Jak obliczyć Suma z Sprzedaż przed jakąś data? Nie tylko z danego miesiąca, ale też poprzednich? – Julia

Są 2 opcje:

1. Zbudować tabelę przestawną i użyć polecenia Pokaż wartości jako > Suma bieżąca w… Szczegóły omawiam w bezpłatnym kursie Tabele przestawne Excel.

2. Użyć modelu danych zbudowanego w Power Pivot z tabelą Kalendarz i miarą Suma bieżąca. Szczegóły omawiam w kursie Model danych i język DAX dla użytkowników Power Pivot i Power BI.

Byłem na tym kursie kompleksowym i polecam. Od razu się nauczyłem i znacznie poprawiłem swoją pracę i zespołu.

Dzięki.

Jak przenieść datę z nagłówka raportu z dnia do kolumny, aby mieć podgląd z kiedy są te dane?

W takiej sytuacji tworzymy nową kolumnę (np. jako kolumnę warunkową lub innymi przekształceniami), która będzie zawierać tylko tę datę, a reszta komórek pozostaje pusta (null). Następnie wypełniamy kolumnę w dół.

Jak dodawać nowe dane, jeśli codziennie muszę robić taki raport?

Najczęściej stosuje się 2 scenariusze:

• Podmienia plik (tak jak podczas webinaru podmieniałem sprzedaż.csv).
• Buduje się folder plików i dokłada do niego kolejne pliki (np. za nowy miesiąc). Pokazałem to w sesji Q&A od 1:10:49

Czy Odśwież wszystko zadziała gdy np. te pliki sprzedaże będą w nazwie mieć daty danego miesiąca?

Nie, Power Query zapisuje nazwę konkretnego pliku. Wyjątkiem jest scenariusz 2 z pytania wyżej: pobieranie danych z folderu. Wówczas nazwa pliku nie ma znaczenia.

Jak wysłać raport dalej, ale bez dostępu do źródeł danych dla użytkowników?

Plik z zapytaniami Power Query nie zawiera danych źródłowych i odbiorca końcowy nie odświeży raportu. Także wysyłamy tylko to, co widać w pliku. Ewentualnie można przed wysyłką usunąć zapytania.

Jak wygląda porównanie efektywności (czasu działania) w porównaniu z makrami?

Makrami na pewno możemy wykonać więcej poleceń, ale to Power Query działa kilkukrotnie szybciej. Potwierdzaliśmy to u klientów na wielu projektach, gdzie Power Query wyparło w niektórych obszarach makra (np. 30 min VBA vs 5 minut PQ).

Czy można ustawić wybór pliku, tak by jego ścieżka nie była ustawiona na „sztywno”?

Można ścieżkę sparametryzować. Pisałem o tym w artykule nt. pobierania ścieżki pliki z parametru.

Jaka jest różnica między Power Query a Power Pivot?

Power Query służy do przygotowania danych do dalszej analizy – łączenia, czyszczenia, tworzenia kolumn, agregowania (grupowania).

Power Pivot służy do zamodelowania danych, dzięki czemu:

1. Analizujemy nawet do 100 000 000 rekordów.

2. Tworzymy tabelę przestawną na kilku tabelach transakcyjnych (np. Sprzedaż, Prognoza, Budżet, Stany magazynowe), powiązanych tabelami słownikowymi.

3. Budujemy dowolne kalkulacje w tabelach przestawnych za pomocą języka DAX.

Power Query stanowi źródło danych dla Power Pivot, jak na poniższym diagramie:

Bartek, czy prowadzisz szkolenia w języku angielskim? – Martyna

Tak, prowadzimy dedykowane szkolenia w języku angielskim – w siedzibie u klienta oraz online (np. przez Teams czy Meet).

Dzień dobry, z Power Query korzystam na dużych plikach, przez co wczytuje i liczy bardzo długo, a wykorzystanie procesora nie przekracza 30% używając maksymalnie 6 wątków i około 50% RAM-u zadeklarowanego w Excelu. Czy jest jakiś sposób by przyspieszyć proces przetwarzania zapytań pozwalając mu użyć większą ilość zasobów? – Rafał

Nie wiem, dlaczego w Twoim przypadku tak jest. Trzeba by przeanalizować wszystkie zapytania. Jest kilka sposobów na optymalizację zapytań Power Query, które mogą powodować brak wykorzystania w pełni zasobów komputera. Nie ma jednak gwarancji, że w każdej sytuacji i przy dużej ilości danych Power Query będzie działać jak rakieta. Poza Power Query można próbować innych technologii:

• Skopiować zapytania do Power BI i przeanalizować je pod kątem wydajności
• Budowa transformacji w języku Python i zwrócenie wyników do Excela
• Budowa bazy danych SQL i przekazywanie transformacji Power Query na serwer poprzez tzw. query folding

Czy do przejścia przez ten pakiet kursów jest potrzebny jakiś dodatkowy program od Microsoft, który wymagałby zakupu? Czy wystarczy Excel? – Agnieszka

Pakiet kursów Akademia 4w1 wymaga programu Excel oraz bezpłatnej aplikacji Power BI Desktop. Także, jeśli masz Excela, nie musisz kupować dodatkowych narzędzi.

Tak potwierdzam, wszystkie kursy są świetne, kontakt i wsparcie bezproblemowy, a uwagi bardzo cenne! Mi bardzo pomogła cała wiedza, przetwarzam dane wielotysięczne i funkcjonowanie z PQ okazało się strzałem w 10. Generalnie nie widziałam nigdzie w Internecie tak dobrze uporządkowanej i pomocnej wiedzy! – Magdalena

Dzięki 🙂

Czy można podłączyć tabele wygenerowane przez Power Query do wykresów w PowerPoint? – Aga

Tak, pod warunkiem, że wstawimy najpierw wykresy w Excelu i osadzimy je w PowerPoint. Wówczas odświeżenia zapytania Power Query zaktualizuje też prezentację.

Co, jeśli mamy średnio uporządkowane pliki i raz dana wartość znajduje się w tym samym wierszu a drugi raz na początku drugiego pod nazwą parametru przy wielu innych parametrach w dużych raportach? – Rafał

Nie ma jednej odpowiedzi na takie pytanie. Szukamy zwykle jakiejś reguły, powtarzalności i kombinujemy. Jeśli jej nie ma, musimy się zawsze liczyć z ręczną pracą i sprawdzaniem danych.

Wracając do pytania o ścieżkę, czy jak mam gotowy raport od A do Z i chcę go komuś wysłać, to muszę razem z nim wysyłać pliki źródłowe? – Marta

Nie, wystarczy wysłać raport A do Z. Tym bardziej, że tabela przestawna ma źródło w wysyłanym pliku.

Jeśli wyskakuje błąd o braku pamięci dla Excela 32 bity i sugeruje Excela 64 bity, to gdzie zazwyczaj jest błąd? – Marta

Excel 64-bitowy może użyć więcej pamięci RAM (ograniczenie 32-bitów to 4 GB). Ale inne aplikacje mogą w tym czasie także korzystać z RAM, także polecam przeprowadzić jeszcze jeden test, wyłączając niepotrzebne programy. Jeśli to nie wystarczy, konieczne będzie zainstalowanie Excela 64 bity.

Ten odkurzacz działa na zasadzie dokładania danych z kolejny miesiąc. Czy ten „odkurzacz” można zastosować do danych, które co kwartał się powtarzają, ale nie żeby je doklejać tylko zastępować dane z Q2 zamieniają te z Q1? – Kasia

Wówczas możemy usuwać niepotrzebne pliki z katalogu i dokładać kolejne. Np. mając w folderze pliki Q1 i Q2, wyrzucamy Q1 i dokładamy Q3.

Dokładnie takie funkcjonalności daje Power BI, dziś kilka przykładów, jak to zrobić.

Proste definiowanie ról

Na początku do raportu Power BI pobieram dane dot. sprzedaży. Narzędzia główne > Pobierz dane > Excel > Wybieram arkusz dane >  Załaduj.

Następnie by utworzyć role wybieram kartę Modelowanie > Zarządzaj rolami.

Role będą opierały się na regionach. W pliku sprzedaż znajduje się kolumna o nazwie Region , poniżej widać zawarte w niej elementy. Role , które będę tworzyć będą odpowiednie dla kierowników każdego z występujących na liście elementów, czyli regionów.

