Poszczególne KPI są prezentowane w postaci kolejnych wierszy listy, co pozwala na umieszczenie ich wielu w takim widoku. Power KPI Matrix ma dla kilka unikalnych cech:

– Wiele wskaźników – Power KPI Matrix pozwala na zaprezentowanie miar czy też nieaddytywnych (niedających się sumować) KPIów, takie jak finansowe, operacyjne, definiujące zachowania klientów, pokazane jako kolejne wiersze na liście.

– Źródła oparte na wierszach – należy powiązać wizualizację z wielkościami w układzie wierszowym, dostosować dane na poziomie Power Query lub stworzyć tabelę w DAX, poniżej preferowany układ danych do prezentacji

– Elastyczność i możliwość dostosowania – możliwość zmiany czcionki, tła, dla każdej komórki, wiersza, kolumny, formatu liczby, precyzji, typów i wyglądu wykresów, wysokości wierszy i kolumn, szerokości itd.

Najważniejsze funkcjonalności Power KPI Matrix

– niestandardowe wykresy przebiegu w czasie – możliwość zaprezentowania danych rzeczywistych, z lub bez docelowych linii, pozwala na użycie takiego samego koloru do statusu KPI by pokazać dotychczasowy postęp w stosunku do zamierzonych celów, dla każdego z punktów wykresu przebiegu w czasie

– wykresy KPI Pop-Out Power – przy kliknięciu dowolnej komórki bez hiperłącza wyświetlany jest wykres KPI do zaprezentowania szczegółów całego trendu

– podlegające poszerzeniu, rozwijane kategorie – pokaż lub ukryj grupy miar poprzez użycie opcji kategorii danych,

Możliwość wyświetlenia również wartości sum pośrednich, przydatne dla kategorii o charakterze addytywnym (pozwalających na agregowanie)

– indywidualne łącza – mogą prowadzić do miar i/lub kategorii , umożliwiając końcowemu użytkownikowi przejście do raportów z danymi szczegółowi czy do treści w Internecie.

– Wskaźniki KPI – możliwość wyboru pośród wielu symboli, by odpowiednio prezentować realizację w stosunku do celów, pozwala na zdefiniowanie progów dla kolorów i symboli, oraz opcjonalnie pozwala na użycie takich samych kolorów dla KPI-ów czy wykresów przebiegu w czasie.

– Kolumny jako wiersze – zaczynając od kolumnowej tabeli danych, zbudowanej z różnych miar oraz kolumn, należy zmapować do indywidualnych miar w pożądanych kolumnach: aktualne, docelowe i warianty w danym wierszu tabeli wyników.

– zmiana rozmiarów wiersza czy kolumny – z łatwością zmieniaj wysokość i szerokość kolumn poprzez klikanie czy opuszczanie obramowanie wiersza/kolumny , podobnie jak dzieje się to w Excel.

– Kolory, czcionki, formaty – zgrubna kontrola nad kolorami tła, kolorami, rozmiarem, stylem czcionki,

– gotowa gama stylów formatowań tabel do wyboru

– aktualny status oraz wartość KPI – wizualizacja zawsze pokazuje najbardziej aktualny status danych oparty na polu „As of Date”, użytkownicy mogą również pracować z minionymi okresami, poprzez zastosowanie oddzielnego filtr/  fragmentatora daty

Przydatna gdy:

– łączymy dashboard z różnymi typami miar lub długą listą KPI-ów w jednej tabeli.

Można automatycznie tworzyć wykresu przebiegu w czasie lub własne, małe wykresu liniowe lub przy naszej pomocy stworzyć własny  wykres z linią bazową dla danych aktualnych. Pozwala na stworzenie hyperlinków  do każdego utworzonego KPIa, pozwala na zgrupowanie KPIów w kategorie czy podkategorie, które mogą być zwijane i rozwijane. Dla każdego z KPIów istnieje możliwość przypisania koloru czy symbolu , utworzenia progów w zależności od których będą one zmieniały kolorystykę itp.

Tablica z KPIami może przyjąć dwa układy: gdzie KPI są prezentowane w układzie kolumnowym lub w kolejnych wierszach.

