Rozmowa o pracę w Excelu – Kurs Excel dla totalnie zielonych

Ta lekcja jest uzupełnieniem materiałów z bezpłatnego kursu Excel, w szczególności modułu „Excel dla totalnie zielonych”. Zadanie do wykonania jest na poziomie średnio zaawansowanym, ale poradzi sobie z nim także początkujący użytkownik program Excel – pod warunkiem, że umie posłużyć się narzędziami AI, jak Chat GPT czy Copilot. Lekcję znajdziesz też na platformie Akademia SkuteczneRaporty.pl

Strony serwisów, o których wspominam:

• Copilot: https://copilot.microsoft.com/
• Chat GPT: https://chat.openai.com/

Jak pisać z modelami językowymi?

Oto kilka dodatkowych podpowiedzi, jak użytkownik Excela powinien zadać pytanie, aby uzyskać sprawniejsze rozwiązanie:

1. Sprecyzuj Problem lub Zadanie:
   • Na początek opisz, co dokładnie chcesz osiągnąć za pomocą formuł Excela, tabel przestawnych lub innych funkcji.
   • Upewnij się, że pytanie jest skoncentrowane na konkretnym zagadnieniu, które chcesz rozwiązać.
2. Podaj Informacje o Danych:
   • Opisz typ danych, z którymi pracujesz, oraz ich strukturę.
   • Jeśli to możliwe, dostarcz przykładowe dane lub zrzuty ekranu, aby ułatwić zrozumienie problemu.
3. Wymień Dotychczasowe Próby Rozwiązania:
   • Jeśli podjąłeś już jakieś próby rozwiązania problemu, opisz je krótko.
   • Może to pomóc uniknąć powtórzenia tych samych kroków lub wskazać, które podejścia nie były skuteczne.
4. Opisz Oczekiwane Wyniki:
   • Jasne sformułowanie, czego oczekujesz jako wyniku końcowego, ułatwi zrozumienie, co chcesz osiągnąć.
   • Określ, jakie informacje lub analizy chcesz uzyskać z danych.
5. Wykorzystaj Terminologię Excela:
   • Jeśli znasz specyficzną terminologię związaną z Excel, użyj jej, aby dokładnie opisać swój problem lub potrzebę.
   • Przykładowo, jeśli chcesz użyć tabeli przestawnej, użyj tego terminu w pytaniu.

Rozwiąż zadanie Excel z rozmowy o pracę z użyciem AI

Pobierz plik Excel z tej lekcji i ucz się razem ze mną

Tu możesz pobrać plik Excel i przejść przez lekcję samodzielnie

Nowa lekcja w kursie „Excel dla totalnie zielonych”

Przed Tobą nowa lekcja w kursie „Excel dla totalnie zielonych”. Znajdziesz ją także na platformie Akademia SkuteczneRaporty.pl w lekcji „Rozwiązujemy testy z rozmowy o pracę”. Pamiętaj, że celem lekcji nie jest nauka formuł WYSZUKAJ.PIONOWO czy JEŻELI.BŁĄD, ale zapoznanie Cię z koncepcją zagnieżdżania, czyli pisania jednej formuły w środku innej. Po przejściu przez kurs „Formuły i operacje na danych” wróć do tej lekcji i spróbuj zmierzyć się z nią samodzielnie, szykując się na test z Excela przed rozmową o pracę.

Pobierz plik Excel i ucz się razem ze mną

Tu możesz pobrać plik Excel z tej lekcji i powtórzyć zadanie samodzielnie.

Jak zagnieżdżać formuły w Excelu?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_video link=”https://youtu.be/TubQ0AQQcs4″][/vc_column][/vc_row]

Składnia funkcji LET

=LET(Nazwa1;Wartość_nazwy1;[Nazwa2;Wartość_nazwy2];[…]; Obliczenie)

Funkcja LET ma nieparzystą liczbę argumentów. Najpierw parami podajemy:

• wymyśloną przez nas nazwę zmiennej,
• przypisaną do zmiennej wartość lub formułę.

Maksymalnie można zdefiniować 126 zmiennych w jednej funkcji.

Ostatnim argumentem funkcji LET jest formuła do obliczenia.

Korzyści stosowania funkcji LET

• Zwiększona szybkość działania formuł – Funkcja LET wartość zmiennej oblicza tylko raz. Bez tej funkcji to samo wyrażenie było obliczane wiele razy.
• Łatwe czytanie i edytowanie – W tej funkcji od razu widać co jest zapamiętane pod daną nazwą (zmienną). Nie trzeba też kopiować i wklejać tego samego wyrażenia w formule. Dzięki temu formuła jest krótsza i prostsza.

Jeśli Twoja formuła jest mocno złożona, polecam użyć LET i rozbić dodatkowo formułę na wiele wierszy – ręcznie (Alt+Enter) lub automatycznie poprzez stronę Excel Formula Beautifier.

Przykład 1: Oblicz wielomian

Policz wartość wielomianu x⁴ + 3x² – 2x + 9 dla x = 5.

Rozwiązanie:

=LET(x;5;x^4+3*x^2-2*x+9)

Przykład 2: Oblicz równanie

Oblicz pierwiastek z a^2 + b^2, gdzie a = 7 i b = 8.

Rozwiązanie:

=LET(a;7;b;8;PIERWIASTEK(a^2+b^2))

Przykład 3: Użyj FILTRUJ bez 0

Funkcja LET może też operować na tablicach. Przefiltruj poniższą tabelę wyświetlając zamówienia o wybranym priorytecie.

Za pomocą funkcji FILTRUJ można to zrobić tak:

Formuła w G5:

=FILTRUJ(A2:D21;B2:B21=H2)

Minus tego rozwiązania jest taki, że zamiast pustych komórek pojawiły się zera.

