PowerPivot – SkuteczneRaporty.pl

Jak odfiltrować dane w tabeli przestawnej na podstawie zewnętrznej listy?

Bartosz Czapiewski — Wed, 12 Oct 2016 09:43:38 +0000

Wyobraźmy sobie gotowy raport, po lekturze którego Szef prosi, aby przygotować to samo zestawienie dla listy TOP 100 produktów. Każdy szanujący się użytkownik Excela zacznie się zastanawiać, jak nie zmieniając raportu odfiltrować te dane i to bez ręcznego wybierania 100 produktów z filtru. Przedstawiam 2 rozwiązania tego wyzwania – przy pomocy zarówno Power Pivot jak i Power Query.

Power Pivot

Przygotowanie danych oraz tabeli

Moje dane tym razem pochodzą z GUS , jest to liczba zawieranych małżeństw w latach 2013-2015.

By wykonać dzisiejsze zadanie tworzę dwie tabele, które połączę modelem danych w narzędziu Power Pivot. Pierwsza to dane w podziale na województwa, druga to lista województw (które będą moim filtrem, więc wybieram kilka z nich, nie wszystkie). Oba zakresy danych formatuję jako tabele.

Sformatowane tabele dodaję do modelu danych oraz łączę je ze sobą.

Klikam w obszarze tabeli > Power Pivot > Tabele > Dodaj do modelu danych , powtarzam tę czynność dla obu tabel.

Następnie w oknie Power Pivot łączymy obie tabele ze sobą Projekt > Relacje > Utwórz relację > Tworzymy relację jeden do wielu pomiędzy województwami z obu tabel >OK

Eksport danych w postaci tabeli przestawnej do Arkusza

Gdy tabele są połączone eksportujemy je w postaci tabeli przestawnej do nowego Arkusza. Okno Power Pivot dla programu Excel > Narzędzia główne > Tabela przestawna > Tabela przestawna

W nowym arkuszu Excel tworzę tabelę przestawną. W polu filtrów umieszczam z zawężoną listą województw. W pole wierszy wybieram również Województwo, w pole wartości umieszczam sumę z Miasto.

Wybieram, już w tabeli przestawnej, filtr raportu, wybieram All, by zobaczyć zawartość filtru (dokładnie województwa z mojej tabeli). Wybieram Zaznacz wiele elementów > Odznaczam puste > OK.

W wyniku tabela przestawna powinna się prezentować następująco (pojawiają się jedynie województwa te które występowały w „małej tabeli”).

Aby raport tabeli przestawnej działał prawidłowo również z nowymi danymi, muszę sprawić by nowe wartości były brane pod uwagę. Klikam prawym przyciskiem myszy na jednym z województw w obszarze raportu tabeli przestawnej >Ustawienia pól > Dołącz nowe elementy do filtru ręcznego.

Power Query

Ładowanie danych z tabeli do zapytania Power Query

Gdy znajduję się w obszarze tabeli (z filtrami województw) z danymi przechodzę do Dane > Pobieranie i przekształcanie > Z tabeli. W tym momencie zostało otwarte okno programu Power Query.

W narzędziach głównych wybieram > Zamknij i załaduj > Zamknij i załaduj do…

Następnie pojawia się poniższe okno „Ładowanie do”, wybieram Utwórz tylko połączenie > OK.

Następnie dodaję do Power Query również drugą tabelę z danymi. Ustawiam się myszą w jej obszarze i powtarzam jak w przypadku wcześniejszej tabeli Dane > Pobieranie i przekształcanie > Z tabeli.

Następnie w oknie Power Query przechodzę do Narzędzia główne > Połącz > Scal zapytania. W tym momencie stworzę połączenie pomiędzy dwiema tabelami.

Zaznaczam kolumny w jednej i drugiej z tabel, przy pomocy których będą się one ze sobą łączyć (zaznaczone na zielono). Wybieram rodzaj sprzężenia > Wewnętrzne.

Przechodzę do narzędzi głównych i stworzone sprzężenie dodam do modelu danych aby później móc się z nim bezpośrednio połączyć . Wybieram > Zamknij i załaduj > Zamknij i załaduj do… Zaznaczam tym razem jak na poniższym rysunku: Utwórz tylko połączenie oraz dodaj dane do modelu danych > Załaduj.

Eksport danych do tabeli przestawnej

Dane pokażę w postaci raportu tabeli przestawnej łącząc się bezpośrednio z modelem danych > Wstawianie > Tabela przestawna > Użyj zewnętrznego źródła danych > Wybierz połącznie > Tabele > Tabele w modelu danych skoroszytu > Otwórz . Dzięki tej operacji mam dostęp do wszystkich danych w moim modelu , zarówno do samego wyniku sprzężenia jak i zaimportowanych tabel.

Plik do pobrania

Pobierz plik filtrowanie danych na podstawie tabeli zewnętrznej i wstaw swoje dane.

Co to jest KPI w PowerPivot i jak go wstawić?

Bartosz Czapiewski — Mon, 13 Oct 2014 09:02:27 +0000

Key Performance Indicators (Kluczowe Wskaźniki Efektywności) to finansowe i niefinansowe wskaźniki służące jako mierniki procesu realizacji celu. Mogą być różne, w zależności od priorytetów przedsiębiorstwa: jeżeli celem jest zbudowanie zaufania wśród klientów, możemy jako KPI stosować procent reklamacji od całej sprzedaży (oczywiście im mniejszy, tym lepszy) czy też procent dostaw na czas. Jeżeli zależy nam na dużej rentowności, jako wskaźnika użyjemy wartości zysku. Za KPI mogą nam służyć także wydajność pracy, sprzedaż na jednego pracownika i tak dalej.

Do czego służy KPI?

KPI mają duży wpływ na organizację: stanowią informację zwrotną na temat jakości oraz kosztów pracy. Są także narzędziem kontroli menedżerskiej – pozwalają szybko wykryć problem i na niego zareagować, nadawać priorytety działaniom. Co ciekawe, stwierdzenie „wskaźnik KPI” jest błędne, ponieważ już w samym skrócie jest zakodowane słowo indicator – czyli wskaźnik. Mimo to Excel wpadł w pułapkę popełnianą przez wielu i tutaj także znajdziemy „wskaźnik KPI”. W PowerView istnieje możliwość wbudowania takiego wskaźnika w tabelę – będzie on przy pomocy np. symboli sygnalizacji świetlnej informował nas o dobrym (zielone światło), średnim (żółte) bądź złym (czerwone) stanie danej wartości. Działa on na bardzo podobnej zasadzie co formatowanie warunkowe w skoroszycie Excela.

Tworzenie KPI w PowerPivot

Jak tworzymy taki wskaźnik? Najpierw tworzymy miarę jawną (inna nazwa – pole obliczeniowe jawne) w obszarze obliczeń w PowerPivot, w oparciu o którą stworzymy nasze KPI. Następnie, mając ją zaznaczoną, wybieramy Narzędzia główne -> Utwórz wskaźnik KPI:

Po wybraniu tej opcji otworzy nam się okno Kluczowy wskaźnik efektywnosci (KPI), w którym wybieramy wartości, dla których mają być wyświetlane poszczególne ikony (zdefiniowane przez pole obliczeniowe bądź też wartość bezwzględną) oraz zaznaczamy interesujący nas zestaw symboli. Na suwaku widzimy przedziały, dla jakich będą wyświetlane poszczególne światła.Nasz cel znajduje się na pozycji 100%. Drugi próg znajduje się na 80%, a pierwszy – na 40%. Progi te możemy oczywiście zmieniać według własnego uznania, po prostu chwytając i przeciągając interesujący nas element. Po kliknięciu OK pojawi się oznaczenie KPI obok obliczonej miary:

Podobny symbol ujrzymy także w widoku diagramu w PowerPivot:

A także, naturalnie, na liście pól programu PowerView oraz tabeli przestawnej:

Na listach KPI składa się zawsze w trzech tych samych elementów: wartości, celu oraz stanu. Wartość jest to obliczony wynik naszej miary – może oczywiście się różnić w zależności od tego, jaką tabelę skonstruujemy. Cel jest określony przez wpisaną przez nas liczbę bezwzględną lub też wskazaną miarę. Stan natomiast jest kolumną zawierającą ikony, jakie zdefiniowaliśmy w ustawieniach naszego wskaźnika.

