Poznaj wszystkie nowości Excela 365

To już kolejne aktualizacja Excela w ostatnim czasie. Więcej na ten temat możesz przeczytać w bardzo szerokim artykule: Nowości w programie Excel 365

Do lepszego zrozumienia wpisu przyda się też podstawowa wiedza o formułach, którą możesz zdobyć bezpłatnie w 13-godzinnym kursie Excel.

W artykule kilka formuł kończy się jako formuła tablicowa rozlana na inne komórki.

Funkcja TEKST.PRZED (TEXTBEFORE)

Czy zdarzyło Ci się pisać w Excelu jakąś złożoną formułę tekstową, np. korzystając z kombinacji funkcji LEWY, ZNAJDŹ, FRAGMENT.TEKSTU, DŁ? Jeśli tak, szybko zrozumiesz, jakie ułatwienie przynosi funkcja TEKST.PRZED. Składnia funkcji w bazowej postaci jest prosta:

• Jaki bierzesz tekst,
• Co jest separatorem.

Przykładowo, oddzielając imię od nazwiska, wskazuję jako separator tekstowy spację.

A co, jeśli mam dwa imiona? Mogę poprosić o tekst po drugiej spacji, za pomocą argumentu nr 3.

Ale to nie zadziała, jeśli jest tylko jedna spacja, prawda? Nie szkodzi. Mogę włączyć wyszukiwanie od końca, wpisując w 3. argumencie wartość ujemną.

Jak funkcja sobie poradzi, jeśli separatora nie ma? Zwróci błąd. Możemy sobie z tym poradzić na 2 sposoby, korzystając z:

• z ostatniego argumentu (If_not_found), np. jako „brak”
• przedostatniego argumentu (Match_end), aby zwrócić cały tekst początkowy

Standardowo funkcja działa w trybie case-sensitive, gdzie wielkość znaków ma znaczenie. Ale można to wyłączyć w 4. argumencie (Match_mode).

I teraz moja ulubiona funkcjonalność: możesz podać w nawiasie klamrowym listę separatorów. Dzięki temu znajdziesz tekst dla danych niespójnych na wejściu.

Funkcja TEKST.PO (TEXTAFTER)

Druga nowa funkcja ma dokładnie taki sam układ argumentów.

Różnica polega na tym, że funkcja TEKST.PO zwraca tekst za separatorem.

Funkcja PODZIEL.TEKST (TEXTSPLIT)

Trzecia nowa funkcja jest przykładem funkcji tablicowej, która rozlewa się na sąsiadujące komórki arkusza. Dzięki temu funkcja sama dobiera liczbę kolumn, pozwalając bardzo elastycznie dokonywać podziału tekstu na kolumny. Jej odpowiednikiem jest polecenie na karcie Dane > Tekst jako kolumny, które trzeba jednorazowo wyklikać. Pisząc funkcję, mamy później możliwość jej łatwego skopiowania do kolejnych komórek.

Okno argumentów funkcji wymaga ponownie podania tekstu oraz separatora.

Po wciśnięciu Enter formuła rozleje się na sąsiadujące komórki, zaznaczone na niebiesko.

Uwaga: formułę wprowadzamy tylko w pierwszej komórce.

Jeśli pominiemy drugi argument i od razu przejdziemy do trzeciego, podając separator, możemy rozlać formułę w dół – do wierszy.

Tak jak w przypadku funkcji TEKST.PRZED, możemy podawać kombinację znaków, np. przecinek i spacja, co zdarza się często w danych rzeczywistych.

Możemy jednocześnie zastosować separator wierszy i kolumn.

Podobnie jak przy TEKST.PRZED da się zdefiniować separator jako listę różnych możliwych tekstów.

Co się stanie, jeśli brakuje nam wartości i znaleziony tekst jest pusty? Standardowo otrzymamy pustą komórkę. Ale możemy to zachowanie zmienić, korzystając z czwartego argumentu (Ignore_empty).

