Przygotowanie danych w programie Excel

Dane które wykorzystam w tym artykule pochodzą ze strony https://data.cityofchicago.org/Public-Safety/Crimes-2001-to-present/ijzp-q8t2  City of Chicago, która popularyzuje dostęp do danych rządowych dotyczących miasta. Wykorzystam dane dotyczące przestępczości.

Wykorzystam dwa pliki – układ kolumnowy plików będzie identyczny, różnić się będą jedynie liczbą wierszy.

Tworzenie tabeli przestawnej przy pomocy kreatora

Jedna z możliwości połączenia danych prowadzi przez kreatora tabel przestawnych. Jest to narzędzie standardowo niedostępne na wstążce, więc zaczynam od dodania go. Plik > Opcje > Dostosowywanie wstążki > Polecenia których nie ma na wstążce > (szukam alfabetycznie) > Kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego > Dodaj.

W tym momencie otrzymam komunikat jak poniżej, co oznacza, że po prawej stronie okna „Karty główne”, nie mam dodanej nowej grupy w której kreator się znajdzie.

Aby dodać grupę wybieram miejsce na wstążce gdzie chcę zobaczyć kreator, sugeruję by było to w pobliżu polecenia tworzącego tabelę przestawną. Wybieram Tabele > Nowa grupa > Zmień nazwę > wpisuję Kreator > OK . Przy zaznaczonej nowej grupie (Kreator niestandardowa) , po lewej stronie wybieram Kreator tabeli przestawnej > Dodaj > OK.

Efekt na wstążce po dodaniu:

Zanim zacznę konsolidować dane, ważne by otworzyć pliki, z których dane będę łączyć.Uruchamiam kreator tabeli przestawnej. Wybieram Wiele zakresów konsolidacji > Tabela Przestawna > Dalej.

Pola strony utworzy użytkownik > Dalej

Wybieram zakresy, które będę łączyć , po każdym wyborze wybieram > Dodaj.

W następnym kroku wybieram ilość stron, które chcę dodać dla odróżnienia danych. Są to dodatkowe pola pojawiające się w raporcie nowopowstałej skonsolidowanej tabeli przestawnej, które pozwalają na rozróżnienie łączonych plików/tabel/zakresów/arkuszy. Przy łączeniu dwóch źródeł wystarczy jedna strona, jeżeli łącze dane z kilku wówczas przyda się kilka pól stron.

Wybieram pole strony 1. Zaznaczam pierwszy z zakresów na liście i w polu „pole pierwsze” wpisuję nazwę pod jaką chciałbym wybrać ten zakres na filtrze tabeli przestawnej którą, buduję. Nazywam go Żródło1, to samo powtarzam dla drugiego zakresu (gdy wybieram drugi zakres nazwa pierwszego znika z pola „Pole pierwsze”.

Przechodzę Dalej > Wybieram Nowy Arkusz dla tabeli przestawnej > Zakończ.

Finalna tabela przestawna jako filtr raportu otrzymała zaznaczone przeze mnie w kreatorze pole pierwsze jako : Strona1. Kolejne pola tabeli przestawnej zawierają:

– wiersz – to wartości z pierwszej kolumny danych źródłowych (czyi typy przestępstw)

– kolumna – to nagłówki kolumn, z tabel źródłowych

– wartości – to przecięcia nagłówków kolumn oraz  poszczególnych wierszy

– strona1 – to filtr utworzony w kreatorze tabeli przestawnej.

Utworzona tabela przestawna na pierwszy rzut oka wygląda bezsensownie, aby dawała dodatkowe informacje, należy nad nią popracować i nieco ją zmodyfikować.

Pola dostępne pod filtrem Strona1 – utworzone w kreatorze.

Aby zmodyfikować tabelę przestawną można wykorzystać filtry na poszczególnych polach, zaś pole wartość można wykorzystać wielokrotnie. W poniższym przykładzie w polu kolumna wybrana jest z danych źródłowych ta o nazwie Year, następnie w polach wierszy pole „Wartość” pozwala na wyświetlenie roku.

Plik do pobrania

Pobierz plik Łączenie tabel do tabeli przestawnej i wstaw swoje dane.

