Poznaj wszystkie nowości Excela 365

To już kolejne aktualizacja Excela w ostatnim czasie. Więcej na ten temat możesz przeczytać w bardzo szerokim artykule: Nowości w programie Excel 365

Dynamiczne tworzenie obrazów w Power BI

Funkcjonalność dynamicznego generowania obrazów w Excelu wymagała dotychczas makr lub innych zewnętrznych dodatków. Od dawna jest w Power BI, gdzie kolumnę o kategorii danych Adres obrazu URL można wrzucać do wizualizacji, a nawet filtrów.

Jak działa funkcja OBRAZ w Excelu 365?

Działanie nowej funkcji jest proste. W pierwszym argumencie podajemy w cudzysłowie link do obrazu umieszczonego w Internecie. Link musi prowadzić do ogólnodostępnej strony, a rozszerzenie obrazu musi mieć postać: BMP, JPG/JPEG, GIF, TIFF, PNG, ICO lub WEBP. Po zaakceptowaniu formuły obraz zostanie pobrany do komórki i dopasowany do jej rozmiaru. Powiększając komórkę, uzyskamy większy obraz.

Do czego służą pozostałe argumenty funkcji OBRAZ w Excelu 365?

Pozostałe argumenty są opcjonalne i oznaczają:

• Tekst alternatywny – tekst odczytywany przez urządzenia w trybie ułatwienia dostępu (np. dla osób niepełnosprawnych)
• Wymiary – wpisujemy tu parametr numeryczny:
  • 0: Dopasuj obraz do komórki i zachowaj jego proporcje.
  • 1: Wypełnij komórkę obrazem i zignoruj jego proporcje.
  • 2: Zachowaj oryginalny rozmiar obrazu, który może przekraczać granicę komórki.
  • 3: Dostosuj rozmiar obrazu, używając wysokości i szerokości
• Wysokość – wymaga podania 3 w poprzednim argumencie i pozwala na ustawienie konkretnej wysokości w pikselach
• Szerokość – jw., ale dotyczy szerokości w pikselach

Oto przykłady dla:

1. Argumentu Wymiar = 1, czyli ignoruj proporcje
2. Wymiar = 2, czyli przekraczaj granice
3. Wymiar = 3, Wysokość = 40, Szerokość = 160

Przykład wykorzystania funkcji OBRAZ na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi

Wróćmy teraz do początku artykułu – analizujemy sprzedaż produktów.

Krok 1: Zbuduj listę adresów URL

W tabeli tworzymy nową kolumnę URL obrazu. Obrazy w tym artykule pochodzą ze strony Rossmann.com.

Krok 2: Zbuduj tabelę przestawną

Wstawiamy tabelę przestawną i tworzymy zestawienie TOP 5 Produktów wg Sprzedaży. Jest to zwykła tabela przestawna w układzie tabelarycznym.

Krok 3: Wstaw funkcję OBRAZ

Za tabelą przestawną wstawiamy funkcję OBRAZ i podpinamy się do komórek z URL obrazu. Na koniec kolumnę URL można ukryć.

W ten sposób na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi możemy dodawać obraz łatwiej niż kiedykolwiek.

Wklej obraz komórki jako obraz połączony

Jeśli nie wystarczy Ci obraz pobrany z Internetu do komórki, możesz zawsze użyć opcji Wklej specjalnie jako obraz połączony (kiedyś nazywanej Aparat). W ten sposób masz pełną władzę nad obrazem Twojej komórki. Co więcej, funkcję można wykorzystywać w nazwach zdefiniowanych!

Tabela przestawna vs Tabela przestawna z Power Pivot vs Tabela przestawna na modelu danych Power BI

Na koniec warto przypomnieć, że przytoczony przykład fragmentu dashboardu bazuje na zwykłych tabelach przestawnych. Jeśli dodać do tego możliwość pracy na Power Pivot (np. budowa modelu danych, gdzie kolumn URL obrazu produktu będzie częścią tabeli słownikowej Produkty), gdzie możemy dokonać konwersji tabeli przestawnej na zwykłą formułę, otrzymujemy ogromne możliwości raportowe. Podobnie możemy zbudować tabelę przestawną, której źródłem będzie usługa Power BI i analogicznie wykorzystać kolumnę z linkami do obrazów.

Ograniczenia funkcji OBRAZ w Excelu 365

• Jeśli adres URL używanego pliku obrazu wskazuje witrynę wymagającą uwierzytelnienia, obraz nie zostanie pobrany.
• Powiększanie i pomniejszanie obrazów w komórkach może powodować zniekształcenie obrazów.
• W momencie publikacji artykułu funkcja nie działała w Excelu 365 przez przeglądarkę (czyli w trybie online).

Pobierz plik Excel z funkcją OBRAZ

Tu możesz pobrać plik Excel i przetestować działanie funkcji OBRAZ

Masz pomysł na wykorzystanie funkcji OBRAZ w swoich raportach?

