Tekst jako parametr Power Query

Krok 1: Zdefiniuj parametr

Z pomocą opcji Poprawność danych (na karcie Dane), tworzymy listę wyboru w komórce A2.

Krok 2: Wstaw tabelę

Na zakresie komórek wstawiamy tabelę, aby mieć obiekt widziany przez Power Query. Zmieniam jej nazwę na „Segment”.

Krok 3: Załaduj dane źródłowe i tabelę

Przygotowujemy 2 zapytania: główne i to z parametrem.

Krok 4: Wejdź do komórki z parametrem

To najciekawszy krok. Możemy w Power Query stanąć na konkretnej komórce i wybrać pod prawym przyciskiem myszy polecenie Wyszczególnij. Zapytanie zamienia się wtedy na ciąg tekstowy.

Krok 5: Utwórz krok wykorzystujący parametr (np. filtr)

Teraz czas na posłużenie się parametrem wewnątrz głównego zapytania. Najpierw tworzymy krok filtrujący.

Krok 6: Podmień parametr

Następnie podmieniamy w pasku formuły filtrowany tekst na parametr „Segment”.

Krok 7: Przetestuj działanie

1. Wybierz segment
2. Odśwież raport (na przykładzie za pomocą dodatkowo wstawionego przycisku)
3. Sprawdź wynik

Data Od i Data Do jako parametr

Krok 1: Zdefiniuj parametry z datami

Tworzymy 2 komórki do wpisania dat i zabezpieczamy je regułami sprawdzania poprawności.

Krok 2: Nazwij komórki

Dla urozmaicenia posłużymy się nie tabelą a zakresem komórek. W tym celu nazywamy komórki w Polu nazwy „Daty”.

Krok 3: Wczytaj dane do Power Query i zmień typ danych na liczbę całkowitą

Sposób opisany w pierwszym scenariuszu z tekstem nie sprawdza się dla dat – Power Query potrafi tylko wyszczególnić tekst lub liczbę. Dlatego typ danych dla kolumn z datami zmieniamy na liczbę całkowitą.

Krok 4: Wyszczególnij liczbę

Krok 5: Wstaw liczbę z formułą Date.From() do paska formuły

Podobnie jak poprzednio, filtrujemy dane, a następnie podmieniamy tekst w pasku formuły. Tym razem wzbogacamy go o formułę tworzącą w locie datę z liczby. Ważne, aby kolumna z datą miała typ danych Data krótka. Jeśli dodamy także datą końcową, krok będzie miał postać:

Pobierz szablon Excel z parametrami w Power Query

Tu możesz pobrać plik Excel z parametrami w arkuszu i podstawić swoje dane.

Problemy z formatowaniem nagłówków tabeli przestawnej

Przyjrzyjmy się poniższej tabeli z danymi dotyczącymi sprzedaży poszczególnych kategorii produktowych. Dane są nieczytelne, kolumny nie są widoczne, danych nie można ze sobą porównać.

Kolumny możemy oczywiście zwęzić, aby wszystkie zmieściły się w wyświetlanym oknie.

Kolejnym krokiem byłoby formatowanie komórek zawierających nagłówki kolumn tak, aby tekst w komórce się zawijał i wyświetlał w dwóch wierszach.

Jednakże jest to kilkanaście kroków, a istnieje sposób bardziej efektywny i efektowny, który można wykorzystać w przypadku wielu tabel przestawnych.

Makro do ustawiania szerokości kolumn

Wykorzystamy w tym celu Makro oraz poniższy kod:

Sub ShrinkColumnsToReadable()

    Dim oPivot As PivotTable

    Set oPivot = ActiveCell.PivotTable

    Dim oColRange As Range

    Set oColRange = FindColumnLabelsRange(ActiveSheet.Name, oPivot.Name)

    oColRange.Columns.Select

    'Increase this number for wider columns, smaller for narrower

    Selection.ColumnWidth = 15

    oColRange.Select

    With Selection

        .HorizontalAlignment = xlCenter

        .VerticalAlignment = xlCenter

        .WrapText = True

        .Orientation = 0

        .AddIndent = False

        .IndentLevel = 0

        .ShrinkToFit = False

        .ReadingOrder = xlContext

        .MergeCells = False

    End With

    'Turn AutoFit Column Width on Update OFF

    oPivot.HasAutoFormat = False

End Sub

Function FindColumnLabelsRange(sSheet As String, sPivot As String) As Range

    Dim oSheet As Worksheet

    Dim oPivot As PivotTable

    Set oSheet = ActiveWorkbook.Sheets(sSheet)

    Set oPivot = oSheet.PivotTables(sPivot)

    Set FindColumnLabelsRange = oPivot.ColumnRange

End Function

Wystarczy skopiować kod do okna VBA (Alt + F11), które uruchomiane jest przez Developera.