Utworzenie tabeli przestawnej

Do tego przykładu posłuży prosta tabela przedstawiająca liczbę wytworzonych produktów. W polu Wiersze znajduje się Data, natomiast w polu Wartości suma z liczby produktów. Wykres produkcji w zależności od daty wygląda następująco:

Ustawienia pola wartości tabeli przestawnej

W przypadku produkcji istotna jest nie tylko liczba wyrobów wytworzonych każdego dnia, ale także od początku miesiąca, co umożliwia kontrolę i dopilnowanie osiągnięcia wymaganego poziomu produkcji. Posłuży nam w tym opcja Running Total, dzięki której w komórkach pojawi się wartość skumulowana sumująca wartości od pierwszego wiersza tabeli.Po zaznaczeniu dowolnego elementu tabeli przestawnej po prawej stronie pojawi się menu Pola tabeli przestawnej. W sekcji Wartości znajduje się pole Suma z Produkcji ze strzałką, po kliknięciu której wybieramy Ustawienia pola wartości > Pokazywanie wartości jako, gdzie zmieniamy opcję „Bez obliczeń” na „Suma bieżąca w”.

Po tej zmianie wartości w poszczególnych komórkach przedstawiają produkcję od początku miesiąca do danego dnia.

Kiedy dostępna będzie opcja Liczba wartości odrębnych?

Żeby skorzystać z opcji Distinct Count przy tworzeniu tabeli przestawnej należy najpierw dodać tabelę źródłową do modelu danych PowerPivot, nawet jeśli korzystamy tylko z jednej tabeli podstawowej. Inaczej opcja ta nie będzie dostępna. Więcej o tym, co to jest PowerPivot i do czego służy, pisaliśmy już wcześniej.

Wstawianie tabeli przestawnej też nie przebiega w standardowy sposób – zamiast wstawiać ją z arkusza, w którym jesteśmy, otwieramy nowy arkusz i wstawiamy tabelę przestawną z zewnętrznego źródła danych > Ten model danych skoroszytu.

Czym różni się Licznik od Liczba wartości odrębnych?

Po wykonaniu powyższych kroków sprawdźmy, ile przedsiębiorstw wykupiło konkretny rodzaj usługi: do obszaru WIERSZE przeciągamy pole Typ usługi, a do obszaru WARTOŚCI Identyfikator firmy.

Dla porównania do pola WARTOŚCI ponownie wybierzmy pole Identyfikator firmy, a po kliknięciu strzałki po prawej stronie rozwinie się menu.

W Ustawieniach pola wartości mamy możliwość zmiany typu obliczeń dla podsumowania. Ostatnim z wymienionych jest Liczba wartości odrębnych, czyli Distinct Count.

Po zatwierdzeniu widać, że jedna i druga kolumna pokazuje liczbę wartości dla każdego rodzaju usługi. Skąd więc jest między nimi taka rozbieżność? Założeniem było sprawdzenie ile przedsiębiorstw wykupiło konkretny rodzaj usługi. Na którą z kolumn powinniśmy się w takim razie zdecydować?

Funkcja Licznik przestawia liczbę wszystkich rekordów kolumny Identyfikator firmy przypisanych konkretnemu rodzajowi usługi.

Widzimy tu jednak, że niektóre z firm kilkakrotnie wykupiły ten sam rodzaj usługi.

Natomiast Liczba wartości odrębnych, to inaczej liczba unikatowych wartości, co oznacza, że nawet jeśli w danej kolumnie wystąpią takie same wartości zostaną one policzone jako pojedynczy element.

Jak widać, usługa A została wykupiona 23 razy przez 15 przedsiębiorstw. Zatem do osiągnięcia zamierzonego celu powinniśmy skorzystać z typu obliczeń „Liczba wartości odrębnych”, a nie „Licznik”.

Pliki do pobrania

Tu znajdziecie plik z danymi wykorzystanymi w przykładzie na Distinct Count.

Jak ustawić układ klasyczny (umożliwiający przeciąganie pól w siatce)?