Podziel się pomysłem w komentarzu.

Sposoby na pracę z fragmentatorem w Excelu

Dotychczas na blogu i w kursie o tabelach przestawnych pojawiło się wiele materiałów nt. pracy ze slicerami i efektywnego projektowania strony, m.in.:

• Cała lekcja o fragmentatorach i trikach filtrowania w kursie Tabele przestawne Excel
• Fragmentator jednokrotnego wyboru z listy

Grupuj kolumny (lub wiersze) + Właściwości kształtu = Chowany panel filtrów

Krok 1: Umieść fragmentatory w pierwszej kolumnie (lub w pierwszym wierszu arkusza)

Krok 2: Zgrupuj kolumnę (lub wiersz)

Opcję grupowania znajdziesz na karcie Dane > Grupuj > Grupuj.

Krok 3: Ustaw chowanie fragmentatora wraz z komórkami

Zaznacz wszystkie fragmentatory (np. poprzez polecenie Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Zaznacz obiekty lub lewym przyciskiem myszy z wciśniętym klawiszem Ctrl) > prawy przycisk myszy > Rozmiar i właściwości.

Następnie sekcja Właściwości > Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

W ten sposób rozwijamy plusem panel boczny filtrów.

Technika ta dotyczy nie tylko fragmentatorów, ale także czystej tabeli przestawnej z polami na półce filtry, które są podpięte do schowanych fragmentatorów.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów i spróbować zbudować panel samodzielnie.

Licznik idealnie nadaje się do przedstawienia osiągniętego postępu, skuteczności badanego zagadnienia czy udziału % w całości, ponieważ wykres ten składa się z odznaczającego się bardziej intensywnym kolorem łuku naniesionego na wyszarzony pierścień. Oto 2 sposoby na jego uzyskanie oraz szablon do pobrania.

Sposób 1: Licznik na bazie wykresu pierścieniowego

Ten sposób jest prostszy i nie wymaga tworzenia dodatkowych serii na wykresach, jednak graficznie prezentuje się trochę gorzej.

Krok 1: Wstaw wykres pierścieniowy

Zaznacz serię danych, która zawiera prezentowaną wartość oraz resztę brakującą do 100%. Następnie wstaw wykres pierścieniowy.

Krok 2: Usuń legendę i tytuł

Krok 3: Sformatuj serie danych

Zmień kolory i wyłącz linię.

Krok 4: Dopasuj rozmiar otworu pierścienia

Ja ustawiłem go na 85%.

Krok 5: Wstaw pole tekstowe i podłącz do komórki

W moim szablonie wartość procentowa znajduje się w komórce A1 arkusza licznika, która nazywa się _procent. Aby podpiąć etykietę do komórki, klikamy na jej obramowanie, a potem wpisujemy adres w polu formuły.

Sposób 2: Licznik na bazie wykresu punktowego

Ten sposób jest bardziej złożony, ale dzięki temu mamy więcej możliwości formatowania.

Krok 1: Zbuduj nazwy zdefiniowane

Wykres ten jest stworzony na bazie zwykłego wykresu punktowego z wygładzonymi liniami, jednakże będzie on wymagał przygotowania. Na początku musimy opracować kilka własnych formuł w Excelu, a następnie odnieść się do tych formuł określając zbiór danych potrzebnych do stworzenia wykresu.

W tym celu należy na wstążce odnaleźć zakładkę Formuły, a następnie wchodzimy Formuły > Definiuj Nazwę. Wyświetla nam się okno, w którym będziemy mogli wprowadzić swoją formułę, nadając jej określoną nazwę, zakres którego dotyczy oraz wpisać samą w sobie formułę w sekcji „Odwołuje się do”.

• _procent = Licznik!$A$1
• _x1 =COS(c_Luk)
• _x2 =COS(d_Tlo)
• _y1 =SIN(c_Luk)
• _y2 =SIN(d_Tlo)
• c_Luk =-RADIANY(WIERSZ(PRZESUNIĘCIE(Licznik!$A$1;;;_procent*360+1;1))-91)
• d_Tlo =RADIANY(WIERSZ(PRZESUNIĘCIE(Licznik!$A$1;;;360+1;1))-1

Co oznaczają poszczególne nazwy?

• _procent – odnośmy się do komórki z podanym procentem, który chcemy przedstawić na wykresie
• _x1 – określenie współrzędnych x-owych dla łuku kołowego
• _x2 – określenie współrzędnych x-owych dla pierścienia
• _y1 – określenie współrzędnych y-owych dla łuku kołowego
• _y2 – określenie współrzędnych y-owych dla pierścienia
• c_Luk – luk kołowy jest określony poprzez tablicę radianów od 0 do 360 okręgu pomniejszonych o 91, aby początek łuku zaczynał się od góry pierścienia.
• d_Tlo – pierścień jest określony poprzez tablicę radianów od 0 do 360 okręgu.

