Wielu użytkowników Excela wstawia tabelę przestawną w ten sam sposób. Zaznaczają kolumny, klikają Wstawianie i gotowe. Wszystko działa dopóki nie pojawia się powolny plik, raporty, które nie łapią nowych danych i daty grupujące się w losowy sposób. Te problemy nie biorą się z powietrza. Mają jedno konkretne źródło: zły wybór metody już na starcie. W tym artykule pokażę Ci pięć metod na wstawienie tabeli przestawnej Excel, ale tylko dwie sprawią, że po zmianie danych wystarczy kliknąć Odśwież, żeby mieć gotowy raport.

Co to jest tabela przestawna i kiedy naprawdę się przydaje?

Tabela przestawna to narzędzie do błyskawicznego podsumowania dużych zbiorów danych. Zamiast pisać formuły i ręcznie grupować dane, przeciągasz pola i w kilka sekund masz gotowy raport. Żeby jednak działała poprawnie, musi mieć dobre źródło danych. I właśnie tu zaczyna się różnica między metodami.

Jeśli nie znasz jeszcze tabeli przestawnej, sprawdź wszystkie artykuły o pivotach na moim blogu. Tabelom przestawnym poświęciłem aż 6-godzinny moduł w kursie JUNIOR Analityk, którzy niektórzy nazywają najlepszym kursem świata. Pivoty są też podstawą takich narzędzi jak Power Pivot i Power BI, o których dowiesz się więcej w kursie POWER PRO.

Metoda 1: Zaznaczanie całych kolumn – popularna, ale kosztowna 

Zacznę od metody, której lepiej unikać – bo zbyt wiele osób jej używa, nie wiedząc, że robi to źle. 

Klikasz nagłówek kolumny, zaznaczasz całe kolumny i wybierasz Wstawianie > Tabela przestawna. Excel nie protestuje i tworzy raport. Ale w źródle masz teraz cały milion wierszy – w tym setki tysięcy pustych. To spowalnia plik, generuje błędy grupowania i potrafi skutecznie uprzykrzyć życie przy każdym odświeżeniu. 

Metoda 2: Ręczne zaznaczenie zakresu – poprawna, lecz wymaga pracy przy każdej zmianie 

Ta metoda jest poziom wyżej, ale wiąże się z pewnym ograniczeniem. Zaznaczasz ręcznie cały zakres swojej tabeli (myszką albo z klawiatury), a potem wybierasz Wstawianie > Tabela przestawna. 

Tym razem źródło jest czyste. Excel opiera się tylko na zaznaczonych danych, bez pustych wierszy. Problem? Przy dużych tabelach złapanie całego zakresu zajmuje czas. A jeśli tabela rośnie z tygodnia na tydzień, za każdym razem musisz poprawiać zakres ręcznie. 

Poprawna metoda, ale powolna.

Metoda 3: Kursor wewnątrz zakresu – najszybszy sposób na jednorazową analizę 

Zamiast zaznaczać dane, ustaw aktywną komórkę w środku zakresu danych (kliknij jedną komórkę wewnątrz tabeli) i wybierz Wstawianie > Tabela przestawna. Excel sam rozpozna granice Twojego zakresu. Nie musisz nic zaznaczać. Kursor w środku wystarczy. 

To metoda szybka, bezpieczna i eliminuje ryzyko złapania pustych wierszy z całej kolumny, ale nie ułatwia odświeżania tabeli po dopisaniu nowych danych.

Metoda 4: Tabela sformatowana (Ctrl+T) jako źródło – dane, które same się aktualizują 

Tu zaczyna się prawdziwa wygoda. Zanim wstawisz tabelę przestawną, zamień dane w obiekt tabeli – wystarczy skrót Ctrl+T. Excel obramuje zakres, nada mu nazwę i od tej chwili traktujesz go jako dynamiczny obiekt, nie statyczny zakres komórek. 

