Poznaj wszystkie nowości Excela 365

To już kolejne aktualizacja Excela w ostatnim czasie. Więcej na ten temat możesz przeczytać w bardzo szerokim artykule: Nowości w programie Excel 365

Dynamiczne tworzenie obrazów w Power BI

Funkcjonalność dynamicznego generowania obrazów w Excelu wymagała dotychczas makr lub innych zewnętrznych dodatków. Od dawna jest w Power BI, gdzie kolumnę o kategorii danych Adres obrazu URL można wrzucać do wizualizacji, a nawet filtrów.

Jak działa funkcja OBRAZ w Excelu 365?

Działanie nowej funkcji jest proste. W pierwszym argumencie podajemy w cudzysłowie link do obrazu umieszczonego w Internecie. Link musi prowadzić do ogólnodostępnej strony, a rozszerzenie obrazu musi mieć postać: BMP, JPG/JPEG, GIF, TIFF, PNG, ICO lub WEBP. Po zaakceptowaniu formuły obraz zostanie pobrany do komórki i dopasowany do jej rozmiaru. Powiększając komórkę, uzyskamy większy obraz.

Do czego służą pozostałe argumenty funkcji OBRAZ w Excelu 365?

Pozostałe argumenty są opcjonalne i oznaczają:

• Tekst alternatywny – tekst odczytywany przez urządzenia w trybie ułatwienia dostępu (np. dla osób niepełnosprawnych)
• Wymiary – wpisujemy tu parametr numeryczny:
  • 0: Dopasuj obraz do komórki i zachowaj jego proporcje.
  • 1: Wypełnij komórkę obrazem i zignoruj jego proporcje.
  • 2: Zachowaj oryginalny rozmiar obrazu, który może przekraczać granicę komórki.
  • 3: Dostosuj rozmiar obrazu, używając wysokości i szerokości
• Wysokość – wymaga podania 3 w poprzednim argumencie i pozwala na ustawienie konkretnej wysokości w pikselach
• Szerokość – jw., ale dotyczy szerokości w pikselach

Oto przykłady dla:

1. Argumentu Wymiar = 1, czyli ignoruj proporcje
2. Wymiar = 2, czyli przekraczaj granice
3. Wymiar = 3, Wysokość = 40, Szerokość = 160

Przykład wykorzystania funkcji OBRAZ na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi

Wróćmy teraz do początku artykułu – analizujemy sprzedaż produktów.

Krok 1: Zbuduj listę adresów URL

W tabeli tworzymy nową kolumnę URL obrazu. Obrazy w tym artykule pochodzą ze strony Rossmann.com.

Krok 2: Zbuduj tabelę przestawną

Wstawiamy tabelę przestawną i tworzymy zestawienie TOP 5 Produktów wg Sprzedaży. Jest to zwykła tabela przestawna w układzie tabelarycznym.

Krok 3: Wstaw funkcję OBRAZ

Za tabelą przestawną wstawiamy funkcję OBRAZ i podpinamy się do komórek z URL obrazu. Na koniec kolumnę URL można ukryć.

W ten sposób na dashboardach budowanych z tabelami przestawnymi możemy dodawać obraz łatwiej niż kiedykolwiek.

Wklej obraz komórki jako obraz połączony

Jeśli nie wystarczy Ci obraz pobrany z Internetu do komórki, możesz zawsze użyć opcji Wklej specjalnie jako obraz połączony (kiedyś nazywanej Aparat). W ten sposób masz pełną władzę nad obrazem Twojej komórki. Co więcej, funkcję można wykorzystywać w nazwach zdefiniowanych!

Tabela przestawna vs Tabela przestawna z Power Pivot vs Tabela przestawna na modelu danych Power BI

Na koniec warto przypomnieć, że przytoczony przykład fragmentu dashboardu bazuje na zwykłych tabelach przestawnych. Jeśli dodać do tego możliwość pracy na Power Pivot (np. budowa modelu danych, gdzie kolumn URL obrazu produktu będzie częścią tabeli słownikowej Produkty), gdzie możemy dokonać konwersji tabeli przestawnej na zwykłą formułę, otrzymujemy ogromne możliwości raportowe. Podobnie możemy zbudować tabelę przestawną, której źródłem będzie usługa Power BI i analogicznie wykorzystać kolumnę z linkami do obrazów.

Ograniczenia funkcji OBRAZ w Excelu 365

• Jeśli adres URL używanego pliku obrazu wskazuje witrynę wymagającą uwierzytelnienia, obraz nie zostanie pobrany.
• Powiększanie i pomniejszanie obrazów w komórkach może powodować zniekształcenie obrazów.
• W momencie publikacji artykułu funkcja nie działała w Excelu 365 przez przeglądarkę (czyli w trybie online).

Pobierz plik Excel z funkcją OBRAZ

Tu możesz pobrać plik Excel i przetestować działanie funkcji OBRAZ

Masz pomysł na wykorzystanie funkcji OBRAZ w swoich raportach?

Podziel się pomysłem w komentarzu.