Formuły definiujące pierścień oraz łuk oparte są o funkcje WIERSZ(), PRZESUNIĘCIE() oraz RADIANY(). Za pomocą dwóch pierwszych funkcji jesteśmy w stanie wygenerować tablicę stopni z przedziału od 0 do 360, a cała formuła WIERSZ(PRZESUNIĘCIE(Licznik$A$1;;;360+1;1))-1) zwróci tablicę o wartościach równych {1; 2; 3; 4; … ; 358; 359; 360; 361}. Warto zauważyć, iż ostania wartość tablicy to 361, ponieważ najniższa wartość w wierszu to wiersz 1. W nowym Excelu można użyć funkcji SEKWENCJA, ale ze względu na spójność ze starszymi wersjami nie chciałem tego robić.

Tak wygląda to w Menedżerze nazw:

Krok 2: Wstaw wykres punktowy z wygładzonymi liniami

Kolejnym krokiem jest stworzenie wykresu, dlatego też stajemy na dowolnej komórce w arkuszu i na wstążce wchodzimy w zakładkę Wstawianie, na której odnajdujemy sekcję poświęconą wykresom i wśród wyszczególnionych ikon wybieramy Wstaw wykres punktowy (X, Y) lub bąbelkowy, a następnie w jego rozwinięciu klikamy w Punktowy z wygładzonymi liniami i znacznikiem.

Krok 3: Dodaj 1. serię danych

Po jego wstawieniu pojawi nam się puste pole wykresu, ponieważ nie zdefiniowaliśmy jeszcze wartości na podstawie których ma zostać stworzony wykres. Dlatego kolejnym krokiem jest zdefiniowanie zakresu wartości, w tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wykresie i wybrać opcję Zaznacz dane. Pojawi nam się okno Wybieranie źródła danych, w którym musimy kliknąć w przycisk Dodaj, aby podać źródło naszych danych.

Wyświetli nam się okno Edytowanie serii, w którym w sekcji dla wartości X należy wpisać nazwę pliku z rozszerzeniem zakończoną wykrzyknikiem (poprzedzając ją znakiem =) oraz nazwę zdefiniowaną wyznaczającą nam współrzędne zmiennej x. Analogicznie robimy z wartościami dla zmiennej y.

Po wprowadzeniu serii danych dla naszego pierścienia, zatwierdzeniu ich, w polu wykresu pojawi nam się okrąg – konieczne jeszcze będzie usunięcie linii osi i legendy, które pojawią się wraz z okręgiem.

Linia powstałego okręgu jest dość cienka, dlatego też warto ją pogrubić wchodząc w opcje wykresu, jak również nadać jej nieco bardziej stonowany kolor, który będzie dobrze funkcjonował jako tło.

Krok 4: Dodaj 2. serię danych

Gdy mamy już stworzone tło w postaci wykresu pierścieniowego, należy dodać drugą serię danych, która określi nam zakres wartości dla wykresu łuku kołowego. Zbiór wartości tworzymy analogicznie, jak w przypadku danych okręgu, używając funkcji _x1 oraz _y1. Po zatwierdzeniu zakresu danych, w oknie wybierania źródeł danych, będą widoczne obie serie wraz z ich wartościami.

A na naszym pierścieniu pojawi się cienka linia łuku, którą pogrubiamy w taki sam sposób, w jaki wcześniej to zrobiliśmy z wykresem pierścieniowym, dzięki czemu oba wykresy będą tworzyć spójną całość.

Krok 5: Dodaj etykietę danych

Na sam koniec warto jeszcze dodać do wykresu informację odnośnie procenta/ilości, którą odmierza nam łuk, aby był on bardziej zrozumiały dla końcowego użytkownika. W tym celu wstawiamy pole tekstowe, które umieszczamy wewnątrz wykresu, następnie klikamy na pasek formuły, w którym po znaku równości wprowadzamy formułę odnoszącą się do naszej wartości, którą definiowaliśmy na samym początku: =_procent.

Inne opcje formatowania wykresu

Oprócz wybierania kolorów, grubości linii oraz czcionki, możemy również wzbogacić nasz wykres o dodatkowe kształty, które będą urozmaicą nasz wykres oraz pomogą określić kierunek naniesionego łuku. W tym celu możemy dodać Typ początku strzałki, jak i Typ zakończenia.

Taki wykres daje nam jeszcze więcej możliwości dzięki dodaniu kolejnych serii danych.

Jak skorzystać z szablonu licznika?

Żeby wykres się nie popsuł przy kopiowaniu do innego pliku, skopiuj cały arkusz zamiast tylko wykresu. Dzięki temu do Twojego raportu przeniosą się wszystkie nazwy zdefiniowane, a Twoim zadaniem będzie tylko podłączenie komórki A1 do właściwej komórki.

Pobierz 2 szablony licznika Excel

Tu możesz pobrać szablon licznika Excel i wstawić go do swoich raportów Excel czy prezentacji PowerPoint metodą osadzania.

Krok 1: Wstaw tabelę przestawną z główną miarą

W moim przypadku będzie to suma sprzedaży.

Krok 2: Wstaw drugą tabelę przestawną i umieść tylko miesiące

Technikę tę omawiałem przy okazji artykułu o fragmentatorze jednokrotnego wyboru. Tutaj ponownie posłużymy się tabelą przestawną z miesiącami na filtrze oraz fragmentatorem, który podłączam do tabeli przestawnej.

Krok 3: Wstaw trzecią tabelę przestawną

W ostatniej tabeli umieścimy Sprzedaż po miesiącach, ale odłączoną od fragmentatora. Miesiące sortuję malejąco.

Krok 4: Zbuduj kartę KPI

U mnie wizualizacja powstała jako formuła odpowiednio sformatowana i zaokrąglona, niezależna dzięki temu od tabeli przestawnej. Wokół dodałem zwykły kształt. Na dole zostawiłem miejsce na wykres typu sparkline.

Krok 5: Utwórz nazwę zdefiniowaną

Czas na najtrudniejszy krok. Wybór na fragmentatorze ogranicza dane w raporcie, ale nie wpływa na wykres ze wszystkich miesięcy. Dlatego musimy sami znaleźć wybrany miesiąc. Zrobimy to formułą:

=PRZESUNIĘCIE(dashboard!$R$1;PODAJ.POZYCJĘ(dashboard!$C$2;dashboard!$Q:$Q;0)-1;0;12;1)

Nazwę zdefiniowaną tworzymy na karcie Formuły i nazywamy ją sparklines.

Co robi formuła?

PODAJ.POZYCJĘ znajduje wybrany miesiąc i liczy, w którym wierszu tabeli z Kroku 3 się znajduje. Aby uwzględnić aktualny miesiąc, odejmuję 1.

PRZESUNIĘCIE rusza z komórki R1 i zaznacza 12 miesięcy w dół, zaczynając od znalezionego miesiąca.

Krok 6: Wstaw liniowy wykres przebiegu w czasie

Wykresy typu sparklines znajdziesz na karcie Wstawianie. Zakresem wejściowym danych jest zwykle zakres komórek, ale u nas nazwa zdefiniowana: nazwa pliku z rozszerzeniem ! nazwa zdefiniowana.

Krok 7: Sformatuj sparkline

W naszym scenariuszu oś x musi zostać obrócona (alternatywą jest łapanie zakresu wykresu od dołu). Dodatkowo warto włączyć punkt najniższej i najwyższej wartości oraz pierwszy punkt (który u nas będzie ostatnim).

Krok 8: Schowaj lub przenieś niepotrzebne tabele przestawne i fragmentator

W skrócie posprzątaj – użytkownik raportu nie musi wiedzieć, jak to zbudowałeś.

Krok 9: Wytłumacz, co pokazuje miniaturowy wykres

Bez wytłumaczenia, że chodzi o 12 ostatnich miesięcy, użytkownik raportu może błędnie wykorzystać zbudowany wykres. I raczej nie rób tego taką dużą niebieską strzałką ;).

Pobierz plik Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z szablonem KPI ze sparklines.

Krok 1. Wpisz wykresy w tabelę

Utwórz wykres, który nie będzie miał osi, jego obszar kreślenia będzie równy obszarowi wykresu, a pojedyncze elementy (np. słupki) wypadną dokładnie w obszarze odpowiednich wierszy.

Możesz też skorzystać z wykresów wewnątrzkomórkowych, jak paski danych.

Krok 2. Utwórz tabelę zdefiniowaną

Poprzez polecenie Formatuj jako tabelę lub skrót Ctrl+T utworzysz obiekt, który będziesz mógł filtrować za pomocą fragmentatora (począwszy od Excela 2013).

Krok 3. Stwórz kolumnę do filtrowania

Aby końcowy użytkownik miał intuicyjny przycisk, stwórz kolumnę z prostą nazwą, np. „Czy krytyczny?” lub z intuicyjnymi wyborami (KRYT./OK). Kolumna może być niewidoczna.

Krok 4. Wstaw fragmentator

Stań kursorem w tabeli, a następnie na karcie Wstawianie wybierz Fragmentator na kolumnie do filtrowania.

Krok 5. Umieść fragmentator w widocznym miejscu

Umieść filtr w odpowiednim miejscu (np. w nagłówku lub w sekcji nad tabelą) i pozwól odbiorcy końcowemu filtrować tabelę. Możesz stworzyć więcej niż 1 filtr. Ważne, aby uświadomić użytkowników, jak z przyciskiem Ctrl przywracać wszystkie przyciski na fragmentatorze.

Pobierz plik Excel i wstaw swoje dane

Tu możesz pobrać plik Excel Fragmentator na tabeli z wykresami Excel.xlsx i wstawić swoje dane do dashboardu.