Co to zmienia w praktyce? Kiedy tworzysz tabelę przestawną na bazie takiej tabeli, jej źródło opisane jest nazwą – nie adresem w stylu $A$1:$D$500. Gdy dopisujesz nowy wiersz do tabeli, wystarczy kliknąć Odśwież, a tabela przestawna automatycznie go uwzględnia. 

Metoda 5: Power Query jako źródło – jedno kliknięcie Odśwież aktualizuje cały raport 

I tu wkraczamy na zupełnie inny poziom. Jeśli Twoje dane pochodzą ze źródła zewnętrznego – innego pliku Excel, bazy danych, raportu eksportowanego z systemu – najlepszym rozwiązaniem jest połączenie Power Query z tabelą przestawną. 

Jak to zrobić krok po kroku? 

1. Przejdź na kartę Dane > Pobierz dane i wybierz swoje źródło (plik Excel, CSV, baza danych). 

2. W edytorze Power Query oczyść i przygotuj dane – usuń zbędne kolumny, popraw typy danych, odfiltruj niepotrzebne wiersze. 

3. Kliknij Zamknij i załaduj. Dane trafią do sformatowanej tabeli w Excelu. 

4. Sprawdź, czy nie ma błędów w załadowanych danych. Nie wstawiaj tabeli przestawnej na tabeli. Zamiast tego…

5. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zapytanie w panelu Zapytania i połączenia > Załaduj do… > Raport w formie tabeli przestawnej. 

Co zyskujesz? Kiedy dane źródłowe się zmienią, jedno kliknięcie Odśwież wszystko wystarczy. Power Query pobiera zaktualizowane dane, ładuje je do tabeli, a tabela przestawna automatycznie się aktualizuje. 

Poprawne przygotowanie danych podstawą pracy z Microsoft Copilot i AI

Dla Microsoft Copilot i innych narzędzi AI ogromne znaczenie ma to, aby źródło danych do tabeli przestawnej w Microsoft Excel było przygotowane jako tabela Excel lub zapytanie Power Query. AI znacznie lepiej analizuje dane zapisane w logicznym układzie niż przypadkowe zakresy komórek z pustymi wierszami, scaleniami czy ręcznie dopisywanymi wartościami. Dzięki temu Copilot szybciej rozumie zawartość pliku, trafniej proponuje analizy, raporty i wykresy oraz może automatycznie budować tabele przestawne na wiarygodnym, aktualnym źródle danych. To fundament nowoczesnej pracy z Excelem: najpierw porządek w danych, potem automatyzacja i AI.

5 rzeczy do sprawdzenia w danych, zanim wstawisz tabelę przestawną 

Niezależnie od metody, którą wybierzesz, tabela przestawna zadziała poprawnie tylko wtedy, gdy dane źródłowe są czyste.  Sprawdź pięć rzeczy, zanim zaczniesz: 

1. Każda kolumna ma nagłówek – bez wyjątków. 
2. Brak scalonych komórek – scalanie i tabele przestawne to złe połączenie. 
3. Brak pustych wierszy w środku danych – każdy pusty wiersz to sygnał STOP dla Excela. 
4. Daty są datami, nie tekstem – Excel musi je rozpoznać jako format daty, żeby móc je grupować. 
5. Liczby są liczbami, a nie tekstem – liczba zapisana jako tekst da Ci sumę równą zero. 

Jeśli Twoja tabela przestawna pokazuje dziwne wyniki, nie grupuje dat albo suma wychodzi zero – zacznij od tych pięciu punktów. To rozwiązuje 90% problemów. 

Którą metodę na wstawianie tabel przestawnych w Excelu wybrać?

Podsumowując, dla jednorazowych analiz wystarczy kursor w środku zakresu, jednak dla regularnych raportów sformatowana tabela lub Power Query to jedyna sensowna droga. 

Wstawianie pivotów w Excelu na 5 sposobów – wideo

Na moim kanale YouTube pokazuję przejście przez wszystkie 5 metod, abyś mógł od razu powtórzyć to u siebie w arkuszu.