Lepsze rozwiązanie z użyciem funkcji LET:

Funkcja w komórce L5:

=LET(wynik;FILTRUJ(A2:D21;B2:B21=M2);JEŻELI(wynik=0;"";wynik))

Przykład 4: Sprawdź, czy dane zamówienie jest pilne, czyli jego priorytet jest krytyczny lub nieokreślony

Rozwiązanie bez użycia funkcji LET (w komórce G2) z funkcją Excela 365 WARUNKI:

=WARUNKI(

WYSZUKAJ.PIONOWO(F2;$A$1:$C$9427;3;0)="krytyczny";"PILNE";

WYSZUKAJ.PIONOWO(F2;$A$1:$C$9427;3;0)="nieokreślony";"PILNE";

PRAWDA;"nie"

)

Można tą formułę skrócić używając funkcji LET. Zauważmy, że funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO powtarza się dwa razy. Przypiszemy jej więc nazwę p:

=LET(

p;WYSZUKAJ.PIONOWO(F2;$A$1:$C$9427;3;0);

WARUNKI(p="krytyczny";"PILNE";p="nieokreślony";"PILNE";PRAWDA;"nie")

)

Przykład 5: Usuń wszystkie cyfry z tekstu wpisanego do komórki

Wyjściowa formuła w komórce B2:

=POŁĄCZ.TEKSTY("";PRAWDA;JEŻELI(CZY.BŁ(FRAGMENT.TEKSTU(A2;WIERSZ(ADR.POŚR("1:"&DŁ(A2)));1)+0);FRAGMENT.TEKSTU(A2;WIERSZ(ADR.POŚR("1:"&DŁ(A2)));1);""))

Działa ona w Excelu 365 jako formuła tablicowa (we wcześniejszych wersjach zatwierdzamy ją klawiszami Ctrl+Shift+Enter). W Excelu 365 możemy skrócić tę formułę, używając nowej funkcji SEKWENCJA. Formułę tą wpiszmy do komórki C2:

=POŁĄCZ.TEKSTY("";PRAWDA;JEŻELI(CZY.BŁ(FRAGMENT.TEKSTU(A2;SEKWENCJA(DŁ(A2));1)+0);FRAGMENT.TEKSTU(A2;SEKWENCJA(DŁ(A2));1);""))

I teraz wykorzystamy naszą funkcję LET. Powtarzający się fragment formuły „SEKWENCJA(DŁ(A2))” nazwiemy słowem „nazwa”. Formułę wpiszemy do D2:

=LET(nazwa;SEKWENCJA(DŁ(A2));POŁĄCZ.TEKSTY("";PRAWDA;JEŻELI(CZY.BŁ(FRAGMENT.TEKSTU(A2;nazwa;1)+0);FRAGMENT.TEKSTU(A2;nazwa;1);"")))

Ale to nie koniec! Tak jak inne funkcje, funkcję LET można zagnieżdżać. Argumenty z zewnętrznego LET mogą być używane wewnątrz LET niższego poziomu. Zauważmy, że funkcja „FRAGMENT.TEKSTU(A2;nazwa;1)” pojawia się tu dwukrotnie. Ten kawałek formuły nazwiemy „fr” i otrzymujemy (w komórce E2):

=LET(nazwa;SEKWENCJA(DŁ(A2));LET(fr;FRAGMENT.TEKSTU(A2;nazwa;1);POŁĄCZ.TEKSTY("";PRAWDA;JEŻELI(CZY.BŁ(fr+0);fr;""))))

Tworząc tą formułę możemy zauważyć, że nazwy zdefiniowane w funkcji LET pojawiają się na liście rozwijanej obok funkcji i można je szybciej wprowadzić za pomocą myszy lub klawisza TAB:

Pobierz plik Excel z przykładami i sprawdź działanie funkcji LET w Excelu 365

Tu możesz pobrać plik Excel z przykładami funkcji LET.

Podoba Ci się formuła LET?

Jeśli znajdziesz jakieś praktyczne zastosowanie funkcji LET, pochwal się nim.

Cykl artykułów o nowych formułach tablicowych

Artykuł jest częścią cyklu o formułach tablicowych w Excelu 365:

• Co się zmieniło w działaniu formuł tablicowych w Excelu 365? – Formuły tablicowe Excel 365 (1/4)
• FILTRUJ, SORTUJ, SORTUJ.WEDŁUG, UNIKATOWE – Formuły tablicowe Excel 365 (2/4)
• LOSOWA.TABLICA i SEKWENCJA – Formuły tablicowe Excel 365 (3/4)
• 9 praktycznych przykładów użycia nowych formuł tablicowych w Excelu 365 – Formuły tablicowe Excel 365 (4/4)

LOSOWA.TABLICA w Excelu 365

Często korzystam z formuł LOS i LOS.ZAKR, losując liczby do przetestowania działania formuł lub wykresów. Przy kolejnym odświeżeniu arkusza, liczby generują się na nowo. Zwykle swoim zasięgiem obejmują one całą kolumnę danych. Mając nową formułę, mogę oszczędzić chwilę lub zbudować bardziej dynamiczne rozwiązanie.

LOSOWA.TABLICA, wpisana bez argumentów, zachowuje się jako LOS, tj. losuje liczbę z zakresu 0 do 1.

Jest jednak formułą tablicową, więc możemy ją od razu wstawić w komórkach wiersza lub kolumny. Deklarujemy je w kolejnych argumentach.

Dwa kolejne argumenty pozwalają na określenie przedziału wartości, na co pozwalała wcześniej formuła LOS.ZAKR. Różnica polega na tym, że generowała ona tylko liczby całkowite (dziesiętne można było osiągnąć mnożąc LOS), a LOSOWA.TABLICA losuje z automatu liczby dziesiętne.

Jeśli chcemy liczby całkowite, ustawiamy ostatni parametr jako PRAWDA.