Kilka uwag na początek:

• Poniższe oczekiwania potraktuj jako listę życzeń – nie musisz spełniać ich wszystkich (np. jeśli znasz Power BI, a nie znasz RPA, nadal możesz aplikować).
• Doświadczenie trenerskie nie jest wymagane – kluczowe są dla mnie pasja i kontakt z ludźmi.
• Nie oczekuję, że znasz wszystkie technologie wymienione na samym dole, a tylko część z nich. Więc jeśli wpiszesz gdzieś „0”, nadal możesz aplikować.

Oczekiwania:

• pasjonat w temacie raportowania i technologii
• komunikatywność, umiejętność przedstawiania trudnych zagadnień w prosty sposób, świetny kontakt z ludźmi
• bardzo dobra znajomość technologii raportowych Power od Microsoft (Power BI, Power Query, model danych, DAX, Power Pivot), potwierdzona zbudowanymi raportami
• bardzo dobra znajomość programu Excel
• co najmniej dobra znajomość języka SQL i VBA
• mile widziana znajomość narzędzi RPA: UiPath i/lub Power Automate
• mile widziane doświadczenie trenerskie
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca prowadzenie szkoleń
• umiejętność radzenia sobie ze stresem
• gotowość do podróży służbowych (Polska i Europa)

Zakres obowiązków:

• prowadzenie szkoleń na rzecz klientów zewnętrznych – w siedzibie klienta lub online – z zakresu technologii Power i RPA
• tworzenie materiałów szkoleniowych i edukacyjnych
• udział w eventach i konferencjach
• realizacja projektów na rzecz klientów
• dbanie o ciągły rozwój własny i bycie na bieżąco ze światem technologii

Co oferuję:

• atrakcyjne wynagrodzenie w widełkach 10 000 – 20 000 zł brutto
• pełne przeszkolenie do pracy trenera
• umowę o pracę lub B2B
• dynamiczny rozwój w różnych technologiach i narzędziach
• stały kontakt z nowymi wyzwaniami i osobami

Jak zaaplikować?

Wyślij na adres kontakt@skuteczneraporty.pl (Temat wiadomości: Rekrutacja):

1. CV
2. Krótkie uzasadnienie udziału w rekrutacji (w treści maila)
3. Opis doświadczenia trenerskiego (jeśli było; też w treści maila)
4. Krótki film w języku angielskim, w którym wyjaśnisz działanie funkcji Excel XLOOKUP (jako załącznik lub link do pliku / filmu)
5. Poniższą listę (w treści maila), w której w sposób punktowy ocenisz swoje kompetencje w skali od 0 do 5 (0 – nic nie wiem, 5 – ekspert). Uzupełniając, ją postaw sobie następujące pytanie: Jeśli dziś miałabyś / miałbyś poprowadzić szkolenie z poniższego zakresu dla grupy uczestników, na ile oceniasz swoje kompetencje:

• Power BI Desktop
• Power BI Online (administracja, data flows, data marts, Pro, Premium itd.)
• Power Query i język M
• Modelowanie danych
• Język DAX
• Excel formuły
• Excel tabele przestawne
• VBA
• SQL
• UiPath
• Power Automate
• Inne języki / aplikacje – napisz jakie

Na zgłoszenia czekam do 15.10.2022.

Dziękuję za udział i pytania

Webinar zgromadził 200 osób, którym serdecznie dziękuję za przybycie i zadane pytania. Było to kolejne spotkanie w takiej formule, a tu znajdziesz poprzednie webinary Akademii SkuteczneRaporty.pl.

Oto kilka dodatkowych materiałów, o których mówiłem

• Infografika 25 zasad wizualizacji danych do pobrania w PDF
• Kurs wideo online Wizualizacja danych i projektowanie dashboardów Excel
• Kurs POWER (Power Query, Power Pivot, Wizualizacja danych, Power BI)
• Bezpłatny 2-godzinny pakiet kursów Excel, w którym temat wizualizacji danych przewija się wiele razy
• Artykuł na blogu ExcelBI.pl o małych wielokrotnościach w Power BI.
• Szkolenie otwarte Power BI / Excel BI online na żywo w dniach 18-20.10.2021 oraz 22-24.11.2021

Tylko do 30.09 kurs POWER (w tym kurs Wizualizacja danych) dodatkowo o 10% taniej

Do 30.09 potrwa specjalna promocja dla uczestników webinaru, w której Kurs POWER możesz nabyć dodatkowo dodatkowo o 10% taniej – bezterminowy dostęp do 22 h wideo otrzymasz w cenie 1099 zł brutto (893 zł netto). Czasowo to ekwiwalent 10-dniowego szkolenia na sali szkoleniowej, dzięki któremu zyskasz nowy POWER i będziesz tworzył świetne wykresy i dashboardy.

Jak skorzystać z promocji?

1. Zamówienia z płatnością natychmiastową możesz dokonać na stronie kursu, podając kod BACK2SCHOOL Na e-mail otrzymasz fakturę.

