Nowość 1: Nazwa zapytania staje się automatycznie nazwą arkusza (Excel 365)

Klikając w Excelu polecenie Załaduj, zapytanie automatycznie wyląduje w arkuszu o tej samej nazwie.

Nowość 2: Wprowadź dane (Excel 365)

Polecenie Wprowadź dane było już dostępne w Power Query po stronie Power BI, ale teraz wylądowało także w Excelu. Dzięki temu możemy stworzyć ręcznie źródło danych, które staje się plikiem json ukrytym w zapytaniu. Polecanie daje alternatywę wobec danych pobieranych z tabeli tego samego pliku.

Nowość 3: Sugerowane tabele (Power BI)

Ta nowość na razie trafiła tylko do Power BI, ale możemy się spodziewać jej wkrótce także w Excelu. Jeżeli nasz arkusz Excel składa się z kilku odrębnych zakresów, Power Query to wykryje i podpowie tabele, które możemy wczytać.

Opcja pojawia się w okienku Nawigator.

Po kliknięciu Edytuj otrzymujemy listę kroków, które trzeba zweryfikować.

Polecenie ma ułatwić pracę z plikami Excel, w których dane nie zaczynają się od razu w prawym górnym rogu arkusza.

Nowość 4: Własne typy danych (Excel 365)

Nowe typy danych pojawiły się wraz z wprowadzeniem danych giełdowych i geograficznych obsługiwanych przez usługę Bing. Oznacza to, że pojedyncza komórka może zawierać aktywny, połączony i bogaty zestaw informacji o obiektach, takich jak firmy, akcje, miasta czy państwa. Informacje te mogą być sortowane, filtrowane, brać udział w formułach i wykresach.

Kolejny krok to praca z własnymi typami danych. Jeśli na przykład masz system CRM i chcesz przenieść dane o swoich klientach do programu Excel w celu analizy, teraz możesz zaimportować bogato ustrukturyzowany typ danych „Klienci”. Jeśli używasz usługę Power BI, program Excel automatycznie połączy się z tą usługą, a wszelkie opublikowane przez Ciebie dane będą łatwo dostępne i zostaną przesłane do programu Excel jako ustrukturyzowany typ danych. Jeśli nie masz usługi Power BI, możesz skorzystać z Power Query wbudowanego w Excel, aby utworzyć własny typ danych.

Aktualizacja ta jest dostępna w Office 365. Uaktualnij swojego Office’a, aby mieć najnowszą możliwą wersję.

Krok 1: Zaimportuj dane do Edytora Power Query

Pobierz dane z pliku Excel.

W Nawigatorze wybierz odpowiednią tabelę i kliknij przycisk Przekształć dane:

Zaznacz kolumny, które chcesz uwzględnić w Twoim typie danych i później używać na arkuszu.

Krok 2: Na karcie Przekształć użyj przycisku Utwórz typ danych

Pojawi się okienko Utwórz typ danych, w którym nazwij swój typ danych i wskaż podstawową kolumnę:

Wszystkie kolumny zwiną się do jednej:

Wybierz na karcie Narzędzia główne przycisk Zamknij i załaduj, aby przenieść dane na arkusz Excela:

Krok 3: Skorzystaj z własnego typu danych

Teraz można już z tych wszystkich danych wygodnie korzystać. I oczywiście je odświeżać, co będzie niezwykle istotne, jeśli Twoje dane będą się szybko zmieniać. Na przykład kliknij na ikonę po lewej stronie komórki z nazwą planety (lub Ctrl+Shift+F5), aby pokazać kartę z informacjami o tej planecie:

Po kliknięciu na tag inteligentny Dodaj kolumnę, Excel utworzy nam wskazaną kolumnę:

Można też w dowolnej komórce arkusza zacząć formułę od komórki z nazwą planety:

i wybrać myszą rodzaj informacji, którą chcesz wyświetlić:
=A7.[Okres obiegu '[lat’]]

Jakie są widoki na przyszłość? Microsoft nawiązał współpracę z firmą Wolfram, aby wzbogacić Excela o całą masę nowych typów danych. Będą dotyczyły one między innymi chemii, genetyki, odżywiania, kodów pocztowych, wydarzeń historycznych.

Daj znać, jeśli użyjesz własnego typu danych w praktyce!

1. Utwórz foldery

Zapytania odkładają się w kolejności odświeżania w prawym panelu. Ich kolejność powinna pozostać od góry do dołu. Gdy jest ich dużo, utwórz Grupy, w których umieścisz podobne zapytania. Najczęściej wykorzystywane przez nas nazwy: Dane wejściowe, Dane wyjściowe, Słowniki, Dane do modelu.