W Excelu  – od wersji 2007 wzwyż – etykiety wierszy w tabeli przestawnej nawet dla kilku pól zostają umieszczone w jednej kolumnie arkusza. Gdy chcemy, aby każde pole w etykietach wierszy było wyświetlane w oddzielnej kolumnie, musimy wyświetlić układ klasyczny tabeli przestawnej.

Widok standardowy tabeli przestawnej:

Klikamy w kolumnę etykiety wierszy prawym przyciskiem myszy > wybieramy opcje tabeli przestawnej.

Na karcie „Wyświetlanie” zaznaczamy pozycję „Układ klasyczny tabeli przestawnej (umożliwia przeciąganie pól w siatce)”.

Etykiety wierszy w klasycznym układzie tabeli przestawnej zostają wyświetlone dla każdego pola w oddzielnej kolumnie (pole Miasto znajduje się teraz w kolumnie A, a pole Kod Towaru znajduje się w kolumnie B).

Klasyczny sposób prezentacji danych jest dla wielu użytkowników bardziej czytelny niż standardowy, gdyż umieszcza oba pola (Miasto i Kod Towaru) w jednej kolumnie.

Jak utworzyć wykresy przestawne?

Wykresy przestawne tworzy się tak jak tabele przestawne {tutaj link do 1 artykułu gdzie opisane wstawianie} tylko efekt mamy dodatkowo pokazany w formie wizualnej.
Po wstawieniu Wykresu Przestawnego w liście pól pole Miasto umieszczamy w Filtrze raportu, Kod Towaru umieszczamy w polu Osi, a pole Sprzedaż 2014 w polu wartości.
Po umieszczeniu dane są reprezentowane jednocześnie przez tabelę przestawną, oraz wykres przestawny.

Zamiast Narzędzi Tabel Przestawnych na wstążce mamy Narzędzia wykresów przestawnych (opcje znane z Narzędzi Tabel Przestawnych i Narzędzi wykresów)

Jak ustawić, żeby tytuł wykresu zmieniał się zależnie od wybranych danych w filtrze raportu?

Zaznaczamy tytuł wykresu:

klikamy  na suma (zaznacza) – aktywuje się pasek formuły – zaznaczamy  komórkę B1.

W tym momencie gdy w filtrze wybierzemy Warszawa, to tak właśnie będzie brzmiał tytuł wykresu:

Gdy wybierzemy w filtrze „(Wszystko)” tak będzie wyglądał nasz tytuł:

W sytuacji gdybyśmy wybrali w filtrze raportu co najmniej dwie różne pozycje, filtr będzie opisany jako „(Wiele elementów)”, a więc taki będzie również tytuł wykresu.

Taki tytuł nie brzmi zbyt profesjonalnie dlatego w wybranej komórce (w naszym przykładzie E1) wstawmy formułę:

=JEŻELI(B1=”(Wszystko)”;”Cała Polska”;JEŻELI(B1=”(Wiele elementów)”;”Wybrane miasta”;B1))

Teraz powtarzając wcześniej opisane kroki zaznaczmy że tytuł wykresu odnosi się do komórki E1 (zamiast B1).

Formułą powoduje że w tytule wykresu zamiast „(Wszystko)” wyświetli precyzyjniejsze określenie „Cała Polska, a zamiast „(Wiele elementów)” wyświetlone zostanie „Wybrane miasta”.

Jak zmienić położenie tabeli przestawnej?

Narzędzia tabel przestawnych > Opcje > Przenieś tabelę przest.

Zaznaczamy nową komórkę, która będzie lewym górnym rogiem dla tabeli przestawnej.

Jak zmienić źródło danych dla tabeli przestawnej?

Narzędzia tabel przestawnych > Opcje > Zmień źródło danych…

W oknie dialogowym kasujemy dotychczasowe dane źródłowe.

I zaznaczamy nowych zakres danych.

Preferowanym rozwiązaniem jest zaznaczenie całych kolumn – jeżeli struktura danych  na to pozwala – wtedy przy podmienieniu danych nie trzeba ponownie zmieniać źródła danych.

Jak wstawić w tabeli przestawnej kolumnę wynikową dla pierwotnych danych zawartych w różnych kolumnach?