>>> Zamów kurs POWER 66% taniej <<<

2. Przy zamówieniu na fakturę z odroczonym terminem płatności (np. na firmę lub organizację) kod BACK2SCHOOL podaj w treści maila razem z danymi do faktury, imieniem i e-mailem uczestnika. Termin płatności: 14 dni (lub dłuższy wg potrzeb). Maila wyślij na kontakt@skuteczneraporty.pl.

>>> Złóż zamówienie mailowo <<<

Co zawiera Kurs POWER?

Pakiet składa się z 4 niezależnych kursów, dzięki którym zautomatyzujesz pracę nad raportami i zbudujesz interaktywne dashboardy. Po każdym z nich uczestnik może uzyskać oddzielny certyfikat. Zawartość pakietu:

• Power Query (5 h)
• Power Pivot, model danych i DAX (5 h)
• Wizualizacja i dashboardy Excel (7 h)
• Power BI (5 h)

Dodatkowo w ramach zakupu pakietu dostajesz ZA DARMO:

• Bezterminowy dostęp do filmów (500 zł / rok)
• Możliwość zadawania pytań (100 zł) i nowości w newsletterze (100 zł)
• 2 h konsultacji projektowych (600 zł)
• 4 certyfikaty (ale po wykonaniu zadania), bonusy i niespodzianki (100 zł)

Łącznie: pakiet kosztuje w promocji 1099 zł brutto zamiast 4996 zł

Historie uczestników potwierdzają, że kurs Power ma siłę zmienić raporty i kariery.

Pliki z ćwiczeniami do pobrania po webinarze

Tu możesz pobrać plik Excel i Power BI, aby samodzielnie powtórzyć tworzenie wykresów typu małe wielokrotności.

Odpowiedzi na pytania z sesji Q&A

Na jak długo otrzymuje się dostęp do szkoleń i nagrań w pakiecie kursów Akademia 4w1?

Dostęp jest bezterminowy, więc do kursu można wracać wielokrotnie.

Czy w wielokrotności można stosować linię trendu dla każdego produktu i czy można sprawić, żeby kolor linii trendu automatycznie się zmieniał np. rosnący – na czerwono, malejący – na zielono?

Wykres wielokrotności został pozbawiony linii trendu na karcie Analiza. Ale można:

1. Obliczyć ją jako kolejną miarę w języku DAX.
2. Zastosować do niej formatowanie warunkowe (chociaż standardowo jest schowane) wg instrukcji z filmu Guy in a Cube

Czy można jakoś ustawić zawijanie tekstu?

Tak, w Power BI w tytule małych wielokrotności (karta Format) można znaleźć taką opcję.

W której aktualizacji Power BI doszła możliwość tworzenia wykresów panelowych?

Sierpień 2021.

Czy planujesz podobny webinar odnośnie Power Query?

Tak, kolejny będzie o Power Query. Zachęcam, żeby zerknąć na poprzednie webinary – kilka było już o PQ.

Materiał wideo po webinarze „Małe wielokrotności w Excelu i Power BI”

W filmie proszę o polubienie mojego kanału na YouTube. Możesz zrobić to, klikając przycisk:

Krok 1: Zbuduj model danych z tabelą dat

Moja tabela dat nazywa się Kalendarz.

Krok 2: Dodaj do modelu dodatkową tabelę z miesiącami

Ja utworzyłem ją w Power Query jako Odwołanie do tabeli Kalendarz + usunięcie duplikatów. Tabela zawiera ostatnią datę w miesiącu oraz słowny zapis nazwy miesiąca i roku, który pojawi się na fragmentatorze.

Tabelę załaduj do modelu danych, ale nie łącz relacjami.

Krok 3: Zbuduj miarę DAX

W Power Pivot lub Power BI potrzebujemy teraz miary, która:

• Sprawdzi, jaką datę użytkownik wybrał na slicerze (MaxData)
• Znajdzie, jaka data była 12 miesięcy wstecz
• Obliczy Sprzedaż Total (gdzie Sprzedaż Total = SUM(Dane[Sprzedaż])) dla dat pomiędzy.

Sprzedaż Total 12 M :=
VAR MaxDate =
    MAX ( 'Miesiące'[Koniec miesiąca] )
VAR MinDate =
    DATE ( YEAR ( MaxDate ); MONTH ( MaxDate ) - 12; DAY ( MaxDate ) )
RETURN
    CALCULATE (
        [Sprzedaż Total];
        FILTER ( Kalendarz; Kalendarz[Data] > MinDate && Kalendarz[Data] <= MaxDate )
    )

Krok 4: Wstaw fragmentator po polu Wybierz miesiąc

Zalecam użyć fragmentator jednokrotnego wyboru w Excelu lub w Power BI.

Krok 5: Zbuduj tabelę przestawną (macierz w Power BI) lub wykres

Wyniki zaprezentujemy na wykresie liniowym lub na wykresie typu sparklines z tabelą przestawną.

Wykres typu sparklines znajdziesz np. w wizualizacji typu KPI (kluczowy wskaźnik wydajności) w Power BI.

