Dane do przygotowania wykresu

Podobnie, jak w części pierwszej posłużę się danymi sprzedażowymi dotyczącymi mebli, urządzeń i artykułów biurowych Arkusza „dane”. Wykorzystam jedynie kolumny P (Kategoria), Q (Podkategoria), S (Sprzedaż), X (Zysk). Dane przygotowuję w analogiczny sposób. Doprowadzając do identycznego układu (komórki „puste” w kolumnie A wcale nie są puste, tekst jest jedynie sformatowany na biało:

Dane te posłużą mi do przygotowania tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.

Budowa tabeli i wykresu przestawnego

Zaczynam od zaznaczenia zakresu danych A1:D18. Wybieram Wstawianie > Wykresy > Wykres przestawny. Wskazuję lokalizację w tym arkuszu do utworzenia wykresu i tabeli przestawnej.

Przygotowuję zatem moją tabelę przestawną. W osi kategorii umieszczam pola: Kategoria produktu oraz Podkategoria produktu (w takiej kolejności). Formatuję tabelę: klikam na jej obszarze prawym przyciskiem myszki > Opcje tabeli przestawnej > Wyświetlanie > Układ klasyczny tabeli przestawnej.

Następnie wyłączam podsumowania, klikam lewym przyciskiem myszki w obszarze tabeli przestawnej > Projektowanie > Sumy częściowe > Nie pokazuj sum częściowych.

Podobnie jak w poprzednim artykule będę tworzyć przedziały dla poszczególnych wartości zysku. Wartością pojawiającą się na wykresie będzie wysokość sprzedaży. Użyję do tego pola obliczeniowego.

Znajdując się w obszarze tabeli przestawnej wybieramy: Analiza > Obliczenia > Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe …

Kolejne pola obliczeniowe nazywam: Sprzedaż 1, Sprzedaż 2 itd. W miejscu Formuła wpisuję formułę według poniższego schematu:

= JEŻELI( ORAZ(Zysk>-[dolna granica przedziału];Zysk<[górna granica przedziału]);Sprzedaż;0)

Nowe pole dodajemy przez przycisk Dodaj.

Pola kolejnych Sprzedaży powinny znaleźć się w obszarze wartości :

Tabela przestawna powinna wyglądać w następujący sposób :

Zmienię teraz nagłówki kolumn aby wskazywały zakres przedziałów dla jakich wartości zysku pokazywana jest sprzedaż.

Klikam w komórkę z tekstem Suma ze Sprzedaż1 i w pasku formuły wpisuję zaplanowany tekst, powtarzam czynność dla wszystkich utworzonych przedziałów.

Klikając w jego obszar zmieniam typ na słupkowy: Wstawianie > Wykresy > Wyświetl wszystkie wykresy > Słupkowy grupowany > OK

Formatuję oś poziomą : wyświetlanie w tysiącach, niestandardowy format liczby (# ##0 K) oraz kolorystykę poszczególnych serii.

Plik do pobrania

Pobierz szablon przestawienia drugiej zmiennej na wykresie przestawnym Excel w postaci koloru i wstaw swoje dane.

O wykresie panelowym pisałem wielokrotnie, bo jest to jeden z podstawowych sposobów wizualizacji (patrz zasada nr 9 na infografice „25 zasad wizualizacji danych”). Niestety w Excelu cały czas nie doczekaliśmy się tej formy graficznej (może z wyjątkiem jednej próby w nieudanym dodatku Power View). Dla porównania, w Tableau konstrukcja panelowa powstaje przy każdej próbie dodawania wierszy i kolumn.

Standardowy wykres, który często spotykam u Klientów podczas warsztatów „Skuteczna komunikacja liczb”, ma wiele kolorowych, nakładających się na siebie serii, co jest domyślnym zachowaniem programu Excel, gdy wstawimy wykres przestawny. Spróbujmy go poprawić.

Przygotowanie danych w programie Excel

W tabeli, zdefiniowanej jako Tabela1, duplikujemy pola Kategoria produktu i Podkategoria produktu – wynika to z faktu, że nie można w tabeli przestawnej posłużyć się tym samym polem dwukrotnie, co będzie nam niezbędne.

Następnie wstawiamy tabelę przestawną, która będzie korzystać z pól Kategoria i Podkategoria zarówno w wierszach, jak i w kolumnach.

Budowa wykresu panelowego w tabeli przestawnej Excel

Na tak przygotowanej tabeli przestawnej wstawiamy wykres liniowy ze znacznikami. Nie ma znaczenia, czy wybierzemy polecenie wykres przestawny czy wykres liniowy, ponieważ z tabeli przestawnej zawsze powstaje wykres przestawny.

Początkowo nie wygląda on  najlepiej, ale po usunięciu legendy, która stała się niepotrzebna ze względu na informacje na osi x, oraz po dopasowaniu rozmiaru wykresu i czcionek wykres wygląda znacznie lepiej.

Czas wykorzystać kolor, aby podzielić serie danych na kategorie. Nie obędzie się tu bez ręcznego przejścia przez wszystkie serie (najszybciej strzałką w dół na klawiaturze) i sformatowania każdej serii na właściwy kolor (z pomocą klawisza F4 – powtórz ostatnią operację).