Pozwala na zmianę formatowania zarówno poszczególnych KPIów jak i też całych wierszy danych.

Jak może wyglądać raport z Power KPI Matrix?

Domyślny widok dla wizualizacji to wierszowy, gdzie w źródle danych każdy KPI znajduję się w przewidzianym dla siebie oddzielnym wierszu. Alternatywą jest widok kolumnowy (column-based KPI), gdzie KPI występują w kolejnych kolumnach lub miarach. Opcję ustawienia znajdziemy na karcie Format > Table > Type > Row-based KPIs.

Jak stworzyć wizualizację typu Power KPI Matrix?

Power KPI Matrix pozwala na wykorzystanie danych w wizualizacji, niezależnie od tego, jak są one umieszczone w danych źródłowych: czy są to oddzielne kolumny z danymi, które bezpośrednio możemy pobrać, czy też dane są rozmieszczone w kolejnych wierszach i należy je zagregować.

Poniżej kolejne ważne aspekty, które należy poznać przed utworzeniem wizualizacji w Power KPI Matrix. Dane mogą być zorientowane kolumnowo lub wierszowo:

– dane zorientowane kolumnowo – każda z miar znajduje się w oddzielnej kolumnie, nazwa miary pobierana jest z nagłówka kolumny

– dane zorientowane wierszowo – różne miary ukryte są w tej samej kolumnie, dane są rozróżniane poprzez oddzielną kolumnę która zawiera nazwy poszczególnych miar

Zdecydowanie dane zorientowane kolumnowo są łatwiejsze do zarządzania dla mniejszej liczby KPIów , z kolei dane zorientowane wierszowo pozwalają na przechowanie większej liczby KPIów oraz na wstępne wybranie podkategorii filtrowania.

Do każdego z typów danych (kolumnowego czy wierszowego) wymagana jest kolumna z Datą , która może być w formie daty, liczby lub tekstu ( oczywiście najbardziej polecany i oczekiwany to format daty).

Ponadto w modelu danych powinna znaleźć się przynajmniej jedna kolumna  lub kolumna kalkulowana z wartościami do zastosowania jako wartość aktualna.

Gdy dane zorientowane są wierszami:

Należy wstawić pole Daty do sekcji Data. Kolumnę w której znajdują się kolejne nazwy miar należy umieścić w polu Row-based Matric Name. Power KPI Matrix automatycznie , w kolumnie znajdzie unikalne nazwy miar, umieszczając je jednocześnie w wierszach. Pole z danymi aktualnymi umieść w części Actual Value. W tym momencie w raporcie Power BI powinna pojawić się pierwsza grafika. Ostatnim krokiem jest dodanie pola z danymi, które do Actual Value będziemy porównywać, do części Target Value. Zaś do sekcji KPI Indicator Index należy dodać pole z wartością KPI.

Gdy dane zorientowane są kolumnowo:

Dwa pierwsze kroki są identyczne: należy umieścić datę w polu Data oraz porównywaną miarę w Actual Value. W tym momencie na wykresie pojawią się liczby. Można dodać  wartość docelową np. budżet do wykresu czy KPI Indicator Index ale wykres się nie pojawi ponieważ konieczne jest zmapowanie różnych metryk oraz powiązanych kolumn z Target Value, KPI Indicator Index, oraz KPI Indicator Value.

Na górze wykresu (po prawej stronie, trzy kropki) należy wybrać opcję >Edytuj. Wówczas po lewej stronie ekranu pojawi się okno Column Mapping, w którym należy wskazać jakie pole danych znajdzie się w każdym z miejsc.

Ustawianie KPI

Dzieje się to bardzo podobnie jak w przypadku wizualizacji Power KPI. Nie ma możliwości ustawienia kolejnych kształtów i kolorów dla wskaźników KPI  zależności od jego wartości np. pokaż czerwoną strzałkę w dół, gdy wartość KPI spadnie poniżej zera. Jednak są dwie drogi by podobne rozwiązanie osiągnąć.

