W dziedzinie wizualizacji danych Excel jest narzędziem mocno odbiegającym od ideału. W kolejnych jego odsłonach programiści Microsoftu wprowadzają zmiany powoli, bojąc się rewolucji. Niemniej, porównując możliwości Excela 2007 z jego poprzednikiem z 2003 r., można stwierdzić, że wykonano duży krok naprzód. Oto porównanie kilku funkcjonalności obu wersji, które wpływają na wizualną prezentację danych:

Formatowanie wykresu

Excel 2003
Ustawienia standardowe w wersji z 2003 r. są najgorsze z możliwych: wszystkie linie w kolorze czarnym, szare tło, obramowanie dla wszystkich możliwych elementów (kolumn, obszary kreślenia, legendy, obszaru wykresu) oraz kolory, których wstyd użyć. Wszystko to razem tworzy wizualny „chropowaty” miszmasz, utrudniając przekazanie komunikatu w sposób jasny i przejrzysty. Każdy kto tworzył wiele wizualizacji danych, zaprojektował zapewne swoją wersję każdego wykresu i zapisał je jako Wykresy Użytkownika. Nie można też nie wspomnieć o problemie resetowania się ustawień standardowych dla wykresu przestawnego po aktualizacji danych.

Excel 2007
Wszystkie powyższe wady zostały usunięte w edycji z 2007 r. Tworząc standardowy wykres, uzyskamy rysunek z białym tłem, wyciszonymi liniami, bez obramowania i w „ludzkich” kolorach, choć stanowczo zbyt intensywnych. Pozostawiono linie siatki, które, jako pozostałość po czasach, kiedy nie było komputerów a wykres rysowało się na kartce w kratkę, mogłyby również zostać usunięte. I wreszcie, wygładzono sam wygląd wykresów, dzięki czemu prezentują się o niebo lepiej. Duży plus za te zmiany dla Microsoftu. Minus jest jednak taki, że opcja nadawania stylu wykresom składa się w większości ze stylów nieefektywnych wizualnie, o czym użytkownik najczęściej nie wie.

Paleta kolorów

Excel 2003
Standardowa paleta Excela 2003 oferuje 56 nieciekawych kolorów (40 w menu na pasku narzędzi, 8 dla wypełnienia wykresu i 8 dla linii wykresu). Paleta ta pozostawia wiele do życzenia, jeśli chodzi o skuteczne wykorzystanie koloru.

Można i należy ją zmienić, dostosowując do swoich potrzeb. Najlepiej utworzyć od początku całą paletę, uwzględniając palety kategorii (w tym dla każdego wybranego koloru odcień wyraźny, średni i jasny) sekwencji (np. dla czarnego) i dywergencji (np. dla niebieskiego i czerwonego).

Excel 2007
W Excelu 2007 paleta dla każdego motywu oferuje nam 10 kolorów w 5 odcieniach oraz 10 standardowych kolorów. Dzięki odcieniom mamy do dyspozycji wszystkie trzy skale, co jest dużym krokiem naprzód.

Pozostaje nam tylko wybór odpowiednich kolorów, a tu pole do popisu jest duże, bo możemy przebierać w wielu motywach lub utworzyć własny. Praca z tą paletą jest intuicyjna i daje większe możliwości skutecznego użycia koloru.

Dzięki nowej palecie każdy użytkownik ma do dyspozycji skalę kategorii (w wielu odcieniach), sekwencji i dywergencji. Plus dla Microsoftu.

Wybór wykresów

Tu nic się nie zmieniło. Nie wprowadzono nowych typów wykresów. Nie wskazano też, który wykres, przekaże komunikat najefektywniej, dzięki czemu wykresy 3D, kołowe, radarowe, warstwowe, powierzchniowe, pierścieniowe są nadal nadużywane. Na rynku istnieje kilka narzędzi, które wybór ten ułatwiają, ale Microsoft nie poszedł ich śladem. Minus dla giganta z Doliny Krzemowej.

Formatowanie warunkowe

Excel 2003
Formatowanie warunkowe ograniczone jest do tła, czcionki i formatowania. Ikony powiązane z wartościami w komórkach, np. sygnalizację uliczną (ang. traffic lights), można wstawiać tylko za pomocą sztuczki z wykorzystaniem aparatu fotograficznego lub czcionki symbolicznej.

Excel 2007
Formatowanie warunkowe zostało znacznie rozbudowane. Oprócz funkcjonalności z poprzedniej wersji, dodano możliwość tworzenia pasków zadań, skal kolorów i zestawów ikon (m.in. sygnalizacji ulicznej, trendu, ćwiartek), co może pomóc w skutecznej komunikacji wizualnej.

Przede wszystkim jednak zastosowano intuicyjny mechanizm, dzięki czemu wstawimy formatowanie w kilka sekund. Przykładowo, stworzenie mapy gorąca (ang. heat map) wymaga tylko 2 kliknięć. Ewentualnie, jeżeli chcemy usunąć z niej liczby zmieniamy format komórek na ;;; i gotowe! Utworzenie jej w wersji z 2003 r. trwałoby znacznie dłużej. Plus dla Microsoftu.

Nie ustrzeżono się jednak błędów – przy generowaniu strony internetowej formatowanie znika.

Podsumowanie

W zakresie wizualizacji danych Excel 2007 jest znacznie lepszy od 2003. Każdy kto korzysta ze starej wersji, nie pożałuje przejścia. W nowej wersji nie wprowadzono jednak wskazówek dla użytkowników ułatwiających taki wybór środków prezentacji, który zapewni skuteczność w komunikowaniu. Wiedzę taką użytkownik musi zdobyć samodzielnie.