Jak wygląda szablon tabeli z wynikami finansowymi?

Szablon składa się z kilku pozycji – w tym przypadku kosztowych – oraz wartości liczbowych, które w pliku są tylko przykładowe. Z perspektywy użytkowania kluczowe są w niej niektóre techniki zastosowane w celu ekspozycji najważniejszych elementów:

1. Tabela zaczyna się od delikatnie wyróżnionego wiersza Razem. To nietypowe podejście, bo zwykle suma końcowa znajduje się na końcu.
2. Pierwszą kolumną wynikową w tabeli jest wynik aktualny (skrót AKT, ang. ACT). To również lekka zmiana ws. wielu szablonów, które zaczynają się często wynikami z zeszłego roku.
3. Główną wartością porównawczą w naszym przykładzie są dane z analogicznego okresu z zeszłego roku (czyli wrzesień 2021 do września 2020). Nie potrafiłem znaleźć dobrej nazwy po polsku (PR może mylić się z Prognoza, ZR – zeszły rok nie do końca mi pasuje), więc nazwałem zeszły rok R-1 (ang. PY – Previous Year) wraz z odchyleniem wartościowym ∆R-1 (∆PY) i procentowym ∆R-1% (∆PY%). Nagłówki tej części są w kolorze szarym.
4. Drugim punktem odniesienia są wartości planowane / zabudżetowane, określone jako BUD i oznaczone na niebiesko.
5. Od strony graficznej koszty oraz odchylenia % wyrażone są za pomocą pasków danych (szary dla pozycji kosztowych, czerwony-zielony dla odchyleń %). Jeśli pasek danych wychodzi poza ustawiony zakres <-50%;50%>, pojawia się dodatkowo flaga.
6. Tabela ma delikatne obramowanie oraz nagłówek informujący o analizie danych za aktualny miesiąc. Dodatkowym scenariuszem na tym samym lub oddzielnym arkuszu może być często spotykana analiza od początku roku: Wyniki skumulowane od początku roku: Styczeń ’21-Wrzesień ’21 / Year-to-Date: January ’21-September ’21.
7. Kolorystyka tabeli nawiązuje do wykresu finansowego Excel, którego szablon również możesz pobrać z bloga. Tabela, podobnie jak ww. wykres, wprowadzają następujący kod:

• wynik aktualny – czarny
• poprzedni rok – szary
• budżet / plan – niebieski

8. Analogicznie jak na wykresie można do tabeli dodać prognozę np. do końca roku, oznaczając ją linią przerywaną w nagłówku.

Oto angielska wersja raportu:

Zalety korzystania z szablonu tabeli finansowej Excel

• skupić uwagę od razu na najważniejszych elementach,
• ujednolicić raportowanie tych samych wartości w tabelach i na wykresach,
• wprowadzić przejrzystą strukturę,
• szybko zrozumieć analizowaną perspektywę (wyniki aktualne vs od początku roku vs prognoza),
• ułatwić znajdowanie odchyleń.

Pobierz szablon tabeli finansowej

Tu możesz pobrać szablon tabeli finansowej Excel (w języku polski i angielskim) i wstawić swoje dane.

Jak powinna wyglądać tabela z wynikami finansowymi?

Masz inny pomysł na taką tabelę? Podziel się w komentarzu.

Dane finansowe w tabeli Excel

1. Wynik najważniejszy

Twój aktualny wynik, nazywany standardowo ACT = Actual, powinien odgrywać główną rolę. Dlatego jego kolor ma być dominujący, wg mnie prawie czarny.

2. Pokaż zeszły rok w tle

Wynik porównawczy z zeszłego roku (PY = Previous Year) umieść w tle. Możesz to zrobić na 2 sposoby jednocześnie: lżejszy kolor i nakładanie kolumn. W przykładzie poniżej zastosowałem w Excelu pustą kolumnę D, która sprawia, że LY jest przesunięte względem ACT.

3. Cel (budżet /plan / target) jako linia

Ten punkt nie jest tak oczywisty, gdyż jest wiele sposobów na pokazanie budżetu (BDT = Budget). Jednak zbudowanie jednego standardu w postaci linii poziomej (dla wykresów kolumnowych) i pionowej (dla słupkowych) pozwoli na szybszą ocenę sytuacji w każdym kolejnym raporcie.

4. Pokaż prognozę linią przerywaną

To pozwoli w prosty sposób odróżnić dane rzeczywiste (ACT) od kalkulowanych (FCT = Forecast). Co więcej, możesz okresy rozdzielić na osi.

5. Pokaż odchylenie z wykorzystaniem czerwonego i zielonego

Choć w zasadzie nr 23 z infografiki nt. wizualizacji danych napisałem, aby tych kolorów nie łączyć, nie ma to zastosowania w przypadku tego wykresu, gdyż czerwony i zielony są przedstawione z innym znakiem. Do porównania wybierz najważniejszy wskaźnik, np. ∆BUD% lub ∆BUD.

6. Pokaż dane na wykresie panelowym

Wykres panelowy pozwala połączyć perspektywę ∆BUD% z ACT poprzez posłużenie się wspólnymi osiami. Delikatne linie siatki mogą pomóc w powiązaniu tych widoków i umożliwić ukrycie etykiet osi x dla jednego z wykresów.

7. Oddziel podsumowania

Jeśli przedstawiasz dane po miesiącach i dla całego roku, oddziel je graficznie, aby dokonać rozdziału wskaźników i umożliwić właściwe porównania. Przykładowo dane od początku roku (YTD = Year-To-Date) i prognozę aktualnego roku umieść z lekkim odstępem i wyróżnij je np. wypełnieniem (w przykładzie wykorzystałem zwykły kształt).

Jak zbudować taki wykres w programie Excel?

W przedstawionym przykładzie w programie Excel użyłem jeszcze kilku ciekawych opcji programu Excel:

• Ukrywanie osi transparentną czcionką,
• Ręczne synchronizowanie osi y (Uwaga! każdy wykres ma 2 osie pionowe, z czego jedną ukrytą i trzeba je ręcznie synchronizować w zależności od danych),
• Symbole w tytule jako legenda,
• Dwupoziomowa oś pozioma,
• Formatowanie komórek wpływające na wygląd etykiet kolumn,
• Wklejanie kształtów znaczników,
• Nakładanie na siebie wykresów.

Taki sposób przedstawiania danych finansowych dotyczy oczywiście nie tylko Excela, ale też innych narzędzi. Jednak tylko w Excelu będziemy mieli tak dużą swobodę w odpowiednim sformatowaniu wykresów. Niemniej warto szukać w innych narzędziach (np. Power BI) wykresów niestandardowych, które będą spełniały część z tych założeń.

Pobierz szablon wykresu finansowego dla programu Excel

Tu możesz pobrać plik 7 zasad wizualizacji danych finansowych i wstawić Twoje dane.