Problem 1: Brak wczytania nagłówków

To scenariusz, który zwykle pojawia się w plikach Excel. Po wczytaniu folderu z plikami Excel nagłówki z arkuszy pojawiają się w pierwszym wierszu.

Pomocna będzie formuła:

Table.PromoteHeaders([Data])

Formułę wstawiamy jako Dodaj kolumnę > Kolumna niestandardowa (1) > odwołujemy do kolumny z tabelą (2). Po kliknięciu na tabele w nowej kolumnie (3) możemy dostrzec nadane nagłówki (4). Dzięki temu mamy pewność, że operacja Dołącz, która jest integralną częścią procesu pobierania danych z folderu, wykona się na właściwych kolumnach.

Problem 2: Nagłówki nie są w pierwszym wierszu

Kolejnym wyzwaniem są dla nas dane, które zaczynają się zawsze w n-tym wierszu (np. w 5. wierszu).

Przyda się formuła:

Table.Skip([Data],4)

Dzięki niej możemy usunąć w każdym pliku n (w przykładzie 4) wierszy.

Pozostaje jeszcze poprawić nagłówki analogicznie, jak w scenariuszu nr 1.

Problem 3: Zmienna liczba niepotrzebnych wierszy

Jeśli liczba wierszy na początku tabeli różni się między plikami, możemy przesunąć dane w górę innym sposobem.

Użyjmy filtrowania wartościach pustych (null) w kolumnie, która zawiera tylko dane:

Table.SelectRows([Data], each ([Column16] <> null))

Ważne, aby wybrać „bezpieczną” kolumnę.

Problem 4: Zmienne nazwy kolumn

Jeśli nazwy kolumn się różnią, nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, a wiele zależy od tego, czy nazwa kolumny ma dla nas znaczenie. Jeśli nie, możemy wykonać dołączanie niezależnie od kolumn > odfiltrować niepotrzebne wiersze z nagłówkami > nadać nagłówki samodzielnie.

Jeśli nazwy kolumn mogą nam się przydać, możemy je przywołać do nowej kolumny poprzez Kolumnę warunkową.

A następnie wypełnić w dół.

Problem 5: Dane w postaci formularza

Jeśli dane nie mają układu tabeli, a są w postaci niezależnych komórek, czeka nas więcej pracy. Niemniej przyda się funkcja, która pozwala pobierać dane z konkretnych komórek Excel.

Oto funkcja do wykorzystania:

(tabela as table, kolumna as number, wiersz as number) =>

//definiowanie zmiennnych

let

DodajIndeks = Table.AddIndexColumn(tabela, "Indeks", 1, 1),

UsunwWiersze = Table.SelectRows(DodajIndeks, each ([Indeks] = wiersz)),

UsunKolumny = Table.SelectColumns(UsunwWiersze,{"Column"&Text.From(kolumna)})

in

UsunKolumny

Jak z niej skorzystać?

1. Skopiuj tekst funkcji.
2. Utwórz nowe puste zapytanie.

3. Otwórz Edytor zaawansowany i wklej formułę.

4. Wywołaj funkcję niestandardową, wskazując funkcję, kolumnę z tabelami (u mnie Data), kolumnę i wiersz szukanej komórki.

5. Pamiętaj, aby po rozpakowaniu, nazwać właściwie Twoje dane.

Pliki do pobrania

Oto komplet plików do pobierania danych z folderu. Aby działały zapytania, podłącz je do folderów na Twoim komputerze w kroku Źródło x 2 (zapytanie główne z folderu Inne zapytania i zapytanie o nazwie Przykładowy plik).

Analizuj w Excelu (Analyze in Excel)

Analyze in Excel jest prostym sposobem na połączenie środowiska Power BI z elastycznością, którą daje program Excel. Raport opublikowany na witrynie Power BI możemy pobrać w postaci pliku do otwarcia w Excelu (działa tylko z 64-bitową wersją Office). Po otwarciu możemy pracować w tabeli przestawnej na opublikowanym na witrynie Power BI modelu danych wraz ze wszystkimi przygotowanymi tam miarami. Gotowy raport możemy zapisać w programie Excel jak normalny plik. Dane źródłowe są na bieżąco pobierane z witryny Power BI i nie są dostępne lokalnie. Do działania tej opcji wymagane jest konto Pro.

Raport pracuje jak zwykła tabela przestawna.

Publikuj do Power BI z Excela

Nowość w Office 365, która pozwala opublikować plik Excel jako plik Excel usługi Excel Online lub źródło danych do raportów. Obie opcje dają różne możliwości (patrz opis niżej).

Przypnij z Excela do Power BI (Pin to Power BI)

Masz tak skomplikowaną tabelę, że na pewno nie da jej się odtworzyć w Power BI? Nic straconego! Fragment pliku Excel (zakres komórek lub wykres) możesz przypiąć jako statyczny element (obraz) do pulpitu nawigacyjnego Power BI za pomocą dodatku Pin to Power BI. Dodatek pobierzesz na witrynie Power BI.

Tak opublikowany raport pojawi się na w pulpicie na witrynie Power BI. Do działania tej opcji wymagane jest konto Pro.

Połącz z danymi w Power BI (także poprzez dodatek Pin to Power BI)

Ten sam dodatek pozwala także na podłączenie do opublikowanych źródeł danych (opcja Połącz z danymi). Szczegóły i ograniczenia znajdziesz na stronie o dodatku Power BI Publisher for Excel. Do działania tej opcji także wymagane jest konto Pro.