Podobnie jak przy funkcji TEKST.PRZED musimy pamiętać o dużych i małych literach, gdyż funkcja domyślnie działa w trybie case-sensitive. Jednak mamy argument nr 5 (Match_mode), którym możemy to zachowanie zmienić.

Dzieląc tekst na wiersze i kolumny na raz, może się okazać, że brakuje nam niektórych separatorów (a co za tym idzie, także danych). Otrzymamy wówczas błąd #N/D. Tu z pomocą przychodzi ostatni argument (Pad_with), którą możemy dopełnić tabelę, np. pustym ciągiem tekstowym.

Funkcję możesz stosować w kombinacji z innymi funkcjami. Oto 2 przykłady formuły kombo:

• PODZIEL.TEKST + TRANSPONUJ
• PODZIEL.TEKST + TEKST

Pobierz plik Excel z przykładami funkcji TEKST.PRZED, TEKST.PO, PODZIEL.TEKST

Tu możesz pobrać plik Excel i poćwiczyć razem ze mną.

[vc_message message_box_color=”grey”]Bardzo często opisywanych funkcji nie znajdziesz w swoim programie Excel 2016. Dlaczego? Nowe elementy są wypuszczane w kolejnych update’ach i może ich nie być w Twojej wersji. Jeżeli ich nie widzisz, spróbuj dokonać aktualizacji lub jeśli jesteś użytkownikiem Office365, zmień ustawienia aktualizacji na comiesięczne.[/vc_message]

Funkcja Excel WARUNKI lub PRZEŁĄCZ zamiast JEŻELI(JEŻELI(JEŻELI)))

Pisząc formuły, często zdarzało mi się zagnieżdżać wielokrotnie funkcję JEŻELI, ponieważ różnych warunków było bardzo wiele. Powodowało to trudności z zamknięciem formuły, ponieważ przez wiele zagnieżdżeń tracimy orientację: JEŻELI(JEŻELI(JEŻELI…))). Na szczęście doszły nowe funkcje, które pozwolą nam zastąpić stary zapis.

Oto ich składnia:

=WARUNKI(test_logiczny1;Wartość_jeśli_prawda1;Test_logiczny2;Wartość_jeśli_prawda2;…)

=PRZEŁĄCZ(wyrażenie;wartość1;wynik1;wartość2;wynik2;…;domyślne)

A teraz przykłady wykorzystania:

Funkcja JEŻELI

To „stary” sposób – zagnieżdżanie funkcji JEŻELI. Excel pozwala aż na 64 takie wewnętrzne funkcje, ale konia z rzędem temu, kto się w tym połapie. Przy dużej liczbie JEŻELI warto rozważyć WYSZUKAJ.PIONOWO.

Funkcja WARUNKI

Funkcja znana programistom jako IF…ELSE IF…ELSE. Pozwala uprościć zapis funkcji JEŻELI. Co prawda nie ma ostatniego argumentu oznaczającego, co jeśli wszystkie wcześniejsze były nieprawdziwe, ale wystarczy dodać równanie 1=1, aby osiągnąć podobny efekt – warunki są bowiem sprawdzane w podanej przez nas kolejności).

Funkcja WARUNKI – brak spełnienia

Jeżeli żaden z podanych przez nas warunków nie zostanie spełniony, funkcja zwróci błąd.

Funkcja PRZEŁĄCZ

Funkcja SWITCH występuje również innych językach oraz m.in. w języku DAX Power Pivot. Pozwala zastąpić funkcję JEŻELI, gdy odwołujemy się cały czas do tego samego wyrażenia (dla porównania przy funkcji WARUNKI za każdym razem możemy podać inny warunek). Kolejne opcje oddzielamy argumentami, dodając na końcu warunki, co jeśli wszystkie wcześniejsze były nieprawdziwe.