W części Role tworzę nowe role i nadaję im nazwy, w kolejnej części czyli Tabele, wskazuję na jakiej tabeli , a tym samym na jakich wierszach i wartościach chcę oprzeć daną rolę. Wybieram w tym miejscu tabelę oraz wskazuję kolumnę (klikając wielokropek obok nazwy tabeli) na której zakładam filtr.

W kolejnej części wybieram  wartość filtru jaka ma być przyjęta dla danej roli. W tym przykładzie tworzę rolę dla regionu centralnego , tym samym wyrażenie DAX filtru tabeli dla kolumny Region , będzie przyjmowało wartość centralny. Po uzupełnieniu wszystkich pól wybieram Zapisz.

Takie same operacje wykonuję dla pozostałych regionów.

W trakcie dodawania kolejnych ról mogę skorzystać z filtrów utworzonych dla wcześniejszych ról.

Sprawdzenie działania utworzonych ról

Tworzę prosty wykres Zysk w podziale na Region, tak by móc faktycznie sprawdzić działanie utworzonych ról.

Wybieram konkretną rolę poprzez Modelowanie > Wyświetl jako role.  Na liście wyboru widzę utworzone przeze mnie role oraz Brak, Inni użytkownicy. Wybieram rolę Wschodni.

W  tym momencie widok raportu został zawężony do regionu Wschodni  , na górnym pasku pojawia się również komunikat , że wyświetlam dane w roli Wschodni. By znów zobaczyć pełen zakres danych wybieram szary przycisk Zatrzymaj wyświetlanie.

Zastosowanie funkcji OR

Cóż począć gdy kierownicy odpowiadają za więcej niż jeden Region? Wówczas należy zastosować funkcję OR języka DAX. Poprzez Zarządzanie rolami dodaję nową rolę Makro północny , która  będzie zawierać w sobie dostęp do regionu północnego oraz północno zachodniego. Dodaję filtr , tak jak w poprzednich przypadkach na kolumnie Region.

Zastosowanie funkcji USERNAME – powiązanie z kontem użytkownika

By z tej funkcjonalności skorzystać, muszę się dowiedzieć, jak nazywa się moja nazwa użytkownika. W tym celu tworzę nowe puste zapytanie i nadaję mu nazwę Pracownik : Narzędzia główne > Pobierz dane > Puste zapytanie > zmieniam nazwę > Zamknij i zastosuj.

To utworzonego zapytania wstawiam Nową miarę : Narzędzia główne > Obliczenia > Nowa miara

Nową miarą  będzie nazwa aktualnie korzystającego użytkownika. Na pasku formuły wpisuję nazwę miary oraz jej wartość czyli w tym przypadku wynik działania formuły USERNAME().

Aby zobaczyć, jaką wartość przyjmuje wskazana miara, umieszczam ją na wizualizacji. Otrzymuję wówczas wygląd nazwy mojego użytkownika. Nazwa ta zmienia się po opublikowaniu raportu na adres mailowy.

Do wybranych rekordów w pliku sprzedaż dodam w nowej kolumnie Użytkownik moją nazwę użytkownika. Powiedzmy, że będą to rekordy dla województwa mazowieckiego. Kopiuję z wizualizacji wartość mojego loginu.

Poprzez Modelowanie > Zarządzaj rolami dodaję nową rolę o nazwie User. Filtr zakładam na tabeli dane, na kolumnie Użytkownik z wartością jak na poniższym screenie > Zapisz.

Dzięki temu, zgodnie z filtrem wizualizacja zostaje zawężona do danych, w których pojawia się mój adres e-mail.

Pobierz plik

Jak wygląda WYSZUKAJ.PIONOWO Z 1?

Opcja 1: Kolumna warunkowa w Power Query

W arkuszach posiadam dwie tabele z danymi: pierwszą z produktami oraz uzyskanym na nich zyskiem, a drugą z kategorią dla wysokości uzyskanego zysku.

Jeśli reguła jest liczbowa, możemy odwzorować działanie WYSZUKAJ.PIONOWO z 1 kolumną warunkową: Query Editor > Dodaj kolumnę > Ogólne > Kolumna warunkowa.

W oknie Dodawanie kolumny warunkowej wprowadzam kolejne warunki, czyli kategorię do której przypiszę daną wartość zysku. Poniżej okno uzupełnione o wszystkie kategorie i warunki.

Po wybraniu przycisku OK, w danych pojawia się nowa kolumna, uzupełniona wcześniejszymi kategoriami.

