Przygotowanie danych w pracy w Power BI

Do analizy posłużą mi dane serwisu Airbnb, z rezerwacji w Nowym Jorku.

Filtrowanie poprzez fragmentator

W obszarze wizualizacji wybieram Fragmentator, w obszarze Pole umieszczam Host Since, które jest polem typu data.

Na wykresie słupkowym umieszczam typ wynajmowanego pokoju oraz zliczam liczbę ofert każdego typu, przy pomocy pola Host Id.

Wybierając strzałkę w prawym górnym rogu fragmentatora uruchamia się menu podręczne, z różnymi opcjami dot. filtru. To co mnie interesuje to opcja Względnie.

W pierwszym polu fragmentatora do wyboru są następujące opcje: Ostatnie, Dalej, To.

Ostatnie – okresy wstecz, od dzisiejszej daty

Dalej – okresy wprzód od dzisiejszej daty

To  – dane z dzisiejszej daty, tygodnia, miesiąca, roku , w zależności od wyboru w ostatnim polu

Pole liczbowe pozwala na wpisanie wartości, do jakich dat względnie się odwołuję.

Ostatnie pole umożliwia wybór miary czasu do jakiego się odwołuję, poniżej lista możliwych opcji:

• Dni
• Tygodnie
• Tygodnie (kalendarzowe)
• Miesiące
• Miesiące (kalendarzowe)
• Lata
• Lata (kalendarzowe)

Czym różnią się Miesiące od Miesiące (kalendarzowe)? Wybierając w drugim polu wartość 3 przy opcji Miesiące , przy dzisiejszej dacie 25 kwietnia, wybrany zakres dat to : 26-02-2019 do 25-04-2019. Natomiast przy wyborze Miesiące (kalendarzowe) będą to daty z przedziału: 01-02-2019 do 31-03-2019 czyli dwa pełne miesiące kalendarzowe.

Filtrowanie poprzez filtr boczny

Filtrowanie poprzez filtr boczny umożliwia również operowanie datami względnymi. W tym celu pole daty należ przenieść do obszaru Filtru na poziomie strony lub raportu.

W polu Typ filtru po rozwinięciu listy dostępna jest opcja Filtrowania dat względnych.

Po wybraniu tej opcji pojawiają się, podobnie jak w przypadku fragmentatora trzy kolejne pola. Pozwalają na wybór kierunku przesunięcia czasowego (w przód, tył), wybór miary czasu oraz jej ilości. Dodatkową opcją do zaznaczenia jest pole Uwzględnij dzisiaj , którego nie ma we fragmentatorze. Przy zaznaczeniu dzisiejsza data brana jest do zakresu , przy wyborze miar czasowych kalendarzowych opcja ta jest nieaktywna.

Różnice filtrowania przy pomocy filtra bocznego oraz fragmentatora

Obie opcje w zasadzie funkcjonowania praktycznie się nie różnią. W opcji fragmentatora pomocnym może być to, że z każdą dokonaną zmianą ustawienia widoczny jest zakres dat, który wybieramy. Co z punktu widzenia użytkownika raportu, czyli przede wszystkim nie dewelopera, może być bardzo istotne.

Drugą różnicą jest fakt, że w filtrze bocznym mamy opcję Uwzględnij dzisiaj, dzięki której możemy łatwo wykluczyć aktualny dzień.

Ograniczenia

• modele danych w usłudze Power BI nie przechowują informacji o strefie czasowej
• fragmentator oraz filtr boczny zawsze bazują na czasie w formacie UTC
• dane zebrane w lokalnej strefie czasowej można przekonwertować na format UTC przy pomocy Edytora zapytań

Pobierz plik

Pobierz plik Power BI i sam sprawdź jak działa filtr boczny oraz fragmentator.

Krok 1: Utwórz raport z filtrami

Krok 2: Wstaw zakładkę

Na karcie Widok znajdziemy opcję Panel zakładki, która otwiera okno Zakładki. Tam możemy dodać pożądany widok startowy dla naszego raportu.

Krok 3: Dodaj przycisk

Przyciski trafiły w niedawnej aktualizacji Power BI na kartę Narzędzia główne. Mamy możliwość wybrania przycisku z listy lub załadowania własnego obrazka. Nam wystarczy przycisk Resetuj.

Krok 4: Podłącz przycisk do zakładki

W oknie Wizualizacje dla przycisku znajdziemy sekcję Akcja, gdzie typ ustawiamy na Zakładka i wybieramy naszą zakładkę.

Krok 5: Przetestuj działanie

Po wybraniu elementów na fragmentatorze oraz odfiltrowaniu danych bezpośrednio na wykresie klikamy przycisk Resetuj (w Power BI Desktop Ctrl + lewy przycisk myszy). Nasz raport wraca do pierwotnej postaci.

Pobierz plik

Tu możesz pobrać plik Power BI Desktop z przyciskiem czyszczącym filtry i przetestować działanie na swoim komputerze.

Jeśli temat Cię zainteresuje, zapraszam do lektury drugiej części artykułu: Parametry w Power Query dla Excel i Power BI (cz. 2).

Gdzie znaleźć Parametry na wstążce Power Query?

Do menedżera dostanę się poprzez edytor Power Query > Narzędzia główne > Parametry > Zarządzaj Parametrami.

Po rozwinięciu strzałki dostępne są opcje:

• zarządzania parametrami,
• edycji parametrów,
• dodania nowego parametru.

Czy wybiorę opcję zarządzania parametrami czy dodania nowego parametru, na ekranie pojawi się to samo okno, z tą różnicą, że przy drugiej opcji będę mógł od razu dodać nowy parametr, ale będę widzieć oczywiście też te istniejące.

1. Nowe – przycisk pozwalający na dodanie nowego parametru.
2. Nazwa – miejsce na nadanie nazwy dla parametru.
3. Opis – „słowno-muzyczny” opis dla parametru (wyświetlany przy edycji parametru).
4. Wymagane – użytkownik może określić czy wartość dla danego parametru może być opcjonalna, czy też wartość dla parametru musi być podana
5. Typ – typ danych umieszczanego parametru. Np. przy filtrowaniu kolumn przy pomocy parametru, ważny jest typ danych parametru oraz filtrowanej kolumny, powinien być spójny, aby parametr był możliwy do wyboru, by mógł kolumnę przefiltrować.
6. Sugerowane wartości – do wyboru są trzy opcje:– Dowolna wartość – tu można wpisać ręcznie wartość parametru, niezależnie od wybranego typu danych- Lista wartości – mogę tu wprowadzić ręcznie, wartości w postaci listy
   – Zapytanie – parametrem stają się elementy znajdujące się w zapytaniu Power Query sformatowanym jako Lista
7. Wartość domyślna – pozwala określić użytkownikowi domyślne wartości parametru
8. Wartość bieżąca – wartość jaką przyjmuje parametr w bieżącym momencie

Okno edycji parametrów wygląda nieco inaczej. Z tego poziomu zobaczę wszystkie zbudowane parametry i będę mógł zmienić ich wartość. Bez znaczenia czy będą to parametry stworzone na podstawie listy czy pisane ręcznie.

Zastosowanie parametrów w Power Query

Parametry można zastosować jako zapytania, do pobrania różnych zestawów danych, do filtrowania wierszy, zachowania/usunięcia/zastąpienia wierszy. Parametry mogą być załadowane do modelu, tak więc można się do nich odwoływać z poziomu miar, kalkulowanych kolumn, kalkulowanych tabel czy elementów raportu (np. w Power BI).

Parametry w interfejsie poleceń Power Query

Zachowanie, usuwanie wierszy

Znajdując się w edytorze Power Query > Narzędzia główne > Zmniejsz wiersze znajdę dwie opcjonalności : Zachowaj wiersze oraz Usuń wiersze. Wybierając każdą z tych opcji otwieram bardzo podobne okno (poniżej przykładowe).

Jak widać liczbę wierszy, którą w zależności od opcji, chcę zachować/usunąć, mogę wskazać poprzez podanie liczby, wskazanie istniejącego parametru czy utworzenie również z tego miejsca nowego.

Filtrowanie wierszy

Aby przy pomocy parametru przefiltrować dane w kolumnie, wybieram trójkąt/strzałeczkę w dół znajdującą się w nagłówku kolumny, wybieram filtry tekstu (kolumna na format tekstowy)  z rozwiniętego menu > Równa się.

Jak widać na poniższym rysunku jako wartość filtru mogę wybrać wartość parametru. Należy jednak pamiętać, że format kolumny powinien by spójny z formatem parametru. Dlatego na liście wyboru dostępnych parametrów pojawią się te, które mają spójny format z kolumną danych.

Wartość parametru, która zostanie zastosowana czy to przy filtrowaniu, czy przy pozostawianiu wierszy będzie wcześniejszą wartością bieżącą.

Każdy z dodanych parametrów pojawia się na liście zapytań edytora Power Query. Wybierając dany parametr, wklikując się w niego, można zmienić jego wartość bieżącą oraz przejść do okna zarządzania parametrami.

Filtry w Powerview ograniczają zakres wyświetlanych danych na jednym wykresie bądź też na całym raporcie. W przeciwieństwie do interakcji brushing and linking, stan filtrów w pliku można zapisać (w zapisanym pliku zachowują się ustawienia filtrów).

Filtrowanie od wyróżniania krzyżowego różni się także tym, iż filtrując widzimy wyłącznie interesujące nas dane – nie mamy możliwości obejrzenia całokształtu danych. Jednocześnie warto zauważyć, iż oczywiście te dwie interakcje nie wykluczają się i mogą być ze sobą łączone.

Włączanie filtrów

Filtry obsługuje się przy pomocy wstążki położonej na prawo od obszaru raportu.

Włączamy ją przy pomocy ikony Obszar filtrów w zakładce PowerView:

Możemy mieć ją też schowaną – wtedy wystarczy rozwinąć ją przy pomocy symbolu strzałki:

We wstążce znajdziemy dwie zakładki – „Widok” oraz „Wykres”. Jeżeli mamy otwartą zakładkę „widok”, po czym przeciągniemy z listy pól dowolny obiekt, to będziemy filtrować cały raport (wszystkie wykresy znajdujące się na jego powierzchni) wg tego obiektu.

Po zaznaczeniu pojedynczego wykresu we wstążce filtrów pojawia się zakładka „wykres”. Wejść do tej zakładki możemy także poprzez kliknięcie ikony w prawym górnym rogu wykresu przedstawiającej lejek.

Nie możemy filtrować wykresu, jeżeli nie jest on zaznaczony – wtedy możemy używać jedynie zakładki „Widok”. Filtrowania możemy używać poprzez obiekty których używaliśmy do skonstruowania wykresów, bądź też przeciągając z listy pól obiekty które są w jakikolwiek sposób powiązane z obecnymi na powierzchni raportu wizualizacjami.

Obsługa filtrów

Łatwo zauważyć, że przy filtrach w których dane są jakościowe (np. spis miejscowości, imiona i nazwiska klientów) istnieje możliwość wyszukiwania rekordu poprzez wpisanie go w wyszukiwarkę. W wypadku gdy mamy kilkaset czy kilka tysięcy rekordów może być to bardzo pomocne – tym bardziej, że w takich przypadkach wyświetlana jest tylko część danych.

Warto zauważyć, że nie musimy wpisywać całej nazwy – wyszukiwarka znajdzie też takie rekordy w których występuje wpisany przez nas ciąg znaków:

Możemy także użyć symbolu ”*” – będzie on, wzorem zapytań w języku SQL, oznaczał jakikolwiek znak lub ciąg znaków.

Zaawansowane ustawienia filtru włączamy przy pomocy strzałki w prawym górnym rogu pola z nazwą obiektu.

W wypadku danych tekstowych filtr posiada funkcje typu „zawiera”, „nie zawiera”, „rozpoczyna się od” itd. Może mieć zastosowanie przy użyciu jakiś kodów, w których obecność poszczególnych liter może oznaczać jakąś cechę. Jest też możliwość zmiany spójnika z „i” na „lub” w stosunku do dwóch warunków opartych na jednym obiekcie.

Inaczej ma się sprawa przy danych ilościowych. Podstawowy filtr umożliwia selekcję danych przy pomocy suwaka, dzięki któremu określamy interesujący nas przedział.

W zaawansowanych opcjach filtru selekcji dokonujemy przy pomocy wybieranych przez nas warunków, takich jak większa, większa lub równa, równa, mniejsza itp.

Istnieje jeszcze kwestia filtrowania w wykresach, gdzie istnieje szereg czasowy. Naturalnie najczęściej do przedstawiania tego typu danych używamy wykresu liniowego.

Przy rozwinięciu na wstążce filtrów obiektu na podstawie którego tworzymy szereg czasowy otrzymujemy listę dat, dla których są zaznaczone punkty przez które przeprowadzona jest linia wykresu. Włączamy je kolejno do wykresu poprzez zaznaczanie ich w checkboxach.

W ten sposób możemy sprawdzić, czy pomiędzy dwoma wybranymi przez nas datami nastąpił spadek czy wzrost sprzedaży – w innym przypadku może być to niewidoczne z powodu zbyt dużego zagęszczenia danych na osi czasu, czy tez po prostu trudne do oceny ze względu na zbyt mały odchył kreski od poziomu. Możemy zaobserwować globalny trend, zaznaczając jedynie początkową i końcową datę, pomijając informację na temat okresowych wahań.

Oczywiście nie ma sensu zaznaczania jednej daty – wtedy będziemy mieli tylko punkt, suchą informację bez żadnego kontekstu: czy to dużo, czy to mało, czy sprzedaż maleje czy spada?

Wbrew pozorom stworzenie takiego filtra w tym miejscu, a nie suwaka ograniczającego okres czasu – podobnego do używanego przy danych ilościowych, ma sens. Do ograniczania zakresu czasowego służy bowiem suwak pod wykresem – jeżeli dodalibyśmy go też w filtrach, byłoby to dublowanie funkcji, podczas gdy w obecnej sytuacji dysponujemy dwoma różnymi funkcjonalnościami.

Do dokładnego określania wyświetlanego okresu czasu służą zaawansowane opcje filtru. Możemy tam operować datami oraz godziną dnia, z dokładnością aż do sekundy – co jest w raportach tworzonych na potrzeby biznesu zazwyczaj przesadą, choć może być przydatne np. przy pokazywaniu cen akcji – w takich przypadkach możemy obserwować reakcję giełdy na informacje które pojawiają się o ścisłych godzinach.

Jak widać na powyższych przykładach, filtrowanie w raportach PowerView odbywa się w prosty i intuicyjny sposób. Nie ma na nie wpływu sposób wizualizacji – tak samo filtrujemy takie same dane bez względu na to czy przedstawiamy je na wykresie bąbelkowym, na mapie czy też przy pomocy kolumn.

Co sądzicie o opcjach filtrowania w PowerView? Czy są one wystarczające, czy też czegoś wam zabrakło? Podzielcie się opinią w komentarzu!

Czy fragmentator w PowerView jest zupełną nowością?

Taki instrument pozwalający ograniczyć ilość wyświetlanych danych nie jest niczym nowym – już w wersji 2010 programu Microsoft Excel można było użyć fragmentatorów w połączeniu z tabelą przestawną, wskutek czego mogliśmy stworzyć efektowny dashboard.

Jak utworzyć fragmentator na dashboardzie?

Tworzenie  fragmentatora jest bardzo proste – należy najpierw utworzyć tabelę na podstawie danych tylko z jednej kolumny, a następnie (mając zaznaczoną tą tabelę) kliknąć Projekt -> Fragmentator: Kliknięcie na wybrany element w naszym narzędziu skutkuje ograniczeniem danych użytych w raporcie do tego właśnie elementu. Możemy zaznaczyć więcej niż jeden element przytrzymując klawisz CRTL Powrót do stanu początkowego możemy zrealizować jednym kliknięciem w ikonę gumki znajdującej się w jego górnym prawym rogu. Ikonka ta pojawia się tylko po najechaniu kursorem na obszar fragmentatora. Działanie tego narzędzia w praktyce można sprawdzić na raporcie znajdującym się w naszym przykładowym pliku (odnośnik pod artykułem). Można utworzyć tabelę na podstawie obiektu Region z tabeli Tabela_Sprzedaż, a następnie utworzyć z niej fragmentator. Można także próbować innych obiektów, ale należy pamiętać iż może wystąpić sytuacja w której niektóre wykresy nie będą reagowały na operacje wykonywane na fragmentatorze – wszystko zależy od wzajemnego powiązania danych (relacji między tabelami), czyli po prostu struktury naszej bazy danych w PowerPivot.

Kiedy stosować fragmentator na dashboardzie w PowerView?

Fragmentator jest filtrem, który sugeruje użytkownikowi, że cały raport został zaprojektowany w taki sposób, że jego klikanie będzie miało wpływ na cały raport. Zadaniem osoby projektującej raport jest więc taka konfiguracja modelu danych i dobór wykresu, aby rzeczywiście kliknięcie na ten filtr miało wpływ na cały dashboard.

Gdzie umieścić fragmentator na raporcie?

Zasadniczo filtry dashboardu powinny być umieszczone po prawej stronie, aby nie skupiło zbytnio uwagi odbiorcy. W przypadku fragmentatorów w PowerView, które sugerują domyślny sposób operowania na danych, bardziej wskazane jest ich umieszczanie z lewej strony raportu.

Czy da się zmienić układ fragmentatora z pionowego na poziomy?

Analogicznie jak w zwykłym arkuszu programu Excel, fragmentator może być tylko w pionie.

Uważacie tę opcją za przydatną, czy też jedynie niepotrzebnie dubluje opcje filtrów? Wyraźcie swoją opinię w komentarzach!

Plik do pobrania

Plik z przykładowymi danymi: fragmentatory w Excel 2013 PowerView