Pierwsze rozwiązanie: umieszczenie kolumny z wartością KPI w modelu danych

Kolumnę z wartością KPI (w modelu danych zorientowanych wierszowo) umieść w części KPI Indicator Index. Dla każdej z wartości przyjmowanych w tej kolumnie (w tym przypadku są to wartości 1,2,3,4,5)  możesz przypisać kształt i kolor wskaźnika KPI. Pamiętaj, że maksymalna liczba wskaźników do opisania to 5. Opcje sformatowania KPI Indicator znajdziesz w części Format.

Druga metoda: Dodanie miary

Gdy posiadam jedynie kolumnę z wartością aktualną oraz docelową lub bazującą na nich miarę, należy dodać miarę, która wylicza % różnicę pomiędzy dwoma tymi danymi (w modelu z danymi zorientowanymi wierszowo). Następnie konieczne jest zbudowanie kolejnej miary „KPI Index”, która kolejnym poziomom % różnicy (z poprzedniego wyliczenia) będzie przydzielała wartość 1,2,3. Np.

% różnica < – 0.5 przypisz 3

% różnica < 0,5 przypisz 2

% różnica >=0,5 przypisz 1

Oczywiście wszystkie powyższe założenia należy obudować o formuły DAX. W kolejnym kroku należy umieścić kolumnę KPI Index w polu KPI Indicator Index i odpowiednio sformatować (przypisać kształt i kolor grafiki) dla każdej z wartości w kolumnie KPI Index (czyli dla 1,2,3).

Umieszczanie hiperłączy na wizualizacji

Opcja ta daje możliwości interakcji użytkownika z raportem, po kliknięciu na wybrany element pozwala przenieść go do innego, wcześniej przygotowanego raportu czy też pokazać szczegółowe informacje dotyczące danego KPI.

Aby takie linki utworzyć należy umieścić je w oddzielnej tabeli , gdzie będzie podana w jednej kolumnie dokładna nazwa miary zaś w drugiej właściwy link (url). Dla danych zorientowanych kolumnowo należy zarówno w tabeli z linkami jak i z danymi dodać kolumnę z ID. W tabeli linków ID powinno być unikalne , rozpoczynające się od 1. Następie w tabeli z danymi rzeczywistymi należy złączyć odpowiednie wiersze z linkami. W nowej kolumnie należy dodać ID linku dla pierwszych x wierszy. Gdzie x to liczba wierszy w tabeli linków. Jeżeli natomiast w wizualizacji chcemy filtrować dane po dacie, wówczas należy przypisać do wszystkich danych ID linku.

Po zaimportowaniu tabeli linków do modelu, pozostaje kilka kwestii do konfiguracji w zależności od tego czy dane rzeczywiste są zorientowane kolumnowo czy wierszowo oraz od tego jakie typu połączenie z danymi jest zastosowane w modelu (dane są zaimportowane na dysk bądź jest to połączenie live z danymi).

Łącza są zależne od kategorii dlatego teraz kilka słów na ich temat.

Dodawanie kategorii do danych rzeczywistych

To zwykłe dodawanie kolejnego wymiaru do danych, np. mając podane nazwy produktów, chcemy je przypisać do jakiejś grupy np. artykułów biurowych,w takim przypadku dodajemy kategorię do danych.

Tworzenie kategorii wygląda podobnie do tworzenia hiperłączy. Należy stworzyć tabelę słownikową z nazwami kategorii jakie chcemy wykorzystać w danych  z unikalną wartością ID w kolumnie. Dane rzeczywiste należy wówczas przypisać do kategorii utworzonych w tabeli z kategoriami.

Następnie w polu Category umieścić nazwę miary, w to samo pole następnie kolumnę z kategoriami zaraz po nazwach miar. Istnieje możliwość umieszczenia kolejnej kategorii w polu Category, zaraz po wcześniej dodanej.

Jeżeli w polu Category dodanych jest kilka kategorii wówczas na początku należy dodać dane na poziomie liścia, następnie na poziomie gałęzi a na końcu najszerszą kategorię poziomu nadrzędnego , tłumacząc zwięźle od szczegółu do ogółu.

Pobierz plik

Pobierz plik Power KPI Matrix i sprawdź działanie tej wizualizacji.