Zalety kolumny warunkowej

• szybkość wprowadzania przy małej ilości warunków,
• prostota – gotowy mechanizm dodawania kolumny.

Wady kolumny warunkowej

• brak możliwości szybkiej edycji wpisanych warunków lub dodania nowych przez użytkownika tabeli
• długi czas wprowadzania kolejnych warunków w oknie Dodawanie kolumny warunkowej – im ich jest więcej, tym dłużej to trwa
• opcja nie zadziała dla wyszukiwań tekstowych

Opcja 2: Dołącz zapytania w Power Query

Sposób polega na wprowadzeniu do PQ obu tabel z Excela i wykonaniu kilku operacji w odpowiedniej sekwencji. Po wprowadzeniu tabel do Power Query w pierwszym ruchu połączymy je ze sobą Narzędzia główne > Połącz > Dołącz zapytania (kolumna Zysk musi nazywać się identycznie w obu tabelach).

Następnie sortujemy dane rosnąco według kolumny Zysk, co powoduje wymieszanie kategorii oraz pozostałych danych.

Na kolumnie Kategoria wywołuję prawym przyciskiem myszy menu podręczne i wybieram Wypełnij > W górę.

Dzięki temu wszystkie wartości do 4000 będą miały przypisane kategorie. Co z wartościami które przekraczały ostatnią z kategorii (czyli 4000)?

Jeżeli założę filtr na kolumnie Kategoria wówczas widać null, czyli pola bez przypisanej kategorii.

Jeżeli szybko zerknę na dane okaże się, że są o rekordy o zysku większym niż 4000. Na nie również jest sposób. Ponownie na kolumnie Kategoria wybieram menu podręczne i opcję Zamień wartości. Zamieniam wartości null (bez przypisanej kategorii, czyli większe od 4000) na kategorię bardzo duży.

Dzięki temu już wszystkie wiersze mają przypisane kategorie.

Na koniec pamiętajmy o odfiltrowaniu sztucznie dodanych wierszy (np. w kolumnie Nazwa produktu).

Zalety dołączania

• prostota wprowadzania zmian (wystarczy aktualizacja tabelki w Excelu)
• działa dla wyszukiwań liczbowych i tekstowych

Wady dołączania

• granica przedziału, której należy pilnować ręcznie (ewentualnie można ustawić ostatni przedział daleko za danymi)
• bardziej złożony proces wykonania

Pobierz plik Excel

Pobierz plik WYSZUKAJ.PIONOWO w Power Query z 1 i podstaw własne dane.

Wyzwanie Power Query

Sprawdź, które numery faktur (ID) pojawiają się w drugim źródle danych, gdzie numer jest połączony tekstowo z innymi numerami faktur.

Krok 1: Przygotuj 2 zapytania w Power Query

Krok 2: Wykonaj scalanie Wewnętrzne

W ten sposób wychwycisz rekordy, które wyszukują się idealnie.

Krok 3: Wykonaj scalanie Lewe anty

Lewe anty znajdzie wszystkie niescalone ID z Kroku 2.

Krok 4: Dodaj kolumnę =1 do Tabeli 2 i Lewe Anty

Kolumna ta stanie się kluczem w operacji Scalanie.

Krok 5: Scal Lewe Anty z Tabelą 2 i rozwiń

Uwaga: takie scalanie może dać bardzo wiele wierszy, np. 1000 w Lewe Anty x 1000 w Tabela 2 = 1 mln rekordów.

Krok 6: Wstaw kolumnę warunkową i pozostaw TRUE

Kolumna warunkowa ma funkcję „zawiera”, interpretowaną przez język M jako Text.Contains.

Mając taką kolumnę ustawiamy filtr = TAK.

Krok 7: Usuń zbędne kolumny i dołącz Wewnętrzne z Lewe Anty

W ten sposób znajdziemy wszystkie kombinacje ID z Tabeli 1 z ID Tabeli 2 wg warunku „zawiera” (np. dla ID = 1).

Pobierz plik Excel z zapytaniem Power Query

Tu możesz pobrać plik Excel Scalanie z regułą „zawiera” w Power Query i prześledzić całe zapytanie.

Znasz inne rozwiązanie dla tego wyzwania?

Podziel się w komentarzu.