Najbardziej żałuję, że…

…tak długo czekałem, aby poznać dodatki Power do programu Excel i aplikację Power BI.

Tak szczerze, tego słowa „Power” zwyczajnie się przestraszyłem. Pierwszy był Power Pivot. Mówiłem sobie: „Po co mi Power Pivot, kiedy nie znam nawet wszystkich opcji tabel przestawnych”. Potem przyszło Power Query. Gdy o nim usłyszałem, pomyślałem: „Nie jestem ekspertem od baz danych, więc narzędzie do zapytań nie jest mi potrzebne”. I w jednym i w drugim przypadku się pomyliłem. Oba narzędzia służą zwykłym użytkownikom programu Excel.

Krok 1: Zacznij od narzędzia prostszego – Power Query

Łatwiejsze do nauki jest na pewno Power Query i dziś nie wyobrażam sobie pracy z danymi w Excelu bez tego komponentu do tworzenia zapytań (query). Sam Microsoft odszedł częściowo od nazwy na rzecz Get & Transform, czyli Pobieranie i przekształcanie, aby nie była taka straszna dla użytkowników. To intuicyjne narzędzie pozwala wyklikać ciąg poleceń związanych z przygotowaniem i transformacją danych, aby powtarzać ten proces w przyszłości. Power Query jest tak przydatny, że poświęciłem mu cały e-kurs wideo w Akademii SkuteczneRaporty.pl.

Krok 2: Poznaj Power Pivot

Power Pivot jest trudniejszy z tym językiem kalkulacji DAX, ale nawet bez jego znajomości jesteśmy w stanie rozwiązywać złożone problemy, które wcześniej w Excelu wymagały nie lada gimnastyki. Łączenie kilku tabel transakcyjnych składających się na model danych (np. przychody ze sprzedaży, koszty, budżet, przelewy itp.) to kluczowe zadanie Power Pivot. Dodając do tego możliwość pracy na dużo większej ilości danych niż standardowy 1 000 000 (eksperymentowaliśmy z 10 000 000, ale można załadować więcej) i dowolne kalkulacje, otrzymujemy nowy zestaw narzędzi do pracy dla analityków.

Korzystając ze ścieżki Power Query > Power Pivot > tabela przestawna (a nawet ze skróconej: Power Query > tabela przestawna), otrzymujemy bardzo lekkie i szybkie pliki, najczęściej pozbawione tradycyjnych formuł.

Krok 3: Zostań ekspertem od raportów w Power BI

Całość uzupełnia aktualnie aplikacja Power BI, która przebojem wdziera się do wielu firm. Startujemy z nią za darmo, pobierając Power BI Desktop. Gdy apetyt i umiejętności rosną, przechodzimy na Power BI Online, ustawiając automatyczny proces odświeżania raportów i zapewniając spersonalizowany dostęp do danych różnym użytkownikom (Row Level Security). Ważne jest to, że aplikacja na wiele sposobów współpracuje z Officem, a w środku składa się z identycznych komponentów: Power Query (Edytor zapytań) > Power Pivot (widok Relacje i Dane) > tabela przestawna (z fantastycznymi możliwościami wizualizacji i interakcji).

Od czego zaczynamy projekty usługowe lub szkoleniowe?

Zaczynając jakikolwiek projekt Excelowo-raportowy, zawsze sprawdzamy na początek, jaką wersję Excela posiada klient. Power Query mogą mieć wszyscy – do 2010 i 2013 można je doinstalować, od 2016 / 365 jest w każdym Excelu. Power Pivot jest już tylko w najwyższej wersji Excela – Professional i rekomendujemy go dopiero od Excela 2013. Jeśli klient jest otwarty na nowe narzędzia, Power BI jest rekomendacją numer 1. Mając te dodatki, budujemy transparentne i łatwe w utrzymaniu rozwiązania.