Następnie uruchomimy Makro. Wystarczy spojrzeć na tabelę, żeby zrozumieć jak ono działa. Etykiety wyglądają dużo lepiej, a cała tabela mieści się na wyświetlanym ekranie.

Pobierz plik Excel z kodem VBA

Więcej szczegółów jest dostępnych w pliku Nagłówki VBA.xlsm.

„Power Query – Oszczędzi Ci wiele godzin pracy, a Twój Szef nie musi o tym wiedzieć.”

Oto 11 powodów, dla których KAŻDY użytkownik Excela powinien znać ten dodatek.

1. Jest bezpłatnym dodatkiem ETL

Na rynku istnieje wiele płatnych narzędzi do przetwarzania danych (ta kategoria narzędzi jest często nazywana ETL – Extract, Transform & Load), ale zanim zaczniemy się nad nimi zastanawiać, warto poznać możliwości darmowego dodatku do programu Excel, który jest integralną częścią arkusza kalkulacyjnego. Jak w reklamie: Jeśli nie widać różnicy, po co przepłacać?

2. Został oficjalnie wypuszczony przez Microsoft

Ten argument może mieć duże znaczenie dla działu IT, który odpowiada za to, co i od kogo jest instalowane na komputerach użytkowników. Pierwsza wersja dodatku została udostępniona przez Microsoft w lipcu 2013 roku, już po premierze Excela 2013. Dlatego każdy, kto chce z niego skorzystać, mając wersję 2010 i 2013, potrzebuje ten dodatek doinstalować. Po instalacji dodatek stanie się widoczny na wstążce programu Excel.

Inaczej sprawa wygląda w programie Excel 2016 lub przy subskrypcji stacjonarnego Excela 365 – tam dodatek jest już wbudowany na karcie Dane > Pobieranie i Przekształcanie (w wersji angielskiej Data > Get & Transform).

Pierwszy link po wpisaniu w Google „Download Power Query” służy do pobrania dodatku:

https://www.google.com/search?q=download+power+query

3. Jest spójny pomiędzy wersjami Excela 2010 – 2013 – 2016

Microsoft bardzo często wypuszcza dodatki, które nie są spójne między poszczególnymi wersjami programu Excel. Możemy spędzić dużo czasu w jednej wersji, ale po przejściu na nowszą, cały nasz wysiłek „jak krew w piach” – jakby powiedział Adam Miauczyński. Tu na szczęście zrobiono wyjątek. Power Query wszędzie działa dokładnie tak samo i nie pojawiają się problemy z niespójnością. Co więcej, dodatek działa na wszystkich wersjach pakietu Office – od Home przez Standard, a na Professional Plus skończywszy. Zapytanie utworzone w Excelu 2010 zadziała w 2016 i na odwrót.

4. Oszczędza ogromną ilość czasu

To najważniejszy argument na liście, być może powinien być na pierwszym miejscu, żeby zwrócić uwagę (stąd dodałem na początku motto). W skali całej organizacji oszczędności mogą być liczone w dniach, co oznacza istną rewolucję. Dlaczego raporty często wyglądają tak, jak wyglądają? Bo analityk musi spędzić 90% czasu, żeby przygotować dane i na odpowiednią prezentację danych i zaprojektowanie dashboardu zostaje już niewiele czasu. Mając Power Query, będziesz mieć zatem więcej czasu na analizę danych i wyciąganie wniosków.

