Krok 1: Wstaw tabelę przestawną z główną miarą

W moim przypadku będzie to suma sprzedaży.

Krok 2: Wstaw drugą tabelę przestawną i umieść tylko miesiące

Technikę tę omawiałem przy okazji artykułu o fragmentatorze jednokrotnego wyboru. Tutaj ponownie posłużymy się tabelą przestawną z miesiącami na filtrze oraz fragmentatorem, który podłączam do tabeli przestawnej.

Krok 3: Wstaw trzecią tabelę przestawną

W ostatniej tabeli umieścimy Sprzedaż po miesiącach, ale odłączoną od fragmentatora. Miesiące sortuję malejąco.

Krok 4: Zbuduj kartę KPI

U mnie wizualizacja powstała jako formuła odpowiednio sformatowana i zaokrąglona, niezależna dzięki temu od tabeli przestawnej. Wokół dodałem zwykły kształt. Na dole zostawiłem miejsce na wykres typu sparkline.

Krok 5: Utwórz nazwę zdefiniowaną

Czas na najtrudniejszy krok. Wybór na fragmentatorze ogranicza dane w raporcie, ale nie wpływa na wykres ze wszystkich miesięcy. Dlatego musimy sami znaleźć wybrany miesiąc. Zrobimy to formułą:

=PRZESUNIĘCIE(dashboard!$R$1;PODAJ.POZYCJĘ(dashboard!$C$2;dashboard!$Q:$Q;0)-1;0;12;1)

Nazwę zdefiniowaną tworzymy na karcie Formuły i nazywamy ją sparklines.

Co robi formuła?

PODAJ.POZYCJĘ znajduje wybrany miesiąc i liczy, w którym wierszu tabeli z Kroku 3 się znajduje. Aby uwzględnić aktualny miesiąc, odejmuję 1.

PRZESUNIĘCIE rusza z komórki R1 i zaznacza 12 miesięcy w dół, zaczynając od znalezionego miesiąca.

Krok 6: Wstaw liniowy wykres przebiegu w czasie

Wykresy typu sparklines znajdziesz na karcie Wstawianie. Zakresem wejściowym danych jest zwykle zakres komórek, ale u nas nazwa zdefiniowana: nazwa pliku z rozszerzeniem ! nazwa zdefiniowana.

Krok 7: Sformatuj sparkline

W naszym scenariuszu oś x musi zostać obrócona (alternatywą jest łapanie zakresu wykresu od dołu). Dodatkowo warto włączyć punkt najniższej i najwyższej wartości oraz pierwszy punkt (który u nas będzie ostatnim).

Krok 8: Schowaj lub przenieś niepotrzebne tabele przestawne i fragmentator

W skrócie posprzątaj – użytkownik raportu nie musi wiedzieć, jak to zbudowałeś.

Krok 9: Wytłumacz, co pokazuje miniaturowy wykres

Bez wytłumaczenia, że chodzi o 12 ostatnich miesięcy, użytkownik raportu może błędnie wykorzystać zbudowany wykres. I raczej nie rób tego taką dużą niebieską strzałką ;).

Pobierz plik Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z szablonem KPI ze sparklines.

1. Analiza wyników sieci sprzedaży w podziale na regiony, terytoria i obszary

Dla kogo: firmy o ogólnopolskim zasięgu, posiadające rozbudowaną sieć sprzedaży (regiony, obszary, terytoria) i własny podział terytorialny

Produkt: Mapa Polski Excel Powiaty Premium

Przykład: Jeden z Klientów serwisu SkuteczneRaporty.pl włączył Mapę Polski w Excelu w podziale na powiaty do codziennego raportowania wyników sprzedaży. Klient naniósł na mapę podział naturalny dla swojej firmy: regiony, obszary sprzedaży i terytoria poszczególnych przedstawicieli handlowych. Do prezentacji wybrał kartogram w skali kolorów czerwono-zielonej. Ciemnozielone obszary oznaczają na jego mapie miejsca, gdzie uzyskiwane są najlepsze wyniki (w zł), zaś ciemnoczerwone – najgorsze. Dane pochodzą z raportów przygotowywanych przez przedstawicieli handlowych. W celu pogłębienia analizy Klient zastosował filtr po dniach, tygodniach i miesiącach oraz dodał wskaźnik sprzedaż / 1 mieszkańca, wykorzystując dane z zakładki GUS.