Czas na Twój ruch

Już dziś SkuteczneRaporty.pl (wraz ze stroną ExcelBI.pl) jest liderem opinii w polskim Internecie w zakresie raportowania z użyciem Power Query, Power Pivot i Power BI. Żałuję tylko, że stało się to trochę za późno.

Jeśli Twój zespół / dział / firma / organizacja (niepotrzebne skreślić) tworzy raporty w Excelu i nigdy nie słyszałeś o dodaniu do raportów Powera, czas to jak najszybciej nadrobić. Efekty, potwierdzone u ponad 100 klientów, są natychmiastowe, zaś agenci zmian raportowych szybko idą w górę – czego i Tobie życzę.

—————————————-

Obrazek wyróżniający: Designed by kstudio / Freepik

Czym jest łącze i jak powstaje?

Łącze nazywane jest inaczej odwołaniem zewnętrznym, jest do odwołanie do komórki, zakresu, nazwy zdefiniowanej w innym skoroszycie. Odwołania zewnętrzne w porównaniu do odwołań do komórek powstają podczas pracy z dużą ilością danych lub złożonymi formułami, znajdującymi się w kilku arkuszach.

Odwołania zewnętrzne czyli łącza przydają się gdyż:

• pozwalają na połączenie danych z wielu plików, czy też od wielu użytkowników, dzięki czemu po zmianach w plikach źródłowych dane zostaną zaktualizowane również w pliku głównym
• umożliwiają uproszczenie dużych i skomplikowanych modeli, dzięki połączeniu w jednym pliku danych z wielu skoroszytów można łatwiej wprowadzać zmiany, wymagają one mniej pamięci, można je szybciej otwierać, zapisywać i obliczać.

Aby stworzyć odwołanie zewnętrzne wystarczy wpisać znak „=” , wpisać żądaną formułę do obliczeń , przełączyć się do skoroszytu źródłowego, wybrać arkusz i komórki do których tworzone jest odwołanie, wybrać Enter by zakończyć edycję formuły.

Excel pozwala również na tworzenie łączy w skoroszytach i pomiędzy skoroszytami, które nie są jeszcze zapisane, a także na utworzenie łącza do pliku, którego jeszcze nie ma (ale np. mamy pewność że powstanie).

W pierwszym przypadku (plik do którego utworzono łącze a nie jest  zapisany) gdy chcemy zapisać plik, w którym znajduje się łącze, pojawia się poniższy komunikat.

W drugim przypadku gdy już powstanie plik, do którego zostało utworzone łącze „na zaś” wówczas połączenie to należy zaktualizować, tak by łącza podawały właściwe dane a nie komunikaty błędu. O aktualizacji łączy w dalszej części artykułu).

Wygląd odwołania do skoroszytu zewnętrznego

Ma dwie postaci w zależności od tego czy plik źródłowy jest otarty czy zamknięty. Gdy plik jest otwarty odwołanie zewnętrzne składa się z nawiasów kwadratowych ([]) w które ujęta jest nazwa skoroszytu, nazwy arkusza, wykrzyknika (!) oraz komórek, do których tworzone jest odwołanie. Gdy plik jest zamknięty odwołanie zawiera całą ścieżkę do pliku.

Otwieranie skoroszytu z łączami

Gdy po raz pierwszy zostanie otwarty skoroszyt zawierający odwołania zewnętrzne na wstążce pojawia się komunikat jak poniżej. Łącza zostaną zaktualizowane gdy użytkownik wybierze przycisk „Włącz zawartość”. Wybór ten zostanie zapamiętany i przy kolejnych otwarciach pliku komunikat już się nie pojawi.

Gdy otworzę skoroszyt zawierający łącza (ale będzie to już kolejne otwarcie tego pliku), Excel wyświetli okno jak poniżej:

Do wyboru są możliwe trzy rozwiązania:

• Aktualizuj – łącza zostaną zaktualizowane z pliku / plików źródłowych
• Nie aktualizuj – łącza nie zostaną zaktualizowane, pozostaną wyświetlone poprzednie wartości
• Pomoc – wyświetlone zostanie okno pomocy programu Excel dotyczące łączy

Jeżeli wybiorę Aktualizuj lecz źródłowy skoroszyt nie będzie dostępny, w kolejnym kroku Excel wyświetli okno Edytowanie łączy. Następnie łącze mogę zmienić poprzez Zmień źródło lub usunąć je poprzez Przerwij łącze.

Okno Edytowanie łączy jest również dostępne poprzez Dane > Połączenia > Edytuj łącza.

Określenie automatycznej aktualizacji łączy

Mogę sterować aktualizacją łączy w pliku poprzez okno Monit podczas uruchamiania. Sterowanie polega na tym, że sam użytkownik decyduje czy wraz z uruchomieniem pliku, pojawia się zapytanie co do aktualizacji łączy. Do okna monitu mogę dostać się z okna Edytowania łączy.

W monicie mogę wybrać trzy różne możliwości:

• dzięki pierwszej po uruchomieniu pliku z łączami, pojawia się monit, gdzie użytkownik może zdecydować o tym czy łącza powinny być zaktualizowane lub nie,
• w drugiej alert z zapytaniem o aktualizację się nie pojawi, a łącza nie zostaną zaktualizowane,
• w trzeciej alert się nie pojawi a łącza zostaną zaktualizowane.

Operacje na łączach

Aktualizacja łączy

Jeżeli mam stworzone łącze do innego pliku i jego zawartość zostanie zmieniona, nie oznacza to, że automatycznie zostanie zaktualizowane łącze do tego pliku. Aby się to zadziało muszę otworzyć okno Edytowanie łączy. Dane > Połączenia >  Edytuj łącza > Wybieram plik do zaktualizowania > Aktualizuj wartości.

Zmiana źródła łącza

Często może się zdarzyć, że plik z którego korzystałem przy połączeniach zewnętrznych w trakcie zmienił nazwę, zaś wewnątrz jego struktura się nie zmieniła, w takiej sytuacji należy Zmienić źródło łącza. Uruchamiam okno Edytowania łączy poprzez  Dane > Połączenia >  Edytuj łącza > Wybieram plik do zmiany łącza > Zmień źródło > Wskazuję nowy plik źródłowy.

Przerywanie łączy

Funkcjonalność ta jest przydatna w momencie kiedy decyduję się nie korzystać już z połączenia z plikiem zewnętrznym (gdy łącza są już zbędne, gdy chcę zmniejszyć plik – wartości ważą mniej niż odwołania zewnętrzne i tworzone z nimi formuły) . Również poprzez okno Edytowanie łączy takie połączenie mogę zerwać. Dane > Połączenia >  Edytuj łącza > Wybieram plik do którego połączenie chcę zerwać > Przerwij łącze.

Zmiany w pliku źródłowym

Jeżeli dokonam zmiany w pliku źródłowym, wstawienie wiersza, komórek itp.  Nie zostanie to automatycznie zaktualizowane w pliku docelowym (z łączem do pliku źródłowego). Może się zatem okazać, że łącze (po zmianach w pliku źródłowym) utworzone jest do zupełnie innej komórki niż pierwotnie zamierzałem. Aby tego uniknąć gdy wprowadzam zmiany w pliku źródłowym plik docelowy powinien być otwarty, wówczas wszystkie odwołania na bieżąco będą aktualizowane.

Wyjątkiem są łącza pośredniczące, gdzie w skoroszycie A tworzę łącze zewnętrzne ze skoroszytem B, gdzie z kolei ten łączy się z kolejnym – skoroszytem C. Wówczas skoroszyt B jest skoroszytem pośredniczącym i znajduje się w nim łącze pośredniczące. Aby zmiany wprowadzone w pliku C zostały naniesione w pliku A, musi być również otwarty Arkusz B.

Przed zmianą odwołań mogę zabezpieczyć się  poprzez tworzenie nazw – odwołując się do nazwy gwarantuję sobie bezpieczeństwo. Jednak uciążliwe może być tworzenie nazw dla wszystkich zakresów, dla których tworzę odwołania zewnętrzne.

Jak odnaleźć łącze w pliku?

Na pewno nieraz dręczyło Cię to pytanie. Jeżeli wiem czego szukam, znam nazwę pliku do którego łącza szukam, wystarczy wykorzystać okno Znajdowanie i zamienianie: Narzędzia główne > Edytowanie > Znajdź i zaznacz > Znajdź >

Opcje >

Wewnątrz > Skoroszyt

W polu Znajdź wpisuję nazwę pliku i/lub arkusza którego poszukuję. Wybierając następnie przycisk Znajdź wszystko, otrzymam listę komórek w których znajduje się podany tekst.

Należy jedynie pamiętać, że odwołanie zmienia formę gdy plik źródłowy jest otwarty – nie pojawia się wtedy cała ścieżka do pliku, a jedynie jego nazwa i arkusz.

Gdy znajduję się w komórce z łączem zewnętrznym mogę użyć skrótu ‘ [ ‘ + Ctrl , który przeniesienie mnie do „źródła” informacji w tej komórce.

O cyklu „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?”

Seria „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?” składa się z 4 odcinków, których efektem jest jednoekranowy raport dla menedżera wysyłający sygnały. Plik Excel, zawierający wszystkie wykorzystane dane i wykresy, został umieszczony na końcu czwartego odcinka, można go też pobrać tu: dashboard menedżerski Excel.

1. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 1) – Miniwykresy, sygnalizacja uliczna i wykresy pociskowe
2. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 2) – Formatowanie warunkowe jako pasek danych
3. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 3) – Wykres słupkowo-słupkowy oraz aparat fotograficzny
4. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 4) – Mapa cieplna i kartogram z Mapą Polski Excel

Miniwykresy, czyli wykres przebiegu w czasie

Zacznijmy od rozbicia sprzedaży na poszczególnych producentów. W naszych danych przygotowujemy więc nazwy kategorii i dane dla ostatnich 13 miesięcy:

Następnie przenosimy nasze kategorie na dashboard i rysujemy linię trendu, analogicznie jak dla KPI-ów.

Formatowanie warunkowe – pasek danych

W kolejnym kroku odwołujemy się do wyniku z ostatniego miesiąca oraz obliczamy zmianę procentową miesiąc do miesiąca:

Teraz przyszedł czas na wizualizację tych oby wyników z pomocą formatowania warunkowego – pasków danych. Kopiujemy wartości z kolumny K do kolumny L > zaznaczamy zakres komórek z wartościami > Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Paski danych > Wypełnienie pełne.

Następnie klikamy Zarządzaj regułami > Edytuj regułę > zaznaczamy opcję Pokaż tylko pasek oraz zmieniamy kolor na szary:

Uzyskamy wewnątrz komórkowy wykres kolumnowy:

Formatowanie warunkowe – pasek danych sygnalizujący wzrost lub spadek

Teraz czas na zmianę procentową. Ponownie kopiujemy wynik z kolumny M do N oraz wstawiamy formatowanie warunkowe w postaci pasków danych. Co ciekawe, Excel sam rozdziela wartości dodatnie i ujemne osią

Finalnie druga sekcja wygląda następująco – linia trendu, aktualny wynik (liczbowo i graficznie) oraz miesięczna zmiana.

Wszystkie odcinki „Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu?”

1. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 1) – Miniwykresy, sygnalizacja uliczna i wykresy pociskowe
2. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 2) – Formatowanie warunkowe jako pasek danych
3. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 3) – Wykres słupkowo-słupkowy oraz aparat fotograficzny
4. Jak utworzyć dashboard menedżerski w Excelu? (odc. 4) – Mapa cieplna i kartogram z Mapą Polski Excel