Więcej o licznikach możesz przeczytać w innych artykułach na ten temat:

1. Jak utworzyć licznik w Excelu?
2. Cztery wykresy, których należy unikać – w tym kołowy i radarowy
3. Nie wymyślaj koła na nowo – o naszym uwielbieniu wszystkiego, co okrągłe

Przygotowanie danych

W przypadku tego wykresu danych nie potrzeba wiele. Pierwsza liczba to wskaźnik realizacji planu (wahający się w przypadku naszego przykładu od 0 do 199 – dla uproszczenia nie posługuję się wartościami procentowymi). Powiązane z nią jest pole Tytuł.

Pole Parametr to część, jaką będzie stanowić małe koło w stosunku do dużego.

Tworzenie serii danych na wykresie radarowym

Wartościami osi x będą kolejne stopnie na okręgu, dlatego będę wyliczać wartości y dla 360 punktów na osi x (czyli okręgu). Wartości osi Y będą mieściły się w zakresie od 0 do 1, osią y będzie promień dużego, czyli zewnętrznego okręgu.

Wstawię trzy serie danych: dla zewnętrznego okręgu, dla wycinka danych oraz dla linii, która uzupełni duży okrąg (w dalszej części artykułu wyjaśni się cel jej użycia).

Pierwsza seria

Będzie to granica zewnętrzna okręgu. Promień tego okręgu stopniowo będzie się zmniejszać z kolejnymi stopniami od wartości 1 do 0,8 – czyli jednego z parametrów ustalonego na początku  (część jaką będzie stanowił mały okrąg w stosunku do dużego okręgu).

Następującą formułę wprowadzam do komórki A1.

=1-(WIERSZ()-1)*(1-0,8)/360

– zaczynam od pierwszego wiersza we wprowadzeniu formuły , ponieważ mamy zagnieżdżoną wewnątrz formułę WIERSZ()

– wynikiem formuły jest promień okręgu na danym stopniu od 1 do 360 (czyli numeru wiersza)

– od 1 odejmujemy dla każdego stopnia (WIERSZ()-1) odpowiednią część różnicy pomiędzy dużym a małym okręgiem ((1-0,08)/360)

– podsumowując w każdym wierszu, czyli z każdym stopniem okręgu zbliżamy się do wartości 0,8

Druga seria

Stworzona jest tylko po to by w wierszu pierwszym oraz ostatnim (360) dawała wartość 1 dla uzupełnienia graficznego, serii danych dużego koła.

Do komórki C1 wpisuję formułę:

=(WIERSZ()=1)+(WIERSZ()=360)

Funkcja przyjmie wartość 1 w wierszu (i na stopniu) 1 oraz 360.

Trzecia seria

Będzie obrazowała wycinek z przeszacowaniem, formuła powinna dać zatem wynik tylko dla części z przeszacowaniem czyli dla naszego przykładu będzie to 10 % ((110-100)/100=10%), czyli 36 stopni (360 *10%) tylko dla zakresu 1-36 stopni kolorujemy wycinek (tylko w tych wierszach powinny być wartości oraz wiersza 360).

Do komórki B1 wpisuję formułę:

=(WIERSZ()<=3,6*(110-100))*(0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360))+(WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360)

– (WIERSZ()<=3,6*(110-100)) – pierwsza część gwarantuje, że wartości pojawią się w pierwszych 36 wierszach – czyli do 36 stopnia

– (0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360)) – podobnie jak w przypadku pierwszej serii ta część formuły pokazuje jak w zależności od wiersza, w której się znajduje okrąg dot. małego wycinka będzie proporcjonalnie przesuwał się w stosunku do dużego okręgu

– (WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360) – ta część formuły przewidziana jest dla ostatniego wiersza (360)  tak by miał on taką samą wartość (y) jak w wierszu pierwszym – by wycinek był kompletny i ładnie wypełniony kolorem

Utworzenie wykresu

Pokazane formuły powinny znaleźć się  w zakresie od A1 do C360. (kolumna A – pierwsza seria danych, kolumna B – druga seria danych, kolumna C – trzecia seria danych).

Zaznaczam dane, poprzez Wstawianie > Wykresy > Wyświetl wszystkie wykresy > Wszystkie wykresy

Radarowy > Wypełniony radarowy > OK

Przy powiększeniu wstawionego wykresu dokładnie widać serię numer 2– zaznaczona jest domyślnie na pomarańczowo.

Poniżej widok co dzieje się gdy serię numer 2 usunę. Widać niewielką lukę pomiędzy danymi (360 a 1). Dlatego też potrzebna jest seria nr 2. Przywrócę ją teraz oraz nadam jej kolor (niebieski) taki sam jak dla serii numer 1.

Wartości wokół koła to wartości osi x, natomiast pionowa oś o zakresie od 0 do 1 to oś y. Aby nie zaburzały widoku usuwam etykiety kategorii osi x oraz y. Zaznaczam wykres > Formatowanie serii danych > Opcje serii > Etykiety kategorii > Odznaczam.  Dzięki tej operacji usuwam kategorie osi x.