Edycja KPI

Raz utworzony wskaźnik możemy edytować wyłącznie w widoku danych PowerPivot – w tym celu należy kliknąć na niego prawym klawiszem myszy i wybrać opcję Edytuj opcje wskaźnika KPI. Otworzy się okno Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI), w którym możemy dokonać dowolnych zmian.

Nadawanie opisów

Teoretycznie istnieje opcja umożliwiająca wyświetlanie zdefiniowanego przez nas opisu po najechaniu kursorem na nazwę wskaźnika w spisie pól programu PowerView:

Opisy możemy nadać nie tylko całemu wskaźnikowi, ale także poszczególnym jego elementom: wartości, celowi oraz stanowi. Można to zrobić we wspominanym wcześniej oknie Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI) – wystarczy kliknąć napis Opisy znajdujący się w dolnej części tego okna, aby przejść do części w której możemy zdefiniować wyświetlany tekst:

Opis ten nie będzie jednak widoczny ani w PowerView ani w tabeli przestawnej. Służy jedynie dla osób, które tworzą formuły i przeliczenia pod KPI-e, aby były w stanie przeczytać komentarz objaśniający, jak wskaźnik ma być liczony.

Ćwiczenie praktyczne

W ramach zaobserwowania działania KPI w PowerView lub w tabeli przestawnej warto wykonać jeden taki wskaźnik. Można do tego wykorzystać własną bazę danych bądź użyć przygotowanego przez nas pliku z przykładowymi danymi ukazującymi sprzedaż produktów (odnośnik do pliku znajduje się pod tekstem). Poniżej opiszemy konstruowanie KPI na tych właśnie przykładowych danych. Załóżmy, iż dla naszego przedsiębiorstwa najważniejszy jest przychód – dlatego też na podstawie tej wartości stworzymy nasz wskaźnik. Aby go obliczyć, użyjemy funkcji SUMX obliczającej sumę wyrażenia obliczonego dla każdego wiersza w tabeli. 1. Tworzenie miary W oknie PowerPivot (w celu jego włączenia klikamy zakładkę POWERPIVOT > Zarządzaj) w widoku danych otwieramy obszar obliczeń (jeżeli jeszcze nie mamy go aktywnego): Następnie klikamy na dowolnej komórce tego obszaru i wpisujemy poniższą funkcję:

Przychód:=SUMX(’Tabela_Sprzedaż’;[Liczba]*[Cena sprzedaży])

Przed dwukropkiem znajduje się nazwa naszego pola obliczeniowego. Funkcja SUMX wymaga podania tabeli, w której odbywa się sumowanie – w naszym przykładowym przypadku jest to Tabela_Sprzedaż. Program PowerPivot wymaga pisania nazw tabel w apostrofach, jeżeli – tak jak w naszym przypadku – znajdują się w niej polskie litery, np. „ż” Następnie obliczamy cały przychód – mnożymy cenę sprzedanego produktu razy jego ilość (w jednym wierszu, który odpowiada jednej transakcji), a potem sumujemy te wartości ze wszystkich wierszy.

2. Tworzenie KPI

Konstrukcję wskaźnika przeprowadzamy w sposób opisany w pierwszej części artykułu – mając zaznaczoną miarę klikamy Wskaźnik KPI. Otworzy się okno Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI). Załóżmy, iż naszym celem będzie osiągnięcie przychodu na poziomie 600 000 zł na kwartał. Najprościej możemy utworzyć taki wskaźnik poprzez zaznaczenie w oknie opcji Wartość bezwzględna i wpisanie pożądanej liczby. Następnie przechodzimy do PowerView i tworzymy tabelę przy pomocy obiektów kwartał oraz ( ze wskaźnika KPI) wartość i stan:

Po powyższej tabeli możemy stwierdzić, w których kwartałach nasza sprzedaż była niezadowalająca, a w których zrealizowaliśmy bądź byliśmy wystarczająco blisko wyznaczonego przez nas celu.

Analogiczną tabelę można wykonać w tabeli przestawnej:

Dodatkową zaletą tabeli przestawnej jest możliwość zmiany nagłówków:

Dzięki temu możemy zmienić niezbyt eleganckie napisy typu Przychód Stan.

Czy macie jakieś pytania dotyczące kluczowych wskaźników efektywności? Jeżeli tak, koniecznie napiszcie komentarz!

Plik z przykładowymi danymi: KPI

Tabele i wykresy przestawne Excel 2013 (2/4) – Wykres przestawny bez tabeli przestawnej

Bartosz Czapiewski — Thu, 25 Sep 2014 09:18:39 +0000

Wykresy przestawne są dobrze znane osobom operującym na dużym zbiorze niezagregowanych danych. Pozwalają na ich przejrzyste przedstawienie, a także szybkie wprowadzanie modyfikacji. Nowością w Excelu 2013 jest wykres przestawny, który możemy stworzyć bez konieczności wcześniejszego utworzenia tabeli przestawnej.

O cyklu „Co nowego w programie Excel 2013?”

Artykuł jest częścią cyklu, w którym szczegółowo opisujemy wszystkie nowości programu Microsoft Excel 2013. Dotychczas w serii ukazały się:

Co nowego w programie Excel 2013?
Quick Analysis – szybka analiza danych w programie Excel 2013
Flash Fill – wypełnianie błyskawiczne w Excel 2013
Współczynnik Dane/Atrament w programie Excel 2003, 2007, 2010 i 2013
Oś czasu – nowy sposób na filtrowanie dat na dashboardzie w programie Excel 2013
Wykres bąbelkowy w Excel 2013 – dodawanie opisów bąbelków
Wykres kombi, czyli wykres z dwiema osiami w programie Excel 2013
Tabele i wykresy przestawne Excel 2013 (1/4) – Jak wstawić tabelę przestawną opartą o kilka różnych tabel?
Tabele i wykresy przestawne Excel 2013 (2/4) – Wykres przestawny bez tabeli przestawnej
Tabele i wykresy przestawne Excel 2013 (3/4) – Szybka eksploracja danych w tabeli przestawnej
Tabele i wykresy przestawne Excel 2013 (4/4) – Szybka eksploracja i drążenie (drill-down) na wykresie przestawnym

Zacznijmy od przypomnienia podstaw z wstawiania wykresów przestawnych, aby na końcu pokazać tę nowość Excel 2013 – wykres przestawny bez tabeli przestawnej.

Jak wstawić wykres przestawny w programie Excel 2013?

Aby wstawić wykres przestawny musimy stać w Excelu na tabeli z danymi. Następnie mamy do dyspozycji 2 sposoby wstawienia wykresu przestawnego.

Polecane wykresy

Szybkim sposobem na stworzenie takiego wykresu jest skorzystanie z polecanych wykresów, Wstawianie > Polecane wykresy. Wśród wyświetlonych sugestii wykresy przestawne są oznaczone symbolem tabeli przestawnej.

Karta Wstawianie > Wykres przestawny

Można go też stworzyć samemu, korzystając z Wstawianie > Wykres przestawny. Następnie do obszarów przeciągamy odpowiednie pola wykresu przestawnego. Tabela przestawna zostanie utworzona automatycznie. Każdy z wykresów może być edytowany tak jak zwykłe wykresy, o czym poczytacie w artykule Co nowego w programie Excel 2013?.

Wstawianie z narzędzi tabel przestawnych

Innym sposobem na jego zbudowanie jest skorzystanie z istniejącej tabeli przestawnej: Narzędzia tabel przestawnych > Analiza > Wykres przestawny. Kolejnym krokiem jest wybór typu wykresu.

Wykres przestawny może być także oparty na danych zewnętrznych: Dane > Pobieranie z danych zewnętrznych, w czym pomoże Kreator połączenia danych.

Filtrowanie bezpośrednio na wykresie przestawnym

Na wykresie przestawnym dostępne są także dodatkowe kontrolki filtrowania umożliwiające szybkie analizowanie danych. Jest to jego przewaga względem wykresów opartych o zwykłe tabele.

Wykres przestawny bez tabeli przestawnej

Gdy w programie Excel wstawiamy wykres przestawny oparty na zwykłej tabeli, tabela przestawna automatycznie wstawia się pod spodem, niezależnie, czy wybierzemy opcję Wykres przestawny czy Wykres przestawny i tabela przestawna.