Masz pytania w temacie wstawiania tabel przestawnych w Excelu lub pivotów w ogóle?

Daj znać w komentarzu.

Od maja 2019 w Power BI dostępna jest funkcjonalność Performance Analyzer (po polsku trochę gorzej brzmiący Analizator wydajności) , która w walce o poprawę wydajności niezwykle pomaga. W jaki sposób zbadać, co spowalnia nasz raport?

Gdzie znaleźć Analizator wydajności?

Znajduje się na karcie Widok > Analizator wydajności.  

Do czego służy Analizator wydajności?

Pozwala zidentyfikować operacje wykonywane “na raporcie” podczas interakcji użytkownika z raportem. Sumuje czasy wykonywania poszczególnych operacji dla każdej z wizualizacji, pozwalając na porównanie czasów ich trwania. Zebrane dane można również pobrać i poddać dalszej analizie, ponieważ zawierają dużo bardziej szczegółową informację dotyczącą wykonanych operacji.  Daje również możliwość skopiowania zapytań DAX generowanych podczas odświeżania wizualizacji.

Powiązanie działań użytkownika a wizualizacji i zapytań, podstawowe informacje

Po uruchomieniu Analizatora wydajności po prawej stronie pojawi się dedykowany mu panel, z kolejnymi funkcjonalnościami.

Aby sprawdzić wydajność na początku należy wybrać przycisk Rozpocznij nagrywanie, co uruchomi rejestrację kolejnych zdarzeń i ich pomiar. By wywołać jakieś akcje możliwe do zarejestrowania, wystarczy wykonać działania na raporcie lub wybrać Odśwież wizualizacje, co w efekcie spowoduje odświeżenie wszystkich wizualizacji na aktualnej karcie raportu.

Po wybraniu Odśwież wizualizacje, wygenerowana zostanie lista odświeżonych wizualizacji wraz z czasem ich trwania. Całą listę można wygodnie posortować, według widocznych na poniższym screenie kategorii.

Często korzystając z listy elementów Analizatora wydajności trudno odgadnąć, z którą wizualizacją mamy do czynienia, więc warto je nazywać. Z panelu Wybór.

Możemy też wybrać dany element z widoku raportu, a zostanie podświetlony na liście w Analizatorze wydajności i na odwrót.

Warto pamiętać o tym, że jeżeli nie zatrzymamy nagrywania w Analizatorze, wówczas każde działanie zostanie „nagrane” i odzwierciedlone w analizie. Co po pewnym czasie może wygenerować dość długą listę…

Jednak nie ma się czym martwić bo listę (warto pamiętać, że całą) można wyczyścić przy pomocy przycisku „Wyczyść” .

Bardzo przydatną opcją jest możliwość zmierzenia wydajności jednej wybranej wizualizacji, poprzez wybranie przycisku Odśwież tę wizualizację , opcja ta jest możliwa jedynie w momencie kiedy widoczny jest panel Analizatora wydajności.

Szczegółowe informacje dotyczące Analizatora Wydajności

Czas generowania/odświeżania danej wizualizacji jest mierzony na różnych płaszczyznach :

• Zapytanie DAX – czas potrzebny na otrzymanie wyniku zapytania DAX towarzyszącego danej wizualizacji

• Wyświetlenie elementu wizualnego – czas potrzebny na utworzenie wizualizacji opartej na kalkulacji DAX
• Inne – czas oczekiwania na wygenerowanie innych wizualizacji, można nazwać to czasem oczekiwania w kolejce na wygenerowania innych wizualizacji

Opcja, która pozostała jeszcze do omówienia, to Kopiuj zapytanie. Pozwala na przechwycenie zapytania, które towarzyszy wygenerowaniu danej wizualizacji.

Wyniki Analizatora wydajności, czyli całą listę operacji wraz z czasami, również możemy wyeksportować do pliku .json przy pomocy przycisku Eksportuj. A w kolejnych krokach wykorzystać jako źródło do wizualizacji w Power BI i zaprezentować wyniki wydajności w raporcie.