Pobierz plik Excel lub Power BI z miarą DAX

Tu możesz pobrać plik Excel i Power BI z gotowymi miarami DAX do liczenia ostatnich 12 miesięcy.

Krok 1: Osadź dashboard z pliku Excel w programie PowerPoint

Wystarczy, że dynamicznie osadzimy do PowerPointa zawartość komórek arkusza Excel.

Krok 2: Ustaw rzutnik / TV jako monitor główny

Jest to ustawienie na karcie Pokaz slajdów programu PowerPoint.

Krok 3: Ustaw tryb wyświetlania na innym ekranie jako Rozszerz

To jest z kolei opcja łączenia wywoływana klawiszem funkcyjnym lub z paska zadań programu Windows.

Krok 4: Rozpocznij pokaz slajdów

Pokaz powinien rozpocząć się na rzutniku / TV, a na komputerze nadal powinien być widoczny zwykły PowerPoint ze slajdami.

Krok 5: Wejdź w głównym oknie PowerPointa do Excel

W decydującym slajdzie kliknij 2 razy na ekranie komputera (nie rzutnika / TV) na osadzony obiekt Excela. Otworzy to program Excel w dodatkowym oknie.

Na rzutniku / TV nadal będzie widoczna prezentacja.

Krok 6: Zmień wybór fragmentatorów

Zmień wybór na fragmentatorze. Kursora nie widać na ekranie, a jedynie zmiany w obszarze fragmentatora i danych.

Krok 7: Wróć do pokazu slajdów

Na ekranie komputera znajdziesz przycisk Wznów pokaz slajdów, którym wrócisz do normalnego trybu prezentacji.

Zadziałało u Ciebie?

Podziel się w komentarzu.

Sposób 1: Chowany panel z fragmentatorami

Jeśli masz dużo fragmentatorów na dashboardzie bazującym na tabelach przestawnych lub modelu danych zaprojektowanym z użyciem Power Pivot, możesz sprawić, żeby użytkownik łatwo je ukrywał. Po prostu zgrupuj wiersze (lub kolumny).

Otrzymasz wówczas ikonki 1 i 2 do ukrywania lub chowania fragmentatorów.

Następnie zaznacz wszystkie fragmentatory (np. z przyciskiem Ctrl), a następnie zmień ich właściwości na Przenoś i zmieniaj rozmiar wraz z komórkami.

Jeśli dodatkowo przed procesem grupowania wyłączysz domyślną opcję Wiersze podsumowań poniżej, konspekt utworzy się z przyciskiem w pierwszym wierszu.

Sposób 2: Włącz pełny ekran

Jeśli chcesz udostępnić raport w Excelu, odbiorca zużyje 1/3 ekranu na interfejs programu. Czy da się inaczej?

Opcja 1: Użyj skrótu Ctrl+Shift+F1, aby przejść do trybu pełnego ekranu i lepiej wykorzystać przestrzeń analityczną.

Opcja 2: Wbuduj w raport makra, które automatycznie włączą pełny ekran po otwarciu.

Oto zestaw 2 kodów na wejście i wyjście z pliku:

Private Sub Workbook_Open()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
ActiveWindow.DisplayHeadings = False
End Sub

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
ActiveWindow.DisplayHeadings = True
End Sub

Dwa pozostałe makra pozwalają użytkownikowi włączyć i wyłączać tryb full screen – podłączyłem je do ikonek (patrz pliki do pobrania na końcu).

Sub FullScreenOn()
Application.DisplayFullScreen = True
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = False
End Sub

Sub FullScreenOff()
Application.DisplayFullScreen = False
Application.CommandBars("Full Screen").Visible = True
End Sub

Ryzyko: Ustawienia zostają na stałe w interfejsie, dlatego ważne jest przywrócenie wstążki do standardowej postaci przy opuszczaniu pliku stąd jedno z makr działa tuż przed zamknięciem pliku.

Sposób 3: Ukryj wiersze i kolumny

Możesz ukryć wiersze i kolumny, które nie są wykorzystywane aktualnie w raporcie. Zaznacz wszystkie puste wiersze (zaznacz pierwszy wiersz do ukrycia > Ctrl + Shift + Strzałka w dół > prawy przycisk myszy > Ukryj). Analogicznie postąp z kolumnami (Ctrl + Shift + Strzałka w prawo)

Pliki Excel do pobrania

Tu możesz pobrać plik Excel z chowanym panelem filtrów oraz plik Excel z makrami wywołującymi full screen.

Znasz inne sposoby?

Podziel się w komentarzu.

Składnia funkcji Excel SUMY.CZĘŚCIOWE

Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE to funkcja dość dobrze znana analitykom i entuzjastom Excela. Jest pomocna przy konieczności dokonania szybkich obliczeń na przefiltrowanych danych. SUMY.CZĘŚCIOWE pojawiły się w Excelu jeszcze przed tabelami przestawnymi i są ich prekursorem. Najłtawiej jest je wstawić z karty Dane > Sumy częściowe. Jedną z podformuł Sumy.częściowej jest SUMA. Podformuła ta różni się od zwykłej sumy tym, że sumuje tylko wyświetlane komórki, a ignoruje ukryte/przefiltrowane wartości. Natomiast zwykła suma sumuje wszystkie wartości (również ukryte).

Poniżej opis z Excela powyższej funkcji:

SUMY.CZĘŚCIOWE posiadają 11 różnych kombinacji z możliwością uwzględniania oraz pomijania wartości ukrytych. Poniżej lista dostępnych kombinacji.

Składnia funkcji Excel AGREGUJ

Kolejną pomocną formułą przy obliczeniach na tabelach źródłowych jest funkcja AGREGUJ. Funkcja ta przedstawia wartość zagregowaną z listy lub bazy danych. Funkcja AGREGUJ umożliwia stosowanie różnych funkcji agregujących. Jest dostępnych 19 podfunkcji – ich szczegółowa lista poniżej:

Ponadto funkcja AGREGUJ pozwala agregować dane w różny sposób, np. jest możliwość ignorowania różnych wartości.

W poniższym artykule zostaną wykorzystane funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ na zdefiniowanej tabeli źródłowej z filtrami.

Tworzymy SUMY.CZĘŚCIOWE

Na początku zostanie utworzona zdefiniowana tabela. Dane dotyczą sprzedaży poszczególnych produktów w poszczególnych regionach i segmentach.

Aby utworzyć tabelę należy zaznaczyć dane i nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+T.

Następnym krokiem będzie wstawienie fragmentatorów na tabeli, analogicznie jak opisywałem przy przepływach na mapie. Fragmentatory będą dotyczyć Segmentu rynku, Regionu oraz Kategorii produktów. Zostaną umieszczone po prawej stronie danych. Dodatkowo każdemu z nich został przyporządkowany inne kolor, aby różniły się od siebie. Fragmentatory są połączone z tabelą i dane zostały przefiltrowane przy pomocy dwóch kliknięć.

Pod przefiltrowanymi danymi zostaną wstawione SUMY.CZĘŚCIOWE. W częściej spotykanej technice umieszcza się te formuły nad tabelą. Pierwsza z nich będzie dotyczyła Sumy (nr 9).

Formuła zostanie przygotowana dla kolumn Sprzedaż oraz Zysk. Składnia formuły wymusza wskazanie działania, jakie ma być wykonane na danych, następnie należy wskazać zakres danych. W związku z tym, że dane są zdefiniowaną tabelą wystarczy wskazać jej nazwę oraz nazwę kolumy.

Kolejną funkcją jest Średnia (nr 1) również dla kolumn Sprzedaż oraz Zysk.

Najważniejsze: obie formuły zliczają przefiltrowane wartości.

Tworzymy AGREGUJ

Te same obliczenia zostaną wykonane przy pomocy funkcji AGREGUJ.

Pierwszą z nich będzie kolejny raz SUMA. Ponadto zostanie wybrana kombinacja, która ignoruje ukryte wiersze, wartości błędne oraz zagnieżdżone funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE oraz Agreguj.

Funkcja jest przygotowana dla wartości z kolumn Sprzedaż oraz Zysk.

Jak widać poniżej, obie funkcje zwracają te same wyniki, ale w inny sposób. Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE jest bardziej popularna i częściej wykorzystywana. Natomiast funkcja AGREGUJ umożliwia pominięcie większej ilości rodzajów danych przy obliczeniach (także jeśli po drodze napotka SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ).

Podsumowanie

Funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ sprawdzają się przy dokonywaniu obliczeń na tabeli z danymi w momencie, gdy użytkownik chce widzieć tabelę źródłową i ją filtrować, wpływając filtrami na wyliczenia. Ten sposób pracy jest bardziej intuicyjny dla części użytkowników niż praca z tabelą przestawną. Obie formuły mają podobne zastosowanie, przy czym funkcja AGREGUJ umożliwia bardziej szczegółowe wykluczenia. Zwykle kalkulacje umieszcza się nad tabelą (czasem pod) i wstawia filtry w postaci fragmentatorów (choć zwykłe filtrowanie będzie działać podobnie).

Pobierz plik z formułami SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ

Tu możesz pobrać plik i podejrzeć szczegóły dla formuł SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ.

Pobierz infografikę z linkami

Tu możesz pobrać infografikę: 25 przydatnych wykresów dla analityków Excel i Power BI. 

Infografika posiada linki do stron źródłowych, które pozwolą Ci utworzyć dany wykres w programie Excel lub Power BI. Została podzielona na 5 grup: KPI, Czas, Finanse, Proces, Mapa. Infografiką możesz dzielić się dowolnie ze znajomymi.

Co to jest kurs online Power BI?

W Akademii SkuteczneRaporty.pl tworzę szkolenia i kursy, w których sam chciałbym uczestniczyć. Kurs Power BI to 5-godzinny kurs wideo, który pozwoli Ci zacząć pracę z najnowszym narzędziem do raportowania i analizy danych od Microsoft. Power BI czyni analizę danych intuicyjną dla każdego odbiorcy, pozwalając szybko przechodzić od danych ogólnych przez szczegółowe do podjęcia dobrej decyzji. Narzędzie to już dziś jest narzędziem przyszłości i naturalnym przedłużeniem Excela dla każdego jego użytkownika.