2. Analiza dystrybucji z kodami pocztowymi

Dla kogo: firmy sprzedające produkty poprzez wiele detalicznych punktów sprzedaży (np. rynek FMCG, kosmetyczny, farmaceutyczny, budowlany)

Produkt: Mapa Polski Excel Gminy Premium

Przykład: Firma z branży FMCG wykorzystuje Mapę Polski w Excelu w podziale na gminy do analizy dystrybucji swoich produktów w punktach sprzedaży (rozumianej jako obecność produktu w punkcie). Dane pochodzą z systemu informatycznego i są zbierane przez przedstawicieli w czasie comiesięcznych wizyt w tych punktach. Klient rozbudował mapę o filtr produktowy oraz umożliwił wybór miesiąca. Dane są agregowane do poziomu gminy po kodach pocztowych, a następnie wyliczana jest dystrybucja numeryczna (liczba punktów, w których jest produkt / liczba wszystkich odwiedzonych punktów). Do prezentacji służy kartogram korzystający tylko z koloru niebieskiego.

3. Analiza penetracji rynku i poszukiwanie obszarów, gdzie wciąż istnieje potencjał do sprzedaży

Dla kogo: firmy sprzedające produkty poprzez wiele detalicznych punktów sprzedaży (np. rynek FMCG, kosmetyczny, farmaceutyczny, budowlany)

Produkt: Mapa Polski Excel Gminy Premium

Przykład: Firma z przykładu drugiego poszła w analizie o krok dalej i wykorzystała informację o liczbie mieszkańców i ich sile nabywczej dla handlu detalicznego dla każdej gminy. Powstała w ten sposób mapa, która określa potencjalne obszary do rozwoju sprzedaży – gdzie mieszka dużo osób o wysokich dochodach, a dystrybucja produktu na danym obszarze jest niska. Na tych obszarach zintensyfikowano działania handlowe (m.in. poprzez częstsze wizyty przedstawicieli handlowych i specjalne programy wspierające sprzedaż).

4. Dwuwskaźnikowa analiza oddziałów

Dla kogo: firmy posiadające wiele własnych oddziałów lub punktów sprzedaży rozsianych po całej Polsce (np. sieci handlowe, ogólnopolskie hurtownie, rynek mleczarski, motoryzacyjny, finansowy)

Produkt: Mapa Polski Excel Województwa Premium

Przykład: Firma z branży motoryzacyjnej wykorzystuje zaawansowany wykres bąbelkowy z Mapy Polski w Excelu w podziale na województwa do analizy swoich kilkudziesięciu oddziałów pod kątem podstawowych wskaźników finansowych: przychody ze sprzedaży, koszty, zysk, zysk (%), wykonanie planu sprzedaży (%). Zaawansowany wykres bąbelkowy umożliwia porównanie jednocześnie dwóch zmiennych, np. przychody ze sprzedaży (w postaci wielkości bąbelka) i wykonanie planu sprzedaży (%) (w postaci koloru bąbelka). Firma korzysta z domyślnej skali czerwono-niebieskiej, co oznacza, że duże ciemnoniebieskie bąbelki oznaczają wysokie przychody i wysokie wykonanie planu, małe ciemnoniebieskie bąbelki niskie przychody i wysokie wykonanie planu, duże ciemnoczerwone – wysokie przychody i niskie wykonanie planu, małe ciemnoczerwone – niskie przychody i niskie wykonanie planu. Analogicznie analizowane są wszystkie wskaźniki w wielu kombinacjach. Analiza tego typu pozwala lepiej zrozumieć, które cechy otoczenia wpływają najsilniej na wskaźniki i jest podstawą do decyzji nt. rozbudowy lub zmiany lokalizacji punktów.

1. Czy raport mieści się na jednym ekranu (jednej kartce)?
2. Czy dane mają adekwatny kontekst?
3. Czy widzisz odpowiednią ilość szczegółów?
4. Czy przedstawione w raporcie miary stanowią o Twoim sukcesie?
5. Czy wybrano najwłaściwsze środki prezentacji?
6. Czy podobne informacje przedstawiono analogicznie?
7. Czy środki prezentacji są zaprojektowane prawidłowo?
8. Czy dane liczbowe są przedstawiane poprawnie?
9. Czy dane są dobrze rozmieszczone?
10. Czy dane są efektywnie uwydatnione?
11. Czy raport zawiera tylko niezbędną dekorację?
12. Czy kolor jest użyty selektywnie?
13. Czy raport wygląda atrakcyjnie?

