Poznaj wszystkie nowości Excela 365

To już kolejne aktualizacja Excela w ostatnim czasie. Więcej na ten temat możesz przeczytać w bardzo szerokim artykule: Nowości w programie Excel 365

Dynamiczne tworzenie obrazów w Power BI

Funkcjonalność dynamicznego generowania obrazów w Excelu wymagała dotychczas makr lub innych zewnętrznych dodatków. Od dawna jest w Power BI, gdzie kolumnę o kategorii danych Adres obrazu URL można wrzucać do wizualizacji, a nawet filtrów.

Jak działa funkcja OBRAZ w Excelu 365?

Działanie nowej funkcji jest proste. W pierwszym argumencie podajemy w cudzysłowie link do obrazu umieszczonego w Internecie. Link musi prowadzić do ogólnodostępnej strony, a rozszerzenie obrazu musi mieć postać: BMP, JPG/JPEG, GIF, TIFF, PNG, ICO lub WEBP. Po zaakceptowaniu formuły obraz zostanie pobrany do komórki i dopasowany do jej rozmiaru. Powiększając komórkę, uzyskamy większy obraz.

Do czego służą pozostałe argumenty funkcji OBRAZ w Excelu 365?

Pozostałe argumenty są opcjonalne i oznaczają:

• Tekst alternatywny – tekst odczytywany przez urządzenia w trybie ułatwienia dostępu (np. dla osób niepełnosprawnych)
• Wymiary – wpisujemy tu parametr numeryczny:
  • 0: Dopasuj obraz do komórki i zachowaj jego proporcje.
  • 1: Wypełnij komórkę obrazem i zignoruj jego proporcje.
  • 2: Zachowaj oryginalny rozmiar obrazu, który może przekraczać granicę komórki.
  • 3: Dostosuj rozmiar obrazu, używając wysokości i szerokości
• Wysokość – wymaga podania 3 w poprzednim argumencie i pozwala na ustawienie konkretnej wysokości w pikselach
• Szerokość – jw., ale dotyczy szerokości w pikselach

Oto przykłady dla:

1. Argumentu Wymiar = 1, czyli ignoruj proporcje
2. Wymiar = 2, czyli przekraczaj granice
3. Wymiar = 3, Wysokość = 40, Szerokość = 160

Przykład wykorzystania funkcji OBRAZ na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi

Wróćmy teraz do początku artykułu – analizujemy sprzedaż produktów.

Krok 1: Zbuduj listę adresów URL

W tabeli tworzymy nową kolumnę URL obrazu. Obrazy w tym artykule pochodzą ze strony Rossmann.com.

Krok 2: Zbuduj tabelę przestawną

Wstawiamy tabelę przestawną i tworzymy zestawienie TOP 5 Produktów wg Sprzedaży. Jest to zwykła tabela przestawna w układzie tabelarycznym.

Krok 3: Wstaw funkcję OBRAZ

Za tabelą przestawną wstawiamy funkcję OBRAZ i podpinamy się do komórek z URL obrazu. Na koniec kolumnę URL można ukryć.

W ten sposób na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi możemy dodawać obraz łatwiej niż kiedykolwiek.

Wklej obraz komórki jako obraz połączony

Jeśli nie wystarczy Ci obraz pobrany z Internetu do komórki, możesz zawsze użyć opcji Wklej specjalnie jako obraz połączony (kiedyś nazywanej Aparat). W ten sposób masz pełną władzę nad obrazem Twojej komórki. Co więcej, funkcję można wykorzystywać w nazwach zdefiniowanych!

Tabela przestawna vs Tabela przestawna z Power Pivot vs Tabela przestawna na modelu danych Power BI

Na koniec warto przypomnieć, że przytoczony przykład fragmentu dashboardu bazuje na zwykłych tabelach przestawnych. Jeśli dodać do tego możliwość pracy na Power Pivot (np. budowa modelu danych, gdzie kolumn URL obrazu produktu będzie częścią tabeli słownikowej Produkty), gdzie możemy dokonać konwersji tabeli przestawnej na zwykłą formułę, otrzymujemy ogromne możliwości raportowe. Podobnie możemy zbudować tabelę przestawną, której źródłem będzie usługa Power BI i analogicznie wykorzystać kolumnę z linkami do obrazów.

Ograniczenia funkcji OBRAZ w Excelu 365

• Jeśli adres URL używanego pliku obrazu wskazuje witrynę wymagającą uwierzytelnienia, obraz nie zostanie pobrany.
• Powiększanie i pomniejszanie obrazów w komórkach może powodować zniekształcenie obrazów.
• W momencie publikacji artykułu funkcja nie działała w Excelu 365 przez przeglądarkę (czyli w trybie online).

Pobierz plik Excel z funkcją OBRAZ

Tu możesz pobrać plik Excel i przetestować działanie funkcji OBRAZ

Masz pomysł na wykorzystanie funkcji OBRAZ w swoich raportach?

Podziel się pomysłem w komentarzu.

Kilka uwag na początek:

• Poniższe oczekiwania potraktuj jako listę życzeń – nie musisz spełniać ich wszystkich (np. jeśli znasz Power BI, a nie znasz RPA, nadal możesz aplikować).
• Doświadczenie trenerskie nie jest wymagane – kluczowe są dla mnie pasja i kontakt z ludźmi.
• Nie oczekuję, że znasz wszystkie technologie wymienione na samym dole, a tylko część z nich. Więc jeśli wpiszesz gdzieś „0”, nadal możesz aplikować.

Oczekiwania:

• pasjonat w temacie raportowania i technologii
• komunikatywność, umiejętność przedstawiania trudnych zagadnień w prosty sposób, świetny kontakt z ludźmi
• bardzo dobra znajomość technologii raportowych Power od Microsoft (Power BI, Power Query, model danych, DAX, Power Pivot), potwierdzona zbudowanymi raportami
• bardzo dobra znajomość programu Excel
• co najmniej dobra znajomość języka SQL i VBA
• mile widziana znajomość narzędzi RPA: UiPath i/lub Power Automate
• mile widziane doświadczenie trenerskie
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca prowadzenie szkoleń
• umiejętność radzenia sobie ze stresem
• gotowość do podróży służbowych (Polska i Europa)

Zakres obowiązków:

• prowadzenie szkoleń na rzecz klientów zewnętrznych – w siedzibie klienta lub online – z zakresu technologii Power i RPA
• tworzenie materiałów szkoleniowych i edukacyjnych
• udział w eventach i konferencjach
• realizacja projektów na rzecz klientów
• dbanie o ciągły rozwój własny i bycie na bieżąco ze światem technologii

Co oferuję:

• atrakcyjne wynagrodzenie w widełkach 10 000 – 20 000 zł brutto
• pełne przeszkolenie do pracy trenera
• umowę o pracę lub B2B
• dynamiczny rozwój w różnych technologiach i narzędziach
• stały kontakt z nowymi wyzwaniami i osobami

Jak zaaplikować?

Wyślij na adres kontakt@skuteczneraporty.pl (Temat wiadomości: Rekrutacja):

1. CV
2. Krótkie uzasadnienie udziału w rekrutacji (w treści maila)
3. Opis doświadczenia trenerskiego (jeśli było; też w treści maila)
4. Krótki film w języku angielskim, w którym wyjaśnisz działanie funkcji Excel XLOOKUP (jako załącznik lub link do pliku / filmu)
5. Poniższą listę (w treści maila), w której w sposób punktowy ocenisz swoje kompetencje w skali od 0 do 5 (0 – nic nie wiem, 5 – ekspert). Uzupełniając, ją postaw sobie następujące pytanie: Jeśli dziś miałabyś / miałbyś poprowadzić szkolenie z poniższego zakresu dla grupy uczestników, na ile oceniasz swoje kompetencje:

• Power BI Desktop
• Power BI Online (administracja, data flows, data marts, Pro, Premium itd.)
• Power Query i język M
• Modelowanie danych
• Język DAX
• Excel formuły
• Excel tabele przestawne
• VBA
• SQL
• UiPath
• Power Automate
• Inne języki / aplikacje – napisz jakie

Na zgłoszenia czekam do 15.10.2022.

Skąd wziął się wykres Sankeya?

Diagram zawdzięcza swoją nazwę Matthew H. Sankeyowi, który był inżynierem pracującym nad sprawnością silników parowych. Jego wykresy strumieniowe zostały opublikowane w 1898 r., choć podobne wizualizacje powstawały też wcześniej (m.in. na słynnym wykresie inwazji Napoleona na Rosję autorstwa Charlesa J. Minarda z 1869 r.).

Źródło: domena publiczna

Wykres ten tworzą linie, których kierunek oddaje kierunek przepływu, a szerokość linii świadczy o wielkości tego przepływu (im grubsza linia, tym większa wielkość strumienia). Jeżeli chcemy zawrzeć jeszcze więcej informacji na naszym diagramie, możemy też nadać różne kolory poszczególnym liniom, tak aby oddawały one różne kategorie lub żeby pokazać zmiany z jednego stanu procesu w drugi.

Podstawowa wersja Excela nie ma wbudowanego gotowego wykresu Sankeya, dlatego też trzeba go zbudować krok po kroku, bądź też pobrać dodatek E2D3. Oba sposoby zostaną zaprezentowane w niniejszym wpisie.

Jak przygotować wykres Sankeya w programie Excel? – Sposób 1 – Wykres warstwowy

W niniejszym przykładzie naszymi danymi będzie dwuwymiarowa tabela, w której wiersze (wpływy pieniężne do dwuosobowego gospodarstwa domowego) będą punktem początkowym naszego diagramu, a kolumny (rozkład wydatków w budżecie domowym) punktem końcowym. Wartości znajdujące się na ich przecięciu to natężenie przepływy (jego wielkość).

Następnie musimy określić odstęp, który będzie oddzielał nam każdą z kategorii na finalnym wykresie (pusta przestrzeń między poszczególnymi liniami wykresu), w naszym przykładzie będzie to wartość równa 500.

Na koniec na podstawie danych wejściowych trzeba będzie wykonać obliczenia pośrednie, które zostały przedstawione w czterech oddzielnych tabelach.

Krok 1: Przygotuj dane

Z danych źródłowych tworzymy tabelę z wierszem dla każdej możliwej kombinacji wierszy i kolumn danych wyjściowych. Każda kategoria wierszy jest oddzielona dodatkowym wierszem, który tworzy puste miejsca, które będą widoczne na wykresie (oddzielając nam linie od siebie).

Początek naszej tabeli będzie wyglądał następująco:

Dane z kolumny wartość pochodzą z tabeli z danymi. Natomiast kolumna Końcowa pozycja określa kolejność wierszy na końcu diagramu Sankeya, gdzie wartość 1 będzie kończyć się na samej górze wykresu, wartość 2 będzie zajmować drugą pozycję od góry itp.

Finalny wykres Sankeya będzie stworzony na bazie wykresu 100% skumulowany wykres warstwowy, dlatego też aby to było możliwe, musimy rozszerzyć naszą tabelę o kilka dodatkowych punktów danych, określających:

• Przestrzeń nad zacienioną linią Sankeya
• Wartość zacieniowanej linii Sankey
• Przestrzeń pod zacienioną linią Sankeya

Do lewej strony wcześniejszej tabeli dodajemy po cztery kolumny: Above Start, Above Mid 1, Above Mid 2, Above End, dla każdej z trzech sekcji – łącznie 12 nowych kolumn.

Poniżej znajduje się sposób kalkulacji każdej z nowo powstałej kolumny:

• Above Start – określa ilość miejsca wymaganego nad linią Sankeya w punkcie początkowym.

= SUMA(Tabela4[[#Nagłówki];[Wartość]]:[@Wartość])-[@Wartość]

• Above Mid 1 – wyrównuje kolumnę „Above Start”

=[@[Above Start]]

• Above Mid 2 – wyrównuje kolumnę „Above End”

=[@[Above End]]

• Above End – określa ilość miejsca wymaganego nad linią Sankeya w punkcie końcowym

=SUMA([Wartość])-SUMA.WARUNKÓW([Wartość];[Końcowa pozycja];”>=”&[@[Końcowa pozycja]])

• Value Start, Value Mid 1, Value Mid 2, Value End – wartość zacienionej linii Sankeya nigdy się nie zmienia, dlatego ustawiamy wartość wszystkich 4 kolumn tak aby była równa kolumnie Wartość

=[@Wartość]

• Below Start, Below Mid 1, Below Mid 2, Below End – Kolumny obliczają ilość wymaganego miejsca pod zacienioną linią Sankeya. Każde obliczenie jest konstruowane w ten sam sposób. Pobiera SUMA([Wartość]), a następnie usuwa wartość z równoważnych kolumn Start, Mid 1, Mid 2 lub End.

Below Start:

= SUMA([Wartość])-[@[Above Start]]-[@[Value Start]]

Below Mid 1:

= SUMA([Wartość])-[@[Above Mid 1]]-[@[Value Mid 1]]

Below Mid 2:

= SUMA([Wartość])-[@[Above Mid 2]]-[@[Value Mid 2]]

Below End:

= SUMA([Wartość])-[@[Above End]]-[@[Value End]]

Krok 2: Stwórz tabele dla wartości początkowych i końcowych

Gdy już skończymy tworzyć tabelę wyznaczającą relację usytuowania punktów między sobą, musimy jeszcze stworzyć dwie mniejsze tabele określające wartości początkowe (lewa strona wykresu) oraz wartości końcowe (prawa strona wykresu).

Tabela z wartościami początkowymi, w której zawarte są wszystkie kategorie z wierszy danych źródłowych rozdzielonych wierszem ‘Puste’:

Tabela z wartościami końcowymi, w której zawarte są wszystkie kategorie z kolumn danych źródłowych rozdzielonych wierszem ‘Puste’:

Krok 3: Utwórz tabelę odstępów

Ostatnią częścią obliczeń pośrednich jest zakres o nazwie Odstępy. Jest używana jako pozioma oś kategorii dla wykresu. Określa, w którym momencie nachylenie wykresu zaczyna się i kończy.

Gdy wszystkie obliczenia pośrednie są gotowe, można rozpocząć tworzenie wykresu.

Krok 4: Stwórz wykres warstwowy

Nasz ostateczny wykres Sankeya będzie stworzony na podstawie osobnych 100% skumulowanych wykresów warstwowych z 3 seriami danych, stworzonych dla każdego wiersza tabeli określającej relacje między punktami (tabela z kroku 1).

Na początku warto stworzyć pusty wykres 100% skumulowany warstwowo, ponieważ w dalszej kolejności łatwiej będzie definiować źródło danych, jak i też formatować sam wykres.

Gdy mamy pusty obszar wykresu, klikamy na niego i wybieramy Zaznacz dane. Następnie definiujemy 3 serie danych, gdzie Seria1 to są wartości z sekcji Przestrzeń nad zacienioną linią Sankeya dla danej kategorii, Seria2 odpowiada sekcji Wartość zacieniowanej linii, a Seria3 Przestrzeni pod zacienioną linią. Dodatkowo edytujemy również etykiety osi poziomej, zaznaczając dane z tabeli Odstęp.

Po wprowadzeniu danych otrzymamy taki wykres:

Przechodzimy do jego formatowania, po pierwsze klikamy na dolną oś i wybieramy opcję formatuj oś. W oknie, które pokaże nam się po prawej stronie wybieramy w Opcjach osi – Oś daty, przez co zagęszczą nam się punkty. Następnie możemy usunąć wyświetlanie tej osi na wykresie.

W kolejnym kroku należy sformatować oś pionową i z Opcji osi zaznaczyć kwadracik – Wartości w kolejności odwrotnej, co pozwoli odwrócić nam cały wykres. Na koniec usuwamy oś pionową z wykresu, który po zmianach będzie wyglądać tak:

Teraz klikamy kolejno na niebieski i szary obszar wykresu przechodząc później do formatowania i zaznaczając brak wypełnienia – zależy nam aby został tylko środkowy pasek. Następnie zaznaczamy pomarańczowy obszar, z sekcji wypełnienie wybieramy wypełnienie pełne, możemy zmienić kolor i ustawiamy przeźroczystość na poziomie 50%.

Na koniec warto również usunąć linie obramowania, jak i też poziome linie pomocnicze, które usuniemy zaznaczając wykres i przechodząc do zakładki Formatowanie na główmy pasku narzędzi, po czym w lewym rogu klikamy na rozwijaną listę i wybieramy Oś pionowa – główne linie siatki. Zostaną w ten sposób zaznaczone wszystkie linie pomocnicze i możemy je usunąć, klikając klawisz Delete i otrzymując finalnie taki wykres:

Na koniec trzeba jeszcze sformatować wykres tak, aby był transparentny. W tym celu zaznaczamy go, przechodzimy do zakładki Formatowanie i wybieramy kolejno Obszar kreślenia i Obszar wykresu z listy rozwijanej i ustawiamy je jako brak wypełnienia.

Takie działanie trzeba powtórzyć dla każdego wiersza oddzielnie, a gdy będziemy już mieli wszystkie wykresy, należy je na siebie nałożyć.

Większa część pracy już za nami – brakuje jednakże etykiet kategorii, które definiowały by nam początek przepływu oraz jego koniec.

W tym celu należy stworzyć jeszcze dwa ostatnie wykresy w oparciu o tabele określające wartości startowe i końcowe diagramu. Na ich podstawie tworzymy wykres 100% skumulowany kolumnowy.

Następnie w zakładce Projekt wykresu klikamy Przełącz wiersz/kolumną, a później formatujemy oś pionową i odwracamy ją (Formatowanie osi – Wartość w kolejności odwrotnej).

Obszary odpowiadające pustym wierszą należy ustawić im brak wypełnienia, a pozostałym obszarom dodajemy etykiety, można też zmienić im kolory.

Na sam koniec nanosimy oba ostatnie wykresy na wcześniej stworzone przepływy i wykres jest gotowy.

Jak przygotować wykres Sankeya w programie Excel? – Sposób 2 – Dodatek E2D3

Krok 1: Pobierz dodatek E2D3

Do naszej podstawowej wersji Excela możemy pobrać dodatek E2D3, wchodząc w zakładkę Wstawianie > Pobierz dodatki.

Następnie w oknie wyszukiwania wpisujemy E2D3, później klikamy Dodaj przy wyszukanym dodatku.

Po dodaniu E2D3 klikamy w Moje dodatki i wybieramy go z listy dostępnych dodatków.

Krok 2: Wstaw wykres Sankeya

W arkuszu pojawi nam się okno dialogowe z różnymi rodzajami wizualizacji, jakie znajdują się w ramach E2D3. Wśród nich odnajdujemy wykres Sankeya, najeżdżamy na niego myszką i klikami Visualize. Nie należy przerażać się japońską czcionką, która się pojawi po prostu większość przykładów wgranych do tego dodatku została stworzona w języku japońskim, ale wszystko możemy dostosować pod siebie.

Na początku arkusza pojawią nam się trzy tabele z danymi, a na środku będzie znajdowała się docelowa wizualizacja.

Krok 3: Wstaw swoje dane

Ostatnim krokiem będzie zamienienie danych, które są już wpisane na nasze własne.

Pierwszy wiersz odpowiada tytułowi wykresu, zaś następny to są nazwy poszczególnych kolumn, na wykresie są wpisane nad czarną kreską na prawo i lewo od wykresu. Od trzeciego wiersza zaczynają się już dane (po wpisaniu naszych możemy usunąć nadmiarową ilość wierszy).

Finalnie nasz wykres będzie prezentował się następująco:

Na koniec 2 uwagi:

• Wykres nie będzie działał u osoby, która nie posiada tego dodatku
• Po ostatniej aktualizacji Office 365 wszystkie dodatki nie chcą się u mnie otworzyć, żądając stale logowania. Miejmy nadzieję, że wkrótce to naprawią.

Pobierz szablon wykresu Sankeya w Excelu

Tu możesz pobrać szablon wykresu Sankeya w Excelu i wstawić swoje dane.

Dziękuję za udział i pytania

Webinar zgromadził 200 osób, którym serdecznie dziękuję za przybycie i zadane pytania. Było to kolejne spotkanie w takiej formule, a tu znajdziesz poprzednie webinary Akademii SkuteczneRaporty.pl.

Oto kilka dodatkowych materiałów, o których mówiłem

• Infografika 25 zasad wizualizacji danych do pobrania w PDF
• Kurs wideo online Wizualizacja danych i projektowanie dashboardów Excel
• Kurs POWER (Power Query, Power Pivot, Wizualizacja danych, Power BI)
• Bezpłatny 2-godzinny pakiet kursów Excel, w którym temat wizualizacji danych przewija się wiele razy
• Artykuł na blogu ExcelBI.pl o małych wielokrotnościach w Power BI.
• Szkolenie otwarte Power BI / Excel BI online na żywo w dniach 18-20.10.2021 oraz 22-24.11.2021

Tylko do 30.09 kurs POWER (w tym kurs Wizualizacja danych) dodatkowo o 10% taniej

Do 30.09 potrwa specjalna promocja dla uczestników webinaru, w której Kurs POWER możesz nabyć dodatkowo dodatkowo o 10% taniej – bezterminowy dostęp do 22 h wideo otrzymasz w cenie 1099 zł brutto (893 zł netto). Czasowo to ekwiwalent 10-dniowego szkolenia na sali szkoleniowej, dzięki któremu zyskasz nowy POWER i będziesz tworzył świetne wykresy i dashboardy.

Jak skorzystać z promocji?

1. Zamówienia z płatnością natychmiastową możesz dokonać na stronie kursu, podając kod BACK2SCHOOL Na e-mail otrzymasz fakturę.

>>> Zamów kurs POWER 66% taniej <<<

2. Przy zamówieniu na fakturę z odroczonym terminem płatności (np. na firmę lub organizację) kod BACK2SCHOOL podaj w treści maila razem z danymi do faktury, imieniem i e-mailem uczestnika. Termin płatności: 14 dni (lub dłuższy wg potrzeb). Maila wyślij na kontakt@skuteczneraporty.pl.

>>> Złóż zamówienie mailowo <<<

Co zawiera Kurs POWER?

Pakiet składa się z 4 niezależnych kursów, dzięki którym zautomatyzujesz pracę nad raportami i zbudujesz interaktywne dashboardy. Po każdym z nich uczestnik może uzyskać oddzielny certyfikat. Zawartość pakietu:

• Power Query (5 h)
• Power Pivot, model danych i DAX (5 h)
• Wizualizacja i dashboardy Excel (7 h)
• Power BI (5 h)

Dodatkowo w ramach zakupu pakietu dostajesz ZA DARMO:

• Bezterminowy dostęp do filmów (500 zł / rok)
• Możliwość zadawania pytań (100 zł) i nowości w newsletterze (100 zł)
• 2 h konsultacji projektowych (600 zł)
• 4 certyfikaty (ale po wykonaniu zadania), bonusy i niespodzianki (100 zł)

Łącznie: pakiet kosztuje w promocji 1099 zł brutto zamiast 4996 zł

Historie uczestników potwierdzają, że kurs Power ma siłę zmienić raporty i kariery.

Pliki z ćwiczeniami do pobrania po webinarze

Tu możesz pobrać plik Excel i Power BI, aby samodzielnie powtórzyć tworzenie wykresów typu małe wielokrotności.

Odpowiedzi na pytania z sesji Q&A

Na jak długo otrzymuje się dostęp do szkoleń i nagrań w pakiecie kursów Akademia 4w1?

Dostęp jest bezterminowy, więc do kursu można wracać wielokrotnie.

Czy w wielokrotności można stosować linię trendu dla każdego produktu i czy można sprawić, żeby kolor linii trendu automatycznie się zmieniał np. rosnący – na czerwono, malejący – na zielono?

Wykres wielokrotności został pozbawiony linii trendu na karcie Analiza. Ale można:

1. Obliczyć ją jako kolejną miarę w języku DAX.
2. Zastosować do niej formatowanie warunkowe (chociaż standardowo jest schowane) wg instrukcji z filmu Guy in a Cube

Czy można jakoś ustawić zawijanie tekstu?

Tak, w Power BI w tytule małych wielokrotności (karta Format) można znaleźć taką opcję.

W której aktualizacji Power BI doszła możliwość tworzenia wykresów panelowych?

Sierpień 2021.

Czy planujesz podobny webinar odnośnie Power Query?

Tak, kolejny będzie o Power Query. Zachęcam, żeby zerknąć na poprzednie webinary – kilka było już o PQ.

Materiał wideo po webinarze „Małe wielokrotności w Excelu i Power BI”

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Krok 1: Zbuduj model danych z tabelą dat

Moja tabela dat nazywa się Kalendarz.

Krok 2: Dodaj do modelu dodatkową tabelę z miesiącami

Ja utworzyłem ją w Power Query jako Odwołanie do tabeli Kalendarz + usunięcie duplikatów. Tabela zawiera ostatnią datę w miesiącu oraz słowny zapis nazwy miesiąca i roku, który pojawi się na fragmentatorze.

Tabelę załaduj do modelu danych, ale nie łącz relacjami.

Krok 3: Zbuduj miarę DAX

W Power Pivot lub Power BI potrzebujemy teraz miary, która:

• Sprawdzi, jaką datę użytkownik wybrał na slicerze (MaxData)
• Znajdzie, jaka data była 12 miesięcy wstecz
• Obliczy Sprzedaż Total (gdzie Sprzedaż Total = SUM(Dane[Sprzedaż])) dla dat pomiędzy.

Sprzedaż Total 12 M :=
VAR MaxDate =
    MAX ( 'Miesiące'[Koniec miesiąca] )
VAR MinDate =
    DATE ( YEAR ( MaxDate ); MONTH ( MaxDate ) - 12; DAY ( MaxDate ) )
RETURN
    CALCULATE (
        [Sprzedaż Total];
        FILTER ( Kalendarz; Kalendarz[Data] > MinDate && Kalendarz[Data] <= MaxDate )
    )

Krok 4: Wstaw fragmentator po polu Wybierz miesiąc

Zalecam użyć fragmentator jednokrotnego wyboru w Excelu lub w Power BI.

Krok 5: Zbuduj tabelę przestawną (macierz w Power BI) lub wykres

Wyniki zaprezentujemy na wykresie liniowym lub na wykresie typu sparklines z tabelą przestawną.

Wykres typu sparklines znajdziesz np. w wizualizacji typu KPI (kluczowy wskaźnik wydajności) w Power BI.

Pobierz plik Excel lub Power BI z miarą DAX

Tu możesz pobrać plik Excel i Power BI z gotowymi miarami DAX do liczenia ostatnich 12 miesięcy.

Krok 1: Osadź dashboard z pliku Excel w programie PowerPoint

Wystarczy, że dynamicznie osadzimy do PowerPointa zawartość komórek arkusza Excel.

Krok 2: Ustaw rzutnik / TV jako monitor główny

Jest to ustawienie na karcie Pokaz slajdów programu PowerPoint.

Krok 3: Ustaw tryb wyświetlania na innym ekranie jako Rozszerz

To jest z kolei opcja łączenia wywoływana klawiszem funkcyjnym lub z paska zadań programu Windows.

Krok 4: Rozpocznij pokaz slajdów

Pokaz powinien rozpocząć się na rzutniku / TV, a na komputerze nadal powinien być widoczny zwykły PowerPoint ze slajdami.

Krok 5: Wejdź w głównym oknie PowerPointa do Excel

W decydującym slajdzie kliknij 2 razy na ekranie komputera (nie rzutnika / TV) na osadzony obiekt Excela. Otworzy to program Excel w dodatkowym oknie.

Na rzutniku / TV nadal będzie widoczna prezentacja.

Krok 6: Zmień wybór fragmentatorów

Zmień wybór na fragmentatorze. Kursora nie widać na ekranie, a jedynie zmiany w obszarze fragmentatora i danych.

Krok 7: Wróć do pokazu slajdów

Na ekranie komputera znajdziesz przycisk Wznów pokaz slajdów, którym wrócisz do normalnego trybu prezentacji.

Zadziałało u Ciebie?

Podziel się w komentarzu.

Sposób 1: Chowany panel z fragmentatorami

Jeśli masz dużo fragmentatorów na dashboardzie bazującym na tabelach przestawnych lub modelu danych zaprojektowanym z użyciem Power Pivot, możesz sprawić, żeby użytkownik łatwo je ukrywał. Po prostu zgrupuj wiersze (lub kolumny).

Otrzymasz wówczas ikonki 1 i 2 do ukrywania lub chowania fragmentatorów.

Następnie zaznacz wszystkie fragmentatory (np. z przyciskiem Ctrl), a następnie zmień ich właściwości na Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

Jeśli dodatkowo przed procesem grupowania wyłączysz domyślną opcję Wiersze podsumowań poniżej, konspekt utworzy się z przyciskiem w pierwszym wierszu.

Sposób 2: Włącz pełny ekran

Jeśli chcesz udostępnić raport w Excelu, odbiorca zużyje 1/3 ekranu na interfejs programu. Czy da się inaczej?

Opcja 1: Użyj skrótu Ctrl+Shift+F1, aby przejść do trybu pełnego ekranu i lepiej wykorzystać przestrzeń analityczną.

Opcja 2: Wbuduj w raport makra, które automatycznie włączą pełny ekran po otwarciu.

Oto zestaw 2 kodów na wejście i wyjście z pliku:

Private Sub Workbook_Open()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
ActiveWindow.DisplayHeadings = False
End Sub

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
ActiveWindow.DisplayHeadings = True
End Sub

Dwa pozostałe makra pozwalają użytkownikowi włączyć i wyłączać tryb full screen – podłączyłem je do ikonek (patrz pliki do pobrania na końcu).

Sub FullScreenOn()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
End Sub

Sub FullScreenOff()
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
End Sub

Ryzyko: Ustawienia zostają na stałe w interfejsie, dlatego ważne jest przywrócenie wstążki do standardowej postaci przy opuszczaniu pliku stąd jedno z makr działa tuż przed zamknięciem pliku.

Sposób 3: Ukryj wiersze i kolumny

Możesz ukryć wiersze i kolumny, które nie są wykorzystywane aktualnie w raporcie. Zaznacz wszystkie puste wiersze (zaznacz pierwszy wiersz do ukrycia > Ctrl + Shift + Strzałka w dół > prawy przycisk myszy > Ukryj). Analogicznie postąp z kolumnami (Ctrl + Shift + Strzałka w prawo)

Pliki Excel do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów oraz plik Excel z makrami wywołującymi full screen.

Znasz inne sposoby?

Podziel się w komentarzu.

Składnia funkcji Excel SUMY.CZĘŚCIOWE

Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE to funkcja dość dobrze znana analitykom i entuzjastom Excela. Jest pomocna przy konieczności dokonania szybkich obliczeń na przefiltrowanych danych. SUMY.CZĘŚCIOWE pojawiły się w Excelu jeszcze przed tabelami przestawnymi i są ich prekursorem. Najłtawiej jest je wstawić z karty Dane > Sumy częściowe. Jedną z podformuł Sumy.częściowej jest SUMA. Podformuła ta różni się od zwykłej sumy tym, że sumuje tylko wyświetlane komórki, a ignoruje ukryte/przefiltrowane wartości. Natomiast zwykła suma sumuje wszystkie wartości (również ukryte).

Poniżej opis z Excela powyższej funkcji:

SUMY.CZĘŚCIOWE posiadają 11 różnych kombinacji z możliwością uwzględniania oraz pomijania wartości ukrytych. Poniżej lista dostępnych kombinacji.

Składnia funkcji Excel AGREGUJ

Kolejną pomocną formułą przy obliczeniach na tabelach źródłowych jest funkcja AGREGUJ. Funkcja ta przedstawia wartość zagregowaną z listy lub bazy danych. Funkcja AGREGUJ umożliwia stosowanie różnych funkcji agregujących. Jest dostępnych 19 podfunkcji – ich szczegółowa lista poniżej:

Ponadto funkcja AGREGUJ pozwala agregować dane w różny sposób, np. jest możliwość ignorowania różnych wartości.

W poniższym artykule zostaną wykorzystane funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ na zdefiniowanej tabeli źródłowej z filtrami.

Tworzymy SUMY.CZĘŚCIOWE

Na początku zostanie utworzona zdefiniowana tabela. Dane dotyczą sprzedaży poszczególnych produktów w poszczególnych regionach i segmentach.

Aby utworzyć tabelę należy zaznaczyć dane i nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+T.

Następnym krokiem będzie wstawienie fragmentatorów na tabeli, analogicznie jak opisywałem przy przepływach na mapie. Fragmentatory będą dotyczyć Segmentu rynku, Regionu oraz Kategorii produktów. Zostaną umieszczone po prawej stronie danych. Dodatkowo każdemu z nich został przyporządkowany inne kolor, aby różniły się od siebie. Fragmentatory są połączone z tabelą i dane zostały przefiltrowane przy pomocy dwóch kliknięć.

Pod przefiltrowanymi danymi zostaną wstawione SUMY.CZĘŚCIOWE. W częściej spotykanej technice umieszcza się te formuły nad tabelą. Pierwsza z nich będzie dotyczyła Sumy (nr 9).

Formuła zostanie przygotowana dla kolumn Sprzedaż oraz Zysk. Składnia formuły wymusza wskazanie działania, jakie ma być wykonane na danych, następnie należy wskazać zakres danych. W związku z tym, że dane są zdefiniowaną tabelą wystarczy wskazać jej nazwę oraz nazwę kolumy.

Kolejną funkcją jest Średnia (nr 1) również dla kolumn Sprzedaż oraz Zysk.

Najważniejsze: obie formuły zliczają przefiltrowane wartości.

Tworzymy AGREGUJ

Te same obliczenia zostaną wykonane przy pomocy funkcji AGREGUJ.

Pierwszą z nich będzie kolejny raz SUMA. Ponadto zostanie wybrana kombinacja, która ignoruje ukryte wiersze, wartości błędne oraz zagnieżdżone funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE oraz Agreguj.

Funkcja jest przygotowana dla wartości z kolumn Sprzedaż oraz Zysk.

Jak widać poniżej, obie funkcje zwracają te same wyniki, ale w inny sposób. Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE jest bardziej popularna i częściej wykorzystywana. Natomiast funkcja AGREGUJ umożliwia pominięcie większej ilości rodzajów danych przy obliczeniach (także jeśli po drodze napotka SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ).

Podsumowanie

Funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ sprawdzają się przy dokonywaniu obliczeń na tabeli z danymi w momencie, gdy użytkownik chce widzieć tabelę źródłową i ją filtrować, wpływając filtrami na wyliczenia. Ten sposób pracy jest bardziej intuicyjny dla części użytkowników niż praca z tabelą przestawną. Obie formuły mają podobne zastosowanie, przy czym funkcja AGREGUJ umożliwia bardziej szczegółowe wykluczenia. Zwykle kalkulacje umieszcza się nad tabelą (czasem pod) i wstawia filtry w postaci fragmentatorów (choć zwykłe filtrowanie będzie działać podobnie).

Pobierz plik z formułami SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ

Tu możesz pobrać plik i podejrzeć szczegóły dla formuł SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ.

Krok 1: Dopasowanie kodów pocztowych

Mamy w Polsce nietypową sytuację z kodami pocztowymi – ile baz danych, tyle różnych podziałów na kody pocztowe. Projekt zaczęliśmy więc od ujednolicenia kodów pocztowych otrzymanych od klienta.

Krok 2: Budowa pliku .shp w QGIS

Kolejny etap to praca na kształtach w programie QGIS. Efektem końcowym jest plik .shp z podziałem klienta, przygotowany idealnie do wgrania do mapy 3D Excel.

Krok 3: Wgranie mapy podziału do Mapy Excel 3D (dla Excela 2016 lub 365)

Ostatni krok to formalność. Nowy podział wczytujemy do mapy 3D i wysyłamy przedstawicielom handlowym wraz z punktami handlowymi jako dodatkową warstwą. Dzięki temu każdy wie, za jaki obszar odpowiada.

Podział ten umożliwia także dalsze przygotowywanie raportów na mapie dla:

• wyników po obszarach,
• dostępności produktów na półkach,
• udziałów rynkowych,
• wizyt PH.

Mapa Excel 3D lub Mapa kształtów Power BI lub Własna Mapa Excel

Krok 3 w zależności od potrzeb możemy przygotować, bazując na aplikacji Power BI lub Własna Mapa Excel.

Mapa kształtów Power BI

Mapa własna Excel – przykład dla powiatów

Krok 1: Geokodowanie punktów adresowych

Geokodowanie to proces przypisania współrzędnych geograficznych (szerokość i długość) do punktów adresowych. Różnymi metodami i narzędziami można wykonać je także w programie Excel, korzystając z serwisów mapowych Google czy Here Maps. Finalnie otrzymujemy w tabeli z punktami dwie kolumny.

Jeśli dane GPS są już w systemie (np. aplikacja PH pobiera ja automatycznie przy wypełnianiu raportu wizyty), ten punkt mamy z głowy.

Krok 2: Przypisanie punktów do handlowców (lub korekta) poprzez wizualizację punktów na mapie

Warto sprawdzić położenie punktów na mapie. Wizualizacja przyda się też, gdy podział na obszary handlowe dopiero budujemy. Najlepsze programy umożliwiają budowę takiego podziału dynamicznie, dając możliwość łatwego zbalansowania obszarów handlowych (liczba punktów, potencjał). Jeśli podział już funkcjonuje, możemy sprawdzić, czy wygląda poprawnie – punkty są rozsądnie przydzielone, obszary nie pokrywają się. Wizualizacja danych na mapie jest możliwa w Excelu w dodatku Mapa 3D i Power BI.

Krok 3: Budowa macierzy odległości dla PH

Gdy mamy punkty przypisane do handlowców, czas zaplanować trasy. Punktem startowym do tego zadania jest budowa macierzy odległości między punktami. Macierz może być liczona odległością geograficzną lub w zaawansowanych scenariuszach drogową, co ponownie wymaga skorzystania z serwisów mapowych.

Krok 4: Szukanie optymalnej trasy

To najważniejsza część projektu, zwykle realizowana w specjalistycznych programach. Problem można znaleźć w Internecie pod nazwą problem komiwojażera (ang. travelling salesman problem lub multiple stop). Zadanie optymalizacyjne można rozwiązać wieloma metodami, przy czym dla wielu punktów żaden nie daje gwarancji optymalności. My realizujemy tego typu usługę autorskimi algorytmami na bazie VBA.

Krok 5: Wizualizacja trasy w Power BI

Po rozwiązaniu zadania warto sprawdzić trasy dla wszystkich PH na mapie. Możemy przedstawić punkty w dodatku Mapa 3D (choć nie połączymy ich linią) lub w Power BI – tu już możemy narysować zwykłą mapę tras z niestandardową wizualizacją Route Map.

Jakich narzędzi Ty używasz do planowania trasówek?

Podziel się w komentarzu.