Po przeczytaniu wielu książek i artykułów o wizualizacji danych, poznaniu wielu dobrych praktyk i przetestowaniu ich w praktyce w Excelu i Power BI, przedstawiam 7 najważniejszych wg mnie zasad prezentacji danych finansowych: Wynik, Zeszły rok, Budżet, Prognoza, Odchylenie. Niezależnie od obranego podejścia / filozofii / metodyki, tych 7 rzeczy powinno być wg mnie w każdej organizacji standardem.

Dane finansowe w tabeli Excel

1. Wynik najważniejszy

Twój aktualny wynik, nazywany standardowo ACT = Actual, powinien odgrywać główną rolę. Dlatego jego kolor ma być dominujący, wg mnie prawie czarny.

2. Pokaż zeszły rok w tle

Wynik porównawczy z zeszłego roku (PY = Previous Year) umieść w tle. Możesz to zrobić na 2 sposoby jednocześnie: lżejszy kolor i nakładanie kolumn. W przykładzie poniżej zastosowałem w Excelu pustą kolumnę D, która sprawia, że LY jest przesunięte względem ACT.

3. Cel (budżet /plan / target) jako linia

Ten punkt nie jest tak oczywisty, gdyż jest wiele sposobów na pokazanie budżetu (BDT = Budget). Jednak zbudowanie jednego standardu w postaci linii poziomej (dla wykresów kolumnowych) i pionowej (dla słupkowych) pozwoli na szybszą ocenę sytuacji w każdym kolejnym raporcie.

4. Pokaż prognozę linią przerywaną

To pozwoli w prosty sposób odróżnić dane rzeczywiste (ACT) od kalkulowanych (FCT = Forecast). Co więcej, możesz okresy rozdzielić na osi.

5. Pokaż odchylenie z wykorzystaniem czerwonego i zielonego

Choć w zasadzie nr 23 z infografiki nt. wizualizacji danych napisałem, aby tych kolorów nie łączyć, nie ma to zastosowania w przypadku tego wykresu, gdyż czerwony i zielony są przedstawione z innym znakiem. Do porównania wybierz najważniejszy wskaźnik, np. ∆BUD% lub ∆BUD.

6. Pokaż dane na wykresie panelowym

Wykres panelowy pozwala połączyć perspektywę ∆BUD% z ACT poprzez posłużenie się wspólnymi osiami. Delikatne linie siatki mogą pomóc w powiązaniu tych widoków i umożliwić ukrycie etykiet osi x dla jednego z wykresów.

7. Oddziel podsumowania

Jeśli przedstawiasz dane po miesiącach i dla całego roku, oddziel je graficznie, aby dokonać rozdziału wskaźników i umożliwić właściwe porównania. Przykładowo dane od początku roku (YTD = Year-To-Date) i prognozę aktualnego roku umieść z lekkim odstępem i wyróżnij je np. wypełnieniem (w przykładzie wykorzystałem zwykły kształt).

Jak zbudować taki wykres w programie Excel?

W przedstawionym przykładzie w programie Excel użyłem jeszcze kilku ciekawych opcji programu Excel:

• Ukrywanie osi transparentną czcionką,
• Ręczne synchronizowanie osi y (Uwaga! każdy wykres ma 2 osie pionowe, z czego jedną ukrytą i trzeba je ręcznie synchronizować w zależności od danych),
• Symbole w tytule jako legenda,
• Dwupoziomowa oś pozioma,
• Formatowanie komórek wpływające na wygląd etykiet kolumn,
• Wklejanie kształtów znaczników,
• Nakładanie na siebie wykresów.

Taki sposób przedstawiania danych finansowych dotyczy oczywiście nie tylko Excela, ale też innych narzędzi. Jednak tylko w Excelu będziemy mieli tak dużą swobodę w odpowiednim sformatowaniu wykresów. Niemniej warto szukać w innych narzędziach (np. Power BI) wykresów niestandardowych, które będą spełniały część z tych założeń.

Pobierz szablon wykresu finansowego dla programu Excel

Tu możesz pobrać plik 7 zasad wizualizacji danych finansowych i wstawić Twoje dane.