1. Czy raport mieści się na jednym ekranu (jednej kartce)?

Raport powinien zmieścić się na jednym ekranie, bez potrzeby jego przewijania lub przechodzenia do nowych okien (kartkowania). Wynika to z faktu, że proces percepcji wizualnej działa najsprawniej, gdy wszystko znajduje się w zasięgu wzroku, gdyż ludzki mózg zapamiętuje tylko kilka kawałków informacji w tzw. pamięci krótkotrwałej. Zapamiętanie informacji, której już nie widać, może być niewykonalne. Dashboard umożliwia porównania w innych warunkach niedostępne, które mogą doprowadzić do dostrzeżenia zjawisk wcześniej niewidocznych. Przekroczenie granic jednego ekranu, które może się odbyć poprzez podział danych na oddzielne ekrany  (np. w PowerPoincie) lub wymaganie przewijania strony, eliminuje tę korzyść, a wielu odbiorców nie pofatyguje się, aby spojrzeć na to, co leży poza ekranem.

2. Czy dane mają adekwatny kontekst?

Miary dotyczące aktualnego obrazu sytuacji w biznesie rzadko mówią coś samodzielnie. Zwykle potrzebują dobrego wsparcia i pełnego obrazu. Przykładowo, informacja, że sprzedaż od początku roku (ang. Year-to-Date, skr. Y2D) wyniosła 156 tys. zł nie mówi zbyt wiele. Nie wiemy, z czym to porównać, czy to dobrze czy źle i czy nasz cel jest realizowany zgodnie z planem. To tak jakby stworzyć wykres tylko z 1 punktem danych.

3. Czy widzisz odpowiednią ilość szczegółów?

Zbyt wiele szczegółów wyrażonych zbyt precyzyjnie. Zysk 3 235 457,12 zł zamiast 3,2 mln zł, czas przedstawiony z dokładnością do sekund czy wiele miejsce po przecinku dla średniej spowalniają odbiór informacji bez dodatkowych korzyści, są zatem dla odbiorcy stratą czasu.

4. Czy przedstawione w raporcie miary stanowią o Twoim sukcesie?

Miara jest nieskuteczna, jeśli nie przedstawia informacji w najprostszy i najefektywniejszy sposób z możliwych. Może być właściwa, lecz nie przekazywać komunikatu najlepiej. Dla kogoś, kto potrzebuje znać odchylenie sprzedaży planowanej od rzeczywistej, informacja, że wynosi ona kolejno 56 322 zł i 48 987 zł niewiele mówi. Prezentując tej osobie odchylenie jako 13%, lepiej odpowiemy na jej potrzeby.

5. Czy wybrano najwłaściwsze środki prezentacji?

Wybór nieodpowiednich środków prezentacji jest jednym z najczęściej popełnianych błędów, nie tylko przy projektowaniu raportów, ale przy projektowaniu wszystkich form prezentacji danych liczbowych. Przykładowo częstym błędem jest stosowanie wykresu w sytuacji, gdy tabela jest właściwsza lub na odwrót. Innym popularnym błędem jest stosowanie wykresów kołowych, radarowych czy powierzchniowych.

6. Czy podobne informacje przedstawiono analogicznie?

Często spotyka się wprowadzenie różnych sposobów prezentacji danych (np. różnych typów wykresów), aby odbiorcy nie znudzić. Zawsze powinno się wybrać taki sposób prezentacji, który najlepiej pasuje do danej sytuacji, nawet jeśli efektem końcowym będzie wiele podobnych wykresów na raporcie.

7. Czy środki prezentacji są zaprojektowane prawidłowo?

Nie wystarczy wybór odpowiedniego medium do przekazania wiadomości. Trzeba także tak zaprojektować jego komponenty, aby komunikować jasno i skutecznie, bez niepotrzebnego rozpraszania odbiorcy. Najczęściej problemy występują przy użyciu 3D, koloru, etykiet i legend.

8. Czy dane liczbowe są przedstawiane poprawnie?

Czasami graficzna reprezentacja danych jest zaprojektowana w taki sposób, że zakłamuje rzeczywistość, np. gdy skala na wykresie kolumnowym nie zaczyna się od zera lub linie na wykresie liniowym łączą punkty niepowiązane.