Przykład LOSOWA.TABLICA: Wylosuj daty z roku 2020

Oto przykład wygenerowania losowych dat dla roku 2020

Korzystając z poniższej formuły, mogę wygenerować przykładowe daty, określone za pomocą komórek lub, jak na przykładzie, wpisane na sztywno do formuły:

=LOSOWA.TABLICA(10;1;DATA(2020;1;1);DATA(2020;12;31);1)

SEKWENCJA w Excelu 365

Kolejną nową formułą tablicową jest SEKWENCJA. Bardzo przypomina ona opcję wypełniania serią danych. Jeśli wprowadzimy do niej tylko jeden argument, np. 1 – zwróci tylko 1. Ale dodając więcej wierszy, otrzymamy kolejne liczby całkowite, a dodając 1 wiersz, ale więcej kolumn, zbudujemy listę w wierszu.

Podobnie jak przy formule LOSOWA.TABLICA, mamy więcej argumentów:

• Początek – od jakiej liczby zacząć
• Krok – jaki jest interwał

Przykładowo, zacznij od 1000 i idź co 100.

Przykład SEKWENCJA: Lista dat z aktualnego miesiąca

Jeśli z użyciem tej formuły chcemy stworzyć listę dat dla aktualnego miesiąca (np. do wyboru z listy rozwijanej), możemy znaleźć pierwszy dzień miesiąca oraz ostatni dzień miesiąca, a następnie wygenerować sekwencję co 1.

=SEKWENCJA(NR.SER.OST.DN.MIES(DZIŚ();0)-DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ());1)+1;;DATA(ROK(DZIŚ());MIESIĄC(DZIŚ());1);1)

Pobierz plik Excel

Tu możesz pobrać plik z przykładami sprawdzić ich działanie.

Udało Ci się już wykorzystać nowe formuły tablicowe Excel 365?

Podziel się w komentarzu.

Cykl artykułów o nowych formułach tablicowych

Artykuł jest częścią cyklu o formułach tablicowych w Excelu 365:

• Co się zmieniło w działaniu formuł tablicowych w Excelu 365? – Formuły tablicowe Excel 365 (1/4)
• FILTRUJ, SORTUJ, SORTUJ.WEDŁUG, UNIKATOWE – Formuły tablicowe Excel 365 (2/4)
• LOSOWA.TABLICA i SEKWENCJA – Formuły tablicowe Excel 365 (3/4)
• 9 praktycznych przykładów użycia nowych formuł tablicowych w Excelu 365 – Formuły tablicowe Excel 365 (4/4)

Obejrzyj pełną lekcję o nowych formułach tablicowych

Temat nowych formuł tablicowych omawiam szeroko w kursie Formuły i operacje na danych Excel.

Tam znajdziesz też wszystkie materiały do pobrania i ćwiczenia do wykonania samodzielnego. Jeśli jeszcze nie uczysz się mną, zapisz się koniecznie na 13-godzinny kurs Excela za darmo.

Formuła FILTRUJ: Znajdź wiersze, dla których Wielkość zamówienia >80.

Jako pierwszy argument podajemy zakres tabeli, jako drugi – całą kolumnę, która ma spełniać warunek >80. Po kliknięciu OK, otrzymamy wszystkie wiersze tabeli (bez nagłówków), które spełniają te założenia. Takie zachowanie bardzo przypomina operację Filtr zaawansowany > Kopiuj w inne miejsce.

Formuła FILTRUJ: Znajdź wiersze, dla których Rok to 2012 i Priorytet zamówienia jest wysoki

W ramach funkcji FILTRUJ możemy wprowadzić kilka warunków, mnożąc je w nawiasach przez siebie. Tylko jeśli oba są spełnione, uzyskamy jako wynik mnożenia 1 (czyli PRAWDA). Przy okazji tego przykładu możesz zobaczyć, że:

• Do komórek, które przechowują warunki, odwołujemy się bez dolarów
• Niezbędne są nawiasy dla każdego warunku

Formuła FILTRUJ: Wielkość zamówienia >200, a jeśli takich nie ma – „brak”

Co jeśli filtrowanie nie zwróci żadnego wiersza? Domyślnie otrzymamy błąd obliczeniowy: #OBL! – nowość dla Excela 365.

Na szczęście ostatni argument formuły FILTRUJ pozwala obsłużyć ten błąd i zwrócić w jego miejsce dowolny tekst, np. brak.

Formuła SORTUJ: Zwróć tabelę przesortowaną po datach rosnąco

Formuła tablicowa SORTUJ wykona dla nas operację uszeregowania danych rosnąco lub malejąco. Domyślny kierunek sortowania to A > Z.

W razie potrzeby możemy posłużyć się trzecim argumentem jako -1.

Formuła SORTUJ: Przygotuj kopię tabeli przesortowaną po datach rosnąco (druga kolumna)

Jeśli kolumn jest więcej, potrzebujemy drugiego argumentu, aby wskazać numer kolumny do sortowania (np. 2 – druga kolumna).

Formuła SORTUJ: Posortuj tabelę po kolumnach (a nie wierszach)

Ostatni argument odpowiada za rzadko wykorzystywane w praktyce sortowanie wg kolumny.

Formuła SORTUJ.WEDŁUG: Posortuj po 2 kolumnach

To, co realizuje w zwykłym Excelu sortowanie wielopoziomowe, w świecie formuł tablicowych w Excelu 365 może uczynić formuła SORTUJ.WEDŁUG. Jeśli chcemy uzyskać kopię tabeli, przesortowaną po Regionie alfabetycznie oraz Dacie zamówienia malejąco, zwykła formuła SORTUJ nie wystarczy.

Formuła UNIKATOWE: Zwróć listę unikatowych numerów zamówienia

Zamiast usuwać duplikaty na danych rzeczywistych, możemy zwrócić listę unikatowych elementów z boku. Posłuży do tego formuła UNIKATOWE.

Jeśli jako źródło podamy tabelę z kilkoma kolumnami, duplikatem jest kombinacja wszystkich kolumn.

Formuła UNIKATOWE: Zwróć listę numerów zamówienia, która pojawiają się dokładnie 1 raz

Jeśli chcemy znaleźć elementy, która pojawiają się wyłącznie 1 raz, możemy posłużyć się trzecim argumentem jako PRAWDA (drugi argument ponownie zmienia tryb działa z wierszy na kolumny, co ma miejsce stosunkowo rzadko).

Oto wszystkie odcinki:

• Co się zmieniło w działaniu formuł tablicowych w Excelu 365? – Formuły tablicowe Excel 365 (1/4)
• FILTRUJ, SORTUJ, SORTUJ.WEDŁUG, UNIKATOWE – Formuły tablicowe Excel 365 (2/4)
• LOSOWA.TABLICA, SEKWENCJA – Formuły tablicowe Excel 365 (3/4)
• Praktyczne przykłady wykorzystania nowych formuł tablicowych – Formuły tablicowe Excel 365 (4/4)

Co sądzisz o nowych formułach?

Podziel się w komentarzu.

Przykładowe dane w programie Excel

Zacznijmy od pobrania przykładowych danych – rankingu filmów za 2018 r. z serwisu filmweb.

Rating w postaci formatowania warunkowego – Gwiazdki

Aby wstawić gwiazdki, potrzebujemy napisać formułę w 10 kolumnach dla każdego wiersza. Wzór ma decydować o tym, czy wyświetlać się będzie pełna gwiazdka, pół lub pusta.

=JEŻELI(C$1<=$B3;1;JEŻELI(C$1=ZAOKR.GÓRA($B3;0);MOD($B3;1);0))

W skrócie:

jeśli kolumna (1-10) jest mniejsza niż lub równa rating to: 1

jeśli kolumna (1-10) jest równa rating zaokrąglony w górę do pełnych wartości to: reszta z dzielenia przez 1, czyli część dziesiętna

w przeciwnym razie: 0

Na tak przygotowanym zakresie komórek wstawiamy Formatowanie warunkowe > Zestawy ikon > Gwiazdki.

Na koniec edytujemy regułę, aby ukryła wartości w komórce i odpowiednio wyświetlała gwiazdki.

Końcowa wizualizacja ratingu:

Rating w postaci wykresu dot plot wewnątrz komórki

Wykres punktowy typu dot plot był już bohaterem wielu artykułów. Wykres ten świetnie nadaje się przy dużej ilości danych, zwłaszcza w postaci wykresów panelowych.

Aby wstawić go w Excelu potrzebujemy:

1. Wstawić symbol kropki (M1)
2. Wstawić mnożnik, aby dopasować wykres do pożądanej szerokości (N1)
3. Wstawić formułę, która umieści powtórzony myślnik Rating x Mnożnik razy, a na końcu wrzuci kropkę:

=POWT(„-„;B3*$N$1)&$M$1

4. Sformatować czcionkę na Playbill (dzięki temu myślniki nie mają odstępów).
5. Ewentualnie można jeszcze dopasować szerokość komórki dla maksymalnego wyniku: 10.

Pobierz szablon wizualizacji ratingu

Tu możesz pobrać szablon pliku Excel z gotowymi formułami i wizualizacjami ratingu w środku komórek Excela.

Znasz inny sposób na ciekawe i przydatne wykresy wewnątrzkomórkowe?

Podziel się w komentarzu.

Przygotowanie wykresu punktowego Excel

Przygotujemy wykres punktowy na podstawie poniższej prostej tabeli.

Zaznaczmy dane i wstawmy wykres punktowy.

Domyślny wykres będzie wyglądał jak poniżej:

Ręczne wyróżnienie danych na wykresie („PowerPoint style”)

Zaznaczmy najbardziej interesujące nas punkty, tj 5 i 4,5 na osi Y. Punkty zostaną zaznaczone autokształtem w kolorze czerwonym (tak właśnie wygląda sposób ręczny).

Co się stanie, gdy dodamy kolejne dane do tabeli źródłowej?

Nowe dane zostaną także zaprezentowane na wykresie – widzimy, że punkty się przesunęły względem czerwonych ramek, gdyż osie dopasowują się automatycznie.

Automatyczne wyróżnienie danych na wykresie („Excel Pro style”)

Następnym krokiem będzie dodanie dwóch kolumn technicznych, w której zostaną wskazane wyróżnione punkty – aby wyróżnić punkty większe od 4 skorzystamy z formuły JEŻELI, która będzie wskazywała te dane, w których wartości kolumny Y są większe/równe 4.

Dodajmy nowe serie techniczne na wykres – będą to pomarańczowe punkty. Jeszcze raz zaznaczmy interesujące nas dane – teraz zróbmy to trochę inaczej: zaznaczmy autokształt (ramkę bez wypełnienia), skopiujmy go (CTRL+C), zaznaczmy serię techniczną i wklejmy autokształty (CTRL+V).

Aby nowa seria była identyczna z poprzednią wystarczy skopiować niebieskie punkty i wkleić je w miejsce pomarańczowych (Ctr+V) lub po prostu zmienić wypełnienie oraz obramowanie znacznika.

Rozbudujmy kolejny raz źródło danych i dołączmy dane do wykresu.

Widzimy, że skala pozostała bez zmian i obserwowane punkty są cały czas w ramkach. Ponadto nowe dane większe od 4 na osi Y również pokazują się w ramkach.

Pobierz szablon Excel i wstaw swoje dane

Pobierz przygotowany przeze mnie szablon z wyróżnionymi punktami Excel i spróbuj na Twoich danych.

Czym jest łącze i jak powstaje?

Łącze nazywane jest inaczej odwołaniem zewnętrznym, jest do odwołanie do komórki, zakresu, nazwy zdefiniowanej w innym skoroszycie. Odwołania zewnętrzne w porównaniu do odwołań do komórek powstają podczas pracy z dużą ilością danych lub złożonymi formułami, znajdującymi się w kilku arkuszach.

Odwołania zewnętrzne czyli łącza przydają się gdyż:

• pozwalają na połączenie danych z wielu plików, czy też od wielu użytkowników, dzięki czemu po zmianach w plikach źródłowych dane zostaną zaktualizowane również w pliku głównym
• umożliwiają uproszczenie dużych i skomplikowanych modeli, dzięki połączeniu w jednym pliku danych z wielu skoroszytów można łatwiej wprowadzać zmiany, wymagają one mniej pamięci, można je szybciej otwierać, zapisywać i obliczać.

Aby stworzyć odwołanie zewnętrzne wystarczy wpisać znak „=” , wpisać żądaną formułę do obliczeń , przełączyć się do skoroszytu źródłowego, wybrać arkusz i komórki do których tworzone jest odwołanie, wybrać Enter by zakończyć edycję formuły.

Excel pozwala również na tworzenie łączy w skoroszytach i pomiędzy skoroszytami, które nie są jeszcze zapisane, a także na utworzenie łącza do pliku, którego jeszcze nie ma (ale np. mamy pewność że powstanie).

W pierwszym przypadku (plik do którego utworzono łącze a nie jest  zapisany) gdy chcemy zapisać plik, w którym znajduje się łącze, pojawia się poniższy komunikat.

W drugim przypadku gdy już powstanie plik, do którego zostało utworzone łącze „na zaś” wówczas połączenie to należy zaktualizować, tak by łącza podawały właściwe dane a nie komunikaty błędu. O aktualizacji łączy w dalszej części artykułu).

Wygląd odwołania do skoroszytu zewnętrznego

Ma dwie postaci w zależności od tego czy plik źródłowy jest otarty czy zamknięty. Gdy plik jest otwarty odwołanie zewnętrzne składa się z nawiasów kwadratowych ([]) w które ujęta jest nazwa skoroszytu, nazwy arkusza, wykrzyknika (!) oraz komórek, do których tworzone jest odwołanie. Gdy plik jest zamknięty odwołanie zawiera całą ścieżkę do pliku.

Otwieranie skoroszytu z łączami

Gdy po raz pierwszy zostanie otwarty skoroszyt zawierający odwołania zewnętrzne na wstążce pojawia się komunikat jak poniżej. Łącza zostaną zaktualizowane gdy użytkownik wybierze przycisk „Włącz zawartość”. Wybór ten zostanie zapamiętany i przy kolejnych otwarciach pliku komunikat już się nie pojawi.

Gdy otworzę skoroszyt zawierający łącza (ale będzie to już kolejne otwarcie tego pliku), Excel wyświetli okno jak poniżej:

Do wyboru są możliwe trzy rozwiązania:

• Aktualizuj – łącza zostaną zaktualizowane z pliku / plików źródłowych
• Nie aktualizuj – łącza nie zostaną zaktualizowane, pozostaną wyświetlone poprzednie wartości
• Pomoc – wyświetlone zostanie okno pomocy programu Excel dotyczące łączy

Jeżeli wybiorę Aktualizuj lecz źródłowy skoroszyt nie będzie dostępny, w kolejnym kroku Excel wyświetli okno Edytowanie łączy. Następnie łącze mogę zmienić poprzez Zmień źródło lub usunąć je poprzez Przerwij łącze.

Okno Edytowanie łączy jest również dostępne poprzez Dane > Połączenia > Edytuj łącza.

Określenie automatycznej aktualizacji łączy

Mogę sterować aktualizacją łączy w pliku poprzez okno Monit podczas uruchamiania. Sterowanie polega na tym, że sam użytkownik decyduje czy wraz z uruchomieniem pliku, pojawia się zapytanie co do aktualizacji łączy. Do okna monitu mogę dostać się z okna Edytowania łączy.

W monicie mogę wybrać trzy różne możliwości:

• dzięki pierwszej po uruchomieniu pliku z łączami, pojawia się monit, gdzie użytkownik może zdecydować o tym czy łącza powinny być zaktualizowane lub nie,
• w drugiej alert z zapytaniem o aktualizację się nie pojawi, a łącza nie zostaną zaktualizowane,
• w trzeciej alert się nie pojawi a łącza zostaną zaktualizowane.

Operacje na łączach

Aktualizacja łączy

Jeżeli mam stworzone łącze do innego pliku i jego zawartość zostanie zmieniona, nie oznacza to, że automatycznie zostanie zaktualizowane łącze do tego pliku. Aby się to zadziało muszę otworzyć okno Edytowanie łączy. Dane > Połączenia >  Edytuj łącza > Wybieram plik do zaktualizowania > Aktualizuj wartości.

Zmiana źródła łącza

Często może się zdarzyć, że plik z którego korzystałem przy połączeniach zewnętrznych w trakcie zmienił nazwę, zaś wewnątrz jego struktura się nie zmieniła, w takiej sytuacji należy Zmienić źródło łącza. Uruchamiam okno Edytowania łączy poprzez  Dane > Połączenia >  Edytuj łącza > Wybieram plik do zmiany łącza > Zmień źródło > Wskazuję nowy plik źródłowy.

Przerywanie łączy

Funkcjonalność ta jest przydatna w momencie kiedy decyduję się nie korzystać już z połączenia z plikiem zewnętrznym (gdy łącza są już zbędne, gdy chcę zmniejszyć plik – wartości ważą mniej niż odwołania zewnętrzne i tworzone z nimi formuły) . Również poprzez okno Edytowanie łączy takie połączenie mogę zerwać. Dane > Połączenia >  Edytuj łącza > Wybieram plik do którego połączenie chcę zerwać > Przerwij łącze.

Zmiany w pliku źródłowym

Jeżeli dokonam zmiany w pliku źródłowym, wstawienie wiersza, komórek itp.  Nie zostanie to automatycznie zaktualizowane w pliku docelowym (z łączem do pliku źródłowego). Może się zatem okazać, że łącze (po zmianach w pliku źródłowym) utworzone jest do zupełnie innej komórki niż pierwotnie zamierzałem. Aby tego uniknąć gdy wprowadzam zmiany w pliku źródłowym plik docelowy powinien być otwarty, wówczas wszystkie odwołania na bieżąco będą aktualizowane.

Wyjątkiem są łącza pośredniczące, gdzie w skoroszycie A tworzę łącze zewnętrzne ze skoroszytem B, gdzie z kolei ten łączy się z kolejnym – skoroszytem C. Wówczas skoroszyt B jest skoroszytem pośredniczącym i znajduje się w nim łącze pośredniczące. Aby zmiany wprowadzone w pliku C zostały naniesione w pliku A, musi być również otwarty Arkusz B.

Przed zmianą odwołań mogę zabezpieczyć się  poprzez tworzenie nazw – odwołując się do nazwy gwarantuję sobie bezpieczeństwo. Jednak uciążliwe może być tworzenie nazw dla wszystkich zakresów, dla których tworzę odwołania zewnętrzne.

Jak odnaleźć łącze w pliku?

Na pewno nieraz dręczyło Cię to pytanie. Jeżeli wiem czego szukam, znam nazwę pliku do którego łącza szukam, wystarczy wykorzystać okno Znajdowanie i zamienianie: Narzędzia główne > Edytowanie > Znajdź i zaznacz > Znajdź >

Opcje >

Wewnątrz > Skoroszyt

W polu Znajdź wpisuję nazwę pliku i/lub arkusza którego poszukuję. Wybierając następnie przycisk Znajdź wszystko, otrzymam listę komórek w których znajduje się podany tekst.

Należy jedynie pamiętać, że odwołanie zmienia formę gdy plik źródłowy jest otwarty – nie pojawia się wtedy cała ścieżka do pliku, a jedynie jego nazwa i arkusz.

Gdy znajduję się w komórce z łączem zewnętrznym mogę użyć skrótu ‘ [ ‘ + Ctrl , który przeniesienie mnie do „źródła” informacji w tej komórce.

WEŹDANETABELI

Jest to funkcja, która pozwala przechwycić dane z raportu tabeli przestawnej o ile są one w nim widoczne. Tzn. aby pobrać daną z tabeli przestawnej przy pomocy funkcji WEŹDANETABELI dane te powinny być w tej tabeli widoczne.

Funkcja jest generowana automatycznie (tu znajdziesz informację jak ją włączyć i wyłączyć) , gdy w formule chcę użyć jedną z wartości znajdujących się w raporcie tabeli przestawnej.

– pole_danych – argument wymagany, wskazuje pole danych z którego mają być wyodrębnione dane

– tabela_przestawna – argument wymagany – wskazuje na komórkę w której rozpoczyna się raport tabeli przestawnej

– pole1 – nazwa pola do którego następuje odwołanie

– element1 – jest to jeden z elementów pola1 do którego się odwołuję

Odwołując się do konkretnej wartości w tabeli przestawnej tworzę odwołanie, które jednoznacznie identyfikuje w jakim miejscu w tabeli przestawnej znajduje się dany element – formuła pokazuje na przecięciu jakich pól, dla jakich wartości elementów tych pól, znajduje się  wybrana przeze mnie komórka.

Zastosowanie

Formuła tak jak większość prezentowanych w tym artykule oczywiście do zastosowania w budowie wszelkiego rodzaju raportów oraz analiz. W szczególności kiedy tabela przestawna stworzona w pliku służy do różnego rodzaju zestawień, zawiera wiele danych a do naszych celów potrzebne są tylko niektóre z nich. Warto zastosować tę funkcję by nie budować kolejnej tabeli przestawnej, która na pewno obciąży i powiększy plik.

Zatem budując tabelę przestawną, która będzie służyła celom raportowym, analitycznym wielu zestawień, należy przemyśleć jej budowę, tak by sprostała wszelkim wymogom informacyjnym.

Przykład

Powyżej tabela przestawna, zbudowana na danych z arkusza Dane. W komórce B18 znajduje się automatycznie wygenerowana formuła WEŹDANETABELI po kliknięciu w komórkę E12 raportu tabeli przestawnej. Widać, że wartość z komórki E12 znajduje się na przecięciu Pola Dealer o wartości PL088, Pola Miasto elementu o wartości Wrocław oraz pola Lata o wartości 2004.

W pliku znajdziecie rozwiązanie jak łatwo można przekształcić tę formułę by pokazywała dane dla poszczególnych Dealerów w zależności od wybranego roku.

SUMA.WARUNKÓW

Funkcja często używana przez analityków ponieważ pozwala na sumowanie wartości na podstawie kilku kryteriów (a dokładnie 127 kryteriów z odpowiadającymi im zakresami). Jako kryterium wyszukiwania mogę podać naprawdę wiele różnych kombinacji np. stosując znaki specjalne, mogę sumować wartości, które będą się zaczynały od danej litery, czy też będą większe/mniejsze/różne od pewnej podanej przeze mnie wartości.

– Suma_zakres – argument wymagany, jest to zakres komórek które po spełnieniu kryteriów będą zsumowane

– Kryteria_zakres1 i kolejne – zakres1 jest argumentem wymaganym , kolejne są opcjonalne, jest to zakres który jest przeszukiwany pod kątem kryterium1 i kolejnych. Każde Kryteria_zakres(nr) oraz Kryteria(nr) tworzą parę. Więc dane kryterium jest poszukiwane w zakresie ze swojej pary.

– Kryteria1i kolejne – Kryteria1 jest argumentem wymaganym, kolejne są opcjonalne jest to wartość która poszukiwana jest w kryterium_zakres. Może być zapisane przy pomocy symboli wieloznacznych, znaków większości i mniejszości

Zastosowanie

Do wszelkiego rodzaju zestawień, oczywiście do podsumowań 🙂

UWAGA!!!

Należy pamiętać aby zarówno Suma_zakres jak i  Kryteria_zakres miały taki sam zakres wierszy (zaczynały i kończyły na tym samym numerze wiersza).

Przykład

Podsumowanie wartości sprzedaży dla poszczególnych dealarów.

Suma wartości sprzedaży aut typu Limuzyna, których wartość zakupu była większa niż 90000. Należy zwrócić uwagę na sposób zapisu warunku > 90000 (umieszczam go w cudzysłowie).

JEŻELI.BŁĄD

Ta funkcja jest o tyle magiczna, że ładnie pozwala na ukrycie wszystkich pojawiających się „krzaczków” czyli #N/D!, #ADR!, NAZWA itp. Pozwala na zachowanie porządku i estetyki we wszelkich raportach oraz zestawieniach. Jak widać poniżej funkcja posiada dwa argumenty :

Wartość – czyli ta część formuły, której wynik może być błędny

Wartość jeżeli błąd – co powinno się pojawić zamiast komunikatu błędu, innymi słowy co chcę wyświetlić w momencie gdy pojawi się błąd np. 0, „” (czyli nic), bądź komunikat słowny – tu wszystko zależy od twórcy formuły.

UWAGA!!!

Ponieważ funkcja pozwala na ukrycie błędu, warto na początku przetestować formułę, którą chcemy zagnieździć w JEŻELI.BŁĄD. Istnieje ryzyko, że sama konstrukcja formuły może być błędna. Zagnieżdżając ją od razu w JEŻELI.BŁĄD możemy nie dostrzec pomyłki. Także funkcję zagnieżdżamy w JEŻELI.BŁĄD dopiero po sprawdzeniu właściwej (zagnieżdżanej) formuły.

Ciekawostka

W Excelu istnieją tzw. funkcje zmienne – są obliczane przy każdym obliczaniu arkusza, nawet gdy wspomniane formuły zmienne nie są zaangażowane w to liczenie. Do funkcji tych zaliczyć można:

– LOS

– KOMÓRKA (zwraca informację o formatowaniu, lokalizacji lub zawartości pierwszej komórki w odwołaniu zgodnie z kolejnością odczytu arkusza)

– ADR.POŚR

– INFO (zwraca informacje na temat środowiska w jakim działa program, poniżej informacje, jakie dzięki tej funkcji możemy uzyskać)

– TERAZ

– PRZESUNIĘCIE

– DZIŚ

Użycie tych funkcji powoduje pojawienie się monitu o zapisaniu arkusza , przy każdorazowym jego zamknięciu, nawet w momencie gdy nie był on zmieniany po otwarciu.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik Funkcje Excel nie tylko dla analityka cz2  i umieść własne dane.

INDEKS & PODAJ.POZYCJĘ czyli jak zastąpić WYSZUKAJ.PIONOWO

Odwiecznym utrudnieniem napotykanym przy stosowaniu funkcji Wyszukaj.pionowo jest kolejność kolumn w danych nad którymi pracuję. Wartość, „po której wyszukuję” musi się znajdować w pierwszej kolumnie danych, więc wartość która jest zwracana przez formułę musi pochodzić z kolumn po prawej stronie.

Dzięki połączeniu funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ mogę szukać wartości po wierszach na lewo i prawo od kolumny „po której” wyszukuję.

PODAJ.POZYCJĘ

Funkcja zwraca względne położenie szukanej wartości w przeszukiwanej tablicy danych, zwraca pozycję szukanej wartości a nie jej wartość.

– szukana_wartość – argument wymagany, który będzie dopasowany do jednej z wartości w zakresie przeszukiwana_tab; szukana_wartość może być liczbą, tekstem, wartością logiczną lub odwołaniem do jednej z tych wartości

– przeszukiwana_tab – argument wymagany, zakres komórek przeszukiwany by znaleźć w nim szukaną_wartość

– typ_porównania – argument opcjonalny, może przyjąć wartość -1, 0 lub 1 (wartość 1 jest domyślna), argument ten określa w jaki sposób porównywana jest szukana_wartość do elementów w przeszukiwanej_tab

– 0 – fukcja znajduje pierwszą wartość, równą dokładnie szukanej_wartości (najczęśniej stosowane rozwiązanie)

INDEKS

Funkcja ta jest używana na dwa sposoby:

– może zwracać wartość określonej komórki lub tablicy (forma tablicowa)

– może zwracać odwołanie do określonych komórek (forma odwołaniowa)

W połączeniu z funkcją PODAJ.POZYCJĘ wykorzystywać będę formę tablicową, dlatego też omówię to zastosowanie.

W formie tablicowej funkcja zwraca wartość znajdującą się w podanej tablicy na przecięciu danego wiersza oraz kolumny.

– tablica – argument wymagany, jest to tablica lub stała tablicowa która będzie przeszukiwana

– nr_wiersza – argument wymagany , wskazuje wiersz w tablicy z którego zostanie pobrana wartość, jeżeli zostanie pominięty wówczas wymagany będzie argument nr_kolumny

– nr_kolumny – argument opcjonalny, podaje numer kolumny z tablicy, z której zostanie zwrócona wartość. Analogicznie, jeżeli argument nr_kolumny zostanie pominięty będzie wymagany nr_wiersza.

Efekt otrzymywany dzięki połączeniu funkcji INDEKS oraz PODAJ.POZYCJĘ

Połączenie polega na wykorzystaniu wersji tablicowej funkcji INDEKS i zagnieżdżenie w jednym z argumentów, bądź w obu funkcji PODAJ.POZYCJĘ, dzięki czemu można budować elastyczne, uniwersalne formuły, które pozwalają na dynamiczne wyszukanie właściwego (dopasowanego) wiersza jak i kolumny.

Zastosowanie

Oczywiście dzięki wspomnianej uniwersalności, opanowanie tych funkcji a dokładniej ich połączenia stanie się na tyle wygodne, że zapomnisz o funkcji wyszukaj pionowo, ponieważ bez problemu dane można wyszukać niezależnie od ich położenia w tablicy. Formuły są jak najbardziej do zastosowania podczas budowy raportów, czy wszelkiego typu analiz.

Przykład

Dane, które wykorzystuję znajdują się w arkuszu Dane. Numer seryjny jest drugą kolumną w tablicy danych.

Pierwsza część funkcji (czyli pierwsze PODAJ.POZYCJĘ – wskazanie wiersza)

Przeszukuję kolumnę B (numer seryjny) arkusza Dane w poszukiwaniu numeru seryjnego podanego w komórce B5 czyli PL/PRS444, z dokładnym typem porównania. Ta część funkcji daje wartość 8, co oznacza że w wierszu numer 8 zakresu B1:B209 znajduje się szukany numer seryjny.

Przeszukuję pierwszy wiersz danych (czyli nagłówki)  w arkuszu Dane w poszukiwaniu konkretnej nazwy nagłówka (w tym przypadku z komórki c4 czyli Dealer), z dokładnym typem dopasowania. Ta część formuły daje wynik 1, co oznacza że w arkuszu Dane kolumna o nazwie Dealer jest pierwszą kolumną.

Powyższe dwie funkcje dają, więc miejsce przecięcia w tablicy: wiersz 8 w kolumnie 1, co daje wynik „PL018”.

Oczywiście nie zawsze w przypadku połączenia funkcji INDEKS oraz PODAJ.POZYCJĘ muszę stosować tę ostatnią dwukrotnie. Gdy wiem, w którym wierszu poszukuję wartości lub w której kolumnie zawsze mogę podać ją na sztywno. Poniżej przykład wyszukuję ceny zakupu – dla jakiego numeru seryjnego wystąpiła, więc wiem z której kolumny w arkuszu Dane pobiorę informację o numerze seryjnym (kolumna numer 2).

ADRES & ADR.POŚR

Funkcje czy łącznie czy pojedynczo są rzadko używane i mało znane. Funkcja ADRES pozwala na podstawie podanego numeru wiersza i kolumny, zwrócić adres bezwzględny komórki.

ADRES

– nr_wiersza – jest to argument wymagany w funkcji, numer wiersza komórki, który ma być użyty w odwołaniu do komórki, może być podany np. poprzez funkcję WIERSZ

– nr_kolumny – jest to argument wymagany w funkcji, numer kolumny, który ma być użyty w odwołaniu do komórki, może być podany np. poprzez funkcję NR.KOLUMNY

– [typ_adresu] – jest to argument opcjonalny (nie muszę go podawać), podaję tu wartość liczbową na podstawie, której powstanie odwołanie określonego typu. Gdy typ_adresu przyjmie wartość:

– 1 lub zostanie pominięty – daje odwołanie bezwzględne

– 2 – bezwzględne wiersze, względne dla kolumny

– 3 – względne wiersza, bezwzględne dla kolumny

– 4 – względne

– [a1] – jest to argument opcjonalny, w zależności od podanej tu wartości PRAWDA/FAŁSZ, tworzone odwołalnie ma postać A1 lub W1K1, pierwsze (A1) ma formę kolumny alfabetyczną, zaś nazwa wiersza jest już wartością gdzie wiersz i kolumna podawane są numerycznie , jeżeli argument [a1] zostanie pominięty lub przyjmie wartość PRAWDA wówczas funkcja poda adres w stylu A1, jeżeli przyjmie wartość FAŁSZ odwołanie będzie miało postać W1K1

– [tekst_arkusz] – argument opcjonalny, gdzie mogę podać nazwę arkusza komórki, do której chcę stworzyć odwołanie. Jeżeli zostanie pominięty wówczas odwołanie zostanie stworzone do Arkusza w którym budowana jest funkcja

ADR.POŚR

W skrócie  funkcja ADR.POŚR zwraca odwołanie wskazane przez wartość tekstową.

– adres_tekst – to argument wymagany w funkcji. Może być to odwołanie do komórki jako ciągu tekstowego, nazwa zdefiniowana jako adres lub adres komórki zawierającej adres w trybie adresowania A1 lub W1K1.

– [a1] – jest to argument opcjonalny, podaje jakiego typu odwołanie daje argument adres_tekst, jeżeli jest to typ W1K1 wówczas typ [a1] powinien przyjąć wartość FAŁSZ, zaś gdy jest to typ A1 wówczas argument [a1] powinien przyjąć wartość PRAWDA lub może być pominięty.

Efekt otrzymywany w wyniku połączenia obu funkcji ADRES i ADR.POŚR

Efekt magiczny otrzymuje się poprzez zagnieżdżenie funkcji ADRES wewnątrz ADR.POŚR. Funkcja ADRES tworzy odwołanie do komórki w postaci tekstu (typu A1 lub W1K1) następnie funkcja ADR.POŚR. odczytuje „zawartość” podanego (przez funkcje ADRES) odwołania.

Zastosowanie

Zastosować obie funkcje możemy oczywiście budując rożnego typu raporty np. wiedząc lub też nie z jakich kolumn czy wierszy powinny być pobrane dane, w sytuacji gdy co miesiąc aktualizujemy dane np. pobieramy je dla kolejnego miesiąca. Tak naprawdę połączenie obu funkcji daje nieograniczone możliwości. W załączonym pliku kilka opcji zastosowania obu funkcji.

Przykład

Poniżej zastosowanie funkcji ADRES, bezwzględne odwołanie do komórki E2 w arkuszu Dane.

Kolejny przykład, gdzie funkcja ADR.POŚR uzyskuje wartość z komórki na podstawie odwołania stworzonego w innej komórce (C18).

Ostatni przykład czyli efekt połączenia obu funkcji. Odwołanie stworzone przez funkcję ADRES. Wartość (XYZ)  uzyskana przez funkcję ADR. POŚR, widoczna w komórce C11.

Pobierz plik Excel

Pobierz plik  Funkcje Excel nie tylko dla analityka cz1 i umieść własne dane.