Nowością w programie Excel 2013 jest jednak wstawianie wykresu przestawnego bez tabeli przestawnej. Tabela taka musi być oparta o model danych utworzony w dodatku PowerPivot lub model danych zdefiniowany z poziomu Excela:

Po wstawieniu otrzymujemy tylko widok wykresu przestawnego, bez tabeli, którą Excel przetwarza w modelu danych, a nie na naszych oczach w arkuszu.

Poznaj cały cykl „Co nowego w programie Excel 2013?”

Tabele i wykresy przestawne Excel 2013 (1/4) – Jak wstawić tabelę przestawną opartą o kilka różnych tabel?

Bartosz Czapiewski — Thu, 25 Sep 2014 08:39:34 +0000

Z pewnością spotkaliście się z potrzebą zbudowania zestawienia, pogrupowania, czy podsumowania danych pochodzących z różnych źródeł: z oddzielnych tabel w skoroszycie Excel, z różnych skoroszytów, czy nawet z baz danych programu Access. Na szczęście nie trzeba ich łączyć w jedną tabelę funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO, by móc na nich pracować. Właśnie w takiej sytuacji pomocą służy model danych, czyli element dodatku PowerPivot dostępny dla każdego użytkownika Excela 2013.

O cyklu „Co nowego w programie Excel 2013?”

Artykuł jest częścią cyklu, w którym szczegółowo opisujemy wszystkie nowości programu Microsoft Excel 2013. Dotychczas w serii ukazały się:

Pozwala on na łączenie ze sobą wielu powiązanych danych, pochodzących z różnych źródeł. Plik, na podstawie którego wyjaśnione zostanie korzystanie z modelu danych znajdziecie na dole strony.

Jak stworzyć model danych w Excel 2013?

Pierwszym krokiem jest stworzenie tabel i nadanie im nazw. Zaznacz dowolną komórkę należącą do tabeli, następnie wybierz Wstawianie > Tabela, sprawdź czy zaznaczony zakres jest taki, jakiego oczekujesz i zatwierdź utworzenie tabeli klikając OK.

W menu automatycznie otwarta jest karta Narzędzia tabel > Projektowanie, gdzie po lewej stronie można wpisać nazwę tabeli. W przykładzie jedna z tabel zostanie nazwana Sprzedaż, a druga Sprzedawca.

W celu stworzenia modelu danych wybieramy Wstawianie > Tabela przestawna. W okienku Tworzenie tabeli przestawnej w polu Tabela/zakres automatycznie zostanie wpisana nazwa tabeli. W tym miejscu najistotniejsze jest zaznaczenie opcji znajdującej się na samym dole: Dodaj te dane do modelu danych i zatwierdzenie wprowadzonych ustawień.

W menu po prawej stronie Pola tabeli przestawnej widać tylko jedną z tabel, jednak w momencie zmiany z AKTYWNE na WSZYSTKIE znajdziemy tam także drugą tabelę.

W tym momencie można zbudować tabelę przestawną, jednak tylko z pojedynczych tabel. Aby stworzyć tabelę przestawną łączącą elementy obu źródeł danych wymagane jest utworzenie relacji pomiędzy nimi, dopiero po tym dane stworzą model. Narzędzia tabel przestawnych > Analiza > Relacje > Nowy… Wybieramy dwie tabele, pomiędzy którymi ma powstać relacja i nazwę kolumny, która łączy oba arkusze. W tym przypadku jest to ID Sprzedawcy.

Na powstałym w ten sposób modelu pracuje się jak na typowej tabeli przestawnej.

Co ciekawe, aby korzystać z tych funkcjonalności, nie trzeba wchodzić wcale do dodatku PowerPivot – cała obsługa relacji odbywa się z poziomu okien programu Excel.

Pliki do pobrania

Kliknij link, aby pobrać plik, w którym znajdziesz tabelę przestawną opartą na dwóch tabelach Excel poprzez model danych.

Poznaj cały cykl „Co nowego w programie Excel 2013?”

Zaawansowane opcje PowerPivot

Bartosz Czapiewski — Wed, 03 Sep 2014 00:09:36 +0000

Gdy włączamy PowerPivot po raz pierwszy, automatycznie jesteśmy w trybie zaawansowanym – oznacza to, iż mamy do swej dyspozycji zakładkę Zaawansowane, w której znajduje się kilka interesujących funkcji.

Jeżeli jednak nie jesteśmy zainteresowani tą zakładką, zawadza nam podczas wykonywania naszej pracy, bądź też boimy się, że osoba która będzie korzystać z przygotowanego przez nas modelu popsuje coś przy pomocy znajdujących się tam funkcji, możemy przejść do trybu normalnego. W tym celu klikamy na ikonę menu znajdującą się na lewo od zakładki Narzędzia główne, a następnie wybieramy opcję Przełącz do trybu normalnego:

W ten sam sposób możemy też przełączyć się z powrotem do trybu zaawansowanego.

W interesującej nas zakładce znajdziemy przyciski dotyczące perspektywy: Utwórz i zarządzaj oraz Wybierz, przyciski Pokaż niejawne pola obliczeniowe, Sumuj według, oraz dwa przyciski bezpośrednio wpływające na PowerView oraz tabele przestawne: Domyślny zestaw pól i Zachowanie tabeli.

W tym artykule omówione zostaną poszczególne grupy funkcji.

1. Perspektywa.

Jest to narzędzie przydatne w przypadkach, gdy z jednego modelu danych korzysta wielu użytkowników o zróżnicowanych oczekiwaniach co do jego zawartości.

Narzędzie te pozwala na wyświetlanie określonego zestawu tabel oraz kolumn jaki jest potrzeby danemu użytkownikowi w danym momencie, oraz na szybką zmianę tego zestawu na inny.

Przykładowo: W jednym modelu danych mogą znajdować się informacje na temat sprzedawców, ich skuteczności, najchętniej kupowanych produktów oraz ich ceny. Dział zajmujący się zasobami ludzkimi – HR – interesuje tylko skuteczność poszczególnych sprzedawców, więc perspektywa dla nich przygotowana będzie zawierała jedynie dane dotyczące poszczególnych sprzedawców i ich skuteczności. Dział zaopatrzeniowy będzie natomiast zainteresowany informacją które produkty najlepiej się sprzedają, i te dane będzie zawierała ich perspektywa.

Po stworzeniu relacyjnego modelu danych perspektywa, którą widzimy, zwie się domyślną – widoczne są po prostu wszystkie tabele oraz kolumny modelu danych.

Widok taki sprawdza się w przypadku, gdy mamy stosunkowo nieskomplikowany model, niewymagający ograniczenia ilości wyświetlanych tabel.

W celu utworzenia własnej perspektywy klikamy przycisk Utwórz i zarządzaj. Otworzy się okno Perspektywy. W nim to, po kliknięciu przycisku Nowa perspektywa możemy nadać jej nazwę, a następnie w prosty sposób sporządzić interesujący nas widok – wystarczy zaznaczyć odpowiednie pola obok interesujących nas tabel oraz poszczególnych kolumn. Obok nazw tabel są symbole plusów, po których kliknięciu rozwija się lista kolumn należących do tej tabeli.

Po najechaniu kursorem na kolumnę oznaczającą daną perspektywę nad jej nazwą pojawiają się 3 przyciski, które umożliwiają kolejno: usunięcie danej perspektywy, zmianę jej nazwy oraz skopiowanie jej w celu stworzenia nowej perspektywy na podstawie już istniejącej.

Jeżeli w utworzonej perspektywie będą znajdować się tabele połączone relacją, to relacja ta będzie dalej widoczna w widoku diagramu w PowerPivot.

Uwaga: Pomiędzy widokiem diagramu a widokiem danych w PowerPivot przełącza się przy pomocy przycisków znajdujących się w obszarze Widok zakładki Narzędzia główne:

Ograniczenie ilości tabel oraz kolumn skutkują znacznym zwiększeniem przejrzystości naszych danych:

2. Przycisk „Pokaż niejawne pole obliczeniowe”

Z definicją niejawnego oraz jawnego pola obliczeniowego (zwanego też zamiennie miarą) oraz konkretnymi przykładami można zapoznać się w tym artykule.