9. Czy dane są dobrze rozmieszczone?

Istotą dashboardu jest prezentacja dużej ilości informacji na ograniczonej przestrzeni. Jeśli informacje nie są zorganizowane poprawnie, umiejscowienie nie jest powiązane z kolejnością oglądania lub pogrupowanie stanowi swoisty labirynt, wynikiem jest jeden wielki bałagan. Większość raportów, szczególnie dostępnych w Internecie, składa się z niewielkiej ilości informacji, a nacisk położono na ładny wygląd. Jednak to nie „modny design”, a prezentacja danych zgodna ze sposobem ich użycia stanowi cel raportu. Najważniejsze dane powinny być uwydatnione, a te które wymagają uwagi powinny rzucać się w oczy.

10. Czy dane są efektywnie uwydatnione?

Patrząc na raport, oko powinno zostać przyciągnięte przez te informacje, które są najważniejsze, nawet jeśli nie są umieszczone na najcenniejszych miejscach. Można to osiągnąć poprzez ich wyróżnienie. Na większości raportów najbardziej wyróżniają się logo firmy i tytuł, zaś w treści wyeksponowane jest wszystko jednakowo, gdyż wszystkie dane są tak samo wytłuszczone i  kolorowe, powodując, że odbiorca nie wie, na czym się skupić.

11. Czy raport zawiera tylko niezbędną dekorację?

Ekspert wizualizacji danych prof. Edward Tufte powiedział: „Nieumiejętna grafika rozwija się, ponieważ wielu artystów wierzy, że statystyka jest nudna i monotonna. Dążą zatem do dekorowania i ożywiania, przesadzając, co można dostrzec w danych. Jeśli statystyka jest nudna, to znaczy, że masz złe liczby”.

12. Czy kolor jest użyty selektywnie?

Decyzje związane z kolorem powinny być podejmowane z rozwagą oraz przy pełnym zrozumieniu zasad ich postrzegania. Niektóre kolory wysyłają bowiem sygnały i przyciągają uwagę, podczas gdy inne są mniej widoczne. Kiedy kolor pojawia się w ostrym kontraście do otoczenia, oko i mózg próbują nadać mu znaczenie, zaś kiedy w dwóch sekcjach raportu kolor powtarza się, uznajemy je za powiązane ze sobą. Często stosowane są kolory sygnalizacji ulicznej: czerwony, żółty i zielony, ale zapominamy przy tym, że 10% mężczyzn i 1% kobiet jest daltonistami.

13. Czy raport wygląda atrakcyjnie?

Niektóre raporty są tak brzydkie, że natychmiast odwracamy od nich wzrok. Nie chodzi jednak o dodanie dekoracji, ale o przedstawienie danych w atrakcyjny sposób, bez dodawania elementów rozpraszających. Nie trzeba być artystą, aby zaprojektować atrakcyjny dashboard. Podstawą jest jednak znajomość podstaw percepcji wizualnej.

Nawiązując do definicji, informacje przedstawione są w sposób wysoce wizualny, a większość danych wyrażona jest za pomocą wykresów (kolumnowego, pociskowego, miniwykresu), podczas gdy same liczby odgrywają rolę pomocniczą. Wizualna prezentacja danych pozwala lepiej wykorzystać potencjał drzemiący w ludzkim mózgu. Selektywne zastosowanie koloru oraz usunięcie niepotrzebnych informacji (w celu maksymalizacji współczynnika dane/atrament) skracają czas potrzebny na analizę danych.

Autor dashboardu wybrał najważniejsze informacje, które umożliwiają Dyrektorowi Sprzedaży ocenę sytuacji, m.in.: Sprzedaż, Zysk, Średnia wielkość zamówienia, Liczba nowych klientów.

Stopień osiągnięcia celu obrazowany jest za pomocą wykresu pociskowego (zarówno w prostej, jak i w zaawansowanej postaci), dzięki czemu szybko widać, gdzie plany udało się zrealizować.

Informacje są zebrane razem (skonsolidowane) i podzielone na 6 grup.

Cały raport mieści się na jednym ekranie (jednej kartce papieru), aby wspierać naszą pamięć krótkoterminową w procesowaniu widzianych informacji. Kondensację danych umożliwiają miniwykresy liniowe.