2. Nazwij kroki

Ważnym krok możesz nadać nową nazwę. Jeśli będzie ona zawierać wcięcie (np. –>), krok wyróżni się na tle pozostałych. Nie ma sensu opisywać w ten sposób wszystkich kroków (np. takich jak Zmieniono Typ), a tylko najważniejsze czy nietypowe.

3. Opisz właściwości

Jeśli sama nazwa to za mało, możesz dodać dla niego właściwości. Tworzy to jasny schemat: krok wyróżniony zawiera komentarz po najechaniu. Komentarze są też dobrze widoczne w oknie Edytora zaawansowanego, gdzie Power Query gromadzi cały kod języka M.

4. Stwórz krok rozdzielenia

Jeśli zapytanie jest bardzo długie, warto podzielić je sobie na etapy. Można to zrobić poprzez wydzielenie nowego zapytania (Odwołanie) lub po prostu w oknie Zastosowane kroki. Sztuczny krok rozdzielający wstawisz klikając Wstaw krok po.

5. Twórz zapytania jako nowe

Nowe zapytania dużo lepiej wyglądają na diagramie zależności zapytań. Dlatego przy tworzeniu zapytania, warto wybierać operację Dołącz jako nowe oraz Scal jako nowe. Jedynym wyjątkiem jest raport już załadowany do modelu danych lub tabeli przestawnej, który musisz kontynuować, aby zachować ciągłość.

6. Umieść w nazwie operację źródłową

Nowe zapytania mogą pochodzić z różnych źródeł lub z operacji Power Query: Dołączania (Append), Scalania (Merge) lub Odwołania (Reference). Warto dodać taki dopisek w nazwie zapytania lub tylko skrót (D, S, O).

7. Utwórz zapytania sprawdzające

Zapytania sprawdzające służą do weryfikacji jakości danych i sprawdzania jej na bieżąco. Pamiętajmy, że przy kolejnym odświeżaniu raczej nie będzie już otwierać Edytora zapytań Power Query, tylko klikniemy Odśwież wszystko. Dlatego warto utworzyć zapytania sprawdzające i załadować je do jednego arkusza. Możesz na ich bazie utworzyć też raport jakości danych. Przykładowe nazwy:

• Błędy – Brakujące kody pocztowe
• Błędy – Produkty, których nie ma w słowniku
• Błędy – Brak ID pracownika
• Błędy – Zduplikowane numery zamówienia
• Błędy – Błędne daty

Zapytanie sprawdzające najczęściej wstawiam jako Odwołanie lub Scal jako nowe z rodzajem sprzężenia Lewe anty.

Zapytania pośrednie często wyłączamy z ładowania (Załaduj do… > Tylko połączenie), ale zapytania sprawdzające powinny zostać w Excelu tabelami. Dzięki temu po kliknięciu Odśwież wszystko, zobaczymy liczbę błędów przy każdym zapytaniu sprawdzającym.

Można też zapytania podsumować, np.

Utwórz puste zapytanie i i wpisz:

=#shared

Następnie przekonwertuj je na tabelę.

Ustaw filtr w taki sposób, aby zostały na liście tylko zapytania sprawdzające (np. Zaczyna się od „Błędy”). Na koniec zlicz wiersze, np. nową kolumną niestandardową:

=Table.RowCount([Value])

8. Nazywaj arkusze tak jak zapytanie

Zapytania domyślnie lądują do kolejnych arkuszy – Arkusz2, Arkusz3 itd. Warto zadbać też o ich nazewnictwo, trzymając się nazwy samego zapytania.

9. Dodaj datę ostatniego odświeżania

Datę uzyskamy, tworząc nowe puste zapytanie o zawartości:

=DateTime.LocalNow()

Ponownie można je przekonwertować na tabelę.

Takie zapytanie można załadować do pierwszego arkusza.

10. Dodaj użytkownika odświeżającego

Tu nie ma prostego sposobu, gdyż żadna domyślna formuła Excel nie jest w stanie wydobyć nazwy użytkownika. Można ją wydobyć:

– za pomocą VBA na moment otwarcia pliku

Private Sub Workbook_Open()
Sheets("Sheet1").Range("A1").Value = Environ("Username")
End Sub

Takie zapytanie wczytujemy następnie do tabeli i zwracamy w widocznym miejscu.

– kombinując z zapytaniem do folderu C:\Users\

Sortuj malejąco po Date accessed > Zostaw 1 wiersz na liście > Znajdź folder użytkownika. U mnie wczytuje to aż 150 000 plików, więc trochę trwa, ale działa.

Znasz inne dobre praktyki organizowania pracy w Power Query w Excelu lub w Power BI?

Podziel się w komentarzu.