Tworzenie wizualizacji Power KPI w Power BI

Power KPI pozwala na konstrukcję wieloliniowych wykresów z szerokim wachlarzem opcji, które mogą być konfigurowane w różny sposób. Prezentuje tytuł oraz podtytuł prezentacji, ostatnią datę oraz poziom KPI (wraz z wartością, odchyleniem oraz przypisanym do niego symbolem).

Typowa budowa wykresu dla KPI to dane źródłowe zawierające miarę z aktualnymi wartościami dla KPI oraz drugą miarę z wartościami, które będą dla pierwszej porównaniem, co umożliwi utworzenie ikony sygnalizacji statusu (KPI Indicator).

Kolejne półki dla danych tej wizualizacji stanowią pola niezbędne do jej zastosowania. Pierwsza półka (wymagana), umieszczona w obszarze wartości, traktowana jest jako wartość aktualna, druga miara (opcjonalna) umieszczona w obszarze wartości traktowana jest jako główna oś porównań dla wartości KPI. Niezbędne jest również umieszczenie kategorii, które pozwolą na stworzenie osi x, zwykle są to data lub czas, nazywane później jako wartość daty KPI. Można jednak użyć w ich zastępstwie daty jako tekstu lub jakiejś kategorii.

Na samej wizualizacji wyświetlana jest po lewej stronie ostatnia data (KPI Date Value), dla której prezentowana jest wartość na wykresie. Po umieszczeniu danych aktualnych również dla tej daty, pojawia się suma wartości aktualnych – na poniższym wykresie po środku (KPI Actual Value).

Domyślnie procentowa różnica (pomiędzy danymi rzeczywistymi a np. budżetem), kalkulowana jest automatycznie pomiędzy dwoma seriami, a następnie prezentowana na wykresie jako KPI Indicator Value (etykieta pierwsza od prawej strony). Oczywiście nie musi być ona zawsze widoczna, można ją ukryć lub w tym miejscu wykorzystać inna miarę. Wówczas wystarczy w obszarze KPI Indicator Value umieścić pole, z którego wartość ma być prezentowana na wykresie.

Umieszczając kolejne pole w obszarze Values, automatycznie wygenerujemy kolejną wartość KPI (Second KPI Indicator Value), która może być (podobnie jak w przypadku KPI Indicator Value) wyliczana automatycznie na podstawie porównania pól z obszaru Values lub może być to pole wybrane przez nas. Etykieta na wykresie pojawi się pomiędzy aktualną wartością (KPI Actual Value) a pierwszym KPI (KPI Indicator Value).

Należy pamiętać, że pokazane wartości na wykresie to wartości dla ostatniego punktu danych wykresu. W poniższym przypadku są to wartości dla daty 16-6-2017. By zobaczyć wartości dla innych dat, wystarczy wybrać punkt na wykresie, a kolejne wartości KPI oraz pozostałe miary pojawią się w etykietce.

KPI Idicator Index jest to wybór grafiki, która może ale nie musi, pojawić się przy określonym poziomie KPI.

Jak stworzyć poziomy dla KPI?

Wizualizacja Power KPI nie pozwala na wyklikanie przedziałów/progów wykonania KPIów np. nie pokaże nam czerwonego wykrzyknika, gdy miara będzie odchylała się od zamierzonej o 5% i więcej. Potrzebujemy zatem stworzyć dodatkową miarę, która będzie zwracała wynik w liczbach całkowitych od 1 do 5, które oznaczają w tej wizualizacji kolejne statusy. Miarę umieszczamy na półce KPI Symol Index, co umożliwi opisanie jej symbolom wybranym w części Format dla KPI Indicator (kolor i kształt). Jak widać w Polu format pojawiają się KPI od 1 do 5 – tyle dokładnie różnych poziomów możemy opisać przy pomocy kształtów i kolorów.

Jakie opcje edycji posiada Power KPI?