Śledzenie w mgnieniu oka umożliwia zastosowanie sygnalizacji ulicznej (nie tylko przy pomocy koloru czerwonego, ale także pomocy odcienie szarości na wykresie pociskowym), przez co krytyczne miary przyciągają natychmiast uwagę czytelnika.

Standardowy dashboard Google Analytics (lub, jak nazwali go specjaliści z Google, Pulpit nawigacyjny) funkcjonujący dla strony SkuteczneRaporty.pl wygląda tak:

Z punktu widzenia graficznej prezentacji danych dashboard Google jest rozwiązaniem ciekawym i, co ważne, zgodnym z zasadami (z jednym wyjątkiem). Przede wszystkim mieści się na jednym ekranie komputera, dzięki czemu najważniejsze informacje mamy w zasięgu wzroku. Zgromadzone informacje są pogrupowane tak, aby najważniejsze wskaźniki rzucały się w oczy (m.in. poprzez ich pozycję i rozmiar czcionki). Dzięki miniwykresom mamy dużo informacji na małej przestrzeni. Zastosowano najprostsze formy graficzne: wykres liniowy (a dokładniej wykres warstwowy z 1 serią), kołowy (to ten wyjątek – można było go zastąpić kolumnowym) i kolumnowy. Selektywnie wykorzystano kolor, bazując na jednym głównym – kolorze niebieskim. Co więcej, Nakładka mapy umożliwia prezentację danych liczbowych na mapie świata i Polski:

Na tym jednak nie koniec zalet. Użytkownik ma pełną możliwość personalizacji nie tylko wszystkich wykresów, ale i całego dashboardu. Może np. ustalić swoje cele i obserwować ich realizację (główny cel dashboardu). W przypadku każdej miary może wejść w szczegóły, dynamicznie wybrać zakres dat, spojrzeć na dane w różnych wymiarach, powiązać dashboard z Adsense itd.

Podsumowując, Pulpit nawigacyjny Google Analytics jest prosty, przejrzysty, interaktywny i skuteczny.

Najważniejszymi ikonami stosowanymi na dashboardach są sygnalizacja uliczna, ikony trendu oraz ikony alarmu. Dążąc do dashboardu, który aktualizuje się samoistnie po wstawieniu nowych danych, warto skorzystać z jednego z trzech sposobów wstawiania dynamicznych ikon w Excelu.

Formatowanie warunkowe (Excel 2007, 2010, 2013)

Dla użytkowników Excela 2007 i wyższych, którzy udostępniają swoje dzieło odbiorcom w tej samej wersji programu, sprawa jest bardzo prosta. Programiści z Microsoftu wbudowali ikony w formatowanie warunkowe. Projektując dashboard, umieszczamy kursor w komórce docelowej, klikamy Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Zestawy ikon i wybieramy z dostępnych grup ikon. Następnie klikamy ponownie Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami > Edytuj regułę i ustawiamy wartości naszej komórki, przy których powinny pojawiać się poszczególne ikony. Jednym kliknięciem możemy odwrócić kolejność ikon lub sprawić, aby w naszej komórce widoczna była tylko ikona (wartość komórki zostaje ukryta).

Godne polecenia są ikony, które w najprostszy sposób komunikują jakiś stan i są najbardziej intuicyjne, a więc: 3 światła sygnalizacji ulicznej (niezaokrąglone), 3 strzałki (kolorowe), 3 symbole (niezakreślone). Stosując formatowanie warunkowe w Excelu 2007 należy pamiętać, że po wygenerowaniu strony internetowej formatowanie znika.

Czcionka symboliczna i formatowanie warunkowe (Excel 2003)

Osoby, które używają Excela 2003 lub które w Excelu 2007 nie znajdują pożądanego zestawu ikon, mogą zastosować inny sposób, który różni się w zależności od ikony, którą chcemy umieścić na dashboardzie.
Chcąc wstawić światła sygnalizacji ulicznej, umieszczamy w komórce obok naszej wartości symbol koła (Wstaw (Excel 2003) lub Wstawianie (Excel 2007) > Symbol > Czcionka Wingdings 2 > Kod znaku 152 > Wstaw). Następnie, stosując formatowanie warunkowe, w Excelu 2003 (Format -> Formatowanie warunkowe ->Formuła jest) tworzymy 3 warunki, a w Excelu 2007 (Narzędzia główne > Nowa reguła > Użyj formuły…) tworzymy 3 reguły:

