O jakie zmiany chodzi?

Wklejając tabelę z Excela do PowerPointa, nie zobaczymy zmian rozszerzających tabelę, czyli nowych kolumn oraz wierszy, które będą dodawane w Excelu. Odwołanie do tabeli w PowerPoint pozostanie odwołaniem do konkretnych komórek. Na szczęście PowerPoint rozpoznaje zakresy z Menedżera Nazw, które w tym miejscu wykorzystamy.

Zdefiniowanie zakresu po stronie Arkusza Excel

W pierwszym kroku nadaję nazwę zakresowi, który następnie chcę umieścić w prezentacji. Zaznaczam dane > Formuły > Menedżer nazw > Nowy > wprowadzam nazwę zakresu > OK.

Zaznaczony zakres kopiuję, by następnie umieścić go w PowerPointcie.

Narzędzia główne > Wklej > Wklej specjalnie > Wklej łącze > Obiekt Arkusza programu Microsoft Excel > OK.

W tym momencie zapisuję plik PowerPoint i zamykam go (by zmiany wprowadzane w Excel nie były jednocześnie odwzorowywane w pliku prezentacji).

Uwaga! Przed zapisaniem pliku PPTX / PPT nie będą widoczne użyte w nim linki.

Przypisanie tabeli do nazwanego zakresu Excel

Następnie przenoszę się znów do Excela i wcześniej nazwany zakres zmieniam  na tabelę , poprzez zaznaczenie Wstawianie > Tabele > Tabela.

Uwaga! W tym miejscu ważne jest, by odznaczyć opcję Moja tabela ma nagłówki.

Nazwa utworzonej tabeli będzie widoczna po lewej stronie. Oczywiście można ją zmienić na bardziej praktyczną.

Następnie w Menadżerze Nazw do wcześniej utworzonej tabeli przypisuję nazwę tabeli i zapisuję, zamykam plik.

Możesz też podłączyć nazwę zdefiniowaną do nazwy tabeli z dopiskiem [#Wszystko] (np. Tabela2[#Wszystko]). Wówczas rozwiążesz problem nagłówków.

Otwieram plik prezentacji, ale bez aktualizacji łącza. Poprzez Plik dostaję się do właściwości, gdzie na samym końcu mogę znaleźć Edytuj linki do plików. Właśnie tu mogę podejrzeć całą listę połączeń.

Jak widać na poniższym screenie, istniejące połączenie jest do wcześniej zdefiniowanego zakresu.

W programie PowerPoint klikam prawym przyciskiem myszy na zlinkowanym obrazie Aktualizuj łącze.

Dzięki niewybraniu opcji Moja tabela ma nagłówki, aktualnie w prezentacji nagłówki mogę zobaczyć.

Wynika to z tego, że w Excel zakres tabeli zaczyna się od drugiego wiersza, co jest opcją nieedytowalną.

Doskonale widać, że dodane rekordy są również widoczne w pliku pptx.

Na koniec  przeprowadzę test i w Excelu dodam kilka rekordów, a następnie odświeżę łącze w prezentacji. Jak widać nowe wiersze (x,y) widoczne są zarówno w Excel jak i w Power Point.

Scenariusz 1: Model danych Power Pivot i niestandardowe miary

Pierwsze rozwiązanie wymagało przeładowania danych przez model danych i utworzenie miar w języku DAX w dodatku Power Pivot. Dlaczego? Wykres słupkowy, na którym można oprzeć budowę wykresu pudełkowego musi być specjalnie przekalkulowany. Dlatego tabela startowa zawiera tylko pierwszy kwartyl jako startowy, a resztę miar przeliczamy.

Powstaje na tej podstawie tabela przestawna.

Następnie w Menedżerze nazw tworzę dynamiczny zakres do każdej kolumny oddzielnie.

Przykładowa formuła ma postać:

=PRZESUNIĘCIE(pivot!$A$1;1;0;ILE.NIEPUSTYCH(pivot!$A:$A)-1;1)

Reszta jest już analogiczna do sposobu opisywanego w ww. artykule – podłączamy serie danych do nazw zdefiniowanych.

To samo robimy ze słupkami błędów.

Co daje taka konstrukcja wykresu?

Dynamiczna zmiana zakresu zawsze odnajduje pełny zakres tabeli przestawnej i automatycznie odświeża wykres.

Scenariusz 2: Wykorzystanie wbudowanego wykresu skrzynka-wąsy

Od 2016 r. znajdziemy w Excelu wykres skrzynka-wąsy. Nie działa on na tabeli przestawnej, ale podobną metodą możemy podstawić konkretne serie danych – tym razem źródłowych.

Pobierz szablon Excel

Tu możesz pobrać szablon Excel z wykresem pudełkowym na tabeli przestawnej i podstawić swoje dane.