Czy na wykresie przestawnym muszą być widoczne przyciski pól? Gdy nie potrzebujemy interakcji (np. filtrowania bezpośrednio z poziomu wykresu), możemy kliknąć dowolne szare pole wykresu przestawnego prawym przyciskiem myszy > Ukryj wszystkie przyciski pól na wykresie.

A oto porównanie wykresu przed i po transformacji.

Budowa wykresu panelowego za pomocą sparklines (wykresów przebiegu w czasie)

Jeśli chcielibyśmy analogiczny wykres stworzyć na szybko, możemy posłużyć się miniwykresami. Nie potrzebujemy wówczas dodatkowych pól w tabeli przestawnej a wykres wstawiamy poniżej tabeli przestawnej – znajdziemy go na karcie Wstawianie > Wykresy przebiegu w czasie > Liniowy.

Plik do pobrania

Pobierz plik Wykres panelowy w tabeli przestawnej Excel.xlsx i spróbuj zbudować go samodzielnie.

Przygotowanie danych w tabeli Excel

Analiza kohortowa zostanie przygotowana na podstawie szczegółowej bazy sprzedaży. Kohortami będą grupy ludzi, a właściwie klientów, którzy dokonali pierwszego zakupu po raz pierwszy w danym roku. Będziemy obserwować ich zachowania i lojalność w obrębie grup.

Dane jednak najpierw lekko zmodyfikujemy. Pierwszym krokiem będzie ich posortowanie.

Dane zostaną posortowane na podstawie Daty zamówienia od najstarszych do najnowszych.

Kolejnym krokiem będzie dodanie na końcu kolumny Rok_przyłączenia, w której obliczymy, w którym roku dany klient pierwszy raz składał zamówienie. Jest to bardzo proste ponieważ posortowaliśmy dane i teraz używając formuły WYSZUKAJ.PIONOWO w lewo (za pomocą INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ), w łatwy sposób znajdziemy datę pierwszego zamówienia. Indeks wyszukuje w Dacie zamówienia datę zamówienia dla danego numeru klienta. Numery klientów są zmultiplikowane i gdy klient składał 10 zamówień, w bazie jest 10 rekordów z jego numerem klienckim. Poniższa formuła pokaże tylko pierwszą datę, tę najstarszą. Formuła Rok wyciągnie z wyniku tylko rok.

Wracając do odwróconego wyszukaj pionowo jest to bardzo przydatna formuła. Kombinacja ta pozwala wyszukać interesującą nas wartość bez konieczność zmiany układu danych – jak wiemy w wyszukaj pionowo wyszukiwana wartość musi znajdować się na początku wyszukiwanego wykresu, a w tej kombinacji nie jest to konieczne.

Ostatnią kolumną w danych będzie Rok_zamówienia przeliczony na podstawie Daty zamówienia.

Na podstawie tak zmodyfikowanych danych zostanie wstawiona tabela przestawna.

Analiza kohortowa w tabeli przestawnej Excel

W wierszach zostanie wstawiony Rok_ zamówienia oraz Nr klienta, w kolumnach Rok_przyłączania, czyli rok, w którym klient złożył pierwsze zamówienie, a jako wartości będzie wyświetlana suma Sprzedaży.

Tak wygląda wstawiona tabela przestawna.

Następnym krokiem będzie zgrupowanie Nr klientów – wystarczy kliknąć na mały minus przy roku zamówienia. Zgrupowane dane będą wyglądać jak poniżej. W kolumnach są lata złożenia pierwszego zamówienia przez dana kohortę, w wierszach natomiast jest wartość sprzedaży w danym roku.

Na podstawie tak zgrupowanych danych zostanie wstawiony wykres kolumnowy.

Wykres po wstawieniu prezentuje się jak poniżej:

Wykres warto też utworzyć w drugim egzemplarzu – skumulowanym, który podkreśli, że 50% zamówień co rok składają nasi lojalni klienci, pochodzący z 2011 r.

Plik Excel do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel Analiza kohortowa.xlsx.

Vilfredo Pareto (1848-1923) był włoskim ekonomistą i socjologiem. Zasłynął głównie ze swoich badań dotyczących równowagi ekonomicznej i  podziału dobrobytu. Odkrył on, że 80% bogactwa leży w rękach 20% państw (stąd zasada 20/80). Ciekawym zagadnieniem jest też efektywność w sensie Pareto, odnosząca się do sytuacji, w której nie można poprawić stanu dobrobytu jednego podmiotu, nie zmniejszając ilości dóbr dla pozostałych.

Ponieważ wykres sprawdza się w praktyce, pisałem o nim już wielokrotnie przy okazji omawiania 7 tradycyjnych jakości w Excelu, dodatku Sparklines for Excel oraz 4 nowych wykresach Excel 2016.

Krok 1: Przygotowanie danych w tabeli przestawnej

W podanym przykładzie zajmiemy się analizą wielkości sprzedaży w zależności od kategorii produktowej.

Zaczynamy od stworzenia tabeli przestawnej. Następnie sortujemy sumę końcową, od wartości największych do najmniejszych (opcja od Z do A).

Na obliczenie skumulowanego udziału sprzedaży wg kategorii produktu pozwoli nam opcja Pokaż wartości jako % sumy bieżącej (o wszystkich widocznych opcjach można przeczytać w artykule X). Wstawiamy ponownie pole Sprzedaż, a następnie po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na jedną z wartości w interesującej nas kolumnie pokazuje się menu.

