Do czego służy KPI?

KPI mają duży wpływ na organizację: stanowią informację zwrotną na temat jakości oraz kosztów pracy. Są także narzędziem kontroli menedżerskiej – pozwalają szybko wykryć problem i na niego zareagować, nadawać priorytety działaniom. Co ciekawe, stwierdzenie „wskaźnik KPI” jest błędne, ponieważ już w samym skrócie jest zakodowane słowo indicator – czyli wskaźnik. Mimo to Excel wpadł w pułapkę popełnianą przez wielu i tutaj także znajdziemy „wskaźnik KPI”. W PowerView istnieje możliwość wbudowania takiego wskaźnika w tabelę – będzie on przy pomocy np. symboli sygnalizacji świetlnej informował nas o dobrym (zielone światło), średnim (żółte) bądź złym (czerwone) stanie danej wartości. Działa on na bardzo podobnej zasadzie co formatowanie warunkowe w skoroszycie Excela.

Tworzenie KPI w PowerPivot

Jak tworzymy taki wskaźnik? Najpierw tworzymy miarę jawną (inna nazwa – pole obliczeniowe jawne) w obszarze obliczeń w PowerPivot, w oparciu o którą stworzymy nasze KPI. Następnie, mając ją zaznaczoną, wybieramy Narzędzia główne -> Utwórz wskaźnik KPI:

Po wybraniu tej opcji otworzy nam się okno Kluczowy wskaźnik efektywnosci (KPI), w którym wybieramy wartości, dla których mają być wyświetlane poszczególne ikony (zdefiniowane przez pole obliczeniowe bądź też wartość bezwzględną) oraz zaznaczamy interesujący nas zestaw symboli. Na suwaku widzimy przedziały, dla jakich będą wyświetlane poszczególne światła.Nasz cel znajduje się na pozycji 100%. Drugi próg znajduje się na 80%, a pierwszy – na 40%. Progi te możemy oczywiście zmieniać według własnego uznania, po prostu chwytając i przeciągając interesujący nas element. Po kliknięciu OK pojawi się oznaczenie KPI obok obliczonej miary:

Podobny symbol ujrzymy także w widoku diagramu w PowerPivot:

A także, naturalnie, na liście pól programu PowerView oraz tabeli przestawnej:

Na listach KPI składa się zawsze w trzech tych samych elementów: wartości, celu oraz stanu. Wartość jest to obliczony wynik naszej miary – może oczywiście się różnić w zależności od tego, jaką tabelę skonstruujemy. Cel jest określony przez wpisaną przez nas liczbę bezwzględną lub też wskazaną miarę. Stan natomiast jest kolumną zawierającą ikony, jakie zdefiniowaliśmy w ustawieniach naszego wskaźnika.

Edycja KPI

Raz utworzony wskaźnik możemy edytować wyłącznie w widoku danych PowerPivot – w tym celu należy kliknąć na niego prawym klawiszem myszy i wybrać opcję Edytuj opcje wskaźnika KPI. Otworzy się okno Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI), w którym możemy dokonać dowolnych zmian.

Nadawanie opisów

Teoretycznie istnieje opcja umożliwiająca wyświetlanie zdefiniowanego przez nas opisu po najechaniu kursorem na nazwę wskaźnika w spisie pól programu PowerView:

Opisy możemy nadać nie tylko całemu wskaźnikowi, ale także poszczególnym jego elementom: wartości, celowi oraz stanowi. Można to zrobić we wspominanym wcześniej oknie Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI) – wystarczy kliknąć napis Opisy znajdujący się w dolnej części tego okna, aby przejść do części w której możemy zdefiniować wyświetlany tekst:

Opis ten nie będzie jednak widoczny ani w PowerView ani w tabeli przestawnej. Służy jedynie dla osób, które tworzą formuły i przeliczenia pod KPI-e, aby były w stanie przeczytać komentarz objaśniający, jak wskaźnik ma być liczony.

Ćwiczenie praktyczne

W ramach zaobserwowania działania KPI w PowerView lub w tabeli przestawnej warto wykonać jeden taki wskaźnik. Można do tego wykorzystać własną bazę danych bądź użyć przygotowanego przez nas pliku z przykładowymi danymi ukazującymi sprzedaż produktów (odnośnik do pliku znajduje się pod tekstem). Poniżej opiszemy konstruowanie KPI na tych właśnie przykładowych danych. Załóżmy, iż dla naszego przedsiębiorstwa najważniejszy jest przychód – dlatego też na podstawie tej wartości stworzymy nasz wskaźnik. Aby go obliczyć, użyjemy funkcji SUMX obliczającej sumę wyrażenia obliczonego dla każdego wiersza w tabeli.       1. Tworzenie miary W oknie PowerPivot (w celu jego włączenia klikamy zakładkę POWERPIVOT > Zarządzaj) w widoku danych otwieramy obszar obliczeń (jeżeli jeszcze nie mamy go aktywnego): Następnie klikamy na dowolnej komórce tego obszaru i wpisujemy poniższą funkcję:

Przychód:=SUMX(’Tabela_Sprzedaż’;[Liczba]*[Cena sprzedaży])

Przed dwukropkiem znajduje się nazwa naszego pola obliczeniowego. Funkcja SUMX wymaga podania tabeli, w której odbywa się sumowanie – w naszym przykładowym przypadku jest to Tabela_Sprzedaż. Program PowerPivot wymaga pisania nazw tabel w apostrofach, jeżeli – tak jak w naszym przypadku – znajdują się w niej polskie litery, np. „ż” Następnie obliczamy cały przychód – mnożymy cenę sprzedanego produktu razy jego ilość (w jednym wierszu, który odpowiada jednej transakcji), a potem sumujemy te wartości ze wszystkich wierszy.

2. Tworzenie KPI

Konstrukcję wskaźnika przeprowadzamy w sposób opisany w pierwszej części artykułu – mając zaznaczoną miarę klikamy Wskaźnik KPI. Otworzy się okno Kluczowy Wskaźnik Efektywności (KPI). Załóżmy, iż naszym celem będzie osiągnięcie przychodu na poziomie 600 000 zł na kwartał. Najprościej możemy utworzyć taki wskaźnik poprzez zaznaczenie w oknie opcji Wartość bezwzględna i wpisanie pożądanej liczby. Następnie przechodzimy do PowerView i tworzymy tabelę przy pomocy obiektów kwartał oraz ( ze wskaźnika KPI) wartość i stan:

Po powyższej tabeli możemy stwierdzić, w których kwartałach nasza sprzedaż była niezadowalająca, a w których zrealizowaliśmy bądź byliśmy wystarczająco blisko wyznaczonego przez nas celu.

Analogiczną tabelę można wykonać w tabeli przestawnej:

Dodatkową zaletą tabeli przestawnej jest możliwość zmiany nagłówków:

Dzięki temu możemy zmienić niezbyt eleganckie napisy typu Przychód Stan.

Czy macie jakieś pytania dotyczące kluczowych wskaźników efektywności? Jeżeli tak, koniecznie napiszcie komentarz!

Plik z przykładowymi danymi: KPI