Utworzyliśmy tabelę przestawną pokazującą wartość sprzedaży w latach 2012 i 2013 poszczególnych produktów w danych segmentach:

Potrzebujemy, obok danych prezentujących sprzedaż w latach 2012 i 2013 umieścić wskaźnik procentowy zmiany sprzedaży (rok do roku). Wchodzimy w Narzędzia tabel przestawnych > Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe > Wstawianie Pola obliczeniowego.

W polu „Nazwa:” wprowadzamy ustaloną przez nas nazwę, np. Sprzedaż 2013/2012.
W polu „Formuła:” wprowadzamy wzór procentowej zmiany sprzedaży dla naszego pola obliczeniowego. Zaznaczamy Sprzedaż 2013->dopisujemy ręcznie znak dzielenia „/”->Wstaw pole-> Sprzedaż 2012 ->Wstaw pole-> i dopisujemy ręcznie -1

Po wciśnięciu OK, pole obliczeniowe pojawiło się zarówno w tabeli przestawnej, jak i w liście pól tabeli przestawnej.

Aby zmienić nazwę opisu kolumny, zmieniamy treść w komórce tak jak w każdej zwykłej komórce  np. „Wzrost/spadek 2012/2013”.

Należy jeszcze odpowiednio sformatować dane (jako procent) poprzez Narzędzia główne > Procentowe.

Jak uzyskać informację o wstawionym polu obliczeniowym?

Wystarczy wejść w Opcje > Pola, elementy i zestawy > Lista formuł > w nowo otwartym arkuszu wyświetli się  lista utworzonych pól wraz  z ich formułami.

Jak trwale usunąć pole obliczeniowe?

Opcję tę znajdziemy, przeszukując opcję Pola, elementy i zestawy > Pole obliczeniowe… > Wybieramy w polu ”Nazwa” pole do usunięcia > Usuń.

Jak ustawić kolejność rozwiązywania pól obliczeniowych, w sytuacji gdy kolejność wyliczeń wpływa na wynik?

Aby ustawić kolejność rozwiązywania pól obliczeniowych, wchodzimy w Narzędzia Tabel Przestawnych > Opcje > Pola, elementy i zestawy > Kolejność rozwiązywania.

Jak wstawić element obliczeniowy?

Analizując dane w tabeli przestawnej wyświetlającej wartość sprzedaży danych produktów w poszczególnych miesiącach  doszliśmy do wniosku, że potrzebujemy aby dane wyświetlane dla miesięcy kwiecień, maj, czerwiec wyświetlały nam się jako jedna pozycja o nazwie II kwartał.

1. Stajemy w części tabeli przestawnej Etykiet wierszy (w zakresie danych gdzie ma być wstawiony element obliczeniowy) > Narzędzia tabel przestawnych  > Opcje  > Pola, elementy i zestawy  > Element obliczeniowy.

2. W nowo otwartym oknie wprowadzamy Nazwę  – „II kwartał”).
3. W pozycji pole wybieramy „Miesiąc”.
4. W pozycji elementy wybieramy „kwiecień” >w pozycji formuła wprowadzamy”+” > pozycji elementy wybieramy „maj” >w pozycji formuła wprowadzamy”+” > pozycji elementy wybieramy „czerwiec” > Wstaw element.

Element obliczeniowy „II kwartał” został wstawiony do tabeli przestawnej:

Koniecznie podkreślić należy, że pojawienie się wstawionego elementu obliczeniowego nie spowodowało że zniknęły dane dla poszczególnych miesięcy kwiecień, maj, czerwiec. Efektem tego jest błędny wynik w sumie końcowej (dane miesięcy 2 kwartału zostały policzone podwójnie).

W tej sytuacji musimy odfiltrować interesujące nas miesiące z tabeli przestawnej: Ikona filtru dla „Miesiąc”  > odznaczamy „kwiecień”, „maj”, „czerwiec”.

Wynik końcowy jest już prawidłowy.

Jak usunąć trwale element obliczeniowy?

Aby trwale usunąć element obliczeniowy, wchodzimy w Pola, elementy i zestawy  > Element obliczeniowy…  > Wybieramy w polu ”Nazwa” pole do usunięcia („II kwartał”)  > Usuń.

Do zmodyfikowania pola obliczeniowego służy polecenie „Modyfikuj”

Jak uzyskać informację o wstawionym elemencie obliczeniowym?