Można też skorzystać z ustawień pola wartości w tabeli przestawnej.

Efekt końcowy będzie wyglądał następująco:

Krok 2: Tworzenie wykresu Pareto

Stojąc w tabeli przestawnej wstawiamy wykres słupkowy, a następnie dla skumulowanej sumy zmieniamy typ wykresu na linowy z osią pomocniczą (w Excelu 2013 i 2016 najszybciej będzie wybrać wykres Kombi, we wcześniejszych wersjach zaznacz serię danych > prawy przycisk myszy > Zmień typ wykresu seryjnego > Liniowy > a następnie ponownie prawy przycisk myszy > Formatuj serię danych > Kreśl serię na… > Oś pomocnicza).

Poprawiamy oś pomocniczą, ustawiając jako maksymalną wartość 1, czyli 100%.

Wykres końcowy wygląda następująco:

Krok 3: Odłączenie tabeli przestawnej

Przy wszystkich zaletach tabel przestawnych, ich wadą pozostaje nadal nieelastyczność. Nie można łatwy sposób dodać np. linii referencyjnej, która na wykresie Pareto sprawdza się idealnie. Jak sobie z tym poradzić? Najszybszy sposób to skopiowanie wykresu do nowego pliku Excel – wówczas wykres staje się standardowym wykresem bez pól wyboru charakterystycznych dla tabeli i wykresu przestawnego oraz z danymi osadzonymi w wykresie statycznie.

Żeby dane były przejrzyste i łatwe w interpretacji, dodajemy nową serię danych poprzez polecenie Zaznacz dane. Dla wykresu Pareto linia może wskazywać wartość 80% (czasami zależnie od sytuacji 60%, 70% czy 90%).

Wnioski: Połowa kategorii generuje 80% sprzedaży.

Jak wstawić wykres Pareto jeszcze szybciej?

Excel 2016 daje możliwość wstawienia wykresu Parto bez tworzenia tabeli przestawnej. Wystarczy zaznaczyć interesujące nas kolumny w zborze danych,  następnie z menu Wstawianie wybrać Polecane wykresy.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik z wykresem Pareto na tabeli przestawnej w Excelu.

Wykres punktowy a tabela przestawna

Chcąc wstawić wykres na tabeli przestawnej, mamy do wyboru ograniczony wachlarz wykresów – nie możemy skorzystać z punktowego, bąbelkowego i giełdowego. Mniejsza o te dwa ostatnie, ale wykres punktowy, naprawdę?! Musi być jakiś sposób…

Rozwiązaniem jest wstawienie zwykłego wykresu i oparcie go o dane, w których wyświetlana jest tabela przestawna.

Przygotowanie danych do wykresu punktowego na tabeli przestawnej

W omawianym przykładzie chcę przeanalizować relację sprzedaży do zysku dla wszystkich pojedynczych klientów w podziale na kategorię produktu. Jeden klient może wystąpić na obrazie końcowym nawet 3 razy, bo kupił w 3 kategoriach produktu. Przygotowuję tabelę przestawną, w której pojawiają się pola Suma z Sprzedaż i Suma z Zysk w podziale na pole Kategoria.

Następnie tworzę nazwy zdefiniowane (Ctrl+F3), które będą odnosić się do każdej kolumny z danymi. W tym przykładzie zakresy danych są statyczne, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby w bardziej zaawansowanych przypadkach posługiwać się magiczną formułą, która sama się rozszerza.

W ten sposób tworzę zakresy danych osi x dla każdej serii oraz oddzielnie dla osi y.

Utworzenie wykresu punktowego na tabeli przestawnej w Excelu

Mając przygotowane nazwy zdefiniowane, stajemy w dowolnym miejscu poza tabelą przestawną i wstawiamy czysty wykresu punktowy. Następnie definiujemy pojedynczo każdą serię, poprzedzając nazwę definiowaną nazwą arkusza.

Tak powstanie wykres, który po odpowiednim sformatowaniu (lekkie obramowanie punktów i przezroczystość) i dodaniu etykiet oraz fragmentatorów (była o nich niedawno mowa w serii o dashboardzie analitycznym) wygląda następująco.

Jak dodać selektywne etykiety do wykresu punktowego?

Do wykresu dodałem jeszcze etykiety dla X najniższych i X najwyższych wartości Zysk w każdej kategorii. W jaki sposób?

Najpierw przygotowałem selektywne etykiety, zgodnie z poniższym rysunkiem.

Następnie utworzyłem dla nich nazwy zdefiniowane:

Nazwy trafiły do opcji Etykiety danych > Wartość z komórek dla wersji Excel >2013).

O opcji tej pisałem w artykule o nowościach w programie Excel 2013 – można dodawać dowolne etykiety do każdego wykresu. Najczęściej wykorzystuję tę opcję właśnie dla wykresu punktowego. Jeśli jesteś użytkownikiem wcześniejszej wersji Excela, możesz skorzystać z dodatku XY Chart Labeler.

Na koniec dodałem za pomocą karty Deweloper możliwość sterowania moim polem TOP/BOTTOM. Efekt końcowy działa następująco:

Plik Excel do pobrania

Tu możesz pobrać szablon Excel z wykresem punktowym na tabeli przestawnej.