Stworzone niejawne miary domyślnie nie są widoczne w PowerPivot. Dopiero włączenie tej opcji (wciśnięty przycisk Pokaż niejawne pola obliczeniowe) powoduje, iż w obszarze obliczeń w widoku danych oraz w widoku diagramu pojawiają się niejawne pola obliczeniowe, które są oznaczone charakterystycznymi niebieskimi strzałkami:

Ważną kwestią jest to, iż można zobaczyć przy pomocy jakich funkcji zostały obliczone miary niejawne. Wystarczy kliknąć na takie pole w obszarze obliczeń w widoku danych PowerPivot i zerknąć na pasek formuły:

Nie można zmienić składni niejawnego pola obliczeniowego, o czym świadczy szary kolor czcionki.

Funkcja ta istotne jest to szczególnie dla początkujących użytkowników, którzy wzorując się na składni pól niejawnych mogą zacząć tworzyć własne miary jawne.

3. Przycisk „Sumuj według”

Kolejna funkcja również powiązania z tworzeniem niejawnych pól obliczeniowych.

Niejawne miary możemy tworzyć w oparciu o podstawowe funkcje języka DAX: Sumowanie, Liczność (wszystkich wierszy lub unikatowych wartości w tych wierszach), średnia, minimum oraz maksimum. Gdy nie chcemy tworzyć miary, wybieramy opcję „nie sumuj”, a PowerView lub też tabela przestawna będzie traktowała tą kolumnę jako zestaw indywidualnych wierszy, a nie liczby na których mają zostać wykonane jakieś działania.

Podczas tworzenia miary niejawnej (w tabeli przestawnej: poprzez przesuwanie kolumny do obszaru Wartości, w raporcie PowerView – poprzez przesuwanie kolumny oznaczonej symbolem „Σ” do obszaru POLA) domyślnie jest używana funkcja sumowania. Można oczywiście ręcznie zmieniać za każdym razem sposób obliczania miary.

Jednakże, jeżeli jakaś miara niejawna, nie będąca sumowaniem, będzie często używana, możemy sobie znacznie ułatwić pracę zmieniając domyślny typ danej kolumny na dowolny inny sposób agregacji miary niejawnej poprzez przycisk „Sumuj według”

Dokonuje się tego w bardzo prosty sposób. W widoku danych w oknie PowerPivot klikamy na dowolną komórkę w interesującej nas kolumnie, której domyślny sposób chcemy zmienić. Następnie wybieramy przycisk „Sumuj według” i wybieramy interesującą nas funkcję – na przykład średnią:

W podobny sposób działa to w widoku diagramu PowerPivot – wystarczy zaznaczyć nazwę odpowiedniej kolumny i kliknąć Sumuj według:

Od tej pory agregacja zarówno w tabeli przestawnej, jak i w PowerView w pierwszej kolejności będzie zachodziła agregacja według średniej:

4. Przycisk „domyślny zestaw pól”

Przy pomocy przycisku „Domyślny zestaw pól” możemy zdefiniować listę kolumn, która będzie dodawana do tabeli w raporcie PowerView już po kliknięciu nazwy tabeli – bez potrzeby wykonywania dodatkowych operacji. Pozawala to zaoszczędzić czas przy intensywnym wykorzystaniu określonego zestawu kolumn w danej tabeli.

W pierwszym kroku należy wybrać interesującą nas tabelę w PowerPivot – w widoku diagramu wystarczy kliknąć na odpowiednią ramkę, w widoku danych należy wybrać właściwą zakładkę. Następnie klikamy przycisk Domyślny zestaw pól, gdzie wybieramy (w kolejności) interesujące nas, często używane kolumny:

Kolumny przemieszczamy pomiędzy obydwoma obszarami przy pomocy przycisków Dodaj -> oraz <- Usuń. Kolejnością sterujemy przy pomocy przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół.

Po ustaleniu pól domyślnych oraz ich kolejności możemy przejść do raportu PowerView. Wystarczy kliknąć na nazwę tabeli w której zdefiniowaliśmy domyślny zestaw kolumn, aby pojawiła się tabela składająca się z tego właśnie zestawu.

Jeżeli zaznaczymy istniejącą już tabelę w raporcie i klikniemy na nazwę tabeli ze zdefiniowanym zestawem domyślnym pól, kolumny te dołączą się do zaznaczonej tabeli.

W przypadku kliknięcia na nazwę tabeli, która nie ma zdefiniowanego domyślnego zestawu pól, program nie wykona żadnej operacji.

5. Zachowanie tabeli

Po kliknięciu w przycisk Zachowanie tabeli otworzy nam się okno, w którym możemy określić identyfikator wiersza, zachować unikatowe wiersze, domyślną etykietę oraz obraz:

Co oznaczają poszczególne opcje?

Identyfikator wiersza określa kolumnę, w której znajdują się unikatowe wartości oraz nie zawiera pustych komórek. Dzięki temu każdy wiersz jest jednoznacznie identyfikowalny poprzez określoną wartość znajdującą się w kolumnie będącej identyfikatorem.

Istnienie oraz ustalenie takiej kolumny pozwala na skorzystanie z pozostałych opcji okna zachowanie tabeli.

Nazwa opcji zachowaj unikatowe wiersze jest nieco mylna – przy jej pomocy nie pozbywamy się powtórzeń określonych wartości w kolumnie, jakby można tego się spodziewać.

Funkcja ta odnosi się do przypadku, w którym, pomimo iż w danej kolumnie występują dwie identyczne wartości, nie należy ich zliczać razem. Sytuacja taka może wystąpić np. w przypadku bazy danych zawierających dane klientów – dwóch z nich może nazywać się tak samo. Inne dane, pozwalające ich rozróżnić – np. data urodzenia – mogą nie być wykorzystywane do tworzeia raportu. W takim przypadku program pokaże w raporcie tylko jednego takiego klienta, a wszystkie inne wykorzystywane w raporcie wartości będą sumą z obu tych wierszy.

Dzięki zastosowaniu opcji zachowaj unikatowe wiersze te dwa wiersze, w których będą występowali klienci o takich samych nazwiskach, nie zostaną zsumowane, lecz zostaną ukazane w raporcie oddzielnie, jako dwóch klientów o tych samych nazwiskach – tak jak jest to w rzeczywistości.

Przykład: W bazie danych istnieje dwóch klientów o nazwisku Dawid Nowak, nie jest to jednak jedna i ta sama osoba:

W domyślnym przypadku zostaną oni przedstawieni w raporcie jako jedna i ta sama osoba:

Wybranie kolumny Nazwa klienta w oknie Zachowaj unikalne kolumny spowoduje, iż tabela wyświetlana jest poprawnie – wyświetlają się dwa nazwiska Dawid Nowak, dotyczące dwóch różnych osób.

Pole Etykieta domyślna określa kolumnę, której zawartość będzie wyświetlana w tabeli typu karta jako główny napis, bądź też na jej podstawie powstanie oś wykresu lub podział wg kafelków.

Przykład:

W przypadku niezdefiniowania domyślnej etykiety, o kolejności wyświetlania napisów w karcie decyduje kolejność umieszczenia kolumn w obszarze POLA. Ponieważ jednak kolumna Nazwa Klienta została zdefiniowana jako taka właśnie etykieta, zajmuje ona najważniejsze – pierwsze – miejsce w tej tabeli. Ponadto tekst etykiety jest napisany większą czcionką w porównaniu do pozostałych danych zamieszczonych w karcie.

Uwaga: Powyższa zależność odnosi się tylko do tabeli typu karta. W pozostałych przypadkach o kolejności wyświetlania decyduje kolejność w obszarze POLA.

Dodatkowo zdefiniowana etykieta domyślna będzie się wyświetlać pod obrazkami określonymi jako kafelki:

Efekt ten jest widoczny tylko wtedy, gdy Typ kafelka jest określony jako pasek kart:

Jeżeli zmienimy typ na Przepływ kafelków etykiety nie będą widoczne pod obrazkami:

Pole Obraz domyślny działa w podobny sposób, co etykieta domyślna; dotyczy jednak obrazów. Obrazy można wyświetlać m.in. poprzez wskazanie odpowiedniego adresu URL.

Pole te określa obraz domyślnie wyświetlany w kafelkach oraz, podobnie jak w przypadku etykiety domyślnej, definiuje miejsce obrazu w tabeli typu karta. W przypadku znalezienia się w jednej karcie razem z etykietą domyślną, obraz ląduje pod tą właśnie etykietą.