Informacje o elemencie obliczeniowym uzyskamy, wchodząc w Opcje >Pola, elementy i zestawy > Lista formuł. W nowo otwartym arkuszu wyświetli się  lista wszystkich utworzonych pół obliczeniowych, oraz  elementów obliczeniowych, wraz z ich formułami.

Tabele przestawne stosujemy do:

• zmiany sposobu prezentacji danych źródłowych (np. przestawianie wierszy do kolumn, kolumn do wierszy)
• wyświetlania i  zliczania danych,
• wyszukiwanie i sortowanie interesujących danych,
• grupowanie danych w kategorie i podkategorie
• porównywania danych,
• tworzenia niestandardowych formuł
• przechodzenie od ogółu do szczegółu co pozwala przeanalizować interesujący nas zakres danych,

Większość użytkowników Excela, którzy wcześniej nie pracowali na tabelach przestawnych, boi się tego narzędzia, ponieważ uważają że jego użycie jest bardzo trudne. Udowodnimy dziś wspólnie, że jest to fantastyczne narzędzie analityczne, którego można nauczyć się w godzinę! Oto potwierdzenie tej tezy, pokazujące, że tworzenie tabeli przestawnej trwa kilka sekund:

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na poniższe pytania:
1. Jak dokonać dokonać szybkiej analizy interesujących Cię danych wyciągając je z dużej bazy danych do tabeli przestawnej, czyli tworzenie tabeli przestawnej krok po kroku?
2. Jak przejrzyście zwizualizować dane w tabeli przestawnej, czyli formatowanie tabeli przestawnej?
3. Jak dodatkowo zawęzić analizę stosując filtry, czyli filtrowanie w tabeli przestawnej)?
4. Jak podsumować dane lub wykorzystać inne funkcje, takie jak Licznik, Średnia, Max, Min i OdchStd, czyli definiowanie mechanizmów obliczeniowych w tabeli przestawnej?
5. Jak zmieniać układ danych i poziom wyświetlania szczegółów, czyli zmiana układu tabeli przestawnej?
6. Jak pokazać dane na wykresie, czyli wykresy przestawne na bazie tabel przestawnych?

Jak dokonać dokonać szybkiej analizy interesujących Cię danych wyciągając je z dużej bazy danych do tabeli przestawnej, czyli tworzenie tabeli przestawnej krok po kroku?

1. Zanim przystąpisz do tworzenia danych upewnij się, że dane są właściwie uporządkowane:

• każdy wiersz ma taką samą liczbę kolumn,
• komórki nie są scalone,
• nagłówki kolumn umieszczone są tylko w jednym wierszu i nie są scalone

Niepoprawny nagłówek (scalenia; w dwóch wierszach)

Poprawny nagłówek (jeden wiersz)

2. Wybierz Menu > Wstawianie > Tabela przestawna > Tabela przestawna

3. Jeżeli kursor znajduje się na komórce bazy danych, automatycznie cała baza zostaje zaznaczona; zakres można dowolnie zmieniać, ale musi zawierać nagłówki i ciągłość danych.

4. Tabelę można umieścić w nowym arkuszu, lub we wskazanym miejscu istniejącego arkusza.

5. Po otworzeniu się okna z polami tabeli dane, które mają być analizowane należy przeciągnąć do poszczególnych z nich.
6. Dane umieszczone:

• w polu „filtr raportu” umożliwiają wyfiltrowanie konkretnych danych,.
• w polu „etykiety wierszy” zostaną pokazane, jako tytuł wiersza,
• w polu „etykiety kolumn” zostaną pokazane, jako nagłówki kolumn,
• w polu wartości to dane odnoszące się do danego wiersza oraz kolumny.

Przykład (wartość zakupu danych produktów w wybranych miesiącach w wybranych krajach)

Jak przejrzyście zwizualizować dane w tabeli przestawnej, czyli formatowanie tabeli przestawnej?

1. Stawiając kursor na tabeli, otwiera się w menu zakładka Projektowanie.

2. Sumy końcowe – umożliwia włączenie/wyłączeni sumowania wierszy/kolumn
3. Układ raportu – umożliwia czytelne przedstawienie danych.
4. Style tabeli przestawnej – identyczne działanie jak omówione w części 6 formatowanie tabeli.