Chcąc wstawić symbol trendu, stosujemy inny symbol, funkcję Jeżeli i Formatowanie warunkowe. Przykład ilustruje poniższy rysunek z Excela 2007:

W komórce B1 wstawiamy funkcję, a w komórkach C1, D1 i E1 umieszczamy ikony trendu (Wstawianie -> Symbol -> z: Unciode (szesnastkowy) -> Kod znaku 25B2 (dla C1), 25BA (dla D1), 25BC (dla E1). Następnie wstawiamy formatowanie warunkowe dla komórki B1.
W ten sposób możemy umieścić w arkuszu o wiele więcej symboli niż przy użyciu Zestawu ikon formatowania warunkowego.

Aparat fotograficzny (Excel 2003)

Aparat fotograficzny jest zaszytą funkcjonalnością Excela. A szkoda, bo jego działanie jest bardzo ciekawe – pokazuje on zawartość komórki, którą skopiujemy. Aparat wydobywamy poprzez dostosowanie Paska narzędzi, klikając na pasku prawym przyciskiem myszy i postępując zgodnie z poniższymi rysunkami.
W Excelu 2003:

W Excelu 2007 i wyższych:

Aby skorzystać z aparatu, zaznaczamy komórkę, przykładowo A1, klikamy na Aparat fotograficzny i rysujemy komórkę obok. Powstaje w ten sposób wierna kopia komórki A1 i, co najważniejsze, zmieniająca się wraz z nią. Przykład ten ilustruje poniższy rysunek:

Stworzenie ikon nie jest już tak proste, gdyż wymaga użycia kilku nazw zdefiniowanych. W pierwszej kolejności w kilku komórkach rysujemy nasze ikony przy wykorzystaniu kształtów (Wstawianie > Kształty), a następnie nazywamy te komórki (skrótem Ctrl+F3>Nowy lub w Polu nazwy). W poniższym przykładzie komórki w kolumnie A nazwano zgodnie z wpisami w kolumnie B:

W dalszej kolejności  tworzymy nazwę zdefiniowaną, która przyjmie wartość w zależności od uzyskanego przez miarę poziomu przy pomocy funkcji Jeżeli (Ctrl+F3 lub Wstawianie > Menedżer nazw > Nowy). Nazwa zdefiniowana przyjmuje określoną przez nas nazwę. Następnie robimy naszym aparatem zdjęcie dowolnej komórki arkusza, klikamy na nie lewym przyciskiem myszy i w polu formuły wpisujemy = nazwa (w przykładzie =swiatlo). Zmieniamy też formatowanie zdjęcia, usuwając tło i obramowanie. Gotowe! Teraz w zależności od wartości komórki docelowej (w przykładzie D6) zmienia się światło na naszym zdjęciu (w przykładzie w zakresie brak światła-światło różowe-światło czerwone).

Ciekawostka

Interesujący efekt powstaje, gdy na komórkę nałożymy zrobione jej zdjęcie, sformatowane i lekko zmniejszone. Uzyskujemy wówczas efekt wielokrotnego odbicia, podobny do tego, który uzyskujemy przy pomocy dwóch lusterek:

Plik do pobrania

Oto plik zawierający wszystkie powyższe przykłady: dynamiczne ikony w Excelu.

„Liczba pracowników”, a nie „ilość pracowników”
Zasada: ilość odnosi się do wartości niepoliczalnych (np. ilość czasu, mąki itp.), a liczba do dyskretnych i policzalnych (liczba produktów, projektów, dni itp.).

„Kredyt w złotych”, a nie „kredyt w złotówkach”
Zasada: złoty jest nazwą naszej waluty (podobnie jak dolar, euro, frank), a złotówka to tylko jej potoczna nazwa oraz określenie monety jeden złoty.

„Piętnaście złotych (15 zł lub 15 PLN)”, a nie „piętnaście złoty (15 zł.)„
Zasada: jeden złoty, więcej złotych. PLN to międzynarodowe oznaczenie naszej waluty, gdzie PL to symbol kraju, a N oznacza „Nowy Złoty”. Oznaczenie PLN zastąpiło po denominacji symbol PLZ, gdzie Z oznaczał Złoty.

„W cudzysłowie”, a nie „w cudzysłowiu”
Zasada: „cudzysłów” odmienia się jak „rów”.