PS

Jeśli możesz odłączyć się od tabeli przestawnej, szybciej utworzysz wykres. Wystarczy wkleić dane z tabeli przestawnej do nowego arkusza, zaznaczyć tylko kolumny z danymi i wstawić wykres punktowy:

PS 2

Ładowanie etykiet dla wykresu punktowego trwa bardzo długo, jeśli przesadzimy z ich ilością (np. pokażemy etykiety dla wszystkich punktów) i może zawiesić Excela.

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

1. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
2. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
3. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
4. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
5. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text] Więcej na temat wykresu cykliczności możemy przeczytać w artykule Wykres cykliczności w Excelu.

Przgotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych. Przed utworzeniem tabeli przestawnej tworzymy dodatkową kolumnę Miesiąc w tabeli źródłowej, która na podstawie pola Data wysyłki za pomocą formuły MIESIĄC wskaże kolejny numer miesiąca. Dzięki temu, że wszystkie tabele przestawne na naszym raporcie są oparte o zakres Tabela1, nie musimy zmieniać ich źródła.Przygotowanie danych źródłowych

Następnie tworzymy tabelę przestawną.

Na razie umieśćmy w wierszach tylko datę wysyłki.

Zgrupujmy dane.

Data wysyłki zostanie zgrupowana do miesięcy oraz lat.

Jako kolumny w tabeli przestawnej zaprezentujmy Miesiąc wysyłki (dlatego tworzyliśmy tę kolumnę na początku, gdyż polem miesiąc z grupowania dat możemy w tabeli przestawnej posłużyć się tylko raz).

Następnie jako wartości zostanie pokazana suma sprzedaży.

Na podstawie poniższej tabeli wstawmy wykres liniowy ze znacznikami.

Domyślny wykres prezentuje się jak poniżej.

Usuńmy legendę, ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie.

Następnie zmieńmy kolor serii na szary (robimy to raz, a następnie przechodzimy strzałką w dół do kolejnych serii i klikamy F4 = powtórz formatowanie).

Na koniec dodajemy tytuł i wykres cykliczności jest gotowy.

Jeśli zastanawiasz się, do czego zmierzają te 4 odcinki, koniecznie przeczytaj dalej o dodaniu interakcji.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

1. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
2. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
3. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
4. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
5. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Przygotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych. Tworzymy nową tabelę przestawną, która wygląda jak poniżej – w wierszach widzimy wielkość zamówienia, a wartościach liczbę zamówień oraz sumę zysku.

Wielkość zamówienia zostanie zgrupowana – stajemy na wartości, klikamy prawym przyciskiem i wybieramy polecenie Grupuj.

Wielkość zamówienia będzie zgrupowana w grupy zawierające kolejne 3 szt. kupionych produktów, przy czym ostatnią grupą będzie >100.

Zgrupowane dane wyglądają jak poniżej:

Budowa histogramu z tabelą przestawną Excel

Na podstawie tak przygotowanej tabeli zostanie utworzony wykres kolumnowy.

Żeby dane na wykresie były czytelne, jedna seria danych zostanie zmieniona w inny typ wykresu.

Liczba zamówień zostanie przedstawiona jako wykres liniowy, Zysk pozostanie za to wykresem kolumnowym, zachowując spójność z wykresami w części 1 i 2 serii.

Legendę przenieśmy na górę wykresu.

Ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie.

Wypełnienie kolumn dotyczących Zysku zostanie sformatowane na kolor niebieski (dla wartości ujemnych kolor wina).

Wykres linowy będzie zielony i linia będzie miała szerokość 1,5 pkt.

Wstawmy jeszcze poniższy tytuł i gotowy wykres prezentuje się następująco:

Pewnym utrudnieniem będzie fakt nakładania się na siebie serii, ale niewiele da się z tym w Excelu zrobić, gdyż sterowanie osiami na wykresie przestawnym do najłatwiejszych nie należy. Mamy już 3 elementy gotowe do dashboardu – pozostaje nam jeszcze jeden: wykres cykliczności.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przygotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych.

Przed utworzeniem wykresu przygotujemy jednak najpierw tabelę przestawną.

Jako wiersze będzie przedstawiona Data wysyłki, jako wartości Suma sprzedaży oraz Suma zysku.

Data wysyłki zostanie zgrupowana. Wystarczy stanąć na polu, które ma zostać zgrupowane, kliknąć na nie prawym przyciskiem i wybrać polecenie Grupuj.

Pojawi się okno, w którym możemy wybrać jak dane dotyczące daty zostaną zgrupowane – wybierzmy Miesiące oraz Lata.

Budowa wykresu przestawnego kolumnowo-liniowego

Następnie, stojąc na tabeli przestawnej, wybierzmy polecenie stworzenia wykresu przestawnego. Zaznaczmy wykres kolumnowy.

Domyślny wykres prezentuje się następująco:

Niestety powyższe dane nie są czytelne, kolumny nakładają się na siebie. Dlatego też zmienimy typ jednego zakresu danych – stajemy na obszarze wykresu, klikamy prawym przyciskiem i wybieramy polecenie Zmień typ wykresu.

Dla Zysku wykres pozostanie kolumnowy, natomiast dla Sprzedaży zostanie zmieniony na liniowy.

Tak zmieniony wykres prezentuje się dużo lepiej.

Kolejnym krokiem będzie formatowanie serii danych. Zacznijmy od Zysku.

Szerokość przerwy między kolumnami zmieńmy na 100%.