Jak dodatkowo zawęzić analizę stosując filtry, czyli filtrowanie w tabeli przestawnej)?

1. Dane umieszczone w polu filtru umożliwiają prezentację jednej danej lub wielu (należy zaznaczyć „Zaznacz wiele elementów” a następnie pozostawić zaznaczenie przy kategorii, która ma zostać wzięta pod uwagę w analizie).

2. Filtr oraz sortowanie można zastosować w przypadku danych umieszczonych w polu kolumny / wiersza. Sposób filtrowania i sortowania został opisany w 4 części cyklu.

3. Aby utworzyć tabelę pokazującą zakupy we wrześniu na terenie Ukrainy produktu należy:

• w polu „Kraj” wybrać „Ukraina.”
• w polu „Miesiąc” wybrać „wrzesień”
• ustawić format liczby pola wartości jako waluta

Jak podsumować dane lub wykorzystać inne funkcje, takie jak Licznik, Średnia, Max, Min i OdchStd, czyli definiowanie mechanizmów obliczeniowych w tabeli przestawnej?

lub w opcjach tabeli przestawnej (prawy przycisk myszy ->Opcje tabeli przestawnej -> zakładka Sumy i filtry -> zaznaczyć sumowanie)

2. Aby dokonać zmiany funkcji:

• stań na komórce z sumą, prawym przyciskiem myszy rozwiń listę dostępnych funkcji i wybierz funkcję właściwą dla analizy

• lub z Narzędzi tabeli przestawnych w zakładce Opcje zaznacz Ustawienia pola a następnie wybierz właściwą funkcję i formatowanie

3. Liczby można również właściwie sformatować (prawy przyciskiem myszy wybierz z dostępnych czynności: ustawienia pola wartości -> format liczby)

Jak zmieniać układ danych i poziom wyświetlania szczegółów, czyli zmiana układu tabeli przestawnej?

Zmiany układu analizy można dokonać w dwojaki sposób:
1. Stanąć na tabeli przestawnej a następnie po otworzeniu listy pól (prawy przycisk myszy rozwija listę dostępnych czynności), dokonać przemieszczenia danych w zależności od potrzeb analizy (przeciąganie pól).

2. Stanąć na danym polu i następnie przenieść dane w pole docelowe (do zastosowania tylko w przypadku pól danych umieszczonych w tabeli, w przypadku kiedy mają być do tabeli dodane nowe pola, należy zastosować punkt powyższy).

Jak pokazać dane na wykresie, czyli wykresy przestawne na bazie tabel przestawnych?

1. Wykres przestawny różni się od wykresu zwykłego większą interaktywnością.
2. Prezentowane na wykresie dane można dowolnie zmieniać i filtrować, podobnie jak w tabeli przestawnej w zależności od potrzeb analizy.
3. Wykres przestawny można utworzyć w dwojaki sposób:

• jednoczesne tworzenie tabeli i wykresu przestawnego: wybrać Menu -> Wstawianie -> Tabela przestawna -> Wykres przestawny

• tworzenie wykresu do istniejącej tabeli przestawnej: stanąć na tabeli przestawnej, oraz wybrać z Narzędzi tabeli przestawnej -> Opcje -> Wykres przestawny, a następnie wskazać rodzaj wykresu, który ma zostać zastosowany.

4. Przykład wykresu pokazującego wartość zakupów poszczególnych produktów.

5. Dane prezentowane na wykresie można zmieniać stosując filtry (wybór konkretnego rynku, konkretnego produktu, w określony miesiąc).

6. Układ wykresu można zmieniać, zmieniając pola tabeli przestawnej. Aby otworzyć listę pól, należy stojąc na wykresie, prawym przyciskiem myszy otworzyć listę czynności i wybrać „Pokaż listę pól”
7. Wykres może być umieszczony w dowolnym miejscu. Aby zmieniać położenie wykresu należy stojąc na wykresie, prawym przyciskiem myszy otworzyć listę czynności i wybrać „Przenieś wykres”, a następnie wskazać docelowe miejsce.