Jak łatwo zauważyć, definiowanie zachowania tabeli nie jest koniecznością. Problem z występowaniem tych samych nazwisk można rozwiązać też w inny sposób – wybierając w tworzącym się niejawnym polu obliczeniowym opcję „nie sumuj”, dzięki czemu dwa wiersze – nawet jeżeli będą miały identyczną wartość w polu identyfikującym – będą wyświetlane oddzielnie. Zamiast stosować etykietę i obraz domyślny, można po prostu je dodawać w odpowiedniej kolejności w obszarze POLA. Zdefiniowanie zachowania tabeli przydatne jest szczególnie w przypadkach dużych baz danych, na podstawie których wiele różnych osób, o różnym stopniu świadomości sposobu działania programu, będzie tworzyło raporty. Wtedy to już zawczasu można zadbać o to, aby nie było mowy o błędach w raportach wynikających ze zbieżności nazwisk, czy też nielogicznego rozmieszczenia etykiet oraz obrazów.

Jeżeli macie inną opinię – podzielcie się nią w komentarzach!

Zbyt wiele danych? Ukrywanie tabel oraz kolumn.

Bartosz Czapiewski — Sun, 31 Aug 2014 20:01:31 +0000

W wielu przedsiębiorstwach osoba która przygotowuje model danych do pracy nie jest tą samą, która tworzy raporty. Ta z kolei może nie mieć czasu przeglądać wszystkich danych jakie znajdują się w modelu – może być ich po prostu zbyt wiele. Microsoft wyszedł naprzeciw takim problemom i stworzył możliwość ukrywania niepotrzebnych tabel oraz kolumn. Istnieje także opcja nadawania opisów tabelom i kolumnom – mogą one ułatwić interpretację pozostałych danych.

Ukrywanie kolumn

W celu ukrycia kolumny bądź grupy kolumn, wystarczy je zaznaczyć, kliknąć na ich obszarze prawym przyciskiem myszy oraz wybrać opcję Ukrywanie przed narzędziami klienta. Działa zarówno w widoku danych, jak i w widoku diagramu:

Po wykonaniu tej operacji kolumny w PowerPivot przyjmą jednolity, szary kolor.

Ukrywanie tabel

Ukrywanie całych tabel może odbyć się z widoku diagramu, bądź tez w widoku danych. W widoku diagramu wystarczy kliknąć prawym klawiszem na tytuł tabeli i wybrać opcję Ukryj przed narzędziami klienta:

W widoku danych należy kliknąć prawym klawiszem na zakładkę z nazwą tabeli którą chcemy ukryć oraz wybrać, podobnie jak powyżej, opcję Ukryj przed narzędziami klienta:

Wskutek powyższych działań zarówno na liście pól tabeli przestawnej, jak i na liście pól programu PowerView nie będą widoczne ukryte przez nas tabele oraz kolumny.

Po wykonaniu tych operacji obszary symbolizujące tablice w widoku diagramu oraz zakładki zostaną zacienione.

Nadawanie opisów kolumnom

Poszczególnym kolumnom można nadać opisy, które będą się pojawiały podczas najeżdżania kursorem na nazwę kolumny w liście pól programu PowerView:

Uwaga: Opisy nie są wyświetlane podczas tworzenia tabeli przestawnej (na liście pól tabeli przestawnej)

Aby stworzyć taki opis, wystarczy kliknąć w PowerPivot w widoku danych odpowiednią kolumnę prawym klawiszem myszy oraz wybrać opcję Opis…

Pojawi się okno Opis kolumny, w którym wpisujemy komunikat jaki ma się wyświetlać po najechaniu kursorem na nazwę kolumny w liście pól programu PowerView:

Nadawanie opisów tabelom

Poszczególnym tabelom można nadać napisy, które będą wyświetlane podczas najeżdżania kursorem na nazwę tabeli w liście pól programu PowerView czy też na zakładkę z nazwą tabeli w widoku danych w PowerPivot:

Uwaga: Opisy nie są wyświetlane podczas tworzenia tabeli przestawnej (na liście pól tabeli przestawnej)

Taki opis można stworzyć z poziomu widoku danych, klikając prawym przyciskiem myszy na zakładkę z nazwą tabeli i wybierając opcję Opis…:

Pojawi się okno dialogowe Opis tabeli, w której wpisujemy pożądany komunikat:

Czy uważacie te opcje za przydatne? Podzielcie się swoją opinią w komentarzach!

Czym jest relacyjna baza danych? Jak tworzyć relacje w PowerPivot?

Bartosz Czapiewski — Mon, 25 Aug 2014 17:56:04 +0000

Relacyjna baza danych to opisany i zorganizowany zbiór tabel połączonych relacjami – związkami między sobą. Ten sposób przechowywania informacji pozwala na uniknięcie redundancji (powtarzania się danych) oraz przeprowadzanie analiz na podstawie wielu tabel. Każda tabela składa się z rekordów (tak nazywamy pojedyncze wiersze). Poszczególne rekordy składają się z pól (komórek), przechowujących jedną daną.

Aby istniała możliwość utworzenia z tabel relacyjnego modelu danych, przynajmniej w jednej z nich musi występować klucz główny (zwany też podstawowym) – kolumna służąca do identyfikacji poszczególnych rekordów tabeli. Wartości w kluczu podstawowym muszą być unikalne, aby istniała możliwość przypisania jednego wiersza tabeli do jednej wartości klucza. Zazwyczaj funkcję takiego klucza spełnia numer porządkowy:

W powyższym przykładzie jest to tzw. klucz jednopolowy – identyfikacja rekordu odbywa się przy pomocy jednego pola w wierszu. Istnieją także klucze złożone (wielopolowe) – w ich przypadku identyfikacja odbywa się przy pomocy więcej niż jednej kolumny. Unikalne jest zestawienie komórek tworzących klucz w wierszu. Niestety w PowerPivot nie mamy możliwości zastosowania klucza złożonego. Możemy obejść tą kwestię tworząc kolumnę z unikalnymi wartościami na podstawie komórek które mogą tworzyć klucz złożony, np. poprzez proste połączenie występujących tam znaków (o tworzeniu kolumn przeczytasz tutaj):

W powyższej tabeli możemy zauważyć, że ani kolumna nr producenta, ani typ produktu nie zawiera unikalnych wartości, jednakże zestawienie wartości w tych dwóch komórkach jest unikalne dla każdego wiersza. Na tej podstawie tworzymy trzecią kolumnę która może spełniać warunek klucza podstawowego. Relację ustanawiamy pomiędzy dwoma tabelami na podstawie wartości klucza podstawowego w jednej tabeli i kolumny w drugiej tabeli zawierającej wartości klucza podstawowego z tabeli pierwszej. Wyróżniamy trzy rodzaje relacji:

– jeden do jednego – w tego typu relacji jednemu rekordowi z tabeli A odpowiada tylko jeden wiersz z tabeli B. Rodzaj ten występuje stosunkowo rzadko, ponieważ wszystkie informacje przechowywane w ten sposób można zamieścić w jednej tabeli.

– jeden do wielu – jednemu rekordowi z tabeli A odpowiada wiele rekordów z tabeli B. Jest to najpowszechniejszy typ relacji.

– wiele do wielu – rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych wiele wierszy z tabeli B oraz odwrotnie – rekord z tabeli B może mieć dopasowanych wiele wierszy z tabeli A. Taki typ jest możliwy do zdefiniowania tylko poprzez dodanie do modelu trzeciej tabeli (zwanej tabelą łącza), w której będą znajdowały się wartości kluczy podstawowych tabel A oraz B

Możliwość tworzenia relacji pomiędzy tabelami (a tym samym relacyjnej bazy danych) istnieje w programie Microsoft Excel już od dawna. W tym celu należy kliknąć DANE > Relacje > Nowy a następnie ustawić odpowiednie tabele i kolumny w polach Tabela, Pokrewna tabela, Kolumna (obiekt obcy) oraz Pokrewna kolumna (obiekt podstawowy):

Dzięki dodatkowi PowerPivot możemy stworzyć relacje w sposób nieco prostszy, intuicyjny i bardzo poglądowy. W pierwszej kolejności należy dodać tabele do modelu danych – jeżeli znajdują się one w arkuszach Excela, wystarczy kliknąć wewnątrz nich kursorem zaznaczając dowolną komórkę a następnie wybrać POWERPIVOT > Dodaj do modelu danych:

O innych sposobach dołączania tabel do modelu danych przeczytasz w tym artykule.