Wypełnienie zmieńmy na niebieskie, a dla wartości ujemnych na kolor wina (analogicznie jak w pierwszej części serii z formatowaniem warunkowym).

Następnie sformatujemy serię danych dotyczącą Sprzedaży. Kolor zostanie zmieniony na szary, a szerokość na 1,5 pkt.

Legendę pokażmy na górze.

Ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie – klikamy na przycisk prawym i wybieramy poniższe polecenie.

Dodajmy tytuł i gotowy wykres prezentuje się jak poniżej:

W ten sposób utworzyliśmy drugi element naszego dashboardu. Teraz czas na kolejny – histogram.

Tabela przestawna jest dla analityka oczywistym i intuicyjnym rozwiązaniem w przypadku chęci skondensowania dużej ilości danych. Umożliwia interaktywne prezentowanie tylko interesujących nas elementów bez konieczności uprzedniego filtrowania, ograniczenia i wycinania niepotrzebnych danych. Wykres przestawny jest graficznym odbiciem danych w tabeli przestawnej z zachowaniem interaktywności. Jednak czy jest jakiś sposób, żeby „wycisnąć” z obu tych narzędzi jeszcze więcej? Tak, opcja Pokaż wartości jako…

Przygotowanie danych źródłowych do tabeli przestawnej

Tabela i wykres przestawny zostanie przygotowana na postawie danych prowizyjnych jednego z czołowych polskich operatorów telefonii komórkowej i stacjonarnej. Dane zawierają poszczególne rekordy, które dotyczą pozyskania i utrzymania usług mobilnych oraz stacjonarnych (lata – od 2010 do 2014; kanał sprzedaży – business, online, salony sprzedaży, telesales; rodzaj zdarzenia – pozyskanie mobilne, utrzymanie mobilne, pozyskanie stacjonarne; długość umowy; wartość abonamentu; wartość opłaty aktywacyjnej oraz prowizja. Rekordów jest ok kilkadziesiąt tysięcy, więc przedstawienie danych w formie tabeli przestawnej wydaje się być najlepszym rozwiązaniem.

Źródłem danych jest baza Access, dane są wynikiem jednej z kwerend na tabeli prowizyjnej. Dane: długość umowy, abonament i opłata aktywacyjna, nie zostały przekonwertowane na liczby, dlatego zaznaczamy je, a następnie klikamy na żółty wykrzyknik i wybieramy polecenie: Konwertuj na liczbę. Konwertowanie potrwa jakiś czas, ponieważ dane, jak było wspomniane powyżej, zawierają kilkadziesiąt tysięcy rekordów.

Zaznaczamy przekonwertowane dane (upewnijmy się wcześniej, że każda z kolumn ma nazwę, w innym przypadku przygotowanie tabeli i wykresu będzie niemożliwe). Następnie w poleceniu Wstawianie wybieramy Wykres przestawny (opcja tabela i wykres).

Utwórzmy tabelę i wykres w nowym arkuszu.

W poprzednich artykułach zostało szczegółowo opisane jak stworzyć tabelę i wykres przestawny. Przypomnę tylko, że po wyborze polecenia wstawienia tabeli oraz wykresu przestawnego, pojawia się interaktywne okno, które podpowiada co powinniśmy następnie wykonać.

Po kliknięciu na pole z prawej stronie arkusza pojawia się pionowe okno, w którym są wyświetlane nazwy kolumn w danych źródłowych (dlatego tak ważne jest poprawne nazewnictwo danych) oraz elementy samej tabeli, czyli: filtr, kolumny, wiersze oraz wartości.

Do pola Kolumny przeciągamy pole Data, w polu Wiersze umieszczamy Kanał i Rodzaj zdarzenia, a jako Wartości będzie pokazywana Prowizja. Taki zabieg należy wykonać albo podczas tworzenia tabeli albo wykresu, drugi element jako sprężony z pierwszym, wyświetli te same dane.

Tabela przestawna i wykres będą prezentowały się jak poniżej.

Domyślnie prowizja została pokazana jako licznik, zmienimy wyświetlanie. Aby tego dokonać należy w Liście pól, a dokładnie w Wartościach kliknąć prawym przyciskiem na Liczbę z Prowizja i wybrać polecenie Ustawienia pola wartości.

Następnie jako typ obliczeń wskazujemy Sumę.

Możemy użyć separatora liczb oraz wskazać miejsca dziesiętne (w tym przypadku jest to 0). Wszystko to można wykonać poprzez polecenie Format liczby.

Po powyższych zmianach pivot i wykres prezentują się jak poniżej.

Kolejną modyfikacją będzie zmiana układu tabeli przestawnej na klasyczny (tj. taki, który wiersze pokaże obok siebie, a nie wg hierarchii). Żeby zmienić układ klikamy prawym przyciskiem na tabelę i wybieramy kartę Wyświetlanie, a następnie Układ klasyczny tabeli przestawnej.

Po dokonaniu powyżej zmiany Wiersze prezentują się w dwóch kolumnach zamiast jednej.