Opcje formatowania wykresu Power KPI są naprawdę  bogate. Podlegające konfiguracji elementy KPI to:

• Symbole KPI – koło, trójkąt, kwadrat, diament, flaga, wykrzyknik, znacznik wyboru, strzałki, dłoń, koło, koło jako znacznik wyboru, gwiazda, połączone z gamą kolorystyczną.
• Bogate opcje formatowania – alternatywne tytuły, etykiety, podpowiedzi, czcionki, kolory, kolory tła.
• Opcje układu – włącz/wyłącz wszystkie wartości na karcie, wybierz jeden z układów.
• Liczne opcje wykresów – dostępne są niemal wszystkie funkcjonalności wykresów jak w Power BI, m.in. formaty liczb, ustawienia osi X oraz Y, etykiety i linie odniesienia, style linii, legenda i lokalizacja wykresu, podpowiedzi uruchamiające się po najechaniu.
• Skalowanie automatyczne – zaprojektuj większy kafelek w swoim raporcie z większymi szczegółami, a po przepięciu go do panelu kontrolnego Power BI możesz zmienić rozmiar na mniejsze wersje kafelka, bez utraty szczegółów i bez potrzeby tworzenia osobnych kafelków raportu w tym celu.

Poniżej pełna lista elementów, które w Power KPI moją podlegać zmianom – cała sekcja Format.

Do czego służy KPI?

KPI mają duży wpływ na organizację: stanowią informację zwrotną na temat jakości oraz kosztów pracy. Są także narzędziem kontroli menedżerskiej – pozwalają szybko wykryć problem i na niego zareagować, nadawać priorytety działaniom. Co ciekawe, stwierdzenie „wskaźnik KPI” jest błędne, ponieważ już w samym skrócie jest zakodowane słowo indicator – czyli wskaźnik. Mimo to Excel wpadł w pułapkę popełnianą przez wielu i tutaj także znajdziemy „wskaźnik KPI”. W PowerView istnieje możliwość wbudowania takiego wskaźnika w tabelę – będzie on przy pomocy np. symboli sygnalizacji świetlnej informował nas o dobrym (zielone światło), średnim (żółte) bądź złym (czerwone) stanie danej wartości. Działa on na bardzo podobnej zasadzie co formatowanie warunkowe w skoroszycie Excela.

Tworzenie KPI w PowerPivot

Jak tworzymy taki wskaźnik? Najpierw tworzymy miarę jawną (inna nazwa – pole obliczeniowe jawne) w obszarze obliczeń w PowerPivot, w oparciu o którą stworzymy nasze KPI. Następnie, mając ją zaznaczoną, wybieramy Narzędzia główne -> Utwórz wskaźnik KPI:

Po wybraniu tej opcji otworzy nam się okno Kluczowy wskaźnik efektywnosci (KPI), w którym wybieramy wartości, dla których mają być wyświetlane poszczególne ikony (zdefiniowane przez pole obliczeniowe bądź też wartość bezwzględną) oraz zaznaczamy interesujący nas zestaw symboli. Na suwaku widzimy przedziały, dla jakich będą wyświetlane poszczególne światła.Nasz cel znajduje się na pozycji 100%. Drugi próg znajduje się na 80%, a pierwszy – na 40%. Progi te możemy oczywiście zmieniać według własnego uznania, po prostu chwytając i przeciągając interesujący nas element. Po kliknięciu OK pojawi się oznaczenie KPI obok obliczonej miary:

Podobny symbol ujrzymy także w widoku diagramu w PowerPivot:

A także, naturalnie, na liście pól programu PowerView oraz tabeli przestawnej:

Na listach KPI składa się zawsze w trzech tych samych elementów: wartości, celu oraz stanu. Wartość jest to obliczony wynik naszej miary – może oczywiście się różnić w zależności od tego, jaką tabelę skonstruujemy. Cel jest określony przez wpisaną przez nas liczbę bezwzględną lub też wskazaną miarę. Stan natomiast jest kolumną zawierającą ikony, jakie zdefiniowaliśmy w ustawieniach naszego wskaźnika.

Edycja KPI

Raz utworzony wskaźnik możemy edytować wyłącznie w widoku danych PowerPivot – w tym celu należy kliknąć na niego prawym klawiszem myszy i wybrać opcję Edytuj opcje wskaźnika KPI. Otworzy się okno Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI), w którym możemy dokonać dowolnych zmian.