Otworzy się okno dodatku PowerPivot, które będzie wyglądać będzie podobnie do tego:

Jeżeli zamiast widoku podobnego do powyższego widzimy tabelę, oznacza to że mamy włączony widok danych zamiast widoku diagramu. Zmieniamy to w zakładce Narzędzia główne > Widok > Widok diagramu: Do modelu dodajemy także drugą tabelę. Relację tworzymy w bardzo prosty sposób – po prostu klikamy na nazwę kolumny znajdującej się w polu tabeli, po czym przeciągamy ją na nazwę kolumny w drugiej tabeli. Wybieramy oczywiście kolumny w oparciu o które możemy utworzyć relację. Przy tej czynności nie ma znaczenia kierunek przeciągania (taki sam efekt otrzyma się przeciągając nazwę kolumny z tabeli A do B, jak i z B do A):

Taki sposób tworzenia relacji jest szczególnie przydatny podczas tworzenia skomplikowanych modeli danych, takich jak poniższy:

Widok diagramu jest dużo bardziej poglądowy niż tabelaryczne zestawienie wszystkich relacji w Excelu:

Swój pierwszy prosty model danych można stworzyć przy pomocy naszego pliku. Wystarczy go pobrać i utworzyć relację pomiędzy tabelami Kody pocztowe oraz województwa na podstawie kolumn (odpowiednio) woj. oraz województwo. Tworzenie takiego modelu jest podstawową umiejętnością, która pozwoli zagłębić się nam w ciekawy i bardzo praktyczny świat analizy danych oraz raportowania ad-hoc.

Plik z przykładowymi danymi: Relacyjna baza danych

Czym się różni PowerPivot od Excela?

Bartosz Czapiewski — Thu, 14 Aug 2014 02:00:39 +0000

Na pierwszy rzut oka dodatek PowerPivot oraz Excel są bardzo do siebie podobne. W obu programach występuje możliwość importowania danych, korzystania z różnorakich funkcji, tworzenia relacji i wiele, wiele innych. Jednakże diabeł tkwi w szczegółach: ogólne funkcje są podobne, ale możliwość ich konfiguracji czy też sposób korzystania są znacząco inne.

Myli się jednak ten, który myśli iż PowerPivot to taki Excel z nieco rozszerzonymi funkcjami. Technologie zastosowanie w dodatku są zupełnie inne niż te w „surowym” programie Excel. Dla użytkowników liczą się jednakże możliwości: dość powiedzieć, iż w PowerPivot dane przetwarzać możemy szybciej i w większej ilości.

Poniżej zestawienie podstawowych różnić obu tych programów; bez wchodzenia w techniczne szczegóły, jedynie sygnalizując najważniejsze zmiany.

1. Import danych.

PowerPivot ma możliwość importu milionów wierszy danych: plik może mieć maksymalny rozmiar 2 GB i umożliwia pracę z 4 GB w pamięci. Takich możliwości nie ma program Excel, gdzie maksymalnie możemy mieć jedynie nieco więcej niż milion wierszy.

Dodatkowo importowane dane możemy „odchudzić” już na wstępie, filtrując i przyłączając do modelu jedynie te, które są nam potrzebne. Ponownie, takiej możliwości nie znajdziemy w Excelu, gdzie normą jest import całych tabel. Więcej informacji o tym można znaleźć w tym artykule.

2. Przetwarzanie danych

PowerPivot korzysta z silnika VertiPaq, który pozwala na operowanie na wysoko skompresowanych danych. VertiPaq jest do 100 razy szybszy niż silnik w Excelu VLOOKUP.

Dla użytkowników oznacza to mniej więcej tyle, że wykonanie tej samej operacji w Excelu oraz w PowerPivot będzie szybsze w tej drugiej opcji. PowerPivot potrzebuje po prostu znacznie mniej pamięci RAM niż Excel. Nie ma to znaczenia oczywiście w przypadku małych zbiorów danych, może jednak mieć ogromne w bazach danych liczących miliony wierszy.

3. Kompresja danych

PowerPivot oferuje ponad dziesięciokrotną kompresję danych. Excel nie ma żadnej kompresji danych; skutek jest oczywisty: plik w którym dane są zapisane w modelu PowerPivot jest znacznie mniejszy niż plik z tymi samymi danymi umieszczonymi w tabelach w skoroszytach Excela.

Warto pamiętać iż każdy zestaw danych jest nieco inny; dlatego stopień kompresji oraz różnice w szybkości przetwarzania danych będą inne dla innych zestawów. Przykładowa kompresja (zajmowanie pamięci na dysku oraz pamięci RAM) może wyglądać tak:

4. Analiza danych

W PowerPivot mamy do swej dyspozycji Data Analysis Expressions (w skrócie DAX). Jest to zbiór funkcji służących do przetwarzania i analizy naszych danych. Możemy używać ich do tworzenia nowych kolumn oraz tworzenia miar jawnych (w przyszłości bliskiej tu będzie odnośnik).

W DAX oprócz wszystkich funkcji dostępnych w Excelu mamy także do dyspozycji bardzo przydatne funkcje analizy czasowej, funkcje filtrowania oraz inne, niedostępne wcześniej. Opis działania wszystkich tych funkcji będzie można w przyszłości znaleźć na naszej stronie.

Ponadto w PowerPivot mamy możliwość tworzenia Kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w sposób inny niż przy wykorzystaniu formatowania warunkowego, jak to miało miejsce w skoroszytach Excela. Do swej dyspozycji mamy także możliwość konstruowania hierarchii.

5. Wykrywanie relacji

W PowerPivot istnieje możliwość automatycznego wykrywania relacji. Odbywa się to z poziomu Excela, jednakże opcja ta jest w zakładce POWERPIVOT odpowiedzialnej za ten dodatek.

Należy zachować jednak ostrożność przy stosowaniu tej funkcji. Program będzie w pierwszej kolejności łączył kolumny które mają taką samą nazwę i taki sam typ danych; nie zawsze jest to właściwe postępowanie, wszystko zależy od zestawu danych który posiadamy. Dlatego też po każdym automatycznym wykryciu relacji zaleca się ich ręczne sprawdzenie.

6. Ukrywanie kolumn i tabel, nadawanie im opisów, tworzenie perspektyw.

W wielu przedsiębiorstwach osoba która przygotowuje model danych do pracy nie jest tą samą, która tworzy raporty. Ta z kolei może nie mieć czasu przeglądać wszystkich danych jakie znajdują się w modelu (mogą to być ogromne ilości tabel, kolumn oraz wierszy), bądź może jej brakować wiedzy potrzebnej do zinterpretowania wszystkich danych.

Z tego powodu w PowerPivot pojawiły się takie funkcje jak ukrywanie pojedynczych kolumn czy też całych tabel. Można również nadawać im opisy, które się wyświetlają po najechaniu kursorem na ich nazwę (zarówno w oknie PowerPivot, jak i PowerView). Można także stworzyć perspektywę, w której będą widoczne jedynie potrzebne nam dane.

W Excelu co prawda mamy możliwość ukrycia kolumny czy też całej tabeli (poprzez kliknięcie prawym klawiszem na literę będącą oznaczeniem kolumny i wybranie opcji Ukryj), jednakże nie ma to wpływu na narzędzia klienta – nazwa ukrytej kolumny dalej jest wyświetlana na liście pól tabeli przestawnej i można ją w tej tabeli wykorzystać. Nie ułatwia więc to zadnia potencjalnemu użytkownikowi takiej tabeli. Ponadto nie ma możliwości nadawania opisów kolumnom oraz tabelom.

7. Używanie Visual Basic for Applications (język VBA)

W programie Excel możemy używać języka VBA do nagrywania makr oraz tworzenia własnych funkcji. Takiej opcji nie mamy niestety w PowerPivot i jest to dość poważny minus. Można oczywiście to obejść: Obliczyć przy pomocy zdefiniowanej przez nas funkcji wartości w tabeli znajdującej się w skoroszycie Excela, a dopiero potem dodać ją do modelu danych PowerPivot.

To naszym zdaniem najistotniejsze różnice pomiędzy Excelem a dodatkiem PowerPivot. Może rzuciła się Wam w oczy inna znacząca różnica? Jeżeli tak, koniecznie podzielcie się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach!

Import danych do PowerPivot

Bartosz Czapiewski — Thu, 14 Aug 2014 01:57:38 +0000

Import danych do programu PowerPivot może odbywać się na zasadzie dołączania tabel już istniejących w arkuszach Excela bądź też włączaniu do modelu danych tabel z innych programów. Źródła z których program Excel, jak i program PowerPivot mogą importować dane w znacznej mierze się pokrywają.

Oznacza to, że równie dobrze możemy zaimportować dane bezpośrednio do dodatku PowerPivot, jak i do Excela, skąd automatycznie zostaną dodane do modelu danych w PowerPivot. Nie jest jednak prawdą, iż możliwość importu do PowerPivot nie rożni się od importowania do Excela. Po pierwsze, możemy od razu filtrować dołączane dane tak, aby w naszym modelu znajdowały się jedynie te fragmenty tabel, które nas interesują. Pozwala to na zwiększenie wydajności pracy, w szczególności kiedy chodzi o tabele składające się z dziesiątek tysięcy rekordów. Po drugie, jeżeli zaimportujemy dane do skoroszytu Excela, możemy je ręcznie zmieniać z poziomu programu. Jeżeli pobierzemy dane bezpośrednio do PowerPivot, dane możemy zmienić jedynie poprzez zmianę w bazie źródłowej. Wraz z tabelami przenoszą się wiążące je relacje. Jeżeli chcemy uaktualnić stan tabeli do tego który jest w bazie danych z której importujemy, klikamy przycisk Odśwież (w Excelu Dane > Odśwież wszystko, w PowerPivot Narzędzia główne > Odśwież):

Spis treści:

1. Dołączanie tabel z arkusza Excela do bazy danych PowerPivot

2. Importowanie danych z pliku programu Access

3. Importowanie danych z serwera SQL.

4. Importowanie tekstu (np. z plików notatnika)

5. Pobieranie danych z sieci Web

6. Inne sposoby importu danych

1. Dołączanie tabel z arkusza Excela do bazy danych PowerPivot

Najprostszym sposobem dodawania tabel do modelu danych jest dołączanie tabel znajdujących się w arkuszach Excela. Niestety istnieją pewne ograniczenia: dodać możemy jedynie dane zorganizowane w postaci tabeli. Nie można dodać po prostu wybranego przez nas zakresu komórek. Tabelę tworzymy zaznaczając interesujący nas zakres komórek i klikając WSTAWIANIE -> Tabela:

Możemy tez użyć skrótu klawiaturowego CTRL + T. Utworzoną przez nas tabelę dodajemy do modelu zaznaczając dowolną komórkę tabeli i wybranie opcji POWERPIVOT -> Dodaj do modelu danych.

Z chwilą użycia tego przycisku powinno pojawić się okno PowerPivot, o ile nie było włączone już wcześniej. Jeżeli w oknie dodatku PowerPivot mamy włączony widok danych (Narzędzia głowne > Widok > Widok danych)oraz włączony arkusz z tabelą dodaną powyższym sposobem, to pojawi nam się dodatkowa zakładka zatytułowana Połączona tabela. Przy pomocy opcji tam dostępnych możemy wybrać tryb aktualizacji tabel modelu danych połączonych z tabelami w arkuszach (automatyczny lub ręczny), włączyć jednym kliknięciem odpowiedni arkusz z danymi w skoroszycie, czy tez po prostu odświeżyć daną tabelę.

Tabelę w modelu danych połączoną z arkuszem Excela poznamy po symbolu łańcucha widocznym na zakładce:

2. Importowanie danych z pliku programu Access

Importu danych z programu Access możemy dokonać w dwóch miejscach:

2.1. W oknie programu Excel klikamy zakładkę DANE, a następnie z kategorii ikon Pobieranie danych zewnętrznych wybieramy opcję z programu Access

Wybieramy plik z interesującymi nas tabelami. Otworzy się okno Wybieranie tabeli, w której zaznaczamy tabele które mają zostać zaimportowane.

Po kliknięciu OK otworzy się lista sposobów wyświetlania danych w skoroszycie, spośród której możemy wybrać jedną opcję.

Po kliknięciu we Właściwości możemy wybrać sposób aktualizacji danych w modelu – zmiany w pliku programu Access nie są bowiem przenoszone do modelu danych Excela w czasie rzeczywistym. Możemy ustawić odświeżanie ręczne – dokonywane tylko po kliknięciu Narzędzia główne-> Odśwież bądź też wykonywane automatycznie w zdefiniowanych przez nas odstępach czasu. Niezależnie od tego, jaki sposób wybierzemy, tabele trafiają od razu do modelu danych. Relacje pomiędzy tabelami w programie Access przenoszą się do modelu danych w programie Excel bez zmian.

2.2. Importu danych z pliku programu Access możemy także dokonać z okna PowerPivot, klikając w nim Narzędzia główne -> pobieranie danych zewnętrznych -> z bazy danych -> z programu Access.

Otworzy się okno Kreator połączeń tabeli. Klikamy Przeglądaj i znajdujemy nasz plik. Jeżeli nasza baza danych wymaga zalogowania, wpisujemy także nazwę użytkownika oraz hasło. Klikamy Dalej.

W oknie Kreator importu tabeli wybieramy pierwszą opcję i klikamy Dalej.

W następnym oknie mamy możliwość wyboru tabel, które chcemy zaimportować. Możemy tez zaznaczyć istotne dla nas pozycje i użyć przycisku Wybierz powiązane tabele – w takim przypadku zaznaczone zostaną wszystkie tabele, które są powiązane z zaznaczonymi przez nas pozycjami. Dzięki temu nie będziemy zaśmiecać naszego modelu danych niepotrzebną zawartością, co spowodowałoby spadek efektywności działań na nim przeprowadzanych.

Klikając Wyświetl pogląd i przefiltruj otwieramy okno, w którym będą znajdywały się początkowe wiersze tabeli. Przy pomocy pól wyboru w nagłówkach kolumn decydujemy o tym, które kolumny z tej tabeli mają być zaimportowane, a które nie. Liczbę pobieranych do modelu wierszy możemy ograniczyć poprzez zastosowanie filtrów, uruchamianych poprzez ikonkę z trójkątem.

Po przefiltrowaniu i kliknięciu OK zobaczymy w spisie tabel w bazie danych napis Zastosowane filtry obok nazwy odpowiedniej tabeli:

Jeżeli klikniemy w ten link zobaczymy zapytanie SQL, przy pomocy którego zostało przeprowadzone filtrowanie oraz spis pobranych kolumn:

Po kliknięciu Zakończ nastąpi import danych do modelu. Pomyślny koniec pobierania danych zostanie oznajmiony napisem Sukces. Dostaniemy także informację na temat liczby wierszy w poszczególnych tabelach:

Następne klikamy przycisk Zamknij, a tabele – wraz z relacjami istniejącymi pomiędzy nimi – zostaną przyłączone do modelu.

3. Importowanie danych z serwera SQL.

Microsoft Excel posiada też opcję importowania danych z serwerów SQL: Microsoft SQL Server oraz SQL Server Express. Procedura jest bardzo zbliżona do importu danych z programu Access. W pierwszej kolejności klikamy Narzędzia główne -> Pobieranie danych zewnętrznych -> Z bazy danych -> z programu SQL Server:

Pojawi nam się okno Kreator importu tabeli:

Rozwinięcie listy Nazwa serwera może chwilę potrwać – program wyszukuje wszystkie dostępne w sieci serwery SQL. Po wybraniu serwera należy wybrać bazę danych, z której będziemy pobierać nasze dane. Po kliknięciu Dalej procedura jest identyczna jak w przypadku importu danych z programu Access. Możliwy jest także import danych z serwera MySQL. W tym celu należy pobrać ze strony producenta dodatek MySQL for Excel. Jego zainstalowanie będzie skutkowało pojawieniem się nowej ikony w zakładce „DANE”:

Po kliknięciu na nią otwiera się zakładka, w której możemy wybrać serwer, bazę danych oraz potrzebną nam tabelę:

Dane zaimportowane w ten sposób trafiają do arkusza Excela, nie do modelu danych. Aby dołączyć taką tabelę, należy zaznaczyć dowolną jej komórkę i kliknąć Dane -> Dołącz do modelu danych – zgodnie ze sposobem 1 włączania danych do modelu. Jeżeli znacie inne wartościowe narzędzia służące importowaniu danych do Excela,koniecznie podzielcie się tą informacją w komentarzach!

4. Importowanie tekstu (np. z plików notatnika)

Tak jak w poprzednich przypadkach, można wykonać to z poziomu Excela jak i PowerPivot.