Funkcja PRZEŁĄCZ bez ostatniego argumentu

Ostatni argument tej funkcji możemy ominąć, jednak gdy formuła nie zostanie spełniona, dostaniemy błąd.

POŁĄCZ.TEKSTY zamiast ZŁĄCZ.TEKSTY lub &

Jak szybko uzyskać połączenie tekstowe za wszystkich komórek oddzielonych spacją i przecinkiem? Od dziś za pomocą funkcji POŁĄCZ.TEKSTY, która ma następującą składnię:

=POŁĄCZ.TEKSTY(ogranicznik;ignoruj_puste;tekst1;tekst2;…)

ZŁĄCZ.TEKST lub &

Stary sposób to działanie za pomocą funkcji łączenia tekstu:

POŁĄCZ.TEKSTY z argumentem 1 lub jego pominięciem

Nowa formuła pozwala nam określić jednorazowo ogranicznik (w przykładzie przecinek i spacja) oraz jednorazowo zaznaczyć wszystkie teksty do łączenia zakresem komórek. Ważny jest drugi argument – jeżeli go pominiemy lub ustawiamy wartość jako PRAWDA, puste komórki zostaną pominięte (tego działania nie da się osiągnąć w standardowy sposób!).

POŁĄCZ.TEKSTY z argumentem 0

Jeśli drugi argument ustalimy na FAŁSZ, pusty tekst będzie się pojawiał w naszym rezultacie.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik Excel z nowymi formułami Excel 2016 i sprawdź ich działanie.

Przygotowanie danych w programie Excel

Tak jak poprzednio, wykorzystam dane dot. liczby kobiet i mężczyzn w 2013 w poszczególnych grupach wiekowych oraz prognozy ich liczby w 2043 roku. Grupy wiekowe, które będę wyróżniał to 40 latkowie w 2013 roku oraz 70 latkowie w 2043.

Dane pochodzą z GUS. W poszczególnych przedziałach wiekowych mam podaną liczbę kobiet i mężczyzn. W tym momencie dane są uszeregowane według rosnących przedziałów wiekowych. By dane zaprezentować w sposób analogiczny jak w poprzednim artykule muszę odwrócić kolejność prezentowanych przedziałów (paski będę budować dokładnie na przekonwertowanych danych).

W tym celu wykorzystam połącznie funkcji ADRES oraz ADRES.POŚR. Funkcja ADRES stworzy adres komórki do której będę się odwoływać (na podstawie podanego numeru wiersza oraz kolumny) zaś funkcja ADRES.POŚR  pozwoli na odczytanie zawartości wskazanej komórki.

Poniżej funkcja, w komórce J3, którą posłużę się do uzyskania poszczególnych przedziałów wiekowych oraz widok na układ danych. Funkcją uzupełniam komórki od J3 do J22.

W komórkach obok wpisuję analogiczną formułę – wprowadzając dane dla kobiet i mężczyzn.

Formuła dla mężczyzn (dane po lewej od przedziałów wiekowych) w komórce I3:

Formuła dla kobiet (dane po prawej od przedziałów wiekowych) w komórce K3:

Poniżej , po lewej dane pierwotne, po prawej skonwertowane w sposób by stulatkowie byli na szczycie piramidy.

Formatowanie warunkowe w postaci pasków danych

Zaznaczam komórki K2:K22 – dane dotyczące kobiet > Narzędzia główne >Style >  Formatowanie warunkowe > Paski danych > Więcej reguł.

W oknie Nowa reguła formatowania, zaznaczam opcję pokaż tylko pasek (w komórkach będą tylko paski bez wartości liczbowych) > OK.

Poszerzam nieco kolumnę aby paski były lepiej widoczne. Zaznaczam całą kolumnę K, wybieram Narzędzia główne >Schowek > Malarz formatów > zaznaczam kolumnę I by sformatować ją w identyczny sposób, aby kolumny miały taką samą szerokość).

Poniżej otrzymany efekt.