Nadawanie opisów

Teoretycznie istnieje opcja umożliwiająca wyświetlanie zdefiniowanego przez nas opisu po najechaniu kursorem na nazwę wskaźnika w spisie pól programu PowerView:

Opisy możemy nadać nie tylko całemu wskaźnikowi, ale także poszczególnym jego elementom: wartości, celowi oraz stanowi. Można to zrobić we wspominanym wcześniej oknie Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI) – wystarczy kliknąć napis Opisy znajdujący się w dolnej części tego okna, aby przejść do części w której możemy zdefiniować wyświetlany tekst:

Opis ten nie będzie jednak widoczny ani w PowerView ani w tabeli przestawnej. Służy jedynie dla osób, które tworzą formuły i przeliczenia pod KPI-e, aby były w stanie przeczytać komentarz objaśniający, jak wskaźnik ma być liczony.

Ćwiczenie praktyczne

W ramach zaobserwowania działania KPI w PowerView lub w tabeli przestawnej warto wykonać jeden taki wskaźnik. Można do tego wykorzystać własną bazę danych bądź użyć przygotowanego przez nas pliku z przykładowymi danymi ukazującymi sprzedaż produktów (odnośnik do pliku znajduje się pod tekstem). Poniżej opiszemy konstruowanie KPI na tych właśnie przykładowych danych. Załóżmy, iż dla naszego przedsiębiorstwa najważniejszy jest przychód – dlatego też na podstawie tej wartości stworzymy nasz wskaźnik. Aby go obliczyć, użyjemy funkcji SUMX obliczającej sumę wyrażenia obliczonego dla każdego wiersza w tabeli.       1. Tworzenie miary W oknie PowerPivot (w celu jego włączenia klikamy zakładkę POWERPIVOT > Zarządzaj) w widoku danych otwieramy obszar obliczeń (jeżeli jeszcze nie mamy go aktywnego): Następnie klikamy na dowolnej komórce tego obszaru i wpisujemy poniższą funkcję:

Przychód:=SUMX(’Tabela_Sprzedaż’;[Liczba]*[Cena sprzedaży])

Przed dwukropkiem znajduje się nazwa naszego pola obliczeniowego. Funkcja SUMX wymaga podania tabeli, w której odbywa się sumowanie – w naszym przykładowym przypadku jest to Tabela_Sprzedaż. Program PowerPivot wymaga pisania nazw tabel w apostrofach, jeżeli – tak jak w naszym przypadku – znajdują się w niej polskie litery, np. „ż” Następnie obliczamy cały przychód – mnożymy cenę sprzedanego produktu razy jego ilość (w jednym wierszu, który odpowiada jednej transakcji), a potem sumujemy te wartości ze wszystkich wierszy.

2. Tworzenie KPI

Konstrukcję wskaźnika przeprowadzamy w sposób opisany w pierwszej części artykułu – mając zaznaczoną miarę klikamy Wskaźnik KPI. Otworzy się okno Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI). Załóżmy, iż naszym celem będzie osiągnięcie przychodu na poziomie 600 000 zł na kwartał. Najprościej możemy utworzyć taki wskaźnik poprzez zaznaczenie w oknie opcji Wartość bezwzględna i wpisanie pożądanej liczby. Następnie przechodzimy do PowerView i tworzymy tabelę przy pomocy obiektów kwartał oraz ( ze wskaźnika KPI) wartość i stan:

Po powyższej tabeli możemy stwierdzić, w których kwartałach nasza sprzedaż była niezadowalająca, a w których zrealizowaliśmy bądź byliśmy wystarczająco blisko wyznaczonego przez nas celu.

Analogiczną tabelę można wykonać w tabeli przestawnej:

Dodatkową zaletą tabeli przestawnej jest możliwość zmiany nagłówków:

Dzięki temu możemy zmienić niezbyt eleganckie napisy typu Przychód Stan.

Czy macie jakieś pytania dotyczące kluczowych wskaźników efektywności? Jeżeli tak, koniecznie napiszcie komentarz!

Plik z przykładowymi danymi: KPI