4.1. Importowanie danych do arkusza Excela

W celu pobrania danych z pliku tekstowego należy kliknąć Dane > Pobieranie danych zewnętrznych > Z tekstu:

Otworzy się okno Importowanie pliku tekstowego w którym wskazujemy plik z którego chcemy pobrać dane:

Następnie pojawi się okno Kreator importu tekstu. Postępujemy zgodnie z instrukcjami tam zawartymi – zaznaczamy pasujące do formatu naszych danych tekstowych opcje. Warto zwrócić uwagę na kodowanie oraz na opcję Moje dane zawierają nagłówki. W dolnej części okna widoczny jest aktualny stan podziału na wiersze oraz kolumny.

Wybór odpowiednich opcji wykonuje się w 3 krokach; trzeci krok określa typ importowanych danych i w większości przypadków można go pominąć (wystarczy kliknąć Zakończ zamiast Dalej)

Naszym wyborem jest czy importowane dane mają zostać dołączone do modelu danych czy też tylko zapisane w skoroszycie Excela:

4.2. Importowanie danych z pliku tekstowego bezpośrednio do PowerPivot

Mamy oczywiście też możliwość importowania danych tekstowych wprost do modelu danych PowerPivot. W tym celu w oknie dodatku wybieramy Narzędzia główne > Pobieranie danych zewnętrznych > z innych źródeł > Plik tekstowy

Otworzy się okno Kreator Importu tabeli w której powinniśmy zaznaczyć opcje odpowiednie dla formatu danych tekstowych:

Jeżeli z niewiadomych przyczyn dane nie wczytują się, warto kliknąć Zaawansowane i wybrać właściwy sposób kodowania naszego tekstu:

W oknie kreatora, podobnie jak w przypadku importu danych z innych źródeł, możemy przefiltrować nasze dane aby do modelu dodać tylko te, które są dla nas niezbędne.

Po klinięciu Zakończ nastąpi import danych do modelu. Pomyślny koniec pobierania danych zostanie oznajmiony napisem Sukces. Dostaniemy także informację na temat liczby wierszy w poszczególnych tabelach:

Po kliknięciu przycisku Zamknij tabela zostanie przyłączona do modelu.

5. Pobieranie danych z sieci Web

Istnieje możliwość szybkiego importu danych ze stron WWW do skoroszytu Excela. Niestety nie przewidziano takiej opcji w stosunku do dodatku PowerPivot. W pierwszej kolejności należy znaleźć tabelę, które chcemy mieć w skoroszycie. Przykładowo może to być strona Głównego Urzędu Statystycznego przedstawiająca liczbę ludności w poszczególnych województwach (zawartość tej strony z czasem może się zmienić!) Następnym krokiem jest otworzenie programu Microsoft Excel oraz wybranie funkcji Dane > Pobieranie danych zewnętrznych > Z sieci Web:

Otworzy się okno przeglądarki nazwane Nowa kwerenda sieci Web. Wklejamy tam adres naszej tabeli. Koło tabel które możemy importować pojawi się mały żółty kwadrat z czarną strzałką; kliknięcie na niego spowoduje zaznaczenie tabeli do przeniesienia.

Po zaznaczeniu tabeli oraz kliknięciu Importuj program pyta się w którym miejscu ma umieścić dane:

Możemy tutaj też wybrać opcję właściwości: mamy tam możliwość zapisania definicji kwerendy, ustawienia częstotliwości odświeżania i innych opcji:

Zaimportowane dane nie są zorganizowane w żadne tabele – jest to po prostu pewien zakres komórek z tą samą zawartością co importowana tabela:

6. Inne sposoby importu danych

Programiści Microsoftu zadbali o możliwość importu danych z różnych źródeł. Wystarczy w oknie Excela kliknąć DANE -> Pobieranie danych zewnętrznych -> Z innych źródeł, aby się o tym przekonać:

Jeszcze większą różnorodność danych możemy dołączać do modelu przy pomocy PowerPivot – możemy wykorzystać informacje składowane na serwerach Oracle, Teradata, Sysdata i wielu innych. Aby się o tym przekonać, wystarczy w oknie dodatku kliknąć Narzędzia główne -> pobieranie danych zewnętrznych -> Z innych źródeł:

Informacje na temat szczegółów technicznych importowania danych z różnych źródeł (dostawcy, format plików, a także pełna lista źródeł) do PowerPivot można znaleźć na stronie Microsoftu.

Poniżej znajdują się odnośniki do przykładowych plików programu Access (spakowane do formatu .rar) oraz do danych w formacie tekstowym, z których można importować dane do skoroszytów w celach treningowych.

Plik programu Microsoft Access: Sprzedawcy_klienci

Plik z danymi tekstowymi: współrzędne

Hierarchia. Tworzenie hierarchii.

Bartosz Czapiewski — Thu, 14 Aug 2014 00:02:09 +0000

Większość modeli danych zawiera dane które są hierarchiczne – mogą to być dane geograficzne (państwo, województwo, powiat, gmina, miejscowość) czy też dane kalendarzowe (lata, miesiące, dni).

W PowerPivot dane takie możemy grupować w specyficzne grupy zwane hierarchiami. Ich budowa nigdy w zasadzie nie jest konieczna – ten sam efekt można uzyskać przeciągając pojedyncze wartości w odpowiednie pola. Jednak jej obecność działa korzystnie na dwa sposoby: – przyśpiesza tworzenie raportów w tabeli przestawnej bądź w PowerView – nie trzeba za każdym razem przesuwać do obszarów odpowiedniego zestawu kolumn, wystarczy przesunąć hierarchię; – ułatwia tworzenie raportów – sam fakt istnienia hierarchii jest wskazówką dla użytkownika na temat hierarchiczności danych, co nie zawsze musi być oczywiste.

Tworzenie hierarchii
Poniższe ćwiczenie można wykonać samemu na danych znajdujących się w pliku Excela pod tekstem. Można też użyć własnych danych, pod warunkiem występowania w nich hierarchiczności. Zanim przystąpimy do budowania hierarchii, utwórzmy tabelę przestawną która będzie niezbędna do pokazania efektów tego ćwiczenia. W Excelu klikamy Wstawianie ->Tabela przestawna:

Pojawi się okno „Tworzenie tabeli przestawnej”. Wybieramy utworzenie tabeli w nowym arkuszu i używanie zewnętrznego źródła danych. Klikamy „Wybierz połączenie”

W oknie Istniejące połączenia wybieramy zakładkę „Tabele”, a następnie „połącz z istniejącym modelem danych”
Klikamy „Otwórz”, a następnie w oknie Tworzenie tabeli przestawnej klikamy OK. Aby przekonać się o istnieniu hierarchii w naszych danych, wrzućmy do obszaru Wiersze obiekty woj., powiat, gmina, miasto z tabeli „Kody pocztowe”.
Zauważymy, że w nasza tabela przestawna przybrała postać drzewa, które możemy dowolnie rozwijać, w zależności od tego jakiego poziomu szczegółowości potrzebujemy:

Teraz naszym celem jest uzyskanie efektu identycznego do powyższego, jednak przeciągając do obszaru Wiersze tylko jeden obiekt – zdefiniowaną przez nas hierarchię. W celu jej utworzenia, otwieramy PowerPivot w widoku diagramu i klikamy „utwórz hierarchię” w polu tabeli „Kod_pocztowy”:

UWAGA: Przycisk ten jest widoczny tylko po najechaniu kursorem na obszar symbolizujący daną tabelę.

Nadajemy naszej nowo utworzonej hierarchii nazwę, np. „geograficzna”. Dodajemy do niej odpowiednie obiekty we właściwej kolejności po prostu je przeciągając do niej. Pole tabeli powinno w efekcie wyglądać jak na załączonym obrazku:

Wracamy do naszej tabeli przestanej w skoroszycie Excela. W obiektach tabeli „Kod_pocztowy” zauważymy nowość – hierarchię geograficzna. Po dodaniu jej do obszaru wierszy, powinniśmy otrzymać identyczny efekt jak przy wcześniejszej tabeli, do której tworzenia musieliśmy użyć aż czterech obiektów:

W taki sam sposób działa to w przypadku raportów PowerView:

Tego typu konstrukcja, oprócz wspomnianych już wcześniej zalet, ma zastosowanie w interakcji drill down / drill up w raportach PowerView.

Uważacie że jest to przydatna funkcja? Podzielcie się swoją opinią w komentarzach!