5. Pozwala zrezygnować z VBA

Świat automatyzacji raportów w Excelu można podzielić na 2 fazy: przed Query i po Query. Świat przed Query nie był zły. Dane były często przygotowywane metodą Kopiuj-Wklej, ale Analitycy obeznani z VBA (lub znający kogoś, kto zna kogoś, kto zna VBA) zautomatyzowali większą część poleceń za pomocą makr. Jednak wystarczy, że zmieni się ścieżka pliku lub dojdzie dodatkowa kolumna w środku danych źródłowych i nasz kod nie zadziała. Świat po Query jest zupełnie inny. Każdy analityk będzie w stanie przygotować podstawowe zapytania, wyklikując je ze wstążki, a ewentualne zmiany i edycja zapytania przebiegają bezproblemowo.

6. Zamienia nasze klikanie w ciąg powtarzalnych poleceń

Klikanie interfejsu nagrywa sekwencję poleceń, która będzie wykorzystywana w przyszłości – analogicznie, jak nagrywa się w Excelu makra. Z tą jednak różnicą, że zawsze mogę wrócić i zobaczyć, jak wyglądały moje dane w każdym kroku, usunąć niepotrzebne polecenia lub je wizualnie wyedytować.

7. Jest transparentny

Przejrzystość Power Query jest niewątpliwie jego mocną stroną. Rozpatrzmy scenariusz dramatyczny: jedyna w firmie osoba odpowiedzialna za raporty złamała nogę. Na jej miejsce przychodzi w trybie pilnym ktoś, kto zna trochę Excela i zwykle nawet nie wie, gdzie zacząć (od zrobienia kawy?). Mając plik z zapytaniami w Power Query, zastępca szybko odnajdzie istniejące w nim zapytania i uruchomi je, nie zwracając uwagi na kolejność realizacji zapytań – Power Query samo wybierze odpowiednią ścieżkę realizacji wszystkich zapytań w arkuszu. Jeżeli coś pójdzie nie tak, zastępca może sprawdzić szczegóły każdego zapytania i ewentualnie coś poprawić.

8. Umożliwia łączenie różnych źródeł danych

Power Query to pobranie danych nie tylko z jednego źródła i ich obróbka. Po pierwsze, zapytania można tworzyć także do zaawansowanych systemów źródłowych (np. Hadoop, Facebook, Webservice’y i wiele, wiele innych). Po drugie, zapytania można ze sobą łączyć (łączenie kilku tabel w jedną większą tabelę „na długość”, np. dołączanie danych dla poszczególnych regionów sprzedaży – Południe i Północ) lub scalać (łączenie kilku tabel w jedną większą tabelę „na szerokość”, analogicznie jak WYSZUKAJ.PIONOWO na wielu kolumnach na raz). Zwłaszcza ta druga operacja – scalanie – ma dużo wspólnego z operacjami wykonywanymi w bazach danych: wybieramy ID, po którym dokonujemy łączenia.

9. Daje zaawansowane możliwości

Jeżeli klikanie poleceń na wstążce jest dla Ciebie nudne, kup książkę o języku M i pisz polecenia samodzielnie. Opcja Edytora zaawansowanego daje olbrzymie możliwości tym, którzy szukają mocniejszych doznań w pracy z Power Query. Już sama nazwa najpopularniejszej książki nt. tego języka rzuca analitykowi wyzwanie: „M Is for (Data) Monkey”. Także zwykły użytkownik Query może być czasem zmuszony odnaleźć jakąś funkcję (np. do utworzenia kolumny), ale nie przysporzy to żadnych trudności.

10. Po napisaniu zapytań po prostu klikasz Odśwież

To moja ulubiona część pracy z Power Query. Raz napisane polecenia działają już na zawsze po kliknięciu Odśwież. Czas ładowania danych (zwłaszcza przy dużych zbiorach) możemy spędzić na kawie i promowaniu Power Query „wtajemniczonym” pracownikom swojej organizacji.

11. Do jego poznania wystarczy 1 dzień

Tak. Tylko tyle i aż tyle. Żeby przejść przez podstawowe zastosowania Power Query, a później wykonać samodzielnie kilka ćwiczeń, wystarczy jeden dzień. To może być najlepiej zainwestowany jeden dzień w życiu analityka – no może póki Microsoft nie wypuści czegoś lepszego. Narzędzie jest proste w nauce, intuicyjne, logiczne i przyjemne do nauki. Czy jesteś gotowy na taką przygodę?