Przypomnienie: Pobieranie danych z folderu poprzez Power Query

Zbudowanie zapytania do folderu wygląda tak:

• Utworzyć folder na dysku lokalnym, dysku sieciowym lub online
• Zbudować zapytanie do folderu i połączyć wszystkie dane (odpowiednik ręcznej operacji Dołączanie)
• Dodawać kolejne pliki do folderu i aktualizować dane poprzez kliknięcie Odśwież

Oto przykład działającego zapytania:

Co się stanie, jeśli nie wychwycimy błędów?

Standardowy proces pobierania danych bazuje na przykładowym pliku. Jeśli w nowym pliku dojdzie nowa kolumna lub stara ulegnie zmianie, raport będzie niekompletny.

W naszym scenariuszu:

• zmianie ulega kolumna Numer zamówienia na Numer faktury
• dochodzi nam nowa kolumna Marża.

Po dodaniu nowego pliku do folderu i odświeżeniu zapytania, otrzymamy puste numery zamówienia i zgubimy nową kolumnę.

Pamiętaj: Power Query to też narzędzie do sprawdzania jakości danych

Power Query jest nie tylko programem do przygotowania procesu pobierania i transformacji danych, ale też świetnym miejscem na wychwycenie błędów. Błędy można zbierać w dodatkowych arkuszach lub raportach błędów i weryfikować prze udostępnieniem raportu.

Sprawdzanie błędów może odbywać się na wiele różnych sposobów, ale zwykle jako dodatkowe zapytania zatytułowane: Błędy. Dodatkowe zapytania tworzymy poprzez Scalanie, Duplikuj lub Odwołanie.

Krok 1: Zbuduj zapytanie z listą kolumn dla pierwszego pliku

Tworzymy odwołanie do zapytania Przekształć przykładowy plik.

Teraz czas na opuszczenie nagłówków do pierwszego wiersza.

Na koniec zostawiamy tylko 1 wiersz i transponujemy.

Krok 2: Zbuduj zapytanie z listą kolumn ostatniego pliku

Zapytanie rozpocznij od zduplikowania zapytania głównego.

Następnie usuń z niego niepotrzebne kroki, zostawiając tylko dwa pierwsze (1) > Posortuj pliki (2) tak, aby ostatni plik był na końcu (tu przydaje się odpowiednie nazewnictwo plików) > Zachowaj ostatni 1 wiersz (3).

Dodaj kolumnę niestandardową z poleceniem Excel.Workbook (1), a w kolejnym kroku wejdź do środka arkusza, klikając Table (2) x 2.

Następnie zachowaj 1 wiersz.

Na koniec Transponuj.

Krok 3: Scal zapytania jako Pełne zewnętrzne

Zapytania scalamy, wybierając jako rodzaj sprzężenia Pełne zewnętrzne.

Dzięki temu po rozpakowaniu dostaniemy wszystkie kolumny z obu plików.

Pamiętajmy, że kolejność kolumny przy pobieraniu plików z folderu nie ma znaczenia – liczy się nazwa kolumny.

Na koniec możemy dodać np. kolumnę warunkową.

Krok 4: Przygotuj raport w Excelu lub w Power BI

Do Excela (lub modelu danych Power BI) ładujemy tylko ostatnie zapytanie sprawdzające, a następnie tworzymy dowolny raport. Może być on pełną listą kolumn lub tylko raportem błędów.

Krok 5: Testujemy błędny plik

Co się wydarzy, gdy dodamy do folderu plik o innych kolumnach? Dodając dodatkowo Indeks kolumny możemy szybko zobaczyć, które kolumny się zmieniły.

Pobierz plik z zapytaniem i zerknij do środka Power Query

Tu możesz pobrać plik Excel z gotowym raportem.

Kolumny na wiersze, czyli problem Excel do rozwiązania

Od czasu do czasu zdarzy się sytuacja, która wymaga rozdzielnia kolumn na wiersze wg ogranicznika. Stan „przed” i „po” przedstawiłem na poniższym rysunku.

Rozwiązanie w Power Query dla programu Excel i Power BI

Dane wczytujemy do zapytania:

• Excel 2016 i 365 – karta Dane > Z tabeli/zakresu
• Excel 2010/2013 – na karcie Power Query > Z tabeli/zakresu
• Power BI – z pliku Excel

Następnie zaznaczamy kolumnę do rozdzielenia > karta Przekształć > Podziel kolumny > Wg ogranicznika.

W otwartym oknie wybieramy ogranicznik (np. średnik), a następnie:

1. Wybieramy każde wystąpienie ogranicznika
2. W opcjach zaawansowanych wybieramy wiersze
3. Jeśli nasz tekst jest opatrzony cudzysłowem (czasem tak jest wygenerowany przez systemy źródłowe), oznaczamy wiersze jako ogranicznik.

Otrzymamy dane rozbite na wiersze, które możemy dalej załadować do Excela lub Power BI.

Pobierz plik Excel z zapytaniem Power Query i zerknij na zapytanie

Tu możesz pobrać plik z przygotowanym zapytaniem Power Query i podejrzeć zastosowane kroki