Dane finansowe w tabeli Excel

1. Wynik najważniejszy

Twój aktualny wynik, nazywany standardowo ACT = Actual, powinien odgrywać główną rolę. Dlatego jego kolor ma być dominujący, wg mnie prawie czarny.

2. Pokaż zeszły rok w tle

Wynik porównawczy z zeszłego roku (PY = Previous Year) umieść w tle. Możesz to zrobić na 2 sposoby jednocześnie: lżejszy kolor i nakładanie kolumn. W przykładzie poniżej zastosowałem w Excelu pustą kolumnę D, która sprawia, że LY jest przesunięte względem ACT.

3. Cel (budżet /plan / target) jako linia

Ten punkt nie jest tak oczywisty, gdyż jest wiele sposobów na pokazanie budżetu (BDT = Budget). Jednak zbudowanie jednego standardu w postaci linii poziomej (dla wykresów kolumnowych) i pionowej (dla słupkowych) pozwoli na szybszą ocenę sytuacji w każdym kolejnym raporcie.

4. Pokaż prognozę linią przerywaną

To pozwoli w prosty sposób odróżnić dane rzeczywiste (ACT) od kalkulowanych (FCT = Forecast). Co więcej, możesz okresy rozdzielić na osi.

5. Pokaż odchylenie z wykorzystaniem czerwonego i zielonego

Choć w zasadzie nr 23 z infografiki nt. wizualizacji danych napisałem, aby tych kolorów nie łączyć, nie ma to zastosowania w przypadku tego wykresu, gdyż czerwony i zielony są przedstawione z innym znakiem. Do porównania wybierz najważniejszy wskaźnik, np. ∆BUD% lub ∆BUD.

6. Pokaż dane na wykresie panelowym

Wykres panelowy pozwala połączyć perspektywę ∆BUD% z ACT poprzez posłużenie się wspólnymi osiami. Delikatne linie siatki mogą pomóc w powiązaniu tych widoków i umożliwić ukrycie etykiet osi x dla jednego z wykresów.

7. Oddziel podsumowania

Jeśli przedstawiasz dane po miesiącach i dla całego roku, oddziel je graficznie, aby dokonać rozdziału wskaźników i umożliwić właściwe porównania. Przykładowo dane od początku roku (YTD = Year-To-Date) i prognozę aktualnego roku umieść z lekkim odstępem i wyróżnij je np. wypełnieniem (w przykładzie wykorzystałem zwykły kształt).

Jak zbudować taki wykres w programie Excel?

W przedstawionym przykładzie w programie Excel użyłem jeszcze kilku ciekawych opcji programu Excel:

• Ukrywanie osi transparentną czcionką,
• Ręczne synchronizowanie osi y (Uwaga! każdy wykres ma 2 osie pionowe, z czego jedną ukrytą i trzeba je ręcznie synchronizować w zależności od danych),
• Symbole w tytule jako legenda,
• Dwupoziomowa oś pozioma,
• Formatowanie komórek wpływające na wygląd etykiet kolumn,
• Wklejanie kształtów znaczników,
• Nakładanie na siebie wykresów.

Taki sposób przedstawiania danych finansowych dotyczy oczywiście nie tylko Excela, ale też innych narzędzi. Jednak tylko w Excelu będziemy mieli tak dużą swobodę w odpowiednim sformatowaniu wykresów. Niemniej warto szukać w innych narzędziach (np. Power BI) wykresów niestandardowych, które będą spełniały część z tych założeń.

Pobierz szablon wykresu finansowego dla programu Excel

Tu możesz pobrać plik 7 zasad wizualizacji danych finansowych i wstawić Twoje dane.

W szeregu czasowym można wyróżnić m.in.:

• Tendencję rozwojowa (trend) – wyraża ona skłonność do jednokierunkowych zmian (spadku lub wzrostu);
• Wahania cykliczne – długookresowe, rytmiczne wahania wokół tendencji rozwojowej;
• Wahania sezonowe – wahania wokół tendencji rozwojowej w okresie nieprzekraczającym roku;

Dekompozycja szeregu czasowego składa się na proces przewidywania pewnych zjawisk. W przypadku prognozowania na podstawie szeregu czasowego proces ten odbywa się poprzez stworzenie odpowiedniego modelu.

Budowa modelu szeregu czasowego w Excelu

Jak powyższą teorię przełożyć na analizę danych w Excelu?  Za dane źródłowe posłuży informacja dotycząca wartości sprzedaży artykułów biurowych dla czterech segmentów: biuro w domu, korporacji, małych firm oraz osób fizycznych. Dane sprzedażowe dotyczą czterech lat 2011-2014 i są w rozbiciu miesięcznym. Na podstawie tych danych historycznych zostanie przygotowana prognoza na lata 2015-2016.

Przyjrzyjmy się najpierw sprzedaży artykułów biurowych do domowych biur. Przed wykorzystaniem danych do utworzenia modelu, układ tabeli zostanie zmodyfikowany. Najlepszym rozwiązaniem będzie wklejenie danych jako wartości do nowego arkusza. Dane dotyczące roku i miesiąca zostaną połączone w kolumnie data. Dane rozszerzmy o daty dla lat 2015-2016, dla których będziemy prognozować.