Na ciekawe aspekty wyników otrzymanych w Analizatorze wydajności zwraca również uwagę Seequality, a mianowicie:

• wykorzystanie cache przy odświeżaniu wizualizacji, co może zaburzać prawidłowość otrzymanych wyników w Analizatorze  
• synchronizacja slicerów pomiędzy stronami raportu, które również wpływają na czas odświeżenia wizualizacji, co widać w części Inne.

Podsumowanie

Analizator wydajności jest bardzo przydatnym narzędziem, pozwalającym na rozpoczęcie pracy z optymalizacją tworzonego przez nas raportu, ale też łatwe jej sprawdzenie. Szybko wskazuje miejsca, gdzie może być problem z wydajnością i daje możliwość wyeksportowania wyników analiz. Warto jednak pamiętać o takich kruczakach jak część Inne czy mierzenie wydajności bez wyczyszczenia cache. Dla ciekawskich Microsoft udostępnił dodatkowe informacje na GitHubie.

Czym są ustawienia prywatności danych w Power Query?

Ustawienia prywatności pozwalają na określenie poziomu izolacji jednego źródeł danych od innych. Dzięki temu Power Query zapobiega wyciekaniu danych podczas łączenia danych z różnych źródeł. Istnieje ryzyko, że posiadając w skoroszycie poufne dane, np. numer PESEL, zechcesz połączyć się z danymi z serwera lub źródła internetowego. Twoje dane mogą być przesyłane na serwer w celu wygenerowania zapytania, tym samym możesz nawet nieświadomie przekazać prywatne dane do publicznego źródła.

Aby zapobiegać tego typu przypadkom, firma Microsoft stworzyła ustawienia prywatności danych, które mają za zadanie:

• oddzielić od siebie różnego typu dane,
• zapobiec przesyłaniu czy wyciekaniu danych prywatnych czy organizacyjnych do publicznego źródła.

Poziomy prywatności danych

Rozróżniamy trzy poziomy prywatności danych:

• prywatne – może zawierać poufne dane, które mogą być widoczne jedynie dla autoryzowanych użytkowników, prywatne źródło danych jest całkowicie odizolowane od innych źródeł danych np. skoroszyt zawierający dane pracowników, dane z Facebooka.
• organizacyjne – zwykle dane te są dostępne dla zaufanej grupy użytkowników, dane organizacyjne są odizolowane od danych publicznych jednak widoczne dla innych danych na poziomie organizacyjnym, jako przykład takich danych można podać dokument umieszczony w intranecie SharePoint, udostępniony dla pewnej zaufanej grupy użytkowników. Często to właśnie ten typ danych używany jest jako domyślny przez użytkowników, jednak model prywatności danych nadal działa, co wciąż wpływa na szybkość zapytań.
• publiczne – pozwala na podejrzenie danych przez wszystkich użytkowników znajdujących się w źródle danych; jedynie pliki, internetowe źródła danych, skoroszyty mogą być określone jako dane publiczne. Przykłady danych to źródła udostępnione w Microsoft Azure Martketplace, dane z Wikipedii, lokalny plik z danymi skopiowanymi z publicznej strony internetowej.

Gdzie znaleźć Ustawienia prywatności danych?

Ustawienia prywatności są dostępne z poziomu Power Query i podzielone na globalne oraz bieżące:

• Excel 2016  – Dane > Nowe Zapytanie > Opcje dodatku Query > Opcje zapytania > Prywatność

• Excel 2010/2013  – Power Query > Ustawienia > Opcje > Opcje zapytania > Prywatność

Co oznaczają dostępne opcje?