„Otrzymają Państwo”, a nie „otrzymacie Państwo”
Zasada: rzeczownik „Państwo” wymaga czasownika w trzeciej osoba liczby mnogiej. Nie warto brać przykładu z telewizji, gdzie zasada ta jest łamana w celu zmniejszenia dystansu do widza.

Inflacja wzrosła „o jeden punkt procentowy”, a nie „o jeden procent”

Zasada: punkt procentowy odnosi się do zmiany współczynnika wyrażanego w procentach. Wszystko inne rośnie lub maleje o jakiś procent. Procent ogólnie jest problematyczny, poprawna jego odmiana wygląda tak:
Zabrakło sześciu procent głosów. / Zabrakło 6% głosów.
Dałem prezent dziesięciu procentom uczestników. / Dałem prezent 10% uczestników.

„Wyższa cena”, a nie „droższa cena”
Zasada: drogi jest produkt, a jego cena co najwyżej wysoka.

„W dniu trzecim lutego dwa tysiące dziesiątego roku (w dniu 3.02.2010)”, a nie „w dniu trzeciego lutego dwutysięcznego dziesiątego roku”
„Trzeci lutego (3 lutego)”, a nie „trzeci luty (3 luty)”
Zasada: numer dnia miesiąc jest nieodłącznie związany z domyślnym słowem „dzień” (w związku z tym wszystkie słowne daty w Excelu są błędne), zaś rok dwutysięczny (2000) był tylko raz, następne lata zaczynają się już od „dwa tysiące”.

Średnia wynosi „10,5”, a nie „10.5”
Obroty wyniosły „1340000” (ewentualnie „1 340 000”), a nie „1.340.000” lub „1,340,000”.
Zasada: część ułamkową od całkowitej zawsze oddziela przecinek, a trzycyfrowe grupy tysięcy można oddzielać tylko spacją.

„Przez długi okres” (ewentualnie „przez długi czas”), a nie „przez długi okres czasu”
Zasada: okres jest miarą czasu.

„Menedżer” (ewentualnie „menadżer”), a nie „menager”
Zasada: tam gdzie istnieje dobry odpowiednik należy używać słów polskich. Co ciekawe słowo menedżer jest używane siedmiokrotnie częściej niż menadżer.

„Metodyka prowadzenia projektów”, a nie „metodologia prowadzenia projektów”
Zasada: metodologia odnosi się do badań (np. naukowych), podczas gdy metodyka zawiera zbiór zasad dotyczących sposobów wykonywania pracy, czyli mówi jak prowadzić projekty.

„KPI”, a nie „wskaźnik KPI”
Zasada: skrót KPI (ang. Key Performance Indicator) zawiera w sobie słowo wskaźnik, więc nie używamy ponownie słowa wskaźnik.

„Biznesplan” (analogicznie „bizneswoman”, „biznesmen”), a nie „biznes plan”
Zasada: słowo „biznes” jest traktowane jak przedrostek.

„Raport finansowy”, a nie „Raport Finansowy”
„Instrukcja prowadzenia projektów”, a nie „Instrukcja Prowadzenia Projektów”
Zasada: w tytułach publikacji niecyklicznych wielką literą piszemy tylko pierwszy wyraz.

Nie bez powodu powstało wiele metodyk, które krok po kroku opisują, w jaki sposób inicjatywę stworzenia dashboardu przeprowadzić z sukcesem. Są to m.in.:
– zrównoważona karta wyników (ang. Balanced Scorecard, w skrócie BSC),
– ekonomiczna wartość dodana (ang. Economic Value Added, EVA) w ramach zarządzania przez wartość (ang. Value Based Management, VBM),
– system zarządzania procesami biznesowymi (ang. Business Process Management System, BPMS) w ramach Six Sigma.
Wszystkie dostępne metodyki mają wspólne elementy, dzięki którym końcowy sukces jest bardziej prawdopodobny. Oto one:

Określenie zakresu projektu
Aby maksymalizować potencjalny zwrot z inicjatywy budowania dashboardu, należy zacząć od podstaw, czyli wystartować z projektem, definiując na początku jego zakres. Czy będzie to dashboard departamentu (IT, Sprzedaży czy innej funkcji), na poziomie całego przedsiębiorstwa czy może kombinacja obu powyższych? Czy ma to być dashboard dla pojedynczych pracowników, który przenosi cele organizacji i ich miary na najniższy indywidualny poziom? Następnie należy przystąpić do wybrania członków zespołu projektowego oraz identyfikacji głównych interesariuszy, gdyż nie jest to projekt, który można wykonać pokątnie i dostarczyć, gdy będzie ukończony.