Wykres natomiast prezentuje się jak poniżej:

Pokaż wartości jako… w tabeli przestawnej i na wykresie przestawnym

Przechodzimy teraz do kluczowego dla tego artykułu działania: przejrzymy możliwości prezentowania danych liczbowych w pivocie oraz na wykresie. Danymi wyjściowymi jest suma prowizji dla poszczególnego kanału, rodzaju zdarzenia oraz roku. Często zdarza się, że wartości chcielibyśmy pokazać w odniesieniu do innych wartości i w takim wypadku z pomocą może przyjść polecenie Pokaż wartości jako. Polecenie można wywołać klikając prawym przyciskiem na wartość liczbową lub prawym przyciskiem na Wartość na Liście pól, następnie na Ustawienia pól wartości i zmieniając kartę na Pokazywanie wartości jako.

Wartości w tabeli przestawnej mogą być wyświetlane bez obliczeń (wartość domyślna) lub jako:

1. % sumy końcowej;
2. % sumy kolumny;
3. % sumy wiersza;
4. % z…;
5. % sumy wiersza nadrzędnego;
6. % sumy kolumny nadrzędnej;
7. % sumy elementu nadrzędnego…;
8. Różnica…;
9. % różnicy…;
10. Suma bieżąca w…;
11. % sumy bieżącej w…;
12. Porządkuj od najmniejszych do największych…;
13. Porządkuj od największych do najmniejszych…;
14. Indeks;

% sumy końcowej

Po wyborze tej opcji suma końcowa prezentowana jest jako 100%, a pozostałe wartości jako jej część.

Opcja ta może być niezwykle pomocna w przypadku chęci zaprezentowania jaki jest udział poszczególnego kanału, zdarzenia i roku w całej wypłaconej prowizji.

Po dokonaniu zmiany wyświetlania danych możemy zauważyć, że w roku 2014 został wypłacony największy % prowizji, a liderem były Salony sprzedaży.

Usuwamy sumę częściową…

…i możemy zobaczyć wartości bez podsum na kanałach.

Na chwilę usuńmy także sumę końcową.

Po powyższych modyfikacjach dane prezentują się jak poniżej:

Wykres prezentuje się jak poniżej. Wartość wszystkich słupków sumuje się do 100%.

Przywróćmy usunięte sumy i wybierzmy kanał Business. Wartości procentowe ulegają zmianie w taki sposób, aby wyświetlane dane nadal sumowały się do 100%.

Po ograniczeniu do jednego roku wartości nadal sumują się do 100%.

 % sumy kolumny

Format ten sumuję wartości do 100% w kolumnach. W tym przypadku etykietami kolumn są poszczególne lata i wartości dla tych poszczególnych lat będę sumowały się do 100%.

Usuńmy sumę częściową dla kanałów.

Słupki na wykresie dla każdego roku sumują się do 100%.

Następnie odfiltrujmy kanał i wybieramy Salony sprzedaży – wartości w każdej kolumnie nadal sumują się do 100%.

Zawężamy pivota do usług utrzymaniowych – kolumna wciąż sumuję się do 100%.

 % sumy wiersza

Kolejna możliwość prezentacji danych to % sumy wiersza.

Polecenie to umożliwia pokazywanie danych procentowych, które dla każdego wiersza sumują się do 100%.  Idealnie sprawdza się kiedy interesują nas różnice w poszczególnych latach.

Ograniczmy dane do lat 2010-2011. Można zauważyć, że wiersze nadal sumują się do 100%.

W przypadku wykresu to rodzaj zdarzenia w poszczególnych latach sumują się do 100%.

 % z …

Czwartą z kolei możliwości prezentowania danych jest % z. Umożliwia pokazywanie wartości procentowych wyliczonych na podstawie wybranych elementów.

Po wyborze tego polecenia pojawi się okno, w którym wybierzmy pole podstawowe oraz element podstawowy, na podstawie których wartości zostaną przeliczone.

Jako pole podstawowe mamy do wyboru Datę, Kanał oraz Rodzaj zdarzenia (kolumny oraz wiersze).

Po wskazaniu pola podstawowego element podstawowy dopasowuje się do wybranego pola:

• dla Daty będą to lata 2010, 2011, 2012, 2013 i 2014;
• dla Kanału będą to Business, Online, Salony sprzedaży i Telesales;
• dla Rodzaju zdarzenia – pozyskanie mobilne, pozyskanie stacjonarne, utrzymanie mobilne i utrzymanie stacjonarne;

 Jako pole podstawowe zostanie wskazana Data, a jako element podstawowy rok 2014.

Wartości dla roku 2014 wypełniają się jako 100%. Wartości dla pozostałych lat wyliczają się w odniesieniu do roku 2014.

Na wykresie można zauważyć, że wszystkie niebieskie słupki (rok 2014) mają wartość właśnie 100%.

Zmieńmy Pole podstawowe na Rodzaj zdarzenia, a Element podstawowy na Pozyskanie mobilne.

Po powyższej zmianie wszystkie wartości wyliczają się w odniesieniu do pozyskania mobilnego wyświetlanego jako 100%.

Słupki, które dotyczą pozyskania mobilnego, sięgają do linia siatki odpowiadającej 100%.

 % sumy wiersza nadrzędnego

Dane możemy również prezentować jako % sumy wiersza nadrzędnego.

Uzyskany efekt jest podobny do tego otrzymanego poprzez wybranie polecenia % sumy kolumny,  z tą różnicą, że składowe każdego wiersza nadrzędnego (Kanał) sumują się do 100% wewnątrz kategorii, a wiersze nadrzędne sumują się do 100% w sumie końcowej. Jako wiersz nadrzędny wskazana jest suma końcowa, a pozostałe wartości wyliczają się jako % w odniesieniu do tej sumy.