• Zawsze łącz dane zgodnie z ustawieniami poziomu prywatności dla każdego źródła – jest to ustawienie tylko globalne, więc dla wszystkich skoroszytów, ale również możliwe jedynie dla wybranego skoroszytu.
• Zawsze ignoruj ustawienia poziomu prywatności – całkowicie wyłączy sprawdzanie poziomów prywatności ale jednocześnie przyspieszy pracę.
• Połącz dane zgodnie z ustawieniami poziomu prywatności dla każdego pliku – wybór tej opcji umożliwia wybranie ustawień prywatności w części Bieżący skoroszyt. Przy wyborze innych opcji  ustawień globalnych, ustawienia dla bieżącego skoroszytu z automatu są nadawane  z ustawień globalnych.

Ignoruj poziom prywatności – prosty sposób na przyspieszenie zapytania

W kilku wewnętrznych testach potwierdziło się, że Power Query działa najszybciej, gdy poziom prywatności jest ignorowany. Zatem jeżeli wiesz, że nie musisz się skupiać na poziomach prywatności danych, warto dla ich sprawnego odświeżenia wybrać tę opcję. Dodatkowo możesz także wybrać opcję szybkiego ładowania danych, co także może przyspieszyć ładowanie zapytania.

Zarządzanie poziomem prywatności źródeł danych

W Power Query znajdziesz specjalne miejsce do zarządzania poziomem prywatności z wielu Twoich źródeł: Dane > Pobieranie i Przekształcanie > Nowe zapytanie > Ustawienia źródeł danych. Możemy tam przejrzeć oraz zmienić poziom prywatności dla każdego ze źródeł znajdujących się w skoroszycie.

Dostępne na liście poziomy prywatności to: brak, prywatne, publiczne, organizacyjne.

Ładowanie zapytania w Excelu

Gdy ładuję dane do Excela z Power Query, sterowanie znajduje się w oknie Ładowanie do, gdzie aby nie ładować danych do Excela (i ewentualnie modelu danych), wybieram Utwórz tylko połączenie i odznaczam opcję Dodaj te dane do modelu danych.

Ładowanie zapytania do modelu danych w Power BI

By załadować dane do modelu w Power BI należy poprzez Narzędzia główne > Dane zewnętrzne > Pobierz dane > wybrać źródło danych > W oknie Nawigatora zaznaczyć dane które mają znaleźć się w Power BI > Załaduj.

Automatycznie po tych wykonanych krokach dane ładowane są do modelu.

Co jest też widoczne w Power BI:

Aby dane załadować do Power BI i móc je przekształcać, na początku należy wykonać te same kroki :

Narzędzia główne > Dane zewnętrzne > Pobierz dane > wybrać źródło danych > W oknie Nawigatora zaznaczyć dane które mają znaleźć się w Power BI >

z tą różnicą, że po wyborze danych należy wybrać Edytuj (zamiast Załaduj) . Przeniosę się wtedy do okna Edytora zapytań. Po prawej stronie Edytora w Ustawieniach zapytania wybieram > Wszystkie właściwości > odznaczam opcję Włącz ładowanie do raportu > OK.

Tę samą opcję znajdziemy, klikając prawym przyciskiem na zapytania w lewym panelu bocznym.

Jeżeli w załadowanych danych wprowadzam modyfikacje to wówczas wybieram opcję Narzędzia główne > Zamknij > Zamknij i zastosuj lub Zastosuj (w zależności od tego czy wychodzę z Edytora zapytań czy w nim pozostaję).

W wyniku odznaczenia opcji Włącz ładowanie do raportu załadowane dane nie będą widoczne w modelu/raporcie, ale wciąż będą dostępne do edycji poprzez Narzędzia główne > Dane zewnętrzne > Edytuj zapytania > Edytuj zapytania. Tu można je nadal przekształcać a w dowolnym momencie dołączyć do modelu.

Jak nie odświeżać źródła danych w Power BI?

Drugą ważna opcją w Power BI jest możliwość wyłączenia odświeżania źródła danych w Power BI, np. arkusz z planami sprzedażowymi, który jest stały przez cały rok lub tabela Kalendarz. Takie źródło danych ładujemy raz, a potem już go zwykle nie odświeżamy.