Poznaj pełen opis kursu Power BI.

Akademia SkuteczneRaporty.pl

Platforma e-learningowa Akademia SkuteczneRaporty.pl to świetna alternatywa dla tradycyjnych szkoleń. Uczestnicy uczą się z najwyższej jakości (technicznie i merytorycznie) filmów wideo w dowolnym tempie i mają możliwość powtarzania już zrealizowanych lekcji. Kursanci przez cały czas mogą zadawać pytania i konsultować swoje problemy, a samo szkolenie kończy się procesem certyfikacji. Taka forma edukacji została już sprawdzona i doceniona przez ponad 100 firm, m.in.: Żabka, KGHM, Pracuj.pl, IKEA, BGK.

Dowiedz się więcej o Akademii SkuteczneRaporty.pl.

Co to jest Power BI?

Power BI jest programem do analizy danych i projektowania raportów, powiązanym z zestawem usług online, takich jak publikowanie, automatyczne odświeżanie czy udostępnianie. W środowisku aplikacji o nazwie Power BI najważniejszą rolę odgrywają:

• Power BI Desktop – jest to bezpłatna aplikacja działająca na komputerach z systemem Windows, pozwalają na połączenie z danymi, budowę raportu i zapis do pliku oraz publikację raportu w usłudze Power BI Online.
• Power BI Online – jest to serwer raportowy dostępny przez przeglądarkę i aplikację na urządzeniach mobilnych, który łączy w sobie funkcjonalności Power BI Desktop (bez możliwości zapisu pliku na komputer) z możliwościami udostępniania raportów, dzielenia się nimi, komentowania, ustawiania procesów odświeżania danych i innych.

Jeszcze nigdy program typu Business Intelligence nie był tak dostępny dla zwykłego użytkownika – Power BI Desktop jest bezpłatny, wersja organizacyjna Power BI Online kosztuje 10$ za użytkownika / miesiąc.

Czytaj więcej o narzędziu Power BI.

Więcej o licznikach możesz przeczytać w innych artykułach na ten temat:

1. Jak utworzyć licznik w Excelu?
2. Cztery wykresy, których należy unikać – w tym kołowy i radarowy
3. Nie wymyślaj koła na nowo – o naszym uwielbieniu wszystkiego, co okrągłe

Przygotowanie danych

W przypadku tego wykresu danych nie potrzeba wiele. Pierwsza liczba to wskaźnik realizacji planu (wahający się w przypadku naszego przykładu od 0 do 199 – dla uproszczenia nie posługuję się wartościami procentowymi). Powiązane z nią jest pole Tytuł.

Pole Parametr to część, jaką będzie stanowić małe koło w stosunku do dużego.

Tworzenie serii danych na wykresie radarowym

Wartościami osi x będą kolejne stopnie na okręgu, dlatego będę wyliczać wartości y dla 360 punktów na osi x (czyli okręgu). Wartości osi Y będą mieściły się w zakresie od 0 do 1, osią y będzie promień dużego, czyli zewnętrznego okręgu.

Wstawię trzy serie danych: dla zewnętrznego okręgu, dla wycinka danych oraz dla linii, która uzupełni duży okrąg (w dalszej części artykułu wyjaśni się cel jej użycia).

Pierwsza seria

Będzie to granica zewnętrzna okręgu. Promień tego okręgu stopniowo będzie się zmniejszać z kolejnymi stopniami od wartości 1 do 0,8 – czyli jednego z parametrów ustalonego na początku  (część jaką będzie stanowił mały okrąg w stosunku do dużego okręgu).

Następującą formułę wprowadzam do komórki A1.

=1-(WIERSZ()-1)*(1-0,8)/360

– zaczynam od pierwszego wiersza we wprowadzeniu formuły , ponieważ mamy zagnieżdżoną wewnątrz formułę WIERSZ()

– wynikiem formuły jest promień okręgu na danym stopniu od 1 do 360 (czyli numeru wiersza)

– od 1 odejmujemy dla każdego stopnia (WIERSZ()-1) odpowiednią część różnicy pomiędzy dużym a małym okręgiem ((1-0,08)/360)

– podsumowując w każdym wierszu, czyli z każdym stopniem okręgu zbliżamy się do wartości 0,8

Druga seria

Stworzona jest tylko po to by w wierszu pierwszym oraz ostatnim (360) dawała wartość 1 dla uzupełnienia graficznego, serii danych dużego koła.

Do komórki C1 wpisuję formułę:

=(WIERSZ()=1)+(WIERSZ()=360)

Funkcja przyjmie wartość 1 w wierszu (i na stopniu) 1 oraz 360.