Słupki dla każdego z lat będą sumować się do 100%.

 % sumy kolumny nadrzędnej

Kolejną możliwością prezentowania danych jest % sumy kolumny nadrzędnej.

Uzyskany efekt jest porównywalny z efektem otrzymanym po zastosowaniu polecenia % sumy wiersza, ponieważ nie mamy kolumn nadrzędnych.

Każdy rodzaj zdarzenia na przestrzeni lat będzie miał wartość 100%.

 % sumy elementu nadrzędnego

Dane można zaprezentować jako % sumy elementu nadrzędnego.

Po wybraniu tego polecenia pojawia się okno, w którym możemy wskazać pole podstawowe, na podstawie którego będą przeliczać się dane. Istnieje możliwość wyboru: Daty, Kanału i Rodzaju zdarzenia.

Po wybraniu Kanału dane dla Business, Online, Salonów sprzedaży oraz Telesales oddzielnie sumują się do 100% – każdy kanał traktowany jest jako element nadrzędny.

Po wyborze Rodzaju zdarzenia to właśnie ten element będzie wskazany jako ten nadrzędny.

Jednak, aby takie wyświetlanie danych miało sens, zamienimy kolejnością Rodzaj zdarzenia z Kanałem, tak aby Rodzaj zdarzenia był z lewej strony. Po powyższej modyfikacji pozyskanie mobilne, pozyskanie stacjonarne, utrzymanie mobilne oraz utrzymanie stacjonarne  będą traktowane w pivocie oddzielnie – każde z nich sumuje się do 100%.

Jest to idealne rozwiązanie w przypadku chęci zobaczenia udziału poszczególnych kanałów sprzedaży w wypłaconej prowizji za każdy z rodzajów zdarzenia – np. największy udział w wypłaconej prowizji za pozyskanie mobilne mają Salony sprzedaży.

 Różnica

Dane mogą być prezentowane również jako różnica. Polecenie to umożliwia pokazanie danych liczbowych, które wyliczają się jako różnica w stosunku do wybranych elementów.

Po wybraniu powyższego polecenia pojawia się okno z możliwością wyboru pola oraz elementu podstawowego.

Jako pole podstawowe zostanie wskazany Kanał, natomiast jako element podstawowy: Salony sprzedaży.

Dane dla pozostałych kanałów prezentują się jako różnica w stosunku do Salonów sprzedaży. Rozwiązanie jest pomocne w przypadku chęci zaprezentowania Salonów sprzedaży jako kanału bazowego i kluczowego.

Tutaj należy zwrócić uwagę na użycie odpowiedniej skali, tak żeby wykres był możliwy do odczytania.

% różnicy

Poprzednia forma prezentowania danych umożliwiała wychwycenia różnic liczbowych pomiędzy wybranym polem i elementem podstawowym a pozostałymi danymi, natomiast kolejna pozycja umożliwia pokazanie różnicy procentowej.

Jako pole podstawowe zostanie wskazany kolejny raz Kanał, a elementem podstawowym będą Salony sprzedaży.

Po wybraniu powyższego polecenia dane dotyczące kanału  Business, Online oraz Telesales wyświetlają się jako różnica procentowa w stosunku do Salonów sprzedaży.

Zwróćmy uwagę na poprawną skalę na wykresie.

 Suma bieżąca w…

Suma bieżąca umożliwia pokazanie danych liczbowych narastająco według wybranego elementu.

Dane zostaną pokazane narastająco według daty, więc jako pole podstawowe zostanie wybrana właśnie data.

Po wybraniu powyższego polecenia dane prezentują się jak poniżej – np. wartości dla roku 2010 i 2011 to suma danych z roku 2010 i 2011 itd.

% Sumy bieżącej w…

Poprzednie polecenie umożliwia prezentowanie danych narastających dla danego elementu. Z kolei % sumy bieżącej wyświetla wartości procentowe, również narastająco, dla wybranych elementów.

Jako pole podstawowe wybierzemy znów Datę i dane będą sumować się do 100% w 2014 roku.

Po wskazaniu powyższego polecenia dane prezentują się jak poniżej:

Słupki dla 2014 roku mają wartość równą 100%.

 Porządkuj od najmniejszych do największych

 Dwoma przedostatnimi poleceniami jest sortowanie. Pierwsze z nich porządkuje dane od najmniejszych do największych.

Dane zostaną uporządkowane według pola podstawowego – zostanie wybrany Kanał.

Można zauważyć, że najmniejsza sumaryczna prowizja otrzymuje wartość 1, natomiast największa wartość 4 – 1 zostaje przyporządkowane do kanału Business, 2 do Online, 3 do Telesales, a 4 do Salonów sprzedaży.

Tak też zostały oznaczone wartości na wykresie.

Porządkuj od największych do najmniejszych

Kolejna opcja porządkowania umożliwia uporządkowanie danych od największych do najmniejszych.

Ponownie jako pole podstawowe zostanie wskazany Kanał.

W tym przypadku to Salony sprzedaży otrzymują wartość 1 jako te, z największą sumą prowizji. Business otrzymuje wartość 4 – suma prowizji jest najmniejsza.

Słupki na wykresie odpowiadają wartościom w tabeli przestawnej.

