Wielu użytkowników Excela wstawia tabelę przestawną w ten sam sposób. Zaznaczają kolumny, klikają Wstawianie i gotowe. Wszystko działa dopóki nie pojawia się powolny plik, raporty, które nie łapią nowych danych i daty grupujące się w losowy sposób. Te problemy nie biorą się z powietrza. Mają jedno konkretne źródło: zły wybór metody już na starcie. W tym artykule pokażę Ci pięć metod na wstawienie tabeli przestawnej Excel, ale tylko dwie sprawią, że po zmianie danych wystarczy kliknąć Odśwież, żeby mieć gotowy raport.

Co to jest tabela przestawna i kiedy naprawdę się przydaje?

Tabela przestawna to narzędzie do błyskawicznego podsumowania dużych zbiorów danych. Zamiast pisać formuły i ręcznie grupować dane, przeciągasz pola i w kilka sekund masz gotowy raport. Żeby jednak działała poprawnie, musi mieć dobre źródło danych. I właśnie tu zaczyna się różnica między metodami.

Jeśli nie znasz jeszcze tabeli przestawnej, sprawdź wszystkie artykuły o pivotach na moim blogu. Tabelom przestawnym poświęciłem aż 6-godzinny moduł w kursie JUNIOR Analityk, którzy niektórzy nazywają najlepszym kursem świata. Pivoty są też podstawą takich narzędzi jak Power Pivot i Power BI, o których dowiesz się więcej w kursie POWER PRO.

Metoda 1: Zaznaczanie całych kolumn – popularna, ale kosztowna 

Zacznę od metody, której lepiej unikać – bo zbyt wiele osób jej używa, nie wiedząc, że robi to źle. 

Klikasz nagłówek kolumny, zaznaczasz całe kolumny i wybierasz Wstawianie > Tabela przestawna. Excel nie protestuje i tworzy raport. Ale w źródle masz teraz cały milion wierszy – w tym setki tysięcy pustych. To spowalnia plik, generuje błędy grupowania i potrafi skutecznie uprzykrzyć życie przy każdym odświeżeniu. 

Metoda 2: Ręczne zaznaczenie zakresu – poprawna, lecz wymaga pracy przy każdej zmianie 

Ta metoda jest poziom wyżej, ale wiąże się z pewnym ograniczeniem. Zaznaczasz ręcznie cały zakres swojej tabeli (myszką albo z klawiatury), a potem wybierasz Wstawianie > Tabela przestawna. 

Tym razem źródło jest czyste. Excel opiera się tylko na zaznaczonych danych, bez pustych wierszy. Problem? Przy dużych tabelach złapanie całego zakresu zajmuje czas. A jeśli tabela rośnie z tygodnia na tydzień, za każdym razem musisz poprawiać zakres ręcznie. 

Poprawna metoda, ale powolna.

Metoda 3: Kursor wewnątrz zakresu – najszybszy sposób na jednorazową analizę 

Zamiast zaznaczać dane, ustaw aktywną komórkę w środku zakresu danych (kliknij jedną komórkę wewnątrz tabeli) i wybierz Wstawianie > Tabela przestawna. Excel sam rozpozna granice Twojego zakresu. Nie musisz nic zaznaczać. Kursor w środku wystarczy. 

To metoda szybka, bezpieczna i eliminuje ryzyko złapania pustych wierszy z całej kolumny, ale nie ułatwia odświeżania tabeli po dopisaniu nowych danych.

Metoda 4: Tabela sformatowana (Ctrl+T) jako źródło – dane, które same się aktualizują 

Tu zaczyna się prawdziwa wygoda. Zanim wstawisz tabelę przestawną, zamień dane w obiekt tabeli – wystarczy skrót Ctrl+T. Excel obramuje zakres, nada mu nazwę i od tej chwili traktujesz go jako dynamiczny obiekt, nie statyczny zakres komórek. 

Co to zmienia w praktyce? Kiedy tworzysz tabelę przestawną na bazie takiej tabeli, jej źródło opisane jest nazwą – nie adresem w stylu $A$1:$D$500. Gdy dopisujesz nowy wiersz do tabeli, wystarczy kliknąć Odśwież, a tabela przestawna automatycznie go uwzględnia. 

Metoda 5: Power Query jako źródło – jedno kliknięcie Odśwież aktualizuje cały raport 

I tu wkraczamy na zupełnie inny poziom. Jeśli Twoje dane pochodzą ze źródła zewnętrznego – innego pliku Excel, bazy danych, raportu eksportowanego z systemu – najlepszym rozwiązaniem jest połączenie Power Query z tabelą przestawną. 

Jak to zrobić krok po kroku? 

1. Przejdź na kartę Dane > Pobierz dane i wybierz swoje źródło (plik Excel, CSV, baza danych). 

2. W edytorze Power Query oczyść i przygotuj dane – usuń zbędne kolumny, popraw typy danych, odfiltruj niepotrzebne wiersze. 

3. Kliknij Zamknij i załaduj. Dane trafią do sformatowanej tabeli w Excelu. 

4. Sprawdź, czy nie ma błędów w załadowanych danych. Nie wstawiaj tabeli przestawnej na tabeli. Zamiast tego…

5. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zapytanie w panelu Zapytania i połączenia > Załaduj do… > Raport w formie tabeli przestawnej. 

Co zyskujesz? Kiedy dane źródłowe się zmienią, jedno kliknięcie Odśwież wszystko wystarczy. Power Query pobiera zaktualizowane dane, ładuje je do tabeli, a tabela przestawna automatycznie się aktualizuje. 

Poprawne przygotowanie danych podstawą pracy z Microsoft Copilot i AI

Dla Microsoft Copilot i innych narzędzi AI ogromne znaczenie ma to, aby źródło danych do tabeli przestawnej w Microsoft Excel było przygotowane jako tabela Excel lub zapytanie Power Query. AI znacznie lepiej analizuje dane zapisane w logicznym układzie niż przypadkowe zakresy komórek z pustymi wierszami, scaleniami czy ręcznie dopisywanymi wartościami. Dzięki temu Copilot szybciej rozumie zawartość pliku, trafniej proponuje analizy, raporty i wykresy oraz może automatycznie budować tabele przestawne na wiarygodnym, aktualnym źródle danych. To fundament nowoczesnej pracy z Excelem: najpierw porządek w danych, potem automatyzacja i AI.

5 rzeczy do sprawdzenia w danych, zanim wstawisz tabelę przestawną 

Niezależnie od metody, którą wybierzesz, tabela przestawna zadziała poprawnie tylko wtedy, gdy dane źródłowe są czyste.  Sprawdź pięć rzeczy, zanim zaczniesz: 

1. Każda kolumna ma nagłówek – bez wyjątków. 
2. Brak scalonych komórek – scalanie i tabele przestawne to złe połączenie. 
3. Brak pustych wierszy w środku danych – każdy pusty wiersz to sygnał STOP dla Excela. 
4. Daty są datami, nie tekstem – Excel musi je rozpoznać jako format daty, żeby móc je grupować. 
5. Liczby są liczbami, a nie tekstem – liczba zapisana jako tekst da Ci sumę równą zero. 

Jeśli Twoja tabela przestawna pokazuje dziwne wyniki, nie grupuje dat albo suma wychodzi zero – zacznij od tych pięciu punktów. To rozwiązuje 90% problemów. 

Którą metodę na wstawianie tabel przestawnych w Excelu wybrać?

Podsumowując, dla jednorazowych analiz wystarczy kursor w środku zakresu, jednak dla regularnych raportów sformatowana tabela lub Power Query to jedyna sensowna droga. 

Wstawianie pivotów w Excelu na 5 sposobów – wideo

Na moim kanale YouTube pokazuję przejście przez wszystkie 5 metod, abyś mógł od razu powtórzyć to u siebie w arkuszu.

Masz pytania w temacie wstawiania tabel przestawnych w Excelu lub pivotów w ogóle?

Daj znać w komentarzu.

Przygotowanie tabeli przestawnej

Na danych źródłowych wstawiam tabelę przestawną, w której utworzę 2 miary: Suma Sprzedaży i Suma Zysku w podziale na Podkategorie Produktu. Szukam Podkategorii, które przynoszą straty (Zysk < 0), mimo że ich Sprzedaż jest na wysokim poziomie (Sprzedaż > 1 mln).

Budowa filtru wartości tabeli przestawnej

Następnie tworzę filtr dla wartości Zysku mniejszych niż 0.

Nieudana próba budowy drugiego filtru wartości tabeli przestawnej

Kolejnym krokiem jest dodane kolejnego warunku filtrowania tabeli przestawnej po wartości Sprzedaży. Niestety, zgodnie z obawami czytelnika, tabela przestawna nie pozwala na założenie obu filtrów jednocześnie.

Gdyby to był Power BI…

Jeśli raport jest budowany w Power BI Desktop, w panelu bocznym filtry możemy dodawać kilka filtrów jednocześnie. To pokazuje, że się da.

Tajny sposób na budowę drugiego filtru wartości tabeli przestawnej

A teraz czas na rozwiązanie zagadki.

Krok 1: Stań komórkę nad tabelą przestawną

W moim przypadku jest to komórka A2. Możesz też stanąć poniżej tabeli przestawnej.

Krok 2: Stwórz autofiltr

Skrót do tworzenia autofiltru, który wiele razy pojawia się w bezpłatnym kursie Excel, to Ctrl + Shift + L. Nad kolumnami pojawią się ikonki filtrowania!

Krok 3: Załóż oczekiwane filtry

Filtry zakładamy tak jak przy zwykłym filtrowaniu kolumn. Tak założony filtr działa! Nie jest to jednak standardowy filtr tabeli przestawnej, a filtr arkusza, co widać po niebieskim kolorze numerów wierszy.

Podobny filtr da się założyć, jeśli jakieś pole wrzucimy na półkę Kategoria (np. Sprzedaż regionu wschodniego > 300 000).

Pobierz plik Excel z podwójnym filtrem wartości tabeli przestawnej

Tu możesz pobrać plik Excel i przetestować działanie tajnego filtra.

Sposoby na pracę z fragmentatorem w Excelu

Dotychczas na blogu i w kursie o tabelach przestawnych pojawiło się wiele materiałów nt. pracy ze slicerami i efektywnego projektowania strony, m.in.:

• Cała lekcja o fragmentatorach i trikach filtrowania w kursie Tabele przestawne Excel
• Fragmentator jednokrotnego wyboru z listy

Grupuj kolumny (lub wiersze) + Właściwości kształtu = Chowany panel filtrów

Krok 1: Umieść fragmentatory w pierwszej kolumnie (lub w pierwszym wierszu arkusza)

Krok 2: Zgrupuj kolumnę (lub wiersz)

Opcję grupowania znajdziesz na karcie Dane > Grupuj > Grupuj.

Krok 3: Ustaw chowanie fragmentatora wraz z komórkami

Zaznacz wszystkie fragmentatory (np. poprzez polecenie Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Zaznacz obiekty lub lewym przyciskiem myszy z wciśniętym klawiszem Ctrl) > prawy przycisk myszy > Rozmiar i właściwości.

Następnie sekcja Właściwości > Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

W ten sposób rozwijamy plusem panel boczny filtrów.

Technika ta dotyczy nie tylko fragmentatorów, ale także czystej tabeli przestawnej z polami na półce filtry, które są podpięte do schowanych fragmentatorów.

Plik do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów i spróbować zbudować panel samodzielnie.

Jak wstawić zwykłą tabelę przestawną w Excelu 365?

Proces tworzenia nowej „zwykłej” tabeli przestawnej w Excelu 365 nie uległ zmianie.

Krok 1: Stań kursorem na zakresie komórek lub – lepiej – utwórz tabelę (Ctrl+T).

Krok 2 i 3: Przejdź na kartę Wstawianie > Tabela przestawna.

Krok 4: Kliknij OK, aby wstawić tabelę do nowego arkusza.

O co zatem tyle zamieszania?

Opcje dodatkowa wstawiania tabel przestawnych w Excelu 365

Pod przyciskiem Tabela przestawna pojawiła się nowa opcja, która ulegała zmianie przy poprzednich aktualizacjach Excela 365. Najnowszy wygląd prezentuje się następująco:

O co tu chodzi?

Jak wstawić tabelę przestawną bezpośrednio na zapytaniu Power Query w Excelu 365?

Od wielu lat można w Excelu tworzyć tabele przestawne na zewnętrznych źródłach danych (np. bazach danych), natomiast opcja ta stała się teraz dużo bardziej popularna teraz, gdy jako zewnętrzne źródło danych traktowane jest zapytanie Power Query. Jeśli chcesz uniknąć przechowywania danych w Excelu dwa razy i zbudować jeden przycisk Odśwież wszystko:

1. Pierwszą tabelę przestawną utwórz, ładując zapytanie jako Raport w formie tabeli przestawnej.

2. Kolejne tabele przestawna wstawiaj, wybierając opcję Zewnętrzne źródło danych > Wybierz połączenie. Ewentualnie możesz skopiować i wkleić pierwszą tabelę przestawną.

Jak wstawić tabelę przestawną bezpośrednio na modelu danych utworzonym w dodatku Power Pivot w Excelu 365?

Excel 365 przyniósł ważną zmianę – każda wersja jest wyposażona w Power tabele przestawne, bazujące na modelu danych.

Tabelę przestawną można wstawić na modelu danych na wiele sposobów:

W zwykłym oknie wstawiania tabeli przestawnej

Kończąc zapytanie Power Query i zaznaczając checkbox przy modelu danych.

Wstawiając tabelę przestawną bezpośrednio z widoku Power Pivot

Wszystkie te sposoby działają, jednak żadnego z nich nie polecam. Proponuję zapamiętać następującą kolejność:

1. Załaduj dane do modelu danych jako połączenie (żeby nie przechowywać danych 2 razy w tym samym pliku).

2. Zbuduj model danych i miary DAX w dodatku Power Pivot. Proces ten omówiłem w webinarze wprowadzającym do świata Power tabel przestawnych.

3. W czystym arkuszu kliknij Wstawianie > Tabela przestawna > Z modelu danych.

Jak w Excelu 365 wstawić tabelę przestawną na zestawie danych opublikowanym w usłudze Power BI Online?

Jednym z ciekawszych pomostów stworzonych między światem Power BI i Excelem jest możliwość wstawiania tabel przestawnych na danych (a konkretnie na zestawach danych) opublikowanych w usłudze Power BI Online. Taka integracja Excela z aplikacją BI to trochę święty Graal raportowania. Opcja ta jest reprezentowana w usłudze Power BI przez przycisk Analizuj w programie Excel.

To samo można wyklikać w Excelu na 2 sposoby:

1. Poprzez Power Query, czyli karta Dane > Pobierz dane > Z usługi Power BI

2. Poprzez wstawienie tabeli przestawnej w pustym arkuszu poprzez Wstawianie > Tabela przestawna > Z usługi Power BI.

Jak wstawić tabelę przestawną w Excelu 365?

Oto krótkie podsumowanie graficzne dostępnych opcji, które szczegółowo omawiam na szkoleniach oraz w ramach kursów w Akademii SkuteczneRaporty.pl.

Jak wygląda szablon tabeli z wynikami finansowymi?

Szablon składa się z kilku pozycji – w tym przypadku kosztowych – oraz wartości liczbowych, które w pliku są tylko przykładowe. Z perspektywy użytkowania kluczowe są w niej niektóre techniki zastosowane w celu ekspozycji najważniejszych elementów:

1. Tabela zaczyna się od delikatnie wyróżnionego wiersza Razem. To nietypowe podejście, bo zwykle suma końcowa znajduje się na końcu.
2. Pierwszą kolumną wynikową w tabeli jest wynik aktualny (skrót AKT, ang. ACT). To również lekka zmiana ws. wielu szablonów, które zaczynają się często wynikami z zeszłego roku.
3. Główną wartością porównawczą w naszym przykładzie są dane z analogicznego okresu z zeszłego roku (czyli wrzesień 2021 do września 2020). Nie potrafiłem znaleźć dobrej nazwy po polsku (PR może mylić się z Prognoza, ZR – zeszły rok nie do końca mi pasuje), więc nazwałem zeszły rok R-1 (ang. PY – Previous Year) wraz z odchyleniem wartościowym ∆R-1 (∆PY) i procentowym ∆R-1% (∆PY%). Nagłówki tej części są w kolorze szarym.
4. Drugim punktem odniesienia są wartości planowane / zabudżetowane, określone jako BUD i oznaczone na niebiesko.
5. Od strony graficznej koszty oraz odchylenia % wyrażone są za pomocą pasków danych (szary dla pozycji kosztowych, czerwony-zielony dla odchyleń %). Jeśli pasek danych wychodzi poza ustawiony zakres <-50%;50%>, pojawia się dodatkowo flaga.
6. Tabela ma delikatne obramowanie oraz nagłówek informujący o analizie danych za aktualny miesiąc. Dodatkowym scenariuszem na tym samym lub oddzielnym arkuszu może być często spotykana analiza od początku roku: Wyniki skumulowane od początku roku: Styczeń ’21-Wrzesień ’21 / Year-to-Date: January ’21-September ’21.
7. Kolorystyka tabeli nawiązuje do wykresu finansowego Excel, którego szablon również możesz pobrać z bloga. Tabela, podobnie jak ww. wykres, wprowadzają następujący kod:

• wynik aktualny – czarny
• poprzedni rok – szary
• budżet / plan – niebieski

8. Analogicznie jak na wykresie można do tabeli dodać prognozę np. do końca roku, oznaczając ją linią przerywaną w nagłówku.

Oto angielska wersja raportu:

Zalety korzystania z szablonu tabeli finansowej Excel

• skupić uwagę od razu na najważniejszych elementach,
• ujednolicić raportowanie tych samych wartości w tabelach i na wykresach,
• wprowadzić przejrzystą strukturę,
• szybko zrozumieć analizowaną perspektywę (wyniki aktualne vs od początku roku vs prognoza),
• ułatwić znajdowanie odchyleń.

Pobierz szablon tabeli finansowej

Tu możesz pobrać szablon tabeli finansowej Excel (w języku polski i angielskim) i wstawić swoje dane.

Jak powinna wyglądać tabela z wynikami finansowymi?

Masz inny pomysł na taką tabelę? Podziel się w komentarzu.

Dlaczego wracam do podstaw Excel?

Rok 2019 upłynął mi na przekazywaniu wiedzy nt. dodatków Power – Power Query, Power Pivot i Power BI. Codziennie widzę, jak zmieniają one oblicza firm i zwiększają rolę osób, które w świecie automatyzacji raportów i analizy danych radzą sobie płynnie. Idealny uczestnik szkolenia Excel BI, który wchodzi po raz pierwszy do świata Power, powinien znać tabele przestawne i wiele formuł Excel. Pisałem o tym w artykule nt. nowej krzywej uczenia się programu Excel.

Idealnie, jeśli uczestnik w tradycyjnym Excelu „zjadł zęby”. Jednak nie wszyscy pracują w Excelu na co dzień, a niejednokrotnie ostatni raz w szkoleniu przekrojowym brali udział lata świetlne temu. Dlatego kurs „Formuły i operacje na danych Excel” przygotowuję w formie wyzwań i szybkiej powtórki dla takich właśnie osób. Mam przy tym nadzieję, że nawet doświadczeni użytkownicy Excela znajdą w kursie coś dla siebie. Sama formuła WYSZUKAJ.PIONOWO zajmuje u mnie całą lekcję, co wynika z faktu, że artykuł o formule WYSZUKAJ.PIONOWO jest do dziś najpopularniejszym wpisem na blogu SkuteczneRaporty.pl.

Pomóż zaprojektować wyzwania w kursie

Docelowo Akademia ma stanowić bezpłatne miejsce przygotowania do świata Excel BI – Power Query, Power Pivot, Power BI, bazując na najciekawszych problemach codziennego życia raportowego. Dlatego zapraszam Cię do podesłania swoich własnych pomysłów na wyzwania i zadania dla uczestników kursu. Jeśli masz na swoim koncie trudną lub nietypową formułą, a może nie znalazłeś nigdy lekarstwa na Twoje bolączki, napisz do mnie na kontakt@skuteczneraporty.pl. Być może Twój temat stanie się częścią materiału wideo dla wielu adeptów Excela.

Akademia wspiera program Pajacyk

W Akademii oferuję nie tylko bezpłatne kursy wysokiej jakości, ale też te komercyjne. 5% wartości brutto z każdego kursu przekazuję na akcję Pajacyk, prowadzoną przez Polską Akcję Humanitarną. Wspólnie z klientami SkuteczneRaporty.pl, którzy zaufali projektowi Akademii, ufundowaliśmy w 2019 r. aż 1250 posiłków. A to dopiero początek. Dodatkowo pracownicy PAH i innych organizacji non-profit rozpoczęli zdobywanie wiedzy w Akademii SkuteczneRaporty.pl.

=MNOŻENIE.PRZEZ.DZIELENIE(<3) to moja formuła na pomaganie.

Jaka jest planowana agenda szkolenia online z formuł Excel?

Oto moja wstępna propozycja:

Lekcja 1. Wprowadzenie do formuł Excel

1.1. Podstawowe formuły matematyczne

1.2. Formuły w całej kolumnie

1.3. Blokowanie adresu formuły

1.4. Formuły w tabeli

1.5. Nazwy zdefiniowane

1.6. Skróty klawiszowe przydatne w pracy z komórkami

1.7. Błędy i problemy z formułami

1.8. Ćwiczenie samodzielne

Lekcja 2. Sprint przez formuły Excel

2.1. Formuły logiczne

2.2. JEŻELI, WARUNKI, PRZEŁĄCZ

2.3. Formuły data i godzina

2.4. Formuły tekstowe

2.5. Ćwiczenie samodzielne

Lekcja 3. WYSZUKAJ.PIONOWO

3.1. Wstawiamy WYSZUKAJ.PIONOWO

3.2. Najczęstsze błędy z WYSZUKAJ.PIONOWO

3.3. Obsługa błędów WYSZUKAJ.PIONOWO z JEŻELI.BŁĄD

3.4. WYSZUKAJ.PIONOWO w lewo

3.5. WYSZUKAJ.PIONOWO na więcej niż 1 kolumnie

3.6. WYSZUKAJ.PIONOWO z 1

3.7. WYSZUKAJ.PIONOWO i wiele kolumn

3.8. WYSZUKAJ.POZIOMO

3.9. Ćwiczenie samodzielne

Lekcja 4. Formuły kluczowe w raportach

4.1. LICZ.JEŻELI, SUMA.JEŻELI

4.2. LICZ.WARUNKI, SUMA.WARUNKÓW

4.3. ŚREDNIA.JEŻELI

4.4. SUMA.ILOCZYNÓW

4.5. Tabela przestawna

4.6. Formuły tablicowe

4.7. Formuły adresowe

4.8. Ćwiczenie samodzielne

Lekcja 5. Operacje na danych

5.1. Filtrowanie podstawowe

5.2. Filtrowanie zaawansowane

5.3. Sortowanie

5.4. Usuwanie duplikatów

5.5. Znajdowanie i zamienianie

5.6. Wklejanie

5.7. Poprawność danych

5.8. Ćwiczenie samodzielne

Chcesz coś dodać do kursu?

Podziel się w komentarzu lub napisz do mnie.

Krok 1: Wstaw tabelę przestawną z główną miarą

W moim przypadku będzie to suma sprzedaży.

Krok 2: Wstaw drugą tabelę przestawną i umieść tylko miesiące

Technikę tę omawiałem przy okazji artykułu o fragmentatorze jednokrotnego wyboru. Tutaj ponownie posłużymy się tabelą przestawną z miesiącami na filtrze oraz fragmentatorem, który podłączam do tabeli przestawnej.

Krok 3: Wstaw trzecią tabelę przestawną

W ostatniej tabeli umieścimy Sprzedaż po miesiącach, ale odłączoną od fragmentatora. Miesiące sortuję malejąco.

Krok 4: Zbuduj kartę KPI

U mnie wizualizacja powstała jako formuła odpowiednio sformatowana i zaokrąglona, niezależna dzięki temu od tabeli przestawnej. Wokół dodałem zwykły kształt. Na dole zostawiłem miejsce na wykres typu sparkline.

Krok 5: Utwórz nazwę zdefiniowaną

Czas na najtrudniejszy krok. Wybór na fragmentatorze ogranicza dane w raporcie, ale nie wpływa na wykres ze wszystkich miesięcy. Dlatego musimy sami znaleźć wybrany miesiąc. Zrobimy to formułą:

=PRZESUNIĘCIE(dashboard!$R$1;PODAJ.POZYCJĘ(dashboard!$C$2;dashboard!$Q:$Q;0)-1;0;12;1)

Nazwę zdefiniowaną tworzymy na karcie Formuły i nazywamy ją sparklines.

Co robi formuła?

PODAJ.POZYCJĘ znajduje wybrany miesiąc i liczy, w którym wierszu tabeli z Kroku 3 się znajduje. Aby uwzględnić aktualny miesiąc, odejmuję 1.

PRZESUNIĘCIE rusza z komórki R1 i zaznacza 12 miesięcy w dół, zaczynając od znalezionego miesiąca.

Krok 6: Wstaw liniowy wykres przebiegu w czasie

Wykresy typu sparklines znajdziesz na karcie Wstawianie. Zakresem wejściowym danych jest zwykle zakres komórek, ale u nas nazwa zdefiniowana: nazwa pliku z rozszerzeniem ! nazwa zdefiniowana.

Krok 7: Sformatuj sparkline

W naszym scenariuszu oś x musi zostać obrócona (alternatywą jest łapanie zakresu wykresu od dołu). Dodatkowo warto włączyć punkt najniższej i najwyższej wartości oraz pierwszy punkt (który u nas będzie ostatnim).

Krok 8: Schowaj lub przenieś niepotrzebne tabele przestawne i fragmentator

W skrócie posprzątaj – użytkownik raportu nie musi wiedzieć, jak to zbudowałeś.

Krok 9: Wytłumacz, co pokazuje miniaturowy wykres

Bez wytłumaczenia, że chodzi o 12 ostatnich miesięcy, użytkownik raportu może błędnie wykorzystać zbudowany wykres. I raczej nie rób tego taką dużą niebieską strzałką ;).

Pobierz plik Excel

Tu możesz pobrać plik Excel z szablonem KPI ze sparklines.

O jakie zmiany chodzi?

Wklejając tabelę z Excela do PowerPointa, nie zobaczymy zmian rozszerzających tabelę, czyli nowych kolumn oraz wierszy, które będą dodawane w Excelu. Odwołanie do tabeli w PowerPoint pozostanie odwołaniem do konkretnych komórek. Na szczęście PowerPoint rozpoznaje zakresy z Menedżera Nazw, które w tym miejscu wykorzystamy.

Zdefiniowanie zakresu po stronie Arkusza Excel

W pierwszym kroku nadaję nazwę zakresowi, który następnie chcę umieścić w prezentacji. Zaznaczam dane > Formuły > Menedżer nazw > Nowy > wprowadzam nazwę zakresu > OK.

Zaznaczony zakres kopiuję, by następnie umieścić go w PowerPointcie.

Narzędzia główne > Wklej > Wklej specjalnie > Wklej łącze > Obiekt Arkusza programu Microsoft Excel > OK.

W tym momencie zapisuję plik PowerPoint i zamykam go (by zmiany wprowadzane w Excel nie były jednocześnie odwzorowywane w pliku prezentacji).

Uwaga! Przed zapisaniem pliku PPTX / PPT nie będą widoczne użyte w nim linki.

Przypisanie tabeli do nazwanego zakresu Excel

Następnie przenoszę się znów do Excela i wcześniej nazwany zakres zmieniam  na tabelę , poprzez zaznaczenie Wstawianie > Tabele > Tabela.

Uwaga! W tym miejscu ważne jest, by odznaczyć opcję Moja tabela ma nagłówki.

Nazwa utworzonej tabeli będzie widoczna po lewej stronie. Oczywiście można ją zmienić na bardziej praktyczną.

Następnie w Menadżerze Nazw do wcześniej utworzonej tabeli przypisuję nazwę tabeli i zapisuję, zamykam plik.

Możesz też podłączyć nazwę zdefiniowaną do nazwy tabeli z dopiskiem [#Wszystko] (np. Tabela2[#Wszystko]). Wówczas rozwiążesz problem nagłówków.

Otwieram plik prezentacji, ale bez aktualizacji łącza. Poprzez Plik dostaję się do właściwości, gdzie na samym końcu mogę znaleźć Edytuj linki do plików. Właśnie tu mogę podejrzeć całą listę połączeń.

Jak widać na poniższym screenie, istniejące połączenie jest do wcześniej zdefiniowanego zakresu.

W programie PowerPoint klikam prawym przyciskiem myszy na zlinkowanym obrazie Aktualizuj łącze.

Dzięki niewybraniu opcji Moja tabela ma nagłówki, aktualnie w prezentacji nagłówki mogę zobaczyć.

Wynika to z tego, że w Excel zakres tabeli zaczyna się od drugiego wiersza, co jest opcją nieedytowalną.

Doskonale widać, że dodane rekordy są również widoczne w pliku pptx.

Na koniec  przeprowadzę test i w Excelu dodam kilka rekordów, a następnie odświeżę łącze w prezentacji. Jak widać nowe wiersze (x,y) widoczne są zarówno w Excel jak i w Power Point.

Sposób 1: Chowany panel z fragmentatorami

Jeśli masz dużo fragmentatorów na dashboardzie bazującym na tabelach przestawnych lub modelu danych zaprojektowanym z użyciem Power Pivot, możesz sprawić, żeby użytkownik łatwo je ukrywał. Po prostu zgrupuj wiersze (lub kolumny).

Otrzymasz wówczas ikonki 1 i 2 do ukrywania lub chowania fragmentatorów.

Następnie zaznacz wszystkie fragmentatory (np. z przyciskiem Ctrl), a następnie zmień ich właściwości na Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

Jeśli dodatkowo przed procesem grupowania wyłączysz domyślną opcję Wiersze podsumowań poniżej, konspekt utworzy się z przyciskiem w pierwszym wierszu.

Sposób 2: Włącz pełny ekran

Jeśli chcesz udostępnić raport w Excelu, odbiorca zużyje 1/3 ekranu na interfejs programu. Czy da się inaczej?

Opcja 1: Użyj skrótu Ctrl+Shift+F1, aby przejść do trybu pełnego ekranu i lepiej wykorzystać przestrzeń analityczną.

Opcja 2: Wbuduj w raport makra, które automatycznie włączą pełny ekran po otwarciu.

Oto zestaw 2 kodów na wejście i wyjście z pliku:

Private Sub Workbook_Open()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
ActiveWindow.DisplayHeadings = False
End Sub

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
ActiveWindow.DisplayHeadings = True
End Sub

Dwa pozostałe makra pozwalają użytkownikowi włączyć i wyłączać tryb full screen – podłączyłem je do ikonek (patrz pliki do pobrania na końcu).

Sub FullScreenOn()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
End Sub

Sub FullScreenOff()
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
End Sub

Ryzyko: Ustawienia zostają na stałe w interfejsie, dlatego ważne jest przywrócenie wstążki do standardowej postaci przy opuszczaniu pliku stąd jedno z makr działa tuż przed zamknięciem pliku.

Sposób 3: Ukryj wiersze i kolumny

Możesz ukryć wiersze i kolumny, które nie są wykorzystywane aktualnie w raporcie. Zaznacz wszystkie puste wiersze (zaznacz pierwszy wiersz do ukrycia > Ctrl + Shift + Strzałka w dół > prawy przycisk myszy > Ukryj). Analogicznie postąp z kolumnami (Ctrl + Shift + Strzałka w prawo)

Pliki Excel do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów oraz plik Excel z makrami wywołującymi full screen.

Znasz inne sposoby?

Podziel się w komentarzu.

Jak taki fragmentator wygląda w Power BI?

Fragmentator w Power BI ma od niedawna ustawienie Wybór jednokrotny i od dawna można go zmienić w prawym górnym rogu z listy na menu rozwijane. Ważną cechą takiego fragmentatora jest to, że zajmuje mało miejsca.

Tylko jak to odwzorować w Excelu?

Krok 1:  Zbuduj oczekiwany dashboard

Przykładowy dashboard składa się w moim przypadku z 4 tabel przestawnych, które pokazują Sprzedaż, Zysk, Liczbę zamówień oraz Sprzedaż wg Kategorii produktu.

Jak go zbudować, pokazuję w bezpłatnym, 6-godzinnym kursie Tabele przestawne Excel.

Krok 2: Wstaw tabelę przestawną i umieść pole na półce filtr

W moim przypadku polem będzie Wybierz miesiąc.

Krok 3: Wyłącz autodopasowanie kolumn

Żeby ułatwić sobie pracę w przyszłości, można dla pól o różnej szerokości wyłączyć autodopasowanie kolumn w opcjach tabeli przestawnej.

Krok 4: Ukryj kolumnę i zbuduj nagłówek

Kolumnę z nazwą pola ukryj, a następnie zbuduj i sformatuj własny nagłówek w nowym wierszu.

Krok 5: Wstaw fragmentator i podłącz do dashboardu

Teraz czas na krok często opisywany przeze mnie na blogu w tematyce fragmentatora. Aby filtr z tabeli działał na pozostałe tabele, trzeba zbudować pomost w postaci fragmentatora. Najważniejszym jego ustawieniem jest Połączenia raportu.

Na koniec fragmentator ukrywamy.

Jest z tym trochę zabawy i nie da się w tej technice zablokować checkboxa Zaznacz wiele elementów, ale i tak efekt jest bardzo ciekawy.

Pobierz plik Excel i przetestuj

Tutaj możesz pobrać plik Excel z fragmentatorem jednokrotnego wyboru i sprawdzić jego działanie.