Aby usunąć kategorie osi y, zaznaczam je na wykresie > prawy przycisk myszy > Formatuj oś

Formatowanie osi > Etykiety > Położenie etykiety > Brak

Do usunięcia pozostaną jeszcze wciąż widoczne linie siatki. Zaznaczam wykres > Formatowanie > Oś radarowa (wartości) – główne linie siatki > Linia > Brak Linii

Na takim etapie można by zakończyć omówienie tematu, ale obiecałem jeszcze trik.

Efekt magiczny – ukrycie serii pod nazwami zdefiniowanymi

Gdybyśmy taki wykres budowali zwykłym sposobem, nasz arkusz z danymi wyglądałby tak:

Ja jednak zakresy (czyli serie danych) ukryję w Menedżerze nazw, pod nazwami zdefiniowanymi, jednocześnie unifikując formuły. Dzięki temu będą zależne tylko od wspomnianych na początku dwóch parametrów:

• stosunek małego koła do dużego – „Parametr” – wartość w komórce B2 – 0,
• stopnia wykonania planu – „Realizacja” – wartość w komórce B3 – 125

Parametry te wprowadzam od razu do Menedżera nazw. Formuły > Nazwy zdefiniowane > Menedżer nazw >

Nowy >

wprowadzam nazwę „Parametr” oraz odwołanie do komórki > OK. Takie same kroki wykonam dla drugiego parametru.

W wyniku działań w menedżerze posiadam dwa zdefiniowane zakresy jak poniżej:

Kolejnym krokiem będzie zmodyfikowanie wcześniej stworzonych formuł, w taki sposób by odwoływały się do utworzonych nazw zdefiniowanych oraz działały wewnątrz menedżera a nie na zakresie komórek.

Seria 1

1-(WIERSZ()-1)*(1-0,8)/360

– WIERSZ() zamieniam na WIERSZ($1:$360) – dlaczego?  W nazwach zdefiniowanych do obliczenia wartości w seriach danych użyję formuł tablicowych, które pozwolą na uniknięcie zamieszczania formuł w kolejnych komórkach i w miejsce WIERSZ($1:$360) pojawi się tablica wartości <1;360>

– 0,9 zmieniam na zdefiniowaną nazwę czyli „Parametr”

Formuła po naniesionych zmianach będzie miała formę

=1-(WIERSZ($1:$360) -1)*(1-Parametr)/360

Wprowadzam ją do menedżera pod nazwą okrąg, pamiętając by po zakończeniu wpisywania formuły wybrać na klawiaturze Ctrl+Shift+Enter , co uruchomi formuły tablicowe. Uruchomienie formuł tablicowych będzie też widoczne w menedżerze (w kolumnie wartość nawias klamrowy).

Podobnie działam z serią 2 i 3.

Seria druga przed

=(WIERSZ()=1)+(WIERSZ()=360)

Oraz po

=( WIERSZ($1:$360)= 1)+( WIERSZ($1:$360)=360)

Będzie to nazwa zdefiniowana „linia”.

Seria trzecia przed

=(WIERSZ()<=3,6*(110-100))*(0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360))+(WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360)

oraz po

=( WIERSZ($1:$360)<=3,6*(Przeszacowanie-100))*(Parametr- WIERSZ($1:$360)*((1-Parametr)/360))+( WIERSZ($1:$360)=360)*(Parametr-(1-Parametr)/360)

nazwa zdefiniowana dla tej serii do „wycinek”.

Kiedy wszystkie serie-nazwy są już zdefiniowane, przechodzę do umieszczenia ich na wykresie. Aby wstawić wykres zaznaczam dane dot. zmiennych parametrów (w innym wypadku nie przejdę do okna wstawiania i wyboru wykresu). Wybieram jak wcześniej ten sam typ wykresu (radarowy wypełniony).

Zaznaczam wstawiony wykres > prawy przycisk myszy > Zaznacz dane > zaznaczam istniejącą serię i ją usuwam.

Następnie wybieram > Dodaj i umieszczam nowe własne zdefiniowane serie. Poniżej pierwszy przykład zdefiniowanej nazwy wykorzystanej jako seria danych.

UWAGA!!!

Należy pamiętać o konstrukcji odwołania do nazwy – wskazuję arkusz w którym zdefiniowana jest zmienna.

Te same kroki powtarzam dla kolejnych serii.

I voila! Wykres taki sam jak przy pierwszym sposobie. Należy go jedynie sformatować, ale tu już kroki i możliwości zostały wcześniej omówione. Wykres jest jednak po upgrade ponieważ, jest teraz uzależniony od wartości w komórkach B2 oraz B3. Można łatwo sprawdzić jak się zmieni w zależności od wartości tych parametrów.

Stosując tę technikę finalnie utworzyłem dodatkową serię, która odpowiada za wartość, gdy plan nie został zrealizowany i nazwałem ją wycinek2.

Przykład wykorzystania na dashboardzie menedżerskim

Dodając do tak przygotowanego wykresu radarowego autokształt koło z wartością KPI jako etykietą (w połączeniu z komórką Tytuł), otrzymujemy licznik. Pamiętajmy, że działa on dla wartości z zakresu 0-199 – przy podwójnym „przekręceniu zegara” trzeba by wprowadzić dodatkowe modyfikacje.

Pobierz szablon licznika Excel

Tu możesz pobrać gotowy szablon licznika Excel i wykorzystać go do budowy dasbhoardu menedżerskiego.

Przygotowanie danych do wykresu Excel

Wykres pociskowy zostanie przygotowany na podstawie poniższej tabeli, która przedstawia cel oraz wynik sprzedaży dla poszczególnych regionów.

Tabela zostanie zmodyfikowana poprzez dodanie trzech dodatkowych kolumn odpowiadających miernikom „Źle”, „Przeciętnie” oraz „Dobrze”.

Miernik Źle odpowiada 1/3 wyznaczonego celu.

Miernik Przeciętnie odpowiada 2/3 wyznaczonego celu.

Natomiast miernik Dobrze to różnica między 1 a sumą poprzednich mierników.

Przeliczona tabela prezentuje się jak poniżej.

Budowa wykresu pociskowego w programie Excel

Na podstawie tak przeliczonych danych wstawiamy wykres kolumnowy zgrupowany.

Następnie usuwamy etykiety osi X.

Pozbywamy się także tytułu wykresu.

Kolejnym krokiem będzie zmiana typów wykresów.

Seria danych odpowiadająca Wynikowi zostanie przedstawiona na osi pomocniczej. Seria Cel zostanie przedstawiony jako wykres liniowy ze znacznikami. Pozostałe serie to wykres skumulowany kolumnowy

Kolejnym krokiem będzie ustawienie szerokości przerwy Wyniku na maksymalny.

W wykresie liniowym usuniemy linię, a znaczniki zostaną pokazane jak wbudowane – zmienimy ich kształt, kolor oraz rozmiar.

Pozostałe serie będą w odcieniach szarości. Po wszystkich powyższych modyfikacjach gotowy wykres pociskowy prezentuje się jak poniżej.

Wykres pociskowy idealnie komponuje się z tabelą na dashboardzie. Aby zmienić jego orientację, możemy skopiować komórki pod wykresem (a nie sam wykres) i wkleić obok jako obraz połączony.

Tak przygotowany obraz będzie połączony cały czas z wykresem źródłowym, dając przy tym możliwość obrócenia w prawo do układu poziomego.

Umieszczenie wykresu pociskowego na dashboardzie

Finalnie wykres pociskowy wkomponowany w tabelę będzie prezentował się następująco:

Plik do pobrania

Szczegóły dotyczące tworzenia wykresu pociskowego znajdziesz w pliku Wykres pociskowy.xlsx.

Przeczytaj wszystkie artykuły w serii „Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku”

• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
• Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/dt_call_to_action][vc_empty_space height=”70″][vc_column_text]

Więcej o fragmentatorach możemy przeczytać w artykule Budowa dynamicznego dashboardu w Excelu z użyciem fragmentatorów oraz Raport na Mapie Polski Excel z użyciem fragmentatorów.

[/vc_column_text][vc_empty_space height=”36px”][dt_fancy_separator][vc_empty_space height=”36px”][vc_column_text]

Interaktywny dashboard Excel – efekt końcowy

Utworzenie pojedynczych wizualizacji i dodanie do nich interakcji pozwala nam osiągnąć następujący efekt (kliknij, aby powiększyć):[/vc_column_text][vc_empty_space height=”24px”][vc_single_image image=”7539″ img_size=”full” alignment=”center” onclick=”link_image”][vc_empty_space height=”48px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Połączenie tabel i wykresów w dashboard

Do utworzenia finalnego widoku dashboardu użyjemy wszystkich utworzonych wykresów przestawnych oraz tabeli przestawnej z formatowaniem warunkowym. Ułóżmy elementy w arkuszu z tabelą przestawną jak poniżej.

Dodanie interakcji do dashboardu

Stajemy w tabeli przestawnej a następnie wybieramy kartę Wstawianie > Oś czasu (dostępna dla wersji Excel 2013+).

Oś czasu możemy utworzyć dla Daty zamówienia lub Daty wysyłki, wybierzmy to drugie.

Oś umieśćmy po prawej stronie na górze.

Następnie wstawmy Fragmentator.

Wybierzmy Region.

Wstawiony fragmentator umieśćmy pod osią czasu.

Kolejne dwa fragmentatory wstawmy dla Kategorii oraz Podkategorii produktu.

Wszystkie nowo dodane elementy umieśćmy z prawej strony pod wcześniej dodanymi elementami.

Ostatnim zabiegiem będzie wstawienie połączeń dla osi oraz fragmentatorów. Aby wstawić połączenie kliknijmy prawym przyciskiem na interesujący nas element i wybierzmy Połączenie raportu.

Oś czasu będzie połączona ze wszystkimi elementami dashboardu, tak aby działania na niej oddziaływały na połączone z nią elementy.

Fragmentatory połączymy z trzema elementami (nie łączmy ich z tabelą z formatowaniem warunkowym).

Aby sprawdzić działanie połączeń wybierzmy Region południowo-zachodni. Poniżej widzimy jakie zmiany dokonały się na wykresach po wybraniu tego Regionu.

Plik Excel do pobrania

Dane źródłowe oraz dashboard znajdziesz w pliku: Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku.xlsx.

Uwaga: Arkusz z dashboardem działa w Excelu 2013+, użytkownicy wcześniejszych wersji nie mogą sprawdzić działania fragmentatorów z uwagi na niezgodność wersji.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

1. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
2. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
3. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
4. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
5. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text] Więcej na temat wykresu cykliczności możemy przeczytać w artykule Wykres cykliczności w Excelu.

Przgotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych. Przed utworzeniem tabeli przestawnej tworzymy dodatkową kolumnę Miesiąc w tabeli źródłowej, która na podstawie pola Data wysyłki za pomocą formuły MIESIĄC wskaże kolejny numer miesiąca. Dzięki temu, że wszystkie tabele przestawne na naszym raporcie są oparte o zakres Tabela1, nie musimy zmieniać ich źródła.Przygotowanie danych źródłowych

Następnie tworzymy tabelę przestawną.

Na razie umieśćmy w wierszach tylko datę wysyłki.

Zgrupujmy dane.

Data wysyłki zostanie zgrupowana do miesięcy oraz lat.

Jako kolumny w tabeli przestawnej zaprezentujmy Miesiąc wysyłki (dlatego tworzyliśmy tę kolumnę na początku, gdyż polem miesiąc z grupowania dat możemy w tabeli przestawnej posłużyć się tylko raz).

Następnie jako wartości zostanie pokazana suma sprzedaży.

Na podstawie poniższej tabeli wstawmy wykres liniowy ze znacznikami.

Domyślny wykres prezentuje się jak poniżej.

Usuńmy legendę, ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie.

Następnie zmieńmy kolor serii na szary (robimy to raz, a następnie przechodzimy strzałką w dół do kolejnych serii i klikamy F4 = powtórz formatowanie).

Na koniec dodajemy tytuł i wykres cykliczności jest gotowy.

Jeśli zastanawiasz się, do czego zmierzają te 4 odcinki, koniecznie przeczytaj dalej o dodaniu interakcji.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Przeczytaj wszystkie artykułu w serii Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku:

1. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 1) – formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej
2. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 2) – wykres przestawny kolumnowo-liniowy
3. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 3) – histogram na wykresie przestawnym
4. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 4) – przestawny wykres cykliczności
5. Dashboard analityczny w Excelu krok po kroku (cz. 5) – oś czasu oraz fragmentatory

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Przygotowanie danych źródłowych

Do stworzenia wykresu użyjemy utworzonej w pierwszym artykule Tabeli – są to dane dotyczące sprzedaży mebli, urządzeń oraz artykułów biurowych. Tworzymy nową tabelę przestawną, która wygląda jak poniżej – w wierszach widzimy wielkość zamówienia, a wartościach liczbę zamówień oraz sumę zysku.

Wielkość zamówienia zostanie zgrupowana – stajemy na wartości, klikamy prawym przyciskiem i wybieramy polecenie Grupuj.

Wielkość zamówienia będzie zgrupowana w grupy zawierające kolejne 3 szt. kupionych produktów, przy czym ostatnią grupą będzie >100.

Zgrupowane dane wyglądają jak poniżej:

Budowa histogramu z tabelą przestawną Excel

Na podstawie tak przygotowanej tabeli zostanie utworzony wykres kolumnowy.

Żeby dane na wykresie były czytelne, jedna seria danych zostanie zmieniona w inny typ wykresu.

Liczba zamówień zostanie przedstawiona jako wykres liniowy, Zysk pozostanie za to wykresem kolumnowym, zachowując spójność z wykresami w części 1 i 2 serii.

Legendę przenieśmy na górę wykresu.

Ukryjmy przyciski pól wartości na wykresie.

Wypełnienie kolumn dotyczących Zysku zostanie sformatowane na kolor niebieski (dla wartości ujemnych kolor wina).

Wykres linowy będzie zielony i linia będzie miała szerokość 1,5 pkt.

Wstawmy jeszcze poniższy tytuł i gotowy wykres prezentuje się następująco:

Pewnym utrudnieniem będzie fakt nakładania się na siebie serii, ale niewiele da się z tym w Excelu zrobić, gdyż sterowanie osiami na wykresie przestawnym do najłatwiejszych nie należy. Mamy już 3 elementy gotowe do dashboardu – pozostaje nam jeszcze jeden: wykres cykliczności.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]