Trzecia seria

Będzie obrazowała wycinek z przeszacowaniem, formuła powinna dać zatem wynik tylko dla części z przeszacowaniem czyli dla naszego przykładu będzie to 10 % ((110-100)/100=10%), czyli 36 stopni (360 *10%) tylko dla zakresu 1-36 stopni kolorujemy wycinek (tylko w tych wierszach powinny być wartości oraz wiersza 360).

Do komórki B1 wpisuję formułę:

=(WIERSZ()<=3,6*(110-100))*(0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360))+(WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360)

– (WIERSZ()<=3,6*(110-100)) – pierwsza część gwarantuje, że wartości pojawią się w pierwszych 36 wierszach – czyli do 36 stopnia

– (0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360)) – podobnie jak w przypadku pierwszej serii ta część formuły pokazuje jak w zależności od wiersza, w której się znajduje okrąg dot. małego wycinka będzie proporcjonalnie przesuwał się w stosunku do dużego okręgu

– (WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360) – ta część formuły przewidziana jest dla ostatniego wiersza (360)  tak by miał on taką samą wartość (y) jak w wierszu pierwszym – by wycinek był kompletny i ładnie wypełniony kolorem

Utworzenie wykresu

Pokazane formuły powinny znaleźć się  w zakresie od A1 do C360. (kolumna A – pierwsza seria danych, kolumna B – druga seria danych, kolumna C – trzecia seria danych).

Zaznaczam dane, poprzez Wstawianie > Wykresy > Wyświetl wszystkie wykresy > Wszystkie wykresy

Radarowy > Wypełniony radarowy > OK

Przy powiększeniu wstawionego wykresu dokładnie widać serię numer 2– zaznaczona jest domyślnie na pomarańczowo.

Poniżej widok co dzieje się gdy serię numer 2 usunę. Widać niewielką lukę pomiędzy danymi (360 a 1). Dlatego też potrzebna jest seria nr 2. Przywrócę ją teraz oraz nadam jej kolor (niebieski) taki sam jak dla serii numer 1.

Wartości wokół koła to wartości osi x, natomiast pionowa oś o zakresie od 0 do 1 to oś y. Aby nie zaburzały widoku usuwam etykiety kategorii osi x oraz y. Zaznaczam wykres > Formatowanie serii danych > Opcje serii > Etykiety kategorii > Odznaczam.  Dzięki tej operacji usuwam kategorie osi x.

Aby usunąć kategorie osi y, zaznaczam je na wykresie > prawy przycisk myszy > Formatuj oś

Formatowanie osi > Etykiety > Położenie etykiety > Brak

Do usunięcia pozostaną jeszcze wciąż widoczne linie siatki. Zaznaczam wykres > Formatowanie > Oś radarowa (wartości) – główne linie siatki > Linia > Brak Linii

Na takim etapie można by zakończyć omówienie tematu, ale obiecałem jeszcze trik.

Efekt magiczny – ukrycie serii pod nazwami zdefiniowanymi

Gdybyśmy taki wykres budowali zwykłym sposobem, nasz arkusz z danymi wyglądałby tak:

Ja jednak zakresy (czyli serie danych) ukryję w Menedżerze nazw, pod nazwami zdefiniowanymi, jednocześnie unifikując formuły. Dzięki temu będą zależne tylko od wspomnianych na początku dwóch parametrów:

• stosunek małego koła do dużego – „Parametr” – wartość w komórce B2 – 0,
• stopnia wykonania planu – „Realizacja” – wartość w komórce B3 – 125

Parametry te wprowadzam od razu do Menedżera nazw. Formuły > Nazwy zdefiniowane > Menedżer nazw >

Nowy >

wprowadzam nazwę „Parametr” oraz odwołanie do komórki > OK. Takie same kroki wykonam dla drugiego parametru.

W wyniku działań w menedżerze posiadam dwa zdefiniowane zakresy jak poniżej:

Kolejnym krokiem będzie zmodyfikowanie wcześniej stworzonych formuł, w taki sposób by odwoływały się do utworzonych nazw zdefiniowanych oraz działały wewnątrz menedżera a nie na zakresie komórek.

Seria 1

1-(WIERSZ()-1)*(1-0,8)/360

– WIERSZ() zamieniam na WIERSZ($1:$360) – dlaczego?  W nazwach zdefiniowanych do obliczenia wartości w seriach danych użyję formuł tablicowych, które pozwolą na uniknięcie zamieszczania formuł w kolejnych komórkach i w miejsce WIERSZ($1:$360) pojawi się tablica wartości <1;360>

– 0,9 zmieniam na zdefiniowaną nazwę czyli „Parametr”

Formuła po naniesionych zmianach będzie miała formę

=1-(WIERSZ($1:$360) -1)*(1-Parametr)/360

Wprowadzam ją do menedżera pod nazwą okrąg, pamiętając by po zakończeniu wpisywania formuły wybrać na klawiaturze Ctrl+Shift+Enter , co uruchomi formuły tablicowe. Uruchomienie formuł tablicowych będzie też widoczne w menedżerze (w kolumnie wartość nawias klamrowy).

Podobnie działam z serią 2 i 3.

Seria druga przed

=(WIERSZ()=1)+(WIERSZ()=360)

Oraz po

=( WIERSZ($1:$360)= 1)+( WIERSZ($1:$360)=360)

Będzie to nazwa zdefiniowana „linia”.

Seria trzecia przed

=(WIERSZ()<=3,6*(110-100))*(0,8-WIERSZ()*((1-0,8)/360))+(WIERSZ()=360)*(0,8-(1-0,8)/360)

oraz po

=( WIERSZ($1:$360)<=3,6*(Przeszacowanie-100))*(Parametr- WIERSZ($1:$360)*((1-Parametr)/360))+( WIERSZ($1:$360)=360)*(Parametr-(1-Parametr)/360)

nazwa zdefiniowana dla tej serii do „wycinek”.

Kiedy wszystkie serie-nazwy są już zdefiniowane, przechodzę do umieszczenia ich na wykresie. Aby wstawić wykres zaznaczam dane dot. zmiennych parametrów (w innym wypadku nie przejdę do okna wstawiania i wyboru wykresu). Wybieram jak wcześniej ten sam typ wykresu (radarowy wypełniony).

Zaznaczam wstawiony wykres > prawy przycisk myszy > Zaznacz dane > zaznaczam istniejącą serię i ją usuwam.

Następnie wybieram > Dodaj i umieszczam nowe własne zdefiniowane serie. Poniżej pierwszy przykład zdefiniowanej nazwy wykorzystanej jako seria danych.

UWAGA!!!

Należy pamiętać o konstrukcji odwołania do nazwy – wskazuję arkusz w którym zdefiniowana jest zmienna.

Te same kroki powtarzam dla kolejnych serii.

I voila! Wykres taki sam jak przy pierwszym sposobie. Należy go jedynie sformatować, ale tu już kroki i możliwości zostały wcześniej omówione. Wykres jest jednak po upgrade ponieważ, jest teraz uzależniony od wartości w komórkach B2 oraz B3. Można łatwo sprawdzić jak się zmieni w zależności od wartości tych parametrów.

Stosując tę technikę finalnie utworzyłem dodatkową serię, która odpowiada za wartość, gdy plan nie został zrealizowany i nazwałem ją wycinek2.

Przykład wykorzystania na dashboardzie menedżerskim

Dodając do tak przygotowanego wykresu radarowego autokształt koło z wartością KPI jako etykietą (w połączeniu z komórką Tytuł), otrzymujemy licznik. Pamiętajmy, że działa on dla wartości z zakresu 0-199 – przy podwójnym „przekręceniu zegara” trzeba by wprowadzić dodatkowe modyfikacje.

Pobierz szablon licznika Excel

Tu możesz pobrać gotowy szablon licznika Excel i wykorzystać go do budowy dasbhoardu menedżerskiego.

Przygotowanie danych do wykresu Excel

Wykres pociskowy zostanie przygotowany na podstawie poniższej tabeli, która przedstawia cel oraz wynik sprzedaży dla poszczególnych regionów.

Tabela zostanie zmodyfikowana poprzez dodanie trzech dodatkowych kolumn odpowiadających miernikom „Źle”, „Przeciętnie” oraz „Dobrze”.

Miernik Źle odpowiada 1/3 wyznaczonego celu.

Miernik Przeciętnie odpowiada 2/3 wyznaczonego celu.

Natomiast miernik Dobrze to różnica między 1 a sumą poprzednich mierników.

Przeliczona tabela prezentuje się jak poniżej.

Budowa wykresu pociskowego w programie Excel

Na podstawie tak przeliczonych danych wstawiamy wykres kolumnowy zgrupowany.

Następnie usuwamy etykiety osi X.

Pozbywamy się także tytułu wykresu.

Kolejnym krokiem będzie zmiana typów wykresów.

Seria danych odpowiadająca Wynikowi zostanie przedstawiona na osi pomocniczej. Seria Cel zostanie przedstawiony jako wykres liniowy ze znacznikami. Pozostałe serie to wykres skumulowany kolumnowy

Kolejnym krokiem będzie ustawienie szerokości przerwy Wyniku na maksymalny.

W wykresie liniowym usuniemy linię, a znaczniki zostaną pokazane jak wbudowane – zmienimy ich kształt, kolor oraz rozmiar.

Pozostałe serie będą w odcieniach szarości. Po wszystkich powyższych modyfikacjach gotowy wykres pociskowy prezentuje się jak poniżej.

Wykres pociskowy idealnie komponuje się z tabelą na dashboardzie. Aby zmienić jego orientację, możemy skopiować komórki pod wykresem (a nie sam wykres) i wkleić obok jako obraz połączony.

Tak przygotowany obraz będzie połączony cały czas z wykresem źródłowym, dając przy tym możliwość obrócenia w prawo do układu poziomego.

Umieszczenie wykresu pociskowego na dashboardzie

Finalnie wykres pociskowy wkomponowany w tabelę będzie prezentował się następująco:

Plik do pobrania

Szczegóły dotyczące tworzenia wykresu pociskowego znajdziesz w pliku Wykres pociskowy.xlsx.