Importuj model danych z Excela do Power BI Desktop

Wykonałeś sporo pracy w Power Pivot, projektując model danych i tworząc raporty w Power View? Jeśli Twoje źródła danych są zewnętrzne (nie znajdują się lokalnie w Twoim pliku), możesz cały model (zapytania, relacje, miary) i raporty Power View zaimportować do Power BI Desktop.

Microsoft nie daje gwarancji, że pobierze wszystko.

Przy odrobinie szczęścia zaimportujemy zapytania, model danych i miary.

Kopiuj-wklej zapytanie pomiędzy Power Query

Ta sztuczka często przydaje się osobom pracującym w obu środowiskach. Mam zapytanie w Excel Power Query, a chcę mieć w Power BI (lub na odwrót)? W widoku zapytań zaznaczamy > kopiujemy > w widoku zapytań wklejamy.

Excel OneDrive lub SharePoint Online jako źródło zapytania + Autozapis

Ważną funkcją Office 365 jest Autozapis. Do czego może przydać się w praktyce? Oprócz wspólnej pracy wielu użytkowników na 1 pliku, możemy Autozapis wykorzystać w środowisku Power BI. Aplikacja traktuje dysk OneDrive lub SharePoint Online jako zautomatyzowane źródło danych, które odświeża się w trybie ciągłym w Power BI Online. Zatem praca bieżąca w otwartym pliku Excel, który zapisuje się automatycznie na dysku, jest stale aktualizowana w powiązanym raporcie Power BI. To chyba najprostszy i najtańszy sposób na raporty online.

Eksportuj dane do CSV i otwórz w Excelu

Dane widoczne w wizualizacji Power BI można wyeksportować do pliku CSV, który z kolei można wczytać przez Power Query do programu Excel. W testach udało mi się uzyskać plik CSV o maksymalnie 30 000 wierszy.

Pobieranie danych z pliku Excel (lub z folderu z plikami Excel)

Ta opcja pojawia się bardziej jako uzupełnienie tematu Power Query (zarówno po stronie Power BI, jak i po stronie programu Excel). Wczytywanie danych z pojedynczego pliku jest możliwe także w momencie, gdy użytkownik z niego korzysta.

Znasz inne sposoby na wymianę danych między Power BI a Excelem?

Podziel się w komentarzu.

Pobieranie plików z folderu za pomocą Power Query

W katalogu Dane znajdują się 2 pliki.

Na karcie Power Query wybieramy polecenie Z pliku > Z folderu. Opcja ta umożliwia import wielu plików jednocześnie.

W kolejnym kroku należy wskazać ścieżkę (folder), w której znajdują się wszystkie pliki do importu.

W edytorze zapytań, po zaznaczeniu kolumny Content i kliknięciu prawym przyciskiem myszy, pojawi się lista, z której należy wybrać opcję Usuń inne kolumny. Kolumna Content odpowiada za nasz plik.

W kolejnym etapie należy dodać kolumnę niestandardową (Dodaj kolumnę > Dodawanie kolumny niestandardowej) oraz wpisać poniższą formułę

= Excel.Workbook([Content])

Uwaga: opisana w obecnym przykładzie metoda importu danych dotyczy plików w formacie xlsx. W przypadku innych formatów działania mogą się różnić.

W edytorze pojawi się nowa kolumna (PobierzDane) z obiektami tabeli oraz symbolem strzałek w prawym górnym rogu. Po ich kliknięciu należy wybrać OK.

Power Query wyświetli wszystkie obiekty znajdujące się w 2 plikach. Z kolumny PobierzDane.Item należy odfiltrować tylko interesujące nas arkusze tj. Arkusz1 z plików 1 i 2.

Następnie zaznaczamy kolumnę PobierzDane.Data i usuwamy pozostałe kolumny.

W tym momencie możliwe jest już zaimportowanie danych poprzez wybór strzałek w górnym rogu kolumny PobierzDane.Data. Rozwiązanie to wymagałoby jednak kilku dodatkowych operacji na danych na dalszym etapie. Żeby ich uniknąć, posłużymy się formułą w kolumnie niestandardowej (Dodaj kolumnę > Dodawanie kolumny niestandardowej):

=Table.PromoteHeaders([PobierzDane.Data])

W ostatnim etapie możemy usunąć kolumnę PobierzDane.Data, rozwinąć kolumnę DaneZaimportowane (za pomocą strzałek w nagłówku), odznaczając Użyj oryginalnej nazwy kolumn jako prefiksu, a następnie wciskamy OK. Odznaczenie Użyj oryginalnej nazwy kolumny jako prefiksu spowoduje, że w tabeli wynikowej nagłówki kolumn nie będą posiadały zbędnego prefiksu DaneZaimportowane np. DaneZaimportowane.Data wysyłki.

Opcja Zamknij i załaduj w zakładce Narzędzia główne ładuje dane do nowego arkusza Excel w formacie tabeli.

Jak dodać nowe dane do pobrania poprzez Power Query?

O ile na żadnym etapie polecenia w Power Query nasz nowy plik nie zostanie odfiltrowany (np. w powyższym ćwiczeniu odfiltrowaliśmy tylko arkusze o nazwie Arkusz1), może wystarczyć skopiowanie nowego pliku do folderu i wybranie polecenia Odśwież. W bardziej zaawansowanych przypadkach potrzebne jest bardziej uniwersalne polecenie, które pokazuję w kolejnym poście.

Plik do pobrania

Możesz pobrać załączony katalog i samodzielnie przetestować gotowy skrypt Power Query. Na swoim komputerze podmień tylko ścieżkę katalogu: