla poniższych regionów i województw.

Element obliczeniowy przeliczy udział wartości sprzedaży w roku 2014 do wartości sprzedaży w czterech dostępnych latach.

Nazwa elementu to Udział 2014 w Totalu,  formuła to stosunek 2014 roku do sumy wszystkich lat.

Po dodaniu elementu tabela przestawna prezentuje się jak poniżej.

Ograniczenia pola obliczeniowego

• Pole obliczeniowe umożliwia zastosowanie podstawowych działań, takich jak: dodawanie, odejmowanie, dzielenie, mnożenie oraz funkcji JEŻELI
• Pola sumy częściowe i końcowe są liczone wg tej samej formuły, co pojedyncza komórka tabeli przestawnej (a nie jako suma komórek podrzędnych), co może nie pokrywać się z naszymi oczekiwaniami. W takich przypadkach należy je ukryć.
• W kalkulacjach nie można odnosić się do sum częściowych i końcowych (to zapewnia opcja Pokaż wartości jako…), ani do komórek spoza tabeli przestawnej
• Pola kalkulowane nie są dostępne w tabelach przestawnych opartych o kostki OLAP
• Element obliczeniowy nie sprawdza się w przypadku chęci obliczenia różnicy w punktach procentowych między prezentowanymi wartościami procentowymi – pojawiają się błędy obliczeń.

Co, jeśli pole obliczeniowe nie daje właściwych rezultatów?

Rozważ skorzystanie z języka DAX w modelu danych Power Pivot.

Jak wstawić w tabeli przestawnej kolumnę wynikową dla pierwotnych danych zawartych w różnych kolumnach?

Utworzyliśmy tabelę przestawną pokazującą wartość sprzedaży w latach 2012 i 2013 poszczególnych produktów w danych segmentach:

Potrzebujemy, obok danych prezentujących sprzedaż w latach 2012 i 2013 umieścić wskaźnik procentowy zmiany sprzedaży (rok do roku). Wchodzimy w Narzędzia tabel przestawnych > Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe > Wstawianie Pola obliczeniowego.

W polu „Nazwa:” wprowadzamy ustaloną przez nas nazwę, np. Sprzedaż 2013/2012.
W polu „Formuła:” wprowadzamy wzór procentowej zmiany sprzedaży dla naszego pola obliczeniowego. Zaznaczamy Sprzedaż 2013->dopisujemy ręcznie znak dzielenia „/”->Wstaw pole-> Sprzedaż 2012 ->Wstaw pole-> i dopisujemy ręcznie -1

Po wciśnięciu OK, pole obliczeniowe pojawiło się zarówno w tabeli przestawnej, jak i w liście pól tabeli przestawnej.

Aby zmienić nazwę opisu kolumny, zmieniamy treść w komórce tak jak w każdej zwykłej komórce  np. „Wzrost/spadek 2012/2013”.

Należy jeszcze odpowiednio sformatować dane (jako procent) poprzez Narzędzia główne > Procentowe.

Jak uzyskać informację o wstawionym polu obliczeniowym?

Wystarczy wejść w Opcje > Pola, elementy i zestawy > Lista formuł > w nowo otwartym arkuszu wyświetli się  lista utworzonych pól wraz  z ich formułami.

Jak trwale usunąć pole obliczeniowe?

Opcję tę znajdziemy, przeszukując opcję Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe… > Wybieramy w polu ”Nazwa” pole do usunięcia > Usuń.

Jak ustawić kolejność rozwiązywania pól obliczeniowych, w sytuacji gdy kolejność wyliczeń wpływa na wynik?

Aby ustawić kolejność rozwiązywania pól obliczeniowych, wchodzimy w Narzędzia Tabel Przestawnych > Opcje > Pola, elementy i zestawy > Kolejność rozwiązywania.

Jak wstawić element obliczeniowy?

Analizując dane w tabeli przestawnej wyświetlającej wartość sprzedaży danych produktów w poszczególnych miesiącach  doszliśmy do wniosku, że potrzebujemy aby dane wyświetlane dla miesięcy kwiecień, maj, czerwiec wyświetlały nam się jako jedna pozycja o nazwie II kwartał.

1. Stajemy w części tabeli przestawnej Etykiet wierszy (w zakresie danych gdzie ma być wstawiony element obliczeniowy) > Narzędzia tabel przestawnych  > Opcje  > Pola, elementy i zestawy  > Element obliczeniowy.

2. W nowo otwartym oknie wprowadzamy Nazwę  – „II kwartał”).
3. W pozycji pole wybieramy „Miesiąc”.
4. W pozycji elementy wybieramy „kwiecień” >w pozycji formuła wprowadzamy”+” > pozycji elementy wybieramy „maj” >w pozycji formuła wprowadzamy”+” > pozycji elementy wybieramy „czerwiec” > Wstaw element.

Element obliczeniowy „II kwartał” został wstawiony do tabeli przestawnej:

Koniecznie podkreślić należy, że pojawienie się wstawionego elementu obliczeniowego nie spowodowało że zniknęły dane dla poszczególnych miesięcy kwiecień, maj, czerwiec. Efektem tego jest błędny wynik w sumie końcowej (dane miesięcy 2 kwartału zostały policzone podwójnie).

W tej sytuacji musimy odfiltrować interesujące nas miesiące z tabeli przestawnej: Ikona filtru dla „Miesiąc”  > odznaczamy „kwiecień”, „maj”, „czerwiec”.

Wynik końcowy jest już prawidłowy.

Jak usunąć trwale element obliczeniowy?

Aby trwale usunąć element obliczeniowy, wchodzimy w Pola, elementy i zestawy  > Element obliczeniowy…  > Wybieramy w polu ”Nazwa” pole do usunięcia („II kwartał”)  > Usuń.

Do zmodyfikowania pola obliczeniowego służy polecenie „Modyfikuj”

Jak uzyskać informację o wstawionym elemencie obliczeniowym?

Informacje o elemencie obliczeniowym uzyskamy, wchodząc w Opcje >Pola, elementy i zestawy > Lista formuł. W nowo otwartym arkuszu wyświetli się  lista wszystkich utworzonych pół obliczeniowych, oraz  elementów obliczeniowych, wraz z ich formułami.