Dla tak przygotowanych danych wstawiamy wykres liniowy (zaznaczmy zakres zawierający puste komórki przygotowane dla lat 2015-2016).

Wykres prezentuje się jak poniżej. Można na nim zaobserwować pewne wahania sezonowe.

Aby zobaczyć tendencję rozwojową dodajmy linię trendu.

Trend prezentuję tendencję wzrostowa, jednakże nie jest ona tak spektakularna jak niektóre z wyników historycznych i tworzenie prognozy na podstawie linii trendu nie będzie najlepszym rozwiązaniem. Użyjmy zatem bardziej skomplikowanego modelu.

Najpierw przygotujmy dane. Wykorzystamy do tego funkcję Nachylenie. Funkcja ta zwraca nachylenie wykresu regresji liniowej dla wszystkich punktów danych w argumentach znane_y i znane_x. Nachylenie to współrzędna pionowa podzielona przez współrzędną poziomą między dwoma dowolnymi punktami na linii, która określa wielkość zmiany wzdłuż linii regresji. Danymi y będą miesiące, natomiast x – wielkość sprzedaży.

Kolejną wykorzystaną funkcją będzie Odcięta, która oblicza punkt przecięcia się linii z osią y przy użyciu istniejących wartości znane_x i znane_y. Punkt przecięcia jest to punkt, w którym prosta regresji, poprowadzona przez wartości znane_x i znane_y, przecina oś y. Należy stosować funkcję ODCIĘTA wtedy, gdy chce się wyznaczyć wartość zmiennej zależnej przy zerowej wartości zmiennej niezależnej.

Kolejnym krokiem będzie dodanie kolumny Trend.

Aby obliczyć wartości trendu wykorzystamy poniższe obliczenie: wartość sprzedaży razy Nachylenie + Odcięta.

Wartości trendu prezentują się jak poniżej.

Kolejną dodaną kolumną będzie Sezonowość, która zostanie obliczona jako różnica pomiędzy danymi rzeczywistymi a trendem.

Następnie obliczymy średnią sezonowość dla każdego miesiąca oddzielnie, która będzie bazować na poniższej formule:

Prognoza zostanie obliczona jako suma trendu oraz średniej sezonowości dla danego okresu.

Dodajmy prognozę na wykres (także dla danych historycznych).

Ponieważ przedstawiamy dane nierzeczywiste kolejne elementy wykresu będziemy oznaczać linią przerywaną.

I właściwie taki model i wykres mógłby być tym finalnym. Jednakże uwagę zwraca fakt, że prognoza dla lat 2011-2014 bardzo odbiega od danych rzeczywistych. Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie dodanie do wykresy błędu prognozy.

Model z uwzględnionym błędem prognozy

Błąd prognozy można najprościej wyjaśnić jako różnicę pomiędzy danymi rzeczywistymi a danymi prognozowanymi dla tego samego okresu. Błąd prognozy zostanie obliczony jako różnica pomiędzy prognozą a danymi rzeczywistymi podzielona przez wartość danych sprzedażowych.

Na podstawie tak obliczonych danych widzimy, że błąd przekracza nawet 400%. Błędy są zarówno wartościami dodatnimi jak i ujemnymi, czyli prognoza została przeestymowana oraz niedoestymowana (estymacja=prognoza).

Na podstawie błędu prognozy dla każdego miesiąca obliczmy średni błąd dla całego analizowanego okresu.

Średni błąd wynosi 49%. Na podstawie wyżej prezentowanego wykresu można uznać to za świetny wynik, zważywszy na fakt, że w niektórych miesiącach błąd wynosi ponad 400%! Z czego to wynika? Taki wynik jest rezultatem uśredniania wartości ujemnych oraz dodatnich, niektóre z nich po prostu się znoszą.

Spójrzmy zatem na bezwzględną wartość błędu prognozy. Do jej obliczenia użyjemy formuły Moduł.Liczby, który zwraca jedynie wartości dodatnie.

Następnie te dane zostaną również uśrednione.

Jak można zauważyć średni bezwzględny błąd prognozy jest znacząco wyższy od uśrednionego błędu prognozy.

Dodajmy do modelu jeszcze jedną kolumnę, która będzie przedstawiać prognozę skorygowaną na plus o uśredniony błąd. Gdyby zależało nam na prognozie in minus, moglibyśmy dodać kolejna kolumnę.

Tak obliczone wartości dodamy jako kolejną serię na wykres.

Po sformatowaniu gotowy wykres prezentuje się jak poniżej. Można zauważyć, że prognoza skorygowana o wartość błędu jest zbliżona do danych historycznych.

Wszystkie powyższe operacje powtarzamy dla pozostałych segmentów i formatujemy wykresy odpowiednio, aby otrzymać poniższy wykres panelowy:

Powyższy przykład obrazuje, jak bardziej zaawansowany model statystyczny pozwala urealnić prognozę, czego rezultatem nie musi być wcale skomplikowana tabela z danymi a prosty wykres z dwiema liniami przerywanymi. Taki pozwala nie tylko szybko zweryfikować poprawność modelu historycznie, ale także planować działania na przyszłość.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik źródłowy z modelem szeregu czasowego w Excelu.