Zrozumienie strategii
Ważnym krokiem jest zrozumienie całościowej strategii organizacji. Z uwagi na to, że celem dashboardu jest umożliwienie przedsiębiorstwu skutecznej realizacji strategii, niezbędnym elementem jest właśnie jej zrozumienie. Dashboard mierzy sukces jej wykonania i identyfikuje obszary, które potrzebują uwagi.

Wybór KPI-ów
Rozumiejąc strategię, jesteśmy w stanie wybrać KPI-e (ang. Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki wydajności) z nią związane. Niezależnie od stosowanej metodyki dobrze jest stworzyć odpowiednią mieszankę miar wewnętrznych i zewnętrznych, w tym natury finansowej i niefinansowej. Dzięki temu stworzymy podstawę do analizy ex post (jak nasze działania wpłynęły na wyniki, w tym wyniki finansowe?) oraz ex ante (co przyniesie przyszłość i jak na to zareagować?).

Zdefiniowanie danych
Po określeniu i zorganizowaniu KPI-ów nadchodzi czas na kolejne ważne kroki. Uzyskane miary główne są zwykle złożonymi kalkulacjami. Dla każdego KPI-u należy zidentyfikować eksperta, aby zespół wdrożeniowy wiedział dokładnie, z czego KPI się wywodzi. Głównym zadaniem, które będzie pochodną powyższego, jest identyfikacja miejsca zbierania danych składowych każdej miary. Zadanie to wywoła z pewnością dyskusję na temat dostępności, bezpieczeństwa, jakości, formatu, jednostki danych. Może się okazać, w szczególności w przypadku danych niefinansowych, że dane po prostu nie istnieją w postaci elektronicznej lub są zbierane w osobistych arkuszach. Należy zatem rozwiązać kwestię, jak te dane otrzymać. Być może muszą one zostać dodane do istniejącego systemu tak, aby były zbierane regularnie z innymi danymi. Jeśli dane są wymagane tylko przez projekt budowania dashboardu, najlepszym rozwiązaniem może okazać się udostępnianie danych wejściowych.

Określenie celów
Gdy wiadomo już, co będzie mierzone i skąd będą pochodzić dane, można przejść do następnej istotnej kwestii – określenia targetów dla każdej z miar. Żeby lepiej ocenić wyniki organizacji i ich wpływ na strategię, należy porównać aktualnie osiągane rezultaty z uzgodnionymi celami. Może być to wynik z zeszłego roku (np. celem jest poprawa zeszłorocznego rezultatu o 10%) lub benchmark sektora danej branży (np. inne przedsiębiorstwa w naszym sektorze osiągnęły marżę na poziomie 30%, więc chcemy ich wynik powtórzyć lub przewyższyć). Najłatwiej znaleźć  targety dla budżetowania i planowania, gdyż są one zwykle dobrze rozwinięte, gdyż bez nich trudno jest skutecznie zarządzać. Dzięki dobrze określonym celom będziemy mogli weryfikować nasze działania porównując to co planowaliśmy z tym co faktycznie osiągnęliśmy.

Stworzenie planu działań naprawczych
Kolejnym krokiem jest stworzenie planu działań naprawczych i powierzenie odpowiedzialności za nie. Jeśli jedna z głównych miar znalazłaby się poza dopuszczalnym zakresem, należy znaleźć odpowiedź na pytanie, co można było zrobić inaczej i kto był za to odpowiedzialny. Na marginesie, jeśli na KPI nie można wpływać poprzez podejmowanie działań, nie powinien on być KPI-em.

Wybór rozwiązania IT
Nieodłącznym etapem jest określenie rozwiązania technologicznego, które będzie wspierać inicjatywę budowania dashboardu. Rozrzut jest tu duży: od odpowiednio zaprojektowanego pliku Excel do zaawansowanego rozwiązania klasy BI. Niezależnie od naszego wyboru, rozwiązanie IT musi wspierać szybkie podejmowanie decyzji poprzez odpowiednio zaprojektowaną wizualizację danych.