Indeks

Ostatnią opcją prezentowania danych jest Indeks, który zamienia wartość na indeks. Każdy indeks odzwierciedla wpływ danej liczby na wartość całego pivota (wyliczany jest na podstawie średniej arytmetycznej ważonej). Dokładny wzór na wyliczenie pojedynczego indeksu jest następujący:

(Wartość komórki * Suma końcowa) / (Suma końcowa wiersza tej komórki * Suma końcowa kolumny tej komórki)

Jak interpretować indeks? Indeksy o wartości zbliżonej do 1 oznaczają niewyróżniający się wpływ na wiersze i kolumny. Indeksy poniżej 1 oznaczają bardzo mały wpływ na wiersze i/lub kolumny, powyżej 1 – bardzo duży. Mój komentarz jest taki, że opcja ta nie jest intuicyjna.

 Więcej opcji

Wybierając Więcej opcji mamy możliwość przełączania się pomiędzy podsumowaniem wartości a ich prezentowaniem.

Tutorial wideo znajdziesz na końcu artykułu.

Przygotowanie danych do Mapy Polski Excel

Punktem wyjścia jest tabela z danymi, która zawiera informacje nt. powiatu, kodu pocztowego, regionu Polski wg wewnętrznego podziału, kody trasy, 7 kolumn dla każdego dnia dostawy oddzielnie oraz wartość dostawy (tys. zł). Kolumna z nazwą powiatu została utworzona na podstawie przypisania powiatu do kodów pocztowych.

Dla przypomnienia, taka tabela musi spełniać założenia tabeli źródłowej do tabeli przestawnej, czyli musi mieć nagłówki z danymi umieszczonymi w formie bazodanowej. Więcej o tabelach przestawnych dowiesz się z naszego 4-częściowego kursu z tabel przestawnych.

Wstawienie tabeli przestawnej

Stojąc w tej tabeli, wstawiamy tabelę przestawną i umieszczamy ją w arkuszu Mapa, poza obszarem mieszczącym się w ramach ekranu, który będzie naszym dashboardem, np. w komórce V1. Następnie przygotowujemy zestawienie, przeciągając Powiat do pola WIERSZE, a Wartość do pola WARTOŚCI.

W kolejnym kroku wstawiamy fragmentator (dostępny od Excel 2010) dla kodu regionu, kodu trasy i kolejnych dni tygodnia. Umieszczone w ten sposób fragmentatory umieszczamy w okolicy mapy.

Zmieniamy paletę kolorów na czerwoną i ukrywamy z interfejsu wszystkie przyciski, wchodząc w Okienko Zaznaczenia, zostawiając tylko legendę.

Połączenie danych z tabeli przestawnej z mapą

Aby połączyć tabelę przestawną z mapą, skorzystamy z funkcji JEŻELI.BŁĄD i WYSZUKAJ.PIONOWO, które będą odnosić się do kolumny V, w której znajdują się dane z naszej tabeli przestawnej. W komórce D2 dla pierwszego powiatu wprowadzamy następującą formułę:

=JEŻELI.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(C2&A2;Mapa!V:W;2;0);0)

Jeżeli wyszukiwany powiat będzie na liście, formuła wprowadzi jego wartość. W przeciwnym razie wstawiona zostanie wartość 0. Formułę kopiujemy do wszystkich powiatów.

Automatyczne przedziały w Mapie Polski Excel

Ponieważ mapa wymaga podania przedziałów, w ich miejsce wstawimy kalkulację, która pozwoli na automatyczne dostosowywanie przedziałów do wyświetlanych elementów na podstawie minimum, maksimum i metodzie równych przedziałów. Poszczególne komórki otrzymają następujące formuły:

Przechodząc teraz do arkusza Mapa, możemy na bieżąco obserwować na mapie, jak zmieniają się kolory, gdy modyfikujemy wybory z fragmentatorów. To jest też czas na zadawanie pytań, szukanie tendencji, wyjątków i odchyleń, które są istotą procesu analitycznego.

Budowa dashboardu analitycznego z Mapą Polski Excel

Aby wokół mapy zbudować cały raport, potrzebujemy wstawić do arkusza Mapa kolejne tabele przestawne, które przekształcimy następnie w wykresy przestawne. Będą one pokazywały najważniejsze informacje nt. dostaw, których dotyczą dane. Ważne jest, że tabele przestawne muszą bazować na tej samej tabeli źródłowej, aby można je było połączyć fragmentatorem. Można by tego uniknąć, tworząc model danych i korzystając z dodatku PowerPivot. Ciekawy efekt przyniosłoby z pewnością dodanie kolumny z datami, które użytkownikom Excela 2013 pozwoliłoby dodać nowy fragmentator zwany osią czasu. Kolejno dodajemy więc do arkusza tabele przestawne, które pokażą liczbę i wartość dostaw po regionach:

Następnie dla każdej z tych tabeli dodajemy wykres przestawny, który umieszczamy pod mapą.

Na koniec klikamy pojedynczo prawym przyciskiem każdy fragmentator > Połączenia raportu… > Zaznaczamy wszystkie tabele przestawne. W ten sposób sprawiamy, że nasz fragmentator będzie działał na wszystkie tabele przestawne, a co za tym idzie – na wszystkie wykresy.

 Tutorial wideo

[youtube]http://youtu.be/mu1dN0BxP64[/youtube]