Paski po lewej musimy zwrócić ku wartościom przedziałów. Wybieram Narzędzia główne > Style > Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami > Pokaż reguły formatowania dla Ten arkusz.

Wybieram zakres który dotyczy kolumny I > Edytuj regułę.

Otrzymany efekt:

Aby zarówno z prawej jak i lewej strony mieć proporcjonalne paski danych, skalę dla pasków wartości ustalę na min 0 max 2000000. Narzędzia główne > Zarządzaj regułami > Ten Arkusz. Wybieram pierwszą z reguł, zaznaczam ją > Edytuj regułę. W oknie edytowanie reguły formatowania wybieram  w polu typ dla minimum i maximum liczbę, jako wartość odpowiednio 0 oraz 2 000 000. Powtarzam czynność dla drugiej z reguł formatowania warunkowego.

Dzięki czemu piramida nieco się zwęziła.

Pozostaje jedynie zaznaczenie wybranego przedziału (40 latków) kolorem. W tym celu zarówno dla wartości liczby kobiet jak i mężczyzn dla przedziały 40 latków usuwam formatowanie warunkowe > zaznaczam paski danych> Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Wyczyść reguły > Wyczyść z zaznaczonych komórek.

Następnie oddzielnie dla wartości kobiet , oddzielnie dla mężczyzn zakładam nowe formatowanie warunkowe. O analogicznych ustawieniach jak we wcześniejszych pasach danych, jednak ze zmienioną kolorystyką.

Ustawienia dla części dotyczącej kobiet.

Ustawienia dla części dotyczącej mężczyzn.

Finalnie sformatowana piramida dla roku 2013 oraz 2043, kolorem zaznaczyłem liczbę kobiet i mężczyzn w wieku 40 a następnie 70 lat.

Plik Excel do pobrania

Pobierz plik Prognoza demograficzna przy pomocy pasków danych.xlsx i wstaw swoje dane.

Co to są webserwisy i język XML?

Usługa internetowa (ang. web service) jest systemem dostępnym np. w Internecie, zaprojektowanym w celu umożliwienia interakcji, takich jak wymiana danych czy wywoływanie procedur (poleceń, zapytań) pomiędzy komputerami w sieci. Oprogramowanie identyfikowane jest przez adres URL, do którego dostęp można uzyskać przy pomocy języka XML, umożliwiając pobieranie i obsługiwanie przy pomocy innego oprogramowania – w naszym przypadku będzie to właśnie Excel.

XML (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników) to po prostu uniwersalny język służący do przesyłania danych.

O co więc tu chodzi? W najprostszym ujęciu wysyłamy jakieś pytanie do usługi internetowej, która nam na nie odpowiada. Odpowiedź przychodzi jednak bardzo bogata w treść i naszym zadaniem będzie wyszukać w niej to, co nas interesuje. Pytać będziemy z użyciem funkcji WEBSERVICE, a odpowiedź filtrować z użyciem funkcji FILTERXML.

Geokodowanie z API Google Maps z użyciem funkcji WEBSERVICE i FILTERXML

Rozpatrzmy najczęstszy przypadek związany z geokodowaniem – mamy adres i chcemy go nanieść na mapę. W tym celu potrzebujemy przypisać do adresu współrzędne geograficzne: szerokość i długość geograficzną. Gdy wpisujemy adres na stronie Google Maps, strona robi to automatycznie. My wykonamy dokładnie to samo z poziomu Excela.

Składnia funkcji WEBSERVICE jest bardzo prosta, bo zawiera tylko adres url, który wpisuje się w cudzysłowach. Prosto zbudowany jest też API Google Maps, który wymaga podania poniższego linku i adresu:

http://maps.googleapis.com/maps/api/geocode/xml?address=…

Adres umieszczam w komórce A1, więc finalna postać funkcji dla wygląda tak:

Funkcja zwraca mi wszystkie dane, które oferuje usługa Google Maps, mające postać drzewa XML (wartość komórki A2):

„<?xml version=””1.0″” encoding=””UTF-8″”?>
<GeocodeResponse>
<status>OK</status>
<result>
<type>street_address</type>
<formatted_address>Wiejska 4, 00-489 Warszawa, Poland</formatted_address>
<address_component>
<long_name>4</long_name>
<short_name>4</short_name>
<type>street_number</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>Wiejska</long_name>
<short_name>Wiejska</short_name>
<type>route</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>Śródmieście</long_name>
<short_name>Śródmieście</short_name>
<type>sublocality_level_1</type>
<type>sublocality</type>
<type>political</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>Warszawa</long_name>
<short_name>Warszawa</short_name>
<type>locality</type>
<type>political</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>Warszawa</long_name>
<short_name>Warszawa</short_name>
<type>administrative_area_level_2</type>
<type>political</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>mazowieckie</long_name>
<short_name>mazowieckie</short_name>
<type>administrative_area_level_1</type>
<type>political</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>Poland</long_name>
<short_name>PL</short_name>
<type>country</type>
<type>political</type>
</address_component>
<address_component>
<long_name>00-489</long_name>
<short_name>00-489</short_name>
<type>postal_code</type>
</address_component>
<geometry>
<location>
<lat>52.2254970</lat>
<lng>21.0277350</lng>
</location>
<location_type>ROOFTOP</location_type>
<viewport>
<southwest>
<lat>52.2241480</lat>
<lng>21.0263860</lng>
</southwest>
<northeast>
<lat>52.2268460</lat>
<lng>21.0290840</lng>
</northeast>
</viewport>
</geometry>
<partial_match>true</partial_match>
<place_id>ChIJ0UGLDfvMHkcR5yXnGkdZgks</place_id>
</result>
</GeocodeResponse>
”

Naszym zadaniem jest teraz odnaleźć gałęzie, na których umieszczono szerokość (lat) i długość geograficzną (lng) i podstawić je do funkcji FILTERXML. Np. element lat znajduje się na gałęzi GeocodeResponse w podgałęzi result > geometry > location > lat.

Finalnie otrzymamy w Excelu następujące wyniki:

A mając te współrzędne, możemy już nanieść punkty do programu Mapa Polski Excel wraz z dodatkowymi danymi, jak opisałem choćby w poradniku Jak przedstawić na mapie bazę adresów po geokodowaniu?

W usłudze Google Maps znaleźć można m.in. kody pocztowe, województwo czy szczegóły podziału administracyjnego, nazywane w strukturze XML address component.

Przedstawiony web service geokodowania Google Maps dla zastosowań niekomercyjnych ma obecnie następujące ograniczenia:

• 2500 zapytań / dobę
• 5 zapytań na sekundę

Więcej o tej usłudze, a także ofercie Google dla biznesu przeczytasz na stronie dla deweloperów Google Maps API.

Podsumowanie

Przestawiony przykład pokazuje tylko wycinek możliwości nowych funkcji Excela. Jest to ważny krok dla osób, które bez umiejętności programowania będą mogły komunikować się za pomocą funkcji WEBSERVICE z dostępnymi usługami internetowymi. Gdy odpowiedź wraca w postaci innej niż XML, (np. JSON – format tekstowy, bazujący na podzbiorze języka JavaScript) zawsze można wykorzystać funkcje tekstowe, żeby wyłuskać to, co nas interesuje.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać przedstawiony przykład: Geokodowanie Excel 2013 WEBSERVICE i FILTERXML

Podziel się swoją opinią

Znasz ciekawy web service lub widzisz interesujące zastosowanie nowych funkcji Excela 2013? Podziel się w komentarzu.

Dlaczego najpierw jej nienawidzimy, a później nie możemy bez niej żyć?

W zrozumienie mechanizmu tej funkcji trzeba włożyć na początku trochę wysiłku – jej składnia to cztery istotne elementy, z których każdy wymaga poprawnego i przemyślanego wprowadzenia. Co więcej, funkcja ma kilka pułapek, o omijaniu których musimy pamiętać, jeśli chcemy, aby formuła działała prawidłowo. Łatwo zatem, szczególnie na początku, o pomyłki, po których pojawi się zapewne znienawidzony komunikat #N/A, potrafiący skutecznie zniechęcić do stosowania tej funkcji.

Jeśli jednak poświęcimy trochę czasu na opanowanie mechanizmów WYSZUKAJ.PIONOWO (najłatwiej oczywiście robić to „na mokro”, testując nasze umiejętności w praktyce), odwdzięczy się nam ona najpiękniej, jak potrafi, czyli robiąc za nas pracę, która normalnie zajęłaby nam mnóstwo czasu.

Do czego można wykorzystać funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO?

Przede wszystkim WYSZUKAJ.PIONOWO służy, jak sama nazwa wskazuje, do wyszukiwania danych w zbiorach rekordów. Może też pomóc w kategoryzowaniu rekordów w tabelach z dużą ilością danych, czy też w nadawaniu im atrybutów na podstawie stworzonych wcześniej słowników, a także w przenoszeniu danych z jednego arkusza do drugiego. W połączeniu z innymi funkcjami, można stworzyć mechanizmy, które pomogą nam w opanowaniu danych spływających z różnych źródeł. Jest to szczególnie istotne dla osób, które pracują na dużych zbiorach informacji z wielu systemów.

Czy WYSZUKAJ.PIONOWO stosują też zaawansowani użytkownicy?

I tak, i nie. Na szybko bardzo często wstawia się ją do raportów, jednak większość zaawansowanych użytkowników przeskoczyła ze standardowych formuł Excel (w tym WYSZUKAJ.PIONOWO) na analogiczne polecenia w dodatku Power Query. Jego zaletą jest automatyzacja raportowania wraz z dodawaniem kolejnych danych. Odpowiednikiem WYSZUKAJ.PIONOWO w Power Query jest Scalanie (Merge).

Jak zatem działa funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO?

Przyjrzyjmy się na początek składni funkcji.

Pierwszym argumentem jest szukana wartość, czyli to, co funkcja ma odszukać. Następnie wskazujemy zakres, czyli tabela/tablica, w którym wyszukiwanie ma się odbyć. Kolejnym argumentem jest numer kolumny z wskazanego przez nas zakresu, w którym znajduje się pożądana przez nas informacja. Jako ostatni argument podajemy interesujący nas sposób wyszukiwania, czyli to, czy funkcja ma podać nam dokładny, czy przybliżony wynik (przeszukiwany zakres).   Oto, jaki wynik daje nam formuła z obrazka:

O czym należy pamiętać, żeby funkcja zadziałała prawidłowo?

Szukana wartość – musi być w takim samym formacie, jaki wystąpi później w zakresie, do którego odwołujemy się w kolejnym argumencie funkcji. Nie możemy więc wyszukać liczby przechowywanej jako tekst w tabeli, gdzie dana liczba będzie już przechowywana jako liczba. Należy więc zamienić tekst na liczbę.

Porada: w bardziej skomplikowanych przypadkach, na przykład tam, gdzie wyszukiwana wartość będzie w postaci formuły i WYSZUKAJ.PIONOWO odmówi współpracy, zazwyczaj pomoże sztuczka z mnożeniem przez 1. W wolnej komórce wpisujemy po prostu formułę ‘=[komórka z wyszukiwaną wartością]*1’ i do wyszukiwania użyjemy właśnie tej nowej, „oszukanej” komórki.

Tabela, czyli nasz zakres wyszukiwania – musi rozpoczynać się kolumną, w której znajduje się nasza wyszukiwana wartość. Dodatkowo, jeśli będziemy potem kopiować WYSZUKAJ.PIONOWO do kolejnych komórek, warto zablokować zakres wyszukiwania dodając znaki $ w adresie zakresu, inaczej zakres będzie wędrował i w efekcie funkcja zadziała prawidłowo jedynie w pierwszej komórce.

Numer kolumny  – to chyba najprostszy argument, należy tylko dobrze policzyć kolumny w zakresie wyszukiwania. Warto wiedzieć, że ten argument może również wskazywać na komórkę, która podaje numer kolumny. Przydaje się to w bardziej skomplikowanych konstrukcjach z wykorzystaniem WYSZUKAJ.PIONOWO.

Sposób wyszukiwania – WYSZUKAJ.PIONOWO daje tutaj dwie możliwości: wyszukiwanie dokładne (FALSE bądź 0) i wyszukiwanie przybliżone (TRUE bądź 1). Należy pamiętać, że ten argument nie jest wymagany, co więcej, jeśli go nie podamy, to funkcja zwróci nam przybliżony wynik. Jeśli zatem zależy nam na dokładnym wyszukiwaniu, musimy pamiętać, żeby wpisać tutaj FALSE (FAŁSZ) bądź 0. Druga opcja, czyli wyszukiwanie przybliżone, ma w mojej opinii mniej zastosowań, należy jednak pamiętać, że wymaga, aby zakres wyszukiwania był przesortowany rosnąco. Wówczas, jak na poniższym przykładzie, możemy znaleźć najbliższe dopasowanie, jeżeli szukana liczba nie występuje w tabeli. Przykład z kodami pocztowymi został rozwinięty we wpisie o aktualizacji bazy kodów pocztowych w programie Mapa Polski Excel.

Mając w głowie powyższe wskazówki, możemy zacząć ćwiczyć stosowanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w praktyce.

Przykłady stosowania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

Wyobraźmy sobie, że nasza firma współpracuje z siedmioma hurtowniami, które na koniec miesiąca wysyłają nam swój raport sprzedaży naszych produktów. Dane te są interesujące z wielu względów, pozwalają między innymi śledzić dynamikę sprzedaży na rynku hurtowym, a także oszacować stany poszczególnych artykułów w poszczególnych hurtowniach. Szybka ich konsolidacja pozwoli więc na bieżące analizowanie trendów. Problem w tym, że każda hurtownia ma swój system i swoje nazwy naszych produktów, otrzymujemy więc siedem arkuszy .xls lub .csv, z których każdy jest „w innym języku”.

Jak sobie z tym poradzić? Zakładając, że hurtownie nie zmieniają narzędzi do raportowania czy też systemów księgowych zbyt często, wystarczy przygotować sobie wcześniej mapowanie, czyli słownik w formie tabeli, który przetłumaczy nam nazwy z poszczególnych raportów na kodowanie, które obowiązuje w naszej firmie.

Tak przygotowani, możemy za pomocą WYSZUKAJ.PIONOWO przypisać właściwą nazwę do poszczególnych rekordów z raportu hurtowni. W kolejnych kolumnach możemy przypisać za pomocą tej samej funkcji kolejne atrybuty do produktów, na przykład markę, do której dany artykuł należy, czy też jego cenę, co z kolei pozwala na dalsze obliczenia i analizy. Możliwości ograniczone są jedynie przez nasze potrzeby i wyobraźnię.

Zastosowanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO i słownika pozwala na sprawne przystosowanie danych ze wszystkich siedmiu arkuszy i skonsolidowanie ich w zbiorczą tabelę. Otrzymujemy w ten sposób jednolity zbiór danych, gotowy do tworzenia raportów, pivotów, dashboardów i wykresów (o tym, jak w inny sposób połączyć dane z różnych źródeł, piszemy też w artykule o tabelach i wykresach przestawnych).

WYSZUKAJ.PIONOWO jest zatem bardzo przydatnym narzędziem, a sprawne posługiwanie się nim znacznie